CASO PRÁCTICO NUMERO 1 EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL (Nota: Se está partiendo de a !ase de "#e e $e%e de A#ditor&a Interna a'a!a de ser 'a!iado) por esta ra*+n se in'#,e a 'r&ti'a de di'-o departaento./ I 0 CARACTERISTICAS GENERALES GENERALES E LA EMPRESA Ubicación de la empresa - La empresa “Industria “X”, S .A.” está ubicada en la ciudad de Bogotá lugar ue !ue seleccionado por estar cerca del mercado más grande del pa"s. La empresa cuenta con una planta # o!icinas administrati$as. %n la decisión para determinar el lugar en ue deber"a estar la empresa, nunca se lle$o a cabo ning&n estudio' el &nico argumento ue se tomó en cuenta !ue el anotado de estar cerca del mercado más grande e(istente. )rgani*ación - La organi*ación de la empresa está estructurada como sigue+ residente de la compa"a. Al mismo ni$el ni$el gerente de $entas, gerente gerente de producción, producción, gerente gerente de compras, compras, gerente de de !inan*as # gerente de personal. ependiendo de estos gerentes e(iste un Subgerente, en ocasiones llamado a#udante o asistente, # aba/o de ellos el resto del personal 0o e(iste ninguna grá!ica de organi*ación ue la de!ina, # es mu# com&n ue e(ista in$asión de !unciones # ue los empleados # obreros, en ocasiones se encuentren con!undidos en cuanto a ui1n es su /e!e' en 1pocas de rea/uste en ue 2a llegado a !altar el gerente de producción, el gerente de $entas a inter$enido en las !unciones de producción por acuerdo de la presidencia, sin ue ello se 2a#a noti!icado al personal de manu!actura. Los procedimientos ue la empresa tiene para dar !luide* a su !uncionamiento 3compras, $entas, contratación de personal, e t c.4 siempre 2an uedado al /uicio del gerente respecti$o. %sto 2a originado ue en ocasiones en ue se 2a cambiado alg&n gerente, este imponga un nue$o estilo # cambie los procedimientos a seguir, creando con!usión en el personal subordinado. %n algunas entre$istas con super$isores de producción, contabilidad # $entas, encontramos ue/as de ue en ocasiones se les e(igen responsabilidades ue nunca se le 2ab"an noti!icado, sin 2ab1rseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por e/emplo+ A un un super$isor de producción se le llamó la atención porue porue tres 2ombres 2ombres ba/o sus sus órdenes no no estaban traba/ando pues su máuina se 2ab"a descompuesto. %l super$isor, desde dos d"as antes, 2ab"a pedido mantenimiento sin 2ab1rsele proporcionado.
A un un super$isor de $entas se le llamó llamó la atención atención porue porue sus $endedores $endedores no 2ab"an 2ab"an cumplido cumplido la cuota asignada, sin embargo esta cuota no se les 2ab"a noti!icado # en su determinación, nunca se les consulto.
Al super$isor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad e le llamó la atención por no 2aber pagado tres !acturas a un pro$eedor mu# importante el cual de/ó de surtir por este 2ec2o. %stas !acturas si 2ab"an sido aprobadas por ese departamento un mes antes pero en la programación de pagos no 2ab"a sido incluida porue, por órdenes del gerente de !inan*as, todos los pagos ma#ores a 5 67.777 deber"an ser detenidos. roducción - La empresa se dedica a la elaboración de productos !armac1uticos utili*ada tecnolog"a inglesa # alemana por la ue paga regal"as # esporádicamente, asistencia t1cnica. 8inanciera - Anualmente se elabora un presupuesto, ue se encomienda al gerente de !inan*as. ic2o presupuesto tiene las siguientes caracter"sticas + %n su elaboración sólo inter$iene el departamento de !inan*as # esporádicamente se consulta a los gerentes de los departamentos. %l presupuesto solo es por un ao. 0o está di$idido por áreas de responsabilidad. La principal !uente de !inanciamiento es la cobran*a de la empresa. Instalaciones producti$as - La compa"a cuenta con una planta la cual se 2a ampliado por ordenes de e(pansión debido al desarrollo de nue$os productos # a la ma#or demanda de los #a e(istentes. %l crecimiento de la planta 2a sido desordenado e impro$isado. La compa"a cuenta con el siguiente personal+ )breros 9,977 %mpleados :77. La mano de obra no reuiere ser mu# cali!icada, # generalmente se le entrena dentro de la empresa # no e(isten problemas para 2acer contrataciones. ;a sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales, ue se rigen por medio de un contrato colecti$o !irmado con el sindicato al ue se encuentran a!iliados los obreros. %n lo ue a los empleados administrati$os se re!iere, las relaciones se rigen por contratos indi$iduales !irmados con ellos # las disposiciones de la le# del traba/o. Los sueldos del personal se encuentran dentro de los ni$eles ue pagan las industrias del ramo. La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de “relaciones industriales”. Abastecimiento de materia prima+ %l <7= de la materia prima se compra en el pa"s # el resto es importada de Inglaterra, Alemania # %stados Unidos. La coordinación de compras está asignada al departamento respecti$o. >entas+ Las $entas son reali*adas a tra$1s de agentes. %(isten centros de distribución 3bodegas atendidas por un almacenista4 en las oc2o ciudades más importantes del pa"s.
Se e!ect&a la publicidad a tra$1s de las re$istas m1dicas. Sistema de in!ormación+ %(iste una organi*ación contable bien de!inida ue permite la captación de in!ormación reuerida para procesar los estados !inancieros necesarios a la empresa. %n una entre$ista lle$ada a cabo con el contralor se obtu$o la siguiente In!ormación + ?ensualmente se procesan estados !inancieros, ue se terminan @7 d"as despu1s al ue pertenecen. Los estados !inancieros de re!erencia se presentan en un lega/o ue inclu#e Balance eneral, %stado de esultados, %stado de costo de producción, # relaciones de todas las cuentas' este lega/o asciende apro(imadamente C77 2o/as tamao carta. La in!ormación ue se muestra sólo tiene la in!ormación del mes # no se compara con nada' ni se inclu#e ninguna e(plicación' sólo anualmente se comparan los estados !inancieros con el presupuesto. %ste lega/o es en$iado &nicamente al presidente de la Dompa"a. Auditor"a interna+ ependiendo del gerente de !inan*as, e(iste un departamento de Auditor"a interna ue cuenta con 6 personas # ue in$ierte anualmente el tiempo como sigue + e$isión de Donciliaciones 6 = >isitas a o!icinas !oráneas 3se $isitan todas $arias $eces al ao4 E7 = e$isión de corrección aritm1tica de estados !inancieros mensuales 6 = d. e$isión de todas las cuentas por pagar ue aprueba la contabilidad C7= %laboración de la declaración anual del impuesto sobre la renta 6 =
e$isión de+ :6 = Dirculación de cuentas por cobrar. e$isión de e$aluación de in$entarios a !inal de ao. e$isión de cuentas de gastos. e$isión de importaciones. ruebas de ingresos. )tras re$isiones encomendadas por la gerencia de !inan*as.
CASO PRACTICO NUMERO 2 D)?AS 3ABASF%DI?I%0F)S4 LA0%A?I%0F)+ Usted como Auditor operacional $a a lle$ar a cabo la re$isión de la !unción de compras de la empresa “Industria X S.A.” cu#as caracter"sticas #a sealadas indican ue se dedican a la manu!actura de productos !armac1uticos # ue la materia prima se aduiere en un <7 = en el pa"s # el resto es importado de Inglaterra, Alemania # %stados Unidos. La !unción de compras Implica en esta empresa+ Atención de las reuisiciones pro$enientes de producción. rogramación de compras. Selección de los me/ores pro$eedores # negociación de los me/ores precios. %(pedición de ordenes de compra. Super$isión de la recepción del material pedido con!orme a las disposiciones contratadas. Actuali*ación continua del directorio de pro$eedores. %n el desarrollo de su re$isión usted obser$o' !undamentalmente los siguientes aspectos de inter1s+ %l 97 = de las reuisiciones ue llegan son urgentes. %(iste una continua ue/a del erente de producción por !alta de abastecimientos ue continuamente interrumpe la producción. %l erente de Dompras seala ue la culpa es de producción porue no le in!orman oportunamente sus reuerimientos a causa de no tener programada la producción. %n el e(amen del procedimiento de compras ue se reali*ó 2aciendo pruebas selecti$as de las compras 2ec2as en todo el ao, se obser$aron las siguientes !allas generales + D)?AS L)DAL%S Dompras en ue no se 2icieron coti*aciones por urgencia. 97 Dompras en ue se seleccionó a un pro$eedor ue no era el @7 más barato por ra*ones de urgencia. Dompras en ue no se coti*ó a más de dos pro$eedores por E7 desconocerse su e(istencia. Domprando adecuadamente. G7 Fotal e(aminado @77 %n las importaciones no se obser$aron de!iciencias. Se pide+ e!inir los problemas. Sealar el de!ecto ue tiene la operación. Indiue ue in$estigaciones adicionales 2ar"a. Seale las posibles recomendaciones.
CASO PRACTICO NUMERO 3 PROUCCION (Priera Parte.
Usted como auditor )peracional, $a a le$ar a cabo la re$isión de la !unción de producción de la empresa “Industrial X, S.A.” Du#as caracter"sticas #a sealadas indican ue se dedican a la manu!actura de productos !armac1uticos. La !unción de producción implica en esta empresa+ Doordinación con las !unciones de >entas, Dompras # 8inan*as. esarrollo de la producción a tra$1s de la administración de personal, control de lo planeado # del desperdicio. ?ane/o de planta # euipo, planeación de las necesidades de nue$o euipo # mantenimiento del euipo con ue se cuenta en el a!án de obtener su óptimo apro$ec2amiento. Almacenamiento, control # mane/o de in$entarios. Dontrol de la calidad de
la producción. II. Se pide+ Don base en los aspectos ue implica la !unción de producción, seale los puntos básicos ue debe cubrir su programa de relación desde el punto de $ista operacional' tomando en cuenta la pre$ia di$isión de !unciones operacionales 2ec2as para su re$isión. 3nota para el instructor+ Una $e* resuelta esta primera parte pasar a la segunda. 0o leer simultáneamente.4
PROUCCI4N 3Segunda parte4 %n el desarrollo de su re$isión usted obser$ó, !undamentalmente, los siguientes aspectos de inter1s+ La producción !ue planeada con!orme al presupuesto anual, ic2o presupuesto sealo la necesidad de producir, durante el ao+
a. 67,777 Unidades del producto A b. E7,777 Unidades del producto B c..C@,777 Unidades del producto D %n el producto de su re$isión 2an transcurrido < meses del e/ercicio # se 2a lle$ado a cada producción como sigue+ roducto A - E6,777 Unidades roducto B - C@,777 Unidades roducto D - <,777 Unidades al in$estigar si e(iste alguna $ariación entre el plan # lo 2asta a2ora producido se encuentra con ue no e(iste plan mensual de producción. La capacidad normal instalada de producción de la planta es de C77,777 2oras 2ombre anual, considerando dos turnos diarios de producción. La producción planeada implica el uso de G7,777 2oras. urante su $isita a la planta usted a podido constatar ue durante ue durante ciertas 2oras de la maana e(isten nue$e grupos de obreros platicando. E. Asimismo en su recorrido de la planta usted obser$ó ue : obreros estaban esperando ue se diese mantenimiento a sus mauinas para empe*ar a traba/ar. laticó con los obreros de mantenimiento # e(plicaron ue este ser$icio lo prestan a solicitud de los super$isores de planta cuando ellos lo /u*gan con$eniente. Al platicar usted con el gerente de la planta sobre los problemas de producción le indico+ ue tiene un d1!icit de C7 obreros desde 2ace 9 meses # ue por ello a tenido ue pagar tiempo e(tra. Hue las mauinas se descomponen con cierta !recuencia. Hue durante el ao 2a tenido ue suspender E $eces la producción del producto del producto B por !alta de materia prima. .urante su re$isión obser$ó ue e(iste reproceso de producto ue es rec2a*ado por estar mal empacado. Al in$estigar se encontró ue se controla la calidad del producto pero no del empaue. %l espacio del almacenamiento es peueo # en ocasiones es necesario sacar todo el material ue se tiene al !rente para surtir el ue se tiene en el !ondo del almac1n. urante su $isita a la planta obser$ó ue continuamente los obreros tienen ue atra$esar una e(planada para ir por la materia prima ue se encuentra en un almac1n situado a apro(imadamente C67 metros del edi!icio de producción. Asimismo obser$ó ue en el edi!icio de producción, este se inicia en el E piso, pasa al proceso en el primer piso # se empaca en el @ piso. Se pide+
e!ina el problema. Seale el e!ecto de estos problemas ue tienen en la operación. Indiue si 2ar"a in$estigaciones adicionales. Seale las posibles recomendaciones ue /u*gue procedentes
Caso prá'ti'o n#ero 5 6entas PLANTEAMIENTO: Usted como auditor operacional, $a a lle$ar a cabo la re$isión de la !unción de $entas de la empresa “Industrias X, S.A.” cu#as caracter"sticas #a sealadas indican ue se dedica a la manu!actura # $enta de productos !armac1uticos. La !unción de $entas implica en esta empresa+ Doordinación con las !unciones de producción, compras, !inan*as. Doordinación con ingenier"a de planta para la planeación de me/oras # necesidades de nue$o euipo, as" Domo mantenimiento del ue #a se tiene. Doordinación de los almacenes para e(istencias m"nimas # má(imas. esarrollo de la !unción de $entas a tra$1s de los departamentos de $enta # mercadotecnia. SIFUADI)0%S %0D)0FAAS+ Domparo el importe de $entas por los primeros cuatro meses de los e/ercicios @7C7 # @77 como sigue+ @7C7 @77 $ariación %nero 6,677,777 :,@77,777 C,E77,777 8ebrero <,@77,777 :,E67,777 C,977,777 ?ar*o <,977,777 :,C77,777 @,G77,777 Abril G,677,777 :,@77,777 E,E77,777 Los comentarios recibidos a las $ariaciones !ueron los siguientes+ %l presupuesto de $entas para @77, sumaba para todo el e/ercicio 567,777,777 cantidad ue en opinión de los gerentes de $entas # agentes $endedores era e(ageradamente !ácil cubrir, no as" para el presupuesto de @7C7 ue alcan*aba la ci!ra de 5 C77,777,777 # ue se 2an considerado di!"cil de alcan*ar. Hue para cumplir el presupuesto de $entas de @77 se contaba con C6 agentes $endedores más ue en @7C7, no obstante ue en este <imo salieron al mercado nue$os productos con patentes de la Dompa"a.
@. Los agentes $endedores traba/an a base de sueldo !i/o sin comisiones ni incenti$os # la presión ue se e/erce sobre ellos en amena*ante para cubrir sus cuotas seg&n presupuesto. E. Al obser$ar la !recuencia de operación en $arias $entas desde el pedido 2asta la entrega de la mercanc"a al cliente # su registro se dió cuenta de lo siguiente+ >arios pedidos de clientes nue$os !ueron detenidos 2asta semana # media a !alta de la autori*ación de cr1dito , #a ue solo el gerente de cr1dito # cobran*a tiene asignada esta !unción. Dontinuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable en ue les son surtidos. La ra*ón de lo anterior es ue no tiene stocJs de in$entarios su!icientes para cubrir las necesidades de $entas. La pol"tica de cr1dito 3promedio4 2a sido de 7 d"as , e(istiendo autori*aciones $ariables ue $an de :7 a C:7 d"as, situación ue 2a dependido e(clusi$amente del gerente de $entas. :. 0o cuentan con in!ormación ue permita conocer el monto de las $entas por cada centro de distribución. 6- Al $isitar los centros de distribución obser$ó lo siguiente+ Hue una de las ciudades donde está ubicado uno de los centros de distribución de la Dompa"a, e(iste una compa"a de la competencia, cu#os planes de e(pansión 2an sido notoriamente ganar en primer lugar el mercado de la localidad, ra*ón por la cual obser$ó una disminución paulatina en las $entas. Al comentar la situación anterior con el departamento de mercadotecnia le in!ormaron ue no se 2ab"an enterado de ello. Hue por ra*ones de urbani*ación, otra de las bodegas de la Dompa"a uedó prácticamente atrapada entre pasos a desni$el # calles de un solo sentido, ue di!icultan la locali*ación de la misma # el acceso de camionetas #Ko camiones para recibir la mercanc"a. <. )bser$ó ue para e!ectos de determinar los precios de $enta , el departamento de $entas sólo consideró auellos ue rigen en el mercado # ue no se encuentran con análisis de utilidad por producto o l"nea de productos. G. %n relación con el estudio de los medios de publicidad de la compa"a notó ue solo se canali*a a tra$1s de re$istas m1dicas.
CASO PRACTICO NUMERO 7 PERSONAL PLANTEAMIENTO: Usted como auditor operacional $a a lle$ar a cabo la re$isión de la !unción “%S)0AL” de la empresa”Industria X, S.A.” cu#as caracter"sticas #a sealadas indica ue se dedica a la manu!actura de productos !armac1uticos # ue cuenta con :77 empleados contrato indi$idual # 9,997 obreros con contrato colecti$o de traba/o, # están situados en la planta # o!icinas en el mismo edi!icio en la ciudad de Bogota. La !unción de personal implica en esta empresa+ eclutamiento, selección # contratación de personal rogramación de contrataciones en coordinación con otros departamentos. Administración de salarios %laboración de nómina. %ntrenamiento # desarrollo de personal. ;igiene # seguridad del personal. agadur"a e!atura de personal elaciones # e$entos sociales. SIFUADI)0%S LA0F%AAS+ %n el desarrollo de su re$isión usted obser$ó los siguientes aspectos de inter1s. %l 7= de las contrataciones son urgentes # se solicita a personal en !orma $erbal o tele!ónica. La ma#or"a del personal contratado es por medio de periódico o bolsas de traba/o, as" como por !amiliares de empleados # obreros de la Dompa"a. Los aumentos de sueldo a los empleados se e!ect&an cuando cada /e!e de departamento as " lo determina. urante su re$isión eterminó ue e(iste personal de me/or /eraru"a ue tiene sueldo superior al /e!e de departamento por ser más antiguo en la empresa. urante la re$isión # pláticas con la gerencia de relaciones industriales determino ue los cursos de capacitación son para empleados de más de un ao de traba/o en la empresa. A los !uncionarios # empleados se les paga en e!ecti$o, con c2eue o se les deposita en sus
cuentas bancarias seg&n les sean más con$enientes. Los sueldos # prestaciones son similares con la industria de este ramo. %n el departamento de nóminas, usted encontró ue e(iste solo lista de prestaciones # una nomina de !uncionarios # empleados. %ncontró d1!icit de obreros en ciertas operaciones de producción, sin embargo el n&mero de obreros de la planta es superior al presupuesto. %l n&mero de personal 2a aumentado considerablemente # la $enta por persona es+ @7C7 5 :C7,777 M @77 5 ::,777. La producción por obrero es de 5 @97,777 en @7C7 # EC6,777 en el @77. S% I%+ Seale los problemas detectados. e!ina los e!ectos ue producen estos en las operaciones. Indiue ue tipo de in$estigaciones adicionales reali*ar"a. Siga las recomendaciones. %l relo/ marcador se descompone continuamente sin embargo cuando esto sucede controlan entradas # salidas los polic"as de guardia. %l n&mero de accidentes de los obreros se 2a reducido mediante campaas de seguridad, sin embargo la gra$edad de los accidentes a sido superior. Las $ariaciones contra presupuesto de este departamento se re$isan cada ao # se da e(plicaciones de ellas a la gerencia general. S% I%+ etecte el problema # el e!ecto ue este tiene en la operación. Indiue en donde 2ar"a in$estigaciones adicionales. Indiue las recomendaciones ue /u*gue procedentes.
