COMO EFECTUAR UNA AUDITORIA A LA FUNCION DE CREDITO Y COBRANZA Contexto del Curso: Este curso enseña cómo efectuar una auditoría integral a la función de crédito y cobranza, cobranza, tanto tanto desde el punto de vista de los controles controles internos internos que deben deben existir para proteger el otorgamiento del crédito, las cobranzas y la cartera por cobrar, como desde el punto de vista operacional para evaluar la eficiencia y la efectividad de la función con miras a mejorar su gestión. e enfatiza la identificación de los controles internos y operacionales que deben existir así como la forma de evaluar la operación de éstos y la calidad de gestión de la función. El curso tiene un enfoque de an!lisis de riesgo que permite identificar r!pidamente los procesos m!s críticos en términos de generación de flujo de caja así como de salvaguarda de los activos financieros. f inancieros. Beneficios de este curso: Enseña al personal del departamento de crédito y cobranza "#$E%#&' como mirarse en un espejo e identificar todas las cosas que se pueden mejorar y como (acerlo. Enseñ Enseñaa a los aud audito itores res intern internos os como como efectu efectuar ar con alta alta eficie eficienci nciaa una audit auditorí oríaa fina financ ncie iera ra y una una audi audito torí ríaa oper operac acio iona nall de #$E% #$E%#& #& con con mira mirass a mejo mejora rarr sustancialmente sustancialmente los resultados del departamento. Ense Enseña ña como como ente entend nder er los los riesg riesgos os fina financ ncie iero ross y los los riesg riesgos os oper operac acio iona nale less de #$E%#&, y cuales son los controles necesarios para compensarlos. Enseña el uso de técnicas analíticas de auditoría altamente eficientes para aplicar en #$E%#&. Estas son de utilidad tanto para el profesional de #$E%#& como para el auditor interno. Enseña a la gerencia de #$E%#& como implantar un programa de autoverificación y audito aud itoría ría continu continuaa que ayude ayude a proteg proteger er la inversi inversión ón en cuenta cuentass por cobrar cobrar y a aumentar la entrada de flujo de caja. Enseña técnicas de an!lisis de procesos que aceleran aceleran la interrelación de #$E%#& con otros departame departamentos ntos para cobrar m!s r!pido r!pido y con mayor satisfacció satisfacciónn del cliente. cliente. Enseña como diagnosticar problemas en #$E%#& r!pidamente y como pasar de la b)squeda sistem!tica sistem!tica de fallas y errores a su eliminación eliminación en la fuente. fuente.
uienes de!en "sistir: *uditores financieros, operacionales y de sistemas, contralores, analistas de control interno, interno, gerentes gerentes y superviso supervisores res de contralor contraloría, ía, tesoreros tesoreros,, directores directores de finanzas, finanzas, gerentes de crédito y cobranza, gerentes de finanzas, gerentes de contabilidad, jefes y supervisores de crédito, jefes y supervisores de cobranza, analistas de riesgo, analistas de cartera y, en general, todo profesional y ejecutivo que esté involucrado en las actividades de aseguramiento de la calidad de las transacciones y operaciones de la función de crédito y cobranza. CONTENIDO #RO$RAMATICO: %& CO COMO MO EFE FECT CTU UAR UN UNA A AUD UDIITO TOR RIA DE LA E'T 'TRA RATE TE$ $IA DE
NE$OCIO' DE LA FUNCION DE CREDITO Y COBRANZA #omo evaluar si la política de crédito est! alineada con los objetivos y las estrategias de la empresa. #omo evaluar si ésta apoya la estrategia comercial. #omo evaluar si la forma en que se efect)a la venta contribuye a su cobranza. #omo evaluar si el contrato, la orden de servicios, la orden de compra, el contrato de afiliación contienen las cl!usulas necesarias para facilitar la cobranza. #omo evaluar si las ventas fueron +bien (ec(as+. entas +mal (ec(as+ dificultan la cobranza. #omo evaluar si la política de respaldos y garantías contribuye o dificulta la venta y la cobranza. #omo evaluar el sistema de incentivos . #omo evaluar la organización de la función de crédito y cobranza "#$E%#&' y como evaluar si la coordinación de ésta con otros departamentos facilita la venta y la cobranza. #omo evaluar su orientación de servicio al cliente. #omo evaluar si la política de descuento es adecuada. #omo evaluar la estrategia para dirigir el esfuerzo de cobranza. #omo evaluar si #$E%#& utiliza la mezcla apropiada de esfuerzo predictivo, preventivo y correctivo.
(& COMO E)ALUAR Y AUDITAR LO' CONTROLE'* LA EFECTI)IDAD Y LA EFICIENCIA DE LA FUNCION DE CREDITO #omo identificar los riesgos que se derivan de la política de crédito de la empresa, como evaluar si existen controles para reducir esos riesgos y como auditar el funcionamiento de los controles. #omo auditar los an!lisis de crédito efectuados y como evaluar la decisión de otorgamiento de crédito. íntomas de errores en el otorgamiento de crédito y como detectarlos r!pidamente. #omo evaluar si los procedimientos para la asignación inicial y las revisiones del límite de crédito son adecuados. #omo auditar el cumplimiento con estos procedimientos. -raudes comunes en el !rea de crédito. #omo prevenirlos, detectarlos y controlarlos. íntomas de fraude en el !rea de crédito y como investigarlos. #omo evaluar los procedimientos de aprobación de pedidos o servicios y como auditar su cumplimiento. #omo analizar las pérdidas por incobrables para determinar fallas en los procedimientos de an!lisis de crédito, monitoreo de riesgo y planificación para contingencias.
+& COMO E)ALUAR Y AUDITAR LO' CONTROLE'* LA EFECTI)IDAD Y LA EFICIENCIA DE LA FUNCION DE COBRANZA #omo efectuar un an!lisis de los riesgos financieros y operacionales de la función de cobranza. #omo evaluar los controles existentes y su funcionamiento. #omo prevenir, detectar y controlar fraudes en la función de cobranza. íntomas de
fraude en cobranzas, como buscarlos sistem!ticamente y como investigarlos. #uales son los elementos de eficiencia en las operaciones de cobranza. #omo evaluar la eficiencia de todas las operaciones de cobranza. #omo identificar r!pidamente los problemas que impiden una cobranza m!s r!pida. #omo auditar el proceso y los procedimientos de cobranza para identificar problemas que limitan la eficiencia de ésta. #omo evaluar cada elemento de la política de cobranza para determinar si est! alineada con las estrategias de la empresa y si ayuda a cobrar m!s r!pido, con menos pérdidas y con menos esfuerzo. #omo auditar las operaciones de cobranza de el vendedor, el camionero, el técnico que prestó el servicio, el servicio de outsourcing, el bufete de abogados. #omo auditar créditos a cuentas por cobrar que no provienen de ingresos de efectivo pagos en especie, entrega de activos, mercancías de terceros, cesión de facturas y derec(os, y otros. #omo evaluar la coordinación de la función de cobranza con los otros departamentos de la empresa ventas, servicio técnico, facturación, tesorería, calidad, operaciones, etc. #omo evaluar la efectividad de los controles interfuncionales para eliminar los problemas que dificultan la cobranza. #omo evaluar si el departamento de cobranza utiliza el sistema de reportes adecuado para promover los controles y la eficiencia necesarios. #omo auditar las operaciones de tesorería relacionadas con la cobranza depósitos directos de clientes, c(eques devueltos, depósitos no identificados, depósitos domiciliados, pagos por E%/, pagos por nómina de pago, por planilla preimpresa. #omo analizar las cuentas cargadas a la reserva y efectuar un an!lisis de cada caso para determinar donde fallamos y quien falló. #omo investigar notas de crédito producto de graves errores nuestros.
,& COMO UTILIZAR TECNICA' ANALITICA' DE AUDITORIA Y RE#ORTE' DE CONTROL #ARA DIA$NO'TICAR RA#IDAMENTE AREA' CON #ROBLEMA' #ómo el an!lisis de fallas y errores, de costos de oportunidad, de reclamos de clientes, de pérdidas de clientes y de cuentas por cobrar, nos ayudan a identificar fallas en los controles y en los procesos de #$E%#&. #omo utilizar diagramas de causa0efecto para analizar los problemas de cobranza. #omo calcular el peso relativo de las causas. #omo calcular el costo de oportunidad por causa. #omo identificar los +auditores naturales+ y como encuestarlos para identificar problemas r!pidamente. #omo diseñar y efectuar encuestas de diagnóstico al
cliente que nos permitan identificar problemas internos. #omo utilizar 1écnicas de *uditoría *sistidas por el #omputador "1**#' para analizar universos de transacciones en #$E%#& y seleccionar el punto focal de transacciones atípicas. #omo utilizar técnicas analíticas de auditoría en #$E%#& an!lisis de fallas y errores, an!lisis de tendencias, c!lculo de indicadores clave, an!lisis de frecuencias, an!lisis de relaciones y ratios, an!lisis de variaciones vs. est!ndar. #omo calcular en #$E%#& el impacto de fallas y errores, el costo de oportunidad, los tiempos de respuesta, los tiempos de reacción, la consistencia de variables relacionadas, síntomas de que procesos clave tienen problemas, indicadores de riesgo y deterioro de variables clave.
-& COMO ELABORAR #RO$RAMA' DE AUTOAUDITORIA CONTINUA #ARA LO' MULTI#LE' OB.ETI)O' DE CONTROL UE TIENE LA FUNCION #omo efectuar una autoevaluación de riesgos y controles en todos los procesos de #$E%#&. El concepto de +#ontroles Esperados+. El uso del modelo de +-actores #ríticos de Exito2-actores #laves de %esempeño+ para efectuar auditorías operacionales. #omo desarrollar Esquemas 3ormativos y &bjetivos #lave para #$E%#&. #omo diseñar programas de auditoría basados en el an!lisis de riesgo y en el concepto de +#ontroles Esperados+. #omo implantar un sistema de monitoreo continuo y autoauditorías continuas en las operaciones de #$E%#&. #omo crear +auditores internos+ en el departamento. #omo implementar los elementos del sistema de auditoría continua validación de transacciones, an!lisis de transacciones y cuentas, an!lisis de fallas y errores, monitoreo y proyección de riesgos. #omo elaborar el programa de verificación de los controles del sistema de aseguramiento de la calidad de las transacciones y de las decisiones.
/& AUDITORIA EN LA' CUENTA' #OR COBRAR* )ENTA Y COBRANZA' 4ara el desarrollo de los procedimientos b!sicos de la auditoria de las cuentas por cobrar, ventas y cobranzas deben ser realizados como pruebas sustantivas o pruebas de cumplimiento, cuya extensión y alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. 4ara la revisión y evaluación del control interno se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoria aplicable y que deben llevarse a cabo seg)n las circunstancias, tanto para las pruebas de cumplimiento como para las pruebas sustantivas. El programa de los procedimientos de auditoria aplicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y de las pruebas sustantivas, cuya extensión y alcance dependen, como ya se dijo de la
confianza en el sistema de control interno, determinado con base en la utilización de cuestionarios para una revisión y evaluación.
/&%& OB.ETI)O DE LA' #RUEBA' DE CUM#LIMIENTO %etermina i pueden efectuarse despac(os sin ser facturados i pueden facturarse ventas sin ser registradas i pueden despac(arse mercancías a clientes que representan un mal riesgo de crédito i pueden ocurrir errores en la facturación. i las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida i es posible el jineteo de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los importes sustraídos con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente. i pueden recibir cobros sin ser depositados i las cuentas vencida pueden pasar inadvertidas i los cobros por conceptos diversos pueden (acerse sin que se registren y depositen i es posible facturar despac(os sin registrar el costo de la venta i los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados. /&(& OB.ETI)O DE LA' #RUEBA' 'U'TANTI)A' %etermina 5a valides de las cuentas pendientes de cobro a cargo de clientes 5as deudas a cargo de socios o accionistas, funcionarios, empleados u otras personas o entidades relacionados con la empresa y probar su legitimidad. 5a correcta clasificación en los estados financieros y si se presentan sobre bases uniformes con los del período anterior. 5a evaluación y probabilidad de cobro. 5a provisión adecuada para cubrir perdidas por cuentas incobrables. 5a existencia de cuentas dadas en garantía, cedidas o vendidas y en caso afirmativo velar claramente estos (ec(os en los estados financieros. 5a correcta valuación y calificación y presentación de las otras cuentas y documentos por cobrar, como parte integrantes de los activos de la empresa /&+& #RO$RAMA $evisa y eval)a la solidez y debilidades del control interno. 4lanear y realizar las pruebas sustantivas del as cifras que muestre los estados financieros y que sean necesarios de acuerdo con las circunstancias. /&, FI.A LA IM#ORTANCIA Y E)ALUAR EL RIE'$O ACE#TABLE DE AUDITORIA Y EL RIE'$O IN0ERENTE& 5a fijación de la importancia comienza cuando el auditor decide el criterio preliminar sobre la importancia de los estados financieros totales. El riesgo de auditoria aceptable se eval)a para los estados financieros como un todo, y por lo general no se asigna de manera individual a las diversas cuentas u objetivos. El riesgo in(erente se determina para cada objetivo para una cuenta como las cuentas por cobrar. Es importante estudiar el uso del pr ocedimiento analítico y pruebas de detalles de saldos para las cuentas que pertenecen al ciclo de ventas y cobranzas con el fin de reducir la detección planeada del riesgo a un nivel suficientemente bajo.
5os procedimientos analíticos se utilizan para reducir la detección planeada del riesgo para todas las cuentas del balance que incluyen las cuentas por cobrar las estimaciones para cuentas incobrables y el efectivo en el banco para el ciclo de ventas y cobranza. 5as pruebas de detalles de saldos se enfocan en las cuentas del balance que incluyen las cuentas por cobrar, las estimaciones para cuentas incobrables, y el efectivo en el banco para el ciclo de ventas y cobranzas. 5a metodología para el diseño de pruebas de detalle de saldos integra tanto el modelo de riesgo de la auditoria como los cuatro tipos de pruebas de auditoria como lo son las pruebas sustantivas de transacciones, pruebas de controles, prueb as de detalles de saldos las cu!les suficiente evidencia. Es importante tener en cuenta para esta metodología los siguientes puntos -ijar el monto y evaluar el riesgo aceptable de auditoria y riesgo in(erente para cuentas por cobrar. Eval)a riesgo de control para el ciclo de ventas y cobranzas. %iseñar y llevar a cabo pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de ventas y cobranzas. %iseñar y llevar a cabo procedimientos analíticos par los saldos en cuentas por cobrar. %iseñar pruebas de detalles de saldos de cuentas por cobrar para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con saldos 4rocedimientos de auditoria 1amaño de la muestra 4artidas a seleccionar 6omento oportuno
/&-& DI'E1O Y DE'ARROLLO DE #ROCEDIMIENTO' ANALITICO': * menudo se aplican los procedimientos analíticos durante tres fases de la auditoria %urante la planeación, al llevar a cabo las pruebas detalladas y como parte de a terminación de la auditoria. 5os procedimientos analíticos se efect)an después de la fec(a del balance, pero antes de las pruebas de detalles de saldos. 1iene poco sentido desarrollar extensos procedimientos analíticos antes que el cliente (aya registrado todas la s transacciones del año y preparado los estados financieros. Estos procedimientos deben (acerse con el fin de los posibles errores que puedan existir en las cuentas, para nuestro caso evidencia acera de las ventas y de las cuentas por cobrar. *dem!s de los procedimientos analíticos, también (ay una revisión de las cuentas por cobrar para identificar montos mayores y poco frecuentes. 5as cuentas por cobrar individuales que merecen atención especial son los saldos grandes las cuales que (an estado pendientes durante muc(o tiempo, las cuentas por cobrar de compañías filiales, los funcionarios directores y otras personas relacionadas, y los saldos acreedores. El auditor revisa la lista de cuentas "7alanza de comparación de antig8edad' en la fec(a del balance para determinar cuales cuentas merecen investigación adicional.
5os procedimientos analíticos son también pruebas sustantivas, por tanto, reducen el grado (asta el cual el auditor necesita comprobar los detalles de saldos, si resultan favorables los resultados los procedimientos analíticos.
/&2& #RUEBA' DE DETALLE' DE 'ALDO' 5as pruebas de detalles de saldos para todos los ciclos se dirigen a las cuentas del balance, pero no se pasan por alto las cuentas del estado de resultado, por que se verifican como producto secundario de las pruebas del balance. 4or ejemplo, si el audito confirma los saldos de las cuentas por cobrar y encuentra sobre estimación por errores en la facturación a clientes son sobre estimaciones tanto de las cuentas por cobrar como de ventas. 5a confirmación de las cuentas por cobrar es la prueba de detalles de las cuentas por cobrar m!s importante. e analiza brevemente la confirmación al estudiar las pruebas apropiadas para cada uno de los objetivos relacionados con los saldos, y luego se revisan por separado con mayor detalles. El an!lisis de las pruebas de detalles de saldos para las cuentas por cobrar que sigue a continuación. upone que el auditor (a terminado papeles de trabajo de planeación de la evidencia y (a decidido los riesgos de detección planeada para las pruebas de detalles en relación con cada uno de los objetivos de auditoria relacionados con los saldos. 5os procedimientos de auditoria seleccionados y el tamaño de la muestra depende fuertemente de que la evidencia planeada para un objetivo determinado sea abundante, mediana o escasa. 5a discusión se enfoca en los objetivos de auditoria relacionados con los saldos de las cuentas por cobrar.
/&/&CONCORDANCIA DE LA' 'UMA' DE LA' CUENTA' #OR COBRAR Y EL ARC0I)O MAE'TRO Y EL LIBRO MAYOR 5a mayoría de las pruebas de auditoria de las cuentas por cobrar y las reservas para cuentas incobrable se basa en la relación de clientes por antig8edad de saldos. 9na balanza de comprobación de antig8edad es una lista de los saldos en el arc(ivo maestro de cuentas por cobra en la fec(a del balance. /ncluye los saldos pendientes de los clientes individuales y un desglose de cada saldo por el tiempo que (a pasado entre la fec(a de venta la fec(a del balance. 5a prueba de la información de una relación de clientes por antig8edad de saldos para los vínculos de detalles es un procedimiento necesario en la auditoria, por lo general esta se realiza antes de cualquier otra prueba para asegurar al auditor que el universo que se esta verificando concuerda con el mayor general y el arc(ivo maestro de cuentas por cobrar. e suman, como parte de la prueba, la columna de totales y las columnas que muestran la antig8edad, y se compara el total de la relación de clientes con el mayor genera. *dem!s, se rastrea una muestra de saldos individuales (asta los documentos de respaldo como son los duplicados de facturas de ventas para verificar el nombre del cliente, el saldo y la antig8edad. El alcance de las pruebas para el vinculo de detalles depende del numero como de las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de transacciones, y el grado (asta el cual se (a verificado el programa por un auditor interno u otra persona independiente antes de entregarse al auditor.
/&3& CUENTA' #OR COBRAR RE$I'TRADA' 5a prueba de detalles de saldos m!s importantes para determinar la existencia de las cuentas por cobrar registradas en la confirmación de los saldos de los clientes. #uando los clientes no responden a las confirmaciones, los auditores examinan también los documento de apoyo para verificar el embarque de las mercancías y la evidencia de la recepción o entrada de efectivo posterior para determinar si se cobraron dic(as cuentas. 4or lo general, los auditores no examinan los documentos de embarque ni la evidencia de los recibos de efectivo posteriormente para ninguna cuenta de la muestra que este confirmada, pero estos documentos se utilizan de manera extensiva como evidencia alterna ante la ausencia de respuestas. Es importante tener en cuenta el corte para las cuentas por cobrar, el objetivo es verificar si las transacciones que tienen lugar cerca del final del período de contabilidad est!n registradas en el período correcto. El objetivo de corte es uno de los m!s importantes en el ciclo, por que los errores en el corte pueden afectar considerablemente los ingresos del período actuales, como es el caso de la inclusión intencional o no de varias ventas grandes del período siguiente en el período actual, o la exclusión de varias devoluciones y rebajas sobre ventas del período actual pueden sobrevaluar de manera importante las utilidades netas. *l determinar la razonabilidad del corte, se necesita un enfoque triple primero decidir los criterio apropiados para el corte, segundo evaluar para ver si el cliente (a establecido procedimientos adecuados para asegurar un corte razonable y tercero comprobar un corte razonable. 4odemos mencionar los siguientes tipos de corte #orte de ventas #orte de devolución y rebajas sobre ventas #orte de $ecepción de efectivo
/&4& OB.ETI)O' DE LA AUDITORIA RELACIONADO' CON EL 'ALDO DE CUENTA' #OR COBRAR& Existen objetivos de auditoria relacionales con el balance general, son los mismos para el saldo de cada cuenta y se aplican a los objetivos de auditoria relacionados con el saldo de la cuentas por cobrar. Estos objetivos aplicados a las cuentas por cobrar son 5as cuentas por cobrar de la relaciona de clientes por antig8edad de saldos concuerdan con los montos del arc(ivo maestro relacionado, y el total se suma correctamente y concuerda con el mayor general. Existen las cuentas por cobrar registradas "existencia' e incluye todas las cuentas por cobrar existentes "integridad' 5as cuentas por cobrar son precisas " precisión' 5as cuentas por cobrar esta clasificadas correctamente "clasificación' El corte para las cuentas por cobra es correcto 5as cuentas por cobrar esta expresadas a valor realizable neto El cliente tiene derec(o a las cuentas por cobrar "derec(os'. 5a presentación y revelación de las cuentas por cobrar son apropiadas "presentación y revelación'.
/&%5& DECI'IONE' DE CONFIRMACION
En desarrollo de los procedimientos de confirmación, el auditor decide el tipo de confirmación a utilizar el momento oportuno para utilizar los procedimientos, el tamaño de las muestras y las partidas individuales a seleccionar, se analizan cada uno de estos elementos junto con los factures que afectan la decisión.
Ti6os de confir7"ci8n: e utilizan dos tipos comunes de confirmación las cuentas por cobrar Confir7"ci8n #ositi9": es una comunicación dirigida al deudor solicitando que confirme directamente si es correcto o incorrecto el saldo, conforme esta sentado en la solicitud de confirmación. Existe una forma de confirmación en blanco que es la que no indica la cantidad en la confirmación, sino que solicita que el receptor llene el saldo o proporciones otra información. Es bueno mencionar que la confirmación en blanco resulta ser m!s confiable que las confirmaciones que incluyen la confirmación. *dem!s podemos decir que la confirmación positiva es evidencia mas confiable por que el auditor desarrolla procedimientos de seguimiento si no se recibe una respuesta del deudor.
Confir7"ci8n Ne"ti9": también va dirigida al deudor, pero solicita una respuesta sólo cuando el deudor esta en desacuerdo con la cantidad citada. En esta confirmación encontramos que la falta de respuesta debe tomarse como una respuesta correcta, aun cuando el deudor (aya pasado por alto la solicitud de confirmación 5as confirmaciones negativas solo se utilizan cuando est!n presentes todas las siguientes circunstancias. 5as cuentas por cobrar est!n compuestas de un gran numero de cuentas pequeñas. El riesgo de control evaluado y el riesgo in(erente, combinado, son bajos. Es un poco probable que le riesgo combinado sea bajo, la estructura de control interno es ineficaz o (ay una alta expectativa de errores. 4or ejemplo si las auditorias de los años anteriores indican que frecuentemente (ay cuentas por cobrar pendientes de aclarar o equivocadas, las confirmaciones negativas serian inapropiadas. 3o (ay razón para creer que los receptores de las confirmaciones probablemente no las tomen en cuenta. Es com)n utilizar una combinación de confirmaciones negativas y positivas, al enviar las segundas a cuentas con saldos importantes y las primeras aquellas que tienen saldos pequeños. Es importante tener encuentra para las confirmaciones El momento oportuno, tamaño de la muestra, selección de las partidas para la comprobación. El momento oportuno e obtiene la evidencia m!s confiables de las confirmaciones cuando se les envía lo mas cerca posible de la fec(a del balance, por contrate a la confirmación las cuentas que se realiza varios meses antes del fin de año. i se toma
la decisión de confirma las cuentas por cobrar antes del fin de año, podr! ser necesario comprobar las transacciones que ocurren entre la fec(a de confirmación y la del balance al examinar el documento interno, como duplicados de facturas de ventas, documento de embarque y evidencia de recepción de efectivo. *dem!s procedimientos analíticos del período intermedio. 1amaño de la muestra : 5os factores principales que afectan el tamaño de la muestra para la confirmación de las cuentas por cobrar se agrupan en varias categorías, e incluyen las siguientes Error tolerable. $iesgo in(erente. " tamaño relativo del total de la cuentas por cobrar, numero de cuentas, resultados del año anterior, y errores esperados' $iesgo de #ontrol $iesgo de detección alcanzado de otras pruebas sustantivas alcance y resultado de las pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos analíticos y otras pruebas de detalles. 1ipos de #onfirmación las confirmaciones negativas generalmente requieren un tamaño mayor de muestra.
/&%% ANALI'I' DE DIFERENCIA': #uando el cliente devuelve las solicitudes de confirmación, es necesario determinar la razón de cualquier diferencia que se reporta. En muc(os casos las diferencias son ocasionadas por las diferencias en las fec(as utilizadas entre los registros de los clientes del organismo o empresas auditadas y esta ultima. 5os tipos de diferencias que se reportan con m!s frecuencia en la confirmación son los siguientes Y" se efect;o el 6"o: 5as diferencias reportadas surgen por lo general cuando el cliente (e efectuado un pago antes de la fec(a de confirmación, pero la unidad auditada no (a recibido el pago a tiempo para registrarlo antes de la fec(a de confirmación. No se <"n reci!ido los "rt=culos: 4or lo general estas diferencia resultan por que el cliente registra la venta en la fec(a de embarque y su cliente registra la adquisición cuando recibe los artículos. 'e <"n de9uelto los "rt=culos: la falla del cliente para registrar un memorando de crédito podría ser causa de las diferencias o del registro incorrecto de devoluciones y rebaja sobre ventas. Errores de los e76le"dos > c"ntid"des en conflicto: 5as diferencias reportadas en los registros auditados suceden cuando el cliente indica que existe el error en precio o la mercancía esta averiada que no se (a recibido la cantidad de artículos etc., se
deben investigar estas diferencias para determinar si el cliente esta en error y a cuando asciende. #uando se (an resuelto todas las diferencias es importante reevaluar la estructura del control interno se analiza cada error del cliente para determinar si es consistente o inconsistente con el nivel evaluado originalmente del riesgo de control así podremos revisar, la evaluación del riesgo de control y tomar en cuenta el efecto de la revisión sobre la auditoria.
/&%(& CUE'TIONARIO #ARA LA RE)I'ION Y E)ALUACION DEL 'I'TEMA DE CONTROL INTERNO& DE'#AC0O' 5as funciones del departamento de despac(o son independientes de las de :$ecibo; :#ontabilidad; :-acturación; :#obranzas; 5os pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de su aceptación o por otra persona que no tenga intervención alguna en :%espac(os; :-acturación; :6anejo de cuentas de clientes; e efect)an los despac(os )nicamente con base en ordenes debidamente aprobadas; %espués del envió de los artículos una copia de la orden de despac(o es enviada directamente al departamento de facturación; 1odas las ordenes de despac(o son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad;
FACTURACION 5as funciones del departamento de facturación son independientes de las de :%espac(os; :#ontabilidad; :#obranzas; El %epartamento de facturación envía copia de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar;
e (acen res)menes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad independiente mente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja. 5as facturas de venta son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad.; on controladas en otra forma; e comparan las facturas contra las ordenes de despac(o, para cerciorarse de que todos los artículos enviados (ayan sido facturados;. e revisan las facturas en cuanto a su exactitud en #antidades ; 4recios ; #alculo ; 5as ventas de contado o con tarjeta de crédito, se controlan en forma similar a las ventas a crédito registr!ndolas en una cuenta de control manejada por personal independiente a la función de cobro. En caso negativo existen procedimientos que aseguren El cobro contra entrega de la mercancía ;
CREDITO' 5as personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes del %epartamento de ventas ; %epartamento de cuentas por cobrar ; #ajero ; 5as notas de crédito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga injerencia en el recibo y contabilización de pagos de clientes o de cualquier otro ingreso de la compañía; i tiene otras funciones, explíquelas. 5as devoluciones de las mercancías llegan todas al departamento de recibo y las notas de crédito respectivas est!n respaldadas por informes de dic(o departamento; El departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma, todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas; El departamento de crédito o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compañía, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no (ayan sido previamente autorizados;. 5a cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable;. e contin)an las gestiones de cobro de tales deudas no obstante (aber sigo canceladas ;
/&%+& OTRA' CUENTA' #OR COBRAR e informa al %epartamento de contabilidad acerca de los reclamos de los transportes, perdidas, aseguradas, etc., tan pronto se conocen ;
i los residuos de producción son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren ; 1odos los despac(os de sobrantes de materiales est!n bajo control del departamento de embarque ; sí es así, este departamento notifica directamente a la contabilidad ; El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las cuentas, sean debidamente registradas ; 5os anticipos y prestamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable; 5os saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente ; 5os ajustes o cancelación de otra cuenta por cobrar son aprobada por otro emplea do diferente que efect)a la *utorización ; 3egociación ; #obranzas ; El sistema provee un método adecuado para registrar en los libros anticipadamente el producto periódico de los alquileres, regalías, intereses, y otro ingresos varios;
/&%,& RE$I'TRO' 0 El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de %espac(o; -acturación; #uentas por #obrar; 0 5as cantidades que se registren son suministradas por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar; 1odos los asientos de las cuentas individuales del cliente son registradas con base en las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados; e separan regularmente balances de las cuentas por cobrar y el encargado conserva papeles de trabajo; %ic(os avances son reconciliados con las cuentas de control en el 6ayor =eneral por un empleado distinto de las #uentas 4or #obrar; 9n empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales, para determinar que las partidas relacionadas est!n respaldadas por cuentas en el registro auxiliar ; 0 e prepara periódicamente del an!lisis de las #uentas por #obrar y este an!lisis es revisado por un empleado que 3o toma parte del recibo de fondos de la compañía ;
El #ajero ; 0 4eriódicamente se envía extractos de cuentas a clientes ; 0 En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introducción en el correo se produzcan alteraciones o intercepción por parte de personas que tengan el acceso a las remesas o pagos de clientes; 0 5as respuestas de los clientes referente a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de El encargado de cuentas por cobrar El #ajero. 0 e confirman periódicamente los saldos de clientes por parte de 0 El departamento de auditoria interna de la compañía ; 0 *lguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero ;
/&%-& COBRANZA' 0 5as funciones del cajero son independientes de las funciones de Embarque; -acturación; $egistro de los auxiliares de cuentas por cobrar 0 5os ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por El encargado de cuentas por cobrar *lguien responsable, por las funciones de teneduría de libros de facturación; 0 El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en sus departamento, (asta su depósito en el banco; 0 En caso de que entregue los c(eques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista; 0 e coloca en los c(eques provenientes de remesas o pago, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos; >nicamente para consignar en la cuenta de la empresa. 0 5os c(eques y el efectivo recibido se depositan intactos y el mismo día o el siguiente día (!bil. 0 En caso de ventas al contado o pago de documento que deben ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de venta, recibos de mostrador y cualquiera otra informaciones similares son preparadas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo;. 0 i las cobranzas son (ec(as en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros )nicamente por la oficina principal.
/&%2& DOCUMENTO'
0 5a aceptación y prorroga de letras, pagares y c(eques post0fec(ados a favor de la compañía son aprobados por el jefe o gerente de crédito u otro funcionario autorizado; 0 e lleva un registro de documentos por cobrar; 0 5os saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los pagares, letras y c(eque respectivos. 0 El total de los saldos pendientes en el registro, se comparan contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos; 0 5os pagares o las letras descontadas son registradas en el mayor por medio de una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos;
/&%/& #ROCEDIMIENTO' FACTURACI?N &btenga copias de las facturas de venta por un período selecciona y comp!relo contra el auxiliar respectivo. #ompruebe la secuencia numérica de las facturas correspondientes al período seleccionado en el punto anterior. #ompare las facturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de los clientes. erifique selectivamente los precios unitarios contra cat!logos o listas de precios y, en algunos casos, compruebe los c!lculos y las sumas individuales.
/&%3 OTRA' CUENTA' #OR COBRAR 0 i el departamento de embarque controla los despac(os de residuos de producción o de mercancías, obtenga varias ordenes de despac(o que cobra tales envíos y cerciórese de que los ingresos por este concepto (an sido registrados. 0 i el departamento de embarque no controla tales envíos, obtenga la información pertinente por cualquier otro medio y comp!relo contra el ingreso registrado. 0 eleccione varios expedientes que contengan reclamos ya arreglados o en vía de arreglo por concepto de daños en transporte, perdidas aseguradas, etc. y examine los y determine si cada transacción (a sido debidamente registrada en los libros. 0 eleccione varios expedientes que contengan reclamos pendientes y revísenlos para asegurarse que en verdad existen por razón satisfactoria que no (aya permitido llegar un arreglo. 0 $evise selectivamente unas cuentas de empleados superiores y subalternos para asegurarse de que las transacciones respectivas (an sido aprobadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa. 0 $evise otras cuentas miscel!neas por cobrar para determinar si representan partidas corrientes, de pronto reembolso. Especifique su concepto y antig8edad. 0 #ircular los saldos de importancia relativa de otras cuentas por cobrar. /&%4 RE$I'TRO 0 &btenga una copia de la relación de cuentas por cobrar preparada por la empresa si es posible analizada por edades pruebe las sumas y compare su total contra la cuenta de control en el mayor.
0 #ompruebe los saldos de un numero seleccionado de cuentas tomadas del auxiliar respectivo, contra la relación de saldos arriba mencionada, comprobando el an!lisis por edades y probando el saldo aritméticamente desde la revisión anterior. 0 /nvestigue por un mes o m!s si las circunstancias así lo aconsejaren, cualquier asiento en al cuenta de control proveniente de fuente diferentes de aquellas comprobadas. 0 &btenga información respecto a la política de la empresa en relación con cuentas por cobrar. 0 #ompare los asientos en la cuenta del control de clientes desde la fec(a de nuestra circularización (asta el final del período contra el libro de ventas, caja u otras fuentes, repase visualmente las partidas individuales que forman dic(os asientos e investigue cualquier partida anormal.
/&(5& COBRANZA' 0 &btenga los duplicados de los recibos de consignación bancaria por un período seleccionado de días y verifique que estén debidamente sellados por un banco como prueba de (aber recibido la suma consignada. 0 #ompare los totales de tales recibos contra los extractos bancarios y el libro de caja, observando que los depósitos sean (ec(os oportunamente y en las mismas especies recibidas. 0 erifique el total de cada recibo de consignación contra los asientos respectivos en el registro de caja. 0 #ompruebe si las partidas (an sido abonadas a la caja individual de cada cliente, tal como aparecen registradas en caja. /&(%& DOCUMENTO' #OR COBRAR 0 eleccione una muestra de documentos por cobrar y compare sus saldos y otros detalles contra los registros de contabilidad 0 #onfirme selectivamente los documentos por cobrar 0 4or medio de c!lculos, compruebe que los intereses respectivos (ayan sido debidamente registrados. ?.@@. *9%/1&$/* -/3*5 &btenga relaciones de cuentas por cobrar al cierre del período y 0 erifique las sumas y coteje los saldos con el balance de comprobación y libro mayor. 0 #oteje las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares 0 4ruebe selectivamente la antig8edad de las cuentas pendiente de cobro. olicite confirmación de las cuentas seleccionadas y obtenga duplicados y copias simples de las solicitudes de confirmación para usarlas como segundas confirmaciones y copias de control, respectivamente.
&btenga confirmación de cantidades adecuadas por los directivos, funcionarios, empleados, accionistas o propietarios y otros.
#onfirme los saldos a cargo de la matriz, subsidiaria y afiliadas, cuando no sea practico cotejar los saldos directamente con los libros de esas compañías.
