AUDITORIA OPERACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA PROPOSITO El propósito de llevar a cabo la auditoria operacional del departamento de cobranza es examinar críticamente sus actividades para detectar los problemas que estén obstaculizando la eficiencia de sus operaciones. Observar cuales son los procedimientos que no se están llevando a cabo, o que información o documentación hace falta para que la cobranza se realice en tiempo y forma. Además de evaluar que que el personal cumpla con sus objetivos. METODOLOGIA Para llevar a cabo la auditoria operacional de cobranza me auxiliare de una metodología que consta de tres etapas las cuales son: 1) Familiarización. a) Estudio Ambiental b) Estudio de la Gestión Administrativa c) Visita a las Instalaciones 2) Investigación y Análisis a) Entrevistas b) Evaluación de la Gestión Administrativa c) Examen de la documentación 3) Diagnostico a) Fase creativa b) Reverificación de hallazgos c) Elaboración de informe FAMILIARIZACION Para llevar a cabo la auditoria de cobranza debo familiarizarme con la operación que se lleva a cabo en este departamento, y para esto realizare el estudio de: • los problemas inherentes al mercado donde se desenvuelve la empresa y de qué forma afectan estos problemas a la realización de las actividades de cobranza, • la infraestructura del departamento, • los problemas que con anterioridad se han venido presentado, asentados en cartas de sugerencias u otros informes emitidos por parte de mis antecesores. -ESTUDIO AMBIENTAL Al llevar a cabo el estudio ambiental del departamento de cobranza podre determinar las repercusiones financieras que se tendrían si se mejora mejora su eficiencia y examinare la rotación de las cuentas por cobrar. Al realizar el estudio del entorno al que pertenece la empresa podre determinar, como es que empresas del mismo ramo comercial resuelven problemas similares a los que se puedan presentar en nuestra empresa.
De igual manera realizare un estudio sobre las facturas pendientes de cobro, sobre si están haciendo el desglose de los impuestos correspondientes, la tasa que aplican del IVA y que contenga los requisitos fiscales esas facturas. Y observare la estructura del departamento y las políticas que le son aplicables a sus operaciones. -ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Con respecto a la gestión administrativa estudiare la su aplicación práctica a fin de conocer sus características y las posibles deficiencias, en cuanto a su evaluación la llevare a cabo más adelante, por el momento solo me interesa conocer las características esenciales. -VISITA A LAS INSTALACIONES Realizare una visita al departamento de cobranza a fin de observar directamente como se efectúan las operaciones y así poder identificar síntomas de problemas. Ya que es necesario que durante esta primera etapa conozca a los funcionarios y empleados que intervienen directamente en esta operación, tendré una plática informal, en la cual ellos me puedan dar a conocer diversas características y peculiaridades de la operación, y cuales consideran que pueden ser problemas en la realización de esta. INVESTIGACION Y ANALISIS El objetivo que me planteo en esta segunda etapa, es poder analizar la información sobre las cobranzas, como son facturas, contra-recibos, notas de crédito, etc., y examinar la documentación relativa para poder evaluar la eficiencia y efectividad de la cobranza. Y para poder llevar esto a cabo realizare pruebas selectivas y muestreo estadístico. En caso de que el departamento no tenga la información que necesito, tendré que realizar una investigación, realizando entrevistas formales, revisión de expedientes, etc., para obtener la información necesaria, todo esto en el menor tiempo posible, pero cuidando que esta información sea objetiva. -ENTREVISTAS Para realizar las entrevistas respectivas al personal, formulare un cuestionario donde establezca preguntas específicas sobre la ejecución práctica de las políticas y procedimientos. De igual manera podre conocer las actividades que realiza el personal, las cargas de trabajo, el nivel de preparación, los elementos materiales utilizados, etc., y también realizare entrevistas al personal de otras áreas relacionadas, como los vendedores, contadores, etc. -EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA En la etapa de familiarización ya estudie lo concerniente a la planeación, organización, dirección y control de la cobranza, y en esta segunda etapa realizare una evaluación de estos puntos para determinar su eficacia y efectividad.
En cuanto a la planeación estudiare el grado de efectividad que se tiene para anticipar problemas y la programación efectiva de las actividades, en relación a la organización realizare una crítica detallada sobre la estructura del departamento, la definición que se tiene de las líneas de autoridad y responsabilidad y la relación que se tiene con otros departamentos de la empresa; en cuanto a la dirección estaré enfocado a determinar la calidad del encargado de cobranza, y el control, una estricta observación entre los resultados obtenidos contra los presupuestados. -EXAMEN DE LA DOCUMENTACION Llevare a cabo el análisis de la relación de cobranza, notas de cargo y crédito, facturas, informes de cobradores, expedientes de clientes, etc., todo esto con la finalidad de obtener una información mas clara y establecer que documentación hace falta conforme a los procedimientos establecidos en el manual de operaciones. DIAGNOSTICO Una vez que termine de realizar el estudio y evaluación de la infraestructura administrativa, compilare todos los hallazgos hechos, realizando una interpretación personal de los mismo y reportando cuales son los indicios de fallas de eficiencia. -FASE CREATIVA En esta etapa del trabajo de auditoría, me dedicare a precisar sobre si los hallazgos realizados son congruentes con las con la realidad de la empresa, ya que existen observaciones que no infieren directamente en las operaciones de cobranza. Una vez que tenga todas mis observaciones juntas, procederé a ensayar un modelo que sea congruente con la estrategia de la empresa y el medio que la rodea, o compararlos con modelos ya existentes, para obtener la solución más viable para la empresa, y estableceré la importancia de los elementos de el modelo seleccionado, tomando en cuenta el cotos-beneficio al seleccionar
