Auditoria de los Pre pagados y Cargos Diferidos Dife ridos Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas aquellas partidas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos. Estos van colocados en el Balance General en el Activo Circulante y Cargos Diferidos a Corto Plazo. Hay muchos casos de contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta, un ejemplo muy claro, son las pólizas de seguros que por lo general se cancelan por adelantado, y el gasto se va llevando a los meses sucesivos, así como también son considerados gastos pagos por anticipado, los alquileres, los intereses y gastos de publicidad . En el examen de los prepagados el auditor tiene tres objetivos fundamentales; Establecer la validez de los desembolsos originalmente cargados a estas cuentas del activo. Determinar si se obtendrán claros beneficios en futuros períodos, de las cargas que están siendo arrastradas como activos. Comprobar lo razonable del programa de amortización que está siendo aplicado a tales activos. El control interno de esta auditoria posee diversos propósitos; La erogación deberá estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación. Deben existir registros analíticos que permitan identificar claramente estas partidas, según su naturaleza, y que a su vez hagan factible el cálculo de su aplicación a resultados. Debe existir autorización de personas facultadas dentro de la entidad para causar este tipo de gastos. En cuanto a la amortización de suministros pagados por anticipado, como es el caso de la papelería y útiles, deberá efectuarse en forma acorde con los consumos reales. Asegurarse que la cobertura de las primas de seguros pagados ampare razonablemente los bienes y propiedades de la entidad susceptibles de aseguramiento y por periodos lógicos. Vigilar que el costo de las primas de seguros sea cargado al área de la entidad a quien se está protegiendo. Es preciso establecer políticas claras que proporcionen los lineamientos que permitan distinguir los conceptos entre aquellos que se refieren a partidas de balance y aquellas que pertenezcan al estado de resultados. En cuanto a los cargos diferidos podemos decir que son aquellos que representan gastos o desembolsos no recuperables, por servicios o bienes ya recibidos para qué la empresa obtenga un beneficio durante todo un ejercicio económico o durante toda la vida de la empresa. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Cabe destacar que los objetivos de esta auditoria son; Verificar que los cargos diferidos estén registrados al costo efectivamente cobrado por ellos. Determinar que efectivamente correspondan a ingresos o productos no ganados, para evitar diferencias entre los costos. Verificar que el método de diferir sea adecuado al concepto y al plazo en que se difiere. Dentro del control interno de la auditoria de los cargos diferidos se incluyen una serie de políticas y procedimientos que se establecen para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Los cargos diferidos se realizan por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida, representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios económicos. Dentro de los más conocidos, tenemos; Gastos de Organización, Gastos de desarrollo, Campaña publicitaria y Mejoras a propiedad arrendada. Para un adecuado
control interno de los cargos diferidos se debe tener en cuenta; La adecuada autorización del gasto. El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados que muestre la amortización de las partidas registradas como pagos anticipados. El control interno debe ser periódico para determinar si realmente están vigentes, establecer si el saldo está correcto y las cantidades pendientes de amortización sean clasificadas como gasto pre-pagado o cargo diferido según sea el caso. Los controles internos para ambas cuentas, se basan en la normativa que rige la empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a efectuar los manuales, tomamos en consideración los siguientes Principios de Contabilidad; Valor histórico original ya que deben registrarse al valor realmente pagado por ellos, de realización y periodo contable por que los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ahí la necesidad de diferir su aplicación a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente. Uniformidad; En el concepto, o sea erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos. En la aplicación a resultados, es decir que el procedimiento y la base de aplicación a gastos debe ser semejante año con año. Prudencia; Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son gastos, (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo más rápidamente posible mediante tasas altas de amortización y por último Devengado; Cuando las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo), y se informa sobre ellos en los estados financieros. Los estados financieros elaborados sobre la base del devengado informan a los usuarios no solo sobre transacciones pasadas que suponen ingresos o salidas de flujo de efectivo, sino también sobre obligaciones futuras y de los recursos que representan flujos de ingreso de efectivo a recibir en el futuro. Como sabemos para obtener un eficaz control interno es preciso evaluar mediante un cuestionario el plan de organización y medidas de toda empresa, es así como se procede a dar a conocer algunas de las preguntas a formular en el mismo; ¿Está la amortización debidamente autorizada o justificada en otra forma?, ¿Ejerce el interesado un control interno adecuado sobre el pago de primas?,¿Maneja un solo corredor todos los seguros en el programa?,¿Están reflejadas de igual forma todas las pólizas que cubren la misma propiedad u obligación?,¿Se señala el cliente como beneficiario en todas los contratos?,¿Se cuentan debidamente todas los rembolsos de prima?,¿Están debidamente las partidas capitalizadas?, así pues se pueden proteger todos los bienes, evidenciar la precisión y autenticidad de los datos contables, ya que a través del mismo se consigue valorar la certeza de dicho método. Para corroborar la información que la empresa nos proporciona, con respecto a los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación, en cuanto a los gastos pagados por anticipado; se debe identificar las deficiencias en el sistema de control interno, sobre los desembolsos de este tipo, y hacer una sugerencia para su conversión. Analizar las cuentas para determinar su contenido. Calcular los saldos por amortizar que deberán mantenerse como activos y los importes que por haber expirado, deberán cargarse a cuentas de gastos. Inspeccionar las pólizas de seguros de vida de los empleados y asegúrese que estén al día. Verificar la corrección del cálculo por los
alquileres pagados por adelantado y apreciar la razonabilidad del cargo a gastos del ejercicio examinado. Comprobar la correcta contabilización. Demostrar la exactitud aritmética de la porción diferida y la afectada a gastos del ejercicio (seguros, alquileres o intereses pagados por adelantado). Por otra parte, en lo que se refiere a los cargos diferidos se debe Elaborar una cédula relativa a las pólizas de seguros donde identifique o se relacionen los términos y condiciones que establece la póliza. Comprobar si la empresa ha registrado de manera correcta los cargos diferidos en el periodo correcto y a la fecha de su realización, determinando si se ha incurrido en omisiones. Indagar sobre activos de esta categoría no registrados. Examinar los documentos no anotados. Inspeccionar los documentos posteriores a la fecha del balance. Revisar los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. Preparar una cédula de diferidos. Explorar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos. Analizar sobre la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo. Desarrollar un análisis de cargos diferidos y determine las posibles correcciones. Revisar los asientos de los gastos diferidos, con la finalidad de identificar partidas inusuales o significativas. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes y Comprobar contra los soportes que respaldan los asientos que se han registrado que provengan de seguros.
