ANALISA KEBUTUHAN TENAGA PETUGAS CODING di RS XYZ

FTE ( Full Time Equivalent ) ANALISA KEBUTUHAN TENAGA PETUGAS CODING di CODING di RS XYZ

A. Lata Latarr Bela Belaka kang ng

Klasifikasi

(Coding )

memudahkan

pencatatan,pengumpulan,penyimpanan,pengambilan,dan

pengaturan analisis

data

dan

kesehatan.

Terlebih lagi coding juga coding juga membantu pengembangan pengembangan dan penerapan penerapan sistem sistem pencatatan pencatatan dan pengumpulan data pelayanan klinis pasien. Dengan Dengan demiki demikian an untuk untuk menunja menunjang ng ketepa ketepatan tan dalam dalam klasif klasifika ikasi si (Coding ) diperlukan ketelitian,untuk itu beban kerja harus sebanding dengan jumlah petugas.

B. Rumu Rumusa san n Masa Masala lah h

Bagaimana pola ketenagaan dan berapakah jumlah kebutuhan tenaga kerja atas dasar beban kerja petugas coding pada coding pada tahun 2009?

C. Tujuan

1. Mengetahui jumlah kebutuhan petugas coding Deskripsi Kegiatan Petugas Coding

1. Menerima Pengembalian dokumen rekam medis dari ruang rawat inap. 2. Melaksanakan klasifikasi penyakit berdasarkan ICD-10. 3. Melaksanakan klasifikasi operasi/tindakan berdasarkan ICPM. Jumlah Pasien Rawat Inap

Tabel data jumlah pasien rawat inap Tahun 2004 2005 2006 2007 2008

Jumalah Pasien 14.472 18.268 18.958 18.571 17.803

Sumber data : Laporan tahunan jumlah pasien.

Analisa Beban Kerja Tahun 2009

Untu Untuk k menen menentu tukan kan beban beban kerj kerjaa (jum (jumla lah h pasi pasien) en) tahun tahun 2009, 2009,dap dapat at diprediksi dengan mengunakan analisa trend . Tabel Analisa Beban Kerja Tahun 2009 Tahun( n ) 2004 2005 2006 2007 2008 Jumlah

Jumlah pasien (Y) 18.472 18.268 18.958 18.571 17.803 92.072

X -2 -1 0 1 2

X.Y - 36.944 - 18.268 0 18.571 35.606 - 1.039

X² 4 1 0 1 4 10

( Untuk menentukan nilai tengah 5 tahun ) Rumus persamaan trend Y trend Y = a + bx

∑Y a =

92.072 =

n

5

∑ XY b =

= 18.414,4

- 1.039 =

∑ X²

= - 103,9 10

Y = a + bx = 18.414,4 + (- 103,9 x 3) = 18.414,4 + (- 311,7) = 18.102,7 = 18.103 Jadi prediksi beban kerja (jumlah pasien) di RS. XYZ 2009 adalah 18.103 pasien.

Standar Waktu Dan Target Kerja Per Jam Petugas dalam melaksanakan Coding

Tabel Data Waktu Pelaksanaan Coding berdasarkan pengamatan pada 20 berkas RM ) No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Jumlah

a.

Waktu Pelaksanaan 156 detik 91 detik 151 detik 66 detik 54 detik 367 detik 72 detik 76 detik 111 detik 186 detik 43 detik 68 detik 74 detik 17 detik 76 detik 26 detik 122 detik 88 detik 29 detik 234 detik 1929 detik

Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan coding satu coding satu dokumen rekam medis (waktu normal) Jumlah waktu pelaksanaan coding = Jumlah Pengamatan 1929 = 20 =

96 detik

b. Waktu Longar ( waktu sela : waktu yang dipakai saat melakukan kegiatan koding ) PFD = 15 % X Waktu Normal = 15 % X 96 detik = 14,4 detik = 14 detik

c. Standar Waktu = Waktu normal + Waktu PFD = 96 + 14 = 110 detik = 1,8 menit = 2 menit ( pembulatan )

d. Target Kerja Perjam Satu Jam = Standar Waktu 3.600 = =

110 32,7

=

33

Jadi selama satu jam petugas coding dapat mengerjakan 33 dokumen rekam medis.

Jam Kerja Selama Satu Tahun Di Rekam Medis R S XYZ

.a Hari kerja per tahun Dalam 1 tahun terdapat

= 366 Hari

Hari libur nasional

= 14 Hari

Hari libur per tahun

= 52 Hari

Cuti pertahun

= 18 Hari 282 Hari

+

b. Jam Pelayanan Hari Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

Waktu 07.00 s/d 15.00 07.00 s/d 15.00 07.00 s/d 15.00 07.00 s/d 15.00 07.00 s/d 15.00 07.00 s/d 13.00

Wib Wib Wib Wib Wib Wib

Sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan oleh rumah sakit,setiap hari ada waktu untuk istirahat selama 1 jam,dengan pembagian 30 menit untuk istirahat minum dan 30 menit untuk istirahat makan. Selama satu minggu (6 hari kerja) terdapat 40 jam kerja. Jadi jam kerja efektif dalam satu tahun adalah : Jam kerja efektif = Jam kerja per minggu x Hari kerja efektif : Hari kerja per minggu = 40 Jam x (282 : 6) = 40 Jam x 47 = 1.880 Jam/tahun

e.Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Tahun 2009

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009 dengan menggunakan rumus FTE ( Full Time Equivalent ) ∑ Beban Kerja/tahun FTE = Target / jam x ∑ Jam kerja/tahun 18.103 = 33 x 1.880 18.103 = 2.040 = 0,29 = 1 Orang

Dari hasil perhitungan tenaga kerja berdasarkan prediksi jumlah pasien tahun 2009 diperoleh hasil 0,29. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk bagian Coding di RS XYZ sebanyak 1 Orang.

Produktivitas

Produktivitas berdasarkan jumlah petugas yang dibutuhkan sesuai dengan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja sebagai berikut ∑ Beban Kerja/tahun x Standar Waktu : 60 menit /Jam Produktivitas = Waktu yang digunakan X FTE

18.103 X 2 : 60 = 1.880 X 1

603,4 = 1.880 = 0,32 = 0,32 X 100 % = 32 % Jadi dengan satu orang petugas produktivitas 32 %.

2. Kesimpulan .a Petugas Coding melakukan deskripsi kegiatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. .b Jumlah kunjungan pasien rawat inap berdasarkan metode kuadrat terkecil pada prediksi tahun 2009 mengalami kenaikan sebanyak 300 pasien. Adapun jumlah kunjungan pada tahun 2009 sebanyak 18.103 pasien. .c Standar waktu yang dibutuhkan petugas coding berdasarakan penelitian dalam melakukan coding 1 dokumen rekam medis adalah 110 detik. Sedangkan target

kerja per jam petugas coding dalam melakukan tugasnya mencapai 33 dokumen rekam medis per jam. .d Hari kerja efektif di rekam medis rawat inap terdapat 282 hari dan jam kerja efektif selama satu tahun 1.880 jam/pertahun. Sedangkan selama satu minggu terdapat 6 hari kerja. .e Jumlah kebutuhan petugas coding rawat inap 1 orang. .f Dengan jumlah petugas 1 orang produktivitas hanya mencapai 32 %.

D. Pola Ketenagaan Petugas Coding

Nama Jabatan Coding

Kualifikasi Jabatan

Pendidikan Formal : D.III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Pendidikan Informal : Pelatihan dan Seminar Berpengalaman kerja di Unit Rekam Medis selama …. Tahun Mengetahui menejemen dan administrasi RS Sehat tangkas dan bertanggung jawab

Jumlah Tenaga

1 Orang

ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA DAN POLA KETENAGAAN PETUGAS ASSEMBLING DI RS XYZ

1.

Deskripsi Kegiatan Petugas Assembling

a.

Analisa kelengkapan data Rekam Medis

b.

Perakitan ( Assembling ) berkas Rekam Medis

2.

Jumlah Pasien Rawat Inap


Jumalah Pasien 14.472 18.268 18.958 18.571 17.803


3.


Untuk menentukan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009,dapat diprediksi dengan mengunakan analisa trend . Tabel Analisa Beban Kerja Tahun 2009 Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Jumlah

Jumlah pasien (Y) 18.472 18.268 18.958 18.571 17.803 92.072

Rumus persamaan trend Y = a + bx

∑Y a=

92.072 =

n ∑ XY

= 18.414,4 5 - 1.039

X -2 -1 0 1 2

X.Y - 36.944 - 18.268 0 18.571 35.606 - 1.039

X² 4 1 0 1 4 10

b =

= ∑ X²

= - 103,9 10

Y = a + bx = 18.414,4 + (- 103,9 x 3) = 18.414,4 + (- 311,7) = 18.102,7 = 18.103 Jadi prediksi beban kerja (jumlah pasien) di RSK. XYZ 2009 adalah 18.103 pasien.

4.

Standar Waktu Dan Target Kerja Per Jam Petugas dalam

melaksanakan Assembling

Tabel Data Waktu Pengamatan Assembling No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Jumla

h

Waktu Pelaksanaan 181 detik 406 detik 334 detik 234 detik 236 detik 192 detik 363 detik 505 detik 295 detik 222 detik 294 detik 248 detik 550 detik 297 detik 134 detik 344 detik 245 detik 218 detik 168 detik 101 detik 5.567detik

a. Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan assembling satu dokumen rekammedis (waktu normal) Jumlah waktu pelaksanaan assembling = Jumlah Pengamatan 5.567 = 20 = 278,35

= 278 detik b. Waktu Longar PFD

= 15 % X Waktu Normal = 15 % X 278 detik = 41,7 detik = 42 detik

c. Standar Waktu = Waktu normal + Waktu PFD = 278 + 42 = 320 detik = 5,3 = 5 Menit

d. Target Kerja Perjam Satu Jam = Standar Waktu 3.600 = 320 = 11,25

Jadi selama satu jam petugas assembling dapat mengerjakan 11 dokumen rekam medis.

5.

Jam Kerja Selama Satu Tahun Di Rekam Medis RSK. St.

Vincentius a Paulo Surabaya

a.

Hari kerja per tahun

Dalam 1 tahun terdapat

= 366 Hari

Hari libur nasional

= 14 Hari


= 52 Hari

Cuti pertahun

= 18 Hari 282 Hari





6.

Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Tahun

2009

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009 dengan menggunakan rumus FTE ( Full Time Equivalent ) ∑ Beban Kerja/tahun

FTE = Target / jam x ∑ Jam kerja/tahun 18.103 = 11 x 1.880 18.103 = 20.680 = 0,87

= 1 Orang Dari hasil perhitungan tenaga kerja berdasarkan prediksi jumlah pasien tahun 2009 diperoleh hasil 0,87. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhakan untuk bagian Assembling di RS XYZ sebanyak 1 orang.

7. Produktivitas

Beban Kerja/tahun x Standar Waktu : 60 menit /Jam Produktivitas = Waktu yang digunakan X FTE

18.103 X 5 : 60 = 1.880 X 1

1.508,58 = 1.880 = 0,80 = 0,80 X 100 % = 80 % Berdasarkan jumlah petugas assembling satu orang, produktivitas mencapai 80 %.

8. Pola Ketenagaan Petugas Assembling

Nama Jabatan Assembling

Kualifikasi Jabatan

a.

Jumlah Tenaga

Pendidikan Formal D.III

Rekam

Medis

1 Orang dan

Informasi

Kesehatan b. Pendidikan Informal Pelatihan dan Seminar c.

Berpengalaman kerja di Unit Rekam Medis selama …. Tahun

d.

Mengetahui

menejemen

dan

administrasi RS e. Sehat tangkas dan bertanggung jawab

ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS INDEXING RSK. St. VINCENTIUS a PAULO SURABAYA 1. Deskripsi Kegiatan Petugas Indexing a.

Melakukan Proses Index

b.

Mencatat Pasien hari ini pulang berdasarkan sensus

c.

Check List sensus dan penerimaan Status

d.

Input pasein inaktif

2. Jumlah Pasien Rawat Inap


Jumalah Pasien 14.472 18.268 18.958 18.571 17.803


3. Analisa Beban Kerja Tahun 2009


Jumlah pasien (Y) 18.472 18.268 18.958 18.571 17.803 92.072

X -2 -1 0 1 2

X.Y - 36.944 - 18.268 0 18.571 35.606 - 1.039

X² 4 1 0 1 4 10


∑Y a=

92.072 =

n

= 18.414,4 5

∑ XY b =

- 1.039 = - 103,9

= ∑ X²

10


4. Standar Waktu Dan Target Kerja Per Jam Petugas dalam melaksanakan Indexing

Tabel data waktu Petugas Indexing berdasarkan job description Job Description Indexing (satu dok. RM) Waktu Mencatat Pasien hari ini pulang

Rata-rata Waktu Yang Digunakan 40 detik 30 detik

berdasarkan sensus harian (Satu Pxi) Waktu Check List (Satu dok. RM) Waktu Inaktif(Satu dok. RM) Jumlah

11 detik 27 detik 108 detik

Jadi rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan tugasnya sesuai job describtion (waktu normal) adalah 108 detik a. Waktu Longar PFD


b. Standar Waktu = Waktu normal + Waktu PFD = 108 + 16 = 124 detik = 2 menit c. Target Kerja Perjam Satu Jam = Standar Waktu 3.600 = 124

= 29,03 Jadi selama satu jam petugas indexing dapat mengerjakan 29 dokumen rekam medis.

5. Jam Kerja Selama Satu Tahun Di Rekam Medis RSK. St. Vincentius a Paulo Surabaya

a.



= 366 Hari

Hari libur nasional

= 14 Hari


= 52 Hari

Cuti pertahun

= 18 Hari 282 Hari





6. Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Tahun 2009

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009 dengan menggunakan rumus FTE ( Full Time Equivalent ) ∑ Beban Kerja/tahun

FTE = Target / jam x ∑ Jam kerja/tahun 18.103 = 29 x 1.880 18.103 = 54.520 = 0,33

= 1 Orang Dari hasil perhitungan tenaga kerja berdasarkan prediksi jumlah pasien tahun 2009 diperoleh hasil 0,33 atau sebanyak 1 Orang.

7. Produktivitas

Produktivitas berdasarkan jumlah petugas yang dibutuhkan sesuai dengan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja sebagai berikut, ∑ Beban Kerja/tahun x Standar Waktu : 60 menit /Jam Produktivitas = Waktu yang digunakan X FTE

18.103 X 2 : 60 = 1.880 X 1

603,4 = 1.880 = 0,32 = 0,32 X 100 % = 32 %

Jadi dengan satu orang petugas produktivitas 32 %.

ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAB KERJA DI TPPRJ RSK. St. VINCENTIUS a PAULO SURABAYA 1. Deskripsi Kegiatan Petugas TPPRJ

Melakukan pendaftaran terhadap pasien 2.

Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan Tahun 2004 –

2008

Tabel data jumlah pasien rawat jalan periode 2004 - 2008 Tahun 2004 2005 2006 2007 2008

Jumalah Pasien 85.154 91.561 97.984 100.180 103.714

Sumber data : Laporan tahunan jumlah pasien rawat jalan.

3.

Prediksi Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan tahun

2009 Dengan Metode Kuadrat Terkecil.

Untuk menentukan beban kerja (jumlah kunjungan pasien) tahun 2009,dapat diprediksi dengan mengunakan analisa trend . Tabel Analisa Beban Kerja Tahun 2009 Tahun 2004 2005 2006 2007 2008 Jumlah

Jumlah pasien (Y) 85.154 91.561 97.984 100.180 103.714 478.593

X -2 -1 0 1 2

X.Y - 170.308 - 91.561 0 100.180 207.428 45.739

X² 4 1 0 1 4 10


∑Y a=

478.593 =

n

= 95.718,6 = 95.719 5

∑ XY b =

45.739 = 4.573,9 = 4.574

= ∑ X²

10

Y = a + bx = 95.719 + (4.574 x 3) = 95.719 + 13.722 = 109.441

Jadi prediksi beban kerja (jumlah kunjungan pasien) di RSK. XYZ 2009 adalah 109.441 pasien.

4.

Standar Waktu Dan Target Kerja Per Jam Petugas Dalam

Melakukan Pendaftaran Pasien

Tabel Data Waktu Pelaksanaan Pendaftaran No

Pasien Baru

Pasien Lama

. 1 2 3 4 5 Jm

183 detik 139 detik 134 detik 104 detik 203 detik 763 detik


l a.

Rata-rata waktu pelayanan pasien baru Jumlah waktu pelayanan yang dibutuhkan = Jumlah Pengamatan 763 = 5 = 152,6 detik = 153 detik

b. Rata-rata waktu pelayanan pasien lama Jumlah waktu pelayanan yang dibutuhkan = Jumlah Pengamatan 219 = 5 = 43,8 detik = 44 detik c. Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melayani satu pasien ( baru dan lama ) adalah : Rata-rata waktu pelayanan pasien baru + Rata-rata waktu pelayanan pasien lama = 2

153 + 44 = 2 197 = 2 = 98,5 = 99 detik Jadi rata-rata waktu yang dibutuhkan pegas untuk melayani satu pasien (baru dan lama) atau waktu normal 99 detik.

d. Waktu Longar PFD


c. Standar Waktu = Waktu normal + Waktu PFD = 99 + 15 = 114 detik = 1,9 = 2 menit d. Target Kerja Perjam Satu Jam = Standar Waktu 3.600 = 114 = 31,57 = 32 pasien per jam Jadi selama satu jam petugas TPPRJ dapat melayani 32 pasien.

5.



a. Hari kerja per tahun Dalam 1 tahun terdapat

= 366 Hari

Hari libur nasional

= 14 Hari


= 52 Hari

Cuti pertahun

= 18 Hari 282 Hari




Sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan oleh rumah sakit,setiap hari ada waktu untuk istirahat selama 1 jam,dengan pembagian 30 menit untuk istirahat minum dan 30 menit untuk istirahat makan. Karena istirahat makan setelah jam loket pendaftaran buka,maka yang diperhitungjan hanya jam istirahat minum. Selama satu minggu (6 hari kerja) terdapat 21 jam kerja. Jadi jam kerja efektif dalam satu tahun adalah : Jam kerja efektif = Jam kerja per minggu x Hari kerja efektif : Hari kerja per minggu = 21 Jam x (282 : 6) = 21 Jam x 47 = 987 Jam/tahun 6.

Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja

Tahun 2009

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009 dengan menggunakan rumus FTE ( Full Time Equivalent ) ∑ Beban Kerja/tahun FTE =

Target / jam x ∑ Jam kerja/tahun 109.441 = 32 x 987 109.441 = 31.584 = 3,46

= 4 Orang Dari hasil perhitungan tenaga kerja berdasarkan prediksi jumlah pasien tahun 2009 diperoleh hasil 3,46 atau sebanyak 4 Orang. 7.

Produktivitas


18.103 X 2 : 60 = 1.880 X 1


ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA PETUGAS FILING RAWAT INAP RSK. St. VINCENTIUS a PAULO SURABAYA 1.

Deskripsi Kegiatan Petugas Filing

a.

Menulis identitas pasien baru(No. RM,Nama,register), pasien lama(register)

didalam map dan memasukan status kedalam map

2.

b.

Memberikan kode warna untuk pasien baru

c.

Menjajarkan dok Rm kedalam rak filing

Jumlah Pasien Rawat Inap


Jumalah Pasien 14.472 18.268 18.958 18.571 17.803


3.



Jumlah pasien (Y) 18.472 18.268 18.958 18.571 17.803 92.072

X -2 -1 0 1 2

X.Y - 36.944 - 18.268 0 18.571 35.606 - 1.039

X² 4 1 0 1 4 10


∑Y a=

92.072 =

n

= 18.414,4 5

∑ XY b =

- 1.039 = - 103,9

= ∑ X²

10


4.

Standar Waktu Dan Target Kerja Per Jam Petugas dalam

melaksanakan klasifikasi / Coding

Tabel Data Waktu Pelaksanaan Filing No .

Pasien Lama

Pasien Baru

1 2 3 4 5 Jm



l

a.

Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan filing pasien lama satu dokumen rekam medis (waktu normal) Jumlah waktu pelaksanaan filing = Jumlah Pengamatan 385 = 5 = 77 detik

.

Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan filing pasien baru satu dokumen rekam medis (waktu normal) Jumlah waktu pelaksanaan filing = Jumlah Pengamatan 744 = 5 = 148,8 =149 detik

Rata-rata waktu yang dibutuhkan petugas untuk melaksanakan filing pasien lama dan pasien baru satu dokumen rekam medis (waktu normal) Rata-rata waktu pasien lama + pasien baru =

2 77 + 149 = 2 226 = 2 = 113 = 113 detik

b. Waktu Longar PFD


c. Standar Waktu = Waktu normal + Waktu PFD = 113 + 17 = 130 detik = 2 menit

d. Target Kerja Perjam Satu Jam = Standar Waktu 3.600 = 130 = 27,69 = 28 Jadi selama satu jam petugas filing dapat mengerjakan 28 dokumen rekam medis

5.



a.



= 366 Hari

Hari libur nasional

= 14 Hari


= 52 Hari

Cuti pertahun

= 18 Hari 282 Hari




Sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan oleh rumah sakit,setiap hari ada waktu untuk istirahat selama 1 jam,dengan pembagian 30 menit untuk istirahat minum dan 30 menit untuk istirahat makan. Selama satu minggu (6 hari kerja) terdapat 40 jam kerja. Jadi jam kerja efektif dalam satu tahun adalah : Jam kerja efektif = Jam kerja per minggu x Hari kerja efektif : Hari kerja per minggu = 40 Jam x (282 : 6) = 40 Jam x 47 = 1.880 Jam/tahun 6.

Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Tahun 2009

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja (jumlah pasien) tahun 2009 dengan menggunakan rumus FTE ( Full Time Equivalent ) ∑ Beban Kerja/tahun FTE = Target / jam x ∑ Jam kerja/tahun 18.103 = 28 x 1.880

18.103 = 52.640 = 0,34

= 1 Orang Dari hasil perhitungan tenaga kerja berdasarkan prediksi jumlah pasien tahun 2009 diperoleh hasil 0,34 atau sebanyak 1 Orang. 7.

Produktivitas


18.103 X 2 : 60 = 1.880 X 1


ANALISA KEBUTUHAN TENAGA PETUGAS CODING di RS XYZ

Recommend Documents