ANALISA KEBUTUHAN TENAGA DI INSTALASI REKAM MEDIS RSUD KABUP KAB UPA ATEN BREBES B REBES
I.
PENDAHULUAN. A. Lata Latarr Bela Belaka kang ng
Pada Pada dasarn dasarnya ya kegiata kegiatan n Instal Instalasi asi Rekam Rekam Medis Medis harus harus dilakuk dilakukan an oleh oleh petugas petugas yang memiliki jumlah yang cukup, kualifikasi dan pengalaman yang memadai untuk melaksanakan pelayanan rekam medis. Untuk Untuk mening meningkat katkan kan kualita kualitass petugas petugas Instal Instalasi asi Rekam Rekam Medis Medis dalam dalam segi segi profes profesii organisasi dan administrasi agar dapat melaksanakan kegiatan yang menjadi tuganya, maka diadakan evaluasi secara berkala dan rutin untuk membahas segala kendala dan kegiatan di Instalasi Rekam Medis. Hal penting dari hasil kerja Instalasi Rekam Medis adalah pelayanan yang dihasilkannya, dimana pelayanannya harus memiliki mutu yang baik sehingga dapat memenuhi kepuasan pelanggan. elebihan beban kerja seseorang dalam melaksanakan tugas akan berpengaruh pada hasil yang dikerjakan. emampuan fisisk fisisk seseorang dalam bekerja ada batasnya !alah satu faktor yang yang dapat dapat menunj menunjang ang mutu mutu pelaya pelayanan nan yang baik baik untuk untuk memuas memuaskan kan pelangg pelanggan an adalah adalah terpenuhiny terpenuhinyaa jumlah jumlah tenaga yang disesuaikan disesuaikan dengan beban kerja dan kualifikasi kualifikasi pendidikan pendidikan dan ketrampilan yang memadai
B. Tujua juan
"ujuan dilakukan analisa pengitungan pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis adalah# $.
Untu Untuk k meng menget etah ahui ui kebut kebutuh uhan an juml jumlah ah kebut kebutuh uhan an tena tenaga ga berda berdasa sark rkan an kuant kuantit itas as yang yang didasarkan pada beban kerja dan sesuai dengan kebutuhan di Instalasi Rekam Medis
%.
Unt Untuk meng menget etah ahui ui kebu kebutu tuha han n juml umlah kebu kebuttuhan uhan tenag enagaa ber berdasa dasark rkan an kual kualif ifik ikas asii pendidikan di Instalasi Rekam Medis
$
II.
KEGIATAN PELAYANAN INSTALASI REKAM MEDIS TERDIRI DARI : A. Temat Pen!a"taran Pa#$en %. Pela&anan Pen!a"taran Pa#$en Ra'at (alan a. Pelayanan pendaftaran untuk pasien ra&at jalan di poli ra&at jalan # pasien umum
'membayar(, pasien Maskin dan Pasien )skes. ). Penyiapan formulir rekam medis pasien baru untuk Poli ra&at jalan. *. Registrasi pasien baru dan pasien lama 'ra&at ulang( ke *illing !ystem. !. Pengambilan berkas rekam medis pasien lama 'ra&at u lang( untuk poli ra&at jalan. e. )dministrasi dan Pelaporan.
+. Pela&anan Pen!a"taran Pa#$en Ra'at Ina !an Ga'at Darurat a. Pelayanan pendaftaran untuk pasien ra&at inap dari poli ra&at jalan # pasien umum
'membayar(, pasien Maskin dan Pasien )skes. ). Registrasi pasien ra&at inap pasien baru dan pasien lama 'ra&at ulang( ke *illing
!ystem. *. Penyiapan formulir rekam medis ra&at inap # pasien baru dan pasien lama 'ra&at
ulang( !. Penyiapan formulir rekam medis ra&at jalan I+ e. )nalisa rekap harian dalam satu bulan untuk dijadikan pelaporan.
B. A##em)l$ng , Perak$tan D-kumen Rekam Me!$#
$. Menerima dokumen rekam medis setelah selesai pelayanan # ra&at jalan dan ra&at inap. %. Merakit-menata dokumen rekam medis ra&at jalan dan ra&at inap sesuai standar '!P( yang di tetapkan . /. Mengecek kelengkapan dokumen rekam medis ra&at jalan dan ra&at inap. 0. okumen rekam medis yang sudah lengkap disetor ke ruang penyimpanan berkas dokumen rekam medis 'filling( 1. )nalisa rekap harian dalam satu bulan untuk dijadikan pelaporan.
. /$ll$ng , Ruang Pen&$manan D-kumen Rekam Me!$# %. Melayani
peminjaman dokumen rekam medis pasien ra&at jalan dan ra&at inap.
Mencatat dokumen rekam medis dibuku kendali peminjaman. +. Mengecek dokumen rekam medis yang kembali dari ra&at jalan maupun ra&at inap
dan mencatat tanggal pengembalian dokumen rekam medis dibuku kendali pengembalian. 0. Mengembalikan dan menata dokumen rekam medis ke almari-rak penyimpanan
dokumen. %
1. )nalisa rekap harian dalam satu bulan untuk dijadikan pelaporan.
D. Anal$##$ng , Pela-ran Rekam Me!$# %. Pelaporan $2 besar penyakit 'bulan, tahunan(. +. Pelaporan R3 %a Ra&at inap 'bulanan, tribulan, tahunan(. 0. Pelaporan R3 %b Ra&at jalan 'bulanan, tribulan, tahunan(. 1. Pelaporan R3 I 'tribulan(. 2. Pelaporan Indikator Pasien Ra&at inap 'bulanan, tribulan, tahunan(. 3. Pelaporan ematian 'setiap ada kematian(. 4. Pelaporan Penyakit Umum 'bulanan, tahunan(. 5. Pelaporan kunjungan berdasarkan pemetaan 'jenis kelamin, umur, kota, dll( # bulanan,
tahunan.
E. 6erat-r K-muter %. Memasukkan data registrasi pasien ra&at jalan, ra&at inap dan ga&at darurat. +. Membuat sensus harian ra&at inap untuk diedarkan ke semua unit terkait. 0. Membuat surat pengantar dan pengetikan pelaporan rekam medis. 1. Memasukkan semua data laporan yang dibuat oleh perekam medis bagian analising.
/. A!m$#tra#$ Umum %. Menginventarisasikan kebutuhan barang Instalasi Rekam Medis. +. Mengelola kebutuhan logistik Instalasi Rekam Medis. 0. Mengelola surat menyurat Instalasi Rekam Medis.
/
III. AL6KASI 7AKTU KEGIATAN PELAYANAN DI INSTALASI REKAM MEDIS A. Pela&anan Temat Pen!a"taran Pa#$en.
$. Pelayanan tempat pendaftaran pasien '"PP I( untuk pasien ra&at jalan rutin dilayani mulai hari !enin sampai !abtu jam 24.22 s.d. $$.22 ' / jam ( Pelayanan tempat pendaftaran pasien '"PP I( untuk pasien ra&at jalan
Mendaftar pasien dan memasukkannya ke billing komputer #
1
menit
Mencari dan mengambil status
#
/
menit
Mengantar status ke poli5poli
#
1
menit
:
%0
men$t
(umla8
%. Pelayanan tempat pendaftaran pasien '"PP II( untuk pasien ra&at inap rutin dilayani setiap hari %0 6am a. Pelayanan tempat pendaftaran pasien '"PP II( untuk pasien ra&at inap
Mendaftar pasien dan menulis dibuku register
#
1
menit
Menanyakan data5data pasien kepada keluarganya
#
1
menit
Menulis data pasien di 7M $ dan 7M 8
#
/
menit
Menanyakan kepada keluarga pasien tentang pemilihan kamar pera&atan dan apakah pasien tersebut mempunyai kartu 6amkesmas, 6amkesda ataukah mempunyai )skes P9! atau asuransi lainnya.
#
1
menit
Memberitahu kepada keluarga pasien tentang persyaratan administrasi yang harus dilengkapi jika mau menggunakan kartu 6amkesmas ataupun 6amkesda #/ menit
Membuatkan surat penolakan penggunakan kartu miskin jika pasien tersebut tidak mau menggunakan kartu tersebut
#
/
menit
Mengantar status pasien ke ruangan meja dokter
#
$
menit
(umla8
:
+2 men$t
a. Pelayanan tempat pendaftaran pasien di U+ untuk pasien ra&at jalan
Mendaftar pasien dan menulis dibuku register
#
1
menit
Menulis data pasien di status ra&at jalan I+
#
1
menit
Mengantar status pasien ke meja dokter
#
$
menit
(umla8
:
%% men$t
B. Perak$tan,A##em)l$ng
Merakit dokumen rekam medis
#
1
Menit
Mengecek ketidak lengkapan dokumen rekam medis
#
1
Menit
Mencatat dibuku registrasi pasien keluar
#
1
Menit
Menyetor RM yang sudah lengkap ke bagian penyimpanan #
1
Menit
(umla8
+9 Men$t
:
0
. K-!$ng !an In!ek#$ng a.
oding 5 Membaca diagnose penyakit
#
0
menit
5 Membuka tabularis ' table kode penyakit yang sudah ada di rumah sakit ( # / menit 5 Membuka I75: jika kode diagnose tersebut belum ada di tabularis
# 0 menit
5 Member kode penyakit di dokumen rekam medis pada kolom yang telah disediakan # $ menit (umla8 ).
:
%% men$t
Indeksing Membuat Indek Penyakit, Indek perasi, Indek okter, dan Indek ematian yaitu dengan melihat dari dokumen rekam medis yang telah selesai di kode
: 4 men$t
D. /$ll$ng , Ruang en&$manan DRM
Mencatat nomor rekam medis yang masuk di buku register
Menyimpan RM ke rak penyimpanan sesuai dengan penomoran yang ada disini yaitu "erminal igit !ystem
Mengambil RM jika ada keperluan
#
#
/
/
Menit
Menit
peminjaman dan mencatatnya dibuku
peminjaman
#
/
Menit
(umla8
:
Men$t
E. Anal$##$ng , Anal$#a Stat$#t$k
Merekap data sensus harian ra&at inap, diagnose penyakit ra&at jalan dan ra&at inap.
Menganalisa data yang masuk dari semua Unit pelayanan untuk dijadikan sebuah pelaporan.
Menganalisa secara statistik dalam bentuk gambar-grafik.
Melaporkan semua kegiatan dalam bentuk laporan bulanan, tri bulan, semester, tahunan.
/. A!m$n$#tra#$ Umum
Inventarisasi kebutuhan barang di Instalasi Rekam Medis
Mengelola kebutuhan logistik di Instalasi Rekam Medis
Mengelola surat menyurat di Instalasi Rekam Medis
1
I;.
PERHITUNGAN ANALISA KEBUTUHAN TENAGA INSTALASI REKAM MEDIS
Per8$tungan Tenaga In#tala#$ Rekam Me!$#
)nalisa kebutuhan ketenagaan di Instalasi Rekam Medis dapat dilakukan dengan memakai rumus #
n > N ? K T eterangan # n
#
6umlah !M yang dibutuhkan
9 #
6umlah beban kerja
#
apasitas kerja - menit
" #
6umlah kerja per hari
$. Ka In#tala#$ Rekam Me!$# ebutuhan tenaga sebagai a Instalasi Rekam Medis adalah $ orang %. Pela&anan Pen!a"taran Pa#$en Ra'at (alan
; hari kerja
#
/$8 hari
7uti tahunan
#
%$hari
Pendidikan dan pelatihan
#
;
hari
#
4
jam
Hari libur 9asional
#
$2
hari
iketahui #
; hari kerja
= ' /$8 > ' $% ? ; ? 4 ? $2 ( = %4$ hari kerja - tahun.
= %.%04 jam kerja - tahun.
' ; hari kerja (
Rata5rata &aktu kegiatan pokok '!PM( = $/ menit.
*eban erja
= %.%04
'; hari kerja(
= $8%.A jam
$/
6umlah kerja - hari
= ; @ ;2 menit = /;2 menit
apasitas kerja - menit
= nilai daya guna staf perhari sekurang5kurangnya # ;
Maka kebutuhan ketenagaan Ra&at 6alan adalah #
n = 9 @ = $8%.A @ ; = %.4 = 0 "
orang.
/;2
;
). Tr$age :
ebutuhan tenaga yang ditugaskan untuk triage pasien#% orang. *.
araka Ra'at (alan :
ebutuhan ketenagaan caraka ra&at RM pasien ra&at jalan# % orang.
/.
Temat Pen!a"taran Ra'at Ina !an UGD
8 hari kerja
#
/;1 hari
7uti tahunan
#
%$hari
Pendidikan dan pelatihan
#
;
hari
#
4
jam
Hari libur 9asional
#
$2
hari
iketahui #
8 hari kerja
= ' /;1 > ' $% ? ; ? 4 ? $2 ( = /%A hari kerja - tahun.
= %;/% jam kerja - tahun.
' 8 hari kerja (
Rata5rata &aktu kegiatan pokok '!PM( = %1 menit.
*eban erja
= %.;/%
' 8 hari kerja (
= $21.%4 jam
%1
6umlah kerja - hari
= 8 @ ;2 menit = 0%2 menit
apasitas kerja - menit
= nilai daya guna staf perhari sekurang5kurangnya # 8
Maka kebutuhan ketenagaan Ra&at jalan dan Ra&at inap adalah # n = 9 @ = $21.%4 @ 8 = $.81 = + orang. "
0%2
engan sistem shif jumlah tenaga yang dibutuhkan minimal adalah 2 orang
0. Perak$tan,A##em)l$ng
; hari kerja
#
/$8 hari
7uti tahunan
#
%$hari
Pendidikan dan pelatihan
#
;
hari
#
4
jam
Hari libur 9asional
#
$2
hari
iketahui #
8
; hari kerja
= ' /$8 > ' $% ? ; ? 4 ? $2 ( = %4$ hari kerja - tahun.
= %.%04 jam kerja - tahun.
' ; hari kerja (
Rata5rata &aktu kegiatan pokok '!PM( = %2 menit.
*eban erja
= %.%04
' ; hari kerja (
= $$%,0 jam
%2
6umlah kerja - hari
= ; @ ;2 menit = /;2 menit
apasitas kerja - menit
= nilai daya guna staf perhari sekurang5kurangnya # ;
Maka kebutuhan ketenagaan )ssembling adalah #
n = 9 @ = $$%,0 @ ; = $,48 = + "
orang.
/;2
1. K-!$ng,In!ek#$ng
ebutuhan tenaga sebagai petugas oding adalah % orang
ebutuhan tenaga sebagai petugas Indeksing adalah % orang
;. Pen&$manan,/$ll$ng
; hari kerja
#
/$8 hari
7uti tahunan
#
%$hari
Pendidikan dan pelatihan
#
;
hari
#
4
jam
Hari libur 9asional
#
$2
hari
iketahui #
; hari kerja
= ' /$8 > ' $% ? ; ? 4 ? $2 ( = %4$ hari kerja - tahun.
= %.%04 jam kerja - tahun.
'; hari kerja (
Rata5rata &aktu kegiatan pokok '!PM( = A menit.
*eban erja ' ; hari kerja (
= %.%04
= %0A,8
A
6umlah kerja - hari
= ; @ ;2 menit = /;2 menit
apasitas kerja - menit
= nilai daya guna staf perhari sekurang5kurangnya # ; 4
Maka kebutuhan ketenagaan filling adalah #
n = 9 @ = %0A,8 @ ; = 0,$; = 1 "
orang.
/;2
8. Peng-la8an Data . Anal$#a !ata Pela-ran:
$(. ebutuhan ketenagaan analisa data dan pelaporan ra&at jalan# % orang. %(. ebutuhan ketenagaan analisa data dan pelaporan ra&at inap # + orang. 4. A!m$n$#tra#$ umum @ -erat-r k-muter !ata ela-ran ebutuhan ketenagaan untuk administrasi umumBoperator data pelaporan#% orang
A
;.
KESIMPULAN < E;ALUASI = : A. Anal$#a tenaga Rekam Me!$# )er!a#arkan kuant$ta#
$.
ebutuhan jumlah tenaga Instalasi Rekam Medis berdasarkan analisis adalah#
9 U9I" CR6) $ a Instalasi Rekam Medis % "empat Pendaftaran Pasien ra&at 6alan 5 )dmitting 5 omputer 5 Petugas "riage 5 7araka RM ra&at jalan / "empat Pendaftaran Pasien Ra&at Inap dan +a&at arurat 5 )dmitting 5 perator komputer 5 7araka RM ra&at inap 0 Perakitan RM - )ssembling 1 oding B Indeksing ; )nalisa data dan pelapoan 5 )nalisa data dan pelaporan ra&at jalan 5 )nalisa data dan pelaporan ra&at inap 8 Penyimpanan RM - Dilling 4 )dministrasi umum dan operator komputer data pelaporan (UMLAH
6UM3)H $ $ $ $ $ 8 $ $ % % $ $ 0 $ +2
%. 6umlah tenaga yang ada saat ini di Instalasi Rekam Medis 9 U9I" CR6) $ a Instalasi Rekam Medis % "empat Pendaftaran Pasien ra&at 6alan 5 )dmitting 5 omputer 5 Petugas "riage 5 7araka RM ra&at jalan / "empat Pendaftaran Pasien Ra&at Inap 5 )dmitting 5 perator komputer 5 7araka RM ra&at inap 0 Perakitan RM - )ssembling 1 oding B Indeksing ; )nalisa data dan pelapoan 5 )nalisa data dan pelaporan ra&at jalan 5 )nalisa data dan pelaporan ra&at inap 8 Penyimpanan RM - Dilling 4 )dministrasi umum dan operator komputer data pelaporan A )nalisis dan pengolah data 6amkesmas (UMLAH
6UM3)H $ / 5 5 $ ; 5 5 % % $ $ % $ 0 +2
$2
/. ebutuhan tenaga di Instalasi Rekam Medis berdasarkan analisis adalah %1 orang, jumlah tenaga di Instalasi Rekam Medis saat ini berjumlah %1. a. Rekam Medis "PPRI dan I+ , berdasarkan hasil perhitungan analisa kebutuhan tenaga rekam medis berdasarkan beban kerja adalah % orang, sedangkan jumlah tenaga sekarang ada 0 orang yang bukan dari rekam medis, akan tetapi setiap hari ada jad&al gantian dari rekam medis yang bertugas di rekam medis ra&at inap dan ga&at darurat #
Pelayanan U+ buka %0 jam '/ shift( yaitu pagi, siang dan malam, sehingga jumlah tenaga yang dibutuhkan minimal 1 orang saat ini petugas di I+ ada ; orang
b. Petugas penyimpanan RM - Dilling, berdasarkan hasil perhitungan analisa kebutuhan tenaga di penyimpanan RM 'filling( adalah 0 orang, tetapi saat ini sistem penyimpanan RM di rumah sakit ini terpisah ' Desentralisasi ( antara RM ra&at inap dan ra&at jalan.
(a!$ jumla8 tenaga !$ In#tala#$ Rekam Me!$# #aat $n$ )erjumla8 +2 -rang. B. Anal$#a tenaga Rekam Me!$# )er!a#arkan kual$"$ka#$ en!$!$kan
$. a Instalasi Rekam Medis minimal lulusan formal D III Rekam Medis. ualifikasi pendidikan a Instalasi Rekam Medis saat ini lulusan formal III Rekam Medis. %. "PP $ '"empat Pendaftaran Pasien Ra&at 6alan( Petugas "PP $ 'admitting ra&at jalan( satu orang sebagai penanggung ja&ab
-
minimal lulusan III Rekam Medis dan staff yang lainya minimal lulusan !3") sederajat, saat ini masih kurang $ tenaga tetapi pelayanan sudah maksimal. Petugas operator komputer minimal lulus $ komputer, saat ini dikerjakan
-
oleh petugas admiting akan tetapi sudah maksimal. 7araka minimal lulusan !3") sederajat.
-
/. "PP % ' "empat Pendaftaran Pasien Ra&at Inap ( Petugas "PP % 'admitting ra&at inap( satu orang sebagai penanggung ja&ab
-
minimal lulusan III Rekam Medis dan staff yang lainya minimal lulusan !3") sederajat, saat ini sudah sesuai. Petugas operator komputer minimal lulus $ komputer, saat ini belum ada
-
dan masih dikerjakan oleh admiting ra&at inap sendiri dan sudah maksimal.
-
7araka minimal lulusan !3")
0. )ssembling,
petugas assembling rekam medis minimal lulusan formal III Rekam
Medis, saat ini sudah dikerjakan oleh lulusan pendidikan formal III Rekam Medik. 1. oding dan Indeksing, petugas koding dan Indeksing minimal lulusan formal III Rekam Medis, saat ini sudah dikerjakan oleh lulusan pendidikan formal III rekam medik
$$
;. )nalising B Reporting, petugas analising B reporting minimal lulusan formal III Rekam Medis - !tatistik , saat ini dari tiga orang petugas pengelola analising B reporting dua orang lulusan pendidikan formal III Rekam Medis. 8. Dilling, petugas filling minimal lulusan formal III Rekam Medis, saat ini lulusan !M) akan tetapi sudah maksimal.
*rebes, 2$ !eptember %2$2 Mengetahui, irektur R!U ab. *rebes
a Instalasi Rekam Medis
r. Miftachus !yurur 9IP. $A1A20%1 $A482/ $ 2$2
Indra +una&an, )md. P. 9IP . $A8824%% %2$22$ $ 224
%$ 
