CURSO ESPECIALIZADO ALMACENES E INVENTARIOS
EXPOSITOR:
LIC. FERNANDO TEJERINA REG. PROF. CEOLP T-046
1
ALMACEN ES
QUE SE DESTINA
Lugar, Área y/o espacio físico
Para RESGUARDO y CUSTODIA de mercancías, productos o ítems
2
ALMACEN 3
ES
Unidad de Servicio CON
Objetivos definidos
Eslabón Cadena de Suministros NACE EN
Custodia Resguardo Control Abastecimiento
ALMACENES Materiales y productos
1
ALMACEN ES
QUE SE DESTINA
Lugar, Área y/o espacio físico
Para RESGUARDO y CUSTODIA de mercancías, productos o ítems
2
ALMACEN 3
ES
Unidad de Servicio CON
Objetivos definidos
Eslabón Cadena de Suministros NACE EN
Custodia Resguardo Control Abastecimiento
ALMACENES Materiales y productos
PLANIFICACIÓN SERVICIO AL CLIENTE
APROVISIONAMIENTO
GESTIÓN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIÓN
GESTIÓN DE EXISTENCIAS GESTIÓN DE ALMACENES
BIENES DE CONSUMO
BIENES DE USO •
•
•
Tangibles Perecederos Depreciación
•
•
•
Tangibles Utilizables Sujetos a una fecha de vencimiento
BIENES DE COMERCIALIZACION •
•
•
•
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS
ADMINISTRACION DE ALMACENES
Tangibles Sujetos a una fecha de vencimiento No son perecederos Rotación
ADMINISTRACION DE ALMACENES
Administración de Almacenes ES LA QUE COMPRENDE
Función Administrativa
Actividades y procedimientos Ingreso S O V I L T A A L E R
Registro Almacenamiento Distribución Medidas de salvaguarda Control
DE LOS
Bienes de la entidad
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
TIENE POR OBJETIVO OPTIMIZAR LA DISPONIBILIDAD DE BIENES
CONTROL DE OPERACIONES
MINIMIZACIÓN DE LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO
Administración de Almacenes SE APLICA A LOS
ALMACENES
FARMEDICAL REGIONAL LA PAZ
FARMEDICAL REGIONAL COCHABAMBA
FARMEDICAL REGIONAL SANTA CRUZ
FARMEDICAL REGIONAL SUCRE
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ÁREA ADMINISTRATIVA
TIENE TUICIÓN DE..
BIENES Y ADQUISICIONES TIENE TUICIÓN DE..
ALMACEN REGIONAL LA PAZ
UNIDAD OPERATIVA
TIENE UN RESPONSABLE DE SU ADMINISTRACIÓN J EFE DE ALMACEN
GERENCIA REG. SANTA CRUZ
ÁREA ADMINISTRATIVA
TIENE TUICIÓN DE..
ADM. REGIONAL STA CRUZ TIENE TUICIÓN DE..
ALMACEN REGIONAL STA CRUZ
UNIDAD OPERATIVA
TIENE UN RESPONSABLE DE SU ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE DE ALMACEN
UN ALMACEN ORGANIZA EN FUNCIÓN
Cantidad necesaria de Almacenes
Características técnicas y cualidades
DE LOS
Bienes
1
Producto Terminado
2
Cuarentena
3
Estuche Prod. Orig.
4 Estuche Muestra Med
EN
Almacén
5
Prospectos
6
Stickers
7
Cunas y Soportes
8
Obsequios
9
Literaturas
10
Sustancia Controlada
CODIGO LPT LPX LMM LLT LOB LES LME PPL LCS LST LCC LCO LIC LDV
ALMACEN Producto Terminado Producto en Cuarentena Muestras Medicas Literaturas Obsequios de Promoción Estuchería Producto para la Venta Estuchería Muestras Medicas Prospectos Cunas y Soportes Stickers Almacén de Licitaciones Almacén en Consignación Almacén Sustancias Controladas Almacén Devoluciones
SE CREA ALMACENES
Debido a Proceso desconcentración
ALMACEN LA PAZ
ALMACEN COCHABAMBA
Separación física
ALMACEN SANTA CRUZ
Alta rotación bienes
ALMACEN SUCRE
Personal operativo calificado
INICIO Recepción de Bienes NO
ALMACEN LA PAZ ALMACEN COCHABAMBA
Verificación cantidad y atributos técnicos
Conforme? SI INGRESO ALMACENES
Identificación y Codificación
ALMACEN SANTA CRUZ
Clasificación y Catalogación Almacenamiento y Asignación Espacios
ALMACEN SUCRE Salida de Almacenes
FIN
Recepción
ES LA
PRIMERA FASE
DEL
INGRESO DE BIENES BASADA EN
AUTORIZAN
Tareas
Cotejamiento de la documentación con lo solicitado Verificación cantidad Verificación atributos técnicos y físicos
Pueden ser recibidos cuando
Documentos Nota
de Remisión Lista de Empaque Factura
Inspección prolongada Criterio Técnico Condiciones contractuales Eº y Pº
ACUERDO
Verificar cantidad, calidad y atributos técnicos
LA
Recepción
ES
Realizada por
JEFE/RESPONSABLE DEL ALMACEN DELEGACION DE SUBRESPONSABLES
RESPONSABLE ALMACEN
¿JEFE?
¿LIDER? ESTUDIO DE CASO 1
Cuarentena, Literaturas, Obsequios, Cunas y Soportes, etc.
Realiza registro del ingreso a Almacenes
Una vez recibido los bienes JEFE/RESPONSABLE DEL ALMACEN
ADJUNTANDO
DOCUMENTOS INFORMAR
TODO INGRESO DEBE ESTAR DOCUMENTADO
ÁREA CONTABLE ESTUDIO DE CASO 2
Recepción oficial: Nota Ingreso adjuntando: Orden Compra ó Nota Adjudicación ó Nota de Remisión
La Identificación consiste
Descripción de acuerdo a sus características:
Denominación básica asignada a cada Bien
CARACTERÍSTICAS
SIMILARES
OTROS
DISTINTAS MARCAS
Físicas Químicas Dimensión Funcionamiento Otras
Que permitan su discriminación respecto a:
La Codificación de Bienes
CONSISTE
Asignar un símbolo
Cada rubro de bienes o materiales
A
PARA PERMITIR
Su clasificación. Su ubicación y verificación. Su manipulación.
FARMEDICAL S.R.L.
ORGANIZA LOS ITEMS
A través de códigos QUE TIENEN LA FUNCIÓN
P0101011 P
De identificar a cada ítem y agruparlos
Según el siguiente criterio
ALMACEN PRODUCTO TERMINADO 01
LINEA PROMOCIONAL EJM. QUIMBIOTEC 01
PRODUCTO EJM. ALBUMINA HUMANA 01
FORMA FARMACEUTICA ALBUMINA HUMANA AL 20% 1
PRESENTACIÓN ALBUMINA HUMANA AL 20% FRASCO X 150 mL
Las notas de ingresos se utilizan para incorporar nuevos stocks a los diferentes almacenes; pueden ser compras locales, importaciones, o traspasos de otros almacenes, los ítems deben estar previamente codificados. Número Correlativo
LPT Producto Terminado
Proceso de Acondicionamiento
Fecha del Registro
P0406011 100
GBF263
Caja Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL
Vencimiento 30/09/2012
Producto terminado ingresa para su respectiva venta Nombre y Firma Responsable que entrega
Nombre y Firma Responsable que recibe
Aprobado por:
Este documento se utiliza para registrar las devoluciones de productos vendidos, incrementa el stock del almacén correspondiente. Número Correlativo
Fcia. 14 de Septiembre
LDV Almacén Devoluciones Fecha del Registro
P0406011 5
Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL
Caja
GBF263
Devolución de Producto terminado vendido en
Vencimiento 24/09/2012
fecha …con factura…por
corto vencimiento Nombre y Firma Responsable que entrega
Aprobado por:
Nombre y Firma Responsable que recibe
Este documento se utiliza para registrar salidas que no son ventas, ejemplos: Entregas de mercadería a otro almacén, bajas de productos en mal estado, vencidos, etc. Consumos de productos. Número Correlativo LPT Almacén Origen FARMEDICAL CBBA
CPT Almacén Destino
P0406011
Fecha del Registro
200
Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL
Caja
GBF263
Envío de Producto Terminado sg Presupuesto del mes Septiembre y Orden de Pedido Nro. Nombre y Firma Responsable que entrega
Vencimiento 24/09/2012
Aprobado por:
Nombre y Firma Responsable que recibe
Este documento se utiliza para transferir existencias entre almacenes. Descuenta la mercadería del almacén origen e incrementa el mismo valor en el almacén destino. Este documento solo se aplica a bancos de datos centralizados, donde en una misma base de datos se manejan simultáneamente varios almacenes. Número Correlativo LPX Almacén Origen FARMEDICAL CBBA
LPT Almacén Destino
P0406011
Fecha del Registro
200 Gobbifol 10mg/mL Cja x 1Amp x 20mL
Caja
GBF263 Producto acondicionado entregado para su respectiva venta Nombre y Firma Responsable
Vencimiento 24/09/2012
Aprobado por:
Nombre y Firma Responsable que recibe
Identificación
Para facilitar
Los bienes se clasificarán en: Ubicación Grupos con Características Afines
Volumen Peso Aspecto Composición Química Frecuencia de Rotación Grado de Peligrosidad
La clasificación servirá para organizar su almacenamiento SEGÚN COMPARTAN
Características iguales, similares o complementarias
Codificados
Según Orden Lógico
Consiste en la elaboración LISTAS DE BIENES
Clasificados
Las Organizaciones deberán mantener Catálogos actualizados de Bienes QUE FACILITEN LA
Consulta y control de los materiales y sus existencias
Conservación Almacenamiento tiene por objetivo
FACILITAR
Manipulación
BIENES
Salvaguarda Entrega
TOMANDO EN CUENTA Las siguientes OPERACIONES
Clasificación de bienes; Asignación de espacios; Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares; Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado; Conservación; Seguridad.
Con el propósito de facilitar la RECEPCIÓN y la ENTREGA SE ASIGNARÁN ESPACIOS De acuerdo a los siguientes criterios
Según la clase del bien; Según la velocidad de su rotación; Según su peso y volumen.
RECEPCIÓN Cualquiera sea el criterio adoptado.
La asignación de espacios.
DEBE FACILITAR
BIENES
ENTREGA
Distribución o entrega física de Bienes QUE IMPLICA
Atender las solicitudes de bienes; Comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar, correspondan a lo solicitado; Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de sus características y su destino; Registrar la salida de bienes de almacén.
Cantidad Condiciones del bien entregado
Salida de un bien debe estar respaldada
QUE PERMITA ESTABLECER DOCUMENTO
Identificación Receptor Conformidad de entrega Conocimiento del destino
REGISTRO
TIENE POR OBJ ETO FACILITAR
Control de Existencias
Movimiento de Bienes PERMITE
Tomar Decisiones ADQUISICIONES
DISPOSICIÓN DE BIENES
Registros de Entrada
LOS ALMACENES
DEBEN CONTAR
Registros de Almacenamiento Registros deSalida
BAJAS Y OTROS
..de todos y cada uno de los Bienes UTILIZANDO
Documentos necesarios
Que generan INVENTARIOS
La G.E. tiene por objeto
PREVEER
Continuidad del Suministro de Bienes EVITANDO
Interrupción de Tareas PARA LO CUAL LA EMPRESA DEBERA:
VER TEORIA DE MAX-MIN
Adoptar políticas y técnicas, para determinar la cantidad económica de existencias y de reposición; Utilizar la técnica de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.
La Entidad debe considerar
NORMAS
REGLAMENTOS DESARROLLAR
Procedimientos y/o Instructivos de Higiene y Seguridad Industrial PARA LA PREVENCIÓN
Probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los Bienes y condiciones de Almacenamiento
ASPECTOS MÍNIMOS A CONSIDERAR
Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén; Señalización para el tránsito y transporte; Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura; Asignación de espacios protegidos para substancias peligrosas; Utilización de ropa y equipo de seguridad industrial; Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial; Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes; Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc; Adopción de medidas de primeros auxilios.
La salvaguarda comprende actividades
CONSERVACIÓN
LAS MEDIDAS DE SALVAGUARDA TIENEN LOS PROPÓSITOS DE: PROTECCIÓN
PARA EVITAR
Daños
Mermas
Pérdidas
Deterioros
Y LOGRAR
Identificación fácil y segura
Manipulación ágil de bienes
PARA CONTRIBUIR A ESTOS PROPÓSITOS
Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos; Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente; Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial; Definir criterios para establecer fianzas y pólizas de fidelidad para el responsable de almacenes; Establecer y difundir procedimientos y/o instructivos específicos de seguridad industrial, en función de las normas establecidas.
Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y otros; SE DEBERÁ
Realizar la inspección periódica a instalaciones; Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.
Los Responsables de Almacenes
ESTÁN PROHIBIDOS DE: Entregar bienes en calidad de préstamo;
Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia competente; Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;
Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.