UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ÁNGELES CHIMBOTE FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
LA TOMA DE DECISIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS QUE SE TOMAN EN CUENTA EN LAS ORGANIZACIONES. ORGANIZACIONES.
Muñiz Arevalo Yessenia Silva Villalobos Milagros Isabel Quiquijana Reyna Francisco
CAÑETE – PERÚ PERÚ 2018
Estudiantes del IV Ciclo de la Escuela Profesional de Administración ULADECH-CATOLICA.
UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ÁNGELES CHIMBOTE FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN TOMA DE DECISIONES I ACTIVIDAD Nº 10 LA TOMA DE DECISIONES INDIVIDUALES Y COLECTIVAS QUE SE TOMAN EN CUENTA EN LAS ORGANIZACIONES.
MONOGRAFIA AUTORES:
Muñiz Arevalo Yessenia Silva Villalobos Milagros Isabel Quiquijana Reyna Francisco
DOCENTE:
MGTR.Lizbeth Giovanna Ralli Magipo
CAÑETE – PERÚ 2018
Estudiantes del IV Ciclo de la Escuela Profesional de Administración ULADECH-CATOLICA.
INTRODUCCIÓN La vida está compuesta por decisiones que tenemos que tomar para avanzar, en todos y cada uno de los ámbitos y escenarios. Algunas las tenemos que tomar solos y otras de manera colectiva, tanto en el plano personal como en el profesional. Al fin y al cabo, somos dueños de nuestros actos y nuestras decisiones y sus consiguientes acciones van a definirnos como personas. En el terreno empresarial, las decisiones que se tomen van a ser las que van a determinar el devenir inmediato de la corporación, así como a medio-largo plazo. Hay que tener en cuenta que una empresa suele estar formada por un grupo de personas. Cada una realiza funciones distintas pero al final, todas trabajan con un objetivo último común. Por ello, directa o indirectamente, se está trabajando en equipo. Cuando las cosas salen mal, siempre se suele apuntar a alguien a quien se responsabiliza de haber tomado alguna determinada decisión. En cambio, cuando las cosas salen bien suele suceder que todos quieren obtener reconocimiento de dicho éxito. Por lo tanto, es difícil encontrar un balance en este sentido. Según Forbes, el requisito principal para tomar una decisión debe de ser la existencia de un problema y saber reconocerlo. Si las cosas están y funcionan bien, mejor no tocarlas. La idea es proponer muchas soluciones a dicho problema y después, escoger una de ellas. Es recomendable hacerlo en equipo para que así todos se sientan partícipes del proyecto y estén más motivados. Un trabajador motivado siempre rendirás mucho más que uno que no lo está. Si todos participan en dicho proceso, después podrá haber reproches ni malentendidos. Siguiendo la línea de Forbes, lo más importante en la elección de la solución y la consiguiente toma de decisiones al respecto es que ésta última represente de alguna manera el parecer del colectivo, al menos que se acerque. Hay que tener en cuenta que cuando existen discrepancias, tratar de convencer e imponer una idea son dos acciones muy distintas. Todo tiene sus pros y sus contras. Por un lado, como se ha apuntado antes, si las cosas salen bien todos serán partícipes de dicho éxito y si por el contrario las cosas salen mal también todos serán los responsables en vez de que la responsabilidad caiga encima de una sola persona. Este proceso unifica al equipo de trabajo. Un equipo unido siempre se comunica mejor y ello conlleva una mayor rapidez en el proceso de trabajo, por lo que se consigue un mayor grado de eficiencia. Al fin y al cabo, la eficiencia es lo que diferencia y determina si un equipo es bueno o malo o si es mejor o peor que otro. Es recomendable que el líder del equipo de trabajo: trate con cercanía y respeto a sus
compañeros, los anime y motive, esté abierto a escuchar nuevas propuestas y sea exigente sin ser dictatorial. También es muy importante que fomente la fluidez de la comunicación, identifique los errores a tiempo para solventarlos lo antes posible y fomente la cohesión entre los miembros del grupo. Pero sin duda lo esencial para seguir creciendo es no conformarse nunca y estar siempre dispuesto a no dejar de aprender.
PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS EN LA TOMA DE DECISIONES Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo , en la toma de decisiones , no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores decisiones. Además, cuando la gente participa en la toma de la decisión, se siente más comprometida a lograr los resultados deseados, convirtiéndose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir. Hoy en día realizar bien el trabajo no es suficiente para el éxito de los proyectos empresariales por lo que no podemos olvidarnos de la i nfluencia de la “inteligencia emocional”; es decir, de adoptar una actitud abierta y responsable de cooperación y
adaptarla a las normas y modos de trabajar de nuestra entidad. La manera más adecuada de proceder a la hora de tomar decisiones en una compañía es analizar la situación desde todos los puntos de vista posibles. Después es necesario actuar con seguridad y convicción. Independientemente también de cuál sea nuestra posición en la empresa, podemos solicitar la cooperación de los demás, y agradecer sus ideas. Hay que saber lo que puede rendir cada empleado, cuáles son las obligaciones que tiene y exigirle que las cumpla, pero siempre con educación y asertividad, conductas que indican seguridad en nuestra capacidad de liderazgo y confianza en las competencias de los demás. Tanto la toma de decisiones como la organización laboral se asientan en la facultad de delegar. No se trata de dar más trabajo o responsabilidad a los subordinados, sino mejor trabajo, con el fin de que todos nos centremos en lo que es valioso para la empresa. La delegación evidencia el éxito directivo si va acompañada de un buen criterio de selección, formación y refuerzo. Es importante que en nuestra organización los objetivos empresariales y departamentales estén bien concretados y definidos, con una doble finalidad:
Optimizar los recursos disponibles Solucionar, de una manera integrada y eficaz, los problemas reales que puedan generarse
La necesidad de la comunicación entre todos los interlocutores para la consecución de los objetivos establecidos, con mayor motivo en empresas del ramo de la transmisión de la información. Todo ello acompañado de una eficaz coordinación y de un riguroso método de procedimiento de trabajo, que refuerzan notablemente la implicación y el compromiso del personal para cumplir con los plazos acordados.
El número de integrantes en ese proceso de toma de decisión, así como el grado de información que disponemos en cada momento y las posibilidades que proporciona cada elección son elementos muy a tener en cuenta. Todos hemos “sufrido” en más de una ocasión las consecuencias de decisiones ajenas y sabemos que es fácil “descubrir” cuando son erróneas y que es más sencillo incluso
admitir la equivocación cuando no hemos sido partícipes de ella. También sabemos que nos resulta mucho más sencillo sentirnos cómodos cuando sí hemos sido partícipes del proceso de toma de decisión y es más, frases como “si me parece bien, pero me lo podías haber consultado antes” son cotidianas.
Al trasladar esta situación al mundo de la empresa y en el contexto actual, se hace especialmente importante la participación de los empleados. Es muy rara una decisión que pueda tomar una organización y que no afecte de una u otra forma a la dinámica cotidiana de los empleados. Da igual si se tratan de decisiones estratégicas o puntuales, si afectan a toda la plantilla o a unos cuantos o si suponen un cambio radical o una modificación nimia de los procesos internos. Absolutamente todas las decisiones tienen un impacto sobre el futuro de la organización y sobre los integrantes de la misma, por lo que es conveniente evitar esa situación de descontento que casi siempre provocan las decisiones impuestas. Por su parte, algunas empresas están acostumbradas a los gerentes que no cuentan con nadie y no trasmiten ninguna información. Sin embargo, son muy raras las situaciones en las que este tipo de políticas pueden funcionar adecuadamente. Por lo general, las organizaciones en las que un solo individuo toma las decisiones de forma completamente autónoma se benefician de la rapidez en la toma de decisiones.
EL PROBLEMA DE LAS DECISIONES INDIVIDUALES Reside en que no siempre se dispone de una visión global de la situación, de toda la información necesaria para que la alternativa elegida sea la más beneficiosa y, lo que es más complicado, la responsabilidad de la ejecución recae sobre otras personas por lo que, en caso de producirse un fallo en las previsiones, la responsabilidad del fracaso no recae sobre el responsable de la decisión, sino sobre el empleado que la ha ejecutado. Una buena opción frente a esta situación se encuentra en establecer un pequeño intervalo de consultas, donde el responsable de tomar la decisión recaba nueva información, tantea a sus empleados, les invita a proporcionar ideas o nuevas orientaciones, asume que la responsabilidad es suya pero fomenta la participación -siempre teniendo presentes cuáles son los objetivos marcados-, y por último, comparte con todos su decisión. Al igual que en el caso anterior, este proceso de toma de decisiones aporta muchísima flexibilidad pero a diferencia del anterior, minimiza la posibilidad de error y no traslada a los empleados la percepción de que ellos no cuentan. Frente a los dos modelos anteriores, podemos encontrarnos con una tercera vía. En este caso el responsable de la toma de decisiones reunirá a todos los implicados en este proceso de toma de decisión, expondrá los motivos que impulsan a intervenir y conjuntamente con su equipo definirán los objetivos. Una vez hecho esto, entre todos trazarán las estrategias y reasignarán la responsabilidad y compromisos que cada uno debe asumir en la nueva situación. Esta situación es la ideal para la mayor parte de las empresas y ante
situaciones de fuertes cambios ya que nos permite recopilar toda la información necesaria al tiempo que ofrece la oportunidad de decidir a cada implicado. A pesar de ser un sistema de toma de decisiones bastante lento, es uno de los más adecuados cuando el volumen de información a manejar es muy elevado ya que cada responsable de área ofrecerá una visión de la realidad y por tanto, la nueva orientación tendrá una percepción más completa de lo que realmente está ocurriendo en el mercado. El hecho de implicar a sus empleados en el proceso de toma de decisiones de la organización es fundamental para el éxito de la organización. Por lo general, los empleadores se quejan de la falta de eficiencia y rendimiento de los trabajadores. ¿Se ha preguntado por qué es esto así?, ¿se ha planteado que ellos no rinden porque no se identifican con la dirección que les han dicho que deben tomar?, ¿ha pensado que quizá es necesario que usted se plantee cómo reaccionaría ante esas decisiones impuestas?. Esta decisión es suya… y si acierta quizá sea la última que tenga que tomar en solitario.
Las ventajas son:
Una mayor concentración de conocimientos, experiencias e información. Una mayor variedad de puntos de vista. Se facilita la aceptación de la solución final. Se reducen los problemas de comunicación.
Las desventajas:
La presión social que se genera. El predominio que ejercen los líderes informales del grupo sobre los demás. Los propósitos ocultos, que muchas veces influyen en las opiniones: intereses personales, políticos, etc. La manipulación del compromiso, con la finalidad de llegar a una decisión más rápidamente.
Puntos a considerar para lograr una toma de decisiones exitosa: Realizar reuniones semanales o bisemanales para mantenerse informados sobre los avances y problemas que se presenten. Durante las reuniones adoptar un enfoque para el diagnóstico de la solución de los problemas. Desarrollo de la solución, sin una intervención dominante del líder del grupo que debe adoptar una posición más de apoyo que de intervención activa, dejando que el grupo sugiera y proponga, sin inmiscuirse directamente en los debates. Discusión de la solución final. Retroalimentación. Después de que se haya escogido e implantado una solución, el líder del grupo debe estar retroalimentando al mismo, sobre los avances, éxitos o fallas que se presenten.
Sugerencias para decidir la conveniencia de tomar la decisión en grupo o individualmente para alcanzar resultados acorde con la realidad y satisfactorios: Factor tiempo La posibilidad de obtener soluciones satisfactorias Disposición a arriesgarse Racionalización Emplee el análisis costo-beneficio Evita las decisiones “al vapor”
Confié en los procedimientos establecidos Consulte a los demás Recuerde que nadie siempre tiene la razón
Estrategias para la toma de decisiones: Métodos cuantitativos y de control Factores de mantenimiento en el trabajo Técnica para estimular el entusiasmo y desempeño Liderazgo La toma de decisiones debe estar orientada, por tanto, hacia la mejora continua. La vida es cambio constante, y si se está habitualmente adaptado a él, los conceptos de motivación y de desafío personal continúan manteniendo su valor.
TOMA DE DECISIONES EN GRUPO IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Si bien el supervisor casi siempre toma las decisiones solo, hay ocasiones en que debe aprovechar la ventaja de contar con su grupo de subordinados para tomar ciertas decisiones. La toma de decisiones en las organizaciones modernas son realizadas en grupo o comités de trabajo, quedan individualizadas en el momento en que las mismas pasan a formar parte de las bien estructuradas o estándar. Estas decisiones individuales o grupales tienen cada una de ellas sus ventajas y desventajas, que influyen de manera determinante en el rol de la gerencia de nuestras organizaciones. Vamos analizar las ventajas y desventajas del trabajo en grupo o comités:
Ventajas: * Información y conocimiento más completos: Lógicamente un grupo logra recopilar más información, teniendo acceso a más fuentes informativas que un solo individuo, independiente de la educación y de la experiencia de este. Por lo tanto los grupos pueden ofrecer mayores aportes, tanto en la cantidad como en la diversidad para la Toma de decisiones. * Incrementar la aceptación de una solución o bien la variedad de puntos de vista: Muchas decisiones fracasan después de elegida una opinión, debido a que un sector de gente no la acepta como una solución posible, cada uno de sus integrantes tiene un punto de vista propio que difiere, en cierta medida, del de los demás, como resultado, la cantidad y tipos de opciones son mayores que los del individuo que trabaja solo. La participación en grupo facilita una amplia discusión y una aceptación más participativa, es posible que haya divergencias en los acuerdos, pero se plantea y permite su discusión para cuando ya sea aceptada, sea un compromiso de todo un conjunto, es difícil que los asistentes al grupo de discusión ataquen o dificulten una decisión que ellos ayudaron a desarrollar. Las decisiones grupales incrementan la aceptación de la solución final y facilitan su instrumentación. * Incrementan la Legitimidad: Los métodos democráticos son aceptados por todos los componentes de la sociedad. Cuando el proceso es grupal, intervienen todos los ideales democráticos. Si el tomador de decisiones no consulta a otros antes de tomar una de ellas, el hecho del poder que tiene no le exime de quedar como una persona autoritaria y arbitraria. Las decisiones grupales no tienen la varita mágica de la perfección, pero sin lugar a dudas son las menos peligrosas y por lo tanto las que tienen un menor nivel de error. * Reducción de los problemas de comunicación: Puesto que el grupo participa en la toma de decisión, todos sus integrantes están conscientes de la situación, por lo general la puesta en marcha de la solución se realiza sin tropiezos. Las preguntas, las objeciones y los obstáculos a los que normalmente se enfrenta la implantación de una decisión, con frecuencia desaparecen, cuando esta última es resultado de la participación del grupo.
Desventajas:
* Requieren mucho tiempo: El reunir al grupo toma su tiempo, pero con una buena organización, las reuniones estarán programadas de antemano en un espacio de tiempo oportuno (varía de acuerdo a la organización y no debe ser menor de dos semanas). El resultado es que los grupos consumen más tiempo en alcanzar una decisión a diferencia de un solo individuo.
* Presiones de aceptación: Si bien se supone que todos los miembros del grupo deben sentirse libre para expresar sus opiniones, sugerencias y recomendaciones, no deja de ser cierto que a veces existe cierta presión para que todo el mundo se reúna y acate el consenso general, llamado con frecuencia "Pensamiento grupal". Esta presión puede provocar que el grupo pase por alto un consejo o sugerencia positiva de algunos de los presentes. Se presiona a los inconformes para que se ajusten y adhieran a la opinión de la mayoría. En los grupos existen presiones sociales. El deseo de los miembros del grupo de ser aceptados y por lo tanto ser protagonistas, puede resultar en un intercambio de pareceres condicionado a deseos de una demostración de un liderazgo. Finalmente se llegará a un mismo resultado que necesariamente debe ser aceptado por todos para tener validez.
* Responsabilidad ambigua: Los miembros de un grupo tienen que compartir la responsabilidad, por lo tanto la individualidad se diluye, dándole un gran valor a los resultados.
* El Compromiso: En ciertas ocasiones el grupo se estanca y se muestra incapaz de llegar a un acuerdo sobre qué soluciones recomendar. Obligados a tomar una decisión, se alienta a los miembros a llegar a un compromiso o a darse por vencidos, aceptando una versión diferente de su solución. Este inconveniente es muy usual cuando el grupo se subdivide en grupos más pequeños, cada uno de los cuales apoya una solución diferente.
COMO LOGRAR QUE FUNCIONE LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO La toma de decisiones en grupo puede utilizarse con mucha eficiencia si el supervisor maneja la situación como debe ser. Uno de los factores más importantes consiste en ganarse el apoyo de los miembros del grupo; señalándoles el valor de sus aportes en la solución del problema. Un segundo enfoque muy útil consiste en dar a cada integrante del grupo elementos específicos en que pensar y trabajar, para que pueda reconocer sus aportes; también crear un entorno donde las personas puedan expresarse abierta y francamente y que estimule tanto los aportes creativos como las discusiones sobre las fallas o los errores en que podría incurrirse. Esto último es de especial importancia para evitar el surgimiento del Pensamiento Grupal.
La gerencia debe tomar decisiones difíciles y eso hace imposible hacer felices a todos, esto no es nada fácil ni agradable. Además, eso no demuestra que la gerencia sea insensible. Observar a una gran empresa pasar por una gran transición y cambio es como observar a los participantes de un juego de cartas. Algunos ganan, algunos pierden y otros empatan. Como el repartidor de cartas, la gerencia debe "trabajar para el bien" de la organización, asumiendo que en el proceso, algunas personas serán más golpeadas que otras. Si usted fuera la persona a cargo enfrentaría el mismo dilema. Es fácil sentarse a criticar la manera en que la alta gerencia hace las cosas. También es fácil acusar a la gerencia de no preocuparse por la gente. Cuando a uno no le gusta lo que está sucediendo, la tendencia natural es buscar a alguien a quien culpar. Pero en lugar de señalar a sus superiores, considere la posibilidad de que ellos sólo están haciendo lo que deben hacer. Es muy común preocuparse profundamente por los demás, y aun así, no poderles dar todo lo que quieren.
CONCLUSIÓN Un Gerente tiene que familiarizarse con el circuito básico de toma de las decisiones y sus ingredientes. Una vez reconocidos estos ingredientes básicos, debe prestarse atención al carácter de quien toma la decisión, tanto individualmente como en grupo. Debido a que la mayoría de las decisiones tienen efecto sobre la gente, el Gerente no puede ignorar la influencia de las relaciones humanas en una decisión, especialmente cuando se selecciona una técnica para tomarla. La representación en diagrama de un problema dado puede tomar diferentes formas y puede ser una ayuda invaluable para reunir y mostrar el problema en particular o los parámetros de la decisión. Un conocimiento básico de las teorías de las probabilidades y de la estadística ayudará en la presentación gráfica de esta información. Sin embargo, una vez que se haya procesado toda la información y al mismo tiempo comprendido cuáles son los ladrillos básicos para la construcción de la toma de decisiones, aún se requiere un ingrediente más para que un Gerente tome las decisiones acertadas. La persona que no desee correr riesgos nunca tendrá éxito como Gerente. Un Gerente debe tener el buen juicio para saber qué tanta información debe recoger, la inteligencia para dirigir la información y, lo más importante de todo, el valor para tomar la decisión que se requiere cuando ésta conlleva un riesgo. La cualidad personal del valor para aceptar la responsabilidad de una decisión (sea ésta buena o mala) separa a las personas ordinarias de quienes toman decisiones excelentes.
CONCLUSIONES La toma de decisiones es el proceso mediante el cual las personas realizan una elección, entre la que cree más adecuada para resolver un problema o decidirse por lo que crea más conveniente, para ello debe utilizar su creatividad, su capacidad de innovación para que la decisión que esta adapte sea la más precisa. Las decisiones surgen en diferentes condiciones; pueden presentarse en circunstancias diferentes, todos los días las personas toman decisiones de diversa índole, estas decisiones pueden observarse como un enlace continuo que va de la incertidumbre, en la cual el individuo no cuenta con la información necesaria para tratar de solucionar su conflicto, al riesgo en el que la persona puede como no puede llegar a cumplir su meta propuesta, y por último a la certidumbre en la que se cuenta con seguridad por la elección realizada, estando completamente de que va a funcionar y ser eficiente. La toma de decisiones se puede tomar como una gran desafío, ya que se pueden incrementar las condiciones de riesgo e incertidumbre, son estos los que determinan el grado de complejidad de decidirse por alguna u otra opción, cuando las personas pasan por estas condiciones lo más asertivo es que cuenten con un alto grado de certeza que confíen en su capacidad para resolver el problema y disminuyan sus dudas de que funcionara o no la alternativa seleccionada. De los modelos desarrollados, consideramos que el mejor propuesto es el racional ya que previo a dar una elección por alguna alternativa se tendría que realizar las fases por las que se encuentra constituido este modelo, las cuales garantizan que la decisión sea la más objetiva y adecuada. La toma de decisiones puede resultar eficiente si se trabaja en equipo, como factor principal es que exista un apoyo mutuo entre los miembros que conforman el equipo, que exista constante comunicación y responsabilidad, para llegar a la meta propuesta. Crear un ambiente en el cual todos pueden sentirse bien, permitirles que se expresen con total libertad, es la base para que la decisión que tomen como equipo logre su objetivo.
BIBLIOGRAFIA
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B., Mary Emily. Toma de decisiones, El Cid Editor | apuntes, 2009. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliocauladechsp/detail.action?docID=3182031. Created from bibliocauladechsp on 2018-06-14 20:30:03.
