Datos Externos de La Vcentana de Access

ING. COMERCIO EXTERIOR FADE

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA INGENIERÍA EN COMERCIO EXTERIOR ASIGNATURA: INFORMÁTICA APLICAD II

TEMA:

Datos externos de la ventana de Access

FECHA: 21 de Noviembre del 2013

INTEGRANTES: Paola Meneses Mayra mora

RIOBAMBA - ECUADOR Informática Aplicada ACCESS

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INTRODUCCION

En el presente trabajo podremos encontrar el mejor método de utilización de una de las pestañas de Access denominada DATOS EXTERNOS que nos permitirá importar datos desde cualquier programa dentro de nuestra computadora así como también desde internet según las necesidades de los usuarios, también nos permite exportar datos hacia cualquier programa al que se requiera.

Además podremos utilizar de forma adecuada esta herramienta, ya que el óptimo funcionamiento de la misma nos permitirá simplificar tareas que llevarlas acabo nos tomaría más tiempo, de esta forma optimizaremos recursos de tiempo ya que por ejemplo el importar datos de una hoja de cálculo seria mucho mas rápido que transcribir los datos de forma manual, por otro lado disminuiremos gastos económicos ya que no será necesario más recurso humano para realizar estas tareas por separado que todo está al alcance de un clic.

Access es de gran funcionalidad ya que existe diversas opciones de poder importar y exportar datos en diferentes extensiones permitiendo así mayor funcionalidad y logrando que nuestra base de datos funcione en cualquier parte del mundo además que garantiza que la información no será cambiada o manipulada o que se omita algún dato por error d3nto de la misma.

En conclusión podemos decir que la pestaña de DATOS EXTERNOS de acces no solo nos permite trabaja con datos grabados en nuestro ordenados sino que también permite importar y exportar datos desde sitios web según sean nuestras necesidades, es ahí donde nos podremos dar cuenta de lo muy útil que es esta pestaña dentro de Access, ya que no solo nos permite trabajar de forma interna en nuestro ordenador si no que también facilota la publicación en sitios web a todo el mundo.












DATOS EXTERNOS DE LA VENTANA DE ACCESS

Una de las características más útiles de Access es la capacidad de interactuar con datos de muchos otros programas. En muchos programas, se usa el comando Guardar como para guardar un documento en otro formato a fin de poder abrirlo en otro programa. En Access, en cambio, el comando Guardar como no se usa de la misma forma. Se pueden guardar objetos de Access como otros objetos de Access y se pueden guardar bases de datos de Access como versiones anteriores de bases de datos de Access. No obstante, no se puede guardar una base de datos de Access como, por ejemplo, un archivo de hoja de cálculo y tampoco es posible guardar un archivo de hoja de cálculo como un archivo de Access. En cambio, se usan los comandos de la ficha Datos externos de Access para importar o exportar datos entre otros formatos de archivo.

Formas en las que se da el el intercambio de datos de Access: Access: Para combinar datos que se crearon en otros programas. Para transferir datos entre otros dos programas. Para acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros programas como Excel para su análisis.

IMPORTAR O VINCULAR VINCULAR DATOS La importación es una forma de traer datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. objetos.

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Se pueden importar datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.

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Los datos tienen un modo de acumularse en varios formatos, archivos y












IMPORTAR Importar datos

Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción de la sección Importar Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar

Access Si queremos importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... Solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar.

En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar

Excel












2. En la ficha Datos externos, haga clic en el tipo de datos que desee importar o vincular. Por ejemplo, si los datos de origen están en un libro de Micr osoft Excel, haga clic en Excel. 3. En la mayoría de los casos, Access inicia el Asistente para obtener datos externos . Es posible que el asistente le solicite toda la información siguiente o parte de la misma:         

Especifique el origen de los datos (su ubicación en el disco). Elija si desea importar los datos o crear un vínculo a ellos. Si desea importar datos, elija si desea anexar los datos a la tabla existente o crear una tabla nueva. Especifique exactamente qué datos del documento desea importar o vincular. Indique si la primera fila contiene encabezados de columna o si se debe tratar como datos. Especifique el tipo de datos de cada columna. Elija si desea importar solo la estructura, o bien la estructura y los datos. Si desea importar datos, especifique si desea que Access agregue una nueva clave principal a la nueva tabla o usar una clave existente. Especifique un nombre para la nueva tabla.

Nota Se recomienda ver los datos de origen previamente para conocer las respuestas correctas a estas preguntas del asistente. 4. En la última página del asistente, por lo general Access pregunta si desea guardar los detalles de la operación de importación o vinculación. Si cree que deberá realizar la misma operación de forma recurrente, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación , complete la información y haga clic en Cerrar . A continuación, puede hacer clic en Importaciones guardadas en la ficha Datos externos para volver a ejecutar la operación. Una vez completado el asistente, Access le notificará acerca de cualquier problema que pudiera haber ocurrido durante el proceso de importación. En algunos casos, es posible que Access cree una nueva tabla llamada Errores De Importación , que contiene los datos que no se pudieron importar correctamente. Puede examinar los datos de esta tabla para intentar determinar por qué no se importaron correctamente

Archivo de texto En la imagen verás que el botón Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro.














Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto.

En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas características utilizando el botón Importaciones guardadas. A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

Obtener Datos por Vinculación Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la












Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá automáticamente a tu base de datos. Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo datos.

en la ventana Base de

Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.

Administrador de Tablas Vinculadas Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la ubicación del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrás que hacer clic en la pestaña Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:

Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la ubicación de












Tipos de datos que se pueden importar, vincular o exportar con Access

Una forma rápida de conocer los formatos de datos que se pueden importar o exportar con Access es abrir una base de datos y, a continuación, explorar la ficha Datos externos en la cinta.

El grupo Importar y vincular muestra iconos de los formatos de datos desde los que se puede importar con Access o a los que se puede vincular con Access. El grupo Exportar muestra iconos de todos los formatos a los que Access puede exportar datos. En cada grupo, puede hacer clic en puede trabajar Access.

Más opciones de importación En la página Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicación personalizada), puede importar datos de libros de Excel, orígenes de datos

Más para ver más formatos con los que












Una vez que está en la página Agregar tablas , cerca de la parte inferior de la página, haga clic en el tipo de origen de datos que desea importar y siga las instrucciones del asistente para Obtener datos externos .

Notas  

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Importar datos a una aplicación siempre crea una tabla nueva con vistas de Lista y Hoja de Datos por defecto. No es posible anexar datos a tablas existentes mediante el Asistente para importación en una aplicación. Sin embargo, puede importar datos en una nueva tabla y luego llevar a cabo una de las si guientes acciones: Usar vistas de hojas de datos para copiar y pegar los datos en la tabla de destino, o bien Usar la acción Crear Registro en una macro de datos para agregar los datos importados a la tabla de destino.

Sugerencia Cree búsquedas entre las nuevas tablas y las existentes para comenzar a probar los datos juntos. Siempre que las vistas predeterminadas de la tabla no se hayan modificado del original, Access agregará los controles de “datos relacionados” correspondientes para ayudarle a usar los datos.

Importaciones de la web

Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas de marcas extensible (XML): (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) (XML, Extensible (XML, Extensible Markup Language) Language) es el lenguaje estándar para describir y enviar datos a través del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia rama multimedia de Internet de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado los documentos los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo












formatos y estructuras y estructuras con derecho de propiedad. de propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para proporcionar información de texto e imagen para imagen para exploradores Web, su s u capacidad c apacidad está limitada por la definición de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debería tener una página Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo deberían estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entr esistemas esistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentación para que los éstos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentación distintos. El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y leídos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cómo se mostrarán los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza utiliz a las etiquetas únicamente para delimitar datos y deja la interpretación la interpretación total de los mismos a la aplicación que los lee.

Importar datos XML Access permite utilizar datos de varias fuentes varias fuentes externas. El uso de XML permite permite transformar los datos desde casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de manera más sencilla. Permite:

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Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: J et: parte del sistema del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de bases de datos, como datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000














Es posible utilizar el comando Importar (señale Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de diálogo de diálogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura la estructura de los datos. Sólo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo. Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformación en el cuadro de diálogo Importar XML. También es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

Lista de SharePoint

Puede reunir datos desde SharePoint a Access de dos maneras: importándolos o vinculándolos. El proceso de importación crea una copia de la lista de SharePoint en una base de datos de Access. Durante la tarea de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, por cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o solo una vista












Importar la lista 1. Abra la base de datos de destino y, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos , haga clic en Más. Tras ello, haga clic en Lista de SharePoint . 2. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen, Una dirección de sitio válida comienza por http://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servido

Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Siguiente.

3. Seleccione la opción

4. En la lista que muestra el asistente, seleccione las listas que quiera importar. 5. En la columna Elementos para importar , seleccione la vista que quiera para cada una de las listas seleccionadas.

Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla qué datos se

6. La casilla

importan para las columnas de búsqueda de las listas seleccionadas. Realice uno de los siguientes procedimientos: 

Active la casilla para importar los valores para mostrar como parte del campo en sí. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla.












Si activó la casilla Crear tarea de Outlook en en el procedimiento anterior, Outlook se abre y muestra una tarea nueva. Siga estos pasos para configurarla. Importante Si Outlook Outlook no no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está correctamente configurado, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del asistente para configurar Outlook. 1. En la ventana Importar tarea Nombre de Outlook, repase la configuración de la tarea y modifique los datos que crea conveniente, como Vencimiento y Aviso. Para que la tarea sea periódica, haga clic en la pestaña Tarea.

Periodicidad en el grupo Periodicidad de

2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en

Guardar y cerrar .

EXPORTAR

La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja de cálculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos. Puede












Para exportar datos de Access a Excel, debe estar trabajando en Access (Excel no proporciona ningún mecanismo para importar datos de una base de datos de Access). Tampoco puede guardar una base de datos o una tabla de Access como libro de Excel mediante el comando Guardar como de Access. Es importante tener en cuenta que el comando Guardar como de Access permite guardar un objeto de Access en la base de datos actual sólo como otro objeto de base de datos de Access

Objetos de base de datos que no se pueden exportar 

No se puede exportar diagramas diagramas de bases de datos (diagrama de base de datos: representación gráfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.) A un proyecto de Access o a una base de datos de Access.

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No se pueden exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) O relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access. Access .



No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar sólo los












Exportar objetos de base de datos. Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse la tabla principal y las tablas relacionadas. Al exportar a otra base de datos, sólo se permite exportar un objeto a la vez. Si deseamos exportar múltiples objetos a una base de datos, abra la base de datos a la que desea realizar la exportación e importe (importar: copiar datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente.) Los objetos. Al exportar un objeto a otra base de datos, también conviene exportar los objetos relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una














otro nombre y escriba otra ubicación para el nuevo archivo HTML correspondiente. Puede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una nueva base de datos de SQL Server y exportar los objetos de una base de datos de Access existente. Consulte la Ayuda para obtener más información acerca del Asistente para la transferencia de bases de datos.

Exportar a una página Web.

Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una página Web: 

En un explorador Web compatible con la versión 4.0 o posterior de HTML dinámico (DHTML: extensión del lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que agrega elementos multimedia, acceso a bases de datos y un modelo de objetos que pueden utilizar los programas para cambiar estilos y atributos de












datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos. 

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Puede crear archivos HTML estáticos a partir de tablas, consultas, formularios e informes. En un explorador Web, los informes se muestran con un formato de informe, y las tablas, consultas y formularios se muestran con un formato de hoja de datos. Puede utilizar archivos HTML estáticos si desea utilizar un explorador Web que admita HTML, versión 3.2 o posterior, y los datos en uso no cambian frecuentemente. Puede guardar un formulario o informe como una página de acceso a datos utilizando la opción Guardar como del menú Archivo. De este modo, podrá utilizar el formulario o informe como una página Web.

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access












Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos entre bases de datos de Access son las siguientes: 

Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a continuación, realizar la operación de importación desde esa base de datos.

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Además de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier especificación de importación y exportación, así como barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una consulta como tabla. La exportación no le ofrece estas opciones.

Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de














Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de cálculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podrá conservar la mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los niveles de grupo de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema de Excel y los formularios se guardan como tablas de datos.

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También se pueden exportar los datos de una tabla, consulta/vista, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML que puede importarse a Excel.












implementan de otra manera. Para obtener información sobre las diferencias entre las listas de tabla dinámica e informes de tabla dinámica de Excel, consulte la ayuda de Excel. .

Exportar a XML. Cuando se exportan datos a XML, puede exportar sólo los datos, el esquema o ambas cosas. También puede seleccionar exportar un archivo de presentación XSL. Dicho archivo se genera a partir de la información de presentación del formulario, informe u hoja de datos de Access. Puede exportar a XML datos estáticos de tablas y consultas, y formularios e informes que tengan tablas o consultas como orígenes de datos. Puede especificar un archivo de transformación y aplicar la transformación a continuación de la exportación. Puede exportar tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o criterio de ordenación, especificados en el objeto exportado, al resultado.














base de datos también existen como listas de SharePoint. Cuando desee compartir datos con su equipo, trabajar con listas de SharePoint puede ser más sencillo que trabajar dentro de una base de datos. Explorar y editar las listas también puede ser más fácil para los usuarios sin experiencia. Además, puede sacar partido de algunas características de Windows SharePoint Services 3.0, como recibir una notificación cuando se modifique una lista, asignar y coordinar tareas asociadas a una lista, y trabajar sin conexión. 

Desea compartir datos entre Access y un sitio de SharePoint de una forma continuada, pero los datos están guardados actualmente en Access. Para ver y












que Microsoft Access utiliza para importar o exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Una especificación de importación o exportación se almacena con el nombre predeterminado: Nombrearchivo predeterminado: Nombrearchivo _ImportSpec o Nombrearchivo _ExportSpec en la base de datos a la que se importa o desde la que se exporta. Puede crear una especificación de importación o exportación mediante el Asistente para importación de texto o el Asistente para exportación de texto. Utilice una especificación de importación o exportación cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el proceso de importación o exportación, repetidamente.












Para obtener más información sobre cómo exportar datos a un determinado formato, busque en el sistema de Ayuda de Access los artículos y videos sobre el formato específico La siguiente tabla muestra qué formatos pueden importarse, vincularse y exportarse con Access:

Programa formato

o ¿Permite importación?

¿Permite vinculación?

¿Permite exportación?












Archivos dBase

de Sí

Sí

Sí

Datos Externos de La Vcentana de Access

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