CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS

INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS

PROYECTO FINAL DE BASES DE DATOS CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS

INTEGRANTES: DIAZ SONIA JACOME LUIS JARA OSCAR SALCEDO DAVID

Microsoft Access

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INDICE Temas:

Pg.

1.-INTRODUCCION…………………………………………………………………………………………..

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2.-INSTALACION DE MICROSOFT ACCESS …………………………………………………………

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3.-ENTORNO DE MICROSOFT ACCES …………………………………………………………………

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4.-CREANDO UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCES………………………………

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4.1.-CREACION DE TABLAS …………………………………………………………………………..

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4.2.-RELACIONES ENTRE TABLAS………………………………………………………………….

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5.-RESOLUCION DE EJERCICIOS EN MICROSOFT ACCESS…………………………………

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6.-CONCLUCIONES……………………………………………………………………………………………

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7.-BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………………………

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OBJETIO Conocer y manipular la creacion de una base de datos en microsoft access haci como sus caracteristicas sus funcionaliodades funcionaliodades para posteriormente poder realizar consultas ,etc que se los aplicar mediante ejemplos para un mejor entendimiento.

1.-INTRODUCCION Un conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo. Explicar Sus Orígenes Y Antecedentes Surgen desde mediados de los años sesenta la historia de las bases de datos, en 1970 Codd propuso el modelo relacional, este modelo es el que ha marcado la línea de investigación por muchos años, ahora se encuentran los modelos orientados a objetos. Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

QUE ES MICROSOFT ACCESS ? Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Recordemos que Microsoft Access es un gestor de bases de dat5os de uso propietario esto significa que se debe debe comprar una licencia para poder usarlo.

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2.-INSTALACION DE MICROSOFT ACCESS Microsoft Access viene incorporado con todas las herramientas que nos ofrece Microsoft Office, entonces para instalarlo segiiremos los siguientes pasos: 1. insertamos el CD o imagen ISO del Microsoft Office y damos clic en instalar

2. Seleccionamos la verssion que deseemos, en este caso escogeremos e scogeremos Professional Plus 2007 y damos clic en continuar

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3. Insertamos la respectiva clave del producto para poder continuar

4. Aceptamos la licencia de uso de productos de Microsoft Office

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5. Damos clic en continuar y comenzara el proceso de instalacion

6. Finaliza la instalación

De esta manera instalamos en nuestro equipo no solo Access, sino Exel, Word, Publisher, etc. 7


3.-ENTORNO DE MICROSOFT ACCES Primero procedemos a ingresar en Microsoft Access Inicio>>Programas>>Microsoft Inicio>>Programas>>Micros oft Office>>Microsoft Acces 2003 Se nos presenta el siguiente entorno de escritorio donde tenemos muchas opciones que nos permiten crear el ambito de la l a base de datos.

4.-CREANDO UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCES Procedemos a crear una base de datos en blanco

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS En la parte inferior derecha colocamos el nombre de nuestra nueva base de datos y damos clicke en crear.

En ciertas ocaciones al crear la aplicación suele salir un mensaje de permitir o no la aplicación, le damos en permitir aplicacinon o habilitar el contenido; Esto es un sistema de seguridad que implementa Microsoft Access cada vez qu se requiere abrir o crear una Base de datos.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Por simple ejecución se crea una archivo en donde esta nuestro archivo de la base, en este archivo se guarda temporalmente los cambios que estamos realizando en la tabla.

4.1.-CREACION DE TABLAS Ya creada nuestra base de se nos presenta el siguiente entorno en el mismo que procederemos a insertar tablas, formularios y todo el resto de elelmentos que va a poseer nuestra base de datos.

Procedemos a dar click en Ver>> Vista de Diseño

Nos sale la opción de insertar el nombre de la tabla que en nuestro caso será EMPLEADOS y damos clic en aceptar.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Ingresamos al ámbito de la tabla donde tenemos la posibilidad de ingresar todos campos respectivos de nuestra tabla uno por uno.

Aquí creamos los campos con los nombres y el tipo de campo en un primer ejemplo es Empleado_id y el tipo de formato es auto número, aunque podemos cambiarlo y colocar otro tipo, también por defecto el primer campo de una tabla es Primary_key o Clave

Principal podemos quitarle y poner como clave principal a cualquier campo.

A continuación procedemos a crear el resto de los campos que va a poseer nuestra tabla. 11


Con el mismo procedimiento creamos todas las tablas que requiramos después procedemos a guardar los cambios y regresamos a Vistas>>Vista Hoja de Datos

Y tenemos la vista de los campos que acabamos de crear:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Procedemos a insertar los datos o registros respectivos de cada una de las tablas que hayamos creado

4.2.-RELACIONES ENTRE TABLAS Luego de tener todas las tablas creada con sus respectivas claves primarias, se relacionan para saber cuáles son claves foráneas o nombrar claves foráneas, para hacerlo nos ubicamos en el menú y damos clic en Hoja de datos>>Relaciones.

Al dar clic en Relaciones obtendremos obtendremos un cuadro en el que que se tienen todas las tablas que hemos creado:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Procedemos a marcar todas las tablas y posteriormente damos clic en agregar y obtenemos el siguiente ámbito:

Para generar las relaciones en este ámbito debemos seguir los siguientes pasos: Acomodar las tablas de tal forma que las relaciones no se crucen unas con otras, para esto deberemos haber graficado con anterioridad en papel como se conectan las relaciones.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Arrastramos el elemento que se relaciona de una tabla hacia otra, en este caso los haremos con Categoria_id desde la tabla CATEGORIAS hasta la tabla PRODUCTOS, obteniendo la siguiente ventana:

Nota: Podemos Elegir qué qué tipo de relación tiene cada clave primario primario con su foránea. Danto clic en tipo de Combinación, para nuestro ejemplo usaremos en todas la tablas la primera opción.

Visualizamos que en ambas tablas existe un elemento común, de manera que podemos dar clic en crear, de esta manera podemos visualizar nuestra primera relación:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Procedemos de la misma manera con el resto de elementos, de manera que al terminar tendremos todas las tablas asociadas, y gráficos relacionales de este estilo.

De esta manera sencilla hemos creado una base de datos simple en Microsoft Access.

5.-RESOLUCION DE EJERCICIOS EN MICROSOFT ACCESS Los ejercicios siguientes se pueden resolver mediante los siguientes métodos:

Modificar los datos de una tabla manualmente: implica alterar los datos manualmente y de uno en uno en las respectivas respectivas tablas (método de insertar datos en una tabla).

Mediante consultas: implica modificar los datos mediante consultas con el estilo de Microsoft Access, generalmente se realiza de la siguiente manera: 1.- Para usar este método nos ubicamos en Crear>>Diseño de Consultas

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS 2.- Se agrega la tabla o las tablas que se quieren realizar la consulta o la actualización:

En caso de agregar 2 o más tablas y si en dichas tablas existe alguna relación, aparecerá la relación.

3.- Para realizar la consulta elegimos los campos que aparecerán en la misma.

4.- Escogidos todos los campos seleccionamos

para tener la consulta

Los ejercicios planteados los resolveremos mediante el método de las consultas. 17

INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS En el siguiente ejercicio veremos de forma un poco más profunda el uso de consultas para hacerlo de una forma práctica:

1. Actualizar el precio unitario de los productos de la categoría CARNICOS, CARNICOS, subiéndolos en un 10% Realizamos una consulta para saber cuáles son los productos cárnicos, en la que intervienen las tablas de CATEGORIAS Y PRODUCTOS:

Seleccionamos los respectivos campos y damos clic en ejecutar:

Nos aparece la consulta con los l os campos propuestos

Para tener una mejor consulta que solo me de los Productos Cárnicos se puede poner un filtro de dos maneras en la creación o vista de diseño en la selección de campos en criterios colocamos nuestro criterio y tenemos un filtro, o sino tomando los datos en misma consulta con un filtro de columnas.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Por filtro en campo Criterios: damos clic en Ver>> Vista de Diseño

Cambiamos el criterio, en nuestro caso por cárnicos y damos clic en ejecutar

Ahora tenemos una consulta en la que solo nos aparece los parámetros que comprometen a la sección de cárnicos.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS También podemos hacer un filtro por columna, seleccionando la columna y retirando los respectivos visto o por filtro personalizado en la misma opción.

Obtenemos la siguiente vista

Colocamos los criterios para ser cambiados de la siguiente manera y nos vamos a la opción de actualización:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Insertamos los datos respectivos y damos ejecutar ejecutar

Nos saldrá una advertencia de seguridad para grabar los cambios permanentemente en las tablas.

Comparamos el Antes y el después y vemos como variaron los cambios. cambios.

ANTES:

DESPUES:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS 2. Actualizar el teléfono celular del proveedor proveedor cuyo contacto es MANUEL ANDRADE, con el valor 099010291 Para realizar esta consulta se realiza la consulta del proveedor en la base de datos, entonces agregamos la tabla del proveedor a la consulta.

Seleccionamos los campos de la tabla

Buscamos proveedores que tengan como contacto Manuel Andrade y lo ejecutamos.

Entonces Obtenemos Obtenemos la siguiente consulta:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Ahora realizamos la consulta de actualización para cambiar el número de contacto del proveedor.

Para verificar los cambios ejecutamos una consulta de selección y observamos que

los cambios cambios en las columna CeluProv fue actualizada

exitosamente.

3. Borrar el producto producto YOGURT DE SABORES Como recomendación para este ejercicio es revisar si existen o no registros sobre este producto, por lo que generamos una consulta para yogurt de sabores en la tabla Productos:

Tenemos que si existe el yogurt de sabores.

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Para borrar este ítem procedemos de la siguiente manera:

1.- Realizamos una nueva consulta y escogemos el botón de Eliminar 2.-Escogemos el criterio a borrar, en este caso Yogurt de Sabores y damos ejecutar

Obtenemos el siguiente mensaje

Realizamos una consulta para verificar si el dato fue borrado, y el resultado es una tabla vacía.

4. Realizar las las siguientes siguientes consultas: 4.1 Mostrar todas las órdenes: el id de la orden, el apellido y nombre del empleado que la atendió el nombre de la compañía cliente y la fecha de orden Procedemos a realizar una consulta en la cual seleccionaremos todas las tablas comprometidas, que en este caso son: Clientes, órdenes y Empleados.

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Elegimos los campos de la siguiente manera:

El resultado de esta consulta se muestra en la siguiente página:

4.2 Mostrar la suma total de cada tipo de producto pedidos en todas las órdenes. Procedemos a crear una consulta en la que usaremos las tablas Productos y Detalle Ordenes:

Escogemos los siguientes campos:

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Para realizar esta consulta se necesita conocimiento de consultas en Access SQL para poder realizar la operación, primero se escogen los campos y luego se da clic en el ítem Totales , para poder crear grupos:

En la fila Total vamos a la columna columna Cantidad y seleccionamos suma:

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Procedemos a ejecutar la consulta y obtendremos la tabla de respuesta:

4.3 Mostrar el número de órdenes atendidas por cada empleado, incluidos los que tienen 0 órdenes. Procedemos a realizar una consulta utilizando las tablas Ordenes y Empleados:

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Escogemos los siguientes campos para poder realizar la operación:

Ejecutamos y se nos presenta la siguiente tabla:

Esta es una tabla que contiene los empleados que tienen órdenes y no los empleados que no tienen órdenes, para poder ver los empleados que no tienen órdenes se hace un cambio en la relación de las dos tablas en la vi sta de diseño de la siguiente manera: 1.- Damos clic derecho sobre sobre la línea de vinculación vinculación

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2.- Damos clic en propiedades de combinación, y en la ventana emergente, damos clic en la opción número 2, con la cuál tendremos los empleados que no tienen órdenes.

Ejecutamos la consulta, y se nos mostrara la siguiente tabla:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Ahora, sobre esta tabla se nos pide realizar un conteo de las órdenes por lo cual cambiamos a vista de diseño y realizamos un cambio a la consulta en la opción totales:

Al dar clic, nos aparecerá más opciones en la parte inferior, tituladas Total

Entonces, en esta fila vamos a la columna de Orden_id y seleccionamos la opción cuenta.

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Damos clic en la opción y procedemos a ejecutar la consulta, obteniéndose la siguiente tabla:

Se despliega la respectiva cuenta de las órdenes de cada empleado respectivamente.

4.4 Muestre los proveedores y la suma de dinero vendido en los productos de ese proveedor. Procedemos a generar Una consulta utilizando las siguientes tablas con sus respectivos campos:

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Procedemos a ejecutar la consulta, la cual nos despliega la siguiente tabla:

En esta tabla se muestran todos los productos que venden los proveedores Ahora se requiere realizar la suma de cada uno de los productos, así que procedemos igual que en el ejercicio 4.2, aplicamos la operación suma en la columna de Cantidad:

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Ejecutamos la consulta y obtendremos la siguiente tabla

****AKI PREGUNTAR LO DEL SQL*****

5. Realizar el siguiente procedimiento almacenado. 5.1 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un código de proveedor y devuelve el número de órdenes en las que están incluidos productos de ese proveedor. Importante!: En Microsoft Access no se puede realizar un procedimiento de almacenamiento en cambio de eso se puede hacer consulta donde se recibe parámetros pero no con cambios en la base solo consultas. Entonces para realizar este ejercicio seguiremos los siguientes pasos:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Realizamos una consulta en la que intervendrán las siguientes tablas:

Los campos se definen de la siguiente manera:

Al ejecutar obtendremos una tabla con las ordenes pero no contabilizadas:

Para poder apreciar el total de órdenes vamos a vista de diseño y escogemos la opción opción Totales y escogemos escogemos la opción Cuenta en el campo campo Orden_Id : 34


Al ejecutar obtendremos la siguiente tabla:

Ahora el ejercicio nos pide como parámetro ingresar el Id del proveedor y realizar la operación, para realizar esta operación se dirige de nuevo a vista de diseño y se coloca la siguiente línea de código [Proveedores].[] en la opción Criterios del campo Orden_Id, y ejecutamos

Con esta línea la consulta nos pide un ingreso de un código Id para realizar la consulta que es como un Parámetro. Al ejecutar se nos despliega un recuadro, al que le ponemos el valor de 10, que es el que pide el ejercicio y damos clic en aceptar:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Se nos despliega el siguiente cuadro que contiene la respuesta a nuestro ejercicio:

5.2 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un nombre de una categoría y devuelve el código del producto de esa categoría que tiene más unidades vendidas. Procedemos a crear una consulta en la que intervendrán las siguientes tablas:

Establecemos los siguientes campos:

Al ejecutar esta consulta obtenemos la siguiente tabla:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS El ejercicio nos pide una consulta con parámetros, para ingresar un parámetro volvemos a la vista de diseño y colocamos el siguiente código [Categorias].[] y podemos ejecutarlo para poder ingresar el valor que estamos buscando. Colocamos el código en la opción criterios en la columna correspondiente a NombreCat y realizamos una suma en la columna Cantidad:

Al ejecutar nos despliega una ventana de ingreso, en la que pondremos la opción cárnicos:

Obtenemos la siguiente tabla:

Para saber el máximo producto de ventas se procede a re alizar una consulta de la consulta actual, para esto procedemos de la siguiente manera: 1.- Procedemos a guardar la consulta en nuestro caso se llamara consulta 4

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS 2.-Se crea una nueva consulta y en la parte de agregación de tablas se escoge consulta y la consulta en la que se quiere hacer la consulta:

La tabla que se muestra es de la siguiente forma:

Seleccionamos los siguientes campos en l sub consulta:

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS Pero con lo que la consulta dice el valor máximo, procederemos a resolver el máximo como una consulta e SQL de la l a siguiente manera: 1.- Nos dirigimos a la vista vi sta SQL como muestra la imagen:

2.-Nos aparecerá un ambiente parecido al siguiente:

3.-Es en este lugar donde procedemos a ingresar la siguiente línea de código: WHERE Consulta4.SumaDeCantidad = (SELECT Max(Consulta4.SumaDeCantida Max(Consulta4.SumaDeCantidad) d) FROM Consulta4); Consulta4);

El valor máximo de la consulta es :

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INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICAS Y DE COMPUTACIÓN BASES DE DATOS CONCLUCIONES: Que en este gestor de bases de datos no se puede realizar procedimientos almacenados ya que no soporta ese tipo métodos. Este gestor de bases de datos no se lo recomienda solo para usos grandes empresas o negocios ya debido a su debilidad en seguridad y a su limitación en el ámbito de programación. Microsoft Access es un gestor de bases de datos propietarios que pertenece a Microsoft y viene incluido en el Microsoft office por lo que hay que adquirir una licencia para poder usarlo.

BIBLIOGRAFÍA: http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access http://www.monografias.com http://www. monografias.com/trabajos34/microsoft-acces /trabajos34/microsoft-access/microsofts/microsoftaccess3.shtml#xml http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional http://www.maestrosdelweb.c http://www. maestrosdelweb.com/principiantes/%C om/principiantes/%C2%BFque-son-las2%BFque-son-lasbases-de-datos/

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