Contoh Pelaporan Proyek Perubahan Diklat Pim IV
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya dengan ridho dan rahamatnya makalah sistem Teknologi informasi ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya dan berkat karuniaNya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir Implementasi Proyek Perubahan dengan judul ;
"Optimalisasi system IT pelayanan Perpustakaan Umum Kab.Karimun "
Laporan Akhir Proyek Perubahan ini disusun sebagai salah satu syarat memenuhi kewajiban kurikuler dalam mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan IV Angkatan VIII pada Pemerintah Kabupaten Karimun, Kepulauan Riau bekerjasama dengan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia ( LAN – RI ).
Untuk itu penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya apabila ada kesalahan maupun kekurangan didalam penulisan makalah sistem teknologi informasi ini, Penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca, agar kedepanya pembuatan makalah sistem Teknologi informasi ini dapat terus ditingkatkan dan dapat menjadi lebih baik lagi, serta dalam kesempatan ini penulis mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat didalam pengerjaan proyek perubahan ini, terutama kepada kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah bapak Panji Sasmita S.sos , kepada Pustakawan kami bapak Mahyudin Amd, bagian Pengolahan Ibu Susi arieyanti, bagian arsip Bapak Uprizal,Stakholder yang telah banyak membantu dalam membuat system ini yakni saudara Bambang wahyudi dan seluruh staf kantor perpustakaan yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu nama di sini. Semoga proyek perubahan ini dapat membantu system teknologi informasi Perpustakaan terutama kepada kami khususnya masyarakat Kabupaten Karimun.
BAB. I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan merupakan salah satu pelestari bahan pustaka. Salah satu fungsi perpustakaan adalah sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan. Artinya budaya bangsa yang merupakan hasil cipta, karya dan karsa manusia itu akan disimpan, dilestarikan dan dipergunakan di perpustakaan. Proses ini akan terus berputar ke depan, tumbuh dan bergerak ke arah kemajuan.
Untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna perpustakaan yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat, dipandang perlu untuk menetapkan suatu lembaga yang menangani Perpustakaan Umum.
Di Kabupaten Karimun terdapat Perpustakaan Dan Arsip Daerah yang merupakan Perpustakaan Umum yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Karimun, Nomor 16 Tahun 2007, tanggal 31 Juli 2007, tentang Pembentukan dan Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun berdiri sejak tahun 2003, tepatnya pada saat hari ulang tahun Kabupaten Karimun yang ke III. Pada saat itu Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun masih dibawahi oleh Kasubbag Informasi dan Perpustakaan yakni Muhammad Syukur, yang ditunjuk sebagai pimpinan di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, yang kemudian Muhammad Syukur sebagai Kepala Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun digantikan oleh Soewarti, kemudian diteruskan Darmalinda, serta Zaini, dan kemudian dikepalai oleh Indra Gunawan. Saat ini Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun Dikepalai oleh Panji Sasmita S.Sos.
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah unsur pendukung tugas Bupati di bidang Perpustakaan dan Arsip, yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah. Untuk menindak lanjuti Peraturan Daerah tersebut, perlu ditetapkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 12 Tahun 2007 tangal 30 April 2007 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun serta landasan pelaksanaannya berdasarkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 17 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas pada Unit Kerja di Lingkungan Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
Berdasarkan landasan yuridis tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai tugas melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi, serta memasyarakatkan perpustakaan. Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai fungsi antara lain:
1. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang perpustakaan;
2. Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku perpustakaan.
Dalam menjalankan peranan dan fungsinya, diperlukan pedoman berupa visi dan misi. Dalam visinya ditegaskan bahwa Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun "Terwujudnya masyarakat yang gemar membaca agar terbebas dari kebodohan, keterbelakangan, ketertinggalan arus informasi dan ilmu pengetahuan dalam pelaksanaan otonomi daerah memasuki era globalisasi dan era informasi." Sedangkan misinya pertama, Mencerdaskan kehidupan bangsa pada umumnya dan masyarakat Kabupaten Karimun pada khususnya, kedua, Melembagakan sikap masyarakat Kabupaten Karimun untuk gemar membaca.
Mengingat letak geografis Kabupaten Karimun yang strategis (antara Laut Cina Selatan, Selat Malaka dengan Selat Karimata) serta didukung potensi alam yang sangat potensial, Kabupaten Karimun yang juga berada di Propinsi Kepulauan Riau dimungkinkan untuk menjadi salah satu pusat pertumbuhan ekonomi bagi Republik Indonesia di masa depan. Untuk menjamin dan mendukung kelancaran visi dan misi tersebut, maka salah satu strategi yang akan dilakukan dalam hal ini adalah mengembangkan perpustakaan secara optimal melalui system pelayanan Perpustakaan berbasis Informasi Teknologi ( IT ) serta menyediakan fasilitas penguna layanan.
Untuk menunjang hal tersebut sudah selayaknya Pemerintah Kabupaten Karimun membangun Perpustakaan Daerah berbasis IT beserta fasilitas penunjangnya. Gedung atau ruangan perpustakaan adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh aktivitas sebuah perpustakaan, SDM yang profesional disiapkan untuk menjalankan program yang harus dijalankan, sarana prasarana serta dukungan dana yang memadai.
Sejauh ini Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai koleksi pustaka sebanyak 27.905 buku tersebut terdiri dari beberapa judul yakni dari karya fiksi dan non fiksi, referensi, buku perguruan tinggi yang belum dioptimalkan. Jumlah koleksi ini menunjukkan angka yang sangat minim. Fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan juga dapat disebut kurang. Fasilitas database, katalog masih menggunakan manual, sedangkan fasilitas komputer hanya tersedia 18 buah, yang belum dimanfaatkan secara optimal,,jumlah anggota mencapai 5734 orang .
Meskipun perpustakaan telah melaksanakan pelayanan buka setiap hari, akan tetapi pengunjung yang datang masih minim. Setiap hari tercatat hanya berkisar 20-25 orang saja. Dengan adanya pengunjung yang minim ini, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun tergolong perpustakaan sepi pengunjung. Menurut informasi para pengunjung perpustakaan, diketahui bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang dicarinya dan mengeluh tentang ruangan yang tidak nyaman. Karena tidak menemukan koleksi yang dicarinya, maka kemudian dia tidak datang lagi untuk berkunjung di perpustakaan tersebut. Hal lainnya yang sering di keluhkan pengunjung adalah ketersediaannya WI-FI.
Masalah-masalah di atas dapat menggambarkan tentang kondisi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun yang masih sangat memprihatinkan. Hal ini mungkin disebabkan karena kurangnya perhatian dari Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Karimun. Minimnya anggaran yang diberikan untuk opersional perpustakaan, membuat perpustakaan daerah sulit berkembang. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan Pemda yang dikeluarkan belum berpihak pada pengembangan perpustakaan daerah. Belum maksimalnya sumber daya manusia, sarana prasarana, gedung serta anggaran yang terbatas, maka Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun belum memadai dan pelayanan terhadap penguna perpustakaan tidak optimal.
Bidang Pelayanan mempunyai Tupoksi Uraian Tugas sebagai berikut :
1. Merencanakan kegiatan Seksi Pelayanan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya baik rutin maupun pembangunan serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Memberikan petunjuk pada bawahan dilingkungan seksi pelayanan agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas.
3. Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan dilingkungan seksi pelayanan dengan memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis sesuai dengan permasalahan dan bidang tugasnya masing-masing.
4. Memeriksa dan mengecek serta mengontrol hasil kerja para bawahan guna menyempurnakan lebih lanjut.
5. Menilai prestasi kerja para bawahan dilingkungan seksi pelayanan berdasarkan hasil yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier.
6. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan – bahan lainnya yang berhubungan dengan tugas seksi pelayanan sebagai pedoman dan landasan kerja.
7. Mencari, mengumpulkan, dan mengelola data dan informasi yang berhubungan dengan tugas seksi pelayanan.
8. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai tugas seksi pelayanan.
9. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas seksi pelayanan dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalahan.
10. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipertimbangkan sebagai bahan masukan bagi atasan.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, susunan organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah terdiri dari :
B. Area dan Fokus Proyek Perubahan
Sebuah perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen. elemen yang menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah gedung, koleksi, dana operasional dan sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen tersebut yaitu koleksi menjadi salah satu elemen penting dan menentukan eksistensi perpustakaan di tengah masyarakat. Eksitensi perpustakaan di tengah masyarakat dapat dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna yang mengakses perpustakaan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi minat masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi berbasis Teknologi Informasi.
Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan serta jaminan kemudahan akses terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka. Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses pengolahan serta pelayanan bahan pustaka.
C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan pustaka merupakan objek dari kajian manajamen koleksi perpustakaan. Melihat arti penting koleksi dalam sebuah perpustakaan maka sudah selayaknya jika pengelola perpustakaan mempelajari tentang manajemen koleksi perpustakaan melalui Teknologi Informasi , Sayangnya masih banyak pengelola perpustakaan yang tidak terlalu memperhatikan hal ini. Untuk itu, dalam upaya memberikan pengetahuan tentang manajemen koleksi perpustakaan penulis mencoba menuliskannya dalam modul singkat ini. Semoga modul ini mampu memberikan pengetahuan serta panduan praktis dalam melakukan manajemen koleksi perpustakaan.
Proyek Perubahan ini tentunya dibuat dengan berbagai tujuan. Di antara tujuan tersebut adalah agar perpustakaan mampu menjelma sebagai lembaga yang mampu membina minat baca masyarakat serta memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Untuk dapat melakukan pembinaan minat baca masyarakat dan mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka sangat tergantung dari eksistensi koleksi dan system yang dimiliki oleh perpustakaan. Tanpa keberadaan koleksi dan system yang mendukung tentu perpustakaan tidak akan mampu melakukan pembinaan serta memenuhi kebutuhan informasi masyarakat atau pemustaka.
Sedangkan manfaat dari proyek perubahan ini antara lain adalah :
1. Meningkatnya Sistem Pelayanan Perpustakaan .
2. Pelayanan Perpustakaan menjadi berkualitas dan profesional
3. Adanya rasa tanggung jawab dan disiplin pegawai di bidang pelayanan
4. meningkatnya sumber daya manusia di bidang perpustakaan yang mampu mengoprasikan system layanan baik secara manual , teknologi dan komunikasi
5. Menjadikan Perpustakaan menjadi daya tarik yang khas bagi para pembaca, karena perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber yang ada.
Internet menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.
Ketika berbicara mengenai koleksi melalui teknologi informasi maka topik mengenai koleksi berbasis IT perpustakaan merupakan topik pertama yang akan dipelajari. Pada topik ini akan dipelajari tentang defini koleksi, varian dari koleksi serta metode penggadaannya.
Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Yulian dan Sunjana, 2009). Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.sebelum itu tentu saja bahan pustaka diolah terlebih dahulu melalui Dewey Decimal Classification atau DDC yang merupakan salah satu sistem klasifikasi yang familiar digunakan oleh banyak perpustakaan di Tanah Air. Sistem ini menyangkut seluruh subjek ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis dan teratur. Pembagian ilmu (subjek ilmu pengetahuan) dimulai dari subjek yang bersifat umum menuju subjek bersifat khusus.
Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, maka saya ingin mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten Karimun melalui system Informasi Teknologi ( IT ) melalui pelayanan Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun."
Bab II.
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Output Kunci Proyek Perubahan
Proyek perubahakan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang dijadikan area perubahan, Penulis bertujuan untuk mengoptimalkan sarana dan prasarana Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Dalam mengoptimalkan masalah , Output Kunci Proyek Perubahan ini adalah database yang lengkap dan akurat terkait informasi keberadaan buku , pengunjung , dan catalog data . Dengan adanya database yang lengkap dan akurat maka pengunjung perpustakaan akan lebih dipermudah dalam pencarian buku, serta staf tidak lagi mengisi laporan secara manual, dan berharap kedepan dapat berjalan dengan lebih baik.
Namun hal tersebut tidak terlepas dari dukungan dan motipasi pimpinan dan para pihak terkait, tidak terlepas juga dibutuhkannya anggaran untuk pelaksanaan proyek perubahan didalam melengkapi kebutuhan proyek perubahan, hal tersebut tidak akan berjalan lancar apabila staf dibidang pelayanan tidak tertarik akan hal ini, dan tidak mendukung akan perubahan yang akan dibuat terhadap proyek perubahan tersebut. Namun hal ini dapat disambut dari semua pihak terutama dibidang pelayanan, pengolahan dan Arsip., oleh karena itu, untuk mencapai kondisi ideal yang diharapkan, perlu ditentukan output kunci, pentahapan (milestone), tata kelola proyek, analisis peran dan pengaruh stakeholder, dan target capaian kinerja.
B. ROADMAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN
Roadmap/Milestone adalah rencana kerja rinci yang menggambarkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang umumnya disusun sebagai bagian dari rencana strategis.
Roadmap/Milestone dibuat didalam proyek perubahan ini adalah perpustakaan berbasis Teknologi informasi. Dimana penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Teknologi Informasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
Sasaran
Sasaran
Sasaran
Sasaran
Terbentuknya Tim Kerja
Pemahaman tentang pentingnya data
Format data pelayanan
Format data pelayanan sepenuhnya dari pelayanan dan bidang pengolahan
Indikator
Indikator
Indikator
Indikator
Terbitnya SK Tim Proyek Perubahan
Tersedianya laporan minguan, bulanan, dan data Pertahun
Tersedianya Format pelayanan
Database bidang layanan
Tahapan
Tahapan
Tahapan
Tahapan
Pembentukan Tim Proyek Perubahan
Memberikan pemahaman tentang pentingnya data
Verifikasi data
Finalisasi data
Kegiatan
Kegiatan
Kegiatan
Kegiatan
1. Melakukan Rapat Staf
1. Melaksanakan Rapat dengan staf pelayanan
2. Rapat kasi pengolahan dan arsip
1.Membuat format layanan
2.Mendistribusikan Format layanan
1.Mengumpulkan
Data layanan yang sudah selesai
2.Entri Data
Waktu
Waktu
Waktu
Waktu
1 Minggu
1 Minggu
1 Minggu
5 Minggu
1. Pentahapan Proyek Perubahan
Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang Teknologi Informasi perpustakaan. Yang dapat dibagi menjadi beberapa tahap yakni :
Tahapan Jangka Pendek :
Mengoptimalisasi Layanan Perpustakaan di bindang Pelayanan melalui system IT
Penguasaan Staff pelayanan terhadap system pelayanan Perpustakaan
Mengembangkan minat baca di lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab.Karimun
Tahapan Jangka Menengah
Menjadikan Perpustakaan sebagai tempat belajar maupun mengajar
Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia di bidang perpustakaan
Meningkatkan pengadaan sarana dan prasarana pendukung Kantor Perpustakaan
Mengembangkan minat baca dan kunjungan kepada anak-anak, pelajar dan masyarakat untuk mencerdaskan dan mengkaji ilmu pengetahuan dan kehidupan social budaya bangsa secara informasi dan teknologi.
Tahapan Jangka Panjang
Tersedianya Layanan Informasi Berbasis Teknologi sebagai penyedia informasi ke masyarakat secara cepat , tepat , dan akurat.
Menjadikan perpustakaan tempat taman Rekriasi Keluarga dalam bidang pembelajaran
Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Perpustakaan dapat membuat minat masyarakat untuk mengetahui dan membaca dijadikan sebagai kebutuhan akan informasi dalam upaya mencerdaskan masyarakat yang terampil, kreatif,social budaya dan berwawasan kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang antara lain :
1. Tersusunnya pedoman umum dan teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang perpustakaan
2. Tersedianya pegawai yang terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.
3. Mencerdaskan masyarakat melalui gerakan permasyarakatan minat baca.
4. Terselenggaranya penyuluhan dan sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga pendidikan dan lembaga lainnya.
5. Pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan
6. Tersedianya sistim teknologi informasi perpustakaan yang sampai ke Daerah
7. Terlaksananya penyuluhan dan pelatihan pelestarian bahan pustaka.
8. Mengoptimalkan upaya kebijakan pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
9. Tersedianya tenaga pengelolaan Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
10. Tersedianya sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan
11. Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
12. Terlaksananya Konsultasi dan koordinasi bidang perpustakaan
2. Faktor Penggerak
Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para pembaca maupun pendengar, karena perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber yang ada.
Adanya perangkat computer berupa software dan hardwer
Adanya computer di bidang pelayanan
Adanya internet untuk Kantor perpustakaan
Kemampuan dari staff terhadap teknologi informasi
Tuntutan layanan masyarakat serba yang serba "klick"
Alasan lain
Mengoptimalkan dan mempermudah pekerjaan perpustakaan
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
Meningkatkan citra perpustakaan
Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
3. Cakupan dari Informasi Teknologi Proyek Perubahan Perpustakaan
Pengadaan koleksi
Katalogisasi, inventarisasi
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
Pengelolaan penerbitan berkala
Penyediaan katalog (OPAC)
Pengelolaan anggota ( user & staf )
Beberapa Peran penting untuk paktor pendukung yang dibutuhkan dalam pengembangan system informasi teknologi antara lain :
1. Peran Internet
Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi. Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
2. Peran CD-ROM
Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
3. Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengelola Teknologi Informasikan perpustakaannya :
Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
C. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN
Proyek perubahan ini di dukung oleh Kepala Kantor sebagai Sponsor /Mentor dengan memberikan arahan dan masukan untuk proyek perubahan yang dilaksanakan. Sedangkan Coach merupakan pendamping project leader, dengan memberi arahan dan masukan akademis sehingga proyek perubahan dapat dilaksanakan dengan baik. Selain sponsor dan coach, project leader didukung oleh sumber daya tim yang membantu terlaksananya proyek perubahan ini secara administrasi dan teknis , melalui stakeholders external yang membantu dalam penciptaan Program system Informasi Teknologi.
Gambar 2.1. Tata Kelola Proyek Perubahan Penyusunan Database RT/RW (Lembaga Kemasyarakatan ) Dalam Rangka Tertib Administrasi di Kecamatan Bengkong Pemerintah Kota Batam
D. STAKEHOLDERS PROYEK PERUBAHAN
Keberhasilan gagasan proyek perubahan ini dalam implementasinya di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karimun memerlukan dukungan dan kerjasama dari semua pihak (para stakeholders)agar bisa berjalan efektif dan efesien. Pihak yang harus terlibat antara lain Seksi Pengolahan dan seksi Arsip. Tim dikatakan efektif manakala antara semua pihak saling kerjasama dalam penyediaan dan penyusunan data ini baik pihak internal maupun eksternal sehingga tujuan awal penyusunan database bisa tercapai.
Stakeholder terdiri dari Internal dan exsternal , stakeholder internal yakni
Kasi Pengolahan dan Kasi Arsip yang ada di Kantor perpustakaan dan Arsip dalam memberikan informasi dan data tentang katalog buku dan lain lain, melaporkan hasil kerja kepada Project Leader dan melakukan komunikasi kepada Project Leader terkait hasil kerja dan kendala-kendala yang terjadi pada tugas yang diberikan.
Staf Seksi Pelayanan , guna dalam pengumpulan data yang diperlukan.
Stakeholder Eksternal :
Membantu pelaksanaan Pembuatan Program dan system yang di optimalkan di kantor perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten Karimun.
Merencanakan kebutuhan dan sarana pendukung kegiatan Proyek Perubahan
BAB III.
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Capaian kinerja dari proyek perubahan ini tidak terlepas dari output kunci dan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan. Target capaian kinerja proyek perubahan ini secara rinci dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 2.2
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
No
Kriteria Keberhasilan
Output Proyek Perubahan
Target Capaian Kinerja
1
Tersusunnya database katalog dan jumlah buku serta laporan kunjungan dll.
Tersusunnya database katalog dan jumlah buku serta laporan kunjungan dll.
Tersedianya database sebesar 100% dalam pengiriman data dari keseluruhan data yang dibutuhkan sesuai format yang ada.
Gbr .1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
B. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Dalam sebuah system Teknologi Informasi lingkup Proyek Perubahan perpustakaan tersebut antara lain adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah system Teknologi Informasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah system teknologi informasi perpustakaan. teknologi informasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna. Maka tujuan daripada sistem teknologi informasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
Harga terjangkau (murah)
Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari teknologi informasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah:
Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan ( LAN, WAN )
Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
Protokol komunikasi yang digunakan
Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
Tabel gbr 1.1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
6. Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
C. Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan "data tentang data" atau "informasi tentang informasi", pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah berbasis Marc dan Dublin Core.
Tabel gbr 1.1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
D. Kriteria Keberhasilan
Keberhasilan Program Teknologi Informasi dari Proyek Perubahan ini sangat tergantung dari sebuah komitmen yang ditetapkan Kantor Perpustakaan itu sendiri dimana diperlukan identifikasi masalah melalui factor internal dan factor eksternal yakni, sebagai berikut :
1. Faktor Internal
Kondisi lingkungan internal meliputi factor kekuatan yaitu : seluruh potensi yang dimiliki guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan program kegiatan yang telah ditetapkan adapun Faktor kelemahan yaitu factor yang menjadi penghambat dalam kelancaran program dan kegiatan Kantor Perpustakaan .
Adapun Faktor Kekuatan meliputi antara lain yaitu :
1. Adanya Peraturan tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan
2. Adanya komitmen Kepala Kantor dan dukungan pegawai untuk melaksanakan visi dan misi satuan kerja serta program dan kegiatan yang telah ditetapkan
3. Adanya Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah yang cukup jelas
4. Adanya etos kerja, tanggung jawab dan disiplin pegawai.
Sedangkan Faktor Kelemahan meliputi
1. Belum optimalnya sarana dan prasarana pendukung kelancaran pelaksanaan Program dan kegiatan Perpustakaan
2. Masih terbatasnya kajian ilmu pengetahuan dan minat baca masyarakat terhadap Perpustakaan
3. Terbatasnya Sumber daya manusia yang profesional dan berkualitas di bidang perpustakaan
4. Belum optimalnya koordinasi dan kerjasama perpustakaan dari tingkat pusat hingga ketingkat Kelurahan/Desa.
2. Faktor Eksternal
Kondisi lingkungan eksternal meliputi peluang yaitu peluang yang dapat menunjang pelaksanaan program dan kegiatan. Ancaman yaitu tantangan dan ancaman yang akan dihadapi dan dapat menghambat tercapainya visi, misi dan tujuan Kantor Perpustakaan.
Faktor Peluang :
1. Tingginya minat masyarakat dan siswa dalam menggali wawasan budaya serta ilmu pengetahuan.
2. Keberadaan perkembangan teknologi pelayanan perpustakaan dapat memudahkan masyarakat memperoleh informasi yang diinginkannya
3. Adanya kesempatan pustakawan dan arsiparis untuk bermitra kerja dengan jabatan fungsional lainnya.
4. Adanya sumber bahan pustaka sebagai bahan studi penelitian dan dapat menggali budaya masyarakat serta lainnya.
Namun dibalik factor peluang terdapat juga Faktor Ancaman yang antara lain
1. Kurangnya partisipasi masyarakat terhadap perpustakaan, sehingga mereka merasa bukan merupakan suatu kebutuhan.
2. Belum optimalnya peran dan fungsi perpustakaan sehingga membuat informasi tidak bisa menyentuh masyarakat secara luas, apalagi masyarakat golongan menengah kebawah.
3. Masih rendahnya minat baca masyarakat serta kurangnya pemahaman masyarakat tentang perpustakaan
4. Kurangnya fasilitas teknologi informasi dalam pelayanan perpustakaan
5. Kuatnya pengaruh informasi dan budaya asing sehingga masyarakat kurang mengkaji informasi dan budaya bangsa sendiri.
Dari hal hal diatas tadi maka seharusnnya perpustakaan dapat membuat minat masyarakat untuk mengetahui dan membaca dijadikan sebagai kebutuhan akan informasi dalam upaya mencerdaskan masyarakat yang terampil, kreatif, social budaya dan berwawasan kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang antara lain :
1. Tersusunnya pedoman umum dan teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang perpustakaan
2. Tersedianya pegawai yang terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.
3. Mencerdaskan masyarakat melalui gerakan permasyarakatan minat baca.
4. Terselenggaranya penyuluhan dan sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga pendidikan dan lembaga lainnya.
5. Pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan
6. Tersedianya sistim teknologi informasi perpustakaan yang sampai ke Daerah
7. Terlaksananya penyuluhan dan pelatihan pelestarian bahan pustaka.
8. Mengoptimalkan upaya kebijakan pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
9. Tersedianya tenaga pengelolaan Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
10. Tersedianya sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan.
11. Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
12. Terlaksananya Konsultasi dan koordinasi bidang perpustakaan
Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para pembaca maupun pendengar, karena perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber yang ada.
E. KENDALA
Pada Proses pelaksanaan proyek perubahan mengenai Penyusunan Database pelayanan berbasis IT di Kantor Perpustakaan dan arsip daerah ini ada beberapa kendala antara lain sebagai berikut :
1. Banyaknya beban kerja rutin yang harus dikerjakan oleh tim;
2. Terbatasnya Sumberdaya manusia yang ada.
F. STRATEGI MENGATASI MASALAH
Kendala atau hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan proyek perubahan harus dihadapi dan dicarikan strategi solusi untuk mengatasinya agar proses implementasi proyek perubahan ini dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang telah ditentukan. Adapun strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Sering melakukan komunikasi dan koordinasi secara persuasif kepada tim ,
Membuat jadwal khusus untuk fokus mengerjakan proyek perubahan diluar jam kerja.
BAB IV
PENUTUP
KESIMPULAN
Dari hasil Laboratorium Kepemimpinan yang dituangkan dalam laporan Proyek Perubahan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimponan Tingkat IV dapat disimpulkan sebagai berikut;
1. Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Karimun sebelumnya belum memiliki database yang lengkap dan akurat tentang kepengurusan pelayanan dan pengolahan buku ,Sehingga pembuatan laporan harus selalu mengunakan system manual dan harus di periksa kembali kebenaran datanya.
2. Dengan adanya informasi teknologi maka database kantor perpustakaan dan arsip kabupaten karimun dapat memudahkan staff dan penguna dalam melakukan pelaporan dan peminjaman buku, serta mempercepat pelayanan kepada masyarakat ( penguna ) karena dengan mudah mengetahui keberadaan buku buku baru dan informasi lainnya.
3. Dengan adanya Sistem informasi teknologi ini maka akan Terciptanya pegawai yang terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.
B. SARAN
Aspek kemampuan sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan faktor kunci bagi kelangsungan aktivitas suatu organisasi, karena pada hakekatnya di dalam organisasi itu sendiri terjadi proses kerja sama antar manusia untuk mencapai tujuan organisasi.
Untuk melaksanakan pekerjaan agar berjalan efektif, maka dituntut SDM yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan. Dengan kondisi SDM yang profesional, maka pengetahuan dan ketrampilan yang memadai merupakan tuntutan untuk melaksanakan Tupoksi pada unitnya. Selain itu harus mempunyai kompetensi lain, yaitu kecerdasan intelektual, yang harus diimbangi dengan kesabaran (tidak emosional), bahkan juga kecerdasan spiritual dari hal ini semua maka menulis memberikan sumbang saran yang antara lain :
1. Dengan tersedianya informasi teknologi ini kedepan perpustakaan harus sudah bisa melaksanakan sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan secara lebih baik lagi;
2. Seluruh bidang yang ada di kantor perpustakaan dan arsip agar memanfaatkan system informasi berbasis Database agar memudahkan koordinasi dan pelaksanaan program pemerintah hingga ke level terbawah;
3. Perpustakaan harus tetap menyediakan akses informasi yang informatif dan layanan yang relevan untuk masyarakat;
Demikian yang dapat saya laporkan tentang Proyek Perubahan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV, dan besar harapan saya agar perpustakaan dapat menjadi yang terbaik nantinya untuk menjadi sumber ilmu dan informasi bagi masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kabupaten Karimun.
Penulis
MUHAMMAD ZEN SH.,MA
NIP.19730708 200604 1 014
Daftar Pustaka
Perpustakaan Nasional RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta, Perpustakaan Nasional RI.
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital,Yogyakarta : Kanisius
Salusu. 2000. Pengambilan Keputusan stratejik, Untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonfrofit, Gransindo: Jakarta
Suharyanto,2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Media Wacana: Yogyakarta
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
