DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS KESEHATAN KABUPATEN JEMBRANA
1.0 IDENTIFIKASI PROYEK Nama
Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif Dan Efisien Melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian Secara Elektronik Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana. Deskripsi
a.
Bahwa dokumen dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen penting yang ada dalam SKPD
karena memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif. b. Mencermati urgensi dari dokumen dokumen kepegawaian maka penyimpanan penyimpanan dokumen dokumen kepegawaian yang sebelumnya disimpan secara konvensional disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen kepegawaian pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana. Sponsor
Nama
Dr I Putu Suekantara NIP
19621226 198901 1 001 Pangkat/Gol ruang
Pembina Tk I, IVB Jabatan
Sekretaris
Penanggung jawab/Pengarah Proyek
Nama Jabatan
I Putu Sudiana, S.KM Kasubag Umum dan Kepegawaian
Ketua Tim/Anggota Tim Proyek
Ketua Anggota
: I Putu Sudiana, S.KM : I Komang Adi Wismawan : I Ketut Sudina : Ni Putu Sukeni
2.0 LATAR BELAKANG
Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip/dokumen di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang I nformasi dan Transaksi Elektronik dan Peraturan BKN Nomor 18 Tahun 2011 te ntang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, telah memberikan peluang bagi organisasi/lembaga, perorangan untuk mengelola arsip atau dokumen secara elektronik. Berdasarkan peraturan Bupati Nomor 56 Tahun 2011 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian salah satu tugasnya adalah Pengelolaan Dokumen Kepegawaian. Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggungjawab Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, permasalahan utama yang me njadi issu aktual adalah pelayanan administrasi kepegawaian belum berjalan secara efektif dan efisien, se hingga berdampak pada pelayanan kepada pegawai kurang optimal. Adanya exspektasi pegawai yang cukup tinggi terhadap pelayanan administrasi kepegawaian yang tidak diimbangi dengan perubahan/penyesuaian pengelolaan dokumen kepegawaian memunculkan kesenjangan yang perlu dicarikan jalan keluarnya. Untuk dapat memberikan pelayanan dalam bidang kepegawaian secara efektif dan efisien maka penulis menetapkan tujuan Meningkatkan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian yang Efek tif dan Efisien
dengan sasaran yang ingin diwujudkan adalah Terwujudnya Penyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian secara Elektronik. Dalam menetapkan tujuan dan sasaran penulis menggunakan analisis secara komprehensif dan integral yakni dengan pisau analisis FFA sebagai kajian akademik yang tidak terpisahkan dari penulisan ini (Analisis terlampir). Adapun langkah – langkah melakukan analisis FFA adalah sebagai berikut: ·
Identifikasi dan Analisis Faktor Pendorong dan Penghambat.
·
Menentukan urgensi faktor, nilai dukungan, keterkaitan, serta menentukan faktor – faktor kunci
sukses serta penetapan medan kekuatan sebagai langkah akhir dalam penentuan pilihan kegiatan. Berangkat dari uraian yang telah penulis ketengahkan diatas penulis memilih judul rencana aksi perubahan adalah Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif dan Efisien melalui Pe nyimpanan Dokumen Administrasi Kepegawaian secara Elektronik pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana.
3.0 TUJUAN Tujuan umum yang ingin dicapai o leh penulis dalam proyek perubahan ini adalah Mewujudkan Pengelolaan Dokumen Kepegawaian yang Efektif dan efisien sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai berikut: 1.
Tujuan Jangka Panjang( 1 Januari s/d 31 Desember 2015)
·
Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup Puskesmas sebanyak 200 berkas
·
Pengadaan dan Pemeliharaan Sarana Penyimpanan
2
Tujuan Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 D esember 2014)
·
Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup Dinas Kesehatan sebanyak 35 berkas.
3
Tujuan Jangka Pendek ( sampai dengan 31 Juli 2014)
·
Terbuatnya model folder penyimpanan dokumen dalam komputer
·
Tersedianya peralatan, label dan media penyimpan yang siap digunakan
·
Terpilahnya dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk memudahkan proses scaning dan
penyimpanan dalam folder. ·
Terlaksananya scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas
·
Terbuatnya usulan penyedian sarana komputer, scaner dan hardisk ekternal yang khusus
diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara elektronik tahun 2015.
4.0 MANFAAT Manfaat yang diperoleh dari proyek ini adalah Pelayanan administrasi Kepegawaian akan lebih efektif dan efisien karena: 1
Penemuan dan pemanfaatan rekod atau dokumen lebih cepat tanpa harus meninggalkan meja kerja. 2
Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya. 3
Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto set ara dengan 1 Mb dalam format JPEG). 4
Risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital. 5
Berbagi rekod secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet. Dokumen ini bisa dihiperlink ke SIMPEG BKD Kabupaten Jembrana 6
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau t erkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
5.0 RUANG LINGKUP
Mengingat adanya keterbatasan waktu dalam proyek perubahan ini ( 2 bulan) dan untuk menghindari adanya multi tapsir dalam penulisan ini, maka ruang lingkup penulisan ini penulis batasi hanya pada terwujudnya penyimpanan dokumen administrasi kepegawaian secara elektroknik berupa Penyiapan, Pemilahan, pemindaian dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian sebanyak 20 berkas dua bulan pertama, 35 berkas sampai Desember 2 014 dan 200 berkas sampai Desember 2015 pada Instansi Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
6.0 OUTPUT KUNCI Nama
Deskripsi Terselesaikannya pemindaian/scaning dokumen Kepegawaian
Mampu menyelesaikan scaning dokumen kepegawaian tahap I sebanyak 20 berkas, Tahap II 3 5 berkas dan Tahap III 200 berkas pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
7.0 PENTAHAPAN No
Tahap Utama
Waktu A
JANGKA PENDEK ( sampai dengan 31 Juli 2014) 1
Usulan pengantian atau perbaharui sarana komputer, scaner dan hardisk ekternal yang khusus diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara elektronik.
16 -19 Mei 2014 2
Memilah dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk menentukan layak tidaknya disimpan dan discaner.
16 s/d 23 Mei 2014 3
Membuat model folder penyimpanan menggunakan komputer yang sudah ada.
16 s/d 23 Mei 2014 4
Menyiapkan peralatan dan media penyimpan
16 s/d 23 Mei 2014 5
Melaksanakan scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas
23 Mei s/d 31 Juli 2014 6
Pemberikan label pada media penyimpan
23 s/d 31 Juli 2014 7
Evaluasi pelaksanaan kegiatan
30 Juni dan 30 Juli 2014 8
Pembuatan Laporan
1 – 6 Agustus 2014 9
Seminar Laporan
7 Agustus 2014 B
Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 Desember 2014) 1
Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup Dinas Kesehatan sebanyak 35 berkas
1 Agustus s/d 31 Desember 2014
C
Jangka Panjang( 1 Januari s/d 31 Desember 2015)
1
Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup Puskesmas sebanyak 200 berkas
1 Januari s/d 31 Desember 2014 2
Pengadaan dan Pemeliharaan media penyimpanan
1 Januari s/d 30 Juni 2015
8.0 TATA KELOLA PROYEK Struktur
Deskripsi
NamaMentor
: dr I Putu Suekantara
Pangkat/Gol ruang : Pembina Tk I, IVB Jabatan
: Sekretaris
Nama Coach : Drs I Kt Mudra Arjaya, MM Pangkat/Gol ruang : Pembina Utama, IVD Jabatan : WI Madya Badan Diklat Prov Bali Nama PJ Proyek : I Putu Sudiana, S.KM Pangkat/Gol ruang : Penata III/c Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian Anggota 1 : I Komang Adi Wismawan Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda tk I, II/b Jabatan : Staf
Anggota 2 : I Ketut Sudina Pangkat/gol ruang : Pengatur muda Tk I, II/b Jabatan : Staf Anggota 3 : Ni Putu Sukeni
Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda Tk I, II/b Jabatan : Staf
9.0 ESTIMASI ANGGARAN Jumlah Rp. 300.000
Deskripsi Rp. 120.000
Pengadaan DVD sebanyak 20 keping senilai 20 x Rp. 6000 = Rp. 120.000 Rp. 180.000
Konsumsi rapat untuk 6 orang x Rp. 15.000 x 2 kali = Rp. 180.000
Total jumlah anggaran yang dibutuhkan selama 2 (dua) bulan pelaksanaan (jangka pendek ) sebesar Rp 300.000
10.0 IDENTIFIKASI STEKHOLDER
Stekholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut: Stekholder
Deskripsi Kasubag Umum dan Staf Kepegawaian
Stekehoder promoter yang sangat berpengaruh dan berke pentingan terhadap penggunaan dan keberhasilan proyek perubahan penyimpanan dokumen kepegawaian secara elektronik Kepala Dinas Kesehatan dan Sekretaris
Stekeholder latents yang tidak mempunyai kepentingan khusus namun mempunyai pengaruh yang besar terjadinya keberhasilan proyek perubahan BKD
Stekeholder Deferender yang memiliki kepentingan terhadap perubahan akan tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi keberhasilan proyek perubahan ini. Pegawai Puskesmas/ Dinas Bank, Askes,
Stekeholder Apathetics yang kurang memiliki kepentingan dan bahkan tidak mengetahui adanya proyek perubahan ini.
11.0 POTENSI MASALAH UTAMA Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan proyek perubahan ini seperti yang disajikan dibawah ini: Problematik
Deskripsi Sarana rusak
Peralatan yang digunakan untuk melaksanakan mengalami kerusakan selama proses pelaksanaan proyek perubahan yang kemungkinan disebabkan oleh virus maupun kesalahan penggunaan lainnya. Diberikan tugas lain oleh atasan
Tugas yang sifatnya segera dan kalau tidak dilaksanakan menjadikan citra SKPD kurang baik.
12.0 RISIKO Risiko yang akan diambil oleh penulis dalam mengatasi masalah dalam point 11.0 adalah sebagai berikut: Problematik
Deskripsi Perbaikan dan pengadaan sarana pengganti
Sarana yang mengalami kerusakan dalam pelaksanaan proyek ini mohon perbaikan atau kalau tidak bisa diperbaiki jalan yang ditempuh adalah meminjam pada bidang lain dan mengusulkan pengadaan. Lembur
Jika dalam pelaksanaan proyek perubahan ini terganggu oleh tugas tugas lain yang lebih mendesak yang diberikan oleh atasan maka lembur adalah solusi yang paling ideal dilaksanakan
13.0 KRETERIA KEBERHASILAN PROYEK Kreteria keberhasilan proyek perubahan dalam dua bulan adalah: 1
Tersimpan 20 berkas PNS dalam media simpan
14.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN 1
Semangat kerja pegawai
Motivasi Kerja staf sub bagian umum tinggi untuk memberikan pelayanan yang efektif dan efisien 2
Sarana Kerja Memadai
Telah tersedianya sarana untuk melaksanakan proyek perubahan berupa komputer scaner dan juga media penyimpan yaitu DVD RW
15.0 DISETUJUI Tanggal : Sponsor Proyek Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana
Dr I Putu Suekantara NIP. 19621226 198901 001
Diposkan oleh sudi iputusudiana di 05.22 Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest 6 komentar:
mylansia30 Mei 2014 05.48
Terima kasih informasinya, dan saya berharap semoga Proposal Anda ini mendapatkan per hatian yang serius dari para Staekholder, kalau tidak maka akan sia-sialah mengikuti Diklat Kepemimpinan, yang biayanya cukup besar. Berdasarkan pengalaman bahwa mereka yang telah selesai mengikuti Diklat Pim, tidak membawa pengaruh dilingkungan kerja, kecuali jika untuk salah satu persyaratan kenaikan pangkat pindah golongan. Contoh : kenaikan pangkat pindah golongan dari III/d ke IV/ A. Balas cak Narto20 Juli 2014 18.32
Mohon ijin download project charter ini sebagai contoh bagi kami. Terima kasih bapak. Balas mylansia25 Juli 2014 09.12
Untuk Laporan Hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan, kapan m unculnya ? klu bisa pakai pdf saja. Terima kasih. Balas
sudi iputusudiana31 Juli 2014 06.37
Terima kasih atas semua perhatian dan komentarnya. Hasil pelaksnaan proyek ini akan di ujikan tanggal 7 agustus 14. Jika proposal ini cocok silahkan dipakai. saya coba mengerjakan yg belum pernah dikerjakan di instansi saya mudah mudahan si bisa berjalan sesuai harapan. Balas mylansia1 Agustus 2014 08.14
Biar tambah lengkap lagi, sekalian ditambah, power point presentasi sebelum diseminarkan dan setelah diseminarkan, lampiran-lampiran sebagai berkas pendukung, serta lengkap dengan foto-foto kegiatannya, sehingga nampak jelas hasil-hasil kegiatan yang terteral dalam milestones, sebelum perubahan dan setelah perubahan. Semoga sukses menjadi pemimpin perubahan dan siap melaksanakan Reformasi Birokrasi, meskipun di alam Pemimpin Nasional yang baru. Balas Sumadi M1 Mei 2015 01.42
Mantaaab siip ..mga ke dpn lbh progres k perubahan yg lebih hebat.... Balas
Muat yang lain...
Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda Langganan: Poskan Komentar (Atom)
