CONTABILIDAD La contabilidad se puede definir como el conjunto de técnicas establecidas arbitrariamente para registrar todas las operaciones que afectan al patrimonio de la empresa y a sus resultados. No obstante existen otras definiciones de contabilidad: a. Ciencia o técnica económico-administrativa que enseña a llevar cuenta o razón de las operaciones realizadas por una entidad cualquiera, de forma que tales anotaciones permitan conocer la exacta situación económica de la entidad y el camino para llegar a ella. b. Ciencia que tiene por objeto el establecimiento de métodos aplicables a la gestión de la empresa para que, mediante anotaciones sistemáticas y ordenadas, pueda obtenerse la información suficiente para la toma de decisiones.
Importancia y necesidad de la contabilidad Dirigir una empresa constituye una tarea compleja. En la marcha de la misma inciden múltiples factores que los responsables responsables de su gestión gestión deben considerar. La empresa empresa compra, venda, realiza cobros y pagos, se relaciona con clientes, proveedores, trabajadores, etc.; y en todas estas relaciones subyace un aspecto económico que es preciso controlar. En un entorno empresarial donde los cambios tecnológicos son continuos, los hábitos de consumo son cambiantes y la competencia es agresiva, el éxito de una empresa depende de que se tomen las decisiones correctas en cada momento, lo cual exige disponer de una fuente veraz de información. La Contabilidad proporciona información sobre todos los hechos con trascendencia económica derivados de la actividad de la empresa, facilitando a los responsables de la gestión la adopción de decisiones sobre al marcha de la misma. La contabilidad constituye por tanto, una valiosa herramienta al servicio de la empresa y sus gestores.
Fines u objetivos de la contabilidad Los objetivos de la contabilidad se pueden resumir en:
Conocer en cualquier momento la composición del patrimonio de una empresa, es decir, conocer exactamente que bienes, derechos y obligaciones posee.
Registrar las variaciones que se producen en dicho patrimonio como consecuencia de las operaciones que realiza la empresa.
Determinar los resultados de la empresa en un periodo de tiempo concreto (normalmente un año). La contabilidad debe proporcionar datos para verificar si se ha producido beneficios y pérdidas.
Suministrar información a al dirección de la empresa para tomar decisiones. La contabilidad registra todo lo acontecido en al vida de la empresa y por consiguiente permite detectar todos los aciertos y errores para tenerlos en cuenta en al decisiones futuras.
Principios básicos de la contabilidad La cuenta Es el principal instrumento de la contabilidad, se puede definir una cuenta como un instrumento contable que sirve para representar, valorar y registrar los cabios de valor que se producen en un elemento patrimonial. Por tanto cada elemento patrimonial se le asignara una cuenta que lo represente. Cada cuenta tendrá un nombre que refleje el significado del elemento patrimonial al que se refiere. Tradicionalmente las cuentas se representan en forma de “T”. En la parte superior aparece el nombre de la cuenta. En la parte izquierda aparece lo que se denomina “Debe”, donde se anotan todos los cargos y en la parte derecho el “haber”, donde
se anotan los abonos. En la cuenta se registrara el valor del elemento patrimonial que representa. Para ella se harán una serie de anotaciones sistemáticas en el debe o en el haber.
Se entiende por saldo de una cuenta la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber.
∑∑ Gráficamente, para hallar el saldo, se traza una línea, se suma el debe y haber, se traza otra línea y la diferencia se anota en el lado que haya sumado más.
Clasificación de las cuentas: Las cuentas pueden clasificarse en dos grandes grupos: a) Cuentas patrimoniales o integrales: son aquellas que representan elementos del patrimonio, es decir, representar bienes, derechos u obligaciones. Estas cuentas pueden ser de activo, de pasivo o de patrimonio neto. b) Cuentas diferenciales, de gestión gestión o de resultados: representan representan gastos e ingresos.
Los hechos contables y sus clases Se entiende por hecho contable toda operación realizada por la empresa que afecte a la composición de su patrimonio. Los hechos contables se pueden clasificar, dependiendo de si alteran o no el neto patrimonial y en función de las masas patrimoniales a las que afecten, en las siguientes clases:
Hechos permutativos: Son hechos contables que producen cambios en el activo y/o pasivo sin modificar el valor del capital patrimonial (neto). Su movimiento se recoge por cuentas c uentas patrimoniales. Dentro de estos se distinguen:
o
Permuta de activo
o
Permuta de pasivo
o
Permuta de neto
o
Permuta de activo y pasivo por aumento de ambas e el mismo importe
Hechos modificativo: son los que suponen un incremento o disminución del activo o del pasivo, sin compensación, producirse con ello una variación en el capital patrimonial o neto. De estos hechos se distinguen: o
Modificativo por aumento activo
o
Modificativo por disminución de activo
o
Modificativo por disminución de pasivo
o
Modificativo por aumento de pasivo
o
Modificativo por disminución de pasivo
La diferencia no compensada se recoge en cuentas de gestión (gasto o ingresos).
Hechos mixtos: Estos hechos suponen un mezcl a de los dos anteriores ya que existe una permuta, pero al no ser iguales lo valores d los objetos permutado, producirá simultáneamente un aumento o disminución en el neto.
Tanto en los hechos modificativos como en los mixtos, el neto empresarial aumenta o disminuye de valor debido a pérdidas o beneficios que tienen la empresa como consecuencia de sus operaciones, pero no sería suficiente como indicar estos aumentos o disminuciones de
neto, pues la empresa necesita información detallada para saber por qué se han producido esos beneficios o perdidas. Para ella están las cuentas de gestión, que reflejan los diferentes gastos e ingresos producidos por las variaciones de neto.
Métodos contables. El método de partida doble La contabilidad es un conjunto de técnicas para representar el patrimonio y las operaciones de una empresa. Ese conjunto de normas o técnicas establecidas arbitrariamente es lo que se conoce con el nombre de sistema contable y la forma de aplicar dicho sistema se denomina método contable. Desde los orígenes del comercio, es establecieron unos métodos que se fueron haciendo más complejos conforme más necesaria era detallar la información contable y cuanto más complicadas eran las operaciones mercantiles. El método de partida simple fue el anterior al usado actualmente y se basaba en el registro individualizado solo de algunas paridas y no relacionaba las repercusiones con otras partidas. Este método no es muy útil para la gestión de la empresa, sino más bien para llevar con control individualizado de ciertas partidas empresariales (caja, bancos, letras de cambio, deudas con proveedores, derechos de cobro sobre clientes, etc.). El método contable utilizado actualmente nació en Italia hace más de 500 años y se denomina Método de Partida Doble. Se debe a un montaje llamado Fray Luca Pacciolo que lo propuso en 1494 y hoy en día es adoptado universalmente. Este método se basa en los siguientes sig uientes principios: 1. No hay partida sin contrapartida. 2. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acr eedoras. 3. En cualquier hecho contable, la suma de las cantidades cargadas ha de ser igual a la suma de las cantidades abonadas. El método de partida doble implica que para registrar cualquier hecho contable siempre se utilizarán como mínimo “dos cuentas”, una que se carga y otra que se abona, y que,
además, la suma de las cantidades que se carguen siempre coincidirá con las cantidades que se abonen.
La teoría del cargo y abono La Teoría del Cargo y Abono está basada en el Método de Partida Doble. Este método establece unos “convenios de cargo y abono” es decir, fija los motivos por los cuales se cargan
y abonan las cuentas en función de su clase.
Cuentas de activo: se cargan por las existencias iniciales que tenga el elemento patrimonial que representa dicha cuenta al principio del periodo contable. También se
cargan por los aumentos de valor que experimente dicho elemento. Se abonan por las disminuciones de valor que experimente el elemento.
Cuantas de pasivo y de patrimonio neto: funcionan al revés que las de activo. Se cargan por las disminuciones de valor que experimente el elemento que representa, y se abonan por el valor de las existencias iniciales y por los aumentos de valor que sufra dicho elemento.
Cuentas de gastos: siempre se cargan (excepto al final del periodo contable, que se abonan por su saldo total para saldarlas).
Cuentas de ingresos: siempre se abonan (excepto al final del periodo contable que se cargan por su saldo total).
Estos convenios de cargo y abono, como su propio nombre indica, están establecidos así arbitrariamente. Es esencial tenerlos siempre presentes a la hora de contabilizar y se pueden esquematizar de esta manera.
Convenios de Cargo y Abono
Según el criterio de los tipos de saldo, las cuentas se pueden clasificar en: a) Cuentas deudoras: cuentas de activo y cuentas de gastos. b) Cuentas acreedoras: cuentas de pasivo, de patrimonio neto y cuentas de ingresos.
Método especulativo y administrativo Los movimientos de algunas cuentas, como por ejemplo las de existencias, pueden llevarse mediante dos métodos principalmente.
Método especulativo: consiste en cargar las entradas a precio de coste y abonar las salidas a precio de venta.
Método administrativo: consiste en cargar las entradas y abonar las salidas a precio de coste, en ambos casos, reflejando el posible beneficio o pérdida en una cuenta de gestión.
Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de graduados en ciencias económicas efectuada en Mar del Plata en 1965, se enuncian de la siguiente forma: Equidad
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada. dada. Ente
Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad. Bienes Económicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptible de ser valuados en términos monetarios. Moneda de Cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste. Empresa en Marcha
Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura. Valuación al Costo
El valor de costo -adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados "de situación", en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.
Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos. Ejercicio
En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí. Devengado
Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. Realización
Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado. Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por él más bajo, o bien que una operación se contabilice dé tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las operaciones Uniformidad
Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares.
Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas. Materialidad (significación o importancia relativa)
Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcadora que fije los límites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones. Exposición
Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.
