Principios de Contabilidad

Introducir a estudiantes y profesionales, no sólo del área de negocios sino de todas las disciplinas, en el manejo de la contabilidad y en los conceptos básicos de finanzas.

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Despertar en ellos el espíritu emprendedor que los conduzca a la creación de una empresa propia.

Entre las características del libro destacan las siguientes: Utiliza el aprendizaje dinámico con la finalidad de que el lector “aprenda haciendo”, lo cual propicia un aprendizaje más efectivo a largo plazo.

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En la sección de ejercicios al final de cada capítulo se invita al lector a desarrollar sus propios ejemplos con base en sus expectativas personales. Al participar en el desarrollo de un problema y su posterior solución, aprenderá a plantear ejercicios reales, como le sucederá en su futuro desempeño profesional.

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La contabilidad se enseña en forma muy práctica mediante la propuesta, a modo de ejemplo, de emprender y desarrollar un negocio: una microempresa. Esto evita la complejidad propia de una empresa de mayores dimensiones, lo cual complicaría el manejo de los conceptos esenciales. La sencillez con que se desarrolla el ejemplo no se contrapone con la formalidad que merece el proceso contable de toda empresa abordado en este libro.

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Hace referencia a elementos básicos de finanzas, aquellos estrictamente necesarios para entender la rentabilidad y la sustentabilidad financiera del negocio, así como a los conceptos básicos de matemáticas financieras requeridos para la valuación de activos, sobre todo a largo plazo.

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La utilidad de la información financiera en la toma de decisiones empresarial es un tema fundamental al que el autor le dedica especial atención. Por ende, enfatiza las decisiones a considerar en cada etapa de la formación del nuevo negocio, en vez de sólo centrarse en su utilidad contable.

Principios de

Contabilidad Enfoque emprendedor


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Principios de

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Juárez

Hasta hoy, la enseñanza de la contabilidad es considerada un campo conservador por seguir modelos y estilos sumamente ortodoxos que dan como resultado una enseñanza poco desafiante, tediosa y de difícil aplicación inmediata. Para ofrecer una alternativa a esta visión, la presente obra busca lograr dos objetivos:

Luis Felipe Juárez Valdés http://latinoamerica.cengage.com

Principios de


Luis Felipe Juárez Valdés Revisión técnica

Ana Lilia Contreras Villagómez Coordinadora de Contabilidad básica y avanzada Facultad de Contaduría y Administración Universidad Nacional Autónoma de México

Australia • Brasil • Corea • España • Estados Unidos • Japón • México • Reino Unido • Singapur

Principios de contabilidad. Enfoque emprendedor Luis Felipe Juárez Valdés Presidente de Cengage Learning Latinoamérica Fernando Valenzuela Migoya Director de Producto y desarrollo Latinoamérica Daniel Oti Yvonnet Director editorial y de producción Latinoamérica Raúl D. Zendejas Espejel Editor senior Javier Reyes Martínez Coordinadora de producción editorial Abril Vega Orozco Editora de producción Gloria Luz Olguín Sarmiento Coordinador de manufactura Rafael Pérez González Diseño portada Punto 5 Margarito Sánchez Cabrera Composición tipográfica Punto 5 Margarito Sánchez Cabrera

Impreso en México 1 2 3 4 5 6 7 14 13 12 11

© D.R. 2012 por Cengage Learning Editores, S.A. de C.V., una compañía de Cengage Learning, Inc. Corporativo Santa Fe Av. Santa Fe núm. 505, piso 12 Col. Cruz Manca, Santa Fe C.P. 05349, México, D.F. Cengage Learning™ es una marca registrada usada bajo permiso.

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Agradecimientos — A Anabelle, mi gran amor, por su insistencia para dar por terminada esta obra. — A mis hijas, Daniela y Fernanda, por los momentos que distraje por la elaboración de este libro. — A mis padres, por enseñarme que, con trabajo duro, todo se logra. — A mi editor, Lic. Javier Reyes Martínez, por la oportunidad de presentar esta obra. — A la Mtra. Ana Lilia Contreras Villagómez, por sus atinados consejos y correcciones.

CONTENIDO

CAPÍTULO 1 Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales .......................................

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Generación de una idea de negocio .................................................................... La oportunidad del nuevo negocio ...................................................................... Cálculo del rendimiento .......................................................................................... Implementación de la idea: el nuevo negocio comienza a funcionar ...................................................................................

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Resumen ................................................................................................................................. Términos clave ....................................................................................................................... Ejercicios ................................................................................................................................

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CAPÍTULO 2 Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios ............................................... 26 Registro de las transacciones ............................................................................... El libro diario.............................................................................................................. Registro en el libro diario........................................................................................ El libro mayor............................................................................................................. Cómo calcular los saldos de cada cuenta T....................................................... Las cuentas T con sus saldos y la balanza de comprobación .......................................................................................... Cuentas T con sus saldos.......................................................................................

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CAPÍTULO 3 Proceso de ajustes contables................................................................. 64 Qué es el proceso de ajustes contables y por qué es necesario incluirlo en la información financiera ................................................................................. 65 Tipos de ajustes ........................................................................................................ 66 Gastos pagados por anticipado ............................................................................ 66 Otros gastos pagados por anticipado .................................................................. 72 Ingresos cobrados por anticipado ....................................................................... 72 Gastos acumulados ................................................................................................. 75 Ingresos acumulados .............................................................................................. 76 Depreciación............................................................................................................. 78

Contenido

Balanza ajustada ...................................................................................................... La hoja de trabajo.....................................................................................................

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88 90 91

CAPÍTULO 4 Proceso de cierre de cuentas................................................................. 92 El proceso de cierre contable ...............................................................................

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Resumen ................................................................................................................................. 100 Términos clave ....................................................................................................................... 101 Ejercicios ................................................................................................................................ 102

CAPÍTULO 5 Los estados financieros básicos ............................................................ 103 Los estados financieros básicos .......................................................................... Estado de variaciones en el capital contable .................................................... Balance general ....................................................................................................... Flujo de efectivo .......................................................................................................

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CAPÍTULO 6 Normatividad y legislación contable ..................................................... 118 Normatividad y legislación contable.................................................................... 119 Normas de información financiera....................................................................... 119 Características básicas ............................................................................................................. Postulados básicos....................................................................................................................

119 120

Normas de información financiera Serie A ........................................................ 121 NIF A-1. Estructura de las normas de información financiera ........................................................................... 122 NIF A-2. Postulados básicos .................................................................................. 122 Postulado de sustancia económica .......................................................................................... Postulado de entidad económica ............................................................................................. Postulado de negocio en marcha ............................................................................................. Postulado de devengación contable......................................................................................... Postulado de periodo contable ................................................................................................. Postulado de asociación de costos y gastos con ingresos ......................................................

123 123 123 123 123 123

NIF A-3. Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros .......................................................................... 124

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Principios de contabilidad

NIF A-4. Características cualitativas de los estados financieros .................. 126 NIF A-5. Elementos básicos de los estados financieros .................................. 126 El balance general ..................................................................................................................... Estado de resultados................................................................................................................. Estado de variaciones en el capital contable........................................................................... Estado de flujos de efectivo y estado de cambios en la situación financiera .............................

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NIF A-6. Reconocimiento y valuación .................................................................. 130 Normas básicas de reconocimiento ......................................................................................... Criterios de reconocimiento ..................................................................................................... Momentos de reconocimiento .................................................................................................. Reconocimiento inicial .............................................................................................................. Reconocimiento posterior ......................................................................................................... Normas básicas de valuación ................................................................................................... Valores de entrada .................................................................................................................... Valores de salida .......................................................................................................................

130 130 131 131 131 132 132 132

NIF A-7. Presentación y revelación...................................................................... 133 Los estados financieros y sus notas .................................................................... 134 Presentación ............................................................................................................. 135 Agrupación de partidas ............................................................................................................. Políticas contables .................................................................................................................... Otras revelaciones ....................................................................................................................

135 136 136

NIF A-8. Supletoriedad ............................................................................................ 136 Requisitos de una norma supletoria..................................................................... 137 Reglas de la supletoriedad..................................................................................... 138 Resumen ................................................................................................................................. 139 Términos clave ....................................................................................................................... 140 Ejercicios ................................................................................................................................ 141

CAPÍTULO 7 Control y administración del efectivo y equivalentes de efectivo.............................................................. 142 Definición de efectivo ............................................................................................. Manejo de la caja chica ......................................................................................... Arqueo de caja chica .............................................................................................. Reposición del fondo de caja chica ..................................................................... Manejo de las cuentas de cheques en los bancos y la conciliación bancaria ........................................................................... Apertura de la cuenta de cheques ...................................................................... Efecto de los depósitos ........................................................................................... Preparación de la conciliación bancaria ............................................................ Proceso de conciliación .........................................................................................

143 144 145 147 149 149 151 158 161

Resumen ................................................................................................................................. 163

Contenido

Términos clave ....................................................................................................................... 164 Ejercicios ................................................................................................................................ 165

CAPÍTULO 8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 166 Cuentas por cobrar .................................................................................................. Registro de las cuentas por cobrar ...................................................................... Factoraje financiero ................................................................................................ Cuentas incobrables................................................................................................ La tarjeta de crédito................................................................................................. Pago con cheque bancario .................................................................................... Transferencia bancaria electrónica.....................................................................

167 168 177 177 181 184 186


CAPÍTULO 9 Control y administración del inventario ................................................ 191 Inventarios ................................................................................................................. 192 Sistema de control de inventarios perpetuo ...................................................... 193 Compras de mercancía.............................................................................................................. Devoluciones de mercancía adquirida ..................................................................................... Bonificaciones sobre compras .................................................................................................. Flete sobre compras .................................................................................................................. Ventas a crédito bajo inventario perpetuo ............................................................................... Devolución sobre ventas ........................................................................................................... Ventas en efectivo..................................................................................................................... Bonificaciones sobre ventas ..................................................................................................... Flete sobre ventas .....................................................................................................................

193 195 196 197 198 199 200 202 203

Sistema de control de inventarios periódico...................................................... 203 Compras a crédito ..................................................................................................................... Devoluciones sobre compras .................................................................................................... Bonificaciones sobre compras .................................................................................................. Flete sobre compras .................................................................................................................. Ventas a crédito......................................................................................................................... Devolución sobre ventas ........................................................................................................... Ventas en efectivo..................................................................................................................... Bonificaciones sobre ventas .................................................................................................... Flete sobre ventas .....................................................................................................................

204 204 205 205 206 206 207 208 208


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CAPÍTULO 10 Control y administración de los activos fijos o activos a largo plazo ............................................................ 215 Control y administración de los activos a largo plazo ...................................... 216 Métodos de depreciación ...................................................................................... 219 Métodos de depreciación por el paso del tiempo ...................................................................

220

Métodos de depreciación acelerada .................................................................. 222 Doble saldo decreciente ........................................................................................................... Suma de los dígitos de los años ............................................................................................... Retiro de los activos a largo plazo............................................................................................

222 223 224

Normatividad contable............................................................................................ 225 Normas de valuación de activos a largo plazo .................................................. 226 Retiro de activos a largo plazo ................................................................................................. Normas de presentación...........................................................................................................

227 227


CAPÍTULO 11 Pasivos .......................................................................................................... 231 Pasivos ....................................................................................................................... 232 La palanca financiera ................................................................................................................

235

Pasivos a corto plazo .............................................................................................. 239 Pasivos a corto plazo sin costo ................................................................................................. Pasivos a corto plazo con costo ................................................................................................

239 241

Normatividad contable de los pasivos ................................................................ 243 Reglas de valuación de los pasivos .......................................................................................... Reglas de revelación .................................................................................................................

244 244


CAPÍTULO 12 Capital contable .......................................................................................... 248 Capital ........................................................................................................................ 249 Tipos de acciones ......................................................................................................................

253

Normatividad contable sobre el capital .............................................................. 256 Reglas de valuación .................................................................................................................. Reglas de presentación.............................................................................................................

257 258

Contenido


CAPÍTULO 13 Análisis financiero ..................................................................................... 262 Análisis financiero ................................................................................................... Análisis horizontal .................................................................................................... Activos a largo plazo ............................................................................................... Pasivos ....................................................................................................................... Capital ......................................................................................................................... Estado de resultados ............................................................................................... Análisis vertical ........................................................................................................

266 266 276 278 280 280 284

Activos a largo plazo ................................................................................................................ Pasivos .......................................................................................................................................

285 286

Capital ......................................................................................................................... 287 Estado de resultados.................................................................................................................

287

Razones financieras ................................................................................................ 289 Razones de liquidez................................................................................................................... Razones de actividad ................................................................................................................ Efectivo ..................................................................................................................................... Cuentas por cobrar .................................................................................................................... Razones de actividad. Inventarios ............................................................................................ Ciclo del efectivo a corto plazo................................................................................................. Rotación de activo a largo plazo, o fijo .................................................................................... Rotación del activo total ........................................................................................................... Razones de financiamiento a largo plazo ................................................................................. Razones de rendimiento............................................................................................................ Método DuPont .........................................................................................................................

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PREFACIO La presente obra busca lograr dos objetivos: • Introducir a los estudiantes de nivel licenciatura, no sólo del área de negocios, en el manejo de la contabilidad. • Despertar en los estudiantes la inquietud por crear una empresa. La enseñanza de la contabilidad ha sido criticada por ser un campo demasiado conservador y seguir viejos modelos y estilos, resultando en una disciplina poco retadora, aburrida y escasamente aplicable, en la que el estudiante se limita a aprender las reglas del cargo y el abono para registrar las operaciones de una empresa con su entorno y preparar sus estados Ånancieros. La practicidad de esa enseñanza pasa a segundo plano. Esta obra utiliza el aprendizaje dinámico para “aprender haciendo”, lo cual, según la taxonomía de Bloom, resulta en un aprendizaje más efectivo a largo plazo. Un cambio importante que se introduce en este libro, en comparación con otros, consiste en que en la sección Ejercicios, al Ånal de cada capítulo, se solicita al alumno que desarrolle sus propios ejemplos con base en sus expectativas personales, a partir de ciertas instrucciones proporcionadas. No se presentan ejercicios desarrollados por el autor para evitar que el alumno se acostumbre sólo a resolver ejercicios y para que aplique, en forma particular, lo aprendido conforme avance el curso. Se espera que el estudiante, al participar en el desarrollo del problema y su posterior solución, aprenda a plantear ejercicios reales, como le sucederá en su futuro desempeño profesional. De igual forma, al personalizar los ejercicios se evita que su solución pueda ser “compartida” con otros compañeros del grupo. Otro cambio también importante se introduce en la sección Resumen de cada uno de los capítulos. Por lo general, en otros libros el resumen es un compendio de la información presentada en el cuerpo del texto. En este libro los resúmenes son en realidad una “tabla de contenido”, es decir, presentan lo que contiene el capítulo en forma de crónica y no de extracto. De esta forma se espera motivar al alumno a leer el capítulo completo y no sólo revisar los resúmenes. La contabilidad se enseña en forma muy práctica con la propuesta de emprender y desarrollar un negocio. Se maneja un ejemplo muy sencillo: una microempresa de fabricación y venta de golosinas a base de malvavisco y chocolate. Se busca un ejemplo simple para evitar la complejidad de una empresa de mayores dimensiones, lo cual puede complicar el manejo de los conceptos esenciales. No obstante, no se contraponen la sencillez con que se desarrolla el ejemplo con la formalidad que merece el proceso contable de toda empresa, y con la cual se trata la contabilidad en esta obra.

Prefacio

Se mencionan elementos básicos de Ånanzas, aquellos estrictamente necesarios para entender la rentabilidad del negocio y su sustentabilidad Ånanciera, así como los conceptos básicos de matemáticas Ånancieras necesarios para la valuación de activos, sobre todo de los activos a largo plazo. Por otro lado, la estructura del libro también se apega a la mayoría de los textos de contabilidad básica que se utilizan en las principales universidades con la Ånalidad de lograr una integración más accesible a los planes de estudio vigentes. Sin embargo, la diferencia de este libro con los ya existentes radica en los conceptos empleados por el autor, un punto de vista en el que se da especial importancia a la utilidad de la información Ånanciera en la toma de decisiones de las empresas, y en el que se enfatizan las decisiones que hay que considerar en cada etapa de la formación del nuevo negocio, así como a un enfoque más moderno hacia la rentabilidad de la empresa, en vez de centrarse sólo en su utilidad contable. De especial importancia en la decisión de invertir o no en una empresa es la rentabilidad que esperan obtener los inversionistas, en particular si ésta es de nueva creación. Todo inversionista espera una determinada rentabilidad, precisamente por eso invierte. Si al Ånal del periodo no se le entrega la rentabilidad esperada, simplemente se retirará del negocio en busca de otra alternativa de inversión que sí cumpla sus expectativas. El libro está estructurado de la manera siguiente: En el capítulo 1 se señalan los pasos a seguir para generar la idea de un nuevo negocio. Éste se establece y se Åjan las pautas contables para el inicio de operaciones. Una vez que se tiene la idea del negocio que se desea emprender, se estructuran los activos que serán necesarios para su adecuada operación, y se establece la forma en que se Ånanciará la empresa y el uso de los pasivos en su estructura Ånanciera, con lo que se genera el primer balance general. El capítulo 2 describe el inicio de las operaciones de la nueva iniciativa, con énfasis en el registro de las transacciones y las reglas del cargo y el abono, así como el efecto de cada una de las transacciones de la empresa en la ecuación contable. Se mencionan el registro en el libro diario y el libro mayor y la generación de la balanza de comprobación. El capítulo 3 aborda las operaciones de ajustes y la balanza ajustada. Se señala la importancia de realizar el proceso de ajustes para una adecuada presentación de la información Ånanciera y se introduce el concepto de hoja de trabajo electrónica para generar los borradores de los estados Ånancieros. El capítulo 4 menciona el proceso del cierre contable de los libros, remarcando el concepto de periodo contable, y la generación de los estados Ånancieros de la empresa.

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El capítulo 5 establece el marco conceptual y regulatorio de la contabilidad mencionando las normas de información Ånanciera y su aplicación y efecto en la información Ånanciera. Al respecto, se estudia la presentación de los estados Ånancieros básicos. El capítulo 6 se reÅere al manejo de las cuentas Efectivo y Bancos. Se habla de la caja chica, así como del correcto uso de la conciliación bancaria en las diversas cuentas que maneja la empresa. El capítulo 7 se enfoca en el manejo de la cuenta de Clientes, en cómo establecer una adecuada política de crédito, sus ventajas y desventajas y su riesgo y beneÅcio, así como su valoración y correcta presentación en los estados Ånancieros. El capítulo 8 describe el manejo de la cuenta Inventarios para lograr una adecuada contabilización, valuación y control de este activo tan importante para la empresa. El capítulo 9 trata sobre los Pagos por anticipado que debe realizar la empresa, así como su conveniencia, costo y beneÅcio. El capítulo 10 aborda el control y registro de los activos Åjos. Se estudian con detalle los métodos de depreciación, así como la disposición o retiro de los activos Åjos, y de los activos Åjos obsoletos o totalmente depreciados. El capítulo 11 describe el registro y uso de la cuenta de Proveedores y los pasivos a corto plazo. El capítulo 12 estudia el manejo del capital, ya sea capital aportado y/o capital ganado. Se introducen los conceptos de reinversión, política de dividendos y establecimiento de diversas reservas de capital para Ånanciar diferentes operaciones de la empresa. Finalmente, en el capítulo 13 se aborda el análisis de los estados Ånancieros, a Ån de interpretar de forma adecuada la situación Ånanciera de la empresa y tomar decisiones a partir de la información presentada en los estados Ånancieros. Subrayo nuevamente que no por la sencillez con que se desarrolla el ejemplo abordado en el libro, se deja de lado el aspecto formal de la contabilidad, ya que se mencionan las normas de información Ånanciera que aplican en tal situación, así como las relativas a las normas internacionales de información Ånanciera. Todo lo anterior, con el espíritu de presentar en forma muy práctica el ejercicio y, de forma inmediata, la aplicación de la contabilidad para estudiantes y/o emprendedores de negocios. Dr. Luis Felipe Juárez Valdés

ACERCA DEL AUTOR Luis Felipe Juárez Valdés es doctor (Ph.D.) en contabilidad por la Texas A&M University, College Station, Estados Unidos. Obtuvo el grado de maestría en administración en el Tecnológico de Monterrey, campus Querétaro, así como la licenciatura en administración de empresas y en contaduría pública en el Tecnológico de Monterrey, campus Monterrey. Ha ocupado el cargo de jefe del Departamento de Finanzas y Contaduría en la Universidad de las Américas-Puebla en los periodos 1990-1994 y 2000-2004, durante los cuales realizó importantes aportaciones a los planes de estudio vigentes al promover cambios en la forma y el fondo de la enseñanza de las disciplinas contables y Ånancieras, apoyada con el uso de recursos computacionales en el aula como herramienta de aprendizaje y trabajo. Formó parte del comité ejecutivo de la Asociación Nacional de Facultades y Escuelas de Contaduría y Administración, zona 5, como coordinador de planes y programas de estudio. Su tesis doctoral y otros trabajos de investigación han sido publicados en las más importantes revistas de difusión de la investigación contable a nivel internacional, privilegio alcanzado por un número muy reducido de investigadores. Forma parte del comité editorial de la revista Contaduría y Administración, de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, así como del comité editorial de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Ha colaborado en la revisión técnica de diversos libros de contabilidad y administración Ånanciera de diferentes editoriales internacionales. Su biografía fue publicada en el libro Who is Who in the World. Fue profesor visitante en Texas A&M University durante el verano de 2003. Ha trabajado en proyectos de asesoría con empresas como Tamsa, Telmex, CFE y Pemex, entre otras, en áreas administrativas y computacionales, y participó en el desarrollo de la banca electrónica en Banca SerÅn. Formó parte del Consejo Consultivo de la Ciudad de Puebla (antes Aula Angelopolitana), organismo que asesoraba al presidente municipal de la ciudad en la planeación, organización y ejecución de diversos proyectos en apoyo a la comunidad. Participa actualmente en UDLA Consultores como profesor-asesor en diversos proyectos con empresas importantes, y como coordinador de diversos programas de cursos, diplomados y maestrías ofrecidos por dicha institución.

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Desde 1987 es profesor titular de tiempo completo en el Departamento de Finanzas y Contaduría de la Universidad de las Américas, Puebla. Ha sido conferenciante e impartido cursos sobre temas de contabilidad y Ånanzas en diferentes ciudades de México y en diversos países de América Latina, como Argentina, Brasil, Chile y Perú.

Capítulo 1

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá:

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

1. Desarrollar la idea básica de un nuevo negocio. 2. Entender el concepto de rendimiento sobre la inversión (ROI) para calcular la rentabilidad esperada de la nueva inversión y seleccionar la alternativa más conveniente. 3. Realizar ejercicios de registro contable de las primeras operaciones de una empresa. 4. Describir la función de la contabilidad en el establecimiento de nuevas empresas. 5. Entender el efecto de las transacciones de negocios en la ecuación contable.

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Generación de una idea de negocio En los tiempos recientes se ha utilizado, cada vez con más frecuencia, la idea del emprendedor como la actitud de un individuo encaminada a generar una idea de negocio y llevarla a cabo con éxito. Pero, ¿cómo se logra ese proceso que en lo básico parece tan sencillo? Comencemos por deÅnir qué es un emprendedor. Un emprendedor es aquella persona u organización capaz de generar un nuevo proyecto de negocio (entendiendo como negocio aquella actividad que crea valor). Puede hacerlo funcionar en lo establecido, y dicho negocio logra sostenerse por sí mismo durante un tiempo razonable, generando un rendimiento adecuado para sus inversionistas. Existe un gran número de instituciones públicas y privadas y sitios web que se dedican a promover el desarrollo empresarial, y que se hacen llamar aceleradoras o incubadoras de negocios, todas con el objetivo de aumentar cada vez más el número de personas emprendedoras que deciden autoemplearse creando su propio negocio. De igual forma, la mayoría de las universidades e instituciones de educación media superior y superior ha incorporado en sus planes de estudio el concepto de emprendedores, ya sea con cursos especíÅcos, talleres, laboratorios, etc., o con una orientación general hacia dicho concepto. Desafortunadamente, existen pocos libros de texto que apoyen tales iniciativas, tanto particulares como institucionales, y que combinen los conceptos clásicos de áreas económico-administrativas con este nuevo término de emprendedurismo o desarrollo del espíritu emprendedor para permitir al estudiante, o emprendedor, desarrollar una idea de negocio que le produzca un merecido éxito y a la vez llevar el control contable y Ånanciero respectivo. La crisis económica y Ånanciera mundial de 2008, caracterizada por despidos masivos, llevó a muchas personas afectadas a considerar la posibilidad de trabajar por su cuenta. Sin embargo, no sólo se requiere una buena idea de negocio para llevarla a cabo. No siempre una buena idea resulta en un negocio exitoso. Se requieren también conocimientos técnicos y administrativos para implementar dichos planes. Este es el espacio que se busca cubrir con este libro: proveer el conocimiento técnico y el soporte teórico necesarios para realizar un adecuado registro de las operaciones de inicio del negocio y de las transacciones que se realizarán con clientes, proveedores, empleados, socios, inversionistas, etc., así como para reportar, en forma de estados Ånancieros, los resultados obtenidos por esa nueva empresa. El objetivo es lograr una adecuada interpretación de la información Ånanciera que ayude en la toma de decisiones de inversión y Ånanciamiento para retroalimentar la operación exitosa de la entidad. Todo este último proceso se conoce como contabilidad.

Capítulo 1


La contabilidad, entonces, forma parte integral del proceso de inicio, gestión y retroalimentación de la nueva empresa.

La oportunidad del nuevo negocio Todo nuevo negocio inicia como una buena idea, la cual deberá estar asociada con la oportunidad, es decir, la existencia de una necesidad no satisfecha en nuestros futuros clientes, la cual puede consistir en la no disponibilidad en el mercado de algún bien o servicio que en este momento satisfaga dicha necesidad. Existe un gran debate en marketing acerca de si las necesidades de los consumidores se crean o sólo se descubren. En mi opinión como autor, sólo se descubren; ya existen. Descubrirlas es nuestra función como empresarios. Una vez detectadas, debe generarse el satisfactor para cubrirlas. Así, la idea de un nuevo negocio deberá estar relacionada con la satisfacción de una necesidad, lo cual crea la oportunidad para iniciarlo. Es proporcionando ese satisfactor que la nueva empresa generará valor para el consumidor y, por consiguiente, un rendimiento para los inversionistas que Ånanciaron la iniciativa de negocio.

El emprendedor tiene una inquietud para establecerse por su cuenta. Analiza la factibilidad de su idea.

Identifica la oportunidad de negocio y analiza el proyecto. Determina su rentabilidad.

La idea es implementada y el nuevo negocio empieza a funcionar.

Figura 1 Proceso de generación de un nuevo negocio

El proceso de generación de un nuevo negocio representado en la Ågura 1 requiere lo siguiente. Análisis de factibilidad de la idea. No toda buena idea es un buen proyecto de negocio. Debe analizarse el bien o servicio que se desea ofrecer, así como la tecnología actual o futura a corto plazo que se requiere para elaborar dicho producto, las materias primas, la mano de obra caliÅcada, los equipos, maquinaria e instalaciones necesarios, las habilidades y conocimientos administrativos, y el proceso logístico con que se cuenta para la adecuada distribución del nuevo producto. En el caso de un servicio, el análisis es muy similar, salvo en lo referente a la materia prima, pues no hay elaboración de productos.

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IdentiÅcación de la oportunidad de negocio y análisis del proyecto. Una vez identiÅcada la oportunidad, se realiza el estudio de mercado, en el cual se tratará de cuantiÅcar el potencial de ventas con base en el bien o servicio a ofrecer y los precios que se hayan determinado. De igual forma, se deÅnirán los costos y gastos que dicho bien o servicio requieran. En el caso de varios productos, se debe determinar su mezcla (porcentaje a vender de cada uno) y los precios de venta. Surge la pregunta sobre cuál será el precio de venta. Ahí es donde la contabilidad resulta muy útil. En esta parte del estudio del proyecto deberán quedar claramente cuantiÅcados los ingresos esperados por el nuevo bien o servicio. Una vez determinado el potencial de ventas, se realiza el estudio técnico, que reportará qué tipo y cantidad de inversiones en equipo, maquinaria, instalaciones, recursos humanos, materia prima, etc., se requieren para el monto esperado de ventas. Estos dos últimos análisis no se incluyen en este libro y recomendamos al lector interesado consultar textos de marketing e ingeniería industrial, en los que se detalla este tipo de estudios para el inicio de un nuevo negocio. Ya calculado el monto de la inversión requerida, corresponde buscar el Ånanciamiento del proyecto, es decir, de dónde obtendremos el dinero para iniciar el negocio. Acudimos entonces con los accionistas. Una de las primeras preguntas que nos formularán es: ¿Ese negocio me conviene? La respuesta estribará en calcular el rendimiento que le ofrece esa alternativa de inversión y compararla con otras para seleccionar la que mejor ganancia reporte. Pero surge una disyuntiva: a mayor rendimiento, el negocio parece ser más riesgoso. Entonces debemos seleccionar la combinación que ofrezca el mejor balance entre rendimiento y riesgo.

Cálculo del rendimiento Piense por un momento en qué podríamos hacer con una cantidad de dinero que tuviéramos disponible para invertir. ¿Cuál sería nuestra primera opción de inversión? Seguro pensaríamos en una cuenta de ahorros en un banco comercial de la localidad. Pero, ¿cuánto paga de intereses (rendimiento) una cuenta de ahorros? Por tradición, este ha sido el tipo de inversión que paga menos intereses. En la actualidad la tasa debe ser cercana a 1% anual. Y no es un error de impresión. Por cada $100 que usted invierta en una cuenta de ahorros ¡le pagarían $1 al año! (le corresponde actualizar este dato preguntando en los bancos de su ciudad cuánto aportan hoy). Parece un rendimiento muy bajo, ¿no es así? Necesitamos otro tipo de inversiones que pague un poco más de intereses.

Capítulo 1


En términos generales, este es el razonamiento que sigue cualquier inversionista: por cada peso invertido, ¿qué rendimiento obtengo? Si no se está de acuerdo con la ganancia ofrecida por determinada alternativa de inversión, seguramente se buscará una de mayor rendimiento. Al continuar con nuestro ejemplo, la siguiente opción disponible será seguramente invertir en CertiÅcados de la Tesorería, conocidos como Cetes. Este tipo de inversión reditúa una tasa de interés de poco más de 4.5%. Ésta es mejor que el 1% que pagaría la cuenta de ahorros. Pero, ¿es suÅciente? Seguramente todavía no. Un inversionista promedio en países como el nuestro, en vías de desarrollo, esperará ganar entre 20 y 35% al año, pero manteniendo un riesgo también promedio. Cuando se habla de riesgo, nos referimos a la posibilidad de que los resultados que esperamos sean muy diferentes de los que en realidad obtengamos. Entre más grandes sean estas posibilidades, diremos que la inversión es más riesgosa. ¿Cómo controlamos este riesgo? Eso depende de cada tipo de inversionista. Habrá quienes acepten asumir un riesgo más alto que otros, y esta actitud se llama disposición al riesgo. Al Ånal, todo depende de qué tan dispuesto esté usted a aceptarlo, pero algo importante a señalar es que, en negocios, entre más riesgo asumamos, mayor rendimiento de esa inversión esperaremos. Nuestra siguiente opción pudiera ser participar en los llamados fondos de inversión, en los cuales un gran número de inversionistas deposita su dinero en una institución Ånanciera que se encarga de manejar esos fondos y toma decisiones por ellos en torno a en qué instrumentos de inversión se participará y cuánto se colocará en ese instrumento en particular, lo que se conoce como portafolio de inversión. Cada cierto periodo se calcula el rendimiento obtenido del portafolio y se reporta a los participantes del fondo. Su nivel oscila, en la actualidad, entre 5 a 30% en el mejor de los casos. ¿Suena bien, no? Pero, en mi opinión, tiene dos desventajas: la primera radica en que los resultados pueden ser muy variables, de 5 hasta 30%. Esto es muy riesgoso. La segunda implica que no podemos intervenir en las decisiones de dónde se invertirá nuestro dinero. Eso queda en manos de los ejecutivos bancarios, quienes tratarán de buscar una combinación de instrumentos de inversión que maximice el rendimiento y disminuya el riesgo. Está bien para una persona que no quiere tener más problemas que acudir a cobrar sus intereses, ya sea al banco o a la institución Ånanciera en la que invirtió. Pero estamos hablando de que seremos futuros empresarios. No podemos limitar nuestra actividad de negocios a acudir a cobrar los intereses. Eso está bien para “viudas y huérfanos”, como se denomina a este tipo de inversiones, pero nosotros queremos algo con un poco más de reto y riesgo y, por tanto, mayor rendimiento. La siguiente opción, en orden de rendimientos crecientes, será invertir en la bolsa de valores, un lugar al que se acude a comprar o vender acciones de diversas empresas que aparecen listadas en ella. El inversionista no compra directamente en la bolsa de valores. Utiliza a los llamados corredores de bolsa

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para que realicen la transacción de compra o venta. Los corredores cobran una determinada cantidad o comisión por cada operación efectuada. En esta alternativa seguramente esperaríamos obtener muy altos rendimientos, pero también incurriríamos en un gran riesgo, y necesitaríamos un gran capital para invertir en este tipo de instrumentos, porque no sería conveniente colocar todo el capital en una sola empresa; conviene hacerlo en varias para reducir el riesgo (recuerde el concepto de portafolio). Una alternativa intermedia entre los fondos de inversión e invertir en la bolsa es crear un negocio propio. Ahí es donde surge el concepto de emprendedor. Vamos a emprender la aventura de iniciar y hacer crecer nuestro negocio. Para ello requerimos un capital adecuado que reditúe un rendimiento con el que estaremos de acuerdo y, sobre todo, que nos permitirá participar en todas las decisiones que lo afecten. Pero veamos cómo se calcula el rendimiento. El rendimiento de una inversión consiste en cuánto recibo de intereses por la cantidad que tengo invertida, es decir:

Rendimiento = Intereses / Inversión

Si aplicamos estos conceptos en una idea de negocio, los equivalentes serían:

Rendimiento = Utilidad

Inversión = Capital contable

Pero, ¿qué signiÅcan todos esos términos contables? Usted comprenderá cada uno de ellos conforme avancemos en el contenido del libro. Por el momento, pensemos que la utilidad es la diferencia que resulta del ingreso que obtenemos por ventas, al que se le resta el costo de las mercancías que entregamos al vender, así como lo que hemos pagado en sueldos, renta, energía eléctrica, papelería, teléfono, etc., para operar el negocio. El capital contable está conformado por la inversión inicial (capital aportado) más las utilidades de ejercicios anteriores (capital ganado) que hemos retenido para hacer crecer el negocio. Por supuesto que al inicio de las operaciones sólo tendremos capital aportado. A este rendimiento se le llama rendimiento sobre el capital contable (ROE), y será el indicador de qué tan conveniente es el negocio que pretendemos iniciar.

Capítulo 1


Es conveniente señalar en este momento que no es sólo el monto de la utilidad lo que nos ayuda a decidir emprender el negocio. Por lo general, para los no eruditos, se espera que el negocio reditúe una gran proporción de utilidad. En el capítulo de análisis de estados Ånancieros veremos que no necesariamente una mayor utilidad representará un mejor rendimiento. Lo importante a considerar es la relación que esta utilidad mantiene con respecto al monto del capital invertido. No es lo mismo ganar $1,000 invirtiendo $10,000, que ganar $1,000 invirtiendo sólo $2,000. ¿Puede ver cuál es la idea? Lo que buscaremos en el negocio no es sólo aumentar la utilidad, sino incrementar la proporción de ésta que genera el negocio con respecto a la proporción de aumento, o disminución, del capital invertido que requiere ese incremento en la utilidad. Si lo comparamos con lo que un banco paga de intereses, es el monto de intereses que éste paga con respecto al capital contenido en el monto de mi inversión. Es relevante mencionar ahora que ambos conceptos, utilidad e inversión, son cifras que obtendremos de la contabilidad. Será vital, entonces, que esta contabilidad sea adecuadamente realizada; de lo contrario obtendremos cifras erróneas y poco conÅables, y quizá tomaremos decisiones equivocadas que pueden llegar a signiÅcar la pérdida de todo nuestro dinero invertido. Debemos superar ya la idea de los antiguos empresarios cuyo principal motivador era pagar lo menos posible o no pagar impuestos, sin considerar el negocio como un todo, enfocándose sólo en reducir la utilidad. Con esa idea en mente se distorsionaba la contabilidad que no registraba ingresos, o que consignaba gastos que no correspondían en realidad a la empresa. Esta forma de hacer negocios debe ser superada. Consideremos los impuestos como un gasto más del negocio, como la renta, los sueldos, la energía eléctrica, etc., y evitemos manejar información errónea del negocio, o exponernos a riesgos de sanciones, o inclusive a la clausura, por minimizar el pago a la autoridad Åscal. Más adelante demostraremos que el rendimiento que obtiene el negocio está determinado por diversos factores, además de la utilidad que se logre, y que se puede generar un mejor rendimiento manejando de forma adecuada otras partes del negocio, más que alterando la contabilidad. La contabilidad es muy útil si la información que presenta es verdadera. En la siguiente sección comenzamos a registrar, “a llevar”, la contabilidad del nuevo negocio. Observe cómo se estructura la información Ånanciera en lo que se conoce como estados Ånancieros, ya que con ellos reportaremos y tomaremos decisiones sobre la empresa o entidad.

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Implementación de la idea: el nuevo negocio comienza a funcionar Una vez analizado el proyecto y determinada su rentabilidad, decidimos iniciar el negocio. En este momento se reúnen los socios, o el propietario único (más adelante se valorará si conviene invitar a socios al negocio o emprenderlo como propietario único), para aportar el capital, es decir, el dinero o recursos con los cuales se adquieren los activos (equipo, maquinaria, inventarios) necesarios para iniciar operaciones. En algunas ocasiones lo aportado por los socios, o capital, no es suÅciente para la compra de los activos, y entonces se decide por adquirir pasivos, es decir, préstamos con los cuales completar la inversión de los accionistas para comprar los activos necesarios. La primera actividad que los socios, o propietario único, realizan es aportar (entregar) recursos para comprar los activos. En toda iniciativa de negocios es muy recomendable registrar por escrito cualquier operación o acuerdo a que se llegue, con el Ån de hacer constar diariamente los eventos que afectan a la empresa. De esta manera tendremos la referencia para recordar más adelante los acuerdos o transacciones realizados. Para registrar las operaciones del negocio utilizaremos el siguiente formato.

Lo que la empresa tiene

Por qué lo tiene

La operación de la aportación inicial, suponiendo que los socios entregaron efectivo para pagar sus participaciones en el negocio, quedaría registrada como se indica enseguida.

Capítulo 1


Efectivo

Capital

$30,000

$30,000

Con base en lo anterior, vemos que los activos con que ahora cuenta la empresa fueron adquiridos inicialmente con el capital aportado por los socios. Pero si esto no fuera suÅciente, solicitamos un préstamo (pasivo) y adquirimos los activos faltantes. Por tanto, tenemos la siguiente igualdad. Activo –Bienes o derechos que la empresa posee (Lo que la empresa tiene)

Pasivo + Capital –Deudas u obligaciones que la empresa adquiere (Por qué lo tiene)

El monto de los Activos debe ser igual a la suma de los Pasivos más el Capital

Esta igualdad, que es la base de la contabilidad, se denomina ecuación contable y, como veremos más adelante, siempre se cumple. ¿Por qué siempre se cumple? Porque lo que la empresa tiene —inventario, maquinaria, equipo, ediÅcios, etc. (Activos)—, lo adquirió con recursos aportados por los socios (Capital), con recursos provenientes de un préstamo (Pasivos), o con una combinación de ambas fuentes. Todo activo tiene una razón de por qué lo tenemos. Hasta este momento seguro ha empleado la palabra efectivo como equivalente de capital. Cuando usted comenta con algún amigo o amiga que le invita a salir… “es que no tengo capital”, se reÅere a que no tiene dinero en efectivo. En contabilidad, esos dos conceptos son muy diferentes. El capital consiste en los recursos aportados por los socios (que pueden ser o no en efectivo), y el efectivo es lo que la empresa tiene en billetes y monedas para realizar sus pagos. ¡No confunda la cuenta Capital con la cuenta Efectivo! Esta confusión es muy común en los nuevos estudiantes de contabilidad. Recuerde: el capital son los recursos aportados por los socios, o por el propietario único, que pueden estar o no en efectivo.

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Tome en cuenta lo siguiente. Activo = Pasivo + Capital

Efectivo (lo que la empresa tiene)

Capital (por qué lo tiene)

$30,000

$30,000

Si presentáramos esta información en un documento formal, lo podríamos llamar balance general. ¿Por qué balance? Como puede observar, al cumplirse la ecuación contable, el total de activo queda balanceado con la suma de pasivo y capital. De ahí el nombre de balance general para ese documento que la empresa presenta a los lectores interesados en conocer su funcionamiento, aunque desde hace algunos años el nombre cambió, con base en la norma de información Ånanciera (NIF) A-3, a estado de posición Ånanciera, o estado de situación Ånanciera. Por el momento lo seguiremos llamando balance general. Observe que la información que presenta el balance se puede agrupar en dos grandes columnas: del lado izquierdo están los recursos que tiene la empresa, y del lado derecho el porqué los tiene. Como puede notar, la contabilidad posee mucha lógica. Si listamos del lado izquierdo los activos que la empresa adquiere (qué tiene), y del lado derecho la forma en que obtiene esos activos (por qué los tiene), al Ånal tendremos un balance general que contendrá la ecuación contable, y ésta seguirá balanceada. Pero vayamos de vuelta a la creación de nuestra nueva empresa. Suponga que ya decidimos qué tipo de negocio estableceremos. Analizamos la idea, estudiamos el mercado, revisamos los procesos de producción, la estructura de la organización, el equipo necesario, la materia prima, etc., y decidimos establecer una pequeña fábrica de golosinas. El proceso es muy simple. Compramos malvaviscos y los cubrimos con chocolate para lograr una presentación agradable. Les colocamos un sujetador de madera y los ofrecemos como una paleta de malvavisco con chocolate.

Capítulo 1


El negocio iniciará con la modalidad de propietario único, debido a que la inversión es relativamente baja. Del estudio técnico se estimó un monto inicial de $30,000, los cuales son aportados por el propietario. Por el momento, funcionará en la cochera de su casa.

1. Registro de la aportación inicial.*

Activo

Pasivo + Capital

Efectivo

$30,000

Capital

$30,000

Total Activo

$30,000

Total Pasivo + Capital

$30,000

En el lado de los activos aparece la cuenta Efectivo con un saldo de $30,000. Por otro lado, la aportación del dueño por $30,000 se registra en la cuenta Capital. Observe cómo, después de cada operación que realiza la pequeña empresa, se cumple la igualdad Activo = Pasivo + Capital. Con estos recursos empezamos a adquirir activos para la operación del nuevo negocio.

2. Compramos materia prima por un importe de $5,000, más el impuesto al valor agregado (IVA de 16%) por $800, para la elaboración de las golosinas, lo cual pagamos en efectivo.

Activo Efectivo Inventario de materia prima

Pasivo + Capital $24,200

$30,000


$30,000

5,000

pagado

800

Total Activo

$30,000

IVA

Capital

* En lo consecutivo, el número con el que se identifica cada operación servirá de distintivo cuando se le refiera en ejemplos posteriores.

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La materia prima se presenta como Inventario de materia prima y, por haberse pagado en efectivo, el monto de la cuenta Efectivo disminuye $5,800, dando como resultado un saldo de $24,200. Se puede observar ahora que la empresa tiene efectivo por $24,200, inventario de materia prima por $5,000 e IVA pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque el dueño aportó $30,000 en efectivo, el cual se utilizó para la compra mencionada. Observe que ahora el monto de efectivo es diferente del monto de capital. Se utilizó el efectivo disponible, y éste disminuye, pero el dueño mantiene su capital, pues no ha hecho retiros del mismo. Así, el saldo de la cuenta no sufre cambio alguno. El IVA efectivamente se mantiene en una cuenta de activo, ya que la empresa podrá acreditarlo al momento de realizar su pago provisional el 17 del siguiente mes. Debemos diferenciar el IVA efectivamente pagado de la cuenta IVA por acreditar, el cual será pagado en próximas fechas, pero por no haberse cubierto en efectivo, todavía no es acreditable. Lo será cuando sea “efectivamente” entregado en efectivo. Continuamos adquiriendo recursos para la empresa.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA ($400), el cual será pagado a 30 días.

Activo Efectivo Inventarios Materia prima Material de empaque IVA pagado IVA por acreditar

Total Activo

Pasivo $24,200

Capital

Cuentas por pagar

$2,900

Capital

$30,000

Total Pasivo

$2,900

Total Capital

$30,000

$7,500 5,000 2,500 800 400

$32,900


$32,900

Ahora aparece el concepto pasivos porque el material de empaque no ha sido pagado todavía, y será cubierto en 30 días.

Capítulo 1


Se nos ha comentado siempre que las deudas (pasivos) no son convenientes, pero en el mundo empresarial sucede algo diferente. El efecto de adquirir más activos por medio de una deuda nos permite tener más activos de los que podríamos adquirir con el capital inicial aportado. Dado que todo activo tiene que generar activamente Æujos de efectivo, (de ahí su nombre de activo), el resultado es que deberá producir un mayor Æujo de efectivo y, por tanto, un mayor rendimiento del negocio. Interesante ¿verdad? Quizás usted se pregunte: ¿por qué no lo pagamos en efectivo si tenemos suÅciente para hacerlo? Lo que conviene es aprovechar el crédito que nos otorgan los proveedores al permitirnos pagar en 30 días y aplicar en otras inversiones más productivas el efectivo que tenemos, en vez de “gastarlo” en inventarios que por lo general no reditúan ningún rendimiento y, por el contrario, “cuestan” inversión, espacio, cuidado, seguros, etcétera. En general, un pasivo bien manejado, invertido en la empresa a través de nuevos activos, genera más ventas y utilidades. En lugar de pensar que el préstamo nos cuesta intereses, debemos pensar en cuánto generará de utilidades. ¿Qué le parece? Una idea interesante ¿no es así? Más adelante retomaremos este tema del manejo de los pasivos. El impuesto al valor agregado se presenta ahora como un activo, porque permitirá reducir más adelante el pago que tengamos que efectuar por este concepto. Aparecen dos cuentas de este gravamen: IVA pagado en efectivo, e IVA por acreditar. ¿Por qué la diferencia? Según la legislación Åscal vigente, sólo se puede acreditar el impuesto efectivamente pagado en efectivo (el importe que aparece es el pago que efectuamos por la materia prima en la operación número 2). En la operación número 3, cuando adquirimos el material de empaque, lo quedamos a deber, por lo cual no podremos acreditar el impuesto sino hasta el momento en que sea liquidado, es decir, cuando sea “efectivamente pagado”. Esa es la razón del manejo de estas dos cuentas.

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4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas con un costo de $16,000, más IVA. Pagamos 50% en efectivo y se Årma un documento por la diferencia.

Activo Efectivo Inventarios Materia prima Material de empaque IVA pagado IVA por acreditar Equipo Total Activo

Pasivo $14,920 7,500 5,000 2,500 2,080 1,680 16,000 $42,180

Cuentas por pagar Documentos por pagar

Total Pasivo Total Pasivo + Capital

Capital $2,900

Capital

$30,000

Total Capital

$30,000

9,280

$12,180

$42,180

Comienza a complicarse un poco, ¿no es así? Es decir, el proceso de llevar las transacciones “en la mente” y calcular los saldos de cada una de las cuentas. ¿No hay un procedimiento formal para efectuar estos registros en forma más sistemática? En el capítulo 2 se presentan tales procedimientos contables. Con respecto al registro de los activos, también surge la pregunta: ¿a qué monto debo registrar, por ejemplo, el equipo? Si el equipo es adquirido nuevo, entonces no hay problema, éste se registra en libros al valor que presente la factura de compra. Pero si, como sucede en algunos pequeños negocios cuando inician, parte del activo, por ejemplo, fue proporcionado por un familiar del propietario o por este mismo, ¿a qué valor debe presentarse en los activos?, ¿a su costo original?, ¿a su costo actual?, ¿a su costo “apreciativo”? Aquí es donde serán de enorme ayuda los lineamientos generales que existen para el registro de las operaciones y la adquisición de activos. Esos lineamientos son las normas de información Ånanciera (NIF), en las cuales se detallan las reglas de valuación y presentación de cada uno de los activos, y cómo se debe registrar y calcular la pérdida de valor de los activos por su uso, lo cual se llama depreciación. Regresaremos a estos conceptos en capítulos subsecuentes. El impuesto al valor agregado que hemos pagado hasta el momento lo mantenemos como IVA por acreditar, y en los pasivos aparece el IVA por pagar, porque este impuesto lo tendremos que pagar, ya sea a nuestro proveedor cuando le cubramos el importe

Capítulo 1


de la factura, o al gobierno en caso de que nos resulte saldo en contra al momento de efectuar nuestro pago parcial del IVA. Tenemos activos que utilizaremos más rápidamente que otros. Por ejemplo, el efectivo y los inventarios se deben utilizar en un plazo menor de un año, o incluso en menos de un mes. A este tipo de activos se le llama activo circulante o activo a corto plazo. Por otra parte, esperamos que el equipo dure varios años en operación, y por eso a este otro le llamaremos activo Åjo, activo no circulante, o activo a largo plazo. De igual modo, a los pasivos (deudas u obligaciones de la empresa) que se pagarán dentro del siguiente año les llamaremos pasivos a corto plazo. A los pasivos u obligaciones que se cubrirán a plazos mayores a un año los denominaremos pasivos a largo plazo. Para el caso de nuestra nueva empresa, observe que los activos a largo plazo (equipo) se adquirieron usando un pasivo a largo plazo (un documento por pagar). En este caso esperamos que el activo genere sus propios Æujos de efectivo para poder pagar ese pasivo. Esa idea quedará establecida desde este momento. Todo activo debe generar los Æujos de efectivo suÅcientes que justiÅquen su adquisición. Además, trataremos siempre de hacer coincidir los plazos de uso de los activos con los plazos de pago de los pasivos con que los adquirimos (en caso de que así haya sido) o con el capital aportado por el o los socios, el cual se supone es a un plazo muy largo. Continuamos en la siguiente página con las transacciones de nuestra empresa de golosinas.

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5. Para la nueva empresa necesitamos un local comercial, como bodega, donde se albergará el producto terminado. Acudimos a los anuncios de periódicos y decidimos rentar un local comercial con un costo mensual de $2,000, más IVA. El dueño del local nos solicita el pago anticipado de dos meses por un importe de $4,000 en efectivo, más IVA. El resultado de esta operación en el balance general de la empresa es el siguiente.

Activo

Pasivo

Efectivo

$10,280

Documentos por pagar

Inventarios: Materia prima Material de empaque

5,000 2,500

Renta pagada por anticipado IVA pagado IVA por acreditar

4,000 2,720 1,680

Equipo Total Activo

Cuentas por pagar

16,000 $42,180


Capital $2,900

Capital

$30,000

Total Capital

$30,000

9,280

$12,180

$42,180

En este caso intercambiamos el activo a corto plazo “Efectivo” por otro activo, también circulante, llamado “Renta pagada por anticipado”. Observe que los activos tienen una característica: todos los que se han adquirido deberán generar un beneÅcio en forma de f lujo de efectivo proveniente de las ventas en un futuro próximo. En este caso, el local arrendado nos permitirá almacenar producto terminado que después será vendido a nuestros clientes.

6. Necesitamos comprar insumos de oÅcina (papelería, bolígrafos, lápices, etc.) para las funciones propias de la administración de nuestra nueva empresa. Adquirimos $500, más IVA, en insumos de oÅcina, los cuales pagamos en efectivo.

Capítulo 1


El efecto de esta operación es el siguiente. Activo

Pasivo

Efectivo

$9,700

Insumos de oficina

Capital

$30,000


Total Capital

$30,000

9,280

5,000 2,500

IVA pagado IVA por acreditar

Renta pagada por anticipado

Total Activo

$2,900

500


Equipo

Cuentas por pagar

Capital

2,800 1,680 4,000 16,000 $42,180


$12,180

$42,180

Los insumos se pagan en efectivo, y aparecen en otro activo llamado insumos. Éstos son artículos que la empresa adquiere para su consumo, no para venta. Tal es el caso de los artículos de limpieza, de escritorio, de papelería, etcétera.

7. Colocamos nuestro primer pedido. Un familiar cercano, entusiasmado con nuestro proyecto, nos encarga la producción de 1,000 unidades de golosinas a un precio de $5, ¿cómo Åjamos nuestro precio de venta? La operación representa un ingreso por ventas de $5,000. Para cerrar el trato, solicitamos un anticipo de 50%, en efectivo, de $2,500 más IVA.

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Activo

Pasivo

Efectivo

$12,600

Insumos de oficina

500

5,000 2,500


4,000

IVA pagado

2,800 1,680

IVA por acreditar

Cuentas por pagar

$2,900

Anticipo de clientes

2,500

IVA cobrado


Capital


Equipo Total Activo

16,000 $45,080

Total Pasivo

Total Activo

$45,080


Capital

$30,000

Total Capital

$30,000

400

9,280

$15,080

$45,080

En este caso, al recibir el efectivo como un anticipo de nuestros clientes, adquirimos al mismo tiempo una obligación con ellos; es decir, un nuevo pasivo, porque ahora tenemos la obligación de entregar el producto. Registramos el IVA por pagar porque ya lo hemos recibido en efectivo de nuestro cliente y debemos enterarlo en el pago parcial de este impuesto.

8. Una vez que ya colocamos nuestro primer pedido, procedemos a fabricar el producto. En la operación 2 y 3 adquirimos la materia prima y el material de empaque. Generamos una orden de producción y nuestros trabajadores proceden a cumplirla. El costo de esta orden se calcula así: costos de la materia prima ($1,500), material de empaque ($500) y mano de obra por $1,500 generan un total de $3,500. La orden de producción se elabora en su totalidad y se guarda en el almacén de producto terminado.

Capítulo 1


Activo

Pasivo

Efectivo

$11,100

Insumos de oficina

500

3,500 2,000 3,500


4,000

IVA pagado

2,800 1,680

IVA por acreditar

Equipo Total Activo

Cuentas por pagar

$2,900


2,500

IVA cobrado

Inventarios: Materia prima Material de empaque Producto terminado

16,000 $45,080

Capital


Total Pasivo

Capital

$30,000

Total Capital

$30,000

400

9,280

$15,080


$45,080

Esta operación es un poco más compleja que las anteriores, porque ahora involucra “costear” el producto terminado. Este proceso requiere determinar la cantidad de materia prima directa utilizada, más el pago de mano de obra directa y el movimiento en inventarios. El inventario (existencia) de materia prima se reduce $1,500, el de material de empaque $500, más el pago a los trabajadores ($1,500), y aparece el nuevo concepto de Inventario de producto terminado por $3,500, que es la inversión que representó para nosotros elaborar este pedido. Todavía no se realiza la entrega de la mercancía a nuestro cliente, por lo que la mantenemos en el Almacén de producto terminado (recuerde que rentamos un local para este propósito en la operación 5).

9. Entregamos la mercancía. Una vez elaborada la orden de producción, lo comunicamos al cliente, quien pasa a recoger el producto y pagará el resto del pedido en 30 días.

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Activo

Pasivo

Efectivo Cuentas por cobrar

$11,100 2,900

Insumos de oficina

500

IVA cobrado



3,500 2,000


4,000

IVA pagado

2,800 1,680

IVA por acreditar

Cuentas por pagar

Equipo Total Activo

16,000 $44,480

Total Pasivo

Total Activo

$44,480


Capital $2,900

Capital Ventas Costo de ventas

$30,000 5,000 (3,500)

Total Capital

$31,500

800 9,280

$12,980

$44,480

¿Qué tal? !Ahora sí se complica esto! No se preocupe. Revisemos con calma. Al comparar este balance con el anterior, vemos los siguientes cambios. • Aparece una nueva cuenta de activo llamada cuentas por cobrar, que es la diferencia del total del pedido que solicitó el cliente descontando el anticipo, y que nos pagará más adelante. Esta cuenta por cobrar es un activo, ya que nos otorga un derecho de cobro de este importe al cliente. • Desaparece el activo Inventario de producto terminado, que es la mercancía entregada al cliente. • Desaparece el pasivo Anticipo de clientes. La mercancía fue entregada, y por tanto no tenemos ya esa obligación con el cliente. • Aparece, por el momento dentro de la sección de Capital, la cuenta de Ventas, que representa el total de la venta que realizamos. Más adelante manejaremos la cuenta de Ventas para registrar este tipo de operaciones. • Aparece, por el momento en la sección de Capital, la cuenta de Costo de ventas, que es lo que invertimos en producir la mercancía que entregamos al cliente, y que estaba representada por el importe que manteníamos como Inventario de producto terminado. La diferencia

Capítulo 1


contra Ventas, que es de $1,500, representa la utilidad que ganamos de ese pedido. Los $1,500 de ganancia, de $5,000 de ingresos, representan 30% como margen de utilidad de nuestras ventas. Nada mal. • ¿Por qué en los párrafos de Ventas y Costo de ventas dice “por el momento”? Porque las cuentas de Ingresos y Gastos, aunque forman parte del renglón de Capital, aparecerán por separado en otro documento llamado estado de resultados. Pero por ahora, para mantenerlo en términos simples, las presentamos en el rubro de Capital. A Ånal de cuentas, los recursos que recibimos por ventas representan un ingreso que es ya de los dueños, o socios, por lo que en realidad el capital invertido en la empresa aumenta. De la misma forma, los recursos que utilizamos para elaborar la orden de producción de nuestro primer pedido eran fondos propios de la empresa, por lo que se reduce su capital. Esto tiene mucho sentido, ¿no es cierto?

10. Por último, el dueño retira $3,000 para sus gastos personales.

Activo

Pasivo

Efectivo Cuentas por cobrar

$8,100 2,900

Insumos de oficina

500

3,500 2,000


4,000

IVA pagado

2,800

IVA por acreditar

1,680

Total Activo

IVA cobrado



Equipo

Cuentas por pagar

16,000 $41,480


Capital $2,900

Capital Ventas Costo de ventas Retiros

$30,000 5,000 (3,500) (3,000)

Total Capital

$28,500

800 9,280

$12,980

$41,480

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Las personas piensan en establecer un negocio para recibir beneÅcios económicos de su operación, los cuales se verán reÆejados en forma de rendimientos (pagos) que realiza la empresa a los propietarios o a los socios. En el caso de empresas grandes, estos pagos se llaman dividendos, y su pago se decreta mediante una junta de accionistas en la que se determina a cuánto ascienden esos dividendos y cuándo pagarlos. En el caso de empresas pequeñas se les llama retiros, y únicamente el propietario decide cuándo pagarlos, pero es muy recomendable que se lleve un control de los retiros, ya que su exceso es una de las principales causas de quiebra de los negocios pequeños. A estas alturas usted seguirá preguntándose: ¿habrá un método más estructurado y ordenado para llevar a cabo el registro de las transacciones que la empresa realiza? ¿Un método que permita calcular los saldos Ånales de cada cuenta y revisar cuáles cuentas y cuándo fueron afectadas cada una? Claro que lo hay. Se llama registro en los libros de contabilidad. En la práctica se manejan dos libros de contabilidad: el libro diario y el libro mayor. Por costumbre los seguimos llamando “libros”, aunque la mayoría de las empresas, o incluso la mayoría de las personas, ya no los utilizan. Ahora se manejan recursos computacionales para realizar estas operaciones de registro, suma y reporte de las transacciones de la empresa, así como para obtener listados de dichos movimientos y de los estados Ånancieros. Esto constituirá el material del capítulo 2.

Capítulo 1


RESUMEN En este capítulo se presenta la generación de un negocio, así como la forma en que se analiza una nueva idea de desarrollo del espíritu emprendedor, o emprendedurismo, y sus pasos iniciales. Se mencionan conceptos Ånancieros importantes en la evaluación de un negocio, como el riesgo y el rendimiento, y las diferentes alternativas que enfrentaríamos si estuviéramos considerando invertir una determinada cantidad de dinero. Una vez establecido el negocio, se plantea una serie de actividades que generalmente realiza una nueva entidad o empresa y que se registran en el esquema de activos, pasivos y capital. Se estructura un balance general, también llamado estado de situación Ånanciera, por medio del cual entenderemos la situación de la empresa después de cada una de las transacciones realizadas. Se mencionan algunos conceptos de Ånanzas, como el Ånanciamiento de los activos, así como la generación de f lujos de efectivo que justiÅquen su adquisición.

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Términos clave • Activo circulante • Activos • Balance general • Capital • Capital contable • Depreciación • Derecho • Disposición al riesgo • Ecuación contable • Emprendedor • Emprendedurismo o desarrollo del espíritu emprendedor • Estados Ånancieros • Libro diario • Libro mayor • Libros de contabilidad • Obligación • Pasivo a corto plazo • Pasivo a largo plazo • Pasivos • Portafolio de inversión • Rendimiento • Rendimiento de una inversión • Rentabilidad • Retiros • Utilidad

Capítulo 1


EJERCICIOS 1. Presente por lo menos cinco ideas de un nuevo negocio que le gustaría desarrollar. Consulte con sus amigos o familiares y páginas de Internet. 2. Para cada una de las ideas presentadas en el punto anterior, establezca cuál sería el bien o servicio a ofrecer, y cuáles sus ventajas competitivas comparadas con bienes o servicios ya existentes. 3. Estime cuál sería el mercado potencial para su futuro negocio. 4. Establezca qué tipo de instalaciones, equipo, recursos humanos, etc., necesitaría para su nuevo negocio. 5. Estime a cuánto ascendería la inversión inicial y quiénes serían los posibles socios. 6. Para cada uno de los puntos anteriores, establezca cuál sería el balance general después de cada operación. 7. Consulte con alguna institución de crédito (banco) de su localidad qué tipo de instrumentos de inversión tendría a su alcance, y cuánto paga de intereses al año. Compare estos intereses con los que obtendría de las alternativas de inversión que planteó en los puntos 1 a 6. 8. Seleccione una de las alternativas establecidas en el ejercicio 1 comparándola con la tasa de interés que paga el banco de su localidad.

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Capítulo 2

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Entender qué es una transacción de negocios. 2. Comprender la función de los libros de contabilidad y la mecánica del registro de las transacciones. 3. Registrar las operaciones que realiza una empresa. 4. Registrar las transacciones en el libro diario y en el libro mayor. 5. Obtener y explicar la balanza de comprobación.

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Capítulo 2


La empresa, primero en formación y después en operación, debe registrar todas las transacciones económicas que lleva a cabo. Pero, ¿qué es una transacción económica de negocios? La transacción económica de negocios es una operación que realiza una empresa u organización con otra entidad durante el ciclo normal de actividades de ambas, en la cual hay una transferencia de activos o una generación de pasivos. Para que dicha operación pueda considerarse una transacción económica, deberán cumplirse varias condiciones. • Que la operación involucre el intercambio de recursos. • Que dichos recursos sean ciertos y cuantiÅcables en unidades monetarias. • Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la operación. • Que genere derechos para una entidad y/o obligaciones para la otra.

Registro de las transacciones El registro de las transacciones económicas que realiza una entidad se lleva a cabo en los libros contables, los cuales servirán como memoria de dichas operaciones. Para dicho registro se utilizan dos libros contables: el libro diario y el libro mayor.

El libro diario El libro diario nos permite registrar las transacciones que realiza la entidad conforme éstas suceden en el tiempo. Tal vez usted, o alguno de sus amigos, acostumbren llevar un diario personal en el que anotan las vivencias compartidas con sus amigos y compañeros. De la misma forma, la empresa registra cada día, o lo más frecuentemente posible, cada una de las operaciones que realiza. Recordará del capítulo 1 que iniciamos el negocio de golosinas con una aportación inicial del dueño. El registro que realizábamos en esa ocasión agrupaba los movimientos en dos conceptos.

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Por qué lo tiene

Si vamos a registrar por fechas, nuestro formato en el registro de las transacciones del libro diario deberá tener un espacio para registrar la fecha en que ocurre dicho movimiento de la siguiente forma.

Fecha


Por qué lo tiene

Parece conveniente agregar también un espacio donde podamos incluir una breve explicación de porqué se llevó a cabo dicha transacción. Con esto podríamos recordar más fácilmente la razón de la misma.

Capítulo 2


Descripción de la transacción

Registro en el libro diario ¿Cómo se registraría en el libro diario la transacción de la aportación inicial del propietario? El propietario entrega $30,000 en efectivo para iniciar el negocio. Suponga que esta transacción se llevó a cabo el 10 de enero de 2011. Recuerde que toda operación comercial debe reunir la serie de condiciones o características que mencionamos antes para que pueda considerarse una transacción económica y registrarse en los libros de contabilidad. Analicemos la transacción de la aportación inicial para determinar si es factible su registro en el libro diario de la empresa. • Que la operación involucre el intercambio de recursos. El propietario proporcionará efectivo a la empresa o entidad a iniciar. • Que dichos recursos sean ciertos y cuantiÅcables. Son ciertos y existe una cantidad determinada. En este caso, $30,000. • Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la operación. La fecha de la operación es cierta y determinada: 10 de enero de 2011. • Que genere derechos para una entidad y/o genere obligaciones para la otra. La empresa adquiere el derecho de recibir el efectivo y el inversionista la obligación de entregar los recursos. Así, la operación de aportación de recursos para iniciar el negocio reúne las características necesarias para su registro en el libro diario de la nueva empresa. Se anota de la forma que se indica a continuación.

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Fecha Enero 10, 2011

Lo que la empresa tiene Efectivo

Por qué lo tiene

$30,000 Capital

$30,000

Aportación del propietario para iniciar el negocio.

Para cada uno de los movimientos contables se utiliza una Åla. Esto es lo que se conoce como un registro en el libro diario. ¿Cómo quedarían entonces las otras transacciones que realizamos en el capítulo 1?

2. Compramos materia prima para la elaboración de las golosinas, la cual se paga en efectivo.



Por qué lo tiene

Inventario de materia prima $5,000 IVA pagado

800 Efectivo

$5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222.

Capítulo 2


Al analizar el registro en el libro diario vemos que la empresa tiene un Inventario de materia prima por $5,000 y un Impuesto efectivamente pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque utilizó efectivo para pagar ese inventario.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA, el cual se pagará a 30 días.


Lo que la empresa tiene Material de empaque IVA por acreditar

Por qué lo tiene

$2,500 400 Cuentas por pagar

$2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25.

Al analizar la operación, registramos la cuenta Material de empaque que, como se ha mencionado, es un activo para la empresa porque le proporcionará f lujos de efectivo en el futuro mediante la venta de los artículos, y Ånanciamos la compra de este material con la adquisición de un pasivo (porque se pagará más adelante), que llamaremos cuentas por pagar, en las que registramos la mayoría de nuestras compras a crédito. Observe que ahora aparece la cuenta IVA por acreditar, porque se pagará en el futuro y, según la legislación vigente, sólo se compensa el IVA pagado; por tanto, se mantiene como activo hasta que “efectivamente” sea cubierto.

4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas por un costo de $16,000, más IVA ($2,560). Pagamos 50% en efectivo y Årmamos un documento que cubre la diferencia.

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Lo que la empresa tiene Equipo IVA pagado IVA por acreditar

Por qué lo tiene

$16,000 1,280 1,280 Efectivo Documentos por pagar

$9,280 9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123. Se cubre 50% en efectivo y se firma un documento por el resto.

Se registra el valor del equipo al costo histórico, es decir, lo que cuesta en valor en factura, más IVA. Se acredita el IVA efectivamente pagado ($1,280) y el resto se mantiene como IVA por acreditar ($1,280). Ahora debe resultar más fácil entender el manejo de este impuesto. Continuamos con las transacciones de nuestro negocio de golosinas.

5. La empresa renta un local comercial para usarlo como bodega de su producto terminado, con un costo mensual de $2,000. Esta transacción también causa el pago del IVA. El dueño del local solicita el pago anticipado de dos meses en efectivo.

El registro de esta operación en el libro diario se realiza como sigue.

Fecha


Enero 17, 2011

Renta pagada por anticipado $4,000 IVA pagado 640

Por qué lo tiene

Efectivo

$4,640

Pago anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, ciudad capital, según contrato núm. 455 firmado con el Sr. Rodrigo Gómez.

Registramos el pago anticipado de la renta como un activo, porque nos dará beneÅcios en el futuro, y lo entregamos en efectivo, como fue requerido por el propietario del local.

Capítulo 2


6. Compramos insumos de oÅcina (papelería, bolígrafos, lápices) por $500, más IVA ($80).

Esta operación quedará registrada en el libro diario de la siguiente manera.


Lo que la empresa tiene Insumos IVA pagado

Por qué lo tiene

$500 80 Efectivo

$580

Compra de insumos en efectivo por $500.

7. Recibimos nuestro primer pedido. Se nos encarga la producción de 1,000 unidades de golosinas. A un precio de venta de $5, esto representa un ingreso de $5,000, más IVA ($800). Para cerrar el trato, solicitamos un adelanto de 50% en efectivo.


Lo que la empresa tiene Efectivo

Por qué lo tiene

$2,900 Anticipo de clientes IVA cobrado

$2,500 400

Recepción de 50% de la venta de $5,000.

Recuerde que al recibir el anticipo de nuestro cliente adquirimos un nuevo pasivo, porque ahora tenemos la obligación de entregar el producto o devolver el dinero recibido en caso de incumplimiento.

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8. Elaboración del producto vendido en la operación anterior. Nuestros trabajadores proceden a producir la cantidad de artículos solicitados. Pagamos la mano de obra por un total de $1,500 que, junto con los costos de materia prima y del material de empaque, suman $3,500 (la materia prima, $1,500 y el material de empaque, $500). La orden de producción se elabora en su totalidad y se guarda en el almacén de producto terminado.


Lo que la empresa tiene Producto terminado

Por qué lo tiene

$3,500 Efectivo Materia prima Material de empaque

$1,500 1,500 500

Elaboración de la orden como nuestro primer pedido.

Esta operación genera un activo llamado producto terminado. Lo tenemos porque se utilizó la materia prima ($1,500), la mano de obra de los trabajadores ($1,500) y el material de empaque ($500), lo cual nos da el costo del producto elaborado por un total de $3,500.

9. La mercancía es entregada al cliente.


Lo que la empresa tiene Cuentas por cobrar Anticipo de clientes Costo de ventas

Por qué lo tiene

$2,900 2,500 3,500 Ventas IVA cobrado Producto terminado

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido.

$5,000 400 3,500

Capítulo 2


Aparece el concepto costo de ventas que, como recordará, indica lo que nos costó elaborar el pedido que ahora estamos entregando, por ventas, a nuestro cliente. Por el momento lo estamos reduciendo del capital, porque al entregar el producto terminado nuestro capital disminuye. Hasta este momento hemos llamado a las columnas en las que colocamos la información Lo que la empresa tiene (columna izquierda) y Por qué lo tiene (columna derecha), tratando de explicar cada uno de los registros que la empresa realiza en sus libros contables. En realidad, a esas columnas se les llama debe (lado izquierdo) y haber (lado derecho). Por costumbre se les ha denominado así, y en realidad no representan lo que comúnmente entendemos por esas palabras cuando las utilizamos como parte de nuestro lenguaje cotidiano. Es decir, en la columna izquierda (debe) no se debe nada, y en la columna derecha no hay (haber) nada. Entonces, ¿por qué llamarlas así? La razón se funda en el hábito y, para respetarlo, seguiremos denominándolas así.

10. El propietario retira efectivo para sus gastos personales.


Lo que la empresa tiene Retiros

Por qué lo tiene

$3,000 Efectivo

$3,000

Retiro en efectivo del propietario.

Con esta última operación concluimos el periodo contable, que para el caso de nuestra empresa será de meses calendario. Los registros en el libro diario lucirán de la forma que se muestra a continuación.

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Fecha

Cuentas

Debe

Haber

1 Enero 10, 2011

Efectivo

$30,000 $30,000

Capital Aportación del propietario para iniciar el negocio. 2 Enero 12, 2011

Inventario de materia prima

$5,000

IVA pagado

800

Efectivo

$5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222. 3 Enero 12, 2011

Material de empaque

$2,500

IVA por acreditar

400

Cuentas por pagar

$2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25. 4 Enero 15, 2011

Equipo

$16,000

IVA pagado

1,280

IVA por acreditar

1,280

Efectivo Documentos por pagar

$9,280 9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123.

Capítulo 2

Fecha


Cuentas

Debe

Haber

5 Enero 17, 2011


$4,000

IVA pagado

640

Efectivo

$4,640

Pago por anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, de esta ciudad capital, según contrato núm. 455 firmado con el Sr. Rodrigo Gómez. 6 Enero 19, 2011

Insumos

$500

IVA pagado

80

Efectivo

$580

Compra de insumos en efectivo por $500. 7 Enero 22, 2011

Efectivo

$2,900 $2,500

Anticipo de clientes IVA cobrado

400

Recepción de 50% de la venta de $5,000 más IVA. 8 Enero 23, 2011

Producto terminado Efectivo Materia prima Material de empaque

Elaboración de la orden colocada como nuestro primer pedido.

$3,500 $1,500 1,500 500

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Fecha

Cuentas

Debe

Haber

9 Enero 23, 2011

Cuentas por cobrar $2,900

Ingreso anticipado

2,500

Costo de ventas

3,500 Ventas IVA cobrado

Producto terminado

$5,000 400 3,500

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido que se cobrará dentro de 30 días. 10 Enero 30, 2011

Retiros

$3,000

Efectivo

$3,000

Retiro del propietario para sus gastos personales.

Lo anterior es lo que se conoce como registros en el libro diario, que incluye el número de movimiento, la fecha, las cuentas del Debe y su monto, las cuentas del Haber y su monto, y una breve descripción que explica la operación. De esta forma tenemos las transacciones que realizó la entidad en forma cronológica, es decir, ordenadas según la fecha en que ocurrieron, lo cual permite “narrar” los eventos económicos que sucedieron y que han llevado a la empresa a la situación Ånanciera que ahora presenta. Pero ¿qué sucede si quisiéramos conocer cuáles son los saldos de las cuentas? Esto no lo podríamos conocer directamente de los registros en el libro diario. Tendríamos que recorrer cada uno de los movimientos en el libro diario e identiÅcar cuáles de esas transacciones afectaron el saldo de la cuenta, o cuentas, de las cuales quisiéramos conocer los saldos. Parece mucho trabajo, ¿no es así? Suponga que lo realiza en una empresa grande que registra cientos de operaciones cada día. Esa es la Ånalidad del otro libro contable que se conoce como libro mayor, el cual conoceremos en la siguiente sección.

Capítulo 2


El libro mayor En el libro diario se registran las transacciones en forma cronológica, es decir, conforme ocurren en el tiempo. De esta forma podemos leer una crónica de lo acontecido en la empresa. Pero esto tiene un inconveniente: no nos permite conocer el saldo de cada una de las cuentas afectadas. Para conocer dicho saldo, ahora las transacciones se presentan agrupadas por cuenta. Es lo que se conoce como libro mayor. En el libro mayor se utiliza un formato denominado cuenta T, porque recuerda la letra T mayúscula. Dicho formato permite registrar los efectos que origina cada transacción en la situación Ånanciera de la empresa con base en la siguiente mecánica.

Activo Cargos

Abonos

(Lo que la empresa tiene)

(Por qué lo tiene)

Para las cuentas de Activo, las operaciones que originan que se obtengan más activos en la empresa se registrarán del lado izquierdo de la cuenta T. Por el contrario, las operaciones que ocasionan que disminuyan nuestros activos se registrarán del lado derecho de la cuenta T. Veamos un ejemplo. En la operación 1 de nuestro nuevo negocio hicimos la aportación inicial. El registro en el libro diario quedó de la siguiente forma. Enero 10, 2011

Efectivo Capital

Aportación que realiza el propietario para iniciar el negocio.

$30,000 $30,000

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En las cuentas T del libro mayor, la operación quedará registrada como sigue.

Efectivo $30,000 (Lo que la empresa tiene)

En la cuenta T de Efectivo se registra en el lado izquierdo, porque la empresa ahora tiene más activos.

Capital $30,000

(Por qué lo tiene)

En la cuenta de Capital, la operación se anotará en el lado derecho, debido a que la empresa ahora tiene más efectivo, porque los socios, o propietarios, aportaron más fondos. Como puede observar, se abre un formato de T para cada una de las cuentas que se ven afectadas por la transacción que se comenta. Si esa T ya existe, sólo se registra el movimiento en el lado que corresponda en la siguiente Åla disponible. Continuamos con la transacción 2: compramos materia prima, la cual es pagada en efectivo.

Capítulo 2


En el libro diario:

Enero 12, 2011


$5,000

IVA pagado

800

Efectivo

$5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222.

En el libro mayor se resaltan en negritas (bold) los movimientos registrados para una mejor identiÅcación de la transacción. Inventario de materia prima 5,000

IVA pagado

Efectivo

800

30,000

5,800

Se abre la T de Inventario de materia prima con un registro de $5,000 que ahora tiene la empresa. ¿Por qué lo tiene? Porque fue pagado en efectivo. De igual forma se abre la T de IVA pagado, ya que fue pagado en efectivo y se acreditará contra el IVA causado por las ventas de la empresa.

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3. Compra de material de empaque a crédito.

En el libro diario:

Enero 12, 2011

Material de empaque

$2,500

IVA por acreditar

400

Cuentas por pagar

$2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25.

En el libro mayor:

Material de empaque 2,500

IVA por acreditar

400

Cuentas por pagar 2,900

Se abren las cuentas T respectivas y se registra lo que se tiene (material de empaque) y por qué se tiene; nuestro proveedor entregó la mercancía a crédito y su pago será cubierto después. Se abre la cuenta IVA por acreditar, a diferencia del IVA pagado, porque éste sólo podrá ser compensado hasta el momento en que sea cubierto en efectivo.

Capítulo 2


4. Compra de equipo. Se paga 50% en efectivo; por el resto se Årma un documento con el proveedor. En el libro diario:

Enero 15, 2011

Equipo

$16,000

IVA pagado

1,280

IVA por acreditar

1,280

Efectivo

$9,280


9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123.

En el libro mayor:

Efectivo

Equipo

30,000

5,800 9,280


16,000

9,280

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IVA pagado

IVA por acreditar

800 1,280

400

1,280

Se abren las respectivas T de Equipo y de Documentos por pagar, y se registran sus montos. ¿Cómo se interpretan? La empresa tiene ahora equipo por un valor de $16,000, IVA efectivamente pagado por $1,280 e IVA por acreditar por la misma cantidad, y lo tiene porque se pagaron $9,280 en efectivo y se Årmó un documento por el mismo valor para cubrir el 50% restante de esta compra.

5. Pago por anticipado de la renta en efectivo.

Enero 17, 2011

Renta pagada por anticipado IVA pagado

Efectivo

$4,000 640 $4,640

Pago por anticipado de la renta de dos meses del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, Ciudad Capital, según contrato núm. 455 firmado con el Sr. Rodrigo Gómez, por un importe de $2,000 mensuales.

Capítulo 2


Sus respectivos registros en el libro mayor: Renta pagada por anticipado

Efectivo 30,000

5,800

IVA pagado

4,000

800

9,280

1,280

4,640

640

Tenemos un activo que llamaremos Renta pagada por anticipado, el cual nos da el derecho de ocupar el local rentado, y lo tenemos porque el pago se realizó en efectivo por $4,000 más IVA.

6. Compramos insumos de oÅcina (papelería, bolígrafos, lápices) por $500 más IVA. La operación queda registrada de la siguiente manera.

Enero 19, 2011

Insumos IVA pagado

$500 80 Efectivo

Compra de insumos en efectivo por $500 más IVA.

$580

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En el libro mayor: Efectivo 30,000

Insumos 5,800

IVA pagado

500

800

9,280

1,280

4,640

640

580

80

7. Colocamos nuestro primer pedido. Se nos encarga la producción de 1,000 unidades de golosinas. A un precio de venta de $5, esto representa un ingreso de $5,000. Para cerrar el trato, solicitamos un adelanto de 50% en efectivo más IVA.

Enero 22, 2011

Efectivo

$2,900 Anticipo de clientes IVA cobrado

Recepción de 50% de la venta de $5,000 más IVA.

$2,500 400

Capítulo 2


En el libro mayor:

Efectivo


IVA cobrado

30,000

5,800

2,500

2,900

9,280

4,640

580

400

Recuerde que al recibir el anticipo de nuestro primer cliente adquirimos un pasivo, porque tenemos ahora la obligación de entregar el producto y de cumplir nuestro compromiso con el cliente.

8. Nuestros trabajadores proceden a elaborar el producto solicitado en la operación anterior. Pagamos la mano de obra por un total de $1,500 que, junto con los costos de materia prima y material de empaque, suma $3,500, lo que comprende la materia prima, $1,500, y el material de empaque, $500. La orden de producción se elabora en su totalidad y se guarda en el almacén de producto terminado.

Enero 23, 2011

Producto terminado

$3,500 Efectivo Materia prima Material de empaque

Elaboración de la orden colocada como nuestro primer pedido.

$1,500 1,500 500

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Registros respectivos en el libro mayor:

Producto terminado 3,500

Efectivo 30,000

5,800

2,900

9,280

4,640

580

Inventario de materia prima 1,500

1,500

1,500

Material de empaque 500

500

La explicación de este registro es la siguiente: la empresa tiene ahora un inventario de producto terminado por un valor de $3,500, y entonces se anota en el lado izquierdo de la T. ¿Por qué lo tiene? Porque pagó $1,500 en efectivo a las personas que elaboraron los productos (mano de obra), ocupó materia prima (que ya tenía en inventario) por $1,500 y utilizó el material de empaque por $500. Estos movimientos se registran en el lado derecho de la respectiva cuenta T.

Capítulo 2


9. Entrega de la mercancía al cliente.

Enero 23, 2011

Cuentas por cobrar

$2,900


2,500

Costo de ventas

3,500 Ventas

$5,000

IVA cobrado

400

Producto terminado

3,500

Entrega de la orden colocada como primer pedido, que será cobrada en 30 días.

En el libro mayor: Cuentas por cobrar 2,900

Anticipo de clientes 2,500

Ventas

2,500

3,500

3,500

Producto terminado 5,000

Costo de ventas

IVA cobrado

3,500

400

400

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Analicemos este registro en el libro mayor. • Contamos con un nuevo activo llamado cuentas por cobrar porque, una vez que entregamos el producto elaborado, tenemos el derecho de recibir nuestro dinero en un futuro próximo (2,500 + 400 de IVA). • Dado que ya entregamos la mercancía, desaparece la obligación (pasivo) que se originó por el anticipo que recibimos de nuestro cliente. Observe cómo se cancela el movimiento al registrar el mismo monto en el lado contrario de la T. • Ahora aparece la cuenta Costo de ventas, porque entregar el producto terminado que costó $3,500 elaborar, y que hasta ahora había representado un activo, signiÅca una disminución de nuestro capital. Al concretar la venta, entregamos la mercancía y perdimos ese activo; por tanto, la venta nos costó perder nuestro inventario. Ahora queda claro el porqué del nombre de esa cuenta: costo de ventas o, dicho de otra forma, cuánto nos costó la mercancía que entregamos al momento de venderla. • El movimiento de la cuenta de Ventas se explica de la siguiente forma. Recuerde que cuando se efectuó la aportación inicial en la transacción 1, dijimos que se tenía efectivo porque se recibía capital de los socios. De manera similar, cuando tenemos una venta de mercancía también se incrementa nuestro capital, ya que recibimos efectivo, y ese dinero que entró a la empresa por la venta es ya de los socios e incrementa su capital. Por eso se registra en el lado derecho de la cuenta T. Ventas es una cuenta que formará parte del capital de la empresa. • La entrega del producto terminado que elaboramos es la razón por la cual tuvimos la venta. Por eso se registra también del lado derecho el porqué se tuvo la venta. Nuestro inventario de producto terminado disminuye. El IVA cobrado, por su parte, se registra como un pasivo, ya que tenemos que pagarlo más adelante.

Capítulo 2


10. El propietario retira $3,000 en efectivo para sus gastos personales.

En el libro diario: Enero 30, 2011

Retiros

$3,000 Efectivo

$3,000

Retiro en efectivo del propietario para sus gastos personales.

En el libro mayor: Retiros

Efectivo

3,000

30,000

5,800

2,900

9,280

4,640

580

1,500 3,000

Retiros es una cuenta de Capital que disminuye al efectuarse un retiro. Como fue en efectivo, también se afecta esta cuenta. Entonces las cuentas T, con todos los movimientos registrados, quedarían de la siguiente forma. Efectivo

Cuentas por cobrar

Insumos

30,000

5,800

2,900

9,280

4,640

580

1,500

3,000

2,900

500

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Material de empaque 2,500

500

Inventario de materia prima 5,000

1,500

Inventario de producto terminado 3,500

3,500

Renta pagada por anticipado 4,000

Equipo

Cuentas por pagar

16,000

IVA pagado

2,900


800

9,280

1,280


2,500

640

80

Capítulo 2

Ingresos por ventas 5,000


Costo de ventas

IVA por acreditar

3,500

400

1,280

IVA cobrado

Retiros 400 400

3,000

Sobre estas mismas T podemos calcular los saldos Ånales de cada cuenta.

53

54


Cómo calcular los saldos de cada cuenta T Para obtener el saldo Ånal de cada cuenta seguiremos el procedimiento que se indica enseguida. Para cuentas de Activo, Gastos y Retiros se resta del total de movimientos del Debe el total de movimientos del Haber. Cuentas de activo, gastos y retiros Debe

Haber

Total de cargos

Total de abonos

El total de abonos se resta del total de cargos

Para las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos: Cuentas de pasivo, capital e ingresos Debe

Haber

Total de cargos

Total de abonos

El total de cargos se resta del total de abonos

Capítulo 2


De esta forma se obtienen los saldos de cada cuenta, los cuales se presentan al Ånal de cada una de las T.

Activo, Gastos y Retiros

Pasivo, Capital e Ingresos

Abonos

Cargos


(Por qué lo tiene)


Saldo deudor

Abonos (Por qué lo tiene)

Cargos

Saldo acreedor

¿De qué lado deberá aparecer el saldo de la cuenta? ¿Recuerda la ecuación contable? Pues el saldo de cada cuenta aparecerá del lado en que se registra dicha cuenta en la ecuación contable, es decir, para las de Activo, Gastos y Retiros, aparecerá del lado izquierdo (saldo deudor), y para las de Pasivo, Capital e Ingresos Ågurará del lado derecho (saldo acreedor.)

Las cuentas T con sus saldos y la balanza de comprobación Si observamos el conjunto de las cuentas T que generamos en el paso anterior, con ellas no podemos comprobar si hemos realizado correctamente los movimientos. Necesitamos otro formato que presente el total de cuentas con sus respectivos saldos para comprobar que la igualdad “Lo que la empresa tiene” y “Por qué lo tiene”, o Debe y Haber, se cumpla como se estableció desde el capítulo 1. Este nuevo formato se llama balanza de comprobación, el cual estará conformado por un listado de todas las cuentas que utilizó la empresa, con sus respectivos saldos, para obtener el total por cada columna. Cía. Dulces Sueños, S.A. Balanza de comprobación al 31 de ____ de 20___ Nombre de la cuenta Efectivo

Debe ……

Haber

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56


Para elaborar la balanza de comprobación debemos obtener primero los saldos de cada cuenta. En el caso de las cuentas de Activo y Gastos, por ejemplo:

Efectivo

Costos de ventas

20,000

5,000

2,500

8,000

6,000

500

19,500

22,500

3,500

3,000

Para la cuenta Efectivo, un activo, se consideran los movimientos de cargo, $22,500, y los de abono, $19,500, y se resta el total de los movimientos de abono del total de cargos, 22,500 – 19,500, lo cual representa el saldo de esa cuenta: $3,000. El Costo de ventas, nuestro único “gasto” hasta este momento, dado que sólo tiene un movimiento, representa también su saldo: $3,500. Para las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos se sigue el mismo procedimiento, pero en este caso se resta el total del Debe del total del Haber. Ejemplo:

Cuentas por pagar 2,500

Capital

Ingresos por ventas 20,000

5,000

En los tres casos, como sólo tienen un movimiento, ese importe representa también su saldo.

Capítulo 2


Cuentas T con sus saldos Las cuentas, con su saldo, quedarán de la siguiente forma. Efectivo

Cuentas por cobrar

1)

30,000.00

5,800.00

(2

7)

2,900.00

9,280.00

(4

4,640.00

(5

580.00

(6

1,500.00

(8

3,000.00

(10

32,900.00 S)

24,800.00

9)

2,900.00

6)

500.00

S)

2,900.00

S)

500.00

8,100.00


Material de empaque 3)

S)

Insumos

2,500.00

500.00

2,500.00

500.00

2,000.00

(8

2)

S)


5,000.00

1,500.00

5,000.00

1,500.00

3,500.00

Equipo

Inventario de producto terminado (8

8)

S)

3,500.00

3,500.00

3,500.00

3,500.00

(9

0.00

Cuentas por pagar

5)

4,000.00

4)

16,000.00

2,900.00

(3

S)

4,000.00

S)

16,000.00

2,900.00

(S

57

58



IVA pagado

2)

800.00

4)

1,280.00

5)

640.00

6)

80.00

S)

2,800.00


9,280.00

(4

9,280.00

(S

9)

S)

Ingresos por ventas 5,000.00

5,000.00

Costo de ventas (9

(S

IVA cobrado

9)

S)

(7

400.00

(9

800.00

(S

2,500.00

2,500.00

2,500.00

(7

0.00

IVA por acreditar

3,500.00

3,500.00

3)

400.00

4)

1,280.00

S)

1,680.00

Capital 400.00

2,500.00

Retiros 30,000

(1)

10)

3,000

Tenemos ya las cuentas T con todos los movimientos contables que afectaron a cada una de éstas, así como sus saldos. Podemos observar que las cuentas T muestran unos pequeños números al costado de cada uno de los movimientos. A ese número le llamaremos referencia, e indica el número de movimiento conforme fue registrado en el libro diario. Recordará que en éste las operaciones se anotan conforme acontecen

Capítulo 2


en el tiempo. Además, asignamos un número consecutivo a cada uno de los registros en dicho libro. Ese número aparece ahora junto a las operaciones de las cuentas T y sirve como referencia para saber en qué movimiento en el diario se afectó dicha cuenta. También Ågura una letra S, que es la referencia al saldo de cada una de las cuentas en el libro mayor. Una vez que obtenemos los saldos de todas las cuentas, procedemos a elaborar la balanza de comprobación. Ésta constituye un listado de todas las cuentas afectadas y su saldo, y presenta los saldos respectivos en el lado del Debe o del Haber. A las cuentas de Activo, Gastos y Retiros del lado del Debe se les llama saldo deudor, y a las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos del lado del Haber se les denomina saldo acreedor. Cía. Dulces Sueños, S.A. Balanza de comprobación al 31 de enero de 2011 Cuenta Efectivo Cuentas por cobrar Insumos

Debe

Haber

$8,100 2,900 500


3,500

Inventario de material de empaque

2,000

Inventario de producto terminado Renta pagada por anticipado Equipo

0 4,000 16,000

Cuentas por pagar

$2,900

IVA por acreditar

1,680

IVA pagado

2,800


0


9,280

Capital

30,000

Ingresos por ventas Costo de ventas

5,000 3,500

IVA cobrado

800

Retiros

3,000

Totales

$47,980

$47,980

59

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La anterior es, entonces, la balanza de comprobación. Como su nombre lo indica, dicho documento permite comprobar si hemos realizado en forma correcta los movimientos contables en el libro diario y su “pase” al libro mayor. Por el momento no prestaremos mayor atención al orden en que aparecen ahora las cuentas. Más adelante revisaremos en qué secuencia se debe presentar la información en los estados Ånancieros. Habrá ocasiones en que al momento de preparar la balanza de comprobación, los totales de la misma no sean iguales. En el lenguaje contable se dice que “la balanza no cuadra”. Eso puede deberse a varias razones: • Uno o varios registros en el libro diario no cuadran. • Uno o varios registros en el libro mayor están mal anotados en cuanto al monto, o en su naturaleza (un saldo deudor se presentó como un saldo acreedor, o viceversa). • Los totales de una o varias cuentas en el libro mayor están mal calculados. • Los totales de las columnas de la balanza no están correctamente calculados. • Una o varias cuentas, y su saldo, no están incluidas en la balanza. Para corregir los errores hay que seguir un proceso más o menos lógico, y revisar primero en el libro diario que cada transacción tenga su cargo y su abono correspondientes; que éstos sean por la cantidad correcta, y que la suma de cargos sea igual a la suma de abonos en cada transacción. También se debe veriÅcar que en el libro mayor se hayan registrado todos los movimientos, con su cantidad y naturaleza correctas, y después que en la balanza de comprobación se hayan incluido todas las cuentas con su saldo y naturaleza apropiados, esperando encontrar el o los errores cometidos.

Capítulo 2


RESUMEN En este capítulo se presenta el concepto de transacción de negocios que realiza una entidad, así como sus características para que pueda considerarse una transacción de negocios que deba registrarse en los libros contables de la empresa. Se habla del registro en el libro diario, donde las transacciones quedan ordenadas en forma cronológica, es decir, según el tiempo en que ocurrieron. Los conceptos tradicionales de Debe y Haber se equiparan con los nuevos conceptos que introduce este libro de “Lo que la empresa tiene” y “Por qué lo tiene”, para su fácil comprensión. Cada una de las transacciones realizadas en el capítulo 1 se registra en el libro diario. Se habla también del libro mayor, en el que ahora las operaciones quedan agrupadas por cuentas. De la misma manera, cada una de las transacciones realizadas en el capítulo 1 se registra en el libro mayor. Por último, se genera la balanza de comprobación y se explica su información y estructura.

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Términos clave • Balanza de comprobación • Costo de ventas • Costo histórico • Cuenta T • Cuentas por cobrar • Cuentas por pagar • Debe • Haber • Libro diario • Libro mayor • Producto terminado • Registro en el libro diario • Saldo acreedor • Saldo deudor • Saldos • Transacción económica de negocios

Capítulo 2


EJERCICIOS 1. Seleccione una de las cinco ideas que generó en este capítulo. 2. Establezca los registros en el libro diario de las operaciones que generó en el apartado respectivo. 3. Ahora establezca los registros en el libro mayor. 4. Obtenga la balanza de comprobación. Los totales de cargo y abono deberán ser iguales. Si no es así, algo está mal y hay que revisar lo elaborado.

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Capítulo 3

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Explicar qué es un ajuste contable y por qué es necesaria su inclusión en la información financiera. 2. Entender la función de los ajustes contables en los libros contables. 3. Efectuar los ajustes necesarios para la empresa. 4. Elaborar la hoja de trabajo. 5. Obtener y explicar la balanza de comprobación ajustada.

Proceso de ajustes contables

Capítulo 3


Qué es el proceso de ajustes contables y por qué es necesario incluirlo en la información financiera El registro en los libros contables de nuestra pequeña empresa, como lo hemos realizado hasta este capítulo, se denomina contabilidad en base acumulada, a diferencia de otra forma de registro que se denomina contabilidad en base efectivo. En la contabilidad en base acumulada las transacciones se registran conforme ocurren. En la contabilidad en base efectivo sólo se registran las operaciones si existe un movimiento en la cuenta de Efectivo, es decir, si hay un desembolso o una entrada en billetes o moneda ocasionado por esa operación. En su gran mayoría, las empresas utilizan la base acumulada porque presenta información Ånanciera de mayor calidad. Las cifras que ofrece la contabilidad bajo este enfoque son más “reales”, es decir, son las transacciones que en realidad ha realizado la entidad. La contabilidad en base efectivo la usan empresas muy pequeñas o aquellas sin Ånes de lucro (sociedades, gobierno, fondos), y sólo presenta las transacciones que tuvieron un impacto en el efectivo disponible de la empresa. Un sinnúmero de transacciones no necesariamente implican un movimiento en efectivo. Por ejemplo, la compra de materia prima o la venta a crédito afectan la entidad, pero si ésta utilizara la contabilidad en base efectivo, esas operaciones no se reportarían sino hasta que se pagara o se cobrara la transacción. ¿Puede ver la diferencia? El uso de la base acumulada en la contabilidad Ånanciera queda justiÅcado por el postulado básico de la norma de información Ånanciera (NIF) A-2, Devengación contable, la cual establece que las transacciones económicas que realice la entidad deberán “reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en que ocurren”. Las NIF son los criterios que deben seguir los contadores, o la persona encargada de la contabilidad para realizar un adecuado registro, valuación y presentación de la información Ånanciera. A partir del capítulo 6 se establecen todas las NIF que afectan cada una de las cuentas que utilizaremos durante la operación del negocio. Contabilizar en base acumulada requiere, de la persona encargada de llevar el registro contable, la realización de una serie de procesos al Ånal del periodo contable para presentar lo que en realidad ha sucedido Ånancieramente en la empresa, y no precisamente porque la información hasta ahora presentada no sea correcta. Si las transacciones Ånancieras fueron registradas de forma adecuada, la información presentada hasta este momento está bien. Entonces, ¿por qué debemos “ajustar” las cifras contables? Porque hay eventos que ya sucedieron y no se han registrado. Por ejemplo, en el caso de nuestro Equipo, éste ya ha sido utilizado para elaborar nuestro primer pedido. Ya sufrió un “uso”, y de alguna forma su valor disminuyó por esta razón; sin embargo, ese gasto no ha sido registrado. Por tanto, uno

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de los ajustes que tenemos que realizar es el denominado “ajuste por depreciación”, en el cual se registra el deterioro que sufrió el activo por el uso (o por el paso del tiempo, o por algún otro factor a considerar) y su gasto respectivo. Como en el caso de la depreciación, existirán otros eventos que suceden en la empresa y que deberán quedar registrados para presentar la información en forma correcta.

Tipos de ajustes Existen cinco tipos de ajustes que permitirán presentar la información Ånanciera de manera adecuada y con base en las NIF mencionadas: 1. Gastos pagados por anticipado. 2. Ingresos cobrados por anticipado. 3. Gastos acumulados. 4. Ingresos acumulados. 5. Depreciación. Como puede observar, hay dos tipos de ajustes “anticipados”, dos tipos de ajustes “acumulados” y la depreciación de activos Åjos. También es importante mencionar que todo movimiento de ajuste afectará dos tipos de cuentas: las del estado de resultados, que incluyen Ingreso, Costo o Gasto, a las cuales se les llama cuentas de resultados, y las del balance general, es decir, Activo o Pasivo, a las cuales, en consecuencia, se les denomina cuentas de balance. Cada uno de los cinco tipos de ajustes se explica a continuación.

Gastos pagados por anticipado ¿Recuerda el pago de renta de la bodega que necesitábamos para almacenar el producto terminado? En esa ocasión el casero nos requirió un pago anticipado de varios meses de renta. Esto lo hacen los arrendadores para cubrirse de una eventual falta de pago de nuestra parte, y es una costumbre muy recurrente en este tipo de operaciones de alquiler de inmuebles. Como regla general, evitaremos cualquier tipo de desembolsos en efectivo por anticipado, ya que ello nos descapitaliza, es decir, sustrae recursos de la empresa que podríamos usar en otro tipo de operaciones comerciales, como comprar inventario y equipo, pagar sueldos, gastos, etc. y obtener mayores ingresos con esos pagos. Al entregar el efectivo solicitado “perdemos” un rendimiento de ese importe. Pero habrá situaciones en las que sea necesario

Capítulo 3


dar ese anticipo, ya que si no lo hacemos, no se nos permitirá el uso del inmueble, en este caso de la bodega. (Es más conveniente tratar de cobrar por anticipado ingresos de los clientes para que el beneÅcio del Ånanciamiento lo obtengamos nosotros.) El registro en el libro diario que realizamos en aquella ocasión, en el momento del pago anticipado de la renta, fue el siguiente.


Debe Renta pagada por anticipado IVA pagado

Haber $4,000

640 Efectivo

$4,640

Pago por anticipado de la renta de dos meses del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, Ciudad Capital, según contrato núm. 455 firmado con el Sr. Rodrigo Gómez, por un importe de $2,000 mensuales.

Y como lo establecimos con anterioridad, aparece un activo denominado Renta pagada por anticipado. ¿Por qué es un activo? Porque es un recurso desembolsado que nos proporcionará el derecho a ocupar el local por el plazo que cubra dicha renta. Este pago, en nuestro caso, cubría dos meses, a un costo de $2,000 mensual, y aparece ahora en la balanza de comprobación por un total de $4,000. Una vez transcurrido un mes, el derecho que teníamos de ocupar el local arrendado ha disminuido a sólo un mes, porque ya “gastamos” el periodo de renta respectivo; por tanto, debemos reÆejar este cambio en la información Ånanciera. El valor de nuestro activo es ahora de $2,000. Si presentáramos esta cuenta con un saldo de $4,000, estaríamos entregando información errónea. ¿Ve lo importante que resulta realizar los ajustes adecuados? Al ajustar las cifras correspondientes presentaremos los verdaderos importes en nuestros estados Ånancieros, y no llevaremos al lector a conclusiones erróneas al considerar la información presentada como correcta cuando no lo es. Es importante reforzar este último concepto, porque puede incluso conducir a la empresa a responsabilidad legal por alguno de los usuarios de la información Ånanciera que haya tomado decisiones equivocadas con base en dicha información y pretendiera iniciar alguna acción legal por este motivo. Recordará también que se mencionó que todo activo debe ayudar a generar sus propios f lujos de efectivo. El nombre de activo deriva precisamente de que esas inversiones se realizan para que de forma activa generen estos

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f lujos. De no ser así, piénselo, no se habrían comprado tales activos. No tendría sentido adquirir activos que no generan f lujos de efectivo, o que reportan menos recursos de los que exigió su adquisición. Así, otra regla que dejaremos establecida es que ¡no deben existir activos que permanezcan inactivos! Es decir, si adquirimos un determinado activo para producir f lujos de efectivo a través de apoyar las ventas, no podríamos darnos el lujo de que no genere su parte correspondiente de ingresos, porque entonces, ¿para qué lo adquirimos? Estaríamos dejando de percibir ingresos por ventas que ese activo debió generar y al mismo tiempo perderíamos utilidades y, a su vez, rendimiento sobre el capital invertido en el negocio. Esto, por supuesto, no le gustaría a los inversionistas. Suena incongruente decir: ¡Tenemos un activo que está inactivo! Cuando evaluemos la adquisición de un activo, lo confrontaremos con los f lujos de efectivo que generará en un futuro. Si el valor presente de dichos f lujos es mayor, o igual, al costo de adquisición del activo, lo compraremos; en caso contrario, la operación no vale la pena. Hablaremos más acerca del valor presente de los activos en un capítulo posterior. Ahora bien, cuando el activo genera su ingreso, parte de su valor se pierde en forma de gasto; es decir, el equipo, o renta anticipada, o insumo, o el activo de que se trate se gasta, se consume, se usa. Y así como utilizamos estos términos cotidianamente, ese gasto (que nos ayudó a generar un ingreso), hay que registrarlo. La mayoría de los gastos se registra durante las operaciones normales de la empresa. Otros gastos habrá que anotarlos hasta el cierre del periodo contable, es decir, en el momento de los ajustes. Observe entonces que en este tipo de ajustes una parte del valor del activo se vuelve un gasto al momento de generar un ingreso o, en otras ocasiones, por el transcurso del tiempo. Otro criterio contable que obliga a realizar este tipo de ajustes es la llamada “correcta confrontación de ingresos contra sus gastos”, que indica que siempre deberemos asociar los ingresos de un periodo contable con los gastos que ayudaron a que se generara ese ingreso en el mismo periodo. ¿Por qué? Porque esos gastos cumplieron la función de generar dichos ingresos. Este concepto se establece en los postulados básicos de la NIF A-2, párrafo 47. Si tenemos ingresos es porque tenemos gastos o, dicho de otra forma, si tenemos gastos es porque esperamos tener ingresos (algunos empresarios sólo quisieran tener ingresos y no pagar gastos, aunque esto no es posible). Siempre que se quiera tener ingresos, necesariamente, aunque sea mínimo, tendremos un gasto correspondiente. Entonces, para conocer en cuánto se incrementó el capital de la empresa, deberemos comparar los ingresos de un periodo con los gastos del mismo (este concepto se estudia con más profundidad en el capítulo de activos Åjos). El registro del ajuste de la renta pagada por anticipado que debemos realizar será entonces como se indica enseguida.

Capítulo 3


Debe GASTOS GENERALES Renta


Haber $2,000 Renta pagada por anticipado

$2,000

Ajuste para registrar el gasto por renta de enero.

Lo anterior se explica a continuación. Aparece la cuenta gasto por renta por un monto de $2,000, que es la parte correspondiente al mes que está por concluir (enero). El pago anticipado cubría el importe de dos meses, pero sólo estamos amortizando uno, por eso el registro es sólo por $2,000. Con esto reconocemos el gasto de renta del mes. Observe cómo confrontamos el gasto por renta de enero con los ingresos que nos ayudó a generar en el mismo mes al permitirnos disponer del local para las operaciones de la empresa. De la misma forma en que se registran los ajustes en el libro diario, habrá que realizar su pase al libro mayor de la siguiente manera. Renta pagada por anticipado 4,000

2,000

S) 2,000

GASTOS GENERALES Renta 2,000

Se abre la cuenta T de Gasto por renta con un cargo de $2,000 y se abona la cuenta Renta pagada por anticipado con la misma cantidad, ajustando el saldo de dicha cuenta a $2,000. ¿Qué tiene la empresa? Un gasto por $2,000. ¿Por qué lo tiene? Porque posee menos activos, que resultaron disminuidos en $2,000. El uso de ese activo y ese gasto nos ayudó a generar ingresos. ¿Cuál es ahora el saldo de Renta pagada por anticipado? Recuerde la mecánica para obtener los saldos Ånales en las cuentas T: para cuentas de Activo y Gastos se resta el total de abonos (lado derecho) del total de cargos (lado izquierdo), lo cual genera un saldo de $2,000 para la cuenta Gasto por renta, y de $2,000 para la cuenta Renta pagada por anticipado.

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El activo aparecerá ahora con su saldo correcto de $2,000 en la balanza de comprobación ajustada. De no haberse realizado el ajuste correspondiente, los gastos de la empresa se presentarían con un importe menor en $2,000; la utilidad (la diferencia entre ingresos y gastos) se vería aumentada en esa cantidad, y el lector de los estados Ånancieros tendría una impresión equivocada de la utilidad de la empresa y de su rendimiento, con la posibilidad de conducirlo a tomar decisiones erróneas sobre la situación Ånanciera de la entidad, con las consecuencias ya mencionadas. Revisando nuestra balanza de comprobación, detectamos otra cuenta que también ha sido pagada por anticipado y que, por tanto, requiere este tipo de ajuste. Es la cuenta de Insumos, la cual fue creada en la operación número 6, en la que se adquirieron $500 de insumos de papelería. Esta transacción se deberá ajustar como un pago por anticipado, ya que recibimos los insumos en cuestión pero el gasto no se registró de inmediato, sino hasta el Ånal del periodo contable. Durante el mes usamos algunos de estos útiles de papelería, de modo tal que a la fecha en que presentamos los estados Ånancieros (31 de enero) no tenemos ya en realidad los $500 de insumos que adquirimos originalmente, lo cual se reÆeja en la balanza de comprobación. Corremos otra vez el riesgo de presentar información errónea a los interesados en nuestra información Ånanciera. Habrá que hacer el ajuste. Cuando los insumos fueron adquiridos en enero 19, el registro fue el siguiente.


Debe Insumos IVA pagado

Haber $500 80 Efectivo

$580

Compra de insumos en efectivo por $500 más IVA.

Recibimos los insumos y éstos se empiezan a usar. Al 31 de enero de 2011, fecha de terminación de nuestro ciclo contable, contamos con una existencia menor a los $500 que originalmente habíamos adquirido. ¿Cuánto tenemos en realidad al concluir el mes? Para conocer este importe se realiza lo que se conoce como toma física de inventario de insumos (se cuentan físicamente los diferentes insumos y se obtiene su costo de las facturas de compra para darles un valor en pesos, lo que se denomina

Capítulo 3


costear el inventario). Suponga que realizamos el inventario físico, lo costeamos y obtenemos un valor de $347. Esto signiÅca, por consiguiente, que hemos usado $153 ($500 – $347) de insumos durante el mes. Procedemos a ajustar esta cantidad de la siguiente forma.


Debe

Haber

GASTOS GENERALES Insumos

$153 Insumos

$153

Ajuste para registrar el consumo de insumos durante el mes.

Creamos la cuenta gasto por insumos por un importe igual a la diferencia entre los insumos adquiridos y el valor obtenido con el inventario físico, $153, y hacemos un cargo por esa cantidad; asimismo, registramos un abono a la cuenta Insumos por el mismo importe. Recuerde que un abono a una cuenta de activos, disminuyendo su saldo a $347, es el saldo que en realidad tenemos en insumos físicos. Las cuentas T quedan de la siguiente manera.

Insumos

Gastos por insumos

500

153

153

347

Registramos el gasto por insumos y ajustamos el saldo para que corresponda con el inventario físico.

71

72


Otros gastos pagados por anticipado Otros ejemplos del tipo de gastos por anticipado que requieren un ajuste al Ånal del periodo contable son: • Las suscripciones a revistas o periódicos. • La compra de boletos de avión. • Los insumos de limpieza. • Los anticipos que entregamos a nuestros proveedores, etcétera. Es importante señalar que la circunstancia que genera la necesidad de realizar un ajuste contable cualquiera radica en el paso de tiempo. Ahora lo explicamos. La compra del activo (insumos, boletos de avión, artículos de limpieza, suscripción a revistas o periódicos, etc.) se realiza en un periodo contable, mientras que su disposición o aprovechamiento se efectúa en otro posterior. Entonces, esta diferencia en los periodos contables (el de compra) a otro (el de uso), es lo que exige aplicar el ajuste en el periodo en que el activo se utiliza. Si no existiera esta diferencia en tiempo entre la compra del activo y su uso, no se requeriría el ajuste, ya que la compra y disposición del activo tendrían lugar dentro del mismo periodo contable.

Ingresos cobrados por anticipado Un ajuste es necesario cuando recibimos efectivo de nuestros clientes antes de proporcionar un servicio o entregar el producto. ¿Recuerda la operación 7 en la que levantamos nuestro primer pedido? En esa ocasión realizamos la transacción siguiente al exigir 50% como anticipo.


Debe Efectivo

Haber $2,900 Anticipo de clientes IVA cobrado

Recepción de 50% de la venta de $5,000 como anticipo.

$2,500 400

Capítulo 3


Recibimos el efectivo por $2,900 y abonamos esta cantidad a la cuenta Anticipo de clientes. Como se mencionó en su oportunidad, la cuenta Anticipo de clientes es un pasivo, porque al momento de recibir el efectivo, el 22 de enero, adquirimos una obligación con nuestro cliente para entregarle el producto o servicio contratado. Esta obligación la cumplimos el 23 de enero con la entrega del producto elaborado. Ese día realizamos el siguiente movimiento en el libro diario.


Debe Cuentas por cobrar Anticipo de clientes Costo de ventas

Haber $2,500 2,500 3,500 Ventas Producto terminado

$5,000 3,500

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido.

En este movimiento estamos cancelando (resaltado en negritas) la obligación que teníamos con nuestro cliente al entregarle el total del pedido por $5,000. Al igual que en la sección anterior, el ajuste sólo es necesario cuando transcurre un periodo contable, al menos entre la recepción del efectivo (en este caso) y el cumplimiento de la obligación. Dado que las operaciones de recepción del efectivo y entrega del producto terminado en ese pedido se realizaron en el mismo periodo contable, no se requiere un ajuste para esta transacción. Este tipo de ajustes también es común en las empresas de servicios. Por ejemplo, un despacho de abogados recibe un anticipo de $2,000 de uno de sus clientes para que le tramite algunos contratos. El registro que el despacho haría por la recepción del efectivo sería el siguiente.


Debe Efectivo

Haber $2,320 Anticipo de clientes

$2,000

IVA cobrado

Recepción de anticipo del Sr. Juan Pérez para la elaboración de determinados contratos.

320

73

74


Si en esa fecha se realizara una balanza de comprobación del despacho de abogados, en ésta aparecería un pasivo denominado Anticipo de clientes por $2,000. Durante los días restantes de enero se elaboran parcialmente esos contratos y se hace una entrega de los trabajos al cliente. Dichos trabajos representan una cantidad equivalente a $1,500. En este caso existe una realización parcial del ingreso por parte del despacho, y se reconoce como ingreso el último día del periodo contable con el siguiente ajuste.


Debe

Haber


$1,500 Ingreso por servicios

$1,500

Cancelación parcial del anticipo del Sr. Juan Pérez para la elaboración de determinados contratos.

La frase realización parcial del ingreso mencionada en el párrafo anterior se reÅere a que el bien o servicio que se tenía contratado con el cliente fue ya entregado. Entonces se dice que el ingreso se realizó ya. Se entiende también como que ya “se ganó”, porque observe que, cuando recibimos el efectivo como anticipo, estamos adquiriendo una obligación con el cliente, pero no hemos ganado ese dinero todavía, porque aún no cumplimos con nuestra obligación. Ya tenemos el efectivo que recibimos como anticipo, y podemos gastarlo, pero aún no lo hemos ganado. En el momento en que entreguemos el producto a satisfacción del cliente, disminuye o desaparece la obligación que teníamos con él. Al trasladar este asiento al libro mayor, la cuenta Anticipo de clientes tendrá un saldo de $500, y reconocerá un Ingreso por servicios de $1,500.


Ingreso por servicios

2,000

1,500

500

S)

Capítulo 3


De esta forma se reduce el pasivo (la obligación) del despacho en la parte del trabajo parcial ya elaborado para el cliente, y se reconoce el ingreso, dado que se ganó esa parte del anticipo.

Gastos acumulados Este ajuste se requiere cuando hay gastos ya erogados pero no registrados. ¿Qué signiÅca el término erogados? En este caso se reÅere a que son bienes o servicios ya recibidos, pero no registrados y no pagados, que recibe y usa (eroga) la empresa, pero los cuales no paga sino hasta el siguiente mes. Los reconoce en el periodo actual, pero se pagan en el próximo periodo contable. Son los casos de la energía eléctrica, el teléfono Åjo, etc. Este ajuste también es conocido como “creación de pasivos”, porque son gastos que se reciben en este periodo pero que se cubrirán hasta el siguiente, generando con ello la obligación del pago correspondiente. Este ajuste es necesario, al igual que todos los mencionados en este capítulo, para lograr una correcta confrontación de ingresos vs gastos en el periodo que se cerrará —periodo que está Ånalizando—, concepto que se estudia en el siguiente capítulo: el cierre contable. En nuestra pequeña empresa recibimos la factura del servicio telefónico por un monto de $750 más IVA, el cual se pagará hasta el próximo periodo contable. El ajuste correspondiente se indica enseguida.


Debe

Haber

GASTOS GENERALES Teléfono

$750

IVA por acreditar

120

Cuentas por pagar

$870

Registro del gasto por servicio telefónico de enero de 2011.

Con este ajuste, el gasto por servicio telefónico queda registrado en el mes en que se erogó (será confrontado con los ingresos que ayudó a generar en ese periodo), aunque sea pagado en el siguiente periodo. Además, aún no se reconoce el IVA de este gasto porque no ha sido pagado en efectivo. Algunas empresas deciden no aplicar este registro contable sino hasta el momento en que el recibo es pagado en efectivo. Suponga que el gasto por teléfono es cubierto en efectivo hasta el 4 de febrero de 2011, realizándose el siguiente registro.

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76


Fecha Febrero 4, 2011

Debe GASTOS GENERALES Teléfono IVA pagado

Haber $750 120 Efectivo

$870

Pago del servicio telefónico de enero de 2011.

¿Por qué sería erróneo registrar el gasto del servicio telefónico hasta el momento de su pago? Observe las fechas de la operación. En la descripción del registro en el libro diario dice “Pago del servicio telefónico de enero de 2011”. Sin embargo, lo estamos registrando hasta febrero. Al parecer algo no checa, ¿no es así? Un gasto de enero lo registraremos en febrero. Hemos mencionado ya el concepto contable de la correcta confrontación de ingresos vs gastos en el mes que corresponda, confrontando los ingresos con los gastos respectivos que le dieron origen. En este caso estamos rompiendo con lo antes establecido: gastos de enero, que ayudaron a generar ingresos en enero, quedarán confrontados con ingresos de febrero. Algunas personas pensarán que esto no importa, que la cantidad no es signiÅcativa como para ser tan exigentes en este registro. En realidad no tiene relevancia el monto, sino el hecho de que no estamos confrontando correctamente los ingresos con sus respectivos gastos. Éstos los realizamos con la Ånalidad de obtener ingresos, pero debe haber una correspondencia entre ambos para que pueda determinarse qué porcentaje de ingresos obtenemos por cada peso que gastamos. Esta métrica, y algunas más, serán muy importantes de entender e interpretar cuando analicemos Ånancieramente el desempeño de la empresa.

Ingresos acumulados Este tipo de ajuste tiene lugar cuando prestamos un servicio o entregamos el producto a alguno de nuestros clientes y éste nos pagará después. En una empresa de servicios es común otorgar un determinado servicio al cliente y que la empresa que lo entrega no facture sino hasta el cierre del mes. Por eso es necesario este ajuste. Suponga que en nuestro ejemplo de un despacho de abogados se entregan servicios a un cliente por un total de $3,500, pero dichos servicios no se facturan sino hasta el Ånal del mes. El ajuste sería el siguiente.

Capítulo 3



Debe Cuentas por cobrar

Haber $4,060 Ingreso por servicios IVA trasladado

$3,500 560

Ingreso por servicios facturados al final del mes.

Se crea una cuenta por cobrar porque, dado que el servicio fue entregado, se dice que el ingreso ya fue devengado, y entonces el despacho tiene el derecho de reclamar esa cantidad al cliente que recibió los servicios, y se reconoce también el Ingreso por servicios porque corresponde a los que fueron proporcionados durante enero. De nuevo aparece el concepto mencionado de reconocer los ingresos cuando se devengan para confrontarlos con sus gastos respectivos. Cuando el cliente del despacho pague, se hará el siguiente registro.


Debe Efectivo

Haber $4,060 Cuentas por cobrar

$4,060

Cobro de la factura pendiente por los servicios prestados.

Este registro ya no forma parte del ajuste, y es una transacción más del mes siguiente. Observe con atención que el ingreso por los servicios se reconoce en enero, aun cuando se cobra en efectivo hasta el mes siguiente. Hay entonces dos momentos: uno cuando se proporciona el servicio o se entrega el producto, y otro cuando se recibe el efectivo por el cobro al cliente. En el caso de nuestra empresa, por tratarse de un negocio de manufactura, es más difícil que se llegue a dar este tipo de ajustes, ya que al entregar el producto se debe registrar la salida del inventario de producto terminado, su costo de ventas, la cuenta por cobrar y el ingreso por la venta realizada (vea el movimiento 9), por lo cual no es necesario el ajuste al Ånal del mes,

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aunque podría darse el caso si se entrega la mercancía y no se realiza el registro en el libro diario. Esto sucede, desafortunadamente, en las pequeñas empresas que no llevan un control adecuado de sus inventarios.

Depreciación Este tipo de ajuste resulta del uso de los activos Åjos. Recuerde que mencionamos antes que todos los activos en algún momento de su vida útil se transforman en gasto por haber sido usados para generar un ingreso. Así ocurre con el uso de los activos Åjos. En nuestro caso se adquirió equipo para la elaboración del producto terminado. Conforme usamos el equipo, éste se gasta, porque lo consumimos para generar productos que representarán ingresos. No olvide que esos ingresos tienen un gasto, y éste hay que confrontarlo con los ingresos que generaron en el mes que corresponda. En este caso el gasto se llama depreciación, y signiÅca la pérdida de valor de los activos Åjos por su uso, o por el paso del tiempo, y hay que registrarlo. Recuerde el registro que hicimos en la compra del equipo.


Debe Equipo

Haber $16,000

IVA pagado

1,280

IVA por acreditar

1,280

Efectivo

$9,280


9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo S.A., según factura núm. 123.

En esa ocasión aparecía un activo Equipo por un valor de $16,000, que fue adquirido para elaborar nuestro producto terminado. Suponga que este equipo tiene una vida útil de cinco años, y que al término de los mismos lo venderemos en $1,000. En nuestro caso, depreciaremos con base en el tiempo transcurrido desde la adquisición del equipo hasta el momento de su depreciación, y consideraremos meses completos de uso para no manejar fracciones de tiempo.

Capítulo 3


¿A cuánto asciende el gasto del mes por el uso del equipo? Veamos: Costo del equipo: $16,000 Vida útil:

5 años

Valor de rescate: $1,000 Utilizaremos la siguiente fórmula para calcular el gasto por depreciación: Gasto por depreciación = (costo del equipo – valor de rescate) vida útil En nuestro caso: Gasto por depreciación = Y da como resultado:

($16,000 – $1,000) 5 años

15,000 5

Gasto por depreciación: $3,000 por año. Entonces estaremos gastando $3,000 al año por el uso del equipo. Como estamos registrando un mes de operaciones, debemos dividir el monto resultante del año entre 12 meses, lo cual da como resultado: Gasto por depreciación mensual = $3,000 /12 meses = $250 por mes. Tome en cuenta que en nuestro caso estamos depreciando el equipo por el paso del tiempo. Así que en enero, que ya transcurrió y que estamos por cerrar contablemente, debemos registrar un gasto por depreciación de $250 correspondiente al mes que termina. Entonces el registro es el siguiente.


Debe GASTOS GENERALES Depreciación

Haber $250 Depreciación acumulada

Registro de la depreciación del equipo correspondiente a enero de 2011.

$250

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80


Registramos el gasto correspondiente. Como la cuenta no existe, la creamos con un cargo por $250. Observe, sin embargo, que el abono no lo llevamos a la cuenta de Equipo, sino a Depreciación acumulada. Esta será la característica de este tipo de ajustes. ¿Por qué lo llevamos a la cuenta Depreciación acumulada? Esto tiene un objetivo muy claro: conocer, en el momento en que se reporte la información, el costo original del equipo, y compararlo con el monto que se ha acumulado por la depreciación correspondiente. Para nuestra empresa, después del primer mes la información del Equipo deberá aparecer en el balance de Ånal de mes de la siguiente forma: Equipo Depreciación acumulada Valor neto en libros

$16,000 $250 $15,750

Observe cómo, al presentar toda la información en el balance, ello nos permite obtener las siguientes conclusiones: • Cuánto costó originalmente el equipo. • Cuánto se ha depreciado (usado). • Cuál es su valor en libros para la empresa. De forma indirecta podemos deducir que, en este caso, el equipo es recién adquirido, tiene mucho tiempo restante para seguirse usando (y, por tanto, para generar ingresos) y cuánto ha perdido de valor cada mes que transcurre por este concepto. Cada Ån de periodo contable la empresa realizará el ajuste por depreciación correspondiente. La cuenta de Gastos se presentará en el estado de resultados, y la cuenta Depreciación acumulada aparecerá en el balance general. A este tipo de cuentas se le llama contracuenta de activo, porque Ågura en el balance general del lado de los activos, pero con signo contrario; es decir, estará restando a otro valor, en este caso, al valor de adquisición del activo respectivo.

Balanza ajustada Conforme generamos los ajustes correspondientes al periodo, los registramos en los asientos de diario. Al igual que el resto de las transacciones que realizó la empresa, dichos movimientos en diario deberán también afectar los asientos del libro mayor para obtener los saldos de las cuentas ya afectados con los ajustes respectivos. Al listado de las cuentas con sus saldos le llamaremos ahora balanza ajustada.

Capítulo 3


Entonces todas las cuentas, con su saldo ajustado, se presentarán de la siguiente forma [a) signiÅca ajuste]: Efectivo

Cuentas por cobrar

1)

30,000.00

5,800.00

(2

7)

2,900.00

9,280.00

(4

4,640.00

(5

580.00

(6

1,500.00

(8

3,000 32,900.00 S)

9)

24,800.00

S)

500.00

S)

S)

500.00

153

153.00

2,900.00

S)

500.00

Sa)

347.00

(8

2)

5,000.00

1,500.00

Inventario de producto terminado (8

8)

3,500.00

3,500.00

2,500.00

500.00

5,000.00

1,500.00

3,500.00

3,500.00

2,000.00

4,000.00

S)

S)

750.00

4,000.00

2,000.00

4)

16,000.00

Cuentas por pagar 2,900.00

(a1

S)

(9

0.00

2,000.00

3,500.00

Equipo

2,000

(a2


Renta pagada por anticipado 5)

6)

(10

8,100.00

2,500.00

Material de empaque 3)

2,900.00

Insumos

16,000.00

3,650.00

(3 (a3

(S

81

82


IVA pagado



2)

800.00

9,280.00

4)

1,280.00

5)

640.00

6)

80.00

S)

2,800.00

9,280.00

Ingresos por ventas

(4

9)

(S S)

Costo de ventas

5,000.00

2,500.00

2,500.00

0.00

IVA por acreditar

400.00

4)

1,280.00

5,000.00

3,500.00

3)

9)

2,500.00

(9

2,500.00

(S

S)

3,500.00

S)

400.00

(7

400.00

(9

a1)

2,000.00

800.00

(S

2,000.00

1,680.00

GASTOS GENERALES Renta

IVA cobrado

GASTOS GENERALES Insumos

a2)

153.00

153.00

(7

Capítulo 3

GASTOS GENERALES Depreciación -Equipo-

GASTOS GENERALES Teléfono a3)

750.00

a4)

250.00


Depreciación acumulada

250.00

750.00

250.00

250.00

(a4

La balanza de comprobación presenta ahora las cuentas ya afectadas por los movimientos de ajuste a nuestra empresa, acompañados por la letra “a” de ajustes y su número consecutivo.

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Ahora debemos generar un nuevo documento que llamaremos balanza de comprobación ajustada, el cual contendrá el listado de las cuentas que utilizamos en el periodo contable, incluidas las registradas durante los ajustes con su saldo ya ajustado. Al igual que con la balanza de comprobación generada con anterioridad, la suma de la columna del Debe tendrá que ser igual a la suma de la columna del Haber. Cía. Dulces Sueños, S.A. Balanza de comprobación ajustada al 31 de enero de 2011 Cuenta Efectivo Cuentas por cobrar Insumos

Debe

Haber $8,100.00 2,900.00 347.00


3,500.00


2,000.00

Inventario de producto terminado

0.00


2,000.00

IVA por acreditar

1,680.00

IVA cobrado

Equipo

$800.00 16,000.00

Depreciación acumulada de equipo

250.00

Cuentas por pagar IVA pagado

3,650.00 2,800.00


0.00


9,280.00

Capital

30,000.00

Ingresos por ventas

*Gastos generales $3,153.00

5,000.00

Costo de ventas

3,500.00

Renta

2,000.00

Insumos

153.00

Teléfono

750.00

Depreciación

250.00

Retiros

3,000.00

Totales

$48,980.00

* Cuenta de mayor; su saldo = suma de sus subcuentas.

$48,980.00

Capítulo 3


En la balanza de comprobación ajustada podemos observar ahora todas las cuentas afectadas en el presente periodo contable, sus saldos y las nuevas cuentas creadas durante el proceso de ajustes. Al igual que en la balanza de comprobación, podemos comprobar ahora que los cargos y abonos se efectuaron respetando la partida doble, ya que la columna del Debe tiene el mismo importe que la columna Haber. Es importante notar que, aunque formen parte de la balanza de comprobación, los saldos de las cuentas no son necesariamente correctos, ya que algún movimiento pudo haberse efectuado, respetando su cargo o abono, a una cuenta que no correspondía. Los Debe y Haber suman igual, mas el saldo de esas cuentas fue mal calculado.

La hoja de trabajo Otro instrumento que usan los contadores es la denominada hoja de trabajo, la cual es un documento (de trabajo) que utiliza la empresa para generar un borrador de sus estados Ånancieros. En la hoja de trabajo se presentan la balanza de comprobación, los ajustes, los saldos ajustados, el estado de resultados y el balance general o estado de situación Ånanciera. Se dice que es un primer borrador de los estados Ånancieros porque permite a los ejecutivos de la empresa ver el efecto que tienen los ajustes a las transacciones ordinarias que se registraron normalmente durante el periodo contable en los libros diario y mayor. Observe la Ågura 1, en la que se muestra la hoja de trabajo para Cía. Dulces Sueños, S.A.

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Vea pág. 84

Figura 1. Hoja de trabajo de la empresa Dulces Sueños, S.A.

En la Ågura 1 podemos observar la hoja de trabajo que usa la empresa Dulces Sueños, S.A. Como se mencionó antes, es un documento interno que se utiliza para tener una primera idea de la información que aparecerá en los estados Ånancieros. Analicemos la hoja de trabajo. En la parte superior aparecen los datos de la empresa. A esta sección la llamaremos encabezado. Contiene el nombre de la empresa, la leyenda Hoja de trabajo y la fecha en la cual el documento fue preparado. En el primer par de columnas, después de la columna que lista los nombres de las cuentas, aparece la balanza de comprobación, con la información separada en una columna de Debe y una de Haber. Como recordará, la balanza de comprobación registra las cuentas que utilizó la empresa durante el ciclo contable que presenta junto con sus saldos Ånales. Éstas se agrupan por tipo de cuenta, es decir, Activo, Pasivo y Capital. También aparecen las cuentas de Ingresos por ventas, Costo de ventas, y todos los gastos que registró la entidad. Los totales de Debe y Haber deberán ser iguales. Estos saldos provienen del libro mayor, es decir, son los saldos de cada una de las cuentas T después de registrar las operaciones.

Capítulo 3


En las siguientes dos columnas se expone la información de los ajustes. Son los movimientos que generamos para presentar en forma correcta los activos, pasivos, ingresos y gastos, y es el material de la primera parte del presente capítulo. En estos movimientos afectamos algunas cuentas para presentar su saldo corregido al Ånal del periodo que estamos concluyendo. Se registran las cantidades que afectaron cada una de las cuentas, teniendo cuidado de colocarlas en el renglón respectivo de la cuenta afectada. También se obtienen los totales de cada una de las columnas de ajustes, y dichos montos deberán ser iguales. En el siguiente par de columnas se indica la información de la balanza ajustada. Contiene ahora la información presentada en la balanza de comprobación, pero con sus saldos afectados por los importes registrados en las columnas de ajustes. En la balanza ajustada podemos observar que algunos saldos resultaron afectados, y que las cantidades modiÅcadas en esas cuentas muestran el saldo correcto. Estos son los saldos que utilizaremos para preparar los estados Ånancieros. En las siguientes columnas observamos el primer estado Ånanciero llamado estado de resultados. Éste contiene la información de ingresos, costos y gastos, y el cálculo de la utilidad. El proceso consiste en copiar los importes de esas cuentas que aparecen en las columnas de la balanza ajustada y obtener los totales para cada una de las columnas respectivas. Como puede observar, los totales de cada columna en el estado de resultados no son iguales, no cuadran, porque se espera que los ingresos sean siempre mayores a la suma de los costos y gastos, y que por diferencia se obtenga una utilidad que incrementará el capital con el que hemos iniciado nuestro periodo contable. En los siguientes renglones, a partir de sumas iguales, se presenta el cálculo de la utilidad, o pérdida, obtenida durante el periodo respectivo. En el siguiente renglón se obtienen nuevamente los totales de ambas columnas para comprobar que se mantienen las sumas iguales. En las dos últimas columnas se presentan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital que conformarán el balance general a partir de la cuenta Efectivo, hasta la cuenta de Retiros. Observe también que el renglón de la Utilidad, o Pérdida, se incluye en el balance, pero en la columna del lado contrario a la que aparece en el estado de resultados. Es decir, si la utilidad se registra en la columna del Debe, entonces en el estado de situación Ånanciera se deberá presentar en la columna del Haber, y viceversa. Se obtienen de nuevo los totales de cada columna en el balance, y éstos deberán ser iguales. De esta forma la empresa puede tener una idea muy aproximada del efecto de los ajustes en sus cifras Ånales, las cuales aparecerán en los estados Ånancieros.

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RESUMEN En este capítulo se presentan los procedimientos llamados de ajustes. Estos movimientos se generan porque hay un desfase en tiempo entre la adquisición del activo, o de la obligación, y el tiempo en que se usa o se cumple dicha obligación. Debe transcurrir uno o más periodos contables para que se registre el ajuste correspondiente. Se establecen los conceptos de que todo activo debe generar su propio ingreso; el que indica que cuando el activo genera su ingreso, el valor utilizado de éste se convierte en gasto, y por último, que a todo ingreso le corresponde su gasto respectivo y debe confrontarse en el estado de resultados, a ingresos y gastos, que correspondan en ese periodo contable. Existen cinco tipos de ajustes: • Gastos pagados por anticipado. Son activos que se adquieren al momento de realizar el desembolso, pero que se usan después, diÅriendo con esto el beneÅcio que se obtiene de ellos al momento de generar sus ingresos respectivos. Ejemplos de este tipo de ajustes son la renta pagada por anticipado, los seguros adquiridos con anterioridad, los insumos, las suscripciones a periódicos y/o revistas etcétera. • Ingresos cobrados por anticipado. En este tipo de transacción se obtienen ingresos en efectivo anticipados a la prestación del servicio, o a la entrega del bien, lo cual sucederá después, adquiriendo con esto la obligación, es decir, un pasivo. El ingreso se gana, “se realiza”, hasta que se proporciona el servicio o se entrega el bien. Hasta ese momento desaparece la obligación adquirida al aceptar el efectivo por anticipado. En este tipo de ajustes se incluye el Anticipo de clientes, también llamado Ingresos por anticipado o Ingresos no devengados. • Gastos acumulados. Son aquellos ya erogados pero no registrados. Es decir, es un gasto que “ya se gastó” pero no ha sido pagado, es más, ni siquiera ha sido registrado. A este ajuste se le denomina “creación de pasivos”, porque son las cuentas que precisamente se verán afectadas: una cuenta de Gastos y una de Pasivo. Ejemplo de este tipo de transacciones son el registro, y posterior pago, de la energía eléctrica, teléfono, algunos contratos de envío de paquetería, gasto por intereses, etcétera.

Capítulo 3


• Ingresos acumulados. Son aquellos ya devengados, pero no registrados, y mucho menos cobrados. Es un ingreso que ya se ganó, pero que no se ha recibido en efectivo. Ejemplo de este movimiento son los intereses ganados, los ingresos por servicios o productos ya entregados pero no cobrados; para la compañía de teléfonos, los ingresos por servicios telefónicos no cobrados, etcétera. • Depreciación. Es la pérdida de valor que sufren los activos Åjos por su uso o por el paso del tiempo. Es la parte correspondiente del valor del activo que, al generar su ingreso, se convierte en gasto. Se deben registrar en el periodo en que ambos suceden. Se registra el cargo en la cuenta Gasto por depreciación como una cuenta del estado de resultados, y el abono se anota en la contracuenta de activo llamada Depreciación acumulada, la cual representará la disminución del valor del activo por su uso, o por el paso del tiempo. El documento interno llamado hoja de trabajo permite obtener una idea aproximada de la información que aparecerá en los estados Ånancieros de la empresa, parte de los saldos de la balanza de comprobación resultantes de las cuentas en el libro mayor a los cuales se les afecta con los importes obtenidos durante el proceso de ajustes para obtener la balanza ajustada. Se procede a agrupar la información del estado de resultados, los ingresos, costos y gastos, y se calcula la utilidad o pérdida del periodo. Las cuentas de activo, pasivo y capital se presentan en las columnas del estado de situación Ånanciera junto con la información de la utilidad, o pérdida, y las sumas iguales de ambas columnas.

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Términos clave • Contabilidad en base acumulada • Contabilidad en base efectivo • Cuentas de balance • Cuentas de resultados • Gasto por insumos • Gasto por renta • Hoja de trabajo • Realización parcial del ingreso • Toma física de inventario • Valor presente

Capítulo 3


EJERCICIOS 1. Una vez obtenida la balanza de comprobación de su ejemplo, determine cuáles cuentas, de las que aparecen en ella, requieren ajuste. 2. Realice los ajustes necesarios a su balanza de comprobación. 3. Elabore la hoja de trabajo de la empresa que adoptó como su ejemplo. 4. Realice los asientos de diario y de mayor de los ajustes realizados en el punto 3.

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Capítulo 4

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Entender en qué consiste el proceso de cierre de cuentas. 2. Explicar el concepto de periodo contable. 3. Preparar los asientos contables necesarios para efectuar el cierre del periodo contable. 4. Elaborar los estados financieros de la empresa.

Proceso de cierre de cuentas

Capítulo 4


El proceso de cierre contable Hasta el momento hemos mencionado dos estados Ånancieros: el estado de resultados y el estado de posición Ånanciera, los cuales se calcularon en la hoja de trabajo. Un objetivo importante de la contabilidad es proveer a quienes toman decisiones en las empresas con información útil que permita apoyar tales decisiones. Esa información se presenta en los estados Ånancieros. Los lectores externos interesados en el desempeño económico de la empresa podrán determinar la rentabilidad que ésta ha alcanzado al Ånal del periodo contable mediante dichos estados Ånancieros. El estado de resultados que, como recordará, muestra la información de ingresos, costos y gastos, se presenta por un periodo especíÅco. El encabezado de dicho estado Ånanciero contendrá la leyenda “Del 1 al 31 de enero de 2011”, por ejemplo, con lo cual debemos entender que la información de ingresos, costos y gastos presentada se generó durante ese periodo que, en este caso, se inició el 1 de enero y terminó el 31 del mismo mes de 2011. El periodo contable se reÅere al concepto de que el tiempo de vida económica de la empresa se deberá separar en periodos iguales en los que ésta entregará la información relativa a ese lapso de tiempo. La norma de información Ånanciera que hace referencia a este concepto es la NIF A2, en sus postulados básicos. ¿Por qué es necesario realizar el proceso de cierre contable y presentar la información de manera periódica? Piense como si usted fuera inversionista de este negocio. Le gustaría saber cómo ha evolucionado la empresa y comparar cómo ha crecido a lo largo de su vida económica, así como contrastar el periodo actual con periodos anteriores y con información proveniente de otras empresas. El cierre de cuentas consiste en recuperar los saldos de las denominadas cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) al Ånal del ejercicio contable para realizar con ellas los cuatro procedimientos que se indican en el siguiente listado. Éstas se deberán “poner en ceros”, es decir, cancelar sus saldos para que en el próximo periodo contable, a partir de ceros, dichas cuentas vuelvan a acumular los ingresos, costos y gastos de los nuevos movimientos. De esta forma podemos obtener la información de las cuentas de resultados en cada periodo, y comparar con periodos anteriores el desempeño Ånanciero de la empresa. Los cuatro procedimientos que realizaremos son: 1. Cancelar los saldos de las cuentas de ingresos. 2. Cancelar los saldos de las cuentas de costos y gastos. 3. Transferir la utilidad o pérdida del ejercicio a la cuenta de Capital. 4. Transferir los retiros del ejercicio a la cuenta de Capital.

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Vamos a ejemplicar lo anterior con nuestra pequeña empresa. La balanza de comprobación ajustada de la Cía. Dulces Sueños S.A. es la siguiente: Cía. Dulces Sueños, S.A. Balanza de comprobación ajustada al 31 de enero de 2011 Cuenta Efectivo Cuentas por cobrar Insumos

Debe

Haber $8,100.00 2,900.00 347.00


3,500.00


2,000.00


0.00


2,000.00

IVA por acreditar

1,680.00

IVA cobrado

Equipo

800.00 16,000.00


250.00


3,650.00 2,800.00


0.00


9,280.00

Capital

30,000.00

Ingresos por ventas

Gastos generales $3,153.00

5,000.00

Costo de ventas

3,500.00

Renta

2,000.00

Insumos

153.00

Teléfono

750.00

Depreciación

250.00

Retiros

3,000.00

Totales

$48,980.00

$48,980.00

Capítulo 4


Podemos observar que las cuentas de ingresos, costos y gastos presentan todavía su saldo respectivo. Recuerde que estos saldos han sido ya “ajustados”, es decir, todos los ingresos y gastos que deberían presentarse para este periodo fueron reconocidos. Para cancelar los saldos de las cuentas de resultados aplicaremos un movimiento contrario, en naturaleza y monto, al saldo que presenta cada una de ellas.

1. Para cancelar las cuentas de ingresos.


Debe Ingresos por ventas

Haber $5,000 Resultados

$5,000

Cancelación de la cuenta de ingresos por ventas.

La cuenta de ingresos por ventas presenta un saldo de $5,000 en la balanza de comprobación ajustada. Por tanto, para cancelarla se le deberá aplicar un cargo. Se realiza un cargo de $5,000 a la cuenta de Ingresos por ventas y el abono se lleva a la llamada cuenta de resultados, la cual será una cuenta puente que permitirá seguir cumpliendo con la partida doble de cargos y abonos en toda transacción registrada. Se denomina cuenta puente porque será cancelada durante la fase de cierre y sólo nos servirá para realizar el proceso de cierre contable.

2. Para cancelar las cuentas de costos y gastos.

Procedemos ahora a cerrar los saldos de las cuentas de Costo de ventas y de todos los conceptos de gastos que registró la empresa en este periodo.

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Debe Resultados

Haber $6,653 Costo de ventas Renta Insumos Teléfono Depreciación

$3,500 2,000 153 750 250


Cancelación de las cuentas Costo de ventas y Gastos.

Las cuentas de Costos y Gastos presentan un saldo deudor en la balanza de comprobación. Por tanto, habrá que incorporarles un registro de abono por el importe que presentan en la balanza para cancelar su saldo respectivo. Hay en consecuencia un movimiento de cargo a la cuenta puente de Resultados por el total de los saldos cancelados en las cuentas de Costos y Gastos.

3. Para cancelar el saldo de la cuenta de Retiros y afectar la cuenta de Capital.

Cuando los propietarios retiran efectivo, o algún otro recurso de la empresa como “pago” al uso de su capital, se dice que ejercen un retiro de capital. Esa toma de recursos se acumula en una cuenta designada para ese Ån, que es sumamente recomendable usar. Uno de los motivos de fracaso en las pequeñas y medianas empresas es no llevar un registro y control de los montos que retiran los propietarios del negocio. Existe la idea errónea de que, como son los dueños, pueden tomar del negocio lo que consideren conveniente en efectivo, o en otro recurso, y que no sucede nada. Pero no es así. Si se retira demasiado efectivo, u otro recurso, esto puede llegar a afectar en forma muy desfavorable la operación normal del negocio. Por consiguiente, es muy conveniente llevar este registro y revisarlo periódicamente para determinar cuánto se ha retirado. Al tratarse de una cuenta “periódica”, hay que cancelar también su saldo. Dicha cancelación se efectúa contra la cuenta de Capital de la forma que se indica enseguida.

Capítulo 4



Debe Capital

Haber $3,000 Retiros

$3,000

Cancelación de la cuenta de Retiros contra la cuenta de Capital.

4. Para transferir la utilidad, o pérdida, a la cuenta de Capital.

La cuenta Resultados presenta ahora un saldo acreedor de $1,653. Hasta este momento hemos realizado un cargo por $6,653 y un abono de $5,000. Se mencionó antes que una empresa espera que sus ingresos por ventas, o por servicios, sean mayores a los gastos que registra para ese mismo periodo. En el caso de nuestro negocio, parece ser que, para este periodo, se registró una pérdida, porque los gastos han sido mayores que los ingresos. Razonemos un poco esta situación. Si la empresa tuvo menos ingresos que costos y gastos, habrá que solventar esta diferencia con nuestro capital, por lo cual el monto del capital invertido por los accionistas se verá reducido con el mismo importe que la pérdida. Hay que transferir este resultado a la cuenta de Pérdida del periodo, la cual forma parte de la cuenta Capital, con el siguiente registro contable en el libro diario.


Debe Pérdida del periodo

Haber $1,653 Resultados

$1,653

Traspaso de la pérdida del periodo a la cuenta de Capital.

De esta forma hemos cancelado ya las cuentas Resultados y Retiros, y al mismo tiempo se ha actualizado el capital de la empresa. Desafortunadamente, en esta ocasión nuestro capital Ånal ha disminuido cuando, en general, se espera que aumente. No obstante, al ser un negocio de

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nueva creación, esto no será tan inesperado. Los primeros periodos de una nueva empresa suelen ser de pérdidas. Una vez registrados en el libro diario, los movimientos de cierre deben incorporarse en el libro mayor:

Ingresos por ventas 1)

5,000.00

Costo de ventas

5,000.00

3,500.00

Resultados

3,500.00

(2

2)

6,653.00

5,000.00

(1

1,653.00

5,000.00

5,000.00

(S

S)

GASTOS GENERALES Renta 2,000.00

2,000.00

3,500.00

3,500.00

6,653.00

GASTOS GENERALES Insumos (2

153.00

6,653.00

GASTOS GENERALES Teléfono

153.00

(2

750.00

750.00

750.00

750.00

(2

2,000.00

2,000.00

153.00

GASTOS GENERALES Depreciación 250.00

250.00

250.00

250.00

153.00

Capital (2

Retiros

3)

3,000.00

30,000.00

4)

1,653.00

4,653.00

30,000.00

3,000.00

3,000.00

3,000.00

3,000.00

(3

25,347.00

Así tenemos cancelados ya los saldos de las cuentas de Ingresos, Costo de ventas, Gastos y Retiros, y a la vez ajustada la cuenta de Capital afectada por la pérdida del periodo y los retiros realizados por los propietarios del negocio. En esta etapa podemos preparar ya la balanza de comprobación después del cierre.

Capítulo 4


Cía. Dulces Sueños, S.A. Balanza de comprobación después del cierre al 31 de enero de 2011 Cuenta Efectivo Cuentas por cobrar Insumos

Debe

Haber $8,100.00 2,900.00 347.00


3,500.00


2,000.00


0.00


2,000.00

IVA por acreditar

1,680.00

IVA cobrado

Equipo

$800.00 16,000.00


250.00


3,650.00 2,800.00

Ingresos cobrados por adelantado

0.00


9,280.00

Capital Totales

25,347.00 $39,327.00

$39,327.00

Observe cómo en la balanza de comprobación, después del cierre, sólo aparecen cuentas del balance, es decir, Activo, Pasivo y Capital. Esto se debe a que las cuentas de resultados están ya en ceros, precisamente por el proceso de cierre. Con los saldos mostrados en la balanza de comprobación, después del cierre, la empresa iniciará el siguiente periodo contable, en el cual las cuentas de resultados volverán a acumular ingresos, costos y gastos, y nuevamente se deberá realizar el consecuente cierre contable de ese periodo, y así sucesivamente. Es importante mencionar que, con base en la legislación Åscal vigente, cada día 17 del siguiente mes después del cierre se deberá realizar el pago provisional del IVA. En la balanza, la cuenta de IVA pagado tiene un saldo de $2,800.00, y la cuenta de IVA cobrado de $800.00. El importe a pagar será la diferencia entre estas cuentas. En este caso nuestra empresa tendrá un saldo a favor de $2,000.00 ($2,800.00 – $800.00), por lo que no se realizará ningún pago y esta cantidad se compensará con futuro IVA cobrado.

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RESUMEN En este capítulo se presenta el proceso de cierre de cuentas. Se señala su importancia al establecer cómo dicho cierre termina con el ciclo contable de una entidad y da inicio al siguiente. También se presentan las técnicas de cierre de cuentas de ingresos, costos y gastos, el traspaso de la utilidad del ejercicio a la cuenta de Capital y la cancelación de la cuenta de Retiros. Al Ånal se genera la balanza posterior al cierre, en la que se puede observar que sólo quedan vigentes las cuentas del balance general con la cuenta de Capital ya actualizada por utilidad y retiros.

Capítulo 4

Términos clave • Cierre de cuentas • Cuenta de resultados • Cuenta puente • Periodo contable • Rentabilidad


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EJERCICIOS Retiro de capital 1. Una vez obtenida la balanza ajustada en su empresa de ejemplo, realice los asientos de cierre necesarios y regístrelos en asientos de diario y su correspondiente pase al libro mayor. 2. Prepare la balanza de comprobación posterior al cierre.

Capítulo 5


Los estados financieros básicos

1. Entender qué son los estados financieros. 2. Aprender cómo fluye la información entre los estados financieros y conocer sus diferentes presentaciones. 3. Elaborar los estados financieros de la empresa.

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Los estados financieros básicos El objetivo Ånal de la contabilidad es presentar información Ånanciera a los usuarios interesados en la operación y rentabilidad de una empresa. La forma más clara de presentar dicha información es por medio de los estados Ånancieros que se entregan en forma periódica, por lo general al Ånal de cada ciclo contable, a las personas que tienen un interés particular en conocer el desarrollo Ånanciero de la entidad. Según la norma de información Ånanciera NIF A-3, párrafos 42 y 43, los estados Ånancieros básicos son los siguientes. • Estado de resultados. Presenta información relativa a los ingresos, costos y gastos. Por medio de esta información podemos determinar si la operación de la empresa es adecuada. • Estado de variaciones en el capital contable. Presenta los cambios más importantes que ha realizado la entidad en este renglón, entendiendo como Capital contable la diferencia entre Activo y Pasivo. También lo podemos agrupar en Capital social, es decir, los recursos aportados por los socios, y en Capital ganado, que son las utilidades retenidas por la empresa para su reinversión. • Estado de situación Ånanciera. También llamado balance general o estado de posición Ånanciera, presenta los rubros de Activo, Pasivo y Capital de la empresa y reÆeja la infraestructura con que cuenta para su operación. • Estado de cambios en la situación Ånanciera. Presenta los cambios que sucedieron en las principales cuentas del estado de situación Ånanciera de un periodo con respecto al siguiente. Las notas que acompañan los estados Ånancieros, presentadas al Ånal del balance general, también forman parte de los estados Ånancieros básicos. En el anexo B de la NIF mencionada se señala que algunas empresas, por lo general las grandes corporaciones, entregan en forma complementaria a los accionistas el dictamen del auditor externo, la discusión y el análisis de la administración e informes de la gerencia y del consejo de administración. Esta información, junto con los estados Ånancieros básicos, se estructuran en un documento llamado informe anual, el cual es entregado a los socios en su asamblea o reunión anual. Las conclusiones de cómo ha funcionado Ånancieramente la entidad se obtienen con el análisis de estados Ånancieros. Pero veamos la estructura que debe observar cada uno de los estados Ånancieros básicos aplicados a la empresa.

Capítulo 5


El primer estado Ånanciero que se genera en el proceso contable es el estado de resultados. Su formato es el siguiente: Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de resultados Del 1 al 31 de enero de 2011

Encabezado Ingresos

Ingresos por ventas

Costos

Costo de ventas

Utilidad bruta

Utilidad bruta

$1,500.00

Gastos generales

Renta Teléfono Depreciación Insumos

$2,000.00 750.00 250.00 153.00

Utilidad

Utilidad (Pérdida)

3,500.00

($1,653.00) 0.00

Impuesto sobre la renta y Participación en las utilidades de los trabajadores Utilidad después de impuestos

$5,000.00

Utilidad (Pérdida)

($1,653.00)

Esta información proviene de la balanza de comprobación ajustada (la cual puede consultarse en la hoja de trabajo presentada en la página 83). Recuerde que, como se mencionó en su oportunidad, uno de los objetivos por los cuales se elabora la hoja de trabajo consiste en obtener precisamente un borrador de estos estados Ånancieros. Pues bien, la información proveniente de dicho documento permitió preparar el primer estado Ånanciero. El estado de resultados se presenta por un periodo determinado, el cual se llama periodo contable. Como puede observar en el encabezado, la información Ånanciera listada corresponde al periodo comprendido del 1 al 31 de enero de 2011. Con el estado de resultados empezamos a formarnos una idea de cómo está funcionando nuestra empresa. Podemos observar que en lugar de utilidad obtuvimos una pérdida, es decir, que los ingresos por ventas no fueron lo suÅcientemente altos como para absorber los costos y gastos. Esta pérdida reduce el capital invertido en la empresa. Es obvio que no podemos continuar operando así; debemos mejorar nuestros ingresos en los meses siguientes.

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Al hecho de “decidir generar más ingresos” se le denomina toma de decisiones, y es una de las consecuencias más importantes que conlleva la presentación de la información Ånanciera. Es decir, dicha información se entrega a los interesados y ellos, a su vez, tomarán decisiones en relación con la operación de la empresa. En este caso, la primera postura que asumirán los socios, o inclusive los propietarios, consistirá en determinar si deben mantener o no su inversión en la empresa, dependiendo de las posibilidades que perciban de incrementar los ingresos. Si la empresa no tiene el potencial de generar más ingresos y eliminar las pérdidas para convertirlas en utilidades (o al menos es lo que piensan los inversionistas), seguramente retirarán su inversión, ya sea solicitando la liquidación de sus acciones o vendiéndolas a otro inversionista interesado. Observe también que inmediatamente después de los ingresos se muestra el costo de ventas que representa, en este caso, el costo de los artículos entregados al cliente al momento de la venta. ¿Ve usted la lógica de porqué se llama costo de ventas? SigniÅca el costo de la venta. Si restamos el costo de ventas del ingreso por ventas, obtendremos lo que se llama utilidad bruta. Con la utilidad bruta tendremos recursos para pagar los demás gastos generales. ¿Por qué calculamos primero este monto? Porque lo primero es asegurarnos de separar una cantidad suÅciente para continuar operando, es decir, necesitamos recursos para adquirir más materia prima y fabricar más mercancía. Por eso primero apartamos una cantidad que garantice nuestra operación: el costo de ventas. A continuación se presentan en el estado de resultados los gastos generales, ordenados de mayor a menor con base en su monto. Con esto podremos darnos cuenta más rápidamente en qué estamos gastando más. Para nuestra empresa, el gasto de operación más alto es la renta. Dado que es la cantidad de gasto que realmente produce la pérdida que estamos obteniendo, ¿qué decisión podríamos tomar al respecto? Podríamos intentar aminorarlo, pero seguramente tenemos un contrato Årmado por este concepto, así que no podemos reducirlo así nada más. Queda la opción de tratar de aprovecharlo al máximo, lo que se conoce como “eÅcientar el gasto”, es decir, explotarlo al máximo, y no tanto disminuirlo en monto. Recuerde que si tenemos gastos en la empresa es porque nos ayudarán a generar más ingresos. Entonces, si incrementáramos las ventas con base en el monto que estamos pagando de renta, entonces estaríamos usando en realidad ese gasto. En general, dejaremos establecido este principio: “Todo gasto debe utilizarse al máximo, y todo gasto deberá generar un ingreso correspondiente a su monto.” Así como en su oportunidad mencionamos que no deben existir en la empresa “activos inactivos”, tampoco deben existir gastos que no ayuden a generar ingresos. Con los demás gastos generales deberá realizarse también este tipo de análisis y determinar cuál es el potencial de generación de ingresos de cada uno. Por ejemplo, el gasto por teléfono de $700.00 deberá redituar más de

Capítulo 5


$700.00 en ingresos para considerarlo justiÅcado, de lo contrario podríamos enfrentar una pérdida. Algunas veces resultará difícil determinar el potencial de ingreso de un gasto. Trataremos de ser lo más justos en este análisis, pero lo recomendable es que de cualquier modo se realice. El siguiente renglón del estado de resultados presenta la utilidad. Este concepto no es una cuenta como los otros renglones que conforman nuestro estado Ånanciero, pues se conÅgura con la diferencia que se obtenga entre los ingresos una vez que se le han restado los costos y gastos. En nuestro caso, el resultado de la operación produce una pérdida. El que registremos pérdidas en el primer mes de operación podría considerarse “normal”. Casi todos los nuevos negocios las reportan en sus periodos iniciales de funcionamiento. Lo lamentable sería que continuaran en los siguientes periodos contables. Aquí es donde la contabilidad adquiere enorme importancia, ya que con base en la información que proporciona, se toman decisiones para que esas pérdidas no se repitan y, por el contrario, se obtengan utilidades. El último renglón del estado de resultados presenta el impuesto sobre la renta y la participación en las utilidades, que deberá entregarse con base en el monto generado durante el periodo contable. En nuestro caso, por haber resultado con una pérdida de operación, no estamos obligados a pagar ninguno de los dos conceptos. Si se hubieran obtenido utilidades, correspondería pagar 30% por concepto de Impuesto sobre la Renta (para el año 2012) y 10% de reparto de utilidades a los trabajadores.

Estado de variaciones en el capital contable Una vez obtenida la utilidad (o pérdida neta), procederemos a calcular y presentar el estado de variaciones en el capital contable, el cual, como lo deÅnimos antes, representa lo invertido en el negocio por los accionistas, o propietario único, más lo que el negocio haya ganado por su operación propia. El formato del estado de variación al capital contable es el siguiente:

Encabezado Capital inicial

Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de variaciones en el capital contable Del 1 al 31 de enero de 2011 $0.00

Más aportaciones

30,000.00

Más utilidad (pérdida) del ejercicio

(1,653.00)

Menos retiros

(3,000.00)

Capital final

$25,347.00

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Al igual que el estado de resultados, éste (y todos los estados Ånancieros) empieza con un encabezado, el cual muestra tres renglones: • Nombre de la empresa que reporta la información. • Nombre del estado Ånanciero. • Fecha o periodo del cual se presenta la información. Este encabezado debe aparecer siempre en cada estado Ånanciero que la empresa genere, y responde al principio de entidad para identiÅcar exactamente a qué empresa corresponde la información reportada. El primer renglón del estado de variaciones al capital contable muestra el capital con el cual la empresa inicia el periodo contable. En nuestro caso, por ser una entidad de nueva creación, aparece en ceros. Le sigue el renglón de nuevas aportaciones realizadas por los socios durante el periodo reportado. En nuestra empresa se realizó una aportación de $30,000.00, y así lo registramos. En seguida se deberá reportar la utilidad (o pérdida) obtenida durante el periodo y que fue calculada en el estado de resultados de la sección anterior: una pérdida de $1,653.00. ¿Recuerda que los socios retiraron efectivo para sus gastos personales por $3,000.00? Pues bien, este es el lugar en el que se muestran dichos retiros. Numerosas empresas acostumbran pagar sueldos a algunos de sus socios, los cuales se reportan como un gasto de operación en su renglón correspondiente. Pero además de sus respectivos sueldos, esos mismos socios realizan retiros a los cuales tienen derecho como pago por el capital invertido. En una empresa más grande los denominaremos dividendos. Los retiros que realizan estos socios son en realidad disminuciones del capital de la empresa, por eso se deben reportar en este estado Ånanciero. Por último, se presenta el saldo del capital al Ånal del periodo: $25,347.00. Este es otro buen momento para hacer una reÆexión sobre la operación del negocio. Comenzamos con un Capital inicial de $30,000.00 y estamos terminando el periodo contable con un Capital Ånal de $25,347.00. Estas no son buenas noticias. En general debemos esperar que el recurso invertido en la empresa aumente y no que disminuya, como en este caso. La reducción se debe a la pérdida de operación y al retiro que realizamos. La pérdida, como ya lo explicamos, es posible esperarla por tratarse de los primeros periodos de operación de nuestro negocio. Pero tal vez el retiro debió esperar un poco más hasta que la empresa se consolidara. Pero en Ån, a veces los accionistas tienen la urgente necesidad de efectuar estos retiros y no queda más remedio que aceptarlo. Se prevé que conforme opere la empresa, su capital aumente, pero también habrá que cuidarse de no sobreinvertir en ella. Recuerde que esperamos un cierto rendimiento del capital invertido, pero la empresa tiene un límite en cuanto a los recursos que pueda generar. No importa qué tan

Capítulo 5


novedoso sea el bien o servicio que ofrezcamos, el mercado es en cierto momento Ånito. Así que si invertimos de más en la empresa y dejamos que el capital crezca de manera ilimitada, el incremento en el rendimiento obtenido de los recursos invertidos puede detenerse, e incluso, si tenemos demasiado capital invertido, disminuir. Así, en algún momento de la operación del negocio es recomendable que el capital decrezca, o al menos que permanezca constante, para de esta forma lograr un rendimiento acorde con lo esperado.

Balance general El balance general, también llamado estado de posición Ånanciera, o estado de situación Ånanciera, es el tercer estado Ånanciero a preparar. La secuencia en que estos estados se elaboran es importante. Recuerde cómo Æuye la información entre ellos. Primero se prepara el estado de resultados y en él se calcula la utilidad del ejercicio, la cual se transÅere al estado de variaciones al capital contable para determinar el capital Ånal, y este último se utiliza para preparar el balance general. El balance general presenta la infraestructura que la empresa tiene para operar, es decir, para generar ventas. Esta infraestructura está conformada por los activos, los pasivos y el capital contable. Como se deÅnió en los primeros capítulos, los activos son los bienes, o derechos, con que cuenta la entidad para su operación. Los pasivos son todo lo que la empresa debe, y el capital contable está conformado por las aportaciones de los socios (capital aportado) y por lo ganado por la empresa (capital ganado). El formato respectivo se muestra en la página siguiente en forma tabular.

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Encabezado

Cía. Dulces Sueños, S.A. Balance general Al 31 de enero de 2011

Activos Activo circulante Efectivo

$8,100.00

Cuentas por cobrar

2,900.00

IVA por acreditar

1,680.00

IVA pagado

2,800.00

Insumos

347.00


3,500.00


2,000.00


2,000.00

Total activo circulante

23,327.00

Activo a largo plazo Equipo Depreciación acumulada (Equipo)

16,000.00 (250.00)

Equipo neto

15,750.00

Total activo a largo plazo

15,750.00

Total Activo

39,077.00

Pasivo Pasivo a corto plazo Cuentas por pagar IVA cobrado

Total pasivo a corto plazo

3,650.00 800.00 4,450.00

Pasivo a largo plazo Documentos por pagar

9,280.00

Total Pasivo

13,730.00

Capital

25,347.00

Suma de Pasivo y Capital

$39,077.00

Existe otra forma de presentación del balance general, llamada columnar, en la cual el estado Ånanciero se registra en dos columnas, que corresponden a la ecuación contable.

Capítulo 5


En este formato los activos se colocan del lado izquierdo, agrupados en dos secciones: • Activo a corto plazo. (NIF A-7, párrafo 27). Es el activo que se utilizará en un plazo menor de un año. • Activo a largo plazo. Es aquel que se usará en un plazo mayor de un año. En el lado derecho se ubican las cuentas de Pasivos y Capital. El pasivo también se agrupa en dos bloques: • Pasivo a corto plazo. Son aquellas obligaciones que se cubrirán en un plazo menor de un año. • Pasivo a largo plazo. Son obligaciones a plazos mayores de un año. En otro apartado se presenta el capital de la empresa. Por último, se identiÅca la suma del Pasivo más el Capital, la cual se corresponde con la suma de los Activos, señalando que la ecuación contable se cumple.

Flujo de efectivo Otro estado Ånanciero mencionado en las normas de información Ånanciera es el llamado flujo de efectivo. En esta obra se presenta un formato más sencillo que el recomendado en las NIF, con la idea de observar la practicidad de dicho estado Ånanciero. En cursos posteriores usted aprenderá la elaboración del f lujo de efectivo usando los métodos directos e indirectos. Por el momento, buscamos responder la pregunta: ¿Por qué tenemos el saldo Ånal en la cuenta Efectivo que aparece en el balance general? La responderemos de la forma más sencilla. ¿Con cuánto iniciamos nuestro saldo en la cuenta Efectivo; cuánto ingresó y cuánto pagamos en efectivo, y cuál fue el saldo Ånal? Esto, como se podrá imaginar, está reÆejado en la T de dicha cuenta en el libro mayor. Sólo transcribiremos los movimientos reflejados en ella.

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Encabezado Saldo inicial

Cía. Dulces Sueños, S.A. Flujo de efectivo Del 1 al 31 de enero de 2011 $0.00

Más entradas en efectivo Aportaciones de los socios Anticipo de clientes Total de entradas en efectivo

30,000.00 2,900.00 $32,900.00

Menos salidas en efectivo Compra de materia prima

$5,800.00

Compra de equipo

9,280.00

Pago de renta

4,640.00

Compra de insumos

580.00

Pago de mano de obra

1,500.00

Retiro de los socios

3,000.00

Total salidas

24,800.00

Saldo final

$8,100.00

En este formato se puede apreciar rápidamente cuáles fueron las entradas y las salidas de efectivo y, en consecuencia, cuál es el saldo Ånal en la cuenta Efectivo que se presenta en el balance general, respondiendo con esto una de las preguntas más frecuentes de los empresarios. Otro estado Ånanciero que se utilizaba en el pasado, y que como autor recomiendo que se vuelva a emplear, es el llamado estado de origen y aplicación de recursos (también denominado estado de usos y fuentes), ya que responde otra pregunta muy frecuente de los inversionistas: ¿En dónde quedó la utilidad? El empresario poco preparado espera que lo que reporta el estado de resultados como utilidad aparezca en el renglón de efectivo. Esto no necesariamente es cierto. Y es aquí donde surge la pregunta. En mi práctica profesional como asesor de emprendedores se me plantea con frecuencia esa inquietud.

Capítulo 5


Veamos cómo se conforma este estado Ånanciero. Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de origen y aplicación de recursos del 1 al 31 de enero de 2011 (Estado de usos y fuentes) Cuenta

Origen (fuentes)

Incremento en efectivo

$8,100.00

Incremento en cuentas por cobrar

2,900.00

Incremento en insumos

347.00

Incremento en inventario de materia prima

3,500.00

Incremento en inventario de material de empaque

2,000.00

Incremento en renta pagada por anticipado

2,000.00

Incremento en IVA por acreditar

1,680.00

Incremento en IVA pagado

2,800.00

Compra de equipo

16,000.00

Depreciación acumulada del equipo

$250.00

Incremento en cuentas por pagar

3,650.00

Incremento en IVA cobrado Incremento en documentos por pagar Aportación de los socios Ingreso por ventas


Aplicación (usos)

800.00 9,280.00 30,000.00 5,000.00

Costo de ventas

3,500.00

Renta

2,000.00

Teléfono

750.00

Depreciación

250.00

Insumos

153.00

Retiro socios Total

3,000.00 $48,980.00

$48,980.00

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El anterior es el formato que recomiendo usar, ya que incorpora toda la información presentada en los estados Ånancieros. Como puede observar, incluye todas las cuentas del balance general, del estado de variaciones al capital y las del estado de resultados. Con este reporte los socios o inversionistas pueden identiÅcar de dónde provinieron todos los recursos empleados por la empresa (no sólo los expresados en efectivo, como el caso del f lujo de efectivo) y en qué cuentas se invirtieron. Seguramente los socios podrán responderse la pregunta: ¿Dónde quedó mi dinero? Los renglones de las cuentas de activo y pasivo inician con la frase “incremento en”, porque el cálculo del estado de origen y aplicación se realiza después de elaborar el balance general del periodo, y consiste en las diferencias que existen entre el balance general del periodo anterior respecto del balance general presentado al Ånal del mismo. En este caso, al tratarse del primer periodo de operación de la empresa, los saldos presentados son los mismos que los de los estados Ånancieros anteriores, ya que no existen estados Ånancieros de un periodo anterior.

Capítulo 5


RESUMEN En este capítulo se presentan los estados Ånancieros básicos que una empresa elabora para mantener informados a los usuarios externos en torno de su desempeño. Los estados Ånancieros básicos son, según la NIF A-3 párrafos 42 y 43: • El estado de resultados, que presenta los ingresos, costos y gastos y, por diferencia, la utilidad obtenida por la empresa en el ejercicio que se reporta. • El estado de variaciones en el capital contable, el cual muestra los cambios que afectaron esta importante cuenta y que fueron generados por nuevas aportaciones o retiros de los inversionistas, y/o por las utilidades o pérdidas que la empresa registró en el periodo que se reporta. • El balance general, que presenta los activos, pasivos y el capital que conforman la infraestructura con la cual opera la empresa. • El estado de Æujo de efectivo o, en su caso, el estado de cambios en la situación Ånanciera y notas a los estados Ånancieros. Por medio del análisis de esta información, los inversionistas toman decisiones sobre el desempeño de la empresa.

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Términos clave • Análisis de estados Ånancieros • Dividendos • Estado de variaciones en el capital contable • Estado de cambios en la situación Ånanciera • Estado de origen y aplicación de recursos • Estado de resultados • Estado de situación Ånanciera • Flujo de efectivo • Informe anual • Toma de decisiones

Capítulo 5


EJERCICIOS 1. A partir de la balanza de comprobación ajustada de su empresa, elabore los cuatro estados Ånancieros básicos.

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Capítulo 6

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Establecer el objetivo principal de la contabilidad 2. Entender el marco conceptual de la contabilidad, establecer sus características básicas y enunciar sus postulados fundamentales 3. Conocer el contenido de las NIF Serie A

Normatividad y legislación contable

Capítulo 6


Normatividad y legislación contable La contabilidad tiene como objetivo principal ofrecer, a los diferentes usuarios de la misma, información Ånanciera para la adecuada toma de decisiones en el manejo de la empresa, así como permitir obtener la máxima rentabilidad a los inversionistas. Los usuarios de la contabilidad, o información Ånanciera, se pueden clasiÅcar en externos e internos: • Usuarios externos. Son aquellos que toman decisiones sobre la entidad. La decisión que toma este tipo de usuarios es invertir o no invertir, o retirar su inversión de la entidad bajo análisis. Entre ellos se puede mencionar a los propietarios o inversionistas, los bancos, el gobierno, los clientes, los proveedores, etcétera. • Usuarios internos. Son aquellos que toman decisiones para la entidad, es decir, los que están encargados del manejo de la empresa. Entre ellos se puede incluir a los directivos, gerentes, jefes de departamento, etcétera. Dichos usuarios reciben los estados Ånancieros y toman decisiones con base en la información presentada. ¿Cómo conÅar en que la empresa presente correctamente la información Ånanciera? Para ofrecer cierta garantía de conÅabilidad se establecen las normas de información Ånanciera (NIF).

Normas de información financiera Las normas de información Ånanciera son lineamientos que regulan el criterio de los contadores, o de las personas encargadas de la función contable, para determinar qué, cómo, cuándo y por cuánto deberán registrar una transacción realizada por la empresa. Estos lineamientos, antes llamados principios de contabilidad generalmente aceptados, establecen el marco conceptual, los postulados, las características y los estados Ånancieros básicos que debe generar la información Ånanciera. Todo ello se engloba en un concepto denominado marco conceptual de la información Ånanciera, establecido por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, A.C. (CINIF).

Características básicas La norma de información Ånanciera que establece las características básicas que debe reunir la información Ånanciera se presenta en la NIF A-4.

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Como objetivo Ånal de la contabilidad se deÅnió que ésta deberá servir para una adecuada toma de decisiones. Por esto entendemos que la información Ånanciera debe ser útil para el usuario externo. Esta es una de las características que ha de poseer dicha información: la de utilidad. Para ello debe cumplir con los siguientes atributos. • ConÅabilidad. Que la información que se consulta tenga una fuente, o soporte, veraz y que esto la haga conÅable. • Relevancia. Que aporte datos e información que cambie la decisión que se tomó o que se hubiera tomado en ausencia de dicha información. • Comprensibilidad. Que los usuarios puedan entenderla, dado cierto nivel de preparación que deben poseer. • Comparabilidad. Que la información mantenga los mismos estándares en el tiempo de su preparación, y por lo mismo se pueda comparar con periodos anteriores de la misma empresa, o con otras empresas en ese u otros periodos.

Postulados básicos Los postulados básicos de la información Ånanciera consisten en una serie de supuestos que se debe cumplir para que dicha información sea útil al usuario de los estados Ånancieros. Estos supuestos se presentan en la NIF A-2, y son los siguientes. 1.

Sustancia económica. Señala que las transacciones que registre la entidad deberán ser, en naturaleza, las que afecten sustancialmente a la empresa. Es decir, importa más el fondo que la forma de la operación. Por ejemplo, es más importante la Ånalidad que persiga la transacción, que su monto.

2.

Entidad económica. Indica que las transacciones que la entidad registra en sus libros deberán estar claramente delimitadas y separadas de las que realicen otras entidades.

3.

Negocio en marcha. Este supuesto establece que la entidad operará por un tiempo indeÅnido y a muy largo plazo, excepto por la presunción de que la empresa se encuentre en proceso de liquidación.

4.

Devengación contable. Indica cuándo se debe registrar una transacción que involucre ingresos o gastos. En el caso de los ingresos, éstos deben anotarse en el momento en que se devengan, que es cuando se entrega el bien o el servicio. En el caso de los gastos, éstos se registran en el momento en que se conocen. Observe que en ambos casos no es necesario que haya entrada o salida de efectivo para que se registren.

Capítulo 6


5.

Asociación de ingresos con costos y gastos. Establece que los gastos de un periodo se deberán confrontar con los ingresos que ayudaron a generar. Esto quedó establecido en los primeros capítulos, cuando se comentó que para que una empresa tenga ingresos, también deberá tener gastos. Sin embargo, para efectuar un correcto análisis de cuánto ingreso genera el gasto incurrido en un determinado periodo, se debe establecer esta correspondencia: confrontar sólo los ingresos con sus respectivos gastos.

6.

Valuación. Establece que las transacciones que realice una entidad deberán valuarse en términos monetarios. Así, la información Ånanciera se presenta en moneda de uso local y las transacciones realizadas en moneda extranjera se convierten al tipo de cambio de la fecha en que se presentan los estados Ånancieros.

7.

Dualidad económica. Es el hecho de que toda transacción afecta por lo menos dos cuentas.

8.

Consistencia. Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la esencia económica de las operaciones.

Según la NIF A-1, “Los postulados básicos son fundamentos que conÅguran el sistema de información contable y rigen el ambiente bajo el cual debe operar.”

Normas de información financiera Serie A A continuación se presentan algunas particularidades de las normas de información Ånanciera presentadas como Serie A, con la intención de que aclararen aún más el marco conceptual dentro del cual se desarrollaron dichos preceptos. Entre las razones argumentadas por el CINIF para actualizar los principios de contabilidad generalmente aceptados, predecesores de dichas normas, Åguran la de avanzar hacia una mayor convergencia con las normas de información Ånanciera a nivel internacional, así como mantener reglas de la más alta calidad.

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NIF A-1. Estructura de las normas de información financiera La NIF A-1, en su párrafo IN11, deÅne el término normas de información Ånanciera como nombre genérico que se establece para denominar el conjunto de normas conceptuales y particulares emitidas por el CINIF, así como las transferidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Establece también que “El término normas de información Ånanciera se utiliza en sustitución de los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)”. La estructura de las NIF comprende los principios básicos normativos conocidos como marco conceptual (MC), así como las NIF particulares. El MC amplía los conceptos presentados con anterioridad en el Boletín A-1 de los anteriores PCGA. La NIF A-1 introduce el concepto de “reconocimiento contable” como el proceso de valuar, presentar y revelar los efectos de las transacciones que afecten económicamente a la entidad. Presenta también el concepto de “juicio profesional” como el elemento esencial en la aplicación de las NIF, y engloba el de “criterio prudencial” para regular en todo momento la actuación del profesional de la contabilidad en México.

NIF A-2. Postulados básicos La NIF A-2 tiene como objetivo deÅnir los postulados básicos sobre los cuales operan las normas de información Ånanciera. Establece como “alcance” todas las entidades que emiten estados Ånancieros con base en lo determinado por la norma A-3, que se menciona más adelante. La deÅnición establecida para las postulados básicos en esta norma indica que “son fundamentos que rigen el ambiente en el que debe operar el sistema de información contable y que: a) Surgen como generalizaciones o abstracciones del entorno económico en el que se desenvuelve el sistema de información contable; b) Se derivan de la experiencia, de las formas de pensamiento y políticas o criterios impuestos por la práctica de los negocios, en un sentido amplio; c) Se aplican en congruencia con los objetivos de la información Ånanciera y sus características cualitativas”. ManiÅesta también que los postulados básicos vinculan el sistema de información contable con el entorno en que opera, permitiendo al emisor, preparador y usuario de la información una mejor comprensión del ambiente en que se desenvuelve la práctica contable. Asimismo, guían la acción normativa que se debe usar como fundamento para la elaboración de las normas particulares.

Capítulo 6


Los postulados básicos sirven para deÅnir “en qué momento” y “cómo” deben reconocerse los efectos de las transacciones que afectan económicamente a la entidad.

Postulado de sustancia económica La sustancia económica debe prevalecer en el reconocimiento contable con el Ån de incorporar los efectos derivados de las transacciones que afecten a una entidad y no sólo en atención a su forma jurídica.

Postulado de entidad económica La entidad económica es la unidad identiÅcable que realiza actividades económicas y que está integrada por recursos humanos, materiales y Ånancieros y orientada al logro de sus Ånes especíÅcos.

Postulado de negocio en marcha La unidad económica, deÅnida en el párrafo anterior, se presume de existencia permanente e ilimitada en tiempo, salvo prueba en contrario. Los valores reportados en su información Ånanciera serán aquellos que representen valores sistemáticamente obtenidos y no deberán presentarse valores estimados con base en su liquidación o en la disposición de los activos netos de la entidad.

Postulado de devengación contable Las transacciones se reconocen cuando surge, entre dos o más entidades, un derecho (de recibir) y una obligación de dar o hacer, lo cual conlleva intercambio de recursos entre las entidades. Se dice que la transacción se “realiza” cuando se entrega el bien o servicio comprometido y se adquiere el derecho de cobro de dicho servicio o bien entregado.

Postulado de periodo contable Se reÅere a dividir la vida económica de la entidad en periodos iguales durante los cuales se registrarán las transacciones y se podrá comparar el desempeño de un periodo con otro u otros periodos. El “periodo contable” permite registrar en forma adecuada los ingresos, costos y gastos que corresponden únicamente a ese periodo.

Postulado de asociación de costos y gastos con ingresos Los costos y gastos deberán identiÅcarse con los ingresos que ayudaron a generar en el periodo contable en que se incurrieron.

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Se dice que los ingresos se “devengan” en el periodo en que se presta el servicio o se entrega el bien, y los gastos se “erogan” en el periodo en que se utilizan y generan su respectivo ingreso.

NIF A-3. Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros Esta norma, como su nombre lo indica, identiÅca las necesidades de información de los diferentes usuarios, y establece los objetivos de los estados Ånancieros. DeÅne lo siguiente: a) Entidad lucrativa. Es aquella unidad de negocio que realiza actividades económicas con Ånes de lucro. b) Entidad con Ånes no lucrativos. Es aquella unidad que realiza actividades económicas que no resarcen con utilidades a sus fundadores o socios. La NIF A-3 también caracteriza las necesidades de los diferentes usuarios, a los cuales clasiÅca como accionistas o dueños, patrocinadores, órganos de supervisión, administradores, proveedores, acreedores, empleados, clientes y beneÅciarios, unidades gubernamentales, contribuyentes de impuestos, organismos reguladores y otros usuarios. Además, señala que las necesidades comunes del usuario en general consisten en tomar decisiones de inversión y/o de Ånanciamiento sobre determinada entidad. La información Ånanciera deberá permitir que el usuario se forme un juicio del desempeño de la entidad económica por medio de un diagnóstico en el cual se establezca su rentabilidad, solvencia y capacidad de desarrollo. En el párrafo 23, la NIF A-3 establece que: “Por consiguiente, en especial se aduce que los estados Ånancieros de una entidad satisfacen al usuario en general si éstos proveen elementos de juicio, entre otros aspectos, respecto de su nivel o grado de: a) Solvencia, b) Liquidez, c) EÅciencia operativa, d) Riesgo Ånanciero, y e) Rentabilidad.”

Capítulo 6


Más adelante, en el párrafo 30 determina que, “en síntesis, los estados Ånancieros deben proporcionar información de una entidad sobre: a) Su situación Ånanciera, entendida por los recursos económicos que controla y la estructura de sus fuentes de Ånanciamiento. b) Su actividad operativa. c) Sus flujos de efectivo o, en su caso, los cambios en su situación Ånanciera. d) Sus revelaciones sobre políticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha”. En la NIF A-3 se habla también de los estados Ånancieros, a los que se deÅne como la “manifestación fundamental” de la información Ånanciera. Deben proveer datos sobre el estado y la evolución de: a) Activos. b) Pasivos. c) Capital contable o patrimonio contable. d) Ingresos y costos o gastos. e) Cambios en el capital contable. f ) Flujos de efectivo o, en su caso, los cambios en la situación Ånanciera. Asimismo, clasiÅca los estados Ånancieros básicos y su función del siguiente modo. a) Balance general. También llamado estado de situación Ånanciera o estado de posición Ånanciera, presenta información relativa a los activos, pasivos y capital de la entidad. b) Estado de resultados. Muestra información de ingresos, costos y gastos obtenidos durante un periodo determinado. c) Estado de variaciones en el capital contable. Presenta los cambios en la inversión de los accionistas. d) Estado de f lujos de efectivo. O en su caso, estado de cambios en la situación Ånanciera, indica información de los cambios en los recursos de inversión y/o Ånanciamiento. La norma señala también que las notas a los estados Ånancieros son parte integrante de los mismos y se incluyen con la Ånalidad de complementar la información presentada.

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NIF A-4. Características cualitativas de los estados financieros En esta norma se describen las características cualitativas que debe reunir la información Ånanciera para lograr el objetivo de apoyar la toma de decisiones en las empresas. Establece como una característica cualitativa de los estados Ånancieros la de “utilidad de la información Ånanciera”, a la que deÅne como la característica de que ésta sea útil para la toma de decisiones de los usuarios en general. Determina como características primarias de la información Ånanciera la conÅabilidad, la relevancia, la comprensibilidad y la comparabilidad. • ConÅabilidad. SigniÅca que la información es conÅable, veraz, veriÅcable y objetiva. • Relevancia. La información Ånanciera inÆuye en la toma de decisiones de quienes la utilizan. • Comprensibilidad. Facilita su entendimiento al usuario en general. • Comparabilidad. Permite a los usuarios identiÅcar diferencias y similitudes en la información de la entidad en el tiempo. Pueden existir, sin embargo, algunas restricciones en las características cualitativas, entre otras el concepto de oportunidad, la relación costo-beneÅcio y el equilibrio entre las características cualitativas. • Oportunidad. La información se debe emitir a tiempo para que sea útil al usuario general. • Relación entre costo y beneÅcio. Al generar la información Ånanciera, su beneÅcio debe exceder su costo. • Equilibrio entre características cualitativas. Debe existir un equilibrio entre las características cualitativas de la información y su uso adecuado.

NIF A-5. Elementos básicos de los estados financieros Esta norma de información Ånanciera tiene como objetivo deÅnir los elementos básicos que conforman los estados Ånancieros para lograr uniformidad de criterios en su presentación.

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El balance general En este estado Ånanciero se presentan los activos, pasivos y capital contable, o patrimonio contable cuando se trate de entidades sin Ånes de lucro. Este estado Ånanciero es el que hemos utilizado con mayor frecuencia sobre todo en los primeros capítulos, por lo cual debe resultarle ya muy familiar. Activos. DeÅne los activos como “un recurso controlado por una entidad, identiÅcado y cuantiÅcado en términos monetarios, del que se esperan con fundamento beneÅcios económicos futuros, derivados de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente dicha entidad”. Como puede ver, éste es precisamente el concepto manejado a lo largo de estos capítulos. El activo debe generar “activamente” f lujos de efectivo en el futuro próximo. En dicho boletín los activos se clasiÅcan como: • Efectivo y equivalentes. • Derecho a recibir efectivo, o equivalentes. • Derecho a recibir bienes o servicios. • Bienes disponibles para la venta o para su transformación y posterior venta. • Bienes destinados al uso o para su construcción y posterior uso. • Aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades. Pasivos. Un pasivo es una obligación de hacer, o entregar, recursos de la entidad a una tercera persona o entidad. Esta obligación debe estar identiÅcada y cuantiÅcada en términos monetarios, y representará una disminución futura de beneÅcios económicos. Es una obligación resultado de operaciones ocurridas en el pasado que afectará económicamente a la entidad. En los párrafos 27 y 28 la norma deÅne los diferentes tipos de pasivo como: a) Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes. b) Obligaciones de transferir bienes o servicios. c) Obligaciones de transferir instrumentos Ånancieros emitidos por la propia entidad.

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Agrega que “Para reconocer un pasivo debe atenderse a su sustancia económica, por lo que las formalidades jurídicas que lo sustentan deben analizarse en este contexto para no distorsionar su reconocimiento contable”. Capital contable, o patrimonio contable. Se deÅne como “el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos los pasivos”. En cuanto a los tipos de capital contable, la norma los clasiÅca como: a) Capital contribuido. Son las aportaciones económicas que proporcionaron los socios, o propietarios, al fundar el negocio. b) Capital ganado. Son las utilidades, o pérdidas, registradas por la entidad y retenidas para su reinversión en la misma, así como las reservas creadas por sus propietarios. En el párrafo 36 establece que “Desde el punto de vista legal, el capital contable representa para los propietarios de una entidad lucrativa su derecho sobre los activos netos, mismo que se ejerce mediante su reembolso o el decreto de dividendos”.

Estado de resultados En este estado Ånanciero se presenta la información correspondiente a ingresos, costos y gastos y, por diferencia contra los ingresos, la utilidad o pérdida neta que reportó la entidad en ese periodo contable. Ingresos. En el párrafo 43 se deÅne el ingreso como “un incremento en los activos, o un decremento en los pasivos de una entidad”. Los ingresos se consideran: a) Ordinarios. Se derivan de transacciones que son propias del giro de la entidad sin importar su frecuencia. b) No ordinarios. Se derivan de transacciones inusuales o que no son propias del giro de la entidad. Tratándose de ingresos recibidos en forma anticipada, dicho anticipo deberá reconocerse como un pasivo, y más adelante como ingreso conforme se vaya devengando en el tiempo o por la contraprestación pactada. Costo y gastos. Son decrementos de los activos o incrementos en los pasivos de la entidad. Desde los primeros capítulos se estableció que se incurre en costos y gastos con la intención de generar un ingreso asociado con ellos,

Capítulo 6


por lo cual deberá existir esta correspondencia entre ingresos, y costos o gastos. Si se realiza un gasto por anticipado y éste tiene la capacidad de generar ingresos en el futuro, entonces se clasiÅcará como un activo. Utilidad o pérdida neta. La NIF A-5 indica que la utilidad neta es el valor residual de los ingresos, deducidos los costos y gastos relativos a dichos ingresos. Cuando estos últimos sean menores a los costos y gastos, se estará hablando de una pérdida.

Estado de variaciones en el capital contable Este estado Ånanciero presenta los cambios que resintió el capital contable de una entidad como consecuencia del resultado de sus operaciones normales resumidas en la utilidad o pérdida del periodo contable respectivo, o como consecuencia de nuevas aportaciones o retiros de capital por parte de los socios o propietarios. Puede haber cambios en el capital contribuido cuando, por así decidirlo, la asamblea de socios, o propietarios, realiza aportaciones adicionales de capital con el Ån de proporcionar más recursos para proyectos de la entidad, o bien, determina realizar un retiro de capital o un pago de dividendos. Los cambios en el capital ganado suceden cuando la entidad reporta una utilidad, y la totalidad, o parte de ella, se retiene en el capital de la misma, generalmente con la intención de Ånanciar proyectos futuros. La proporción de la utilidad no retenida se distribuye entre los socios como dividendos, y representa el rendimiento que esperaban los inversionistas como retribución de sus aportaciones.

Estado de flujos de efectivo y estado de cambios en la situación Ånanciera Este estado Ånanciero muestra el origen y la aplicación de los recursos que manejó la entidad en un determinado periodo contable. Se entiende como “origen” toda disminución de activos diferentes del efectivo y todo aumento en pasivos o en capital. El origen de los recursos puede deberse a: a) Los recursos provenientes de la operación normal de la entidad y que constituye su principal actividad. b) Los recursos provenientes de la inversión. Éstos derivan generalmente de la venta, o disposición, de activos a largo plazo. c) Los recursos provenientes del Ånanciamiento. Éstos se obtienen por préstamos provenientes de entidades Ånancieras, o por nuevas aportaciones que realicen los propietarios.

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La aplicación de recursos, que es toda disminución de efectivo por el incremento de otro activo diferente del efectivo, o disminución de pasivos o disposición de capital por parte de los propietarios, se puede dar en las siguientes formas. a) Aplicación de recursos en la operación. Recursos invertidos en el funcionamiento normal de la entidad con la Ånalidad de generar más recursos de operación. b) Aplicación de recursos en la inversión. Incremento de recursos para la adquisición de activos de larga duración. c) Aplicación de recursos en el Ånanciamiento. Recursos que se utilizan para el pago de los pasivos que se mantienen con acreedores Ånancieros, o por restitución de recursos a los propietarios de la entidad.

NIF A-6. Reconocimiento y valuación Los objetivos señalados para esta norma son, como su nombre lo indica, establecer parámetros para la correcta valuación de las transacciones que afectan económicamente a la entidad, así como los conceptos básicos de valuación que formarán parte de las diferentes normas particulares aplicables a los elementos que conforman los estados Ånancieros mencionados en la NIF A-5, denominada Elementos básicos de los estados Ånancieros.

Normas básicas de reconocimiento Como lo señala el párrafo 3 de esta NIF, y con base en la NIF A-2 Postulados básicos, Devengación contable, las transacciones económicas que afectan una entidad deben reconocerse contablemente en el momento en que ocurren, sin importar la fecha en que se consideren realizados en efectivo.

Criterios de reconocimiento Para reconocer contablemente una transacción, se deben cumplir los siguientes criterios. a) Provenir de una transacción de la entidad con otras entidades. b) Entenderse como un elemento de los estados Ånancieros, según lo establece la NIF A-5. c) Ser cuantiÅcable en unidades monetarias.

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d) Estar acorde con su soporte económico. e) Que implique una posible entrada o salida de recursos económicos en un futuro cierto. f ) Que ayude a la toma de decisiones económicas en la entidad.

Momentos de reconocimiento Según la NIF A-1, se indican dos momentos de reconocimiento contable: a) Reconocimiento inicial. La primera vez que se presenta, valúa y revela una partida en los estados Ånancieros de la entidad, b) Reconocimiento posterior. Se modiÅca la partida originalmente presentada por eventos sucedidos posteriormente y que la afectan de manera particular.

Reconocimiento inicial En la NIF-A6 Reconocimiento y valuación, el párrafo 13 señala que “Los Activos, Pasivos y Capital deben reconocerse a los valores de intercambio en que ocurran originalmente las operaciones”. Además, señala en el párrafo 22 que los montos reconocidos originalmente pierden signiÅcado como consecuencia de nuevas transacciones o eventos ocurridos en forma interna o externa a la entidad, por lo cual debe realizarse un reconocimiento posterior que preserve su objetividad.

Reconocimiento posterior Se debe realizar un reconocimiento posterior cuando una operación modiÅque a tal grado una partida, que resulte necesario presentar un valor diferente a dicha partida. Según el párrafo 26, los valores inicialmente presentados se pueden modiÅcar debido a: a) Transacciones acumuladas y reconocidas a diferentes valores a los presentados originalmente. b) Transformaciones internas reconocidas a su valor acumulado. c) Otros eventos que arrojen valores que ref lejen mejor su situación actual.

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Normas básicas de valuación En el párrafo 32 se señala que las transacciones que realiza una entidad se deben cuantiÅcar en términos monetarios y captar el valor económico más objetivo de los activos. Para la valuación de las transacciones existen dos valores: a) Valores de entrada. Se utilizan para la valuación inicial de una partida y su posterior incorporación en los estados Ånancieros. b) Valores de salida. Son utilizados para la realización o disposición de un activo o pasivo y son, generalmente, valores de mercado de esas partidas. La NIF A-6 menciona ocho conceptos para realizar una valuación objetiva. En todos ellos se incorpora el valor razonable, el cual se deÅne como el valor de intercambio de una operación que servirá como guía para su correcta valuación. Los ocho criterios son:

Valores de entrada a) Costo de adquisición. Monto pagado en efectivo, o sus equivalentes, por un activo. b) Costo de reposición. Costo en el que se tendría que incurrir para la adquisición de un activo de similares características a uno que se esté utilizando. c) Costo de remplazo. Menor costo en el que se tendría que incurrir para restituir el servicio proporcionado por un activo en su operación normal. d) Recurso histórico. Monto en efectivo, o sus equivalentes, al contratar un pasivo.

Valores de salida e) Valor de realización. Efectivo, o su equivalente, o en especie, que se recibe por la venta o intercambio de un activo. f ) Valor neto de liquidación. Valor de realización de un activo (mencionado en el párrafo anterior) disminuido por los gastos necesarios para su venta o disposición. g) Valor presente. Valor actual de los f lujos de efectivo futuros que se espera que genere un activo, calculados a una cierta tasa de descuento.

Capítulo 6


h) Valor razonable. Monto de efectivo, o su equivalente, que las partes interesadas estarían dispuestas a intercambiar por un activo. En los párrafos 93 y 94 se señalan en forma por demás importante los límites en la valuación. Establecen lo siguiente: a) El efectivo y equivalentes no deben exceder su cifra nominal. b) El derecho de recibir efectivo o equivalentes no debe exceder el valor presente del efectivo a recibir. c) El derecho de recibir servicios no debe ser superior al valor razonable a recibir. d) Los bienes disponibles para la venta, para su transformación y posterior venta, o el derecho de recibir bienes disponibles para la venta, no debe exceder su valor neto de realización. e) Los bienes destinados al uso, para su construcción y posterior uso, o el derecho de recibir bienes destinados al uso, no deben exceder su monto recuperable, siendo este último el mayor entre el valor de uso (valor presente) y el valor neto de realización. f ) Los que representan una participación en el capital contable de otras entidades no deben ser superiores a su valor neto de realización. En cuanto a los pasivos se señala que: a) Las obligaciones de transferir efectivo o equivalentes no podrán ser menores a su valor presente. b) Las obligaciones de transferir bienes o servicios no podrán ser menores de su valor de liquidación (valor neto de liquidación) o, en su caso, del valor razonable de los bienes o servicios a ser proporcionados. c) Las obligaciones de transferir instrumentos Ånancieros de capital emitidos por la propia entidad no podrán ser menores del valor razonable de los instrumentos Ånancieros de capital a ser entregados.

NIF A-7. Presentación y revelación El primer y muy importante concepto que se establece en esta NIF indica que la responsabilidad de informar a las partes interesadas sobre el desempeño de la entidad recae precisamente en la administración de la empresa que reporta.

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Existe la expectativa de que la información Ånanciera que presenta la entidad se utilice en la toma de decisiones de y hacia la empresa. Esta NIF maniÅesta que “El ocultamiento y distorsión deliberada de hechos en la información Ånanciera constituyen actos punibles, en virtud de que tanto su falta de revelación como el que la misma está desvirtuada, induce a los usuarios generales a errores en su interpretación”. Se señala también que “los estados Ånancieros deben contener información que esté en armonía para los Ånes para los cuales son utilizados”. Al respecto, en la NIF A-3 se explica que “los estados Ånancieros básicos deben reunir ciertas características cualitativas para ser útiles en la toma de decisiones al usuario general de la información Ånanciera”.

Los estados financieros y sus notas Para cumplir con la NIF A-3, la entidad debe presentar los cuatro estados Ånancieros básicos allí señalados. Además, éstos deben ir acompañados de las notas respectivas que agregan, o aclaran, la información Ånanciera expuesta. Según la NIF A-7, las notas a los estados Ånancieros se deben exponer en el orden siguiente. a) Declaración de que la información Ånanciera se presenta con base en las normas de información Ånanciera. b) Descripción de las principales actividades de la entidad. c) Políticas contables aplicables. d) Información relativa a la presentación y estructura de los estados Ånancieros presentados. e) Fecha en la que se emiten los estados Ånancieros, nombre de los funcionarios que los emiten y órganos de la administración que los autorizan. f ) Otras revelaciones, como pasivos contingentes, objetivos y políticas en la administración del riesgo por la entidad y entidad controladora directa. A su vez, los estados Ånancieros deben presentar de manera relevante: a) El nombre o razón social de la entidad que presenta la información. b) La conformación de la estructura de organización de la entidad. c) La fecha del balance y el periodo contable presentado en los otros estados Ånancieros. d) Las unidades monetarias que se utilizan.

Capítulo 6


e) La moneda en que se presentan. f ) La fecha del poder adquisitivo al cual se reporta la información. g) El nivel de redondeo utilizado en las cifras.

Presentación La presentación de la información Ånanciera se reÅere al modo de mostrar adecuadamente los efectos económicos que resultaron de las transacciones realizadas por la entidad. Los estados Ånancieros deben presentarse al menos en forma anual, o al término del periodo normal de operación cuando éste sea mayor de un año. En ocasiones se recomienda la emisión de estados Ånancieros intermedios, sobre todo cuando suceden eventos que modiÅcan en forma sustancial la operación de la entidad. En el párrafo 27 se señala que la entidad debe clasiÅcar sus activos y pasivos como de corto plazo (circulante) y de largo plazo (no circulante). La clasiÅcación “corto plazo” se dará cuando la partida cumpla uno de los siguientes criterios. a) Se espera vender, o consumir, en un periodo menor de un año, o al ciclo normal de operación. b) Se ha adquirido con la Ånalidad principal de negociación. c) Se espera realizar en los siguientes 12 meses. d) No está restringida en cuanto a su utilización. Las demás partidas se considerarán de “largo plazo”.

Agrupación de partidas Las partidas similares deben registrarse bajo un mismo rubro. Deberán presentarse por separado: a) Los activos y pasivos. b) Los ingresos, costos y gastos.

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Políticas contables Las principales políticas contables deberán señalarse en las notas a los estados Ånancieros con la Ånalidad de que el lector norme su criterio de interpretación. Por lo general, se reÅeren a la aplicación de normas de información Ånanciera particulares. Entre algunas de las políticas contables, la entidad deberá señalar lo concerniente a: • El reconocimiento de la inÆación en los estados Ånancieros. • Las bases de consolidación. • Los métodos de depreciación. • Los métodos de valuación de inventarios. • La valuación y amortización de activos intangibles. • La valuación de instrumentos Ånancieros. • La estimación para cuentas incobrables. • Los impuestos diferidos. • La conversión de moneda extranjera, etcétera.

Otras revelaciones Cuando existan circunstancias especiales en la operación de la entidad y esto se vea reÆejado en los estados Ånancieros básicos, esta información deberá presentarse en forma clara y por separado en las notas a los estados Ånancieros. Tales circunstancias pueden consistir en la omisión de uno de los estados Ånancieros básicos, cambios a los estados Ånancieros y sus notas comparados con ejercicios anteriores, reclasiÅcaciones y/o ajustes o la no reclasiÅcación de algunas partidas, periodos distintos al ciclo normal de operaciones y eventos posteriores que pudieran afectar la información presentada.

NIF A-8. Supletoriedad Esta norma tiene como objetivo establecer las bases para la aplicación de supletoriedad a las NIF en México. El concepto de supletoriedad existe cuando, por la ausencia de normas de información Ånanciera sobre un determinado concepto contable, éstas son cubiertas por normas de información Ånanciera distintas a las mexicanas.

Capítulo 6


La norma básica establece que las normas internacionales de información Ånanciera (NIIF) son parte de las NIF en México, y se podrán aplicar unas en ausencia de las otras. En el párrafo 4 se sigue considerando que, con base en la NIF A-1, las normas de información Ånanciera estarán conformadas por: a) Las NIF y las interpretaciones a las NIF (INIF) aprobadas por el Consejo Emisor del CINIF y emitidas por el CIIF. b) Los boletines emitidos por la Comisión de Principios de Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), y transferidos al CINIF el 31 de mayo de 2004, que no hayan sido modiÅcados, sustituidos o derogados por nuevas NIF. c) Las normas internacionales de información Ånanciera aplicables de manera supletoria. También se señala que, con base en esta norma, las NIIF se conforman por las normas internacionales de información Ånanciera, así como por los estándares internacionales de contabilidad (IFRS) emitidos por el Comité de Normas Internacionales (IAS) de la Contabilidad (International Accounting Standard Committee, IASC) y las interpretaciones de las normas internacionales de información financiera emitidas por el Comité de Interpretaciones (Standing Interpretations Committee, SIC). Se establece que, sólo en caso de que las NIIF no den solución al reconocimiento contable, se podrá optar por una norma supletoria que pertenezca a cualquier otro esquema normativo, pero siempre que cumpla con todos los requisitos del caso señalados en las NIF.

Requisitos de una norma supletoria Para que una norma se considere “supletoria”, deberá cumplir los siguientes requisitos. a) Estar vigente, según lo establezca la propia norma supletoria. b) No contraponerse al marco conceptual de las NIF. c) Haber sido aprobada por un organismo reconocido internacionalmente como emisor de normas contables. d) Formar parte de un conjunto de normas formalmente establecido para evitar que en la práctica se apliquen tratamientos informales y sin sustento teórico.

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e) Cubrir plenamente la transacción interna o, en su caso, el evento en que se aplique la supletoriedad para coadyuvar a su presentación razonable en la información Ånanciera.

Reglas de la supletoriedad Para la aplicación de la supletoriedad de una norma se establecen algunas reglas: • La supletoriedad sólo deberá aplicarse cuando no exista alguna norma particular. • Deberá aplicarse sobre temas no contemplados en las NIF. • Se deberá aplicar por temas generales. • Deberá seguirse aplicando en caso de modiÅcación de la norma que suple. • Deberá suspenderse cuando entre en vigor la norma particular que cubra la transacción. Como norma de revelación, se establece que cuando se use una norma en supletoriedad de otra, este hecho deberá señalarse en las notas a los estados Ånancieros, incluyendo la información relativa a la transacción, la norma supletoria y el organismo que la emite, la fecha de inicio de la supletoriedad, un comentario sobre el objetivo, alcance y normas de reconocimiento de la norma supletoria, y la diferencia entre la norma supletoria inicial y la nueva norma adoptada.

Capítulo 6


RESUMEN En este capítulo se estudia la regulación contable, la cual establece la estructura de las normas de información Ånanciera en México, integrada por el marco conceptual y las NIF particulares. Éstos, a su vez, están organizados en Postulados básicos, Necesidades de los usuarios y Objetivos de los estados Ånancieros, las Características cualitativas de los estados Ånancieros, los Elementos básicos de los estados Ånancieros, el Reconocimiento y valuación, la Presentación y revelación, y la Supletoriedad. Para cada una de las normas mencionadas se señalan sus elementos integrantes, así como su alcance, objetivo, deÅnición y vigencia. Asimismo, se presenta un breve contenido de cada una de las NIF de la Serie A.

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Términos clave • Capital contribuido • Capital ganado • Dividendo • Flujos de efectivo descontados • Marco conceptual de la información Ånanciera • Valor presente de los Æujos de efectivo esperados

Capítulo 6


EJERCICIOS 1. Elabore los estados Ånancieros básicos de la empresa en desarrollo y señale en cada uno de ellos: • Los postulados básicos. • El marco conceptual. • Las características particulares requeridas por las NIF de la Serie A.

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Capítulo 7

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Realizar un manejo adecuado del efectivo en la empresa. 2. Establecer políticas de manejo de efectivo que incrementen la rentabilidad de la empresa. 3. Aprender a administrar y registrar los movimientos de la caja chica. 4. Realizar la conciliación bancaria y su registro en el libro diario. 5. Establecer controles para un resguardo apropiado del efectivo. 6. Presentar adecuadamente los equivalentes de efectivo.

Control y administración del efectivo y equivalentes de efectivo

Capítulo 7


Definición de efectivo La cuenta Efectivo y equivalentes de efectivo se deÅne en la NIF C-1, 2011, párrafo 4, de la siguiente manera. Efectivo. Es la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad, como las disponibilidades en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráÅcos o postales y remesas en tránsito; Equivalentes de efectivo. Son valores de corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor, como monedas extranjeras, metales preciosos amonedados e inversiones a la vista […].

Asimismo, se señala que la cuenta debe aparecer como la primera listada en el estado de situación Ånanciera (balance general) en la parte de los activos, y se deberá llamar Efectivo y equivalentes de efectivo. Siendo el efectivo el activo de mayor liquidez (entendiendo por liquidez la facilidad de un activo para ser convertido en efectivo), es fácilmente susceptible de sustracción de la caja y que se haga mal uso del recurso en perjuicio de la empresa, por lo que deberán establecerse procedimientos y controles perfectamente acordados entre todos los involucrados para su manejo y/o custodia. A dichos procedimientos se les llama control interno, y en la pequeña y mediana empresa generalmente constituyen una debilidad. Por ende, deberán separarse las funciones de registro de las de manejo del efectivo para evitar su mala administración. Como política general, dejaremos establecido que el efectivo de la empresa debe depositarse en una o varias cuentas de cheques en los bancos comerciales. Como resultado, las empresas depositan todos los cobros en efectivo en la cuenta bancaria y realizan todos los pagos mediante la expedición de cheques sobre dicha cuenta. Existe un concepto de manejo del efectivo que es adecuado revisar en este momento. Se tiene la idea de que entre más efectivo se tenga en la empresa (entre más altos sean los saldos en la cuenta Efectivo) es mejor para la empresa, pero en los hechos resulta precisamente lo contrario. Si se mantiene demasiado efectivo en la empresa, este activo permanecerá ocioso y sus accionistas estarán perdiendo el rendimiento que pudiera generar si estuviera invertido en otro tipo de activos. Ya en el capítulo 2 se establecía que “no deberán existir activos ociosos en la empresa”. Con el efectivo sucede lo mismo. Puesto que es un activo, lo mejor será tenerlo invertido en algo productivo. El único efectivo que debe permanecer como tal en la empresa es aquel que se necesite para realizar algunos pequeños pagos “de urgencia”, que siempre se presentan en la operación normal. A este efectivo se le llama fondo de caja chica, el cual es precisamente un fondo en efectivo que se mantiene en la empresa para cubrir estos pequeños gastos.

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Manejo de la caja chica Todo desembolso (pago) que la empresa realice deberá hacerlo por medio de un cheque, o Ånalmente, mediante una transferencia electrónica. Además, se establecerán mecanismos de control para evitar pagos erróneos, duplicados o fraudulentos. ¿Pero qué sucede cuando el gasto es por un monto pequeño? Para este tipo de desembolsos se crea el fondo de caja chica, el cual constituye una cantidad en efectivo que se le asigna a un empleado, o al propietario, para que cubra los pagos menores de cierto monto para los cuales no sería práctico iniciar todo el proceso de solicitud y autorización, expedición y entrega de un cheque. Suponga que la empresa tiene que pagar un taxi para que uno de los empleados pueda desplazarse a visitar a un cliente, y el taxi costará $50. Resultaría muy poco práctico seguir un procedimiento administrativo para obtener un cheque por esta cantidad y concepto. Para este tipo de gastos se establece el fondo de caja chica o, en términos más sencillos, “la caja chica”. El procedimiento administrativo para crear la caja chica consiste en la emisión de un cheque a nombre de la persona que se encargará de su manejo, quien cambia el cheque y recibe el efectivo. Esta persona será la responsable de custodiar y vigilar el correcto aprovechamiento de ese efectivo. Una vez establecido el fondo, se empieza a utilizar para gastos menores. El procedimiento de obtención de fondos de la caja chica es el siguiente. 1. El interesado llena un formato de “vale provisional de caja chica”, el cual se obtiene del administrador del fondo. 2. Entrega este formato, debidamente autorizado por su jefe inmediato, al encargado del fondo y recibe el efectivo. 3. Realiza la compra, o cubre el gasto necesario y obtiene del proveedor un documento que compruebe la compra o el gasto, generalmente una factura con todos los requisitos legales y Åscales. 4. Regresa con el administrador del fondo de la caja chica e intercambia el vale provisional que entregó en el punto 2 por la factura o comprobante original que obtuvo del proveedor. Se ve sencillo, ¿no es así? En general, el manejo de la caja chica no debe representar ningún problema, aunque algunas veces se complica porque los empleados, o el administrador, hacen mal uso del fondo. Continuando con nuestro ejemplo, hasta este momento el administrador del fondo tiene efectivo y la factura que le entregó la persona que realizó el gasto mencionado. Seguimos con otros gastos. Se realiza el procedimiento descrito arriba para obtener fondos de la caja chica, y algunos empleados solicitan efectivo para realizar otros pequeños pagos. En este momento el administrador del

Capítulo 7


fondo tiene efectivo, vales provisionales que aún no han sido comprobados —es decir, no se han intercambiado por las facturas originales de los gastos respectivos— y facturas de los gastos ya comprobados.

Arqueo de caja chica Entenderemos por arqueo de caja chica el procedimiento de realizar una revisión del fondo de la caja chica. El administrador del fondo deberá mostrar que tiene el efectivo que no se ha utilizado, los vales provisionales debidamente autorizados y Årmados por las personas que recibieron el efectivo, y las facturas de los gastos ya comprobados. La suma de esos importes debe ser igual al monto con el que se constituyó el fondo. Veamos un ejemplo. El 10 de enero de 2011 se crea el fondo de caja chica. El registro en el libro diario es el siguiente.


Debe Caja chica

Haber $1,000.00 Efectivo

$1,000.00

Creación del fondo de caja chica.

El administrador del fondo, a quien llamaremos Juan, tiene ahora efectivo por $1,000.00. Suponga que el 18 de enero se requiere efectivo por $100.00 para un gasto que será cubierto con la caja chica, y se le solicita a Juan que entregue la cantidad requerida ($100.00 + IVA de 16%) a la persona que hará el gasto, a quien llamaremos Pedro. Este gasto será por la compra de un pastel para celebrar un cumpleaños en la oÅcina. Pedro recibe de Juan un vale provisional de caja chica, lo completa y obtiene la autorización de su jefe. Se lo presenta a Juan, y éste le entrega la cantidad autorizada. Pedro se dirige a Pasteles Exclusivos, S.A. a comprar el pastel solicitado, lo paga y obtiene la factura respectiva. Regresa con Juan y le entrega la factura del pastel y obtiene el vale provisional de caja chica.

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Juan tiene ahora $884.00 en efectivo y una factura por $116.00 ($100.00 + IVA), la cual mantiene en su poder. Eso es todo. ¿Fácil, no es así? Continuamos con la operación de la caja chica. José tiene que comprar una unidad USB para almacenar información. Su jefe le autoriza la adquisición y solicita de la caja chica $300.00 + IVA de 16% por $48.00. Juan le entrega esta cantidad y José Årma el vale provisional respectivo y obtiene el efectivo. Alicia necesita pagar $250.00 + IVA por $40.00 para cierta papelería especial y urgente. Realiza el trámite respectivo de caja chica y obtiene de Juan el dinero. Luis necesita $80.00 para pagar un taxi que lo lleve a su cita con uno de los proveedores. Obtiene el efectivo de Juan. Si en este momento realizáramos un arqueo a la caja chica, Juan debería tener lo siguiente: • La factura del pastel por $116.00 • El vale provisional de José por $348.00 • El vale provisional de Alicia por $290.00 • El vale provisional de Luis por $80.00 • Efectivo por la cantidad de $166.00 ($1,000.00 inicial, menos $116.00 de la factura de Pedro, menos $718.00 de vales provisionales). Todos estos elementos suman $1,000, que es el monto con el cual se estableció el fondo de la caja chica. Se recomienda realizar arqueos frecuentes (y sorpresivos) al encargado(a) para asegurar un correcto manejo del fondo. Asimismo, se sugiere que la persona que lo maneje cuente con una Åanza para garantizar el efectivo bajo su custodia. Conforme las personas que recibieron el efectivo de la caja chica realizan el gasto respectivo, regresarán con Juan para entregarle la factura original del gasto con todos los requisitos legales, y la cambiarán por el vale provisional que previamente Årmaron. ¿Qué sucede en el caso de que alguno de los involucrados no obtenga el documento respectivo para comprobar el gasto? Por ejemplo, Luis no consigue un recibo que acredite el servicio del taxi que utilizó. Aunque la mayoría de los proveedores de servicios otorga ya algún tipo de recibo o comprobante, la empresa deberá establecer ciertos criterios para estos casos. En general, se deberá conseguir ese recibo, o factura, que compruebe el gasto. De no obtenerlo, se formulará otro formato de Gasto no comprobable, el cual también deberá autorizar una persona de mayor nivel jerárquico dentro de la empresa, y se intercambiará con Juan por el vale provisional. Este tipo de gastos no es deducible ni es conveniente para la empresa, ya que no podrá integrarlo en su declaración de impuestos. Como resultado, tendrá un gasto mayor. Una

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política de la empresa deberá consistir entonces en operar sólo con proveedores que otorguen comprobantes Åscales. ¿Qué ocurre si alguno de los empleados no comprueba el gasto solicitado? Es necesario establecer políticas claras respecto del tiempo máximo que se tendrá para comprobar los gastos solicitados con fondos de la caja chica. Por lo general se maneja un plazo de 15 días. Algunas empresas establecen políticas de descuento por nómina al empleado en caso de que no compruebe el gasto respectivo dentro del plazo Åjado. Hay que tener mucho cuidado con este tipo de políticas de descuento por nómina, ya que el sueldo o salario de un empleado se reconoce como “intocable”, es decir, la empresa no puede hacer ningún tipo de descuento del pago de un trabajador diferente de los señalados en la legislación. La Ley Federal del Trabajo así lo establece, a menos de que exista un mandato judicial (que un juez así lo determine) para que proceda un descuento por nómina. Éste se aplica casi siempre cuando el empleado tiene la obligación de cubrir la pensión alimenticia de sus dependientes económicos en caso de un divorcio, y el juez civil así lo ordena a la empresa para quien trabaja. En caso de un descuento por nómina “indebido”, o “no autorizado” por el mismo trabajador, éste tendrá la posibilidad de demandar a la empresa por esta causa y exigir la rescisión (terminación) de su contrato sin responsabilidad para él, y es muy posible que gane esta demanda ante las autoridades laborales.

Reposición del fondo de caja chica Como podrá observar, con base en el último arqueo de caja chica realizado, el monto en efectivo de que disponemos para seguir efectuando pagos es de sólo $166.00. Es conveniente reponer el fondo con su monto original, a Ån de tener suÅciente efectivo para su operación. A este proceso se le denomina reposición del fondo de caja chica. Para proceder con esta reposición se deben solicitar al administrador del fondo todos los comprobantes de los gastos realizados con la caja chica para efectuar su registro en los libros contables. Al momento tenemos en mano los siguientes comprobantes. • La factura del pastel por $116.00 • La factura de una USB por $348 • La factura de papelería por $290

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José y Alicia han comprobado ya sus gastos y, por ende, recuperaron sus vales provisionales y entregaron su comprobante respectivo. Luis aún falta por comprobar y está pendiente la entrega de su factura; ese importe, por el momento, no se podrá reponer, ya que se requiere el documento original para contabilizarlo. Procedemos entonces a la reposición de los gastos comprobados hasta este momento. La reposición de la caja chica consiste, entonces, en registrar los gastos que ya se tienen comprobados. Éstos se anotan en el libro diario, y se procede a contabilizar las facturas en su respectiva cuenta de gastos.


Debe Gastos varios Gastos por insumos IVA pagado

Haber $100.00 550.00 104.00 Efectivo

$754.00

Reposición del fondo de caja chica y registro de los gastos respectivos.

Incorporamos la compra del pastel ($100) en la cuenta Gastos varios, y la compra de la USB y de la papelería ($550) en la cuenta Gastos por insumos. Registramos también el IVA efectivamente pagado. Se expide un cheque por el total a reponer ($754), el cual se le entregará a Juan, quien lo cambiará por efectivo, y con esto se tiene otra vez la liquidez suÅciente para continuar cubriendo pequeños gastos. La cuenta de Caja chica no se abona, porque el monto del fondo no ha sufrido modiÅcación. Si en este momento realizáramos un arqueo a la caja chica, ésta tendría: Efectivo Vale provisional (Luis) Total

$920 $80 $1,000

Juan tiene ahora suÅciente efectivo para continuar operando la caja chica, y espera sólo la factura de Luis para comprobar su gasto respectivo. Como se mencionó antes, es importante establecer políticas de manejo y control interno de la caja chica para evitar que se use en algo diferente para lo que fue establecida. Algunas veces los encargados de administrarla disponen de esos recursos para solventar gastos personales o afrontar alguna emergencia propia, y toman efectivo de la cuenta, se hacen préstamos personales, sin reportarlo a nadie, esperando pagar más adelante de sus propios fondos y que no se note el faltante temporal. Algunos otros, más abusivos, establecen su propio “banco” con dinero de la caja, y se atreven

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a otorgar “préstamos” a compañeros de trabajo cobrándoles algún tipo de interés, el cual se reservan para ellos obviamente sin reportarlo a la empresa. En el peor de los casos, el encargado de dichos fondos puede decidir abandonar la empresa, llevándose consigo los recursos de la caja chica, con la consiguiente pérdida para la entidad. Esto es un abuso de conÅanza y puede constituirse en un delito del trabajador si se descubre. Por esto es recomendable realizar los arqueos del fondo de caja chica sin previo aviso y sin periodicidad.

Manejo de las cuentas de cheques en los bancos y la conciliación bancaria Con respecto a los pagos mayores de una determinada cantidad (aquellos diferentes de los cubiertos con la caja chica) siempre se deben pagar con cheques nominativos que la empresa emite a favor de sus acreedores. El importe mínimo a partir del cual el gasto debe ser cubierto con cheque lo deÅne la empresa, pero tomando en cuenta que en la legislación Åscal de México existe el requisito de que cualquier pago mayor de $2,000 sea realizado con cheque nominativo y la leyenda “Para abono en cuenta”. De otra forma, dicho gasto no será deducible para el cálculo de los impuestos respectivos.

Apertura de la cuenta de cheques Cuando se emprende el negocio, los accionistas solicitarán por lo general que se abra una o varias cuentas de cheques para iniciar un adecuado registro y control del efectivo. Se debe buscar una institución de crédito de probada solvencia económica y moral para evitar alguna sorpresa desagradable, sobre todo si se utilizan entidades bancarias de reciente creación o que ofrecen condiciones de tasas de interés inusuales, comparadas con el resto de sus similares. Debe veriÅcarse su personalidad legal ante las autoridades respectivas, y solicitar referencias con los clientes actuales para un mejor análisis de las alternativas con que se cuenta. A menudo, al acudir a abrir la cuenta de cheques de la empresa, será necesario mostrar el acta constitutiva de la misma para probar, a su vez, que se representa a una entidad legalmente constituida y que los gestores son las personas autorizadas por los socios o propietarios para realizar el trámite de apertura de la cuenta. Una vez realizado el trámite, toda la documentación respectiva debe mantenerse bajo buen resguardo de los administradores de la misma, así como, más adelante, los estados de cuenta que enviará

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periódicamente la institución bancaria y las conciliaciones de saldos que se elaborarán con ellas. El registro de la apertura de la cuenta en el libro diario es el siguiente.


Debe Efectivo

Haber 30,000 Capital

30,000

Aportación inicial que el propietario realiza para iniciar el negocio.

Observe que estamos utilizando la cuenta con el nombre de Efectivo y no de Bancos, o Efectivo y Bancos, como lo llaman algunas empresas. De hecho, el nombre correcto de la cuenta es Efectivo y equivalentes de efectivo. La NIF C-1 así lo establece, y en el párrafo 11 dice: “En el estado de posición Ånanciera, el efectivo y los equivalentes de efectivo deben presentarse en un solo renglón como el primer rubro del activo a corto plazo, incluyendo el efectivo y equivalentes de efectivo restringidos. El rubro debe denominarse Efectivo y equivalentes de efectivo.” Esto sugiere que la cuenta se deberá llamar Efectivo, nada más, y no Efectivo y bancos, o Bancos. La NIF C-1 se llama Efectivo, y no existe una NIF que se denomine Bancos, o Efectivo y bancos. Conforme manejamos la cuenta de cheques, los saldos en los libros de contabilidad (libro mayor) de la empresa y el estado de cuenta que emite el banco aparecerán con saldos diferentes. ¿Cuál de los dos saldos es el correcto? Ambos lo son. La diferencia es resultado de los diferentes momentos (tiempos) en que cada una de las dos partes involucradas (empresa y banco) registran las operaciones. Existe cierta creencia entre algunos usuarios (no muy informados) respecto del manejo de la cuenta de cheques por el banco. Algunas veces se comenta que éste realiza el registro de los movimientos respectivos en forma inversa de como lo efectúa la empresa. Sucede que ambas entidades realizan operaciones que tienen que corresponder una con otra; entonces, lo que es un cargo para una, será un abono para la otra, dando con esto la impresión de que se registra, por la otra parte, en forma inversa. En los hechos, ambas entidades registran la información con base en los principios de contabilidad mencionados en los capítulos iniciales del libro. Los movimientos deudores para la empresa serán correspondidos por movimientos acreedores para el banco. Otra forma de razonarlo consiste en considerar que lo que es un activo para la empresa (por ejemplo, los depósitos realizados por ésta en el banco) será un pasivo para la institución crediticia (el banco tiene la obligación de devolver esos depósitos a la empresa).

Capítulo 7


Efecto de los depósitos Cuando la empresa realiza uno o varios depósitos en la cuenta de cheques, tiene un activo a corto plazo circulante. Es activo porque la empresa ahora cuenta con recursos para su operación normal. Recuerde lo establecido con anterioridad como deÅnición de un activo. Contablemente, la entidad realiza un cargo a la cuenta Efectivo por el monto correspondiente. El banco realiza un abono por esa cantidad. ¿Por qué un abono? Porque al recibir el depósito de la empresa tiene ahora la obligación de pagarle, o devolverle, ese dinero. Como lo establecimos en su momento, ésta es la deÅnición de un pasivo. Para ejempliÅcar a continuación estos movimientos, utilizaremos esquemas de mayor (cuentas T).

1. Suponga que la empresa realiza un depósito de $10,000.

La cuenta T de Efectivo aparecerá en la empresa con un saldo de $10,000, y su mayor respectivo se verá de la siguiente manera. Empresa 1)

10,000

Banco 10,000

(1

10,000 S)

10,000

10,000

10,000

(S

Los movimientos aparecerán “correspondidos” por el número de la transacción. Se presentan el total de cargos, el total de abonos y el renglón S), que signiÅca el saldo de cada una de las cuentas. La cuenta que lleva el banco a nombre de la empresa aparecerá con saldo acreedor de 10,000, como se indica arriba del lado derecho. Por el momento, ambas entidades reportan el mismo saldo.

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2. La empresa emite un cheque por $2,000 para pagar a proveedores una compra de mercancía. El banco recibe este cheque y lo paga con fondos de la cuenta de la empresa. Las cuentas aparecerán ahora de la siguiente forma.

Empresa 1)

S)

Banco

10,000

2,000

10,000

2,000

8,000

(2

2)

2,000

10,000

2,000

10,000 8,000

(1

(S

El saldo en las dos entidades es ahora de $8,000, porque ambas han descontado ya el cheque en sus respectivas cuentas. Podría presentarse la siguiente situación: cuando la empresa emite un cheque, lo abona (resta) de inmediato al saldo de la cuenta Efectivo. Sin embargo, el banco no lo restará del saldo de la cuenta de la empresa sino hasta que reciba y pague el cheque, lo cual pudiera acontecer algunos días después. Lo mismo puede suceder con los depósitos que realizan los clientes en la cuenta bancaria de la empresa. El saldo de la cuenta se incrementa al momento del depósito, pero no se registra sino hasta tener noticias de que el cliente realizó este depósito. Este tipo de transacciones suele ocurrir con clientes que están fuera de plaza, es decir, en otra ciudad o inclusive en otro país. Esto podría llevarnos a una situación en la que los saldos reportados tanto por la empresa como por el banco sean en algún momento diferentes.

3. Suponga ahora que la empresa emite un cheque por $1,500 y lo envía por correo a un proveedor foráneo. Las cuentas respectivas aparecerán de la forma que se indica a continuación.

Capítulo 7


Empresa 1)

S)

10,000

Banco 2,000

(2

1,500

(3

2)

2,000

10,000

(1

10,000

3,500

2,000

10,000

6,500

8,000

(S

Observe que ahora el saldo reportado por la empresa es de $6,500, ya que redujo el importe del cheque emitido y enviado al proveedor foráneo, mientras que el saldo reportado por el banco es de $8,000 porque no ha restado el cheque de $1,500 al no haberse concretado su cobro. A estos cheques entregados a los beneÅciarios pero no cobrados en el banco se les llama cheques en tránsito.

4. Suponga ahora que otro cliente foráneo deposita en la cuenta de la empresa, en la sucursal de su domicilio, el importe de un pedido por $3,200. El cliente no reporta este depósito y las cuentas aparecerán entonces de la siguiente manera.

Empresa 1)

S)

10,000

Banco 2,000

(2

1,500

(3

2)

2,000

10,000

(1

3,200

(4

10,000

3,500

2,000

13,200

6,500

11,200

(S

Los saldos ahora sí son totalmente diferentes. Ambos están correctos, y son verdaderos. Pero, ¿qué sucedió entonces? Ocurrió que las operaciones sólo han sido registradas por una de las partes y no han sido correspondidas por la otra. Seguimos operando nuestra cuenta de cheques.

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5. El banco nos cobra una comisión por el manejo de la cuenta de cheques y aplica un cargo, sin avisarnos, por $200 más IVA al saldo de la cuenta.

Empresa 1)

S)

10,000

Banco 2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

10,000

3,500

2,232

13,200

6,500

10,968

(S

Observe cómo los movimientos “no correspondidos” aparecen sólo en una de las cuentas. Esto ocasiona que los saldos sean tan diferentes. Pero insistimos, ambos son correctos.

6. Un cliente nos paga una factura por $4,000 con un cheque de su empresa y lo depositamos en nuestra cuenta de cheques.

Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

4,000

(6

S)

14,000

3,500

2,232

17,200

10,500

14,968

(S

Capítulo 7


7. El cheque depositado en la transacción anterior resulta con fondos insuÅcientes para su pago, por lo cual el banco al cual se había girado lo devuelve con la leyenda “Sin fondos suÅcientes”. Nuestro banco lo descuenta del saldo, no así la empresa, al no tener noticias de este movimiento. Cobra también una comisión de $250 más IVA por falta de fondos para pagar el cheque.

Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

290

4,000

(6

6,522

17,200

4,000 7)

14,000 S)

3,500

10,500

11,178

(S

8. El banco deposita $500 de los intereses ganados por una inversión que la empresa mantiene en este banco, y al cual se le dieron instrucciones de realizar dicho movimiento.

Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

7)

4,290

4,000

(6 (8

S)

500

14,000

3,500

6,522

17,700

10,500

11,178

(S

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156


9. La empresa realiza un depósito por $2,500, pero por ser último día de operaciones del mes, no llega al banco y permanece en tránsito.

Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

9)

2,500

7)

4,290

4,000

(6

500

(8

16,500

3,500

6,522

17,700

13,000

S)

11,178

(S

Una vez más, por tratarse de un movimiento en tránsito, aparece ahora solamente en el libro de la empresa. Cada Ån de periodo contable, el contador debe explicar las diferencias que existen entre los saldos de la empresa y el que presenta el estado de cuenta bancario a esa fecha. Esto se llama proceso de conciliación de saldos, y se prepara un documento interno en el cual se explican estas diferencias. Los saldos podrían resultar diferentes por las siguientes razones: 1. Operaciones que la empresa ha registrado, pero el banco no. a) Depósitos en tránsito. La empresa registró ya estos depósitos, pero aún no han sido depositados en el banco. b) Cheques en tránsito. La empresa entregó estos cheques a los interesados y los descontó de su saldo, pero los cheques aún no ha sido presentados para su cobro. 2. Operaciones que el banco ha registrado, pero la empresa no. a) Depósitos realizados por el banco a la cuenta de la empresa. Sucede con clientes que están “fuera de plaza” y para los cuales resulta más práctico realizar estos depósitos en la sucursal de su plaza o localidad. b) Transferencias electrónicas de fondos. Una operación Ånanciera cada vez más común entre las empresas es la llamada dispersión de fondos. Se le llama así porque el banco realiza pagos a

Capítulo 7


diferentes proveedores en una sola operación con fondos provenientes de la cuenta de la empresa. Este movimiento en el saldo de la empresa se reconoce hasta que llega el estado de cuenta bancario o se consultan en línea los movimientos del banco. c) Cobro por servicios. Los bancos realizan en forma automática cargos por manejo de cuenta. Este cargo forma parte del contrato de servicios que se estableció originalmente con la institución bancaria en el cual se determina un saldo promedio diario. Si este saldo es menor de cierto monto, el banco procede con el cargo. Este es un aspecto muy importante a considerar cuando se abre la cuenta, ya que puede representar un desembolso considerable y recurrente para la empresa, y puede obligarla a mantener montos de efectivo “ociosos” en el saldo de la cuenta para alcanzar el promedio diario. Algunos bancos utilizan también el número de transacciones registradas en la cuenta, y si este número excede cierto límite establecido, procederán con dicho cargo. Es muy recomendable, sobre todo para las pequeñas empresas, entender muy claramente estas condiciones de contratación de la cuenta de cheques y tratar de negociar al mínimo los cargos por estos conceptos. d) Depósito de intereses ganados por algún tipo de inversiones. El cliente instruye al banco para que realice estos depósitos una vez que se generan los recursos. e) Cheques devueltos por fondos insuÅcientes. Son aquellos recibidos de los clientes que no se pueden cobrar por falta de fondos en la cuenta. Esto representa un verdadero problema para la empresa, ya que ésta considera el monto de dichos cheques para emitir los propios. Por tanto, al ser devuelto algún cheque de los clientes, los de la empresa corren el riesgo de ser devueltos a su vez por fondos insuÅcientes. En caso de que alguno de los cheques de los clientes sea devuelto por este motivo, la legislación actual permite cobrar 20% adicional sobre el monto del documento como compensación por daños. Los bancos también cobran cierta comisión e intereses por dicha devolución. f ) Cheques depositados devueltos por el banco por razones diferentes a los fondos insuÅcientes. Los bancos devuelven cheques a los beneÅciarios si: • No existe la cuenta de quien expide el cheque. • El cheque está caduco. Según la legislación vigente, un cheque local tiene cierto periodo para ser cobrado; de no ser así, se dice que caduca, y la empresa puede solicitar a su banco, por escrito, que no sea pagado ya. El beneÅciario tiene que acudir a la empresa para que le sea repuesto el cheque con uno nuevo.

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• La Årma no está autorizada, o parece alterada. • El cheque presenta alguna alteración o tachadura. • La empresa solicita por escrito al banco que el cheque no sea pagado. La contabilización de todos los cheques devueltos por otras causas es igual a la de aquellos con fondos insuÅcientes. 3. Errores del banco. Consisten en los cargos o abonos (disminución o aumento) incorrectos en el saldo de la cuenta de la empresa por un cheque de otra empresa que reducen el saldo de su cuenta.

Preparación de la conciliación bancaria Para realizar la conciliación bancaria es necesario tener a la mano el estado de cuenta que envía el banco en el que mantenemos nuestra cuenta. Este documento muestra los movimientos realizados en la cuenta de cheques que registró el banco y que corresponden al periodo en el cual trabajamos. Con dicho documento, y nuestro listado de movimientos de la cuenta de Bancos (el libro mayor de bancos) realizamos un proceso que se denomina comúnmente “puntear” el estado de cuenta. Este proceso consiste en comparar los movimientos que registró el banco con los registrados en la cuenta de mayor de Bancos. Por medio de este proceso identiÅcaremos los movimientos registrados por el banco, pero no por la empresa, y viceversa, movimientos registrados por la empresa pero no por el banco. Estos movimientos a las cuentas serán los elementos con los que prepararemos la conciliación de los saldos entre ambas entidades. El libro mayor de la empresa y el estado de cuenta del banco aparecerán de la siguiente forma: Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

9)

2,500

7)

4,290

4,000

(6

500

(8

16,500

3,500

6,522

17,700

13,000

S)

11,178

(S

Capítulo 7


Los saldos que mantiene cada entidad aparecen al Ånal de las cuentas T y, como puede usted observar, son diferentes. El proceso de “puntear” estos documentos consiste en señalar los movimientos que aparecen en ambos. (En nuestro caso los marcaremos con negritas.) Empresa

Banco

1)

10,000

2,000

(2

2)

2,000

10,000

(1

6)

4,000

1,500

(3

5)

232

3,200

(4

9)

2,500

7)

4,290

4,000

(6

500

(8

16,500

3,500

6,522

17,700

13,000

S)

11,178

(S

De esta forma identiÅcamos los movimientos registrados por ambas entidades: 1. El depósito de $10,000. 2. Cheque por $2,000 para pagar a Proveedores una compra de mercancía. 6. Pago de un cliente por $4,000. También podemos identiÅcar las operaciones que registró sólo una de las partes y que son la causa de que los saldos resulten diferentes. Los movimientos registrados por la empresa, pero no por el banco: 3. La empresa emitió un cheque por $1,500 y lo envió por correo a un proveedor foráneo. 9. La empresa realizó un depósito por $2,500, pero por ser el último día de operaciones del mes, este depósito no llegó al banco y permanece en tránsito. Los movimientos registrados por el banco, pero no por la empresa: 4. El cliente foráneo depositó en la cuenta de la empresa, en la sucursal de su domicilio, el importe de un pedido por $3,200. 5. El banco cobró una comisión por el manejo de la cuenta de cheques y realizó un cargo al saldo de la cuenta por $200 más IVA, sin avisar a la empresa.

159

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6. El cheque depositado resultó con fondos insuÅcientes para su pago, por lo cual el banco al cual fue girado lo devolvió con la leyenda “Sin fondos suÅcientes” y lo cargó a la cuenta incluyendo una comisión de $250.00 más IVA. 8. El banco depositó $500 de los intereses ganados por una inversión que la empresa mantiene en la institución. Con esta información podemos preparar la conciliación de saldos. Existen tres métodos para realizarla. a) Partir del saldo de la empresa, agregar los movimientos no registrados por ésta y sí por el banco, y llegar al saldo del banco. b) Partir del saldo del banco, agregar los movimientos no registrados por éste pero sí por la empresa y llegar al saldo de la empresa. c) Partir de ambos saldos, anotar los movimientos no registrados por cada una de las partes, y llegar a un tercer saldo, que puede ser igual al del banco, o al de la empresa, o diferente de ambos. Es recomendable utilizar el método del tercer saldo, ya que es el único saldo correcto y el que debe presentarse en los estados Ånancieros, principalmente en el balance general, para reÆejar todos los movimientos en tránsito en ambas partes. La conciliación de saldos es la siguiente. Empresa Saldo

Banco

$13,000

$11,178

4)

3,200

$232

(5

8)

500

4,290

(7

16,700

4,522

$12,178

$12,178

3)

$1,500

2,500

1,500

13,678

Saldo (9

Movimientos registrados en la T del banco: 3. La empresa emitió un cheque por $1,500 y lo envió por correo a un proveedor foráneo. 9. La empresa realizó un depósito por $2,500, pero por ser el último día de operaciones del mes, este depósito no llegó al banco y permanece en tránsito.

Capítulo 7


Movimientos registrados en la T de la empresa: 4. El cliente foráneo depositó en la cuenta de la empresa, en la sucursal de su domicilio, el importe de un pedido por $3,200. 5. El banco cobró una comisión por el manejo de la cuenta de cheques y realizó un cargo al saldo de la cuenta por $200, más IVA, sin avisar a la empresa. 7. El cheque depositado en la transacción anterior resultó con fondos insuÅcientes para su pago, por lo cual el banco al cual se había girado lo devolvió con la leyenda “Sin fondos suÅcientes” y lo cargó a la cuenta incluyendo una comisión de $250.00 más IVA. 8. El banco depositó $500 de los intereses ganados por una inversión que la empresa mantiene en la institución crediticia.

Proceso de conciliación Comenzamos por colocar el saldo de la empresa y el del banco en su respectiva T. El de la empresa es un saldo deudor, es decir, se ubica del lado izquierdo. El del banco es un saldo acreedor, y se dispone del lado derecho de la T. Colocamos los movimientos registrados por el banco, pero no por la empresa (los cuales detectamos durante el proceso de “punteo” del estado de cuenta del banco), en la T de la empresa, pero como estamos anotando el movimiento que corresponde al registrado ya por el banco, éste se ubicará en el lado contrario de la T a aquel en el que aparece en la T del banco. Una vez registrados todos los movimientos en la T de la empresa, procedemos a calcular su saldo de la manera que ya conocemos. Ahora hacemos lo mismo con los movimientos registrados por la empresa pero no por el banco, y calculamos el saldo de la T de Bancos. Comparamos los saldos que obtuvimos en cada una de las T de la conciliación y, como se espera, son iguales. Es decir, hemos conciliado los saldos de ambas entidades. Una vez obtenidos los saldos iguales en la conciliación, debemos registrar en el libro diario de la empresa los movimientos que detectamos como no correspondidos. En nuestro caso, el registro en el libro diario queda como se muestra enseguida.

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Debe Efectivo

Haber 3,200 Cuentas por cobrar

3,200

Pago de un cliente depositado en cuenta de cheques. Enero 31, 2011

Gastos financieros Gasto por comisiones bancarias IVA pagado

200 32 Efectivo

232

Registro de comisiones cargadas por el banco a nuestra cuenta. Enero 31, 2011

Cuentas por cobrar

4,290 Efectivo

4,290

Registro de cheque devuelto de uno de nuestros clientes. Enero 31, 2011

Efectivo

500 Ingreso por intereses

500

Registro de ingreso por intereses.

Una vez registrados en el libro diario los movimientos detectados en la conciliación y realizado el pase al libro mayor, el saldo en Bancos aparecerá con su monto correcto de $12,178.00, que es el que calculamos durante el proceso de la conciliación. Esta es una razón más para recomendar el proceso de conciliación del tercer saldo porque, como se pudo ver en este ejemplo, arroja el saldo real de nuestra cuenta en Bancos.

Capítulo 7


RESUMEN En este capítulo estudiamos cómo se controla el efectivo, el activo más líquido que maneja la empresa. El efectivo es toda moneda de curso corriente que se mantenga en la empresa, así como cheques, moneda extranjera, documentos por cobrar, pagarés y todos los depósitos en cuentas bancarias a nombre de la entidad. Su control interno debe ser muy cuidadoso, ya que es muy fácil que se disponga del efectivo para Ånes distintos a los que dispuso la empresa. Dejamos establecido que todo efectivo que se recibe debe ser depositado de inmediato, y que todo pago que se realice en la empresa deberá hacerse por medio de un cheque nominativo con la leyenda “Sólo para depósito en cuenta” y, según el código Åscal vigente, no se podrán expedir cheques al portador. Para sufragar gastos de pequeño monto (por lo general menores de $2,000.00) se debe manejar una o varias cajas chicas, que son fondos en efectivo asignados a determinadas personas para que se encarguen de administrarlos y entregarlos, a cambio de un recibo provisional, a las personas que realizarán esas compras. Una vez realizada la compra, se intercambia el vale provisional por la factura original que ampara dicha adquisición o gasto. Cuando los recursos de la caja chica se agotan, se debe realizar un reembolso. Éste se efectúa después de registrar los gastos realizados en sus cuentas respectivas y emitir un cheque por el mismo monto, el cual se entrega al encargado del fondo. Se recomienda realizar arqueos frecuentes, es decir, comprobaciones del manejo de la caja chica, para evitar que los encargados de administrarla la utilicen en su beneÅcio. Los saldos de las cuentas de cheques que aparecen en los estados de cuenta que entrega la institución bancaria donde se mantienen dichas cuentas, deben conciliarse contra los saldos mostrados por las cuentas de mayor de la contabilidad de la empresa. Esto permitirá mantenerse al tanto de movimientos a las cuentas no correspondidos entre la empresa y el banco. Se recomienda realizar la conciliación de “tercer saldo”, ya que ésta revela el saldo real disponible para la empresa.

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Términos clave • Arqueo de caja chica • Cheques en tránsito • Control interno • Dispersión de fondos • Fondo de caja chica • Liquidez • Proceso de conciliación de saldos • Reposición del fondo de caja chica • Saldo promedio diario

Capítulo 7


EJERCICIOS 1. Prepare asientos de diario para la creación de una caja chica por $5,000. 2. Efectúe movimientos a la caja chica; realice la comprobación de algunos de ellos y deje otros pendientes de comprobar. 3. Aplique un arqueo a la caja chica. 4. Realice una reposición a este fondo. 5. Registre el asiento en diario de la cancelación de la caja chica. 6. Efectúe la apertura de una cuenta de cheques. 7. Realice transacciones que afecten la cuenta de cheques, como pagos a proveedores, pagos de servicios, depósitos de clientes, cobro de comisiones por parte del banco, pagos a proveedores en tránsito, depósitos de clientes en tránsito, etcétera. 8. Lleve a cabo la conciliación bancaria. 9. Registre en diario los movimientos después de la conciliación para llegar al tercer saldo, tanto en libros de la empresa como en libros del banco.

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Capítulo 8

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Entender cómo y por qué se debe otorgar crédito a los clientes. 2. Establecer políticas de cuentas por cobrar que incrementen la rentabilidad de la empresa. 3. Registrar contablemente los movimientos de las cuentas por cobrar. 4. Identificar y calcular la antigüedad de las cuentas por cobrar. 5. Utilizar los métodos de estimación de cuentas incobrables y su registro contable.

Cuentas por cobrar

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar La NIF C-3, párrafo 2, dice en torno de esta cuenta: “Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.” Forman parte de los activos porque, como se señala en el capítulo 1 de este libro, éstos son bienes y/o derechos que la empresa mantiene para su operación normal. En este caso se trata de un derecho de cobro porque la empresa, una vez entregado el bien o servicio, tiene el derecho de recuperar su dinero mediante el cobro de la cuenta por cobrar. A esta cuenta se le ha llamado también Clientes, pero al igual que con la de Efectivo, insistiremos en utilizar los nombres de las cuentas como se señala en las normas de información Ånanciera que regulan su manejo. En este caso, la NIF C-3 determina claramente que a esta cuenta se le denomina Cuentas por cobrar. No existe un boletín o norma de información Ånanciera que le llame Clientes. Nombrarla así es una costumbre antigua, pero es momento de corregirla llamándole como lo señala la correspondiente NIF. A diferencia de lo que también se señala en esta norma, se recomienda que el uso de esta cuenta se limite a registrar únicamente derechos exigibles para la empresa originados por la venta de artículos a clientes o por la prestación de servicios, según sea el tipo de empresa, mercantil o de servicios, de que se trate. Esta recomendación obedece a que más adelante utilizaremos esta cuenta dentro del análisis Ånanciero y compararemos su importe con el de las ventas generadas por otorgar crédito a los clientes, lo que se llama rotación de las cuentas por cobrar. Si en esta cuenta registramos conceptos como “otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo” como lo señala la NIF C-3, estaremos mezclando información muy valiosa que, al confrontarla con las ventas generadas, puede llevarnos a conclusiones erróneas. Resultará más adecuado manejar otra cuenta, también de activo, a la cual se le llama Deudores diversos, en la cual se registran todos los derechos de cobro que se tengan por conceptos diferentes de la prestación de un servicio o la venta de productos a los clientes. ¿Por qué se recomienda otorgar crédito sobre ventas a los clientes? ¿No sería más conveniente que todos nuestros clientes pagaran en efectivo y evitar los problemas de otorgar crédito y después tener, posiblemente, diÅcultades para recuperarlo? El crédito y, por tanto, la generación de las cuentas por cobrar durante la operación del negocio, se maneja en las empresas porque genera más ventas que las que se tendrían si sólo se aceptan pagos en efectivo. Las personas, es decir, los clientes, se han vuelto cada vez más conscientes de la importancia de aprovechar las ventajas del manejo adecuado del crédito que ofrecen las empresas como proveedores, ya que ello permite manejar recursos ajenos sin desembolsar los propios, y pagar una vez que dichos recursos han generado sus propios beneÅcios. Por ello cada

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vez más clientes nos solicitarán crédito, y es recomendable otorgarlo. Por supuesto que se debe realizar un análisis costo-beneÅcio (como serán todas las decisiones en el mundo de los negocios), pero en general otorgar crédito es conveniente si con ello se generan ventas adicionales. Asimismo, cuando se hable de nuestros proveedores, por supuesto que también será recomendable usar este tipo de instrumento (el crédito) en beneÅcio propio.

Registro de las cuentas por cobrar Cuando realizamos una venta a crédito adquirimos el derecho de cobro en fecha posterior a la de la operación. Se registra como una venta porque es una operación de venta ya realizada, entendiendo como tal aquella en la cual se entregan el bien o servicio de que se trate en la transacción respectiva para que sea pagado después. Así, se entrega el bien junto con la copia de la factura respectiva y se registra el derecho de cobro de la misma. Suponga que realizamos una venta de $5,000.00 más IVA.


Cargo Cuentas por cobrar

Abono $5,800 Ingresos por ventas IVA causado

$5,000 800

Registro de una venta a crédito con condiciones 3/10; n/30.

Registramos el movimiento con un cargo a Cuentas por cobrar porque es un incremento de activo, y hacemos un abono a la cuenta de Ingresos por ventas. El abono se realiza porque esta cuenta forma parte del capital de la empresa y constituye un aumento de capital. Utilizando la metodología de los primeros capítulos, ¿qué tenemos? Una cuenta por cobrar. ¿Por qué la tenemos? Porque hicimos una venta a crédito. Observe que en la descripción de la transacción aparecen los símbolos 3/10; n/30. Estos datos, a los que se llama condiciones de cobro del crédito bajo las cuales se espera que el cliente realice dicho pago, signiÅcan que se otorgará un descuento por pronto pago de 3% sobre el total de la venta, sin IVA, si es que el cliente paga en 10 días naturales o antes. De lo contrario, se espera que cubra el valor neto (el total) de la factura en 30 días. Este descuento por pronto pago se otorga (como se llama a esta operación) con la expectativa de recuperar el dinero lo más pronto posible y no esperar hasta que el plazo venza y, de esta forma, con este dinero volver a

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

producir o comprar más mercancía y venderla de nuevo, acelerando así el ciclo de operación. Recuerde que el negocio se estableció para vender. Hay dos formas de incrementar las ventas: ya sea aumentando la cantidad vendida por cada una de las ventas realizadas, o la frecuencia de las ventas más pequeñas. Más adelante veremos que conviene realizar más veces cantidades menores de ventas, que una venta de mayor cantidad en menos ocasiones. Habrá circunstancias en que, una vez que realizamos la venta a crédito, nuestro cliente tiene alguna inconformidad y decide devolvernos parte, o toda la mercancía ya entregada. La mayoría de las empresas tiene la política de no aceptar, bajo ninguna circunstancia, dichas devoluciones, pensando que perderá dinero. Se ha demostrado que sucede lo contrario si la empresa acepta las devoluciones, porque el cliente tiene todo el derecho de equivocarse cuando realiza una compra, sobre todo cuando se trata de un regalo, un encargo, una equivocación involuntaria, o inclusive cuando cambia de parecer una vez adquirido el bien o servicio. En mercadotecnia existe el término disonancia cognitiva, que signiÅca, en parte, que una vez que el cliente adquirió el bien o servicio, cambia inexplicablemente de parecer con respecto a la compra. Le invaden remordimientos. ¿Está muy caro? ¿Si no lo puedo pagar? ¿Si no es de su talla, color o estilo favorito? ¿Si lo consigo más barato? Decide entonces devolver el artículo, pero llega al negocio donde lo adquirió y se encuentra con la novedad de que “No se aceptan devoluciones”. Una frase común en muchos establecimientos. ¿Qué sucederá con este cliente? Seguro se molestará y quizá decida no volver a comprar en dicho negocio, y entonces es un cliente que se pierde. Todo el esfuerzo de ventas, ya sea físico o económico, que se realiza para que el cliente acuda al establecimiento y compre, se esfuma. No sólo estará molesto con el negocio y su política de “no devoluciones”, sino que ya no volverá a comprar en él. Y así lo comentará con su círculo cercano de familiares y amigos, con lo que ocasionará perder, aún más, futuras ventas. El efecto de esta publicidad negativa es muy difícil de contrarrestar, y menos aún de controlar, además de que crea una mala imagen en los clientes actuales y prospectos, ocasionando que al Ånal resulte más costoso perder ventas por estos comentarios de lo que hubiese costado aceptar la devolución. Cualquier negocio resulta bueno cuando se realizan muchas operaciones de venta con el mismo cliente, no sólo una venta. Cuando tengamos clientes, tratemos de retenerlos a toda costa para que regresen y sigan comprando, y no sólo ellos, sino que nos recomienden con su círculo cercano de conocidos, para que así el negocio crezca.

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En el caso de las devoluciones, establezcamos un plazo razonable para que el cliente termine de decidir si retiene o regresa el artículo adquirido, y al Ånal del mismo entonces ya no aceptar más devoluciones. En negocios muy exitosos este plazo es de hasta 90 días, y en este periodo la devolución se acepta sin cuestionamientos. Por otro lado, no es recomendable condicionar la mecánica de la devolución de alguna forma diferente de la cual el cliente adquirió la mercancía, o cambiarla por una distinta. El cliente, cuando compró y pagó, no condicionó la compra. Adquirió el artículo porque pensó que le satisfacía de alguna forma, y pagó sin discutir; además, tampoco llegó al negocio a comprar cualquier otra mercancía que ahora se le pudiera ofrecer a cambio. En suma, se debe aceptar la devolución y entregar el efectivo recibido. Se ganan más clientes con esta política. Además, ¿cuántos clientes devolverán la mercancía adquirida? Seguramente muy pocos. Si son muchos, entonces se tiene un problema, no con los clientes, sino con la mercancía o servicio que se ofrece. Revisemos lo que vendemos, el porqué de tantas devoluciones y tomemos medidas al respecto para que éstas cesen. Cuando se presenta una devolución de mercancía adquirida a crédito, el registro es el siguiente.


Cargo

Abono

Devoluciones sobre ventas $5,000 IVA causado 800 Cuentas por cobrar

$5,800

Devolución de un cliente por insatisfacción con el producto.

El registro se maneja en una cuenta separada de la cuenta Ventas para controlar el monto de las devoluciones y anotar las causas que las originaron. Esta es otra ventaja de aceptarlas: que el cliente está informando de inmediato por qué no estuvo a gusto con el producto o servicio. Si no se aceptaran las devoluciones, no se tendría esa información al momento, sino hasta que se notara un deterioro notable de las ventas. Para entonces tal vez sea demasiado tarde para reaccionar en consecuencia. Otra circunstancia que se podría presentar con la venta es que la mercancía que se envía al cliente le llegue deteriorada debido a problemas durante el embalaje, el embarque y/o el transporte. En esos casos el cliente seguramente se comunicará con la empresa o le hará llegar de alguna forma su queja, la cual deberá atenderse de inmediato. Según la gravedad del deterioro del artículo, se puede negociar con el cliente ya sea la devolución,

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

el remplazo por otro artículo nuevo similar al adquirido o, si el daño es menor, ofrecerle una boniÅcación sobre su precio. En este último caso se evitaría el traslado del artículo hacia la empresa y de regreso al cliente, con el consiguiente costo y riesgo que esto representa. Todo depende de la gravedad del daño. La idea será que el cliente quede muy satisfecho con la alternativa que se le ofrezca. Recuerde, de no hacerlo así, podemos perderlo, junto con sus futuras compras. Si el cliente aceptara la boniÅcación, el registro de la operación sería el siguiente.

Fecha

Cargo

Febrero 5, 2011

Bonificaciones sobre ventas $500 IVA causado 80

Abono

Cuentas por cobrar

$580

Bonificación a un cliente por recibir deteriorada la mercancía adquirida.

Otra característica del negocio que puede hacer ganar más ventas se relaciona con el transporte de los artículos adquiridos hasta llegar al cliente. ¿Quién debería pagarlo? ¿La persona que compra o la empresa que vende? Aquí cabe una pregunta: ¿A quién le interesa hacer el negocio? ¿Al cliente, quien tiene otras opciones para comprar el artículo que necesita? ¿O a la empresa, que tiene que cuidar a los clientes que atrae? La empresa es la más interesada en que le compren, por ello tiene que ofrecer todos los servicios que el cliente requiera para quedar satisfecho con sus compras, entre ellos el transporte, sin costo para él, de los artículos vendidos. El transporte es un gasto de operación de la empresa en el que se incurre para lograr una venta exitosa. El cliente no tiene porqué pagarlo. Algunas personas no estarán de acuerdo con lo anterior y querrán cargar dicho costo al cliente. Recuerde que el negocio consiste en vender en muchas ocasiones al mismo cliente. Si se le brinda el servicio de transporte, quedará satisfecho y volverá a comprar en un futuro, una nueva venta para la empresa que ya no requirió esfuerzo ni gasto en publicidad. Son ventas adicionales que se producen por el nivel de satisfacción del cliente con su primera compra. Suponga que una persona compra un refrigerador en nuestro negocio. ¿Cómo lo transportará a su casa? Acudió a comprarlo porque lo necesita en su hogar, no en la tienda. Por tanto, el negocio radica en vender el refrigerador junto con el transporte, la instalación y su correcto funcionamiento en la casa del cliente. Resolvamos con la venta los problemas del comprador.

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De lo anterior se deriva otro servicio que resulta conveniente ofrecer: la instalación, pruebas y arranque de los productos que adquieren. El registro del pago del transporte de la mercancía, en caso de que sea a nuestro cargo, es el siguiente.


Cargo Gasto por flete sobre ventas IVA pagado

Abono $25.00 4.00 Efectivo

29.00

Pago del flete sobre la compra.

Volvamos a la operación de ventas a crédito. ¿Recuerda las condiciones de cobro 3/10; n/30 que le ofrecimos al cliente? Veamos en qué consisten. SigniÅca, como ya lo indicamos, que el cliente tiene derecho a 3% de descuento sobre el total de la venta, sin IVA, si paga en 10 días naturales o menos, y tiene como máximo un plazo de 30 días para cubrir todo el crédito. Estas condiciones se proponen para tratar de convencer a los clientes de que paguen antes de que venza el plazo máximo establecido. ¿Para qué? Para recuperar efectivo (que representa el costo del artículo más la utilidad) y de esta forma poder adquirir más artículos y venderlos de nuevo dentro de lo que se denomina el ciclo de operación de la empresa, también llamado rotación de ventas, que consiste en compro-vendo a créditorecupero mi efectivo-compro nuevamente, y así en lo sucesivo. Ya mencionamos también que entre más veces repitamos este ciclo, más ganamos. Pero, ¿por qué pagará antes nuestro cliente? En el capítulo de Cuentas por pagar señalaremos que lo más recomendable es esperar hasta el último momento para pagar las cuentas con proveedores. Entonces, ¿por qué nuestro cliente nos pagará (que ahora somos sus proveedores) en forma anticipada? Porque se le ofrece el descuento por pronto pago, el cual será tan importante (en términos económicos), que el cliente determinará que es más conveniente pagar anticipadamente que esperar hasta que venza el plazo máximo. ¿Cómo lo determina el cliente? Ese proceso se llama anualizar el porcentaje de descuento, es decir, calcular la tasa de interés anual (lo que ahora se llama costo anual total, CAT) que se le cobra y que representa lo que debe pagar de más por no tomar el descuento que se le ofrece. Se calcula de la forma que se indica a continuación.

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Suponga que las condiciones de la venta a crédito son 3%/10; n/30. El ofrecimiento es ahorrar 3% de descuento si se paga en 10 días o antes. Es decir, si el cliente espera 20 días para realizar el pago, y por no pagar en esos 20 días deja de ahorrar 3%, entonces en realidad se le está cobrando un interés diario de 3%/20 días = 0.15%. Si multiplicamos 365 días en un año por 0.15% diario, resulta una tasa anualizada de 54.75%, la cual es muy alta para usarla como Ånanciamiento de compras. Si comparamos esta tasa con la que cobraría un banco comercial, que actualmente oscila entre 20 y 25% anual, es obvio que al cliente le conviene más solicitar un préstamo bancario, pagar la tasa del banco y cubrir anticipadamente la cuenta por cobrar que pagar una tasa de 54.75% anual. Esa es precisamente la idea: que al hacer el cálculo anual de intereses, el cliente decida por sí mismo pagar de manera anticipada. El cálculo de la tasa de interés del párrafo anterior es en realidad más complejo. La tasa de interés real debe calcularse como se indica enseguida. Tasa real anualizada = [(1 + (3%/20)) ^ 365] – 1 = [(1 + (.03/20)) ^ 365] – 1 = [(1 + .0015) ^ 365] – 1 = [(1.0015) ^ 365] – 1 = 1.728216 – 1 = 0.728216 * 100 Tasa real anualizada = 72.82%

Este cálculo luce complicado. La tasa que cobramos al cliente es de 3% por 20 días. Es decir 0.03/20, lo cual da 0.0015 diario. Ahora suponga que se calculara por día el interés causado por la deuda, es decir, monto de la deuda* 0.0015, y que ese interés se sumara al importe sobre el cual se calculó. Al Ånal del día tendríamos como saldo: monto de la deuda * (1 + 0.0015), es decir, la deuda (1) más el monto de los intereses (0.0015). Ahora suponga que se estima por cada día del año. Entonces tendríamos que repetir este cálculo: monto de la deuda (1.0015), pero 365 veces. Por eso lo potenciamos (lo elevamos a) por 365. El resultado se multiplica por 100 porque estamos hablando de tasas de interés que se acostumbra presentar en forma de porcentaje. ¿Qué signiÅca esto? SigniÅca “por cada centavo” (por cent avo), o por cada centavo que debo, cuántos centavos debo pagar.

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El monto del cálculo que estamos cobrando a nuestro cliente da como resultado, en este caso, un interés anualizado de 72.82%, y se interpreta como: “Por cada centavo que debo, tengo que pagar 0.7282 centavos.” Una tasa muy alta por un préstamo. Esto, sin lugar a dudas, llevará al cliente a decidir pagar la cuenta en el plazo pactado de 10 días. Con ello se recuperará nuestro dinero para reinvertir nuevamente en más mercancía, o elaborar más productos y tenerlos disponibles para generar ventas adicionales. ¿Cómo decidimos ofrecer 3% a nuestro cliente? Recuerde que la idea es proponerle una tasa lo suÅcientemente alta que le resulte más conveniente pagar en forma anticipada. Pero debemos tener cuidado de que no sea una tan alta que demos una imagen de abuso en este Ånanciamiento, y entonces él decida no comprarnos, porque ahora la tasa le resulta tan alta que se ve imposibilitado para cubrirla. Al Ånal el cliente siempre se dará cuenta de cualquier abuso cometido en su contra, y su reacción será de total rechazo a nuestros productos o servicios. Otra forma de calcular esta tasa de descuento por pronto pago deriva de la respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué haremos con el dinero una vez que el cliente nos pague de forma anticipada? Como lo mencionamos, el dinero lo queremos (algunas veces lo necesitamos) para volver a comprar o producir más mercancía y venderla nuevamente. Entonces la pregunta es: ¿Cuánto dejo de ganar por no tener el efectivo disponible y no poder comprar más mercancía y volverla a vender? Esto depende de la velocidad del ciclo de operación del negocio, del cual ya se habló antes. Suponga que usted vendiera por lo menos una vez más la mercancía en esos 20 días en caso de que tuviera el dinero y le diera tiempo de comprar y vender el artículo. Lo que perdería entonces es un margen de utilidad (costo del artículo/ precio de venta). Así, este porcentaje que se deja de ganar es el mínimo que se le debe ofrecer al cliente como descuento por pronto pago para que liquide de forma anticipada, y de esa forma compremos más mercancía y la volvamos a vender. Ahora bien, ¿qué sucedería si los clientes no reaccionan a nuestro descuento por pronto pago y no pagan anticipadamente? En este caso podríamos obtener un préstamo con un banco comercial y con ese dinero reiniciar el ciclo de operación del negocio. Numerosos empresarios están en contra de manejar préstamos, porque conllevan intereses, pero analicemos esta opción. Si el cliente que debe una cuenta por cobrar no la paga en forma anticipada, entonces le estamos cobrando, indirectamente, un interés de 72.82% (en nuestro ejemplo del cálculo anualizado). Por tanto, si conseguimos un préstamo con un interés menor que éste, que seguramente así será porque habíamos Åjado esa tasa muy alta para que el cliente se interesara en pagar de manera anticipada (lo cual no sucedió), entonces el cliente deudor proporcionará la cantidad suÅciente para pagar los intereses del préstamo y, además, generar una nueva venta y con ello un margen de utilidad. Al Ånal del día tendremos como ganancia total un margen de

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

utilidad adicional, más la diferencia entre lo que el banco nos cobró por el préstamo y lo que el cliente nos pagó por no haber tomado el descuento. Veamos un ejemplo numérico. En este caso no consideramos el IVA, porque al ser un impuesto al consumo únicamente se le cobra al cliente y se paga al Sistema de Administración Tributaria. El efecto Ånal es como si no se tuviera. Suponga que vendemos $5,000 en mercancía con un costo para la empresa de $4,000 (80% del precio de venta: $4,000/$5,000), con condiciones de crédito 3/10; n/30. Veamos cuánto gana la empresa en un mes, suponiendo que le da tiempo de vender dos veces la mercancía en ese periodo. a) El cliente decide tomar el descuento porque le conviene. Interés: con nuestra empresa, 72.82% anual (vea el cálculo anterior). El cliente consigue con su banco un préstamo a una tasa de interés de 24% anual, y nos paga la cuenta por cobrar. La empresa recibe $4,850.00 como importe Ånal del cliente. Total factura – Descuento por pronto pago. $5,000.00 – ($5,000.00*.03) = $5,000.00 – $150.00 = $4,850.00 Con este dinero, $4,850, compramos más mercancía, la cual venderemos a $6,062.5 ($4,850/0.80). La empresa ganó $2,062.50 ($6,062.50 – $4,000.00) Ambos resultamos beneÅciados. El cliente ahorró en intereses, y nuestra empresa pudo comprar y vender de nuevo. b) El cliente decide no tomar el descuento (¡quién sabe por qué razones!). Con una tasa de interés tan alta de 72.82% que le estamos cobrando, lo más conveniente para él es tomarlo. ¿Qué debe hacer la empresa? ¿Esperar a que el cliente pague? No. Solicita un préstamo al banco, al 24% anual, y compra más mercancía que vuelve a vender. ¿Cuánto gana al Ånal del mes? El banco cobra 24% anual, lo cual resulta en 2% mensual (24% anual/12 meses año) y “cuesta” $100.00 de intereses ($5,000.00 *0.02.) ¿Por qué entre comillas la palabra “cuesta”? Porque en realidad no es un costo. Recuerde que recuperaremos de nuestro cliente $5,000.00 de la factura al Ånal del periodo de 30 días que tiene como plazo máximo (“…; n/30”), y con esto recibimos $150.00 más, porque el cliente no tomó el descuento. Pero sólo se pagan $100.00 de intereses. Ya ganamos $50.00 por la diferencia en las tasas de interés. Al cliente le cobramos 72.82% y el banco nos cobra sólo 24%. Claro que nos conviene. Al igual que en la situación anterior, compramos mercancía, pero ahora por $5,000.00, y

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volvemos a venderla en $6,250.00 ($5,000.00/0.8). ¿Cuánto obtuvimos al Ånal del mes? La empresa ganó: $2,150.00 ($6,250.00 – $4,000.00 – $100.00 de intereses). Compare esta cantidad con lo que obtenía en la situación anterior, cuando el cliente pagaba dentro del plazo de descuento: $2,062.50… una diferencia de $87.50 a favor. Ahora sucede que nos beneÅcia que los clientes no paguen sus cuentas por cobrar dentro del periodo de descuento por pronto pago. ¿Por qué se da este fenómeno? Piense como experto Ånanciero. Conviene recuperar el dinero de las cuentas por cobrar lo más pronto posible para volverlo a invertir en la empresa y, entre más veces se efectúe, más conviene. A este concepto le llamaremos más adelante rotación de cartera. En este caso recuperamos el dinero ($5,000) y lo reinvertimos, pero si el cliente acepta el descuento, entonces sólo recuperamos $4,850.00. Estamos reinvirtiendo menos en comprar mercancía, lo cual produce una menor ganancia cuando la vendemos. 150*0.2 = $30.00 que dejamos de ganar, más lo que obtuvimos por cobrarle al cliente una tasa de interés mayor ($57.50). Recuerde que no es precisamente que el cliente nos pague intereses como tal. Más bien, deja de descontar una cantidad que recibimos por el equivalente al descuento por pronto pago. c) El cliente no acepta el descuento y la empresa espera hasta que pague a los 30 días para no pagar intereses sobre el préstamo. En este caso la empresa recibe sus $5,000.00 nada más y gana $1,000.00 ($5,000.00 – $4,000.00). Una diferencia de $1,150.00 contra la opción anterior. Nada conveniente. La empresa incurre en esta falta de f lujo de ingresos y deja de recibir, que no es lo mismo que una pérdida, $1,150.00 fundada en las creencias erróneas de que “no convienen las deudas” o “las deudas son malas y hay que evitarlas a toda costa”. Como resultado, los empresarios dejan de ganar. En realidad, lo malo no son las deudas, sino invertirlas en cuestiones fuera del negocio que no producen ingresos o, como sucede en la mayoría de los casos, adquirir préstamos que se gastan fuera de la empresa, en lugar de invertirlos en activos productivos. Si el préstamo se gasta, no genera f lujo de efectivo, y cuando hay que pagar intereses y el crédito, simplemente no hay dinero. Eso es lo pernicioso, no los préstamos en sí. Estos conceptos Ånancieros permiten hablar ahora de un mecanismo más formal a disposición de las empresas precisamente para Ånanciar este tipo de operaciones de cuentas por cobrar, el cual se llama factoraje Ånanciero.

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Factoraje financiero Consiste en “vender” las cuentas por cobrar a una institución Ånanciera que, a su vez, entrega el efectivo equivalente menos un interés e IVA que cobra por estas transacciones. Las empresas acceden a este tipo de operaciones Ånancieras porque reciben efectivo “fresco” que invierten en más mercancía para volver a producir o vender. Recuerde que, como vimos en la sección anterior, conviene recuperar el dinero para comprar o producir más mercancía y venderla nuevamente, sólo que en este caso interviene una institución Ånanciera que se especializa en este tipo de Ånanciamientos. El costo Ånanciero (intereses) que cobran las instituciones a la empresa que solicita el factoraje de sus cuentas por cobrar varía de una a otra y depende de quién es la persona o entidad que “debe”. Dicho costo es deducido del monto neto que recibe la empresa que descuenta. Así se llamaba antes esta operación, descuento de facturas; ahora se denomina “factorizar”. El banco recibirá el monto total de las facturas cuando se venza el plazo otorgado por la empresa al cliente original de la factura. El factoraje Ånanciero se estructura en dos variantes: • Factoraje con recurso. Se aplica si el banco o la institución Ånanciera que otorga el factoraje pueden, en caso de incumplimiento del cliente, cobrar de nueva cuenta a quien descontó la factura. • Factoraje sin recurso. Se ejerce si el banco o institución Ånanciera no recuperara la cuenta monto de la factura porque el cliente no pagó en tiempo. ¿Cuándo debe la empresa utilizar el factoraje? Como se vio en la sección de descuento por pronto pago, esto se responde con un análisis costo-beneÅcio. Es decir, cuánto cobra el banco por liquidar (“hacer líquida”) la factura, comparado contra qué uso se le dará al dinero una vez que lo entregue el banco. Si la diferencia entre ambos es positiva, entonces conviene factorizar (descontar) las cuentas por cobrar.

Cuentas incobrables Hasta ahora hemos supuesto que los clientes pagan las facturas que deben una vez que se vence el plazo otorgado en las condiciones de crédito. ¿Qué sucede cuando el cliente no paga a tiempo, o peor aún, no paga nunca esa factura? La empresa, en esa situación, absorbe la pérdida por no poder recuperar la cuenta por cobrar o, como se dice en el argot contable, “llevarlo a resulta-

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dos”, porque afectará la utilidad de operación de ese ejercicio. No hay otra opción, aunque sí lo puede deducir de sus impuestos para aliviar en parte el costo de esa cuenta incobrable. La Ley del Impuesto sobre la Renta señala varios criterios de cuándo y cómo una cuenta se puede considerar incobrable. Como se mencionó, es un gasto de operación más de la empresa, y así deberá considerarse, nunca como pretexto para no otorgar crédito. Ya se demostró que a la entidad le conviene otorgar crédito porque le genera más ventas o porque, de lo contrario, podría perder ventas dado que algunos de sus clientes buscarán hacer esa compra donde se les otorgue crédito. En los hechos, las empresas que otorgan crédito a sus clientes no esperan a que se presente esta falta de pago de una, o varias, de estas cuentas por cobrar. Cada mes se realiza una estimación de cuánto podrían dejar de pagar los clientes. Esto se denomina un “ajuste”, con el que se crea una reserva para el caso en que se presente una cuenta incobrable. Existen dos métodos para calcular el ajuste por la estimación de estas cuentas. a) Método del balance general. b) Método del estado de resultados. En el primer método se contemplan todas las facturas que están pendientes de pago y que conforman el saldo de Cuentas por cobrar que, como se menciona en el capítulo 5, forma parte de los activos de la empresa y, por tanto, aparece en el balance general. En este método se realiza un procedimiento al que se le llama antigüedad de saldos y que signiÅca clasiÅcar las cuentas por cobrar con base en los días transcurridos desde que se generó la venta. Se acostumbra clasiÅcar dichos saldos en varias columnas denominadas como sigue. • Saldo corriente. • Saldo vencido a menos de 30 días. • Saldo vencido de 31 a 60 días. • Saldo vencido de 61 a 90 días. • Saldo vencido a más de 90 días. Cada factura se coloca en su categoría respectiva, y se obtiene un total de cada categoría. Dependiendo de los días vencidos que acumule una factura, es decir, de los días transcurridos desde que debió ser pagada, la posibilidad de que no sea saldada aumentará. Con base en la experiencia que se tenga en la empresa, se calculará cierto porcentaje de cada uno de los criterios señalados y al Ånal se obtendrá una cantidad estimada de cuentas incobrables. Veamos el ejemplo que se indica enseguida.

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Estimación de cuentas incobrables: Factura número 143

Menos de 30 días

Vencido de 31 a 60 días

Vencido de 61 a 90 días

Vencido a más de 90 días

$120.00

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$200.00

125

300.00

113

$500.00

Estimación

10%

Total

$50.00

En este caso, por la experiencia de la empresa, se determina que 10% de las cuentas vencidas a más de 90 días no será cubierto. El registro contable realizado al Ånal del mes para incorporar la estimación por cuentas incobrables es el siguiente.

Fecha Marzo 31, 2011

Cargo Gasto por cuentas incobrables

Abono $50 Estimación por cuentas incobrables

$50

Registro de la estimación por cuentas incobrables del mes.

Se realiza por una parte un cargo a Gastos por cuentas incobrables que aparece en el estado de resultados disminuyendo la utilidad del ejercicio, y por otra parte un abono a Estimación por cuentas incobrables, la cual es una contracuenta de Activo y aparece en el balance general disminuyendo el saldo de las Cuentas por cobrar. Observe que sólo se separa una cantidad “virtual” de las utilidades para crear la reserva de cuentas incobrables, la cual servirá para amortizar aquellas que en realidad ya no se recuperen.

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Cuando una cuenta es considerada en deÅnitiva como irrecuperable, se cancela contra la Estimación por cuentas incobrables y se realiza el siguiente registro.

Fecha Abril 5, 2011

Cargo Estimación por cuentas incobrables IVA causado

Abono $500.00 80.00 Cuentas por cobrar

$580

Cancelación de la cuenta por cobrar del Sr. Juan Pérez por $500.00 más IVA, por considerarse en definitiva como irrecuperable.

Se realiza un cargo a Estimación por cuentas incobrables por $500.00, disminuyendo su saldo, y se cancela del monto que aparece en el balance general en Cuentas por cobrar por la misma cantidad. ¿Y qué sucede si, después de transcurrido un tiempo, se recupera la cuenta por cobrar que se había cancelado en el registro anterior? En ese caso se registra la entrada del efectivo y se cancela el gasto por cuentas incobrables.

Fecha Octubre 5, 2011

Cargo Efectivo

Abono $580.00 Gasto por cuentas incobrables IVA por pagar

$500.00 80.00

Recuperación de la cuenta por cobrar del Sr. Juan Pérez por $500.00 más IVA, cancelada antes por considerarse incobrable.

En el segundo método sólo se calcula un porcentaje sobre las ventas a crédito realizadas en el mes y se efectúa el ajuste por este monto. Por ejemplo, se venden en total $2,000.00 a crédito en el mes. Se tiene la experiencia de que no se recupera 1% de esas ventas. El ajuste será:

Fecha Marzo 31, 2011

Cargo Estimación por cuentas incobrables

Abono $20.00

Gasto por cuentas incobrables

$20.00

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Existe otro mecanismo, aunque poco recomendable, para recuperar las cuentas incobrables. Se trata del bufete jurídico de cobranza, una Årma de abogados que intentará, utilizando diversas técnicas de “convencimiento”, rescatar las cuentas consideradas como irrecuperables. Mi opinión como autor es que se debe evitar contratar estas Årmas o bufetes, ya que sus técnicas para convencer al deudor son, en la mayoría de las ocasiones, poco amigables. Incluyen la intimidación, el insulto, incomodar a los clientes llamándoles a altas horas de la noche, amenazarlos con despojarlos de sus bienes, etc. Seguramente habrá escuchado alguna historia acerca de la actuación de estos bufetes. En general causan más daño que beneÅcio porque aunque logran recuperar parte de la cobranza, deterioran la imagen de la empresa que los contrata, de tal forma que lograrán que muy pocas personas intenten comprar a crédito con ella por temor a caer en una situación como las anteriores. En general, la mayoría de las personas que compra a crédito no lo hace con la pretensión de no pagar. Existe la intención de cumplir con el pago, pero por diversas circunstancias algunas se ven imposibilitadas para efectuarlo. Es mejor registrar estas cuentas incobrables como un gasto de operación y continuar con la actividad de la empresa. El riesgo de otorgar crédito y después caer en una situación de cuenta incobrable sólo se puede reducir, o al menos controlar en cierta medida, si se realiza un estudio de crédito a cada uno de los clientes potenciales. A quienes aprueben este estudio se les otorgaría crédito por un monto previamente deÅnido; la probabilidad de que no paguen es muy baja. Esto suena lógico, pero muy difícil de implementar para una pequeña o inclusive mediana empresa. El costo de estos estudios, y la posterior administración de la cartera (registro, control y cobranza), resultan prohibitivos para la mayoría de este tipo de empresas. Por fortuna, existe otro mecanismo disponible para otorgar crédito a los clientes, el cual reduce signiÅcativamente los costos mencionados. Este instrumento es la tarjeta de crédito.

La tarjeta de crédito La tarjeta de crédito es un instrumento de pago otorgado por instituciones bancarias, las cuales tienen la capacidad de realizar el estudio de crédito, así como la administración y, en su caso, la recuperación de los montos entregados en préstamo. Para estas instituciones, conceder crédito es su principal giro comercial y, por tanto, tienen la experiencia, la capacidad y los recursos para hacerlo. Entonces se convierte en una excelente opción para las empresas no Ånancieras aceptar el pago de bienes y/o servicios por medio del mecanismo de tarjeta de crédito, porque genera más ventas, reduce el costo de la ad-

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ministración y otorgamiento del crédito y cancela el costo (económico y de imagen) de la recuperación de las cuentas incobrables. La institución Ånanciera cobrará una comisión sobre el monto de la venta realizada, la cual es deducible de impuestos, y no existen gastos por la administración, otorgamiento y recuperación de las cuentas incobrables, ya que el voucher, la cantidad que Årma el cliente, o cuando el empleado desliza la tarjeta de crédito en la maquina del banco, menos la comisión respectiva, queda abonada en la cuenta de la empresa en ese banco. En el caso de usar vouchers, éstos tienen que ser depositados en el banco. Muy conveniente, ¿no es así? ¿Cuándo la empresa debe aceptar tarjetas de crédito? De nuevo, es cuestión de un análisis costo-beneÅcio. ¿Cuánto le costaría a la empresa? ¿Tiene la capacidad para realizar estudios de crédito a todos sus clientes y los recursos para su adecuada administración y recuperación comparado con lo que le cobra el banco? Éste cobra entre 3 y 6% del monto de la venta como comisión por cada operación realizada. Algunos cobran hasta 30%. Entonces el análisis es muy sencillo. ¿Cuánto pagamos de comisiones comparado con cuánto nos costaría tener el departamento de crédito y cobranza? Aun con las notorias ventajas que representa para una pequeña o mediana empresa admitir tarjetas de crédito, muchas se empeñan en no aceptarlas en sus ventas. ¿Por qué? Porque consideran que representará un gasto. Y esto es porque no han realizado el estudio costo-beneÅcio de cuánto pierden por no manejar dicho instrumento en sus ventas. Veamos los detalles. Suponga la operación de un restaurante. El banco le ofrece el servicio de pago por medio de tarjeta de crédito y le cobra 6% sobre la venta realizada. El empresario cree que este porcentaje es un gasto muy alto y no la acepta. ¿Qué sucede? Coloca un letrero en la entrada del establecimiento que dice: “No se aceptan tarjetas de crédito.” ¿Cuál es la reacción de los clientes? Muchos ven el letrero y se van a otro lugar donde las acepten. Se pierde esa venta, y no sólo ésa. Recuerde que se genera el efecto “cascada” en el que otros clientes se dejan llevar por los comentarios de los primeros, y entonces se pierden otras ventas y clientes. ¿Qué hubiera sucedido si el restaurante aceptara el pago con tarjeta de crédito? En el negocio de los restaurantes, el margen de utilidad que se maneja es por lo general alto, más o menos de 50% sobre el precio de venta. En algunos casos llega a ser hasta de 80%. Entonces, si el banco cobra 6% de comisión sobre una venta de $1,000.00, quedaría como se muestra a continuación.

Capítulo 8

Ventas Costo de ventas Utilidad bruta Comisión de tarjeta de crédito Utilidad de operación

$100

100%

$50

50%

50

50%

6

6%

44

44%

Cuentas por cobrar

Se descuenta sólo el costo de los insumos utilizados para elaborar los productos que se venden (recuerde el capítulo 2 en el que se introduce el concepto de costo de ventas). Recapitulando: por cada cliente que el negocio deja ir a causa de la errónea política de no aceptar tarjetas de crédito está perdiendo, por lo menos, 44% del ingreso de esos clientes. ¿Conviene o no aceptar tarjetas de crédito? Claro que sí. En el mundo de los negocios debemos ver el rendimiento que aporte cualquier operación. El costo es importante, pero al Ånal se recupera mediante la venta. Lo que debe interesar es cuánto deja esa venta en lugar de cuánto cuesta. En caso de que al empresario le siga pareciendo alto el costo de la comisión, se puede manejar la tarjeta de débito. Ésta tiene un costo para la empresa menor que el que implica la de crédito, y tiene las mismas ventajas. El monto “debitado” se abona en forma automática al saldo de la empresa en el banco. El registro de la venta con tarjeta de crédito y el pago de la comisión es el siguiente.

Fecha Octubre 5, 2011

Cargo Efectivo Gasto por comisiones de tarjeta

Abono $547 33 Ingreso por ventas con tarjeta de crédito IVA causado

$500.00 80.00

Registro de la venta, más IVA, con tarjeta de crédito y pago de la comisión.

Se tiene más efectivo por la venta realizada con tarjeta de crédito, ya que ese dinero es transferido de la cuenta del cliente a la de la empresa al momento de deslizar la tarjeta de crédito en la terminal bancaria. Al mismo tiempo, la comisión que cobra el banco, en este caso 6%, se descuenta del saldo bancario de la empresa.

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Para la venta realizada con tarjeta de débito es el mismo registro. Observe que el abono se realiza a la cuenta Ingreso por ventas. Es recomendable que se controle (con una subcuenta) cuánto se ha vendido a través de los diferentes medios de cobro que ofrece la empresa, con la Ånalidad de hacer el análisis de las ventas generadas, en este caso por medio de tarjetas de crédito, y compararlo con las comisiones pagadas por usar este mecanismo. De esta forma la gerencia se dará cuenta de las ventas que hubiera perdido por no aceptar esta modalidad de pago. Este análisis resulta por lo general a favor de aceptar el pago con tarjetas de crédito o de débito.

Pago con cheque bancario El cheque bancario es otro instrumento Ånanciero que se utiliza para realizar pagos. El cheque como tal, aunque cada vez menos usual, es un documento pagadero a la vista, es decir, es equivalente al efectivo. Antiguamente los billetes comunes que usamos en nuestra vida diaria tenían esta leyenda: “El Banco de México pagará a la vista.” Esto signiÅcaba que el pago del billete estaba garantizado por el Banco de México y podía aceptarse sin ningún recelo. Por desgracia, se ha generado mucho abuso de los clientes en la expedición de cheques sin fondos, y el comerciante no lo acepta ya tan fácilmente como instrumento de pago. Si aceptáramos cheques bancarios, podríamos exigir que sean certiÅcados por el banco girado (la institución crediticia que deberá pagar el cheque) para asegurar su pago. En este caso no defendemos tanto el cheque bancario, comparado con la tarjeta de crédito, porque por falta de infraestructura en los negocios no existe un mecanismo, como en otros países, que compruebe la disponibilidad de fondos y la cobertura de ese cheque para que lo podamos depositar sin ningún problema en el banco y contar con esos recursos en nuestro saldo. Si llegamos a recibir un cheque sin fondos (un verdadero dolor de cabeza) y lo depositamos en la cuenta bancaria de la empresa, el cheque no será pagado por el banco girado y lo detectaremos por medio del listado del banco primero como un abono (cuando lo depositamos) y después como un cargo cuando el banco no lo pueda cobrar y lo cargue a la cuenta de la empresa descontándolo del saldo. El problema es que si no se detecta a tiempo, se convierte en disminución de nuestro saldo y puede ocasionar que algunos cheques nuestros que habíamos entregado a proveedores o prestadores de servicios, sean devueltos por el banco por carecer de suÅcientes fondos para pagarlos. En estas circunstancias, se recomienda que la conciliación bancaria sea ejecutada diariamente para detectar este tipo de movimientos y aplicar acciones correctivas a tiempo.

Capítulo 8

Cuentas por cobrar

Si el cheque de alguno de nuestros clientes resulta sin pago por falta de fondos suÅcientes en la cuenta, debemos comunicarnos con él y solicitarle que reponga ese documento para depositarlo nuevamente. Podemos depositar tantas veces como queramos el documento original y esperar a tener suerte y que el banco lo pague. Sin embargo, no estaremos seguros del pago (y por consiguiente de nuestro saldo) sino hasta que el banco lo efectúe. Mientras tanto no podremos girar cheques sobre ese monto porque nos arriesgamos a que sean devueltos por fondos insuÅcientes. Es mejor comunicarse con el cliente y hacerle saber lo que sucede con su cheque para que se encargue de garantizar recursos suÅcientes la próxima vez que sea depositado. En caso de recibir un cheque sin fondos, con base en la legislación vigente tenemos el derecho de exigir un pago de 20% sobre su monto como compensación por daños y perjuicios. Siempre habrá que ejercer este derecho, ya que el daño que ocasiona depositar un cheque sin fondos a veces excede esa cantidad. Por supuesto, queda entendido que nosotros nunca daremos un cheque que sabemos que no tendrá fondos suÅcientes para ser cubierto por el banco. Es mejor negociar con el proveedor otra forma de pago, o un plazo mayor, antes que dar un cheque sin fondos. Los movimientos contables en caso de recibir cheques bancarios como instrumento de pago son los siguientes:

Fecha Abril 10, 2011

Cargo Efectivo

Abono $580 Ingreso por ventas IVA causado

$500 80

Registro de la venta con cheque bancario.

Cuando sucede una devolución por fondos insuÅcientes, el registro es el siguiente.



Abono $696 Efectivo Otros ingresos

Registro de la devolución del cheque depositado el día 10 por $500, más 20% por daños.

$580 116

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En este caso, y porque así lo autoriza la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito, podemos cobrarle al cliente 20% adicional al valor del cheque por daños y perjuicios, ya que el banco nos aplicará algunos cargos por el cheque devuelto. Dicho cargo adicional lo registramos como Otros ingresos. Cuando ese cheque es recuperado, se registra como sigue:


Cargo Efectivo

Abono $696 Cuentas por cobrar

$696

Recuperación del cheque devuelto por $500 el día 12, más la comisión de 20%.

Transferencia bancaria electrónica Otro mecanismo que podemos sugerir a nuestros clientes es la transferencia bancaria electrónica de fondos. Cada vez más los bancos ponen a nuestra disposición la llamada banca electrónica, por medio de la cual podemos realizar diferentes operaciones sin acudir a la sucursal. Una de estas operaciones es el pago, con abono casi instantáneo a nuestra cuenta de cheques, de clientes localizados en diferentes lugares. Se recomienda ampliamente el uso de este tipo de servicios, ya que con ellos eliminamos todos los inconvenientes de recibir cheques y garantizamos que se abone el importe respectivo y mayor agilidad en el manejo de la cuenta bancaria. Instituciones como el Banco de México han instrumentado un mecanismo electrónico llamado sistema de pagos electrónicos interbancarios (SPEI) que permite transferir directamente a la cuenta del beneÅciario cualquier cantidad que se requiera. Es de suponer que cada vez aparecerán más instrumentos de este tipo, por lo que es recomendable estar muy atento a su disponibilidad. Por último, falta registrar el pago de la cuenta por cobrar cuando es recuperada de un cliente.

Capítulo 8


Cargo Efectivo IVA causado

Cuentas por cobrar

Abono $5,800 800 Cuentas por cobrar IVA por pagar

$5,800 800

Cobro de la cuenta por cobrar del 31 de enero de 2011.

Registramos la entrada de efectivo y cancelamos el IVA causado con un cargo a esas cuentas. Asimismo, cancelamos la cuenta por pagar y creamos el pasivo del IVA por pagar. A este movimiento se le denomina provisionar el pago del IVA, ya que al momento en que lo paguemos en la oÅcina del Sistema de Administración Tributaria (SAT), este pasivo desaparece.

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RESUMEN En este capítulo aprendimos cómo y por qué nuestra empresa debe otorgar crédito a los clientes. La principal razón: porque genera ventas adicionales a las que tendríamos si sólo vendiéramos en efectivo. Las políticas de crédito que otorgaremos a nuestros clientes dependerán del costo de oportunidad que tengamos con los recursos destinados al crédito. La idea es motivarlos a que paguen antes del plazo establecido para que podamos reiniciar lo antes posible el ciclo de compra-producción-venta a efecto de obtener un mayor rendimiento de nuestra inversión. Se señalaron los registros a realizar para la venta a crédito, las devoluciones y descuentos eventuales, así como las boniÅcaciones plausibles de otorgar a los clientes. Revisamos también la conveniencia de establecer una adecuada política de devoluciones, considerando que puede otorgar mayores ventas en el futuro. La prioridad es la satisfacción total del cliente. Señalamos también otros instrumentos de Ånanciamiento, como el factoraje Ånanciero, al que podemos recurrir una vez que se ha otorgado el crédito. Siempre será conveniente utilizarlo, ya que la cuenta por cobrar no genera ningún rendimiento mientras no sea cobrada. El factoraje produce la liquidez suÅciente para continuar operando mientras se otorga el crédito. Al Ånal se menciona cómo calcular la estimación por cuentas incobrables, la cual se convertirá en un gasto. Recuerde que, para que haya ingresos, debe haber gastos. Es un gasto de operación más, y así hay que considerarlo.

Capítulo 8

Términos clave • Anualizar el porcentaje de descuento • BoniÅcación • Ciclo de operación de la empresa o rotación de ventas • Condiciones de cobro del crédito • Cuentas incobrables • Descuento por pronto pago • Factoraje Ånanciero • Margen de utilidad • Rotación de cartera • Rotación de las cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

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EJERCICIOS 1. Determine una política de crédito para su empresa y realice ventas a crédito con su correspondiente registro en el libro diario. 2. Realice algunas devoluciones y boniÅcaciones sobre estas ventas. 3. Calcule el Æete correspondiente. 4. Suponga que el cliente realiza el pago y registre la transacción. 5. Investigue en instituciones Ånancieras de su localidad la operación Ånanciera del factoraje. Pregunte por su mecánica y costos, y “factorice” algunas de sus cuentas por cobrar. 6. Determine el costo-beneÅcio de llevar sus cuentas por cobrar a factoraje, y realice el registro correspondiente.

Capítulo 9


Control y administración del inventario

1. Conocer el manejo del inventario utilizando los métodos de inventario perpetuo e inventario periódico, así como su registro en el libro diario. 2. Registrar operaciones de compra y venta de inventario mediante los métodos de inventario perpetuo e inventario periódico. 3. Establecer políticas de manejo de inventarios que incrementen la rentabilidad de la empresa.

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Inventarios Ahora corresponde estudiar uno de los activos más importantes de la empresa: la existencia de las mercancías que adquirimos ya, sea para la producción y transformación de un artículo terminado o para venta directa de los bienes o servicios que proporcionaremos como parte de nuestro giro comercial. En el caso de empresas comerciales, aquellas que sólo adquieren la mercancía y, sin modiÅcarla, la venden directamente al consumidor, existe un tipo de inventario al cual denominaremos inventario de mercancía, o mercancía en existencia, o simplemente Inventario. Para las empresas de manufactura, también llamadas empresas de transformación, se utilizan tres tipos de inventarios: • Inventario de materia prima. • Inventario de producción en proceso. • Inventario de producto terminado. En ambos casos el rubro de Inventarios aparece en el balance general dentro de los Activos a corto plazo. En años anteriores era uno de los componentes del activo que representaba un mayor importe, pero las políticas de mantenimiento y manejo de inventarios han cambiado y ahora se trata de mantener al mínimo la inversión en dicho rubro, es decir, las existencias que la empresa maneja, a lo cual se le denomina inventarios justo a tiempo, lo cual signiÅca que se debe tener sólo los inventarios en el momento en que se utilizarán, ya sea para producir y/o para vender. Para ambos tipos de empresas, de transformación (la que produce y vende) o de comercialización (la que únicamente vende), se cuenta con dos sistemas de control de inventarios. • Control de inventarios utilizando el sistema perpetuo. • Control de inventarios utilizando el sistema periódico. La empresa seleccionará el sistema de control de inventarios con base en el volumen de actividad de ventas que involucre su operación normal. Si tiene un alto volumen de ventas, entonces se recomienda el uso del inventario periódico. Por el contrario, si el volumen es bajo, entonces se sugiere el sistema de inventario perpetuo. El surgimiento de los sistemas computarizados de control de inventarios llevará a que sólo predomine uno de ellos, el sistema perpetuo, el cual se explica a continuación.

Capítulo 9


Sistema de control de inventarios perpetuo Este sistema consiste en actualizar, en forma permanente o perpetua, los registros de la empresa por cada operación de compra y venta que realiza. Cada operación deberá actualizar la existencia de mercancía, o materia prima, así como el costo de ventas, dando como resultado que los registros contables estén siempre, o perpetuamente, actualizados. Si el volumen de actividad de compra y/o venta de la empresa consiste de pocas operaciones diarias, los ejecutivos tendrán la oportunidad de actualizar los registros contables mencionados, y con ello cumplir con la “Ålosofía” de este sistema: mantener actualizada perpetuamente la información contable. Tomemos como ejemplo una distribuidora de automóviles. En general, este tipo de negocios realiza muy pocas operaciones de venta por día, lo que le permite tener tiempo suÅciente para actualizar la información. Otro ejemplo de empresas que utilizan este sistema de control de inventarios puede ser una joyería. Se venden pocas joyas cada día. Las características de operación de la empresa que invitarían al uso de este sistema de control de inventarios son: • Pocas operaciones de venta diaria. • Alto valor unitario de los artículos ofrecidos. • Productos fácilmente distinguibles entre sí. La información que se requiere actualizar en forma permanente es aquella relativa a las existencias de mercancía (inventarios) y al costo de las ventas. Dado que el importe del inventario aparecerá en el balance general, y el costo de ventas en el estado de resultados, es muy importante que estén perfectamente valuados, ya que un error en cualquiera de ellos repercutirá en la rentabilidad que se presenta a los socios o a los inversionistas.

Compras de mercancía Las operaciones de compra tanto de mercancía como de materia prima bajo inventario perpetuo se registran de la manera que se indica a continuación.

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Fecha Enero 2, 2011

Cargo Inventarios IVA por acreditar

Abono $1,500 240 Cuentas por pagar

$1,740

Registro de la compra de mercancía (o materia prima) más IVA, a crédito, con condiciones 2/15; n/45.

Realizamos un cargo a la cuenta de Inventarios en la que llevaremos el importe de la existencia de artículos para su venta o producción. Lo registramos directamente en esta cuenta, porque recuerde que llevamos el sistema de inventarios perpetuo, el cual mantendrá actualizado siempre el saldo de esta cuenta. Por tratarse de una compra a crédito, en la descripción de la operación registramos las condiciones de su pago. Estas condiciones las explicamos en la parte de Cuentas por cobrar, y aplican los mismos conceptos estudiados en esa sección. SigniÅca que el proveedor ofrece 2% de descuento si la cuenta es pagada en 15 días (2/15) o antes. En caso contrario exigirá el total de la factura en 30 días (n/30). Si se tratara de una empresa de manufactura, se afectará la cuenta Inventario de materia prima. ¿Debemos comprar a crédito si el proveedor lo ofrece? ¿O debemos pagar de contado esa mercancía? Recuerde que en la parte del manejo de los activos comentamos que debe existir una sincronización entre los tiempos de compra del activo, su uso y su erogación como gasto de la empresa. En el rubro de los inventarios adquiere una especial importancia, y se ve claramente cómo este concepto trabaja a nuestro favor en la empresa. Si lo razonamos, el inventario tiene un tiempo que transcurre desde su adquisición, almacenaje, uso (o venta) y pago. En este libro reforzaremos siempre el concepto de aprovechar los recursos ajenos y hacer que éstos trabajen en nuestro favor. ¿Por qué o para qué queremos pagar (usando nuestros recursos) la compra del inventario si podemos esperar (aprovechando el crédito del proveedor) y pagarlo una vez que ya lo vendimos, o cuando venza el plazo del crédito? Si esperamos a pagarlo hasta después de que lo vendamos, tendremos los recursos (dinero) que proporciona esa misma venta para pagar a los proveedores y obtener la utilidad de la misma venta, lo cual nos dará aún más recursos. ¿No suena más lógico esto que comprar la mercancía, pagarla de inmediato (con nuestros propios recursos), esperar pacientemente a que se venda y perder el costo de oportunidad de nuestros recursos al destinarlos al inventario? Se entiende por costo de oportunidad aquel rendimiento que podríamos haber obtenido con nuestro dinero de no haberle pagado anticipadamente al

Capítulo 9


proveedor. Lo menos que podíamos haber hecho es depositar los recursos respectivos en el banco y ganar algo de intereses, y una vez vencido el plazo del crédito del proveedor, retirarlos del banco y pagarle. Lo poco que ganáramos de intereses ayudaría a pagar menos al proveedor de los recursos. Por supuesto que el proveedor querrá que le paguemos de inmediato, o lo más rápido posible, y nos ofrecerá un descuento por pronto pago. ¿Qué debemos hacer entonces si se presenta un buen descuento? Recuerde que todas las decisiones de negocios se basan en un análisis costo-beneÅcio. Calcule cuánto representa, en costo anual total (CAT), el descuento que ofrece el proveedor, y compárelo contra lo que obtendría con ese dinero si, en vez de pagarle, lo usara en esa otra alternativa. Si el CAT que ofrece el proveedor es mayor que la mejor alternativa de uso de ese dinero, entonces páguele y aproveche el descuento, si no, utilice esa opción de invertir los recursos y, una vez transcurrido el plazo, cubra el saldo al proveedor. Habrá ocasiones en que el proveedor requiera el pago por anticipado, ya sea porque éste se encuentra en el extranjero, o porque la mercancía que estamos adquiriendo es muy especial, o escasa, o es la primera ocasión en que le compramos, etc. En esos casos no quedará otra alternativa que pagarle por anticipado, pero no con nuestros recursos, sino que obtendremos Ånanciamiento. La inquietud que puede surgir es: ¿pagaremos intereses por ese préstamo? La respuesta es qué haremos con nuestro dinero en vez de pagarle al proveedor. Supuestamente estará invertido en la empresa en otro rubro que reditúe más rendimiento. Compare este rendimiento contra el costo de oportunidad de pagarle a su proveedor y perderlo. De nuevo se convierte en un análisis costo-beneÅcio. Si el beneÅcio es mayor que el costo, tomaremos esa decisión.

Devoluciones de mercancía adquirida En algunas ocasiones la mercancía que recibimos llega equivocada. En este caso, y si así se acordó con el proveedor, procederá una devolución. El registro en inventario perpetuo es el siguiente.

Fecha Enero 2, 2011

Cargo Cuentas por pagar

Abono $580 Inventario IVA por acreditar

Devolución de mercancía (o materia prima) por entrega equivocada.

$500 80

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Se reduce el monto de la cuenta por pagar porque ahora, por la devolución de la mercancía, debemos menos al proveedor, y reducimos también el importe del inventario porque enviamos dicha mercancía al proveedor. También se ajusta el IVA por acreditar. Las condiciones bajo las cuales una devolución procederá deberán quedar claramente establecidas en el contrato de compraventa, por lo cual es muy importante la existencia de este documento. No dé por “entendidas” las condiciones con el proveedor. Algunos no aceptan devoluciones y no habrá oportunidad de regresar esa mercancía independientemente de la causa. Lo más recomendable es que todo quede por escrito. Para eso son los contratos. Si surge un malentendido, tendremos todo por escrito y podremos aclarar las diferencias, o en caso de requerir a un tercero que lo haga, tendrá bases sobre las cuales revisar estas condiciones. Allí deberemos establecer con claridad cuál es la mercancía que se está adquiriendo, sus características, condiciones, fechas y forma de entrega, modalidades y costo de su transporte, términos de pago, devoluciones o boniÅcaciones de esa compra, etcétera.

BoniÅcaciones sobre compras Habrá ocasiones en que la mercancía recibida sea la correcta, pero que llegue un tanto dañada. En esos casos el proveedor nos ofrecerá una boniÅcación. Se entiende por boniÅcación sobre compras la situación en que la mercancía que adquirimos llega ligeramente dañada sin que se imposibilite su uso o venta. Puede suceder también que llegue después de la fecha establecida. En esas circunstancias llamaremos al proveedor, quien seguramente propondrá una boniÅcación, es decir, un descuento sobre el valor de la factura mucho menor en monto al equivalente a una devolución o al descuento por pronto pago. Esta operación se diferencia de una devolución, ya que no enviamos la mercancía al proveedor, y éste sólo nos ofrece la boniÅcación. Si la aceptamos, entonces tomamos el descuento, pero no hay envío de mercancía. El registro de una boniÅcación sobre compras es el siguiente: Fecha Enero 5, 2011


Abono $58 Inventario IVA por acreditar

$50 8

Registro de la bonificación ofrecida por el proveedor al recibir la mercancía un tanto dañada.

Capítulo 9


Si compara este movimiento con el registro contable de la devolución de mercancía, es exactamente el mismo. ¿Por qué, si en el caso de la boniÅcación no hay envío de mercancía al proveedor? Esto tiene que ver con el “espíritu” del sistema de inventarios perpetuo. Recuerde que este sistema mantendrá “perpetuamente” actualizado el costo del inventario. En el caso de la boniÅcación, aunque no hay envío de mercancía de nuestra parte, que el proveedor nos ofrezca este descuento (boniÅcación) da como resultado que la mercancía que tenemos en existencia cueste menos, y esto se debe reÆejar en su valor.

Flete sobre compras Ahora corresponde hablar del costo del f lete de la mercancía que estamos adquiriendo. ¿Quién deberá pagar este envío? Eso depende de las condiciones libre a bordo con las cuales se haya efectuado la compra. Libre a bordo (LAB) signiÅca el punto durante el trayecto de la mercancía en el que cambia la propiedad de la misma. Esto deberá quedar claramente establecida en el contrato de compraventa. Existen dos condiciones LAB: • Libre a bordo punto-embarque. • Libre a bordo punto-destino. Dichas condiciones signiÅcan lo siguiente. • Libre a bordo punto-embarque. La propiedad de la mercancía cambia al momento de recibirla a nuestra entera satisfacción en las instalaciones del proveedor, fábrica, bodega, etc., según indique el contrato de compraventa. A partir de ese punto la mercancía viaja por cuenta y riesgo del comprador. Es decir, éste paga el f lete desde las instalaciones del proveedor y, más importante aún, cubre el seguro de transporte de dicha mercancía. Esto es muy importante, ya que si sucede algún siniestro durante el trayecto del envío, tiene derecho de reclamar esa mercancía. Se debe señalar que toda mercancía deberá ser transportada siempre bajo un seguro contra extravío, daño o deterioro, ya que el impacto económico que representa su pérdida puede ser por un monto importante y signiÅcar un fuerte descalabro económico. • Libre a bordo punto-destino. La propiedad de la mercancía cambia, del proveedor al cliente, hasta el momento en que ésta se entregue, a entera satisfacción, en las instalaciones del cliente. El vendedor cubrirá el costo del f lete y del seguro correspondiente. En caso de ocurrir un siniestro durante el transporte de la mercancía, el costo de ésta será cubierto

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por la póliza de seguro que el proveedor pagó, quien también cubrió el gasto del flete. Hay que insistir en la importancia de dejar claramente establecidas en el contrato de compraventa las condiciones de compra libre a bordo. Evitaremos muchos problemas en el futuro, sobre todo si nuestro proveedor se encuentra en el extranjero o en lugares distantes o de difícil acceso. El registro del pago del f lete sobre compras bajo inventario perpetuo, cuando corresponda pagarlo libre a bordo punto-embarque, es el siguiente.

Fecha Enero 7, 2011

Cargo Inventarios IVA pagado

Abono $50 8 Efectivo

$58

Pago del flete de la mercancía adquirida el 5 de enero de 2011.

Si observa con cuidado, es el mismo registro que realizamos al momento de la compra. ¿Por qué? Recuerde que tratamos de mantener siempre actualizado el costo del inventario. Así que por el hecho de pagar un f lete sobre esa compra resulta que la mercancía nos costó más. Por tanto, hay que registrarlo en la cuenta de Inventarios. Obviamente, si no hay gasto de f lete porque el proveedor lo pagó, entonces no hay registro alguno que realizar. Será el proveedor quien lo anote en sus libros contables.

Ventas a crédito bajo inventario perpetuo Ahora venderemos la mercancía adquirida, o fabricada, utilizando el sistema de inventarios perpetuo. Recuerde que la Ålosofía de este sistema es mantener siempre actualizados los registros de Inventarios y de Costo de ventas. Tenga esto presente al momento de revisar los registros de esta parte. El registro de una venta a crédito bajo el sistema de inventarios perpetuo, suponiendo que vendimos $5,000.00 y que la mercancía entregada tuvo un costo de $3,000.00, se muestra a continuación.

Capítulo 9

Fecha Enero 7, 2011



Abono $5,800 Ingreso por ventas

Costo de ventas

IVA causado

$5,000 800

Inventario

$3,000

3,000

Venta a crédito, más IVA, realizada el día 7 y registrada bajo el sistema perpetuo con condiciones 3/10; n/30.

Se crea una cuenta por cobrar, ya que la venta fue a crédito. Es importante considerar las condiciones de la venta a crédito al momento en que el cliente la liquide. Registramos como un abono el ingreso por ventas, porque recordará que el ingreso que se genera por este concepto forma parte del capital de la empresa y éste aumenta con cada venta que realizamos. Inmediatamente después, ya que estamos utilizando el sistema de control de inventarios perpetuo, debemos actualizar el costo de ventas y reducir el inventario por el importe de la mercancía entregada. Observe que los dos primeros registros, la Cuenta por cobrar y la Venta, están a precio de venta, y los dos siguientes, Costo de ventas e Inventario, al costo de la mercancía.

Devolución sobre ventas Al igual que cuando compramos la mercancía, alguno de nuestros clientes deseará devolver parte, o toda la venta que le realizamos ya sea por algún error en la mercancía entregada, porque cambió de parecer o porque simplemente no desea ya el bien adquirido. Recuerde que establecimos que es una buena política, ahora de ventas, aceptar estas devoluciones. Ahora procedemos a registrarla. En este caso, la devolución fue por $1,500.00, con un costo de $1,000.

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Fecha Enero 9, 2011

Cargo

Abono

Devoluciones sobre ventas $1,500 IVA causado 240 Cuentas por cobrar Inventario

$1,740

1,000 Costo de ventas

1,000

Registro de la devolución realizada sobre la venta del 7 de enero. La mercancía es diferente a la solicitada por el cliente.

Si compara el registro de la devolución con el de la venta realizada en la sección anterior, es un registro “reversible” del precedente, es decir, hacemos las mismas anotaciones de la venta, pero con naturaleza contable contraria. Primero cancelamos la venta y el IVA correspondiente. Pero el registro de la devolución no lo aplicamos directamente a la cuenta de Ventas. ¿Por qué? Recuerde que mencionamos que es importante mantener un adecuado registro y una explicación de porqué los clientes están devolviendo la mercancía. Entonces abrimos una cuenta diferente de Ventas, que se llama Devoluciones sobre ventas, para registrar este concepto. Observaremos con cuidado el saldo de esta cuenta durante el transcurso del periodo contable para detectar cualquier aumento. Mantendremos también, por separado, un registro de la razón por la cual estas devoluciones se presentan para, en lo sucesivo, tratar de evitarlas. En el siguiente registro cancelamos parte de la Cuenta por cobrar porque el cliente nos debe menos a causa de la devolución. En los siguientes dos registros damos nuevamente entrada al almacén a la mercancía que el cliente regresó, y cancelamos su parte correspondiente en el Costo de ventas.

Ventas en efectivo Si la venta hubiera sido en efectivo, le devolvemos al cliente su dinero. Ambos registros se indican enseguida.

Capítulo 9

Fecha Enero 7, 2011



Abono $5,800 Ingreso por ventas IVA causado

Costo de ventas

$5,000 800

3,000 Inventario

3,000

Provisión de la venta en efectivo del día 7 registrada bajo el sistema perpetuo.

Fecha Enero 7, 2011

Cargo Efectivo IVA causado

Abono $5,800 800 Cuentas por cobrar IVA por pagar

$5,800 800

Pago de la venta en efectivo del día 7 registrada bajo el sistema perpetuo.

El registro de la devolución es el siguiente.

Fecha Enero 9, 2011

Cargo

Abono

Devoluciones sobre ventas $1,500 IVA por pagar 240 Efectivo Inventario

$1,740

1,000 Costo de ventas

1,000


Se entrega efectivo al cliente por la devolución de la mercancía debido a que la venta se realizó al contado.

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BoniÅcaciones sobre ventas Recuerde que una boniÅcación se otorga cuando la mercancía que nos reclama el cliente le llegó ligeramente dañada pero aún es posible utilizarla. Esto es causado por lo general por un error de empaque y/o de transporte. El registro de la boniÅcación de $250.00, suponiendo que le otorgamos una boniÅcación a nuestro cliente, es el siguiente:

Fecha Enero 9, 2011

Cargo Bonificación sobre ventas IVA causado

Abono $250 40 Cuentas por cobrar

$290

Registro de la bonificación otorgada sobre la venta del 7 de enero. La mercancía llegó ligeramente dañada.

Si la venta hubiera sido en efectivo, se registrará contra la cuenta Efectivo en vez de utilizar la de Cuentas por cobrar. Ahora suponga que el cliente de la venta del día 7, que compró a crédito, paga. El registro es el siguiente:


Cargo

Abono

Efectivo $3,152.50 Descuento sobre ventas 97.50 Cuentas por cobrar

$3,250

Registro del pago de la venta del 7 de enero. El cliente toma el descuento por pronto pago.

Pero el cliente había comprado $5,000.00, ¿no es así? ¿Por qué paga sólo $3,152.50? Recuerde que devolvió mercancía por $1,500.00, y además le otorgamos una boniÅcación de $250.00. Entonces, al momento del pago, debía nada más $3,250.00 ($5,000 – $1,500 – $250). Ahora, como está pagando dentro del plazo del crédito (3/10; n/30) le corresponde un descuento de 3% sobre el importe que paga, $97.50 ($3,250* .03). Observe esto: el descuento se calcula sólo por el monto a pagar, no sobre el importe total de la venta, $5,000.00. El cliente toma el descuento y envía la diferencia en efectivo por $3,152.50. Registramos en el libro diario el descuento y abonamos a la cuenta de Cuentas por cobrar para cancelar el saldo de $3,250.00.

Capítulo 9


Flete sobre ventas En esta sección debemos recordar lo mencionado sobre el pago de f letes en la sección de compras. Recordará que hablamos de las condiciones LAB bajo las cuales comprábamos la mercancía. En esta sección aplican los mismos conceptos, sólo que ahora nosotros la estamos vendiendo. Las condiciones LAB siguen siendo LAB embarque y LAB destino, y aplican para saber quién paga el f lete y el seguro, y quién, en caso de que así se requiera, cobrará este último. Como nosotros vendemos, entonces nos corresponderá pagar el seguro y el f lete bajo las condiciones LAB punto-destino, ya que es nuestra responsabilidad enviar la mercancía hasta su destino Ånal. El registro es el siguiente.


Cargo Gasto por flete s/venta IVA pagado


$58.00

Pago del flete y seguro sobre la venta del día 7.

Se registra como un gasto de venta en la cuenta Gasto por f lete sobre ventas y, por lo general, se paga en efectivo. Algunas empresas establecen contratos de envío con compañías de mensajería y realizan pagos mensuales por el valor de los f letes del periodo. En ese caso el registro será contra Cuentas por pagar, en vez de en la cuenta Efectivo.

Sistema de control de inventarios periódico El segundo sistema de control de inventarios que mencionamos en la parte inicial es el de inventario periódico. Este sistema, como su nombre lo indica, actualiza sólo cada Ån de periodo contable el costo de ventas y el rubro de inventarios. Es recomendable utilizarlo cuando la empresa tiene un alto volumen de ventas y una gran cantidad de artículos en sus inventarios, lo cual diÅculta tratar de registrar, para cada compra y venta, la actualización de los inventarios y del costo de ventas, como ocurre en el caso del inventario perpetuo. Comenzaremos también por las compras bajo el sistema de inventarios periódico.

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Compras a crédito En este sistema podemos registrar las compras de mercancía ya sea de contado o a crédito. En el caso de la compra a crédito, el registro es el siguiente: Fecha Enero 7, 2011

Cargo Compras IVA por acreditar

Abono $5,000.00 800.00 Cuentas por pagar

$5,800.00

Registro de la compra, más IVA, realizada el día 7, con condiciones 2/15; n/45.

Observe que ahora, para registrar precisamente las compras de mercancía, abrimos la cuenta de Compras. A diferencia del sistema perpetuo, no registramos la compra en la cuenta Inventarios porque recuerde que en este sistema esta cuenta sólo se actualizará hasta el Ånal del periodo, durante el cual el saldo de la cuenta Inventarios no cambiará y presentará el de la última actualización del inventario, es decir, el saldo del último periodo contable.

Devoluciones sobre compras Al igual que en los ejemplos anteriores, habrá ocasiones en que deseemos devolver la mercancía por las condiciones ya señaladas. El registro bajo inventario periódico es el siguiente: Fecha Enero 2, 2011


Abono $580 Devoluciones sobre compras $500 IVA por acreditar 80

Devolución de la mercancía (o materia prima) por haberla recibido equivocada.

Reducimos el monto de la cuenta por pagar porque ahora, por la devolución de la mercancía, debemos menos al proveedor, y lo registramos ahora en la cuenta Devoluciones sobre compras. A diferencia del inventario perpetuo, no ajustamos la existencia del inventario sino hasta el Ånal del periodo.

Capítulo 9


BoniÅcaciones sobre compras Cuando la mercancía que recibimos es la correcta pero llega ligeramente dañada, entonces procede una boniÅcación. El registro de una boniÅcación sobre compras es el siguiente.

Fecha Enero 5, 2011


Abono $58 Bonificaciones sobre compras $50 IVA por acreditar 8

Registro de la bonificación ofrecida por el proveedor al recibir la mercancía ligeramente dañada.

Al igual que en el caso de la devolución de mercancía, también abrimos una cuenta que se llama BoniÅcaciones sobre compras. Observe que una característica de este sistema periódico estriba en que se manejan cuentas separadas para cada concepto, en vez de conjuntarlo todo a la cuenta Inventarios, como en el sistema de inventario perpetuo.

Flete sobre compras El registro del pago del flete sobre compras bajo inventario periódico, cuando corresponda pagarlo al comprador (LAB punto-embarque) es el siguiente.

Fecha Enero 7, 2011

Cargo Flete sobre compras IVA pagado


$58

Pago del flete de la mercancía adquirida bajo condiciones LAB punto embarque.

También abrimos una cuenta por separado que se llama Flete sobre compras para registrar el pago del envío. Como lo comentamos antes, los f letes por lo general se cubren en efectivo. Si se tiene contrato con la compañía de transporte para pagar al Ånal del mes, entonces se registrará en Cuentas por pagar para liquidarlo después.

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Ventas a crédito Ahora venderemos la mercancía adquirida utilizando el sistema de inventarios periódico. Los registros de Inventarios y de Costo de ventas se actualizarán al Ånal del periodo. El registro de una venta a crédito bajo este sistema, suponiendo que vendimos $5,000.00, es el siguiente.

Fecha Enero 7, 2011



$5,000 800

Venta a crédito realizada el día 7 y registrada bajo el sistema perpetuo con condiciones 3/10; n/30.

La venta a crédito bajo inventario periódico se registra, en su primera parte, en forma similar a la de inventario perpetuo. Se crea una cuenta por cobrar, ya que la venta fue a crédito, y también se incluyen las condiciones del crédito. Registramos el Ingreso por ventas como un abono. Pero a diferencia del registro en inventario perpetuo, ahora no se anota ya el costo de ventas y tampoco se actualiza el inventario por la mercancía entregada al cliente en el momento de la venta.

Devolución sobre ventas Por algún error en la mercancía entregada, porque el cliente cambió de parecer, o porque simplemente no desea ya la mercancía adquirida, puede solicitarnos una devolución sobre la venta realizada. Procederemos a registrarla. En este caso la devolución fue por $1,500.00.

Fecha Enero 9, 2011

Cargo

Abono

Devoluciones sobre ventas $1,500 IVA causado 240 Cuentas por cobrar

$1,740

Registro de la devolución realizada sobre la venta del 7 de enero. Mercancía diferente a la solicitada por el cliente.

Capítulo 9


Como se mencionó antes, primero cancelamos la venta. Pero no hacemos el registro en la cuenta de Ventas porque recuerde que es importante mantener un registro y una explicación de porqué los clientes nos están devolviendo la mercancía, a efecto de emprender acciones inmediatas y evitar que esta situación se repita con otros clientes. Entonces abrimos una cuenta diferente de Ventas, que se llama Devoluciones sobre ventas, para registrar el concepto. Mantendremos también un registro por separado de la razón por la que esta devolución se produce. Cancelamos también el IVA causado. En el siguiente registro cancelamos la cuenta por cobrar, porque el cliente nos debe menos a causa de la devolución. No actualizamos ya el inventario ni el costo de ventas por tratarse de un inventario periódico.

Ventas en efectivo Si la venta fue en efectivo, únicamente le devolvemos al cliente su dinero. Ambos registros, en este caso, serán los siguientes: Fecha Enero 7, 2011

Cargo Efectivo


$5,000 800

Venta en efectivo realizada el día 7 y registrada bajo el sistema periódico.

El registro de la devolución es el siguiente: Fecha Enero 9, 2011

Cargo

Abono

Devoluciones sobre ventas $1,500 IVA causado 240 Efectivo

$1,740


En ambos asientos únicamente cambia la cuenta de Cuentas por cobrar por la cuenta Efectivo, y no tiene ya condiciones de crédito debido a que la operación fue de contado. Observe también que no hay ya registro de Inventario ni de Costo de ventas.

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BoniÅcaciones sobre ventas Recuerde que una boniÅcación se otorga cuando la mercancía que el cliente nos reclama le llegó un tanto dañada pero aún es posible utilizarla. Esto se debe generalmente a un error de empaque y/o de transporte. El registro de la boniÅcación, suponiendo que la otorgamos por $250.00, es el siguiente:

Fecha Enero 9, 2011

Cargo Bonificación sobre ventas IVA causado


$330

Registro de la bonificación otorgada sobre la venta del 7 de enero. La mercancía llegó un tanto dañada.

Si la venta es en efectivo, se registrará contra la cuenta Efectivo en vez de utilizar la de Cuentas por cobrar. En ambos casos los registros son similares a los efectuados bajo inventario perpetuo, ya que los asientos son respecto del cobro de una venta. Las diferencias en ambos sistemas de inventarios se aplican sólo a las cuentas de Inventario y Costo de ventas.

Flete sobre ventas El registro para el pago del f lete y seguro, si es que nos corresponde pagarlos, es el siguiente:


Cargo Gasto por flete s/venta IVA pagado


$50.00

Pago del flete y seguro sobre la venta del día 7.

Es el mismo registro que realizamos en el inventario perpetuo por la razón señalada en el punto anterior.

Capítulo 9


Seguramente habrá notado que, cuando utilizamos inventario periódico, en ningún momento afectamos la cuenta Inventario ni la cuenta Costo de ventas. Esto sucede porque el propio sistema así lo indica. Sólo al Ånal del periodo se realizarán estos movimientos. Suponga que ahora estamos ya a Ånal del periodo contable. ¿Cómo se calcula el costo de ventas y cómo se ajusta el valor del inventario en existencia? Para obtener lo anterior necesitamos realizar lo que se denomina una toma física del inventario. Es decir, debemos contar físicamente cada artículo en inventario para elaborar una lista y costearlo de forma adecuada, es decir, obtener de las facturas de compra el costo de cada uno de los artículos, así como el total de cada tipo de los mismos. Se suman todos y ese resultado será el costo del inventario físico de las existencias que tenemos en el almacén. Una vez realizado lo anterior, se calcula el costo de ventas por medio de la siguiente fórmula: Costo de ventas = + = – =

inventario inicial compras netas mercancía disponible para ventas inventario Ånal costo de ventas

Aplicando esta fórmula obtendremos la cifra del costo de ventas, la cual será utilizada en el estado de resultados para calcular la utilidad bruta. En la fórmula del Costo de ventas aparece el concepto Compras netas. ¿Qué son las compras netas? Recordará que al momento de comprar mercancía, en algunas ocasiones tuvimos que devolver una parte porque no era la solicitada, o requerir una boniÅcación porque la mercancía había llegado un tanto dañada, y/o al momento de hacer el pago aprovechamos el descuento por pronto pago (ya quedó señalado que nos convendrá siempre aprovechar esos descuentos). Entonces, ¿cuánto representaron, al Ånal de todo esto, nuestras compras? Ese es el concepto de compras netas, y se calcula como se indica a continuación: Compras netas = – – – + =

compras brutas devoluciones sobre compras boniÅcaciones sobre compras descuentos sobre compras f letes sobre compras compras netas

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Con este cálculo tenemos entonces las compras netas que utilizaremos para determinar el costo de ventas. Esta fórmula y la anterior fundamentan la razón de por qué debemos registrar en el inventario periódico, por separado, cada concepto en su cuenta precisamente con esos nombres. En el sistema de inventarios perpetuo no hace falta calcular el costo de ventas y el inventario Ånal porque al momento de la compra, devolución, boniÅcación y pago de Æetes sobre compras afectamos directamente la cuenta de Inventarios, y entonces esa cuenta queda “perpetuamente” actualizada. Lo mismo sucede con el costo de ventas. Al momento de cada venta se calcula y registra el costo de ventas de esa transacción manteniéndola actualizada. ¿Puede notar la diferencia entre ambos sistemas? Entonces, ¿cuál debe utilizar? Esto depende del tipo de empresa que se maneje. Si la operación de ésta representa vender numerosos artículos mediante muchos movimientos de ventas, entonces se recomienda utilizar el inventario periódico, pero el avance de los sistemas computarizados en el control de los inventarios ha signiÅcado que ahora, sin importar su volumen de operación, todas las empresas puedan mantener el inventario utilizando el sistema perpetuo, ya que al momento de efectuar la venta y deslizar el artículo en el escáner, el sistema computarizado realiza el cálculo del costo de ventas, lo acumula con las ventas anteriores y descuenta del inventario físico la entrega del artículo al cliente, manteniendo de esta forma actualizados los registros. Entonces, cualquier empresa podrá utilizar el sistema de inventarios perpetuo. Independientemente del sistema de control que se utilice, siempre será recomendable realizar el inventario físico, ya que por errores u omisiones administrativas, la existencia de artículos que se tiene registrada en libros pudiese variar al compararla con la existencia física en los almacenes. Además, existe un factor muy importante del cual habrá que tener cuidado, como es el robo de mercancía por parte de clientes, proveedores o inclusive de algunos empleados. Esto se descubre sólo al realizar la toma física de inventarios y compararla con la existencia en libros que se suponía debía haber. Si resultan diferencias importantes, deberán tomarse medidas inmediatas, ya que esto puede representar un serio quebranto para la empresa. Existe también un cálculo de ventas netas que, al igual que con las compras, al momento de vender algún cliente podría solicitar una devolución o una boniÅcación, o aprovechar el descuento por pronto pago que le ofrecemos. Entonces la pregunta es: ¿cuáles fueron las ventas Ånales? Esto se calcula de la manera que se indica enseguida.

Capítulo 9

Ventas netas

= – – – =


ventas brutas devoluciones sobre ventas descuentos sobre ventas boniÅcaciones sobre ventas ventas netas

Este concepto se utiliza para elaborar el estado de resultados, en el cual aparecerá del modo siguiente: Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de resultados del mes de enero de 2011 Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta

XXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

Como vimos en el capítulo 5 sobre el tema de los estados Ånancieros, el estado de resultados servirá para mostrar al inversionista la actividad que la empresa registró durante un periodo especíÅco y se deberán presentar los importes de cada uno de los componentes de las Ventas netas y del Costo de ventas.

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RESUMEN En este capítulo se habla de uno de los activos de mayor importancia: el inventario y su manejo. Los inventarios se mantienen en la empresa para producir o comercializar los productos Ånales que serán entregados a los clientes. La empresa comercial, aquella que compra y vende los artículos sin realizarles ninguna modiÅcación, sólo manejará inventarios de artículos para la venta. La empresa de transformación, aquella que a partir de la materia prima elabora un artículo diferente, manejará tres tipos de inventarios: inventario de materia prima, inventario de productos en proceso e inventario de producto terminado. Los sistemas de control de inventarios que se contemplan en este capítulo aplican para todos ellos, es decir, se podrán controlar ya sea con un sistema de inventarios perpetuo o periódico. El sistema de inventarios perpetuo tratará de mantener siempre actualizadas las cuentas de Inventario y de Costo de ventas. Para ello, toda transacción que implique manejo de inventarios actualizará esta cuenta. Además, al momento de una venta actualizará la cuenta de Inventarios al mismo tiempo que la de Costo de ventas. El sistema de inventarios periódico, por su parte, registrará en cuentas por separado cada transacción que afecte el inventario sin alterar el saldo de Inventarios sino hasta el Ånal del periodo, cuando se realiza un inventario físico para calcular el costo de la mercancía entregada al momento de las ventas, o el Costo de ventas.

Capítulo 9


Términos clave • BoniÅcación sobre ventas • Inventario de materia prima • Inventario de mercancía • Inventario de producción en proceso • Inventario de producto terminado • Inventarios justo a tiempo • Libre a bordo punto-destino • Sistema de control de inventarios perpetuo • Sistema de control de inventarios periódico • Toma física del inventario

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EJERCICIOS 1. Determine qué sistema de control de inventarios utilizará su empresa y realice transacciones de compra, devoluciones, descuentos y boniÅcaciones sobre compras. Después efectúe transacciones de venta, devoluciones y descuentos sobre ventas, incluyendo en cada una el cálculo y el registro del IVA. 2. Simule una toma física de inventario y calcule el costo de ventas. 3. Elabore el estado de resultados mostrando los conceptos de ventas netas y costo de ventas. 4. Realice lo anterior sobre el otro sistema de control de inventarios. Es decir, si utiliza inventario perpetuo, realice el inventario periódico, y viceversa.

Capítulo 10


Control y administración de los activos fijos o activos a largo plazo

1. Entender y manejar el concepto de activos fijos o activos a largo plazo. 2. Conocer y manejar los tres principales métodos de depreciación de activos fijos. 3. Entender y registrar contablemente los movimientos de adquisición, depreciación, disposición y retiro de los activos fijos. 4. Conocer la reglamentación contable del manejo de los activos a largo plazo.

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Control y administración de los activos a largo plazo Ahora abordaremos el estudio de uno de los activos más importantes que la empresa maneja: los activos a largo plazo, también conocidos como activos Åjos. Este tipo de recursos se adquieren para ser utilizados durante un periodo mayor de un año o mayor a un ciclo de operación de la empresa, y le proporcionan la infraestructura necesaria para funcionar de forma adecuada en su giro normal. En este rubro de activos se encuentran los siguientes. • Equipo de oÅcina. • Equipo de transporte. • Equipo de cómputo. • Herramientas. • Troqueles. • EdiÅcios. • Terrenos, etcétera. Estos activos se compran para que, activamente, generen flujos de efectivo por medio de la elaboración y/o venta de los productos o servicios que constituyen el giro principal de la empresa. Todo activo es adquirido para que genere estos f lujos de efectivo. No debe existir un activo “inactivo”. Si tal fuera el caso, entonces lo mejor será deshacernos de éste (vendiéndolo, donándolo, regalándolo, etc.). Como resultado, se le retira de la empresa y se registra su baja en los libros contables. En el momento en que un activo genera su correspondiente ingreso, sufre un “desgaste”, el cual también deberá ser registrado en la contabilidad como un gasto. El deterioro que resiente todo activo Åjo se denomina depreciación. La excepción a esta regla son los activos Åjos denominados Terrenos. Éstos no se deprecian; por el contrario, la mayoría de las veces ganan valor con el tiempo. El registro de la compra de un activo Åjo, suponiendo que adquirimos maquinaria y equipo por $5,000.00 pagando $450 en efectivo y el resto con un documento, se muestra a continuación.

Capítulo 10



Cargo Maquinaria y equipo IVA por acreditar IVA acreditable

Abono $5,000.00 738.00 62.00 Efectivo Documentos por pagar

$450.00 4,550.00

Compra de maquinaria y equipo por un valor de $5,000.00, pagando $450.00 en efectivo y firmando un documento por el resto.

Se realiza un cargo a la cuenta Maquinaria y equipo por el importe total de la compra, y se abona tanto a las cuentas Efectivo, por el enganche que entregamos al proveedor en efectivo, como a Documentos por pagar, por el saldo que pagaremos en un futuro próximo. Observe que, en este caso, estamos pagando en efectivo sólo una parte del valor del activo, en lo que generalmente se conoce como enganche o pago inicial, mientras que la diferencia será cubierta con pagos posteriores. Cubrir el saldo en forma diferida en el tiempo obedece a una estrategia Ånanciera, mencionada antes, que consiste en aprovechar al máximo todo Ånanciamiento que los proveedores nos ofrezcan. De esta forma estamos utilizando recursos ajenos a la empresa, y ello proporcionará “apalancamiento” a nuestro capital contable. Seguramente que por el hecho de diferir el pago para realizarlo dentro de algún tiempo el proveedor cargará algún costo Ånanciero. Recuerde lo comentado en el capítulo sobre cuentas por cobrar (y que se repite en el capítulo de cuentas por pagar). La pregunta básica para aceptar dicho costo Ånanciero es: ¿Qué haremos con el efectivo en caso de que no paguemos de inmediato al proveedor del equipo? Es seguro que lo utilizaremos para comprar más maquinaria o materia prima, o para cubrir otros gastos, o inclusive, aunque no es recomendable, para pagar de forma anticipada algún pasivo. Es decir, lo utilizaremos como Ånanciamiento “interno” para nuestra empresa, y tendremos más recursos para manejar dinero en efectivo, que utilizaremos en algún otro activo. Por su parte, el equipo recién adquirido, una vez puesto en operación, como lo señalamos al inicio de este capítulo, empezará a generar su propio flujo de efectivo y proporcionará recursos para efectuar los pagos correspondientes derivados de su compra, en lo que se ha expresado en este libro como “Todo activo tiene que pagarse a sí mismo”, es decir, el valor de todo activo debe ser cubierto con los propios ingresos que genere ese activo por su operación. Algunos activos se adquieren con la aportación inicial de los accionistas y/o con los pasivos contraídos durante la apertura de la entidad, y a largo plazo se espera que recuperen su costo, incluidos los intereses cargados por

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algún Ånanciamiento, a través de generar ingresos suÅcientes como resultado de su operación. Esto es sólo cuestión de razonamiento. Nadie pagaría por la adquisición de un activo un valor superior de lo que se esperaría generar con su uso; si así lo hiciera, estaría resintiendo una pérdida al no recobrar totalmente el valor pagado. En Ånanzas, este concepto (que el activo se pague a sí mismo) se conoce como valor presente neto (VPN), y es un indicador de cuándo conviene comprar un activo. El método consiste en calcular el costo total del activo, que estará conformado por: a) El valor-factura del activo (en cuánto lo cotizó el proveedor), más b) Todos los costos y gastos hasta tener el activo operando a su capacidad plena, entre los cuales se incluyen: • Traslado. • Obra gris (construcción, o remozamiento, del lugar donde se instalará el nuevo equipo). • Obra hidráulica y eléctrica. • Instalación. • Pruebas y arranque (set-up). • Materia prima empleada (seguramente desperdiciada) durante el arranque y pruebas. • Combustibles, lubricantes y energía eléctrica. • Tiempo de los ejecutivos y operarios encargados de la “puesta a punto” del equipo. • Impuestos, derechos y gastos de aduanas. • Refacciones que el proveedor recomienda mantener en inventario por alguna falla mayor del equipo. Además de que no es recomendable pagar un valor mayor a los f lujos de efectivo que se espera obtener de ese activo, éste deberá pagarse con sus propios f lujos de efectivo. La estrategia Ånanciera será cubrir entonces el enganche con recursos de la empresa, y después realizar pagos parciales con el f lujo de efectivo que genere ese activo durante su operación, para lo cual debemos “sincronizar” los f lujos provenientes de su funcionamiento con las fechas de los pagos parciales que realizaremos sobre su valor.

Capítulo 10


Los Æujos de efectivo que genere el activo en el futuro se calculan a su valor presente, se dividen entre (1 + i)n, donde i es la tasa de interés y n es el año en que se genera ese Æujo, y la suma se compara con el costo total calculado antes. Si el resultado arroja que los Æujos son mayores que el costo, entonces se adquirirá el activo. Como se mencionó antes, el uso de los activos ocasiona su “desgaste”, al cual se le llama depreciación y se calcula como se explica a continuación.

Métodos de depreciación Para el cálculo de la depreciación se utilizan diferentes métodos. Entre los más usuales están los siguientes. • Método de depreciación en línea recta. • Método de unidades producidas. • Método de doble saldo decreciente. • Método de suma de los dígitos de los años. Todos estos enfoques tratan de asignar una parte del costo del activo Åjo a los ingresos generados por su uso y, como establecen los principios básicos, debe existir una correspondencia entre los ingresos generados en un periodo con los costos y gastos incurridos en el mismo. Para calcular la depreciación, independientemente del método que se utilice, se debe determinar primero el “valor a depreciar” de la siguiente manera. Costo de adquisición – Valor de recuperación estimado El costo de adquisición está conformado por: a) El valor factura del activo, es decir, el valor de su compra con el proveedor, más b) Todos los costos y gastos necesarios en que se incurra hasta tener el activo operando a la capacidad especiÅcada por el fabricante. Entre estos costos y gastos podemos mencionar los siguientes: • Gasto del transporte del activo. • Gasto de instalación. • Pago de impuestos y derechos, como derechos de importación, tarifas aduaneras, etcétera.

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• Gasto de las adecuaciones a las instalaciones para la operación del activo. • Gasto de la capacitación de los futuros operadores y mecánicos encargados de su mantenimiento. • Gasto de materia prima y mano de obra utilizadas durante los periodos de prueba y arranque del equipo. • Tiempo utilizado por personal de la empresa para la evaluación, selección y compra del activo Åjo. Estos conceptos se deben “capitalizar” (sumar) en el valor total del activo, es decir, se acumulan, y el resultado se presenta en el balance general dentro del activo Åjo o activos a largo plazo. Para el cálculo de la depreciación, una vez obtenido el valor total del activo, se le resta el valor de recuperación estimado, el cual es el monto que se espera obtener una vez utilizado el equipo, considerando que éste se pretende desechar después de agotada su vida útil. Este valor se puede obtener del mismo proveedor del equipo, y también se calcula utilizando métodos actuariales, o simplemente realizando una aproximación de cuál será el valor del activo Åjo una vez que se haya utilizado. Se entiende por vida útil del activo, el número de periodos durante los cuales éste opera bajo condiciones normales sin necesidad de reparaciones mayores, sólo con el mantenimiento recomendado por el fabricante. En algunas ocasiones una reparación mayor (aquella que modiÅque la vida útil estimada originalmente), se deberá capitalizar e incluir en la depreciación. El gasto por mantenimiento preventivo se registra como un gasto de operación y no debe capitalizarse al valor del activo. Con estos tres valores ya obtenidos —el valor a depreciar, el valor de recuperación y la vida útil—, procedemos a calcular el monto de la depreciación para el periodo que se esté contabilizando. Dependiendo de las políticas de la empresa, utilizaremos alguno de los métodos de depreciación antes mencionados, los cuales se pueden clasiÅcar en dos grupos: métodos de depreciación por el paso del tiempo y métodos de depreciación por la actividad realizada.

Métodos de depreciación por el paso del tiempo Método de depreciación en línea recta. Este enfoque asume que, por el paso del tiempo, el activo Åjo pierde parte de su valor y, por tanto, el valor que se pierde en ese periodo contable deberá confrontarse con los ingresos generados en el mismo periodo.

Capítulo 10


Para calcular el monto a depreciar en el periodo, se divide el valor a depreciar entre los años de vida útil del activo. Gasto por depreciación = (costo de adquisición – valor de recuperación) ÷ años de vida útil. Suponiendo los siguientes datos: Costo de adquisición: $32,000 Valor de recuperación: $2,000 Vida útil: 5 años. El gasto por depreciación se calcula como sigue: Gasto por depreciación = ($32,000 – $2,000)/5 años = $6,000 Este cálculo es el gasto por depreciación anual. Como se debe calcular en forma mensual, el monto se divide entre 12 meses, lo cual da como resultado: Gasto por depreciación mensual = $6,000/12 meses = $500 Su registro contable es el siguiente: Fecha Enero 12, 2011

Cargo Gastos generales Depreciación

Abono $500 Depreciación acumulada

$500

Registro del gasto por depreciación del periodo.

Observe que el abono se registra en la cuenta Depreciación acumulada, la cual es una contracuenta de activo, es decir, una cuenta que se presenta en el balance general dentro de los activos Åjos. La presentación dentro del balance general es la siguiente. Maquinaria y equipo Menos depreciación acumulada Valor neto de maquinaria y equipo

$32,000 500 $31,500

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El valor que muestra la cuenta de Maquinaria y equipo no es afectada con el registro de la depreciación, y por eso se utiliza la cuenta Depreciación acumulada. Esto tiene dos propósitos: presentar el valor original de compra del activo, el monto en que se ha depreciado y su valor neto. Con estas cifras, el lector del balance general podrá concluir cuál fue el costo histórico del activo, cuánto se ha depreciado y cuál es su valor remanente. El monto a depreciar en cada uno de los siguientes meses de vida útil del activo será por la misma cantidad, de ahí el nombre del método.

Gasto por depreciación $7,000.00 6,000.00 5,000.00 4,000.00 3,000.00 2,000.00 1,000.00 0

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4

6

En cada periodo (año) el gasto por depreciación será igual, y como la gráÅca lo muestra, es una línea recta en el tiempo.

Métodos de depreciación acelerada Los dos siguientes métodos de depreciación —doble saldo decreciente y suma de los dígitos de los años— se denominan métodos de depreciación acelerada. Asumen que el activo pierde valor en el tiempo, pero que la pérdida es mayor al inicio de su vida útil, que al Ånal de la misma; por tanto, asignan una cantidad mayor en los primeros periodos y después el gasto disminuye.

Doble saldo decreciente El método de doble saldo decreciente asigna el doble del factor de depreciación que hubiera resultado de utilizar el método de línea recta. Veamos cómo se calcula. Si utilizáramos el método de línea recta a cinco años como en el caso anterior, estaríamos depreciando 20% por año. Este es el factor de depreciación.

Capítulo 10


El método de doble saldo decreciente utilizará el doble de este factor, es decir, 40%, sobre el valor a depreciar. Si se toman los datos del ejemplo anterior (costo = $32,000; valor de rescate = $2,000; vida útil = 5 años), realizamos el cálculo para cada uno de los cinco años de vida útil del activo como se muestra a continuación. Valor a depreciar

Año

Gasto por depreciación

Factor

Remanente a depreciar

1

$30,000

40%

$12,000

$18,000

2

18,000

40%

7,200

10,800

3

10,800

40%

4,320

6,480

4

6,480

40%

2,592

3,888

5

3,888

Observe cómo en el primer año, de un valor de $30,000 depreciamos un monto de $12,000, 40% del valor a depreciar, y queda un valor remanente, al Ånal del año, de $18,000 ($30,000 – $12,000). En el segundo año depreciamos sólo $7,200, 40% de $18,000, con un remanente a depreciar al Ånal del segundo año de $10,800. En los siguientes años se realiza el mismo cálculo, y al Ånal del último se registra como gasto por depreciación el saldo remanente, $3,888.

Suma de los dígitos de los años Otro método de depreciación acelerada muy usual es el de la suma de los dígitos de los años. Éste disminuye también una parte importante del valor del activo al inicio de su vida útil. Al tomar los datos de los ejemplos anteriores, obtenemos el factor a depreciar sumando los dígitos de los años, es decir (1 + 2 + 3 + 4 + 5), lo cual representa un valor de 15. El factor a depreciar será entonces el siguiente:

Año

Valor a depreciar

Factor

Gasto por depreciación

1

$30,000

5/15

$10,00

2

$30,000

4/15

8,000

3

$30,000

3/15

6,000

4

$30,000

2/15

4,000

5

$30,000

1/5

2,000

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En este caso no se utiliza el valor remanente, sino el valor original a depreciar. Se recomienda utilizar los métodos de depreciación acelerada cuando los equipos también pierden gran parte de su valor en los primeros años de uso, por ejemplo, el equipo de cómputo, cuyo valor debido a los avances tecnológicos disminuye en forma signiÅcativa en el primer año de uso. En general, se recomienda que el método de depreciación a utilizar vaya acorde con el uso que se le dé a ese activo y, sobre todo, con el ingreso que genere conforme se le utilice para cumplir con el postulado básico de la correcta confrontación de ingresos contra gastos.

Retiro de los activos a largo plazo Cuando un activo a largo plazo ha llegado al Ånal de su vida útil, se retira de la línea de producción para proceder a su remplazo. Suponiendo que desechamos un activo con valor de $5,000.00, registrado en la cuenta de Depreciación acumulada por $5,000.00, y se vende en $10,000 en efectivo, el registro contable para el retiro de ese activo es el siguiente.

Fecha Mayo 18, 2018

Cargo Depreciación acumulada Efectivo

Abono $5,000 10,000 Maquinaria Ingreso por venta de activos

$5,000 10,000

Registro de la venta de un activo a largo plazo.

Si analizamos el registro de la venta del activo, veremos que se cancelan su depreciación acumulada y el activo Maquinaria por la misma cantidad, es decir, el activo tenía un valor en libros de cero o estaba totalmente depreciado; además, se registra el ingreso en efectivo y, dado que el activo ya estaba totalmente depreciado, se anota un ingreso por venta de activos a largo plazo. Se recomienda que cuando un activo esté totalmente depreciado, se retire y se renueve con equipo más reciente. Algunos empresarios consideran que es un beneÅcio seguir utilizando un activo totalmente depreciado, ya que se “ahorran” el costo que representaría renovarlo. Analicemos este razonamiento. Primero, si el activo está totalmente depreciado, entonces la empresa no realiza ya el cargo a resultados del gasto por depreciación. No existe ya

Capítulo 10


ese gasto. Dado que no se registra, la utilidad del ejercicio es mayor. Si esto ocurre, entonces pagaremos más impuestos sobre la utilidad. Por tanto, no gastamos en la renovación del activo, pero lo estamos pagando ahora con más impuestos. Segundo, un activo totalmente depreciado ya llegó al Ånal de su vida útil. En esas circunstancias, seguramente necesitará mucho más gastos por mantenimiento, y no sólo eso, sino que como equipo “antiguo”, se trata de tecnología obsoleta o descontinuada, y resultará difícil conseguir refacciones y mantenimiento para tenerlo en operación. Aun y cuando los consiguiéramos, un costo que nunca se considera por no ser un gasto “desembolsable” resulta del ingreso que dejamos de percibir por la operación de ese activo obsoleto. Perdemos ingresos, porque perdemos ventas de artículos que el equipo “antiguo” ya no alcanzó a producir, o porque no produce ya con las especiÅcaciones de calidad que demandan nuestros clientes, tiene demasiadas interrupciones en su funcionamiento, genera mucho desperdicio de materia prima, o requiere de más mano de obra para su operación, etc. Entonces, lo que considerábamos un “ahorro” por no reponer el activo totalmente depreciado, lo estamos desembolsando en un mayor pago de impuestos, en una menor calidad, cantidad y producción, en un mayor desperdicio de materiales o producto terminado en su operación, o en mayores gastos de operación, etc. Como lo hemos señalado a lo largo del libro, toda decisión en la empresa deberá ser antecedida por un profundo y concienzudo análisis costo-beneÅcio.

Normatividad contable La normatividad contable para los inmuebles, maquinaria y equipo se encuentra en la NIF C-6. Ésta establece normas de valuación, presentación y revelación relativas a esta cuenta de activos a largo plazo, a los cuales denomina Propiedades, planta y equipo o activos Åjos. Las normas presentadas en esta NIF sólo son aplicables a las empresas comerciales e industriales, no a las propiedades, planta y equipo de las industrias extractivas, empresas de servicios públicos, agrícolas, ganaderas y pesqueras, así como instituciones de crédito, seguros u organismos auxiliares. En general la NIF C-6 señala que las propiedades, planta y equipo son bienes tangibles que tienen por objeto: a) El uso o usufructo de los mismos en beneÅcio de la entidad. b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad. c) La prestación de servicios a la entidad, a sus clientes o al público en general.

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“La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad”, como indica la norma referida. Como regla de valuación, se menciona en esta NIF que, con base en los principios de contabilidad, las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipo deberán valuarse al costo de adquisición o al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente. Como se menciona al principio de este capítulo, en el párrafo 44.2 de la NIF C-6 se señala que “el costo de adquisición debe incluir el precio neto pagado sobre la base de efectivo, o su equivalente, más todos los gastos necesarios para tener el activo en un lugar y condiciones apropiadas de operación”. Como “costo de construcción” se deben incluir todos los costos directos e indirectos incurridos, como materiales, mano de obra, planeación, gastos de administración, impuestos y gastos Ånancieros de los préstamos adquiridos especíÅcamente para este activo que se devenguen durante el periodo de la construcción. Se entenderá que este periodo concluye cuando el activo está en condiciones de operar. Si el pago del activo a largo plazo se realiza en moneda extranjera, debe registrarse al tipo de cambio vigente en la fecha en que se haya adquirido.

Normas de valuación de activos a largo plazo • Terrenos. Deben valuarse al costo erogado para adquirir su posesión. • EdiÅcios. Deben valuarse al costo de adquisición o de construcción. • Maquinaria y equipo. Se valúan al costo de adquisición, o manufactura, incluyendo costos de transporte e instalación. También deben incluirse los costos de prueba y arranque del activo hasta tenerlo en operación a su nivel de actividad normal. • Herramientas. Se dividen en herramientas de máquinas y herramientas de mano. Las primeras deben controlarse en forma similar a lo mencionado en maquinaria y equipo. Las segundas se controlarán en forma conjunta y, con base en un inventario periódico, se repondrán registrando la compra como gasto de operación. • Moldes. Dependiendo de su uso, si éstos se utilizan con frecuencia y su vida útil es a largo plazo, se controlarán como equipo. Si su vida útil es a corto plazo, o se utilizan para pedidos especiales, deben cargarse al costo de la orden de producción generada.

Capítulo 10


• Adaptaciones y mejoras. Son desembolsos que tienen por objeto prolongar la vida útil del activo al cual se aplican. Deben capitalizarse al valor del activo, y depreciarse en consecuencia. • Reconstrucciones. Son adaptaciones tan completas que representan en realidad un nuevo activo. Si éste fuera el caso, se deberá dar de alta como un nuevo activo, y dar de baja el original. • Reparaciones. Si prolongan la vida útil del activo, deberán manejarse como “adaptaciones y mejoras”; si no la modiÅcan, deberán manejarse como un gasto de operación.

Retiro de activos a largo plazo En el caso de que un activo a largo plazo sea retirado, deberá abonarse su costo a la cuenta respectiva y cancelar su depreciación acumulada. De existir una utilidad, o pérdida, se reporta en los resultados del periodo.

Normas de presentación Los activos a largo plazo se presentan en el balance general después del activo circulante, deduciendo el importe de la depreciación acumulada y por grupos de activos similares. La integración de los diferentes conceptos que constituyen el grupo de activos a largo plazo puede presentarse por separado en una nota a los estados Ånancieros. Los métodos y tasas aplicados en la depreciación de los principales grupos de activos se también señalan en las notas a los estados Ånancieros.

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RESUMEN En este capítulo se presenta el manejo contable que debe realizarse sobre los activos a largo plazo, es decir, aquellos que serán utilizados por la empresa durante varios periodos contables. La compra del activo se registra como un cargo en Activos y un abono en Efectivo o en Cuentas por pagar, según corresponda a la forma en que haya sido cubierto el importe de dicho activo. Se recomienda la compra de activos a largo plazo con pasivos a largo plazo, y sincronizar los f lujos de efectivo que generará el activo con los pagos que se realicen por su adquisición. Se estableció que “Todo activo se debe pagar a sí mismo”, y “No debe pagarse más por un activo que la suma de los f lujos de efectivo que generará durante su vida útil”. Conforme un activo a largo plazo genera f lujos de efectivo mediante su operación normal, sufrirá un desgaste que se llama depreciación. Existen varios métodos para el cálculo de la depreciación de un activo Åjo o a largo plazo. En este capítulo se presentan tres de los más utilizados: el método de depreciación en línea recta, el método del doble saldo decreciente y el método de la suma de los dígitos de los años. Estos dos últimos se denominan métodos de depreciación acelerada, ya que por su mecánica de cálculo, el gasto por depreciación estimado es mayor en los primeros años de operación del activo, y disminuye hacia los últimos años de su funcionamiento. La venta, o disposición, de los activos a largo plazo representa su retiro físico de las instalaciones de la empresa y su registro contable como baja, con lo que se cancela su depreciación y se reconoce la utilidad, o pérdida, que su venta genere.

Capítulo 10


Términos clave • Activo Åjo • Depreciación • Doble saldo decreciente • Enganche • Gasto por depreciación • Suma de los dígitos de los años • Valor presente neto (VPN)

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EJERCICIOS 1. Suponga la adquisición de cinco activos a largo plazo de diferente naturaleza. 2. Registre su compra, incluidos todos los costos y gastos necesarios hasta tenerlos en operación a su nivel de eÅciencia. 3. Determine un enganche para la compra de alguno de estos activos. Adquiera varios de estos activos con pagos diferidos. 4. Calcule su depreciación respectiva para los primeros tres años de operación. 5. Realice el retiro contable de tres de estos activos registrando la utilidad, o pérdida, resultante de cada operación.

Capítulo 11


Pasivos

1. Identificar por qué el manejo de pasivos en la empresa incrementa su rendimiento. 2. Entender el concepto de pasivos, según la NIF C-9. 3. Conocer las reglas de valuación y presentación de pasivos y provisiones. 4. Establecer las características de los pasivos a corto y a largo plazos.

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Pasivos Pasivo es toda obligación que adquiere y debe cubrir la empresa. Puede ser una obligación de dar, hacer o no hacer, e involucra por lo general el uso de efectivo para cumplir estas obligaciones. Existen pasivos a corto plazo (menos de un año o un periodo de operación) o a largo plazo (periodos mayores de un año o un periodo de operación). También se conocen con el concepto deuda a corto o a largo plazo. ¿Por qué una empresa está dispuesta a asumir obligaciones más allá de aquellas que adquiere con sus inversionistas? Usted recordará que al iniciar el negocio los socios aportaron un capital que permitiera adquirir los activos necesarios para su operación. Así que la primera obligación de la empresa es poner a trabajar el capital para retribuir adecuadamente a los socios por las aportaciones que realizaron. Puede resultar sin embargo que este capital no sea suÅciente para la adquisición de todos los activos que requiere la empresa para su operación normal. Es entonces cuando es necesario adquirir más recursos, pero esta vez en forma de préstamos, ya sea con proveedores de bienes y/o servicios a corto plazo, con instituciones que operan en el sistema Ånanciero nacional o internacional, con otras empresas, o inclusive con personas físicas a largo plazo, que estarán dispuestas a proporcionar estos recursos a cambio de un rendimiento para ellas y un costo para la empresa. A este rendimiento se le llama costo de capital, y está representado por la tasa de interés que cobra el banco por dicho préstamo, o el inversionista por sus aportaciones de capital. Así, la entidad adquiere pasivos para comprar más activos o solventar gastos, a Ån de ejercer la función para la cual fue establecida. Entendido el papel que desempeñan los pasivos en el Ånanciamiento de los activos de la empresa, comenzaremos a comprender la ventaja que representa el manejo de este tipo de recursos. Aunque por lo regular hemos escuchado que los pasivos son perniciosos para la empresa, en este libro se les da un tratamiento diferente y se demuestra que, manejados de forma adecuada, son en realidad una ventaja para la entidad que los adquiere. Enseguida comprenderá por qué se aÅrma lo anterior. La ventaja principal de complementar la inversión de los socios con la adquisición de pasivos estriba en que con un menor capital aportado por los socios en la empresa podremos manejar una mayor cantidad de activos, ya que Ånanciaremos los activos adicionales con pasivos. Veamos un ejemplo. Se aportan $30,000 para iniciar el negocio. La empresa adquiere activos por $30,000 y empieza a funcionar. Pero necesita más activos por un monto adicional de $20,000. Existen dos opciones: 1) solicitar aportaciones complementarias a los socios, o 2) conseguir estos activos por medio de un préstamo, o un pasivo, que son recursos que adquiere con la obligación de pagarlos en un plazo determinado a cierta tasa de interés. De esta forma, con un capital proporcionado por los socios de $30,000, se manejarán activos

Capítulo 11

Pasivos

por un total de $50,000. Recuerde que esta información se presenta en el balance general del modo siguiente. Lo que la empresa tiene (Activos), lo tiene porque lo debe (Pasivos) o es suyo (Capital) Ahora bien, ¿cuándo conviene Ånanciar nuevas compras de activos adquiriendo nuevos pasivos? y ¿cuándo conviene pagarlas con nuevas aportaciones de capital de los socios? Veamos las ventajas de Ånanciarnos (adquirir recursos para la empresa) con pasivos o con capital. Establezcamos que, para poder comparar una fuente de Ånanciamiento (capital aportado) con la otra opción (adquirir préstamos o pasivos), necesitamos deÅnir sus ventajas y desventajas. En este caso, la ventaja consiste en el costo que representa una fuente de Ånanciamiento comparada con la otra para seleccionar la de menor costo y mayor beneÅcio para la empresa. ¿Cuál es el costo Ånanciero de estas fuentes de recursos? Costo del capital aportado y/o retenido, es decir, el costo del capital aportado por los socios y, una vez que se hubieran generado utilidades de las Utilidades retenidas por la empresa (este último concepto se explica en el capítulo sobre capital), estará representado por el rendimiento que los socios o accionistas esperan recibir al Ånal del periodo contable, el cual fue previamente acordado y éstos aceptaron decidiendo aportar en esa empresa. Esta expectativa de rendimiento será, por lo general, mayor a la que paguen las instituciones Ånancieras en instrumentos de inversión. De otra manera, los socios preferirían depositar su dinero en la institución bancaria que invertirlo en la empresa. Ubiquémonos en el lugar de los inversionistas cuando se les invita a contribuir con capital para Ånanciar la empresa que inicia. Para que decidan aportar su dinero en la empresa, ésta deberá ofrecer un rendimiento adecuado. Los socios lo comparan con otras alternativas de inversión, y selección la que les parezca apropiada, según el dinero invertido y el riesgo que represente esta inversión. A esto se le llama tasa de rendimiento mínimo aceptable (TREMA). Cada persona o institución tiene su propia TREMA. Es decir, cada inversionista tendrá una expectativa de rendimiento sobre su capital con base en el riesgo que esté dispuesto a afrontar. Si le parece adecuado el rendimiento que ofrece la nueva empresa, entonces decidirá aportar el capital solicitado. Se dice que se establece un equilibrio entre el rendimiento ofrecido por la empresa y el rendimiento esperado por el inversionista. Éste será entonces

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el costo del capital aportado, o retenido. Recuerde que los inversionistas esperan que de toda utilidad que se obtenga, se les retribuya un porcentaje, según lo establecido al momento de participar en la empresa, lo cual se llama dividendos. A mayor utilidad, más recursos solicitarán los accionistas. Esto se estableció desde el capítulo 1, en el que se habla del rendimiento esperado por los socios. Revise cómo se calcula este porcentaje. La TREMA la Åjan los inversionistas a partir de la tasa libre de riesgo que paga el gobierno federal sobre los bonos que emite para Ånanciar diferentes proyectos. En México se conocen como CertiÅcados de la Tesorería de la Federación (Cetes), y son bonos que el inversionista compra en las casas de bolsa y de los cuales recibirá una cierta tasa de rendimiento por haber prestado su dinero. La tasa que paga dicho instrumento varía con el tiempo, y la establece el Banco de México dependiendo de las condiciones económicas que imperen en el país. A esta tasa de cetes el inversionista le agregará algunos puntos porcentuales por el riesgo que representa el negocio en el cual desea invertir, y este resultado se convierte en su TREMA. Es decir, estará dispuesto a invertir en un determinado negocio siempre y cuando le pague el rendimiento que espera. En la actualidad, una TREMA promedio estará entre 30 y 40%. Este será entonces el costo del capital aportado para la empresa que utilizará más recursos. Los pagos realizados al capital, que hemos llamado dividendos, provienen de las utilidades que obtenga la entidad. Costo del pasivo. El costo del pasivo está representado por la tasa de interés que cobra la institución Ånanciera, o cualquiera que sea la fuente de Ånanciamiento que proporciona el crédito. Esta tasa se pacta al momento de negociar el crédito, así como la forma de pagarlo, sus intereses y algunas otras condicionantes que solicitará la institución bancaria. Los pagos de intereses sobre los préstamos adquiridos se consideran un gasto Ånanciero, y se deducirán de los ingresos por ventas al momento de calcular la utilidad del periodo contable; se presentan en el estado de resultados. El cálculo de los intereses se realiza sobre el monto del préstamo adquirido. Los intereses pagados sobre los préstamos adquiridos con instituciones bancarias son “deducibles” para el cálculo del Impuesto sobre la Renta. Por tanto, el costo real del préstamo resulta de multiplicar la tasa nominal que establece el banco por el factor 1 – la tasa de impuesto que paga la empresa. Suponiendo que el préstamo tuviera un costo de 24% en el banco, y que la empresa tuviera una tasa de impuestos de 30%, el costo real del préstamo será de 24% (1 – 30%), es decir, 16.8%. Para seleccionar cuál de las dos opciones conviene más, comparamos los costos de cada una, y la de menor costo Ånanciero será la más conveniente. Los costos de las dos alternativas de Ånanciamiento establecidas para la empresa y que se utilizarán para Ånanciar nuevas compras de activo son: • Préstamo bancario. Con base en el ejemplo anterior, de 16.8%.

Capítulo 11

Pasivos

• Aportaciones de capital o utilidades retenidas, 35%. Al comparar los costos Ånancieros, notamos que el Ånanciamiento por préstamo bancario es más barato, pues tiene una tasa de interés menor. Hay que tener cuidado cuando contrastemos tasas de interés para determinar la diferencia. Ésta no es una diferencia aritmética, sino el porcentaje de una sobre la otra. El error consiste en determinar que “lo que nos cobra de más una tasa sobre otra es 35% – 16.8%, es decir, 18.2%”. No es así. El porcentaje que pagamos de más es una tasa de interés de 108.33%, calculado como: 35% – 1 = 108.33% 16.8% ¡Un poco más del doble! No es el 18.2% que se obtiene al realizar en forma errónea estos cálculos y obtener sólo la diferencia de una tasa comparada con la otra. Cabe señalar que las cifras utilizadas en este ejemplo son sólo explicativas. Si desea realizar estos cálculos en la realidad, deberá actualizar las tasas de interés con alguna institución Ånanciera. Aunque los datos empleados hasta ahora son “supuestos”, en general la diferencia entre las tasas del pasivo y el capital tienen la relación presentada en el ejemplo, es decir, la tasa de capital siempre será mayor que la que cobre un banco por un préstamo. ¿Por qué? Porque ya mencionamos que existe un factor de riesgo que el inversionista agrega a su tasa libre de riesgo, y esto ocasiona que el costo del capital sea siempre superior a la tasa que cobran los bancos.

La palanca Ånanciera Suponga que una empresa tiene la siguiente estructura de capital, es decir, la proporción de deuda y capital con que Ånancia sus activos al iniciar sus operaciones. 120 $100

$100

Activos

Capital

100 80 60 40 20 0

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Cuando una empresa inicia operaciones, lo hace por lo general Ånanciando todos sus activos exclusivamente con capital. ¿Por qué? Por el riesgo que representa el nuevo negocio, y la incertidumbre que se tiene respecto de su futuro. Pudiera ser que no resultara como se esperaba y, entonces, si lo Ånanciamos con pasivos, no tendríamos dinero para pagar estos préstamos. Lo más conveniente es Ånanciar el inicio de las operaciones con capital. Si no resulta, sólo se perderá el capital aportado y no se tendrá la obligación de pagar ningún préstamo. Suponga que nuestra empresa ejemplo obtiene durante el primer año de operaciones ventas por $100 y una utilidad de $15. ¿Cuál es el rendimiento sobre el capital invertido (ROE) que obtuvo en su primer año de operaciones? ROE

= utilidad / inversión

ROE

= $15 / $100

ROE

= 15%

En su segundo año de operación, y después del buen resultado del primer año, la empresa decide solicitar Ånanciamiento para retirar un poco del capital invertido. Digamos que solicita un préstamo de $50 para tener un Ånanciamiento de 50% de capital y 50% de pasivo. Las operaciones de ventas, costos y gastos permanecen igual que en el año anterior, es decir, vende $100 y gana $15 de utilidad. La estructura Ånanciera de la empresa es ahora la siguiente:

120 100 80 60

$50 $100

40 $50 20 0 Activos

Pasivo + Capital

Capítulo 11

Pasivos

¿Cuál es el rendimiento sobre el capital invertido? ROE

= utilidad /capital

ROE

= $15 / $50

ROE

= 30%

¿Qué sucedió? ¿Por qué se duplicó el rendimiento al Ånanciar 50% de los activos con un préstamo? Razonémoslo así: si el capital se redujo 50%, los ingresos, costos y gastos permanecieron igual que en el periodo anterior, y por tanto se obtuvo la misma utilidad; entonces, el rendimiento sobre el capital invertido se duplicó. Por supuesto que falta considerar los intereses a pagar por el préstamo. Suponga que se cubriera 16.8% de tasa de interés anual. Entonces pagaríamos 1.4% (16.8 /12) de interés por mes, es decir, $0.70 mensuales ($50 * 0.168 /12). Si deducimos esto de la utilidad, resulta una utilidad disponible para los inversionistas de $15 – $0.70 = $14.3, después de gastos Ånancieros. Esto genera un rendimiento neto de 28.6% ($14.3 / $50) que sigue siendo mucho mayor que el 15% que redituaba la inversión antes de Ånanciar 50% con pasivos. En Ånanzas este concepto se llama palanca Ånanciera, y es muy similar al concepto de “palanca” utilizado en las clases de física elemental. Recordará que en esa materia el concepto signiÅca que “con menor fuerza se logra levantar un peso mayor si se usa una palanca del tamaño adecuado”. En Ånanzas sucede lo mismo: con un apalancamiento adecuado (uso de pasivos), el rendimiento de la empresa será mayor que si no lo usáramos. Por eso se dice que una empresa que tiene pasivos está apalancada. Pero entonces, ¿por qué no todas las empresas usan los pasivos? O, ¿por qué no utilizan más pasivos de los que tienen actualmente si esto incrementa el rendimiento sobre la inversión? Esto se debe al factor riesgo, el cual se deÅne como la probabilidad de que el resultado real de un evento sea diferente del esperado. ¿Qué podría resultar mal si adquirimos pasivos para Ånanciar la empresa? Una diferencia entre Ånanciar una inversión con pasivos o con capital estriba en que el pago de los intereses que exige el banco son siempre ciertos, en monto y fecha determinados. De no realizarse este pago, y algunas veces también de capital, el banco procederá a cobrarnos la totalidad del préstamo aun antes de que venza el plazo convenido para el total de la deuda. Esto difiere del capital, en que los pagos a los socios no son a una fecha y monto determinados, pues éstos pueden esperar a que haya recursos suÅcientes para que se les paguen sus dividendos, y mientras no haya ningún pago disponible, ellos no ejercerán ninguna presión para que se realicen. Esto puede suceder si se usan pasivos. Es decir, si las ventas de la empresa, y por tanto, su utilidad no son lo suÅcientemente altas como se planeaba, no se tendrá dinero para pagar los intereses, y entonces se estará en riesgo

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de perder la empresa porque el banco pretenderá liquidarla para cobrar sus intereses y las deudas contraídas. Algunos empresarios o gerentes no dispuestos a afrontar riesgos, deciden no Ånanciarse con pasivos precisamente por este riesgo: que las ventas se reduzcan y no logren obtener los ingresos necesarios para pagar la deuda y sus intereses. Pero, un momento: si el riesgo es que las ventas se reduzcan, entonces no es un problema Ånanciero, sino del departamento de ventas, y no tiene nada que ver con la forma en que se esté Ånanciando la empresa. A los clientes no les interesa saber si la empresa tiene deudas o no. Ellos vienen por el bien o servicio que se les ofrece, sin importarles que la empresa esté apalancada. Entonces, su estructura de Ånanciamiento actual no tiene nada que ver con el problema de ventas, el cual puede tener múltiples explicaciones, como un bien o servicio de mala calidad, un precio demasiado alto, la llegada o fortalecimiento de la competencia, la presencia de bienes o servicios sustitutos, etc. Así que corresponde a la empresa, a través de las áreas de ventas y/o mercadotecnia, realizar los estudios necesarios para detectar la razón de la disminución de las ventas. Insistimos, todos los problemas mencionados no tienen nada que ver con la forma en que se está Ånanciando la empresa. Por eso se enfatiza tanto en que las ventas es el factor más importante, ya que todos los f lujos de efectivo para cubrir los costos y gastos, incluidos los gastos Ånancieros, provienen de los ingresos por ventas o por servicios. ¿Por qué se ha relacionado la caída de las ventas con la estructura Ånanciera y el manejo de los pasivos? No se sabe. Se ha manejado así quizá por “costumbre”. Además, si las ventas se reducen más allá de lo que se tiene planeado, la empresa tendrá no sólo problemas Ånancieros, sino de todo tipo. Otro riesgo que conlleva la adquisición de pasivos consiste en que los activos que se planeaba comprar con los recursos provenientes del préstamo no se adquieran, es decir, que se distraigan y se “gasten” en otros rubros que no sean activos que produzcan los ingresos esperados. Esto, obviamente, no generará los flujos de efectivo necesarios para pagar los intereses y el principal de la deuda, lo que acarreará problemas Ånancieros. El préstamo deberá invertirse en lo que se tiene planeado y evitar “gastarlo” en algo diferente. No hay que tener miedo a los préstamos. Éstos no son el problema, sino dejar de pagarlos. Recuerde que se dijo en el capítulo sobre activos Åjos que todo activo se debe pagar a sí mismo, es decir, debe generar los recursos suÅcientes para cubrir su costo de adquisición, incluidos los intereses que cause la transacción.

Capítulo 11

Pasivos

Pasivos a corto plazo Más adelante, en la sección de normatividad contable sobre pasivos, se menciona que existen pasivos a corto y a largo plazos. Los primeros son aquellos que se deben pagar en un plazo menor de un año, y los segundos son aquellos que se deben cubrir en un plazo mayor de un año, o a un ciclo de operación de la empresa si éste es mayor de un año. Los pasivos a corto plazo se utilizan para Ånanciar los activos, también a corto plazo, que generarán f lujos de efectivo en un plazo menor de un año. Ejemplos de este tipo de pasivos son las compras de mercancía, los pagos de nómina y los pagos de servicios que utiliza la empresa, como energía eléctrica, teléfono, renta, impuestos, etcétera. Los pasivos a largo plazo se utilizan para Ånanciar activos que producirán f lujos de efectivo a plazos mayores de un año, como la compra de maquinaria, equipo, instalaciones, etcétera. Es muy importante lograr esta sincronización entre los f lujos de entrada por Ånanciamiento y los f lujos de salida que ayudarán a cubrir el pago de estos pasivos. Recuerde que “todo activo se debe pagar a sí mismo”. Pues bien, ahora aplicamos este principio al préstamo con el cual compramos el activo. Si los pagos son a corto plazo, entonces se adquiere un activo a corto plazo, y los f lujos de efectivo que generará este activo ayudarán a cubrir los pagos de intereses y de capital sobre este préstamo. Si los pagos son a largo plazo, el pasivo debe ser acorde con ello, e igualmente adquirimos activos a largo plazo para lograr esta sincronización de los f lujos de efectivo generados por éstos con los f lujos de efectivo pagados por el préstamo a largo plazo. De no hacerlo así, podríamos tener problemas de liquidez, es decir, que una vez que el plazo del crédito venza, no existan los recursos que debió generar el activo adquirido para realizar dichos pagos, y entonces se tengan que distraer otros recursos para cumplir con esta obligación. Por ejemplo, suponga que compramos una computadora (un activo a largo plazo) utilizando una tarjeta de crédito (Ånanciamiento a corto plazo) ¿Qué sucedería en este caso? Que el activo aún no empieza a generar flujos de efectivo (en forma de ahorros de tiempo del proceso de información) cuando hay que realizar el pago de la tarjeta de crédito, ocasionando que la empresa tenga que conseguir recursos adicionales para pagar la compra. Por otra parte, entre los pasivos a corto plazo existen pasivos a corto plazo sin costo, y pasivos a corto plazo con costo. Veamos en qué consisten.

Pasivos a corto plazo sin costo Un ejemplo de este tipo de pasivos son aquellos que proporcionan los proveedores de bienes o servicios que utiliza nuestra empresa. En estos casos (recuerde las condiciones de pago de una cuenta por pagar), el proveedor proporciona la mercancía, o el servicio, y otorga un plazo razonable para

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realizar el pago, o pagos, respectivos. La regla de oro en estas circunstancias consiste en aprovechar al máximo todos los créditos de los proveedores. ¿Por qué? Porque proporcionan recursos para que los utilicemos sin implicar ningún interés. Entonces, ¿por qué no aprovecharlos? Pero antes de decidir cómo pagar a los proveedores, recuerde el análisis costo-beneÅcio que hemos venido mencionando. Suponga que el proveedor proporciona materia prima para elaborar productos con condiciones 2/10; n/30. SigniÅca que ofrece un descuento de 2% sobre el total de la compra si pagamos en 10 días o menos, o que deberemos cubrir el total de la compra en un plazo máximo de 30 días. ¿Qué hacemos? ¿Tomamos el descuento o pagamos hasta los 30 días? La decisión estará sujeta a la posibilidad de que, en vez de pagarle al proveedor, usáramos el dinero en operaciones de la empresa que proporcionen un mejor rendimiento que el que ofrece el proveedor. Si no es así, si no existiera la posibilidad de usar este dinero en alguna operación que proporcione un mejor rendimiento del que reditúa el descuento, entonces debemos pagarlo. Es fácil encontrar esta opción que da un mejor rendimiento: simplemente invertir en la propia empresa y Ånanciar sus operaciones con los recursos facilitados por el proveedor. Lo que antes se conocía con el término “jinetear el dinero”, ahora se conoce como administración correcta del efectivo. Suena mejor, ¿no es así? Siguiendo con el ejemplo, similar al desarrollado en el capítulo sobre cuentas por cobrar, suponga que nuestra empresa tiene un ciclo de ventas de 10 días. Es decir, vendemos la mercancía, en promedio, cada 10 días. Entonces, la mercancía que proporciona el proveedor la venderemos tres veces durante el plazo de pago concedido. Suponga también que nuestras ventas tienen 10% de margen de utilidad calculado sobre el costo; es decir, si la mercancía costó $100, la venderemos en $110. Si la vendemos tres veces, estamos ganando 30% durante los 30 días que nos concede de plazo el proveedor para que le paguemos. Si nos ofrece sólo 2% de descuento por pagarle en 10 días, entonces no conviene saldar la cuenta en esos 10 días y aprovechar los recursos que proporciona tener la mercancía, venderla tres veces en el mes y pagarle a los 30 días. Por supuesto, cada empresa deberá realizar este análisis para determinar si conviene o no aceptar los descuentos por pronto pago. Otra buena recomendación es considerar al proveedor como si fuera un inversionista más en la empresa. ¿Por qué? Porque al igual que el inversionista, proporcionó su capital para que ésta lo manejara. El proveedor aporta su mercancía, o servicios, para que los maneje la empresa y, al igual que el inversionista, espera obtener un beneÅcio de dicha transacción y que se le pague oportunamente. Una vez que le pagamos al proveedor, éste nos proporciona de nuevo más mercancía que le pagaremos en su oportunidad, y con ello tendremos una relación de negocios por muchos años. Así, el proveedor en realidad tiene una inversión permanente con nosotros. Además, si fuera necesario, el proveedor estará más que dispuesto a proporcionar una mayor cantidad de mercancía (a él le conviene, ya que

Capítulo 11

Pasivos

aumentará sus ventas) o, siguiendo con este razonamiento, estará dispuesto a invertir más en nuestra empresa. Los socios “regulares” no siempre tendrán la misma disposición. Es mucho más difícil convencerlos de que inviertan. Necesitamos presentarles todo un proyecto con estudios y análisis diversos para convencerlos; explicarles cuánto necesitamos y en que se utilizará, y cuánto les ofreceremos de rendimiento por esta nueva inversión. Con los proveedores sólo se requiere solicitarles que incrementen la línea de crédito y, si se les cumple en tiempo y forma con los pagos, casi siempre accederán gustosos. Por lo que hace al pago, cúmplase en tiempo y forma con él. No se deben buscar pretextos para no pagar. Algunas empresas recurren a excusas por demás obvias para eludir el pago a los proveedores. Esto no es correcto. Piense que ellos, al igual que la empresa, también necesitan recursos para continuar operando, y que se tiene un compromiso con ellos, adquirido al aceptar las condiciones de pago, y hay que cumplirlo. En los negocios se deben tener reglas de etiqueta, y una de ellas es “no hacer a otros lo que no nos gustaría que nos hicieran a nosotros”. Imagine que sus clientes se atrasaran en sus pagos. Usted tendría problemas Ånancieros fuertes. Si no se cuenta con dinero para pagar a los proveedores, la opción es solicitar un préstamo al banco para cumplir en tiempo y forma con estos compromisos. ¿Qué hacer si el plazo de pago se acerca y no se ha vendido todavía la mercancía? Aquí es donde se utilizan las ofertas, cuyo objetivo es recuperar el costo del inventario para realizar el pago a tiempo. En las ofertas se ofrece un porcentaje de descuento que permita recuperar el costo pagado por la mercancía. En ocasiones el descuento será aún mayor con la Ånalidad de recuperar al menos parte del costo invertido para pagar la deuda con los proveedores, aunque en estos casos signiÅcará utilizar parte del capital para realizar el pago. Es obvio que no se deberá volver a adquirir este tipo de mercancías. Se les denomina “de lento desplazamiento”, porque tardan mucho en venderse. Es claro que lo mejor es tener un alto desplazamiento de la mercancía. Otra ventaja de Ånanciarse con los proveedores radica en que si los consideramos como otros “inversionistas”, ellos no se involucran en el manejo o administración de la empresa. Para ellos es suÅciente con que les paguemos las compras a tiempo, y que les sigamos comprando.

Pasivos a corto plazo con costo Este tipo de pasivos son los que se contraen, por ejemplo, con instituciones Ånancieras que sí tienen un costo Ånanciero en forma de intereses por cuyo uso hay que pagar. El plazo de estos créditos varía desde unos días hasta unos meses. Se les denomina créditos para capital en trabajo, y por lo general se utilizan para la adquisición de inventarios de mercancía, o de materia prima,

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cuando no se tiene un proveedor que los proporcione a crédito, como cuando se compra en el extranjero, o para cumplir obligaciones a corto plazo, por supuesto, como el pago de impuestos o de las prestaciones de nómina, como sucede en los Ånes de año con la gratiÅcación a los empleados, o el pago, en México, de la participación de los trabajadores en las utilidades. El razonamiento para el uso de este tipo de pasivos es también considerar en qué se utilizarán, y buscar obtener un rendimiento mayor a los intereses que cobra la institución Ånanciera con la que adquirimos el crédito. En el caso de la compra de inventarios, la decisión se basa en comparar el beneÅcio que obtendremos por la venta de los artículos ya elaborados contra el costo del Ånanciamiento. Registro de los pasivos a corto plazo. El registro de las transacciones con proveedores, cuando se genera la cuenta por pagar, se revisó en el capítulo 9 sobre inventarios, al cual remitimos al lector interesado para no repetir en esta sección los asientos contables presentados. Registro de los pasivos a largo plazo. Suponga que se consigue un préstamo por $30,000, a 2 años, con una tasa de interés de 15% anual, con pagos mensuales de $4,663. El primer pago consiste de $4,500 de intereses más IVA sobre intereses por $720, y $1,663 de abono a capital. La recepción del préstamo se registra de la siguiente manera:

Fecha Enero 2, 2011

Cargo Efectivo

Abono $30,000 Documentos por pagar

$30,000

Recepción del préstamo otorgado por el Banco de la Ilusión, S.A.


Cargo Gasto por intereses Documentos por pagar IVA acreditable

Abono $4,500 1,663 720 Efectivo

Pago de la primera mensualidad del préstamo otorgado por el Banco de la Ilusión, S.A.

$5,383

Capítulo 11

Pasivos

Cada uno de los pagos realizados se deberá registrar de esta forma, sólo que el pago por intereses se reducirá porque cada mes debemos menos, dado el pago parcial cubierto. En realidad, todos los pasivos con intereses, así como sus respectivos pagos, se deben registrar de la forma antes indicada. El cálculo de los pagos no se incluye por quedar fuera del alcance de este libro.

Normatividad contable de los pasivos La norma de información Ånanciera C-9, denominada “Pasivos, provisiones, activos y pasivos contingentes y compromisos”, establece reglas particulares de valuación, presentación y revelación para las cuentas mencionadas en el título, excepto para los conceptos listados a continuación, que se tratan en otros boletines: • Impuesto Sobre la Renta y Participación de los Trabajadores en las Utilidades. • Obligaciones laborales. • Instrumentos Ånancieros. • Estimaciones para valuación de activos. • Pagos basados en acciones. La C-9 deÅne un pasivo como “las obligaciones presentes de una empresa, consistentes en transferir activos o proporcionar servicios en el futuro como consecuencia de transacciones ya realizadas”. DeÅne una obligación legal como aquella que nace de un contrato o alguna regulación que así lo indique, y una obligación asumida como aquella que se deriva de la actuación de la entidad. A su vez, conceptualiza el pasivo a corto plazo como aquel cuyo cumplimiento se producirá dentro de un año o en el ciclo normal de operaciones de la empresa, y el pasivo a largo plazo como deudas con vencimiento posterior a un año, o a un ciclo normal de operaciones si es mayor de un año. Un pasivo Ånanciero es, por su parte, aquella obligación de entregar efectivo u otro activo Ånanciero, mientras que la tasa de interés efectiva es la tasa anualizada que debe pagarse por el uso del préstamo. Para la C-9, las Cuentas por pagar a proveedores son pasivos que se adquieren por la obtención de bienes y/o servicios ya facturados por el proveedor, en tanto que las obligaciones acumuladas son pasivos adquiridos y utilizados ya por la entidad pero aún no cubiertos en efectivo. Los Anticipos de clientes son cobros anticipados por la entrega de futuros bienes o servicios a otras entidades.

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Las Provisiones, a su vez, son pasivos cuyo vencimiento, o cuantía, es incierto, mientras que un pasivo contingente es una obligación posible cuya ocurrencia o no ocurrencia está sujeta a eventos futuros inciertos, y un activo contingente es un beneÅcio económico posible cuya ocurrencia o no ocurrencia está sujeta a eventos futuros inciertos. Un compromiso, por último, es aquel acuerdo establecido para realizar determinadas acciones en un futuro, las cuales no quedan comprendidas en ninguna de los términos anteriores.

Reglas de valuación de los pasivos El boletín de referencia menciona también que los préstamos obtenidos en efectivo deben valuarse por el importe recibido o utilizado por la entidad. Los pasivos por Proveedores deben reconocerse por el monto recibido y en el momento en que se transÅera la propiedad del bien o servicio de que se trate, y se deben deducir los descuentos comerciales obtenidos en el momento de la transacción. Los pasivos acumulados, por su parte, deben reconocerse con cargo a los resultados una vez que se hayan devengado, y por la estimación más certera que se pudiera hacer sobre dicho concepto. El pasivo dejará de reconocerse una vez que se considere extinto. Se considera extinto cuando ha sido cubierto en efectivo o con bienes o servicios, o el deudor se libera legalmente de él por medios judiciales o directamente con el acreedor.

Reglas de revelación En las notas a los estados Ånancieros se debe revelar la existencia de pasivos en moneda extranjera, así como condiciones relacionadas con el pasivo, como limitaciones a los dividendos, montos mínimos de capital y garantías de los pasivos. En el caso de pasivos a largo plazo, se debe mostrar tanta información como sea necesaria para dejar completamente clara su naturaleza, vencimiento, tasa de interés nominal, tasa de interés efectiva, y garantías y gravámenes respectivos. Con respecto a las Provisiones, se deben reconocer cuando exista una obligación presente, así como la probable salida de efectivo para liquidarla. Los activos contingentes surgen por eventos inesperados de los cuales es posible obtener un beneÅcio futuro; de resultar cierto dicho beneÅcio, se debe reconocer el ingreso cuando suceda. Si un pasivo contingente tiene grandes posibilidades de ocurrir, debe reconocerse la provisión en los estados Ånancieros del periodo. Asimismo, se debe revelar una breve descripción de cada activo o pasivo contingente que se determine.

Capítulo 11

Pasivos

RESUMEN Una empresa está dispuesta a contratar pasivos porque con ello podrá adquirir más activos, los cuales generarán más ventas y, por tanto, más utilidades y rendimiento para los inversionistas. A este fenómeno Ånanciero se le denomina palanca Ånanciera, o apalancamiento Ånanciero, y signiÅca que, si la empresa mantiene una adecuada combinación de pasivos y capital para Ånanciar sus operaciones, obtendrá un mayor rendimiento que si sólo se Ånanciara con capital. La combinación adecuada de pasivos y capital estará determinada por el costo de cada uno de los instrumentos Ånancieros. Se dice que una empresa incrementa su riesgo operativo cuando se apalanca Ånancieramente. Dicho riesgo consiste en que, dado que ahora tiene que pagar intereses sobre los pasivos y éstos son Åjos, si las ventas de la empresa se redujeran, ésta tendría verdaderos problemas para realizar los pagos de intereses a los acreedores y se podría ver forzada a la quiebra. Los pasivos a corto plazo están conformados por las cuentas por pagar que se tienen comprometidas con los proveedores. Si el Ånanciamiento de los proveedores no es suÅciente para Ånanciar nuestros activos a corto plazo, adquirimos préstamos a corto plazo con bancos u otro tipo de instituciones Ånancieras, con la desventaja de que éstos sí representan un costo para la empresa. Los pasivos a largo plazo son créditos que se adquieren para la compra de activo Åjo en forma de maquinaria y equipo, instalaciones, herramientas, etcétera. Es muy importante lograr esta sincronización para no tener problemas de pagos o de altas tasas de interés.

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Términos clave • CertiÅcados de la Tesorería, o cetes • Costo de capital • Créditos para capital en trabajo • Dividendos • Factor riesgo • Gasto Ånanciero • Obligación asumida • Obligación legal • Palanca Ånanciera • Pasivo • Rendimiento • Rendimiento sobre el capital invertido (ROE) • Tasa de rendimiento mínimo aceptable (TREMA) • Tasa libre de riesgo

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Pasivos

EJERCICIOS 1. Determine si su empresa debería obtener pasivos. Primero analice los pasivos a corto plazo, tanto con proveedores como con bancos, y después los pasivos a largo plazo. 2. Una vez especiÅcadas estas necesidades, elabore un nuevo balance general y determine la nueva estructura de la empresa. 3. Realice el registro de la adquisición de pasivos con proveedores. 4. Registre el pago a proveedores. 5. Registre la adquisición de pasivos a largo plazo. 6. Anote en la cuenta respectiva el pago de una mensualidad del préstamo a largo plazo; recuerde que esta operación causa IVA. 7. Realice el pago del total del préstamo a largo plazo.

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Capítulo 12

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Entender el concepto de capital. 2. Identificar y registrar contablemente las aportaciones de capital de los socios. 3. Establecer la diferencia entre capital contribuido y capital ganado. 4. Reconocer la motivación del inversionista por participar en el capital de la empresa. 5. Revisar los lineamientos establecidos en el Boletín C-11, Capital contable.

Capital contable

Capítulo 12

Capital contable

Capital El capital se establece cuando los socios entregan efectivo o bienes para la compra o suscripción de acciones, y a cambio se les otorga una o varias participaciones en la empresa. Entonces se habla de acciones, las cuales están representadas por un documento formal en el que se establecen los derechos y obligaciones de los socios como accionistas. A cambio de esta participación, éstos esperan un rendimiento determinado. Existen dos momentos en el proceso de formación de la entidad: • Capital suscrito. Los futuros socios se comprometen a entregar una determinada cantidad, en efectivo o en especie, para la formación de la sociedad, a efecto de fundar la empresa. • Capital exhibido o pagado. Los socios entregaron ya su participación al tesorero de la empresa. En el acta constitutiva, documento que suscriben los accionistas al fundar la entidad, se debe expresar el monto del capital autorizado que, como su nombre lo indica, es el capital con el cual las autoridades mercantiles o hacendarias autorizaron a la empresa a iniciar o continuar operaciones. Una vez obtenida la autorización para establecer la sociedad, se debe suscribir el capital y, en un corto tiempo, exhibir y pagar el capital correspondiente. Éste es el dinero con el cual empezará a operar la sociedad. El registro contable que se realiza al momento de la aportación de los socios es el siguiente:


Cargo Efectivo

Abono $30,000 Capital social (contribuido) $30,000

Compromiso de aportación de los propietarios para fundar el negocio.

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Los socios reciben sus acciones, con las cuales tienen derecho de voto en las asambleas de accionistas y, cuando así se determine, a cobrar sus dividendos, que corresponderán al rendimiento esperado. Existen acciones nominativas y acciones al portador. Cada una tiene un valor, al cual se le denomina valor nominal, mismo que aparecerá impreso en el documento respectivo. El capital social de la empresa se conforma por el número de acciones en circulación multiplicado por su valor nominal. Hay ocasiones en que la empresa decide guardar “en tesorería” algunas acciones, y entonces éstas no se colocan entre el público inversionista. En la legislación mercantil del país no se permite tener más de 5% del capital en acciones de tesorería, y éstas deben colocarse a la mayor brevedad. ¿Cómo se establece el valor nominal de la acción? Depende de dos factores: a) El importe que se espera recaudar de los socios, que a su vez dependerá de cuánto requiere la empresa en inversión. b) El número de acciones que la empresa emitirá para recabar este importe. Suponga que la empresa requiere $100,000.00 para una nueva inversión. Para ello podría emitir 100 acciones con valor de $1,000.00 cada una, o emitir 1,000 acciones de $100.00. El valor de la nueva acción quedará determinado por la bursatilidad que se le pretenda dar a esta acción. Se entiende por bursatilidad la facilidad con que se podrán intercambiar las acciones una vez que estén en manos de los accionistas. A menor precio, la acción será más bursátil, es decir, más fácil de comprar por otro accionista. Una vez deÅnido el precio de la acción por la bursatilidad que se le pretende conferir, se debe deÅnir el rendimiento que se ofrecerá a los posibles accionistas. En el capítulo 1 se habla de la tasa de rendimiento mínimo aceptable (TREMA) a la cual el inversionista está dispuesto a comprar la acción de la empresa de que se trate. Cada inversionista tiene su propia TREMA, que depende de diversos factores, entre otros, el riesgo que conlleva la empresa, la disponibilidad de recursos del inversionista, las expectativas del mercado sobre el producto o servicio que ofrece la entidad, etc. Suponga que tenemos un inversionista con una TREMA de 15%. ¿Cuánto espera entonces que la empresa le retribuya por proporcionarle su dinero y comprar sus acciones? Dividendo esperado = $100.00*0.15 = $15.00

Capítulo 12

Capital contable

Si la empresa ofrece pagar el próximo año un dividendo de $15, entonces nuestro inversionista aceptará pagar $100.00 por esta acción, ya que estará recibiendo 15%, su TREMA de esta inversión. Rendimiento = dividendo / precio Rendimiento = $15.00 / $100.00 Rendimiento = 15% ¿Por qué otro inversionista ofrecería un precio distinto del valor nominal? Suponga que tenemos otro inversionista que espera un rendimiento (TREMA) de sólo 12%. ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar por la misma acción si la empresa ofrece un dividendo de $15.00? Precio = dividendo / valor nominal Partiendo de rendimiento = dividendo / precio 0.12 = 15 / precio Precio = 15 / 0.12 = $125.00 Podríamos tener también otro inversionista más exigente que establezca una TREMA alta, por ejemplo de 25%. ¿Cuánto pagaría si la empresa ofrece el dividendo de $15.00? Precio = dividendo / valor nominal Rendimiento = dividendo / precio 0.25 = 15 / precio Precio = 15 / 0.25 = $60.00 Observe cómo, con base en la TREMA de cada inversionista, el precio que está dispuesto a pagar cada cual por la acción de la misma empresa, que ofrece pagar un dividendo de $15.00, cambia de uno a otro. Hay otro factor a considerar cuando se Åja el precio de una acción: la expectativa que se tiene de los dividendos que en realidad podrá pagar la empresa al Ånal del año. En nuestro ejemplo, la empresa ofrece $15.00 por acción como dividendo. Esto es lo que pretende pagar pero, ¿podrá cumplirlo?

251

252


El inversionista realiza un análisis Ånanciero de la empresa (tema del capítulo 13) y, con base en él, determina cuánto podrá pagar la misma, que puede o no ser igual a lo que ofrece. Suponga ahora que el valor nominal de la acción es de $100.00. El inversionista, por medio de su propio análisis Ånanciero, determina un probable dividendo de $18.00, y espera una TREMA de 15%. ¿Cuánto ofrecerá, como máximo, por esta acción? Precio = dividendo / rendimiento Precio = $18.00 / 0.15 = $120.00 Entonces, tomando en consideración estos tres factores (el precio nominal, la estimación de dividendos y la TREMA) el inversionista establece un precio a ofrecer, en este caso $80.00 por la acción, y con ello acude al mercado de valores y Åja una posición de compra o de venta, según se trate, a ese precio. Si encuentra un vendedor o un comprador que acepte su postura, se cierra el trato y se compra o vende la acción. En realidad el inversionista no acude directamente al mercado de valores, sino que utiliza los servicios de una casa de bolsa para realizar la transacción, la cual le cobrará una pequeña comisión (de entre 2 a 4% del valor de la operación) por la compra o venta de la acción. La venta de una acción, con prima o sobreprecio, quedará registrada de la siguiente manera:


Debe Efectivo

Haber $120.00 Acciones comunes Prima por venta de acciones

Venta de una acción a un valor nominal de $100, con una prima de $20.

$100.00 20.00

Capítulo 12

Capital contable

Tipos de acciones Existen diferentes tipos de acciones al momento de emitirlas, entre otras: • Acciones o bonos de fundadores. • Acciones preferentes o de voto limitado. • Acciones comunes u ordinarias. • Acciones para inversionistas extranjeros. En México, este tipo de acciones son reguladas por la Ley General de Sociedades Mercantiles, capítulo V, sección segunda, donde se especiÅcan las características de cada una y su regulación. En la sección quinta del capítulo mencionado se señalan las características que debe mantener la información Ånanciera y los estados Ånancieros a los cuales está obligada la sociedad para su presentación ante los accionistas: • Un informe de la gerencia o administración en el que se reporte la marcha de la empresa, así como sus principales proyectos. • Un informe de las principales políticas contables que utilizó la empresa para preparar la información que presenta. • El estado de posición Ånanciera al cierre del ejercicio. • El estado de resultados de la sociedad. • El estado de cambios en la situación Ånanciera. • El estado de variaciones al capital contable. • Las notas que expliquen las principales partidas en la contabilidad, y los procedimientos y políticas contables de la entidad. Con esta información, el inversionista podrá evaluar adecuadamente la rentabilidad de la empresa, y tomará decisiones sobre si deberá invertir o retirar su inversión de ella. Por lo general, cuando una entidad recibe las aportaciones por medio de acciones, se constituye como una sociedad anónima, ya que este tipo de organización crea una entidad legal diferente de cada uno de los socios que participan en ella, con personalidad jurídica propia, lo que no sucede con otro tipo de sociedades en las que los socios responden de forma solidaria, ilimitada y subsidiariamente, ante obligaciones que la organización adquiera con terceros. Esto signiÅca que todos los socios responden entre sí, en lo individual y con todos sus bienes, no sólo los aportados, sino los personales, para responder a cualquier obligación que contraiga la sociedad.

253

254


Toda formalización de una sociedad debe realizarse ante notario público, quien dará fe de su establecimiento. Asimismo, revisará y aprobará el acta constitutiva con que se funda la nueva empresa. Esta nueva sociedad tiene que inscribirse en el Registro Público de la Propiedad para que adquiera estatus legal. Se recomienda que, siempre que exista intercambio de recursos (dinero) entre particulares, esta operación se realice ante terceras personas, y de preferencia ante un notario público, quien dará fe de la legalidad de la operación. Este acto es muy importante para el caso de que surjan diferentes interpretaciones o problemas posteriores. Existen también sociedades de capital variable, reguladas en el capítulo VIII de la Ley General de Sociedades Mercantiles, las cuales pueden “variar” su capital sin necesidad de acudir nuevamente ante un notario para formalizar la operación. A dichas sociedades se les autoriza un capital máximo y un mínimo con el cual pueden operar. Este tipo de sociedades incrementa su capital por la admisión de nuevos socios o por aportaciones adicionales de los existentes; o puede disminuirlo por reducción de aportaciones sin que se termine la sociedad existente. Estos límites se especiÅcan en el acta constitutiva. Con respecto a la disolución de la sociedad, en el capítulo X de la mencionada ley se especiÅcan las razones por las cuales una sociedad puede o debe darse por terminada, entre otras: • Que concluya el plazo establecido en el acta constitutiva como periodo de “vida” de la sociedad. • Por imposibilidad de cumplir con el objeto de la sociedad. • Por acuerdo de los socios. • Por un mínimo en el número de socios (establecido en la ley). • Por la pérdida de dos terceras partes de su capital. Cuando la sociedad se disuelve, entra en proceso de liquidación, es decir, de venta de sus activos. Lo que se obtenga de esta transacción se reparte entre los diversos acreedores de la misma, de los que se pueden señalar, en orden de liquidación: • Los impuestos federales, estatales y municipales que se adeuden al momento de la liquidación. • Los pagos pendientes de seguridad social. • La liquidación a que tuvieran derecho los trabajadores y empleados de la entidad. • Otros acreedores y proveedores.

Capítulo 12

Capital contable

• Los socios preferentes, o de voto limitado. • Los socios comunes u ordinarios. ¿Por qué se mencionan estas características de las sociedades? Porque es muy importante tener en cuenta todos los derechos y obligaciones que se deben cubrir al constituirla, sobre todo si se trata de una sociedad anónima. Observe primordialmente que los socios son los últimos acreedores a quienes se les restituye su inversión en caso de que alcancen liquidación. Establecer un negocio es una responsabilidad muy fuerte. Se adquieren compromisos con muchas personas y empresas que confían en la entidad, y no se les puede fallar con un “no se pudo”. Todos los involucrados pierden en la liquidación de una sociedad, por eso se debe actuar responsablemente al iniciar y operar una empresa. Cuando la empresa obtiene utilidades, éstas se reparten entre los socios con base en lo que se haya estipulado en el acta constitutiva. De hecho, es esto lo que esperan los accionistas, y es a lo que se ha denominado a lo largo de este libro como el rendimiento al que éstos aspiran. ¿Qué porcentaje de la utilidad se debe repartir entre los accionistas? ¿Toda la utilidad, parte de ella, o no se debe repartir dividendos? Esto dependerá de los proyectos de inversión que tenga la gerencia de la empresa para un futuro próximo, los cuales se presentan en la asamblea anual de accionistas. Si éstos deciden que los proyectos de expansión son pertinentes y proporcionarán un rendimiento adecuado, entonces se decidirá en dicha reunión qué porcentaje de estas inversiones se Ånanciará con utilidades, a lo que se le denomina utilidades retenidas, y qué porcentaje se Ånanciará con pasivos. El Ånanciamiento se dará, por lo general, en una cierta combinación de utilidades retenidas y pasivos a largo plazo. Suponga que la empresa decide pagar como dividendos $50,000.00. Entonces realiza el siguiente registro.

Fecha

Debe

Diciembre 31, 2011

Dividendos decretados $50,000.00

Haber

Dividendos por pagar Dividendos decretados en consejo de accionistas.

$50,000.00

255

256


Dividendos decretados es una cuenta de Capital, y se presenta en el estado de variaciones al capital contable (vea el siguiente capítulo). La cuenta Dividendos por pagar es una cuenta de Pasivo, y se registra en la sección respectiva del balance general. Cuando efectivamente se pagan estos dividendos, se realiza el siguiente registro.

Fecha Enero 5, 2012

Debe Dividendos por pagar

Haber $50,000.00 Efectivo

$50,000.00

Pago de dividendos a los accionistas.

Para el cobro de los dividendos, cada socio deberá presentar sus acciones respectivas, y algunas veces, en caso de que así se haya impreso en las acciones, se desprende de ellas un cupón donde se especiÅca dicho pago. Si el monto otorgado como dividendos cubre las expectativas de los inversionistas, así como su pago futuro, éstos decidirán mantener su inversión en la empresa; en caso contrario, es muy posible que opten por vender su participación a otros accionistas y comprar acciones de otra empresa que les ofrezca el rendimiento esperado.

Normatividad contable sobre el capital La normatividad para el capital contable se encuentra en la norma de información Ånanciera C-11, o Boletín C-11, como aparece en las NIF de 2011 publicadas por el CINIF. En dicho boletín se establece que el capital contable son los derechos de los propietarios que surgen por sus aportaciones realizadas en la entidad. También se entiende por capital el valor residual de la diferencia entre los activos totales y los pasivos totales, a lo cual se le denomina activos netos de la entidad. En la NIF C-11 se divide el capital contable como capital contribuido y capital ganado, o déÅcit en caso de que la entidad haya registrado pérdidas. Según se establece en el párrafo 4, el capital contribuido está conformado por “las aportaciones de los dueños y las donaciones recibidas por la entidad, así como también por el ajuste a estas partidas por la repercusión de los cambios en los precios”.

Capítulo 12

Capital contable

En el párrafo 5 se establece que “El capital ganado corresponde al resultado de las actividades operativas de la entidad y de otros eventos o circunstancias que la afecten”. Dentro del capital contable se deben incluir los siguientes conceptos: Capital contribuido • Capital social. • Aportaciones para futuros aumentos de capital. • Prima por venta de las acciones. • Donaciones. Este capital estará representado por títulos nominativos expedidos a favor de los accionistas. Capital ganado • Utilidades retenidas, incluyendo las aplicadas a reservas de capital. • Pérdidas acumuladas. • Exceso o insuÅciencia en la actualización del capital contable.

Reglas de valuación Todos los conceptos mencionados, que forman parte del capital contable, deben presentarse en unidades del poder adquisitivo correspondiente a la fecha del balance general. El capital social representa la suma del valor nominal de las acciones suscritas y pagadas (en su caso, capital suscrito no pagado, restando el renglón del capital social) y la actualización que le corresponda a partir del momento de su exhibición. En el caso de acciones sin expresión de valor nominal, se considerarán al valor que conste en las actas de suscripción o cambios en el capital [párrafo 11, NIF, Boletín C-11, 2011]. La prima por venta de acciones es la diferencia entre el pago de las acciones y su valor nominal. Las donaciones que reciba la entidad se presentarán como parte del capital contribuido, presentadas a su valor de mercado al momento de recibir el donativo. En el caso de decretar “dividendos en acciones”, se reducirá el capital ganado y se incrementará el capital social.

257

258


Reglas de presentación El capital debe formar parte del balance general que presenta la entidad. Tiene que contener todos los conceptos mencionados en la sección de valuación, y se presenta primero el capital contribuido, seguido del capital ganado. En el párrafo 24 del Boletín C-11 se establece que se deben incluir las siguientes características del capital contable: • Descripción de los títulos que conforman el capital social y su designación como acciones preferentes, acciones ordinarias, partes sociales, etcétera. • Clases y series de acciones y partes sociales en que se divide el capital social, con sus características y restricciones. • Mínimo y máximo del capital autorizado en el caso de sociedades de capital variable y sus montos actualizados. • Número de acciones emitidas y suscritas, y su valor nominal, o la mención de no contar con valor nominal. • En caso de existir acciones preferentes, sus derechos y restricciones, dividendos mínimos y cualquier otra restricción que aplique a este tipo de acciones. • Tipos de impuestos a los que están sujetos los dividendos o los reembolsos. En el párrafo 26 se menciona que todos los movimientos registrados durante el periodo contable se deben mostrar en el estado de variaciones al capital contable, donde también se presentarán las notas a los cambios en el número o clase de acciones o en el valor nominal de las acciones.

Capítulo 12

Capital contable

RESUMEN En este capítulo se presenta la información de la cuenta Capital contable, que representa los derechos de los accionistas sobre los activos de la empresa. Está conformado por las inversiones que efectuaron en la entidad al comprar acciones. Con esta operación los inversionistas esperan recibir un rendimiento determinado, representado por los dividendos que la empresa les otorgue en un futuro cercano. El capital social se integra por las aportaciones que realizan los inversionistas. Su monto es la suma del número de acciones, a valor nominal, que emita la empresa y que hayan sido suscritas y pagadas por los socios. El capital ganado se conforma por las utilidades “ganadas” por la entidad y se retienen para posteriores inversiones de la empresa. Los derechos de los socios y las características de los diferentes tipos de acciones están regulados en México por la Ley General de Sociedades Mercantiles. Los lineamientos contables se encuentran establecidos en el Boletín C-11 emitido por el CINIF.

259

260


Términos clave • Acciones • Acciones al portador • Acciones nominativas • Bursatilidad • Capital • Capital autorizado • Capital social • Sociedad anónima • Sociedades de capital variable • Valor nominal

Capítulo 12

Capital contable

EJERCICIOS 1. Determine qué estructura de capital (porcentaje de pasivos y capital) tiene la empresa que usted haya constituido. 2. Señale qué rendimiento esperaban sus inversionistas, o usted mismo, al momento de realizar la inversión. 3. Calcule, en caso de haber obtenido utilidades, cuánto repartirá como dividendos y cuánto mantendrá como utilidades retenidas. 4. En caso de mantener parte de la utilidad, determine en qué se invertirá en la empresa. 5. Una vez deÅnidas las nuevas inversiones, establezca en cuánto aumentará el ROE debido a estas nuevas inversiones.

261

Capítulo 13

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Conocer los tres métodos de análisis financiero más utilizados en la práctica. • Método de análisis horizontal. • Método de análisis vertical. • Método de razones financieras. 2. Aplicar el método DuPont para calcular el rendimiento sobre el capital de una empresa.

Análisis financiero

Capítulo 13


Una vez que la empresa genera los estados Ånancieros al Ånal de cada ciclo contable, es preciso realizar un análisis de la información presentada en ellos para comparar el desempeño de la empresa con respecto al ejercicio anterior. Para ello se dispone de los siguientes tres métodos. • Análisis horizontal. Consiste en comparar, por cuentas, los estados Ånancieros del ejercicio anterior con el ejercicio actual. • Análisis vertical. Permite comparar cada uno de los ejercicios presentados para determinar la estructura porcentual de activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos; contrastar esta estructura entre los ejercicios contables, y determinar nuevos objetivos a lograr por la empresa. • Razones Ånancieras. En este método se comparan diferentes cuentas entre sí para determinar sus razones y proporciones. Las razones se comparan de un ejercicio con el anterior y se determinan las tendencias dominantes. Suponga que nuestra empresa, Dulces Sueños, S.A., presenta la siguiente información de los dos últimos ejercicios recientemente concluidos. Para entender con más facilidad este capítulo, se le solicita al lector que adopte la posición del inversionista de la empresa. Usted acaba de invertir una importante cantidad de capital en Dulces Sueños, S.A., y lee la información Ånanciera de los dos últimos ejercicios contables tratando de determinar cuál fue su rendimiento y si debe permanecer como inversionista en la empresa o retirarse vendiendo su participación a otra persona. Cía. Dulces Sueños, S.A. Balance general comparativo del 31 de diciembre de 2011 y 2010 (1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

2011

%

2010

%

Cambio

%

ACTIVOS

Total activos circulantes

$548,222.00

48.2

$537,904.00

43.5

$10,318.00

1.9

94,000.00

8.3

177,500.00

14.4

(83,500.00)

(47.0)

445,500.00

39.2

470,000.00

38.0

(24,500.00)

(5.2)

50,000.00

4.4

50,000.00

4.0

0.00

0.0

589,500.00

51.8

697,500.00

56.5

(108,000.00)

(15.48)

$1,137,722.00

100.0

$1,235,404.00

100.0

($97,682.00)

ACTIVOS A LARGO PLAZO

Inversiones a largo plazo Planta y equipo (neto) Activos intangibles Total activos a largo plazo Total activos

(7.9) (Continúa…)

263

264


(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

2011

%

2010

%

Cambio

%

PASIVOS

Pasivos a corto plazo

$215,000.00

18.9

$243,000.00

19.7

(28,000.00)

(11.5)

Pasivos a largo plazo

120,000.00

10.5

200,000.00

16.2

(80,000.00)

(40.0)

$335,000.00

29.4

$443,000.00

35.9

($108,000.00)

(24.4)

$150,000.00

13.2

$150,000.00

12.1

$0.00

0.0

Acciones comunes

500,000.00

43.9

500,000.00

40.5

0.00

0.0

Utilidades retenidas

152,722.00

13.4

142,404.00

11.5

10,318.00

7.2

Total capital

802,722.00

70.6

792,404.00

64.1

10,318.00

1.3

$1,137,722.00

100.0

$1,235,404.00

100.0

($97,682.00)

(7.9)

Total pasivos

CAPITAL

Acciones preferentes (8%)

Total pasivo y capital

Cía. Dulces Sueños, S.A. Cédula de activos circulantes del 31 de diciembre de 2011 y 2010

Efectivo

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

2011

%

2010

%

Cambio

%

$90,750.00

8.0

$62,700.00

5.1

$28,050.00

44.7

75,320.00

6.6

50,230.00

4.1

25,090.00

50.0

Cuentas por cobrar

112,452.00

9.9

125,674.00

10.2

(13,222.00)

(10.5)

Inventarios

264,000.00

23.2

294,000.00

23.8

(30,000.00)

(10.2)

5,700.00

0.5

5,300.00

0.4

400.00

7.5

$548,222.00

48.2

$537,904.00

43.5

$10,318.00

1.9

Inversiones temporales

Gastos pagados por anticipado Total activos circulantes

Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de resultados comparativo del año que termina el 31 de diciembre de 2011 y 2010

Ventas

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

2011

%

2010

%

Cambio

%

$1,742,980.00

101.8

$1,472,521.00

102.6

270,459.00

18.4

30,500.00

1.8

37,822.00

2.6

(7,322.00)

(19.4)

$1,712,480.00

100.0

$1,434,699.00

100.0

277,781.00

19.4

Costo de ventas

1,108,378.00

64.7

873,530.00

60.9

234,848.00

26.9

Utilidad bruta

$604,102.00

35.3

$561,169.00

39.1

42,933.00

Devoluciones y descuentos sobre ventas Ventas netas

7.7 (Continúa…)

Capítulo 13

Gastos de venta


$184,782.00

10.8

$147,000.00

10.2

$37,782.00

25.7

104,000.00

6.1

97,400.00

6.8

6,600.00

6.8

$288,782.00

16.9

$244,400.00

17.0

44,382.00

18.2

Utilidad de operación

315,320.00

18.4

316,769.00

22.1

(1,449.00)

(0.5)

Productos financieros

25,000.00

1.5

11,000.00

0.8

14,000.00

127.3

9,000.00

0.5

18,000.00

1.3

(9,000.00)

(50.0)

$331,320.00

19.3

$309,769.00

21.6

21,551.00

7.0

145,786.00

8.5

129,000.00

9.0

16,786.00

13.0

$185,534.00

10.8

$180,769.00

12.6

4,765.00

2.6

Gastos de administración Total gastos de operación

Gastos financieros Utilidad antes de impuestos Impuestos Utilidad después de impuestos

Cía. Dulces Sueños, S.A. Estado de variaciones al capital contable Por el año que termina el 31 de diciembre de 2011 y 2010

Capital inicial

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

2011

%

2010

%

Cambio

%

$792,404.00

100.0

$786,850.00

100.0

$5,554.00

0.7

185,534.00

23.4

180,769.00

23.0

4,765.00

2.6

Menos dividendos

$175,215.00

22.1

175,215.00

22.3

0.00

0.0

Capital final

$802,722.00

101.3

$792,404.00

100.7

$10,318.00

1.3

Más utilidad del ejercicio

ROE

23.1

22.8

Margen de utilidad

10.8

12.6

Rotación

1.51

1.16

Mult deuda

1.42

1.56

ROE comp

23.1

22.8

265

266


La empresa Dulces Sueños, S.A. entrega sus estados Ånancieros: el balance general, la cédula de activos circulantes y el estado de resultados. Con esta información iniciaremos el análisis. El análisis Ånanciero presentado en este libro tiene la Ånalidad de determinar si la administración o gerencia de la empresa tomó decisiones acertadas en su manejo, y si el rendimiento sobre el capital contable (ROE) de la misma aumentó proporcionando un mayor rendimiento a sus inversionistas que, como se ha comentado a lo largo del libro, buscan que su inversión valga más al Ånal del periodo contable. Existen otros tipos de análisis, como los que realizan las entidades Ånancieras con los estados Ånancieros de sus clientes con la Ånalidad de determinar no necesariamente la rentabilidad de la empresa, sino orientados más hacia la liquidez y/o solvencia que ésta presenta. En este libro se expone sólo el análisis orientado a la rentabilidad.

Análisis financiero Conforme se avanza en la lectura y el análisis de la información debemos tener en mente la siguiente pregunta: ¿El cambio determinado en cada una de las cuentas analizadas favorece, o perjudica, el rendimiento sobre el capital contable obtenido por la empresa? Si este cambio contribuye a incrementar dicha rentabilidad, lo consideraremos una fortaleza; si, por el contrario, reduce la rentabilidad, será evaluado como una debilidad. Al momento de formular las conclusiones del análisis Ånanciero, éstas girarán también en este sentido. Intentaremos sugerir estrategias que aumenten las fortalezas y disminuyan, o eliminen, las debilidades de la empresa.

Análisis horizontal En el análisis horizontal se compara, en cada una de las cuentas analizadas, el cambio en cantidad y porcentual que registró esa cuenta. En nuestro ejemplo estaremos trabajando con las columnas (5) y (6). Se debe determinar si la variación observada en esa cuenta en particular es una fortaleza (si favorece que aumente el ROE) o una debilidad (si diÅculta la obtención de un mayor ROE) y qué acciones correctivas se podrían emprender en caso de tratarse de una debilidad. Dada una fortaleza, ¿cómo se podría incrementar? Determinar si la variación observada en esa cuenta es una fortaleza o una debilidad no está relacionado con el signo aritmético que resulta de ese cambio. No porque se obtenga un cambio positivo en el cálculo pensemos que es una fortaleza, o si es negativo, que es una debilidad.

Capítulo 13


Primero se analiza el balance general. La primera cuenta que aparece en los estados Ånancieros es la de Activos circulantes. Como recordará, ésta es una cuenta “totalizadora”, es decir, es la suma de varias cuentas, por lo cual nuestro análisis no tendría ningún sentido. Por ello se presenta más adelante la cédula de activos circulantes, en la que se puede observar, ahora sí, cada una de las cuentas que integran este concepto. El análisis inicia con la cuenta de Efectivo. Efectivo. Respecto de esta cuenta, con base en el análisis horizontal podemos determinar que su importe tuvo un cambio de $28,050 ($90,750 – $62,700), lo cual representa una variación porcentual sobre el año anterior de 44.7% ($28,050/ $62,700) de aumento. ¿Punto fuerte o débil de la empresa? Observe que el saldo en efectivo aumentó de forma considerable 44.7% en un año. En el análisis tradicional, o de liquidez, esto se consideraría un punto fuerte de la empresa, ya que ahora tiene más efectivo, y se estima que si es así, ésta presenta una mejor posición Ånanciera. En el enfoque presentado en este libro, al cual se le denomina análisis Ånanciero orientado a la rentabilidad, se caliÅca, por el contrario, como un punto débil. ¿Por qué? Recuerde que la empresa se dedica a fabricar y vender dulces y golosinas. Entonces, ¿para qué quiere saldos tan altos en efectivo y, sobre todo, aumentarlos en un año casi 45%, efectivo que por lo demás se mantiene en los bancos en cuentas de cheques? Este tipo de cuentas no paga ningún interés; por el contrario, tiene una serie de cobros o cargos que el banco realiza por diferentes razones, por ejemplo, por no mantener un saldo mínimo, exceder un determinado número de movimientos, usar la banca electrónica o los cajeros automáticos, etc. Los bancos siempre encontrarán motivos de sobra para realizar estos y otros tipos de cargos. Entonces la pregunta es: ¿Este efectivo no debería estar invertido en la empresa o en otro instrumento de inversión en lugar de mantenerse en los bancos en cuentas de cheques? Es un hecho que si se invirtiera en algo diferente a las cuentas bancarias, la rentabilidad de la empresa aumentaría. Así, la conclusión en el análisis de esta cuenta lleva a recomendar disminuir lo más posible los saldos del efectivo para evitar mantenerlo ocioso. Recuerde que cuando hablamos de los activos, se mencionó que no deben estar “inactivos”. Éste es un buen ejemplo de por qué no debemos mantener activos inactivos, en este caso el efectivo. Pero aquí surge una pregunta: ¿Reducir los saldos en efectivo… hasta cuánto? Recuerde que la empresa mantiene las “cajas chicas” con saldo suÅciente para realizar pagos de menor cuantía o gastos imprevistos. El total de esta cuenta debe ser, como máximo, la suma de los saldos de las cajas chicas que mantenga la empresa, nada más. El resto del efectivo debe invertirse en rubros productivos para el inversionista. En el capítulo sobre efectivo también se menciona que debe existir, por control interno, una

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política de manejo de este rubro en la que todo efectivo recibido se deposite en el banco al día siguiente de su recepción. Ahora le agregamos el siguiente principio: “Todo efectivo, a excepción de las cajas chicas, deberá permanecer invertido en rubros que proporcionen a la empresa algún tipo de rendimiento.” Algunos tesoreros de empresas no estarán de acuerdo con esta aÅrmación. ¿Por qué? ¿El autor menciona que la empresa se quede sin efectivo? Y si tenemos alguna emergencia ¿de dónde lo obtenemos? En primer lugar, no debe haber emergencias. Se supone que todo está planeado y que se mantiene un f lujo de efectivo adecuado para cubrir los pagos correspondientes. Pero, en todo caso, si se presentan imprevistos, para eso están las cajas chicas. ¿Y si el efectivo de la caja chica no alcanza? Si tenemos algún imprevisto y necesitamos dinero en efectivo, entonces solicitamos un préstamo. Para eso están los bancos, para otorgar crédito cuando las empresas tienen problemas de liquidez, no para guardar su dinero improductivo. Claro que pagaremos intereses por este préstamo, pero obtendremos un mejor rendimiento utilizando este efectivo en inversiones productivas en la empresa, que siempre superará lo que pagaremos de intereses por el préstamo contratado esporádicamente cuando haga falta. La mayoría de los gerentes mantiene saldos muy altos de efectivo en los bancos no por seguridad de la empresa, sino para protegerse a sí mismos de que no se presente algún problema de falta de liquidez y esto les cueste el empleo. Poco les interesa que la empresa obtenga un mayor rendimiento si el efectivo excedente estuviera mejor invertido. Este problema se conoce como el problema de agencia, en el que un “agente” (el gerente) actuando en nombre de un “principal” (el inversionista, o el propietario) es renuente a aceptar riesgos y se protege a sí mismo para después pensar en los intereses del principal, siempre y cuando no le afecte en su seguridad en el trabajo. Otro argumento que utiliza la gerencia o administración para mantener tan altos estos saldos en efectivo, es la posibilidad de que la empresa tenga una “buena” oportunidad de negocio y, si ese fuera el caso, al no contar con el efectivo rápidamente, pudiera perder esta oportunidad. Considere que la empresa no está para especular. El inversionista entregó sus recursos esperando un rendimiento cierto, y no se debe aguardar una “buena” oportunidad para pagar el rendimiento que se le prometió. Además, no es entendible por qué los gerentes se ponen nerviosos por el hecho de quedarse sin efectivo. ¿Acaso la empresa no sigue operando y obtendrá nuevas ventas en los siguientes días? Inversiones temporales. Una inversión temporal se deÅne como un instrumento Ånanciero de inversión que ofrece un rendimiento a muy corto plazo. En la NIF-1 se establecen como Equivalentes a efectivo. Por lo general se utilizan periodos de inversión que van desde 24 horas hasta algunas semanas o meses.

Capítulo 13


En ocasiones, cuando la empresa tiene demasiado efectivo en sus cuentas de bancos, se utiliza este tipo de instrumentos de inversión para obtener algún rendimiento y no mantener el efectivo ocioso. En México es común invertir en CertiÅcados de la Tesorería de la Federación (Cetes) a 28 días, los cuales pagan actualmente un rendimiento de alrededor de 4.5% anual, el cual parece muy poco, ¿no es así? ¿Cuánto pagaría la empresa? Seguramente un monto más alto. De no ser así, mejor vendemos todos los activos e invertimos en Cetes. Entonces, ¿por qué no invertir en la propia empresa? El rendimiento que paga sobre sus propios activos se llama precisamente rendimiento sobre activos, o ROA, y se calcula como utilidad neta/total activos. Si analizamos la fórmula, podemos ver que representa los pesos de utilidad que proporciona cada peso invertido en activos totales. Comparamos este ROA con lo que pagan los Cetes, y si esta cifra (ROA) es mayor que los Cetes (que seguramente así será), sabremos que conviene más invertir en activos de la misma empresa. Mi recomendación es no invertir en este tipo de instrumentos de tan bajo rendimiento. Existe otro tipo de inversiones temporales que es similar a los Cetes, como el papel comercial, sólo que emitido por otras empresas, los certiÅcados de depósito (Cedes), etc., pero en general todos pagan un rendimiento muy bajo si se compara con el que podría redituar la propia empresa por el uso de sus activos. ¿Cómo manejó Dulces Sueños esta cuenta? Podemos ver que en la cédula de activos circulantes esta cuenta creció 50%, o $25,090 en un año. Con base en lo antes mencionado, podemos concluir que el saldo de la cuenta creció demasiado. Otra vez tenemos activos, en este caso mal empleados, ya que ofrecerán un rendimiento de alrededor de 4.5% anual, en demérito del rendimiento total que ofrezca el negocio al inversionista. Otra vez recomendamos no utilizar este tipo de inversiones, pero si es necesario, hacerlo a un máximo de uno o dos días en lo que se prepara el pago de algún otro activo, aunque lo mejor es invertir en activos productivos como inventario, equipo, maquinaria, etc. El ROA de Dulces Sueños para 2010 es de $185,534/$1,137,722 = 16% anual; es obvio que le conviene más invertir en activos de la empresa que en Cetes al 4.5% anual. Cuentas por cobrar. Esta cuenta se genera al realizar ventas a crédito. Como establecimos en su oportunidad, la empresa está dispuesta a vender en estos términos porque con ello aumenta su nivel de ventas en general. Más adelante se mostrará que, por el solo hecho de incrementar sus ventas, manteniendo sus precios y costos constantes, aumentará su rendimiento. Aun cuando las ventas a crédito generan más ventas, tienen un inconveniente: obligan a la empresa que vende a crédito a mantener un activo ocioso. Habíamos establecido que esto no se debe permitir. No obstante, poco se puede hacer, pues si queremos vender más, tenemos que otorgar crédito a nuestros clientes, quienes pagarán una vez transcurrido el plazo

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concedido. Así, los recursos invertidos en esta cuenta por cobrar permanecerán ociosos hasta que el cliente pague y se pueda adquirir más materia prima, o mercancía, disponible de nuevo para la venta, quizás a crédito una vez más. Veamos que pasó con Dulces Sueños. Podemos ver en la cédula de activos circulantes que esta cuenta disminuyó 10.5%. ¿SigniÅca que se tienen menos activos ociosos? Esto arroja dos tipos de análisis. En general trataremos de que esta cuenta disminuya en monto, es decir, que tengamos menos recursos invertidos en ella porque no produce (directamente) ningún rendimiento. Sólo hay que tener cuidado de compararla con el comportamiento de la cuenta de Ventas de la empresa. Tendremos las cuatro situaciones que se describen enseguida.

Cuentas por cobrar

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Ventas (1) Disminuyen / Aumentan

(2) Aumentan / Aumentan

(3) Disminuyen / Disminuyen

(4) Aumentan / Disminuyen

1. Si las cuentas por cobrar disminuyen pero las ventas aumentan en general, consideramos esta situación como la más adecuada. Nuestra proporción de ventas a crédito disminuye, mientras que las ventas aumentan. En proporción, la inversión en cuentas por cobrar se reduce. 2. Si las cuentas por cobrar y las ventas aumentan, sólo debemos considerar que la proporción del aumento en las cuentas por cobrar sea menor, o igual, que la registrada en las ventas. De no ser así, signiÅca que la proporción de ventas a crédito, comparada con el total de ventas, se está incrementando, y esto puede conducir a que el saldo de la cuenta por cobrar sea demasiado alto comparado con los otros activos. 3. Si las cuentas por cobrar y las ventas disminuyen, éste es un foco de atención. Pudiera signiÅcar que las condiciones de crédito son demasiado estrictas, lo que ocasiona que los clientes estén comprando en otra parte, quizá con la competencia. Revisemos las políticas de crédito: plazos, descuento por pronto pago, atención al cliente, línea de productos, garantías y servicios al cliente para efectuar los ajustes necesarios. 4. Si las cuentas por cobrar aumentan y las ventas disminuyen, signiÅca que se está otorgando demasiado crédito con condiciones muy Æexibles, y que los clientes están utilizando a la empresa para Ånanciar sus compras, y en consecuencia tardan demasiado en volver a comprar. Este crédito no está generando las ventas suÅcientes como para justiÅcar dicho aumento. No se debe perder de vista que la misión del crédito es generar más ventas.

Capítulo 13


Como puede ver, el manejo del crédito es muy delicado. Se debe lograr un equilibrio entre las ventas generadas bajo estas condiciones y la inversión que se realiza en esta cuenta. Dulces Sueños está en la posición (1), es decir, las ventas netas aumentaron 19.4% (usted lo puede revisar en el estado de resultados que presenta la empresa) y el saldo de las cuentas por cobrar disminuyó 10.5%. Éste, en principio, es un buen manejo de la cartera, pero el decremento de las cuentas por cobrar también pudiera signiÅcar que las políticas de crédito son demasiado estrictas y, por tanto, las ventas totales en el periodo pudieron haber aumentado aún más. Realice el análisis adecuado y concluya lo que procede. Otra política a la que se recomienda recurrir es la operación Ånanciera denominada factoraje o factoring, que consiste en vender las cuentas por cobrar a alguna institución Ånanciera, la cual descuenta un interés respecto del total de las facturas “descontadas” (como se llamaba antes a esta operación) y entrega, en efectivo, el resto de la cantidad en facturas. Con esta operación se eliminan todas las desventajas mencionadas antes sobre las cuentas por cobrar y se obtiene efectivo fresco para utilizarlo de nuevo en la empresa. La desventaja de esta operación estriba en que si vencido el plazo el cliente no le paga a la institución Ånanciera, ésta cobrará a la empresa (con intereses adicionales) el importe no recuperado.

Inventarios

Inventarios. Recordando lo mencionado en el capítulo 9 sobre inventarios, siempre trataremos de que los saldos en este concepto disminuyan, y debemos buscar implementar el just in time acorde con la empresa y los proveedores con quienes trabajemos. En este análisis Dulces Sueños reduce sus inventarios, lo cual, hasta ahí, es correcto. Pero habrá que observar lo mencionado en la sección anterior sobre cuentas por cobrar y comparar el movimiento del saldo en la cuenta de Inventarios con el registrado por la cuenta de Ventas realizadas en el periodo. Se presentan también las cuatro situaciones mencionadas en el análisis de las cuentas por cobrar, es decir: Ventas (1) Disminuyen / Aumentan

(2) Aumentan / Aumentan

(3) Disminuyen / Disminuyen

(4) Aumentan / Disminuyen

1. Si los inventarios disminuyen, pero las ventas aumentan, en general consideramos esta situación como la más adecuada. Los inventarios se reducen pero esto no afecta las ventas. Habrá que veriÅcar también que no se tengan demasiados faltantes en la mercancía solicitada por los clientes, ya que esto pudiera causar un decremento de las ventas.

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2. Si los inventarios y las ventas aumentan, debemos considerar que la proporción de aumento en los inventarios sea menor, o igual, a la registrada en las ventas. De no ser así, signiÅca que los primeros se están incrementando más que las segundas y esto puede conducir a que el saldo de inventarios sea demasiado alto comparado con los otros activos, lo que generará las desventajas mencionadas en el capítulo respectivo. 3. Si los inventarios y las ventas disminuyen, éste también es un foco de atención. Pudiera signiÅcar que las existencias de mercancía o materia prima sean demasiado bajas, lo que ocasiona que no podamos satisfacer la demanda de los clientes. Esto los obligará a comprar en otro lugar, quizá con la competencia, y esto es en verdad grave. No sólo se pierde la venta no realizada por no tener en existencia el artículo solicitado, sino que se le facilita el trabajo a los competidores al enviarles clientes, quienes pueden comparar el surtido y la atención del competidor y decidir continuar comprando con éste. Serían clientes perdidos muy difíciles de recuperar. 4. Si los inventarios aumentan y las ventas disminuyen, signiÅca un sobreinventario, con el consiguiente aumento en activos no repercutido en un incremento en ventas y, por tanto, un rendimiento en declive. El inventario debe generar más ventas. Mencionemos en este punto que es una buena política de la empresa manejar un seguro contra pérdidas sobre los inventarios. Existen diversos tipos de seguros, pero al menos se deberá contratar uno contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc. Este tipo de políticas evitará sobresaltos económicos en caso de que se diera el fenómeno contra el cual nos aseguramos. El argumento contra este tipo de políticas es su costo; sólo comparemos cuánto nos costaría perder nuestros inventarios a causa de alguno de estos fenómenos naturales, no sólo en ventas, sino en desatención de clientes, los cuales, recuerde, pueden acudir con la competencia. Habrá que vigilar muy de cerca el comportamiento de los inventarios para evitar tener mercancía obsoleta o de bajo movimiento. Si éste fuera el caso, se debe pensar en rematar la mercancía con tal de recuperar el efectivo para invertirlo de nuevo en la empresa. Gastos pagados por anticipado. Esta cuenta también se denomina Anticipo a proveedores y consiste en pagos realizados a los proveedores antes de que envíen la mercancía o proporcionen el servicio contratado. En términos generales, se debe evitar este tipo de pagos por adelantado. Es más recomendable que la empresa obtenga anticipos, pero de sus clientes, es decir, que sean éstos los que le proporcionen los recursos para Ånanciar parte de su operación y que después se les entregue el producto o servicio contratado.

Capítulo 13


Sin embargo, hay ocasiones en que por razones de escasez de mercancía, distancia, diÅcultad para realizar el pago, variaciones desfavorables en tipos de cambio de moneda extranjera, etc., la empresa se ve obligada a realizar estos pagos con antelación. En esos casos no hay de otra más que pagarle a los proveedores en estos términos. Pero tenemos la posibilidad de “Ånanciarnos” con nuestros clientes y obtener un cobro por anticipado que a su vez entregaremos al proveedor como pago adelantado. De esta forma no invertiremos nuestros recursos en este tipo de operaciones. ¿Qué hizo Dulces Sueños en este renglón? Podemos observar que sólo invirtió $400. No está mal, aunque recuerde que, en vez de incrementarlo, trataremos, dentro de lo posible, de reducir el saldo de esta cuenta a cero. Total activos circulantes. Antes se comentó que ésta es una cuenta integradora, es decir, el resultado de la suma de varias cuentas y, sobre todo, podemos ver que su saldo no se ve directamente afectado por los movimientos contables que realiza la entidad. Aun así, observamos que el total de esta cuenta aumentó 7.5%. En general, en las cuentas que integran el activo circulante siempre trataremos de reducir los saldos respectivos. ¿Por qué? Porque esas cuentas, por sí mismas, no generan ningún rendimiento. Veamos: • El efectivo depositado en las cuentas de cheques, como señalamos antes, no genera ningún rendimiento. • El efectivo depositado en inversiones temporales reditúa un rendimiento muy bajo, comparado con otros activos. • Las cuentas por cobrar no causan ningún rendimiento. Lo que el cliente nos debe, es justo lo que nos paga. • Los inventarios tampoco generan ningún rendimiento; por el contrario, tienen costos de almacenaje, seguros, obsolescencia, etcétera. • Los gastos pagados por anticipado, como mencionamos en la sección anterior, no generan ningún rendimiento. Entonces, ¿para qué mantener las cuentas de Activo circulante? Observe el adjetivo de estos activos, circulante, es decir, los recursos invertidos en este tipo de activos sólo generan rendimiento cuando los hacemos circular, en otras palabras, cuando ayudan a la operación de la empresa dentro de lo que se llama ciclo del efectivo. Es decir, cuando vendemos el inventario, la operación es a crédito, y se convierte en cuentas por cobrar después, cuando cobramos (o factorizamos) esas cuentas y recuperamos nuestro efectivo. Éste es el llamado ciclo del efectivo.

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Ciclo del efectivo 1 La empresa tiene efectivo

Compra inventario

4

2

La empresa cobra su cuenta por cobrar

Lo vende a crédito, y se convierte en cuentas por cobrar

3 Figura 13.1 El ciclo del efectivo

Por esto se llaman activos circulantes, porque sólo generan rendimiento mientras estén “circulando” dentro del ciclo del efectivo. Así que entre más rápido circulen, más rendimiento generan. ¿Cómo hacemos que giren con más celeridad? Recuerde que la actividad de la empresa es la venta de productos, por tanto, hay que vender más. Si vendemos más, haremos que este ciclo se complete más rápido, y de esta forma incrementaremos el rendimiento. Si, aunado a un aumento de las ventas reducimos los montos invertidos en ellas, estaremos en mejor posibilidad de obtener un rendimiento adecuado. Profundizaremos más en este tema cuando se hable del método DuPont. Ahora bien, si en vez de efectivo utilizamos el crédito que proporcionan los proveedores, obtendremos rendimientos máximos, como se aprecia en la Ågura que se muestra a continuación.

Capítulo 13


Ciclo del capital en trabajo

La empresa paga al proveedor

5

Los proveedores entregan inventario a crédito

4

1

La empresa tiene efectivo

Se vende a crédito y se convierte en cuentas por cobrar

3

2 La empresa cobra la cuenta por cobrar

Figura 13.2 Ciclo del capital en trabajo

Analicemos esta situación. En este proceso, que se llama ciclo del capital en trabajo, primero obtenemos de los proveedores la mercancía o materia prima a crédito, a un plazo determinado de 30 días por ejemplo. Elaboramos el producto y lo vendemos, o vendemos la mercancía en caso de ser empresa comercial, o proporcionamos el servicio a crédito, convirtiéndolo en una cuenta por cobrar. Cobramos la factura y obtenemos efectivo, con el cual le pagamos a nuestro proveedor. Pero al momento de pagarle nos sobra efectivo porque le estamos pagando el costo de la mercancía, mientras que a nuestros clientes les cobramos a precio de venta. Como recordará, la diferencia entre el precio de venta y el costo de ventas se llama utilidad bruta, y este dinero lo retiene la empresa sin haber invertido un centavo para completar el ciclo del capital en trabajo. De ahí el nombre de este ciclo, capital en trabajo, pero capital de los proveedores, no de la empresa.

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Debemos tener cuidado de sincronizar los f lujos de efectivo para que, cuando se venza el plazo otorgado por el proveedor, tengamos el dinero suÅciente para efectuar el pago respectivo. Así que los f lujos de efectivo deben seguir este orden: primero vendo y cobro; después, con ese dinero, pago al proveedor. Si el ciclo se invierte, nos obliga a usar nuestros recursos para pagar primero al proveedor y después cobrar a los clientes. La importancia de esta sintonización de f lujos queda demostrada por sí misma. Se utilizan recursos ajenos para obtener un beneÅcio propio. La mayoría de las grandes cadenas comerciales utiliza intensamente este ciclo del capital de trabajo. Compran a crédito con plazos de hasta 70 días, pero venden y recuperan el efectivo en menos de 30 días. Así es como logran tener esos inventarios tan altos en sus grandes tiendas. Observe que el plazo del crédito es a 70 días, mientras que en 30 ya tienen el efectivo. ¿Qué le hacen a este efectivo? ¿Lo mantienen en los bancos hasta el plazo en que tengan que pagar a sus proveedores? Por supuesto que no. Con este dinero (que no es de ellos) compran más mercancía que vuelven a vender en los siguientes 30 días, y obtienen por consecuencia un doble beneÅcio al venderlo dos veces. El comercio, manejado de esta forma, es uno de los mejores negocios. En resumen, ¿qué hizo Dulces Sueños con su capital en trabajo? Aumentó el Activo circulante y disminuyó su Pasivo circulante (proveedores.) Totalmente contrario a lo hasta ahora establecido. Por tanto, lo valoraremos como una debilidad de la empresa. Es un hecho que debe aumentar sus Pasivos circulantes, o a corto plazo, y reducir su Efectivo e Inversiones temporales.

Activos a largo plazo Inversiones a largo plazo. Esta cuenta la mantiene la empresa para presentar sus inversiones ante otras empresas en las cuales no inÆuye en sus decisiones, o tiene menos de 25% del capital de las mismas. Si alguna de estas condiciones no se cumple, los estados Ånancieros de todas las empresas se deben presentar consolidados, es decir, en un solo juego de estados Ånancieros. En este caso se cumplen ambas, y por esta razón la empresa Dulces Sueños lo presenta como un activo a largo plazo. ¿Qué sucedió en esta cuenta? Observe que el saldo al Ånal de 2011 disminuyó 47% con respecto a 2010. ¿Fortaleza o debilidad de Dulces Sueños? Analicemos por qué la empresa realiza este tipo de inversiones en otra empresa. Como todo activo, se espera que genere sus propios f lujos de efectivo. En este tipo de inversiones tendremos dos beneÅcios. La empresa en la que invertimos nos pagará dividendos, pero más importante aún es que en este tipo de inversiones se pretende obtener una ventaja estratégica sobre la competencia, es decir, se espera asegurar un cliente, garantizar el abasto de un proveedor, tener acceso a nueva tecnología o participar en forma directa

Capítulo 13


en las estrategias de la competencia, etc. Son las llamadas empresas conjuntas (o joint ventures), en las cuales se espera que ambas se beneÅcien de este tipo de inversiones conjuntas. Pero, ¿qué hizo Dulces Sueños? Disminuyó su inversión, perdiendo, por supuesto, todas las ventajas estratégicas que pretendía alcanzar cuando originalmente hizo la inversión. Un punto muy débil de su administración. Planta y equipo (neto). En esta cuenta se presentan las inversiones que mantiene la empresa en equipo, maquinaria, ediÅcios, terrenos, etc., y se dice que está “neto” de la depreciación acumulada que pudieran tener esos activos. Este tipo de activos se adquiere porque brinda a la empresa infraestructura para que produzca y venda. Revise lo comentado en el capítulo respectivo. ¿Qué hizo Dulces Sueños? Redujo su planta y equipo 5.2%. ¿Punto fuerte o débil? Si este tipo de activos es adquirido para tener capacidad de producción y venta de mercancía, obviamente que al disminuir este rubro también disminuye la capacidad de producción y venta. Al reducirse la capacidad de producción, la oferta de producto también decrece, y si el mercado está creciendo, entonces habrá algún segmento que no se podrá satisfacer, lo cual, como ya hemos dicho, enviará al cliente con la competencia. Este rubro debe mantener nuestra capacidad de producción con base en el comportamiento del mercado. Si éste se encuentra en crecimiento, debemos incrementar la capacidad de producción al menos en el mismo porcentaje en que crece el mercado. De no hacerlo así, nuestra participación porcentual disminuirá, es decir, atenderemos a una menor proporción de compradores, y los clientes no atendidos irán con la competencia a adquirir sus productos. Más adelante, cuando se estudie el costo de producción, veremos que si reducimos la capacidad de producción, los costos de producción aumentarán porque perdemos las economías de escala. Si no podemos repercutir este aumento en el precio de venta, el margen de utilidad disminuirá, diÅcultando la operación de la empresa, o que ésta llegue a tener incluso problemas Ånancieros. Si los competidores detectan esta situación, podrían emprender algún tipo de estrategia, como reducir el precio de venta de sus productos. Al no poder responder a esta estrategia dados los altos costos, ello obligará a cerrar la empresa. ¿Puede ver lo delicado que es este renglón? Hay que invertir siempre en maquinaria y equipo al menos en el mismo porcentaje en que crezca el mercado, sin considerar la depreciación de estos activos. Activos intangibles. En este rubro se presentan los activos a largo plazo, como son las fórmulas, patentes, crédito comercial, gastos de organización, etc. Se conocen en conjunto como investigación y desarrollo, y proporcionan una ventaja estratégica contra la competencia. Podemos ver que nuestra empresa no invirtió en este rubro. Un punto muy débil, ya que siempre se

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debe invertir en investigación para mejorar los productos o servicios y estar en posibilidad de ofrecer innovaciones, o estar preparados para enfrentar a la competencia, o a productos sustitutos que pudieran aparecer en el mercado. Total de activos. Esta es otra cuenta integradora que acumula todos los saldos de las cuentas de activos que se presentan en el balance general. En el caso de Dulces Sueños, muestra una disminución de 7.9%. ¿Fortaleza o debilidad? Si razonamos que los activos proveen la infraestructura para la operación de la empresa, lo consideraremos un punto débil. En general, y por todo lo presentado antes en cada concepto de activo, esperaremos que el Total de activos aumente al menos el mismo porcentaje en que crezca el mercado. Pero recuerde, no en activos circulantes. En este tipo de activos debemos mantener saldos de forma tal que permitan operar eÅcientemente, tomando la palabra “eÅciente” en el sentido más estricto, es decir, que no existan activos circulantes ociosos.

Pasivos Pasivos circulantes. Los pasivos a corto plazo, también llamados pasivos circulantes, son aquellos compromisos que se deben cubrir en un año o menos. En este tipo de pasivos se encuentran, por lo general, los proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, impuestos diferidos, pasivos acumulados, etc., que sirven para Ånanciar los activos circulantes. Ya mencionamos el hecho de que hay que tener cuidado con la sincronización de los flujos. Pues bien, vamos a utilizar pasivos a corto plazo para Ånanciar activos a corto plazo que generen suÅcientes recursos en efectivo para cumplir con nuestra obligación una vez vencido el plazo. Y hay que subrayar este último punto: cumplir con nuestra obligación (pagar el pasivo) hasta que se agote el plazo concedido por el proveedor, nunca antes de que venza este plazo. ¿Por qué? Porque si lo pagamos, dejamos de tener este recurso, y ello reduce nuestra operatividad y perdemos dinero. En el caso de Dulces Sueños, el pasivo circulante (o a corto plazo) está disminuyendo 11.5%. ¿Fortaleza o debilidad? Comparémoslo con los activos circulantes, los cuales aumentaron 1.9%, con incrementos muy fuertes en la cuenta de Efectivo (44.7%) y en Inversiones temporales (50.0%). Si el total de Pasivo a corto plazo está disminuyendo, y el total de Activos circulantes está aumentando, ¿de dónde obtuvo la empresa recursos para este incremento? Debió obtenerlos de los pasivos a largo plazo o del capital. A todas luces se ve que es un punto muy débil de esta empresa. Tanto el aumento del activo circulante como la correspondiente disminución del pasivo a corto plazo son puntos muy débiles y denotan una muy deÅciente administración Ånanciera.

Capítulo 13


En ocasiones se considera un manejo adecuado de la empresa cuando ésta paga sus pasivos sin importar si son a corto o a largo plazo. Se dice que “la empresa ya debe menos”, y que por eso está en una mejor posición Ånanciera. ¿Será cierta esta aseveración? Hemos establecido que la empresa contrata los pasivos para adquirir activos, los cuales se ponen a trabajar y deben generar recursos suÅcientes para pagar los intereses que cobre la institución Ånanciera que otorgó el préstamo y, más aún, deben proporcionar algo de flujo de efectivo adicional a la empresa. Entonces, ¿por qué pagarlos? ¿Qué sucede si saldamos estos pasivos? Primero, para cubrir estas deudas debemos retirar recursos de la empresa y por ende dejamos de comprar más activos para que produzcan más flujo de efectivo, o si no compramos más activos, tendremos recursos para pagar más dividendos a nuestros inversionistas. Entonces establezcamos algo que causará gran revuelo entre la comunidad Ånanciera: los pasivos no deben pagarse; si lo hacemos, perdemos lo establecido antes como palanca Ånanciera, y pueden suceder dos situaciones: o reducimos nuestros activos (para que el balance esté “balanceado” ), o tenemos que invertir más capital en la empresa para reponer los activos que habíamos adquirido con la deuda. ¿Cuál es el resultado si incrementamos el capital invertido y las ventas permanecen constantes? Que el rendimiento sobre el capital (ROE) disminuye. Esto no le gustará a nuestros accionistas. Debemos cambiar la idea de que los pasivos nos “cuestan” por el hecho de que pagamos intereses sobre ellos. En realidad sucede lo contrario: los pasivos ayudan a obtener un mayor rendimiento sobre el capital invertido. ¿Cómo? Ya lo demostramos al inicio del capítulo sobre pasivos, cuando se habló de la palanca Ånanciera: con menos capital tenemos más activos (Ånanciando la otra parte con pasivos), y de esta forma hacemos más productivo nuestro capital. Entonces, ¿para qué pagarlos? Hay que pagarlos, porque se vence el plazo que nos concedió el proveedor. De acuerdo, pero entonces contratemos otro pasivo para que no disminuyamos nuestros activos y afectemos la operación. En resumen, se trata de un punto débil de la empresa Dulces Sueños porque paga pasivos a corto plazo y aumenta sus activos circulantes. Pasivos a largo plazo. Con los pasivos a largo plazo, aquellos que se cubrirán en plazos mayores de un año o en un periodo de operación de la empresa, sucede exactamente lo mismo que con los pasivos circulantes. Se contratan para Ånanciar activos, en este caso activos a largo plazo, como equipo, maquinaria y ediÅcios, o para realizar investigación y desarrollo para la empresa. ¿Qué hizo Dulces Sueños? En esta ocasión la empresa reduce sus pasivos a largo plazo en 40%, pero también disminuye sus activos a largo plazo, sólo que en un menor porcentaje, 15.48%. Como lo mencionamos antes, se razonaría que la empresa está mejor porque debe menos. Sí debe menos, pero tiene menos activos a largo plazo (lo que reduce su capacidad de producción) y seguramente requirió invertir más capital para equilibrar este

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cambio en la estructura Ånanciera. En resumen, otro punto débil para la empresa. En general, la disminución de pasivos sin un decremento equiparable en los activos será considerada una debilidad de la empresa.

Capital En el rubro de Capital podemos observar que no se emitió capital nuevo, ya sea en forma de acciones preferentes o comunes. La diferencia entre las acciones preferentes y comunes radica en que las primeras tienen derecho de pago, es decir, cuando se entregan dividendos tienen preferencia de pago, y además de los dividendos se puede determinar también un pago sobre estas acciones en forma de interés. La desventaja de las acciones preferentes estriba en que no tienen derecho de voto, es decir, no inÆuyen en las decisiones que se toman en la empresa. También se les denomina “acciones de capitalistas”, porque sólo reciben dividendos y, en su caso, intereses, pero no afectan las decisiones que se toman en la organización. Las acciones comunes sí tienen derecho de voto, pero reciben sus dividendos después de las acciones preferentes, y no siempre se les otorga este pago. El incremento en capital es resultado de retener parte de las utilidades que generó la empresa. Si observa el estado de resultados, en 2011 se tuvo una utilidad neta después de impuestos de $185,534.00. Las utilidades retenidas en el balance general para ese año crecieron $10,318.00. Este aumento terminó por retener esta parte de las utilidades. ¿Punto fuerte o débil? Con esta operación se incrementa el capital y, por tanto, el ROE se podría ver reducido.

Estado de resultados Ventas. Este es un rubro muy importante en el análisis de los estados Ånancieros, porque constituye el Ån principal para el cual fue creada la empresa, es decir, para generar un rendimiento a los accionistas mediante la obtención de ingresos provenientes de las ventas. En el caso de Dulces Sueños, podemos ver que tuvo un incremento en ventas de 18.4% en un año. Un excelente crecimiento y un punto muy fuerte para la empresa. Devoluciones y descuentos sobre ventas. Podemos observar que las devoluciones y descuentos disminuyeron para la empresa en este ejercicio. Esta es otra excelente noticia. SigniÅca que su producto es aceptado por el mercado en las condiciones de precio, calidad y presentación en las cuales se está entregando a los clientes. Otro punto muy fuerte.

Capítulo 13


En combinación, estos dos factores indican que tenemos un gran potencial de ventas, porque el mercado está respondiendo favorablemente a nuestro producto. Ventas netas. Si de las ventas restamos las devoluciones y descuentos sobre ventas, obtenemos las ventas netas, que representan el ingreso neto obtenido por ese concepto. En este caso el análisis horizontal indica que este valor creció 19.4%. Excelente. Costo de ventas. Representa la cantidad que erogamos por la mercancía vendida a nuestros clientes. Es decir, cuánto costó el bien entregado al momento de la venta. En este caso, el costo de ventas aumentó 26.9%. Un punto muy débil. ¿Por qué? ¿No deberíamos esperar que este costo aumentara si las ventas se incrementaron? Sí, en efecto, el costo de ventas aumenta en concordancia con las ventas, pero en este caso el aumento del primero fue mayor que el crecimiento observado en las segundas. Es decir, nos costaron más las ventas realizadas este año, que las realizadas el año pasado. Tenemos un grave problema de costos. Este incremento deberá ser igual, y de preferencia menor, que el porcentaje de aumento observado en las ventas. Debemos revisarlo para determinar las causas exactas de este incremento (mayor que las ventas) y tomar medidas para reducirlo. Utilidad bruta. La diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas se llama utilidad bruta. Podemos observar que ésta se incrementó sólo 7.7%, mientras que el aumento en ventas netas fue de 19.4%; es decir, todo el esfuerzo realizado para incrementar las ventas 19.4% se perdió al aumentar más que proporcionalmente el costo de ventas. A este paso conviene ya no vender más, porque cada venta cuesta más que la anterior. Es un problema de costos muy grave y habrá que tomar medidas de inmediato para corregirlo. Gastos de venta. Este rubro se origina por el esfuerzo que realiza la empresa para incrementar sus ventas. Se consideran gastos “variables” porque cambian a la par que el nivel de ventas, generalmente en el mismo sentido. Es decir, a mayores ventas, mayor gasto de ventas. Están conformados por los sueldos y comisiones de los vendedores, fletes de venta, gastos de mensajería y erogaciones administrativas del propio departamento de ventas, como renta, sueldos, energía, combustibles, teléfono, correo, etc., todos de la misma área. Al parecer, los esfuerzos por incrementar las ventas dieron resultado en Dulces Sueños, porque las ventas netas crecieron, como se señaló, 19.4%. Sin embargo, el esfuerzo fue más que proporcional, ya que el gasto de ventas aumentó 25.7%, lo que eliminó todo beneÅcio que hubiera resultado del aumento de las ventas. Sucedió lo mismo que en el rubro del costo de ventas. Se gastó demasiado para incrementar las ventas. Este tipo de gastos deberá

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aumentar en la misma o en menor proporción que el crecimiento reflejado en las ventas. Gastos de administración. Se originan por el manejo administrativo de la empresa, e incluyen la renta, sueldos, energía, combustibles, teléfono, correo, etc. de las áreas administrativas, exceptuando el departamento de ventas, que se presentó en el rubro anterior. Todos los sueldos de los altos directivos se incluyen en este renglón y se consideran gastos Åjos, ya que sin importar el rango de ventas, siempre se mantendrán en el mismo nivel. No obstante, considerando estos gastos como Åjos en esta empresa, aumentaron. Total gastos de operación. Esta cuenta integradora es el resultado de la suma de los gastos de venta y de los gastos de administración. Observa un aumento de 18.2%, casi el mismo registrado por las ventas. Este total de gastos debe ser muy inferior al incremento de las ventas, porque de lo contrario resulta muy caro operar la entidad. Como puede ver, esta empresa tiene problemas en todos los rubros de costos y gastos, que aumentaron más que proporcionalmente con respecto al incremento registrado por las ventas. Representan, por lo mismo, puntos débiles en la administración de la empresa. Utilidad de operación. Es otra cuenta integradora compuesta por la diferencia entre la utilidad bruta y el total de gastos de operación. En este caso, nuestra empresa registró una disminución de 0.5%. Es decir, que a pesar del incremento tan importante en las ventas netas, al Ånal del ejercicio obtenemos menos utilidad de operación que en el año anterior. Además, ¿recuerda el concepto de apalancamiento Ånanciero? En este caso aparece otro apalancamiento que se denomina apalancamiento operativo, y signiÅca que, como los gastos de administración permanecen Åjos aun y cuando aumenten las ventas, la utilidad debe aumentar más que proporcionalmente con respecto al incremento registrado en las ventas. Productos Ånancieros. Este rubro está compuesto por los intereses que la empresa obtiene por sus inversiones temporales. Como pudimos observar, la gerencia decidió aumentar sus inversiones temporales, por lo que obtiene un mayor ingreso en productos Ånancieros. Esta es la falacia en que se incurre en este tipo de inversiones. Su uso se justiÅca porque se observa, como en este caso, un rendimiento. Pero se señaló, en el rubro de las inversiones temporales, que este tipo de instrumentos Ånancieros paga un rendimiento muy bajo. La pregunta es: ¿Qué resultará más conveniente, invertir en la empresa o hacerlo en estos instrumentos de corto plazo? Gastos Ånancieros. En este rubro se presentan los pagos de intereses que la empresa realiza por los préstamos contraídos. Como observamos en

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el análisis respectivo, disminuyeron los pasivos a largo y a corto plazo; por consiguiente, se redujeron los gastos Ånancieros al disminuir las deudas. El caso del pago de pasivos, como ya hemos señalado, nos lleva a tratar de reducir las deudas sin tomar en cuenta que al saldarlas estamos limitando nuestra operación, dado que reducimos la posibilidad de reponer activos o incrementar el capital invertido, con el consiguiente declive en la rentabilidad. Los pasivos sólo se deben pagar cuando se pretenda acotar la capacidad de operación de la empresa, no para “reducir” el gasto Ånanciero, porque con ello se afecta el apalancamiento operativo. Utilidad antes de impuestos. Se obtiene al agregar los productos Ånancieros y reducir los gastos Ånancieros de la utilidad de operación. Para Dulces Sueños, la utilidad antes de impuestos se incrementa apenas 7.0%. Recuerde que el aumento en las ventas fue de 19.4%. No ha sido el mejor negocio aumentar las ventas en 19.4% y sólo recibir una utilidad antes de impuestos de 7.0%. Impuestos. Las tasas impositivas son determinadas por las autoridades tributarias en cada país. Corresponde sólo realizar los pagos respectivos. Debemos, en este sentido, eliminar la actitud de no pagar impuestos. Es nuestra obligación como ciudadanos cubrir los gastos del gobierno realizando el pago correspondiente. La operatividad de la empresa debe ser capaz de generar el Æujo de efectivo suÅciente para pagar impuestos. La rentabilidad proviene de operar adecuadamente la empresa, y no de evitar o no realizar este pago. Utilidad después de impuestos. Este rubro muestra la cantidad que, después de deducir de las ventas los costos y gastos de la empresa, le corresponde a los accionistas, y es la cantidad que todo inversionista espera para tomar dos decisiones de suma importancia para la empresa. Si esta cantidad es positiva (una utilidad) debe decidirse si se reparte como dividendos a los inversionistas o se retiene en la empresa (se reinvierte) para Ånanciar proyectos futuros. Si es negativa, es decir, una pérdida, se debe decidir si se solicitan nuevas aportaciones a los accionistas para cubrir este déÅcit o se continúa operando con menor capital social. Al comparar un año con el anterior, podemos observar que Dulces Sueños obtuvo una utilidad en ambos años con un crecimiento de sólo 2.6%. Parece que nuestro incremento en ventas de 19.4% se redujo hasta 2.6%, lo que no reÆeja una muy buena administración. Ahora podemos resumir del análisis horizontal lo siguiente. • La empresa invirtió más recursos en activos circulantes. • Redujo sus inversiones a largo plazo.

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• Disminuyó su planta y equipo. • No invirtió en activos intangibles. • Redujo sus pasivos, tanto a corto como a largo plazo. • No efectuó nuevas emisiones de capital, pero retuvo utilidades. • Las ventas aumentaron un porcentaje importante. • El costo de ventas se incrementó, en proporción, más que el aumento registrado en las ventas. • La utilidad bruta aumentó un porcentaje menor de lo que se incrementaron las ventas. • Los gastos de venta no variaron en proporción con el incremento de ventas. • Los gastos de administración, que deben permanecer Åjos, también aumentaron. • La utilidad de operación decreció en comparación con el año anterior. • Los productos Ånancieros aumentaron y los gastos Ånancieros disminuyeron. • La utilidad después de impuestos creció sólo 2.6%. Como mencionamos antes, no fue una muy buena administración en 2011. Se obtuvo casi la misma utilidad del año anterior, a pesar de registrarse un incremento importante en las ventas.

Análisis vertical Ahora corresponde emprender el segundo método de análisis Ånanciero denominado análisis vertical, porque analizaremos, por año, los componentes de cada uno de los grupos principales de cuentas en el balance general [estaremos observando los cambios en las columnas (2) y (4), cuyos porcentajes están calculados sobre el total de activos]. Activos. Ahora nos interesa observar qué porcentaje, de 100%, representa cada una de las cuentas en cada año analizado. Este porcentaje se calcula al dividir el importe de cada una de las cuentas bajo análisis entre el total de activos de ese año, multiplicado por 100. Por ejemplo, el porcentaje de Planta y equipo para 2011 se calcula como 445,500/1,137,722 = .0392 * 100 = 39.2, y así con todas las cuentas bajo análisis.

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Activos circulantes. Al observar los porcentajes presentados en las columnas (2) y (4) para la cédula de activos circulantes y compararlos, podemos comentar que dichos activos representaban 48.2% en 2011, mientras que en 2010 comprendían sólo 43.5%; es decir, tenemos una mayor inversión en activos circulantes en 2011 que en el año anterior. Podemos observar también que en 2010 el efectivo representaba 5.1% del total de los activos y en 2011 representa 8.0%. Las Inversiones temporales signiÅcaban 4.1% y en 2011 comprenden 6.6%. Las cuentas por cobrar y los inventarios sí disminuyen su porcentaje en el total de activos. Esto conÅrma lo detectado en el análisis horizontal: la empresa es más “líquida” en 2011. Se entiende por líquida una entidad que tiene muchos activos circulantes. Pero, ¿para qué queremos una empresa líquida? Queremos mejor que sea rentable.

Activos a largo plazo Inversiones a largo plazo. En el bloque de los activos a largo plazo podemos observar cómo se reduce de 14.4% a 8.3% de un año al siguiente. Planta y equipo. En este rubro sucede algo curioso: el porcentaje de esta cuenta parece aumentar de un año al otro, pero en el análisis horizontal se detectó que la empresa no había invertido en este tipo de activos, incluso lo señalamos como una de sus debilidades. Entonces, ¿qué sucedió? ¿Por qué se contradicen los métodos de análisis? Hay que tener cuidado cuando manejemos porcentajes, porque en el análisis vertical se compara cada una de las cuentas de activos contra el total de activos de cada uno de los años respectivos. Entonces, la base sobre la cual se calcula el porcentaje cambia de un año al otro, y por eso parece que los métodos se contradicen. Lo que sucede es que el total de activos decreció de 2010 a 2011, al igual que el rubro de Planta y equipo, pero como el total de activos de 2010 se redujo más que el porcentaje de Planta y equipo, por eso da este resultado. En 2011 este rubro indica un porcentaje mayor, pero de un total de activos menor. Lo entenderá más fácilmente si ve sólo los números absolutos en lugar de los porcentajes. Ahí se observa que en 2010 Planta y equipo tenía un importe de $470,000, mientras que en 2011 sólo era de $445,500. Con la práctica entenderá este “espejismo” que de repente se presenta en los análisis Ånancieros. Activos intangibles. Observe cómo en esta cuenta también se presenta el “espejismo” referido. Aun y cuando su importe no cambió, se mantuvo en $50,000. Cuando realizamos el análisis vertical, vemos que en 2010 representó 4.0%, mientras que en 2011 indica 4.4%. ¿Por qué aumentó el porcentaje? Porque disminuyó el total de activos de cada uno de los años, que es la base sobre la cual se calcula.

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Total de activos a largo plazo. En el análisis vertical obtenemos un porcentaje de 51.8% para 2011 y de 56.5% en 2010. Esto no requiere más explicación. El total de activos a largo plazo disminuyó de un año al siguiente. La consecuencia será una menor capacidad de producción y un aumento de los costos de producción y la menor oferta de nuestros productos. De nuevo, si la demanda del producto está aumentando, no tendremos capacidad para satisfacerla, y alguno o algunos de nuestros clientes comprarán con la competencia. Estamos enviando clientes a nuestros competidores, y ellos, sin ningún esfuerzo, incrementarán sus ventas.

Pasivos Ahora analizaremos (verticalmente) la parte derecha del balance general, es decir los pasivos y el capital. Para obtener los porcentajes dividimos el total de cada cuenta entre el total del pasivo más el capital. Por ejemplo, para el cálculo del porcentaje de los Pasivos a corto plazo de 2011 tenemos 215,000/1,137,722 = 18.9%. Pasivos a corto plazo. En el rubro de pasivos a corto plazo notamos el mismo efecto observado en el total de activos a largo plazo. El porcentaje de 2011 (18.9) es menor que el del año anterior (19.7), debido a que se pagó parte de los pasivos a corto plazo. Los efectos de esta reducción ya fueron señalados en el análisis horizontal. Pasivos a largo plazo. De forma similar, el porcentaje de estos pasivos también es menor en 2011 comparado con 2010: 10.5% y 16.2%, respectivamente. Total pasivos. En el análisis vertical, el porcentaje del total de pasivos también se reduce de 35.9% a 29.4%. Recuerde que no porque el total de pasivos (deudas) disminuya de un año con respecto al anterior signiÅca que la empresa está mejor económicamente. Se piensa que por tener menos deuda se pagarán menos intereses; eso es cierto, pero no se toma en cuenta que al reducir la deuda se tiene que dar algún efecto en el capital de la empresa; éste aumenta y aminora el rendimiento que sobre el mismo se pudo obtener (ROE), o disminuyen los Activos totales, con la consiguiente reducción de la capacidad de producción y generación de Æujos de efectivo. Esto pudiera ser más costoso que el decremento en el pago de intereses que se logra con la reducción de los pasivos.

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Capital Acciones preferentes y acciones comunes. En estos dos rubros se observa nuevamente el efecto de “aumento aparente” en sus porcentajes aun cuando el importe en pesos se mantiene constante ($150,000 y $500,000). Esto, como se comentó antes, se debe a que se redujo la suma base (total pasivo + capital) utilizada para el cálculo de estos porcentajes. Utilidades retenidas. En este rubro se presentan las utilidades que no se han repartido en forma de dividendos a los accionistas y que se “retienen” para reinversión de la propia empresa. Podemos observar que si la utilidad después de impuestos de 2011, según lo muestra el estado de resultados, fue de $185,534, y el cambio en las utilidades retenidas de un año con respecto al anterior fue de sólo $10,318, según lo muestra el análisis horizontal, entonces casi toda la utilidad fue repartida como dividendos a los accionistas. Total capital. Esta cuenta integradora se conforma con la suma de acciones preferentes, acciones comunes y utilidades retenidas. En 2010 creció de 64.1% a 70.6%. Aumentó la inversión en capital, como se señala en la sección anterior, por la retención de utilidades. Algo importante a observar en el análisis vertical es la proporción que guardan el Total pasivo y el Total capital, ya que ambos forman la estructura Ånanciera de la empresa y entre ellos están Ånanciando al 100% el Total de activos. Podemos observar que en 2010 se tenía una relación de pasivo a capital (así se denomina este concepto) de 35.9% de pasivos con 64.1% de capital. Es decir, del total de recursos que se tiene en la empresa, 35.9% provino de pasivos, y 64.1% de capital. En el siguiente año esta estructura cambia a 29.4% de pasivos y 70.6% de capital. Es decir, la empresa tiene que utilizar más capital para Ånanciar sus activos.

Estado de resultados En el análisis vertical del estado de resultados tomaremos la base del total de ventas netas como 100%. Para el cálculo de cada uno de los porcentajes, el importe de esta cuenta se divide entre el total de ventas netas. Por ejemplo: para el costo de ventas de 2010, costo de ventas/ventas netas = 1,108,378 /1,712,480 = 64.7%. Ahora intentamos determinar qué porcentaje del total de ventas netas se eroga en cada uno de los conceptos que conforman el estado de resultados, para compararlo con el porcentaje del año anterior, columnas (2) y (4). Ventas. En el análisis vertical podemos observar que el porcentaje de las ventas netas fue de 101.8% en 2011, y de 102.6% en 2010. La diferencia se debe a que en el primer año las devoluciones y descuentos sobre ventas fueron menores: 1.8% contra 2.6% en 2010.

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Ventas netas. En ambos años aparecen como 100%, ya que es la base para el cálculo de este análisis. Representan el total de nuestros ingresos, ya netos de devoluciones y descuentos. Costo de ventas. Muestra el costo de la mercancía entregada con la venta. Podemos comparar que en 2011 este costo fue de 64.7% del total de nuestros ingresos netos, mientras que en 2010 fue de 60.9%. Esto conÅrma lo detectado en el análisis horizontal de que la empresa tiene un problema de costos. Le cuesta más vender de un año al otro. Utilidad bruta. Dado que nuestro costo de ventas se incrementó en 2011, la utilidad bruta de ese año resulta menor que la de 2010. Otra vez, el problema de costos repercute en la utilidad bruta. Gastos de venta. Los gastos de venta aumentan de 10.2% a 10.8% de 2010 a 2011. Debido a que este porcentaje está calculado sobre las ventas de su respectivo año, el aumento no es tan alarmante como lo habíamos detectado en el análisis horizontal, el cual mostró que este gasto se incrementó de un año al otro 25.7%. Entonces dejemos establecido también que se debe interpretar de manera conjunta, tanto en lo horizontal como en lo vertical, cada uno de los cambios detectados en las cuentas. Gastos de administración. Presenta el “espejismo” que ya se ha comentado antes. Aparenta tener una disminución en la composición del ingreso en 2011, comparado con 2010, de 6.8% a 6.1%. Sabemos que las ventas netas aumentaron, por tanto en estas situaciones debemos analizar también los importes que se presenten en los estados Ånancieros. El análisis horizontal ref leja más claramente este cambio. Total gastos de operación. Presenta la misma situación comentada para los gastos de administración. Utilidad de operación. En este rubro sí logramos detectar la problemática del costo de ventas, así como de los gastos de administración y de ventas, ya que la utilidad de operación no tiene ningún incremento; por el contrario, resiente una ligera disminución en sus importes. Todo el esfuerzo de la gerencia para incrementar el rendimiento se perdió. Productos Ånancieros. Debido a que nuestras inversiones temporales aumentaron, este concepto se incrementa en un porcentaje importante. Gastos Ånancieros. De forma similar a los productos Ånancieros, el pago de algunos pasivos ocasiona que se reduzca el porcentaje erogado en este concepto.

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Impuestos. El importe causado por los impuestos de la empresa se mantiene de un año con respecto al anterior: 9.0% y 8.5%. Utilidad después de impuestos. Es el porcentaje que gana la empresa y que estará disponible para los inversionistas. Disminuye de 12.6% a 10.8%, con el consiguiente enfado de los inversionistas. Se espera por lo general que el porcentaje de esta cifra aumente. No obstante, si vemos el importe en cada uno de los años, la utilidad sí aumentó de un año a otro. Esto requiere un análisis más detallado. En realidad, la utilidad después de impuestos representa el porcentaje que ganamos por cada peso que ingresó por ventas, menos las devoluciones y descuentos; es decir, por cada peso de ventas netas, cuántos centavos quedan para repartir entre los inversionistas o retener para reinversión. En mi opinión, a este rubro se la ha dado demasiada importancia en el esfuerzo por entender el desempeño de una empresa. Los inversionistas y los analistas Ånancieros esperan siempre que este número aumente, sin importar la forma en que se logró dicho aumento. Dejan de lado con ello el cálculo del rendimiento que ofrece la empresa a sus inversionistas, razón única de su participación en el capital de la entidad. Más adelante insistiremos en reutilizar el método DuPont al cual, desde mi punto de vista, no se le ha dado la importancia que merece en el cálculo del ROE como medida central del desempeño de una entidad económica.

Razones financieras A lo largo del desarrollo de este capítulo se ha puesto de maniÅesto la necesidad de que, para valorar el uso eÅciente o no de una determinada cuenta, es necesario entender su importe en relación con el importe de otra. Comparar dichos montos e interpretar la proporcionalidad que mantiene una con respecto a la otra ayudará a dimensionar su uso eÅciente. Por ejemplo, cuando se analiza el saldo de las cuentas por cobrar, nos interesa saber cuál fue su comportamiento asociado con las ventas de la empresa. Ya lo señalábamos en su oportunidad: un aumento o disminución de este rubro está necesariamente vinculado al aumento o disminución de las ventas de la empresa, y la proporción en que cambia una cuenta con respecto a la otra indicará si manejamos en forma eÅciente este importe. Este es el objetivo de las razones Ånancieras: establecer una serie de “razones” o de proporciones entre cuentas que nos brinde parámetros del desempeño Ånanciero de la empresa. Existen numerosas razones Ånancieras. En realidad podemos generar cualquier cantidad de ellas, ya que simplemente se basan en comparar dos cuentas y determinar su proporcionalidad.

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Entre las principales razones Ånancieras podemos mencionar las que se enuncian a continuación en las páginas subsiguientes.

Razones de liquidez Muestran la posición monetaria que mantiene una empresa entre sus recursos líquidos y sus deudas a corto plazo. Se establece, por lo general, que estas razones indican el nivel de cobertura que se tiene de esos compromisos a muy corto plazo. En este libro le damos un nuevo sentido a estas razones de liquidez. • Razón de capital en trabajo neto. Ya mencionado en su oportunidad, indica que toda empresa requiere estructurar su ciclo de efectivo en efectivo inventario cuentas por cobrar efectivo. A efecto de contar con el inventario necesario para las ventas o producción de la empresa se utiliza el crédito otorgado por los proveedores. Entonces necesitamos entender cuál es el importe en pesos que guardan estas cuentas en relación con los pasivos a corto plazo. Se calcula de la siguiente manera. Capital en trabajo neto = Activos circulantes (AC) – Pasivos circulantes (PC)

Para nuestro ejemplo:

Capital en trabajo

AC – PC

2011

2010

$333,222.00

$294,904.00

Se considera adecuado que la empresa tenga un capital en trabajo positivo, es decir, que el activo circulante sea mayor que el pasivo circulante. En este caso, Dulces Sueños cumple con este requisito. En los ejercicios que hemos realizado la cifra calculada es positiva. La interpretación de este resultado indica que tenemos activo circulante en exceso con respecto al pasivo circulante, lo cual ha sido considerado adecuado. Más adelante probaremos que no necesariamente tener capital en trabajo positivo es apropiado para la empresa. Por el momento digamos que estos montos son correctos.

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• Razón circulante. Ahora queremos calcular la relación que mantiene cada una de las cifras circulantes contra la otra. Se calcula de la siguiente manera:

Razón circulante = Activos circulantes / Pasivos circulantes

En nuestro ejemplo:

2011 Razón circulante

AC / PC

2.55

2010 2.21

Se considera que una adecuada proporción entre estas dos cifras es 2:1. Es decir, la empresa debe mantener el doble en activos circulantes de lo que representen los pasivos circulantes o a corto plazo. Se dice entonces que la empresa tiene liquidez y podrá cumplir con sus obligaciones a corto plazo representadas por los pasivos circulantes. En este sentido, Dulces Sueños cumple con estos lineamientos. En ambos años la relación es mayor de 2:1. Desde ahora presento en este libro una interpretación diferente de estos conceptos que han estado vigentes desde hace mucho tiempo, cuando el análisis Ånanciero estaba principalmente orientado a la liquidez de las empresas. En el enfoque “anterior”, la principal preocupación en este bloque de razones Ånancieras radicaba en probar que la empresa tenía la liquidez suÅciente para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. El enfoque que expongo consiste en el análisis de estados Ånancieros orientado a la rentabilidad, en el que ahora nuestra principal preocupación estriba en calcular qué tan rentable es la empresa y cómo podría aumentar este rendimiento en el futuro, y no en qué tanta liquidez tiene. Si nuestro enfoque es obtener la máxima rentabilidad, lo menos que permitiremos es que haya activos ociosos, porque todo activo que permanece inactivo no produce rentabilidad. Así de fácil. ¿Para qué mantener esta razón Ånanciera en 2:1 como siempre se ha establecido? ¿No signiÅca esto que si tenemos tal proporción estamos sosteniendo activos circulantes ociosos con tal de “garantizar” nuestros pagos a corto plazo? Mantener la razón circulante en 2:1 signiÅca que debemos tener efectivo, inversiones temporales, cuentas por cobrar o inventario, en cualquier combinación o todas ellas, en exceso para poder cumplir con el requisito de liquidez. Pero si mantenemos activos ociosos, estamos perdiendo rentabilidad.

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Además, se supone que queremos asegurar el doble de activos circulantes sobre los pasivos circulantes para garantizar su pago. De acuerdo, pero ¿cuál es la probabilidad de que todos los acreedores nos cobren al mismo tiempo? En realidad muy baja, si no es que nula (si la empresa no está en quiebra, en cuyo caso entra en condiciones de manejo y liquidación muy diferentes de lo antes mencionado). Entonces, si la posibilidad de que todos los acreedores nos cobren al mismo tiempo es muy baja, ¿para qué preocuparnos por el 2:1? Y, sobre todo, ¿para qué mantener un tanto igual al de los activos circulantes ocioso? No tiene sentido. Es mejor invertir ese tanto del activo circulante en activos Åjos o a largo plazo, o retirarlo de la empresa en forma de dividendos e invertirlo en otra empresa que necesite recursos frescos. Ahora bien, suponiendo que la empresa mantiene el 2:1 o, inclusive, una proporción más alta de 3:1 o 4:1. ¿SigniÅca que sólo por esta razón le cumplirá a sus acreedores en tiempo y forma? No necesariamente, una cosa es liquidez (y en este caso la empresa 4:1 es muy líquida), y otra cosa es solvencia, es decir, que la empresa quiera pagar sus deudas a corto plazo. Se puede tener 6:1 de razón circulante y no pagar, porque no se cuenta con recursos en efectivo para cubrir la obligación. Pongamos un caso extremo. Tomemos la empresa 3:1. Si la analizamos con el enfoque de liquidez anterior, diremos que está en condiciones de liquidez. Pero un análisis de las partidas de su activo circulante muestra que tiene excesivas cuentas por cobrar y que no recuperará la mayor parte de ellas. Además, tiene un exceso de inventario obsoleto que no podrá vender. Entonces, ¿de qué sirve mantener la liquidez 3:1 si en realidad no se cuenta con la mayor parte de estos activos circulantes? Otro ejemplo extremo. Suponga que la empresa 4:1 entra en quiebra, es decir, no tiene recursos para pagar sus deudas y se declara en liquidación. La pregunta es: ¿Se liquidarán los activos circulantes al valor reÆejado en el último balance general de la empresa? Seguramente no. La misma palabra lo dice: se obtendrán los valores de liquidación de esos activos circulantes, que están muy por debajo de los valores presentados en el balance general. Entonces, ¿de qué sirvió la razón circulante de 4:1? Propongo que esta razón sea 1:1. ¿Por qué? Porque de esta forma no mantenemos activos ociosos. Se evitó mantener inventario obsoleto y cuentas por cobrar irrecuperables, y se obliga a eÅcientar los activos circulantes. ¿Recuerda el ciclo del efectivo? Pues aquí adquiere especial importancia, porque debemos tratar de que ese ciclo gire el mayor número de veces en un año. Ya lo comentamos en su oportunidad: una forma de lograrlo (que este ciclo gire más rápidamente) es reduciendo los montos invertidos en él. Si lo logramos, disminuiremos la razón circulante y será difícil alcanzar el 2:1. Pero qué importa, si estamos haciendo más eÅciente el uso de los recursos de la empresa. Ahora bien, si implementamos el ciclo de efectivo extendido presentado antes, en el cual los proveedores suministran la mercancía, después la vendemos y les pagamos, y nos vuelven a proporcionar mercancía, y así

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sucesivamente, entonces reduciremos aún más estos montos si, por ejemplo, solicitamos a los proveedores que nos entreguen la mercancía en consignación, no en propiedad. Así sólo adquirimos y pagamos la que ya se haya vendido, y nunca aparecerá en los activos circulantes o en la deuda en pasivos circulantes. El argumento que justiÅca el enfoque anterior de la razón circulante 2:1 estriba en que “tenemos suÅcientes recursos para cubrir nuestras deudas a corto plazo”. Razonemos un momento esta justiÅcación: ¿Cómo cumpliremos con nuestras obligaciones a corto plazo? ¿Acaso entregando a los acreedores nuestras cuentas por cobrar o nuestros inventarios? No. Ellos esperan que les paguemos en efectivo, no en mercancía que ellos mismos nos entregaron. Entonces la preocupación debe enfocarse en generar los flujos de efectivo para contar con recursos suÅcientes en efectivo en el momento en que debamos cumplir con nuestra obligación. Y esos recursos provienen de la venta de nuestros productos, no tienen nada que ver con los montos que tengamos en activos circulantes comparados con los pasivos circulantes. La generación de los f lujos de efectivo se basa en analizar nuestro ciclo de efectivo y determinar en qué aspecto pudiera mejorarse. Una vez determinado este ciclo, es recomendable compararlo con nuestro ciclo de proveedores (se explicará más adelante) y determinar los días que tardamos en cobrar, comparado con los días que tardamos en pagar. El primero debe ser menor que el segundo. Es decir, primero cobramos y después pagamos. Por último, si mantenemos nuestra razón circulante en una proporción 1:1, estaremos “cubiertos” ante nuestros acreedores y no mantendremos recursos ociosos en el activo circulante. De regreso a la métrica de capital en trabajo neto, con nuestra propuesta de que la razón circulante se mantenga en 1 (1:1), el capital en trabajo neto desaparece. Mantener esta razón signiÅca que los activos circulantes son iguales a los pasivos circulantes; si sustraemos uno del otro, entonces el resultado es cero capital en trabajo neto. Razonándolo: ¿Qué signiÅca en realidad que el capital en trabajo neto tuviera un importe positivo? SigniÅca que la empresa tiene invertidos, además de los recursos proporcionados por los proveedores y bancos a corto plazo, fondos del capital de la empresa en cuentas como Efectivo, Cuentas por cobrar e Inventarios, pero éstas no generan rendimiento. Entonces, pensando como inversionista, ¿para qué queremos invertir en cuentas que no generan rendimiento? Mejor que las Ånancien los proveedores, ¿o no? Y nuestros recursos, aportados como inversionistas, que se coloquen donde produzcan rendimiento. Prueba del ácido. Esta razón Ånanciera, conocida como razón circundante, trata de establecer cuántos recursos están rápidamente disponibles para cumplir con las deudas a corto plazo. Se ha considerado que los inventarios no

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son tan rápidamente liquidables y, por tanto, la empresa tendría que venderlos primero y después pagar a sus deudores. Por eso se sustraen los inventarios de los activos circulantes para obtener lo que se ha denominado activos líquidos. Esta razón Ånanciera se calcula de la siguiente manera:

Prueba del ácido = (activos circulantes – inventarios) /pasivos circulantes

Para nuestro ejemplo:

2011 Prueba del ácido

(AC-Inventarios) / PC

x

1.32

2010 1.00

Para la prueba del ácido, 1.2:1 se considera una adecuada relación. De este modo, nuestra empresa Dulces Sueños estaría por debajo de dicha relación en 2010, no así en 2011, cuando al incrementar sus activos circulantes alcanza una medida adecuada de esta razón Ånanciera. Tiene sentido descontar los inventarios de los activos circulantes para calcular la disponibilidad de recursos cuando se trata de cubrir los compromisos a corto plazo. Pero queda la pregunta: ¿Qué tan probable es que todos los acreedores nos cobren al mismo tiempo? Ya mencionamos que es una probabilidad muy baja, casi de cero, de que todos los acreedores se pongan de acuerdo y demanden sus pagos al mismo tiempo. Además, existen fechas de vencimiento diferentes para cada uno si la empresa no se encuentra en liquidación. Entonces, ¿para qué mantener en los activos circulantes recursos que nunca se utilizarán para pagar las deudas? Los recursos para saldar las deudas provienen de las ventas, no de la liquidación de los activos circulantes para pagar los pasivos circulantes. Entonces, ¿por qué los comparamos?

Razones de actividad En el análisis de razones circulantes comentamos que a este tipo de activos se les denomina circulantes porque sólo generan rendimiento cuando están “circulando” en el ciclo del efectivo, o mejor aún, en el ciclo del efectivo ampliado, y generando ventas, principal actividad de la empresa. Comparemos cada una de las cuentas del activo circulante contra el rubro de ventas.

Capítulo 13


El siguiente bloque de razones Ånancieras analiza precisamente esta característica: el uso eÅciente y rápido de dichos recursos al utilizarse en la operación de la empresa.

Efectivo Rotación de efectivo. Retomemos el tema del efectivo y analicemos qué tanto uso le damos al generar ventas para la empresa. Se calcula de la siguiente manera: Rotación de efectivo = Ventas netas / Efectivo Para nuestro ejemplo:

2011 Rotación de efectivo

Ventas netas / Efectivo

18.87

2010 22.88

Esta razón Ånanciera indica cuántos pesos obtenemos de ingreso dadas las ventas que generamos por cada peso que mantenemos en la cuenta Efectivo. El criterio de decisión apunta a que entre más alto sea este resultado, es mejor. Observamos que en 2011 el uso del efectivo es menos eÅciente. Periodo promedio en efectivo. Ahora nos interesa calcular cuántos días de venta mantenemos en el saldo de efectivo. Se calcula de la siguiente manera: Periodo promedio en efectivo = 365 días /Rotación del efectivo Se interpreta así: cuántos días de venta mantenemos en los saldos en efectivo. Resulta muy útil para estimar si los saldos en efectivo son los adecuados o son demasiado altos. Mencionamos antes que, por control interno, todo el efectivo recibido se debe depositar en bancos al día siguiente y utilizarse de inmediato en actividades propias de la empresa para obtener un rendimiento adecuado. Bajo este enfoque, esta razón Ånanciera debe ser igual a 1, es decir, mantener en Efectivo y bancos máximo un día de ventas. ¿Por qué? Porque al día siguiente tendremos más ventas y recibiremos más efectivo. Si no lo “movemos” con la suÅciente rapidez, empezaremos a acumular demasiado efectivo en bancos. Esta razón Ånanciera nos daría más información si se

295

296


utilizara el dato de ventas en efectivo en lugar de ventas netas, pero este dato por lo general no está disponible en la mayoría de las empresas. Para nuestro ejemplo:

2011 Periodo promedio en efectivo

365 / Rotación de efectivo

19.34

2010 15.95

Como podemos observar, se mantienen saldos demasiado altos en Efectivo, con la consiguiente pérdida de rendimiento sobre el mismo. En 2010 se registran aproximadamente 16 días de venta en el saldo de efectivo y en 2011 este dato se deteriora a 19 días. Los saldos en efectivo representan 16 días de ventas, 16 días en que el dinero está en bancos sin producir rendimientos.

Cuentas por cobrar Rotación de cartera. La primera razón de actividad de las cuentas por cobrar muestra cuántas veces “vendemos” la cartera de clientes, es decir, cuántas veces está representado el saldo de las cuentas por cobrar comparado con las ventas. Su fórmula es la siguiente:

Rotación de cartera = Ventas netas /Cuentas por cobrar Para nuestro ejemplo:

2011 Rotación de cartera

Ventas / C C

15.23

2010 11.42

El consenso con esta esta razón indica que entre más alto sea el valor que nos presenta es mejor. SigniÅca que somos muy eÅcientes en otorgar el crédito, generar la venta a crédito y recuperarlo. Recuerde que las cuentas por cobrar existen porque nos ayudan a generar ventas adicionales a lo vendido en efectivo en forma de ventas a crédito. Entonces, hay que otorgar crédito, vender a crédito, y entre más rápido lo recuperemos será mejor.

Capítulo 13


En la actualidad los clientes cada vez se vuelven más racionales y están encontrando las ventajas de comprar a crédito. Así que si el mercado se mueve en ese sentido, tendremos que otorgar crédito a los clientes, o perderemos esas ventas, que se irán con nuestros competidores. Pero así como otorgamos el crédito, es necesario recuperarlo. Entonces, esta razón muestra qué tan rápido circulan los recursos entre las ventas y las cuentas por cobrar. Observe que el aumento de este número se puede conseguir de dos formas: incrementando las ventas o disminuyendo las cuentas por cobrar. Disminuir, sin embargo, no signiÅca reducir el crédito que otorguemos a nuestros clientes. SigniÅca que vendemos a crédito y lo recuperamos lo más rápido posible. En el capítulo de cuentas por cobrar establecimos dos estrategias de cómo recobrarlas rápidamente. Una es ofrecer descuentos por pronto pago y la otra es usar el factoraje, que es la forma más eÅciente. Tiene un costo, pero el beneÅcio radica en que se recuperan más rápidamente los recursos invertidos en las cuentas por cobrar y esto le permite a la empresa reinvertirlos en el ciclo del efectivo. El beneÅcio es, por lo general, mucho mayor que el costo. Periodo promedio de cobro. Esta razón Ånanciera muestra cuántos días tardamos en recuperar las cuentas por cobrar de nuestros clientes. Se calcula del modo siguiente.

Periodo promedio de cobro = 365 días/Rotación de cartera Para nuestro ejemplo:

2011 Periodo promedio de cobro

365 / Rotación de cartera

Días

23.97

2010 31.97

En la sección anterior calculamos la rotación de cartera. Ahora queremos determinar cuántos días nos tardamos, en promedio, en recuperar las cuentas por cobrar. Así, la fórmula con la cual se obtiene esta medida resulta muy lógica. Si dividimos los 365 días del año entre el número de veces que generamos la cartera (la rotación), el resultado indica cuántos días tardamos en recobrarla. En nuestro ejemplo, de 2010 a 2011 la recuperación de cartera mejora. Observe que el periodo promedio de cobro se acorta,

297

298


porque se redujeron las cuentas por cobrar, lo cual acelera la rotación, y Ånalmente el resultado del periodo promedio de cobro mejora. Otra vez, reducir uno de los activos circulantes mejora la eÅciencia en el manejo de la empresa. En la sección anterior comentamos también que la forma más eÅciente de disminuir el importe de nuestra cartera de clientes es utilizando el factoraje de las cuentas por cobrar. Apliquémoslo a este ejemplo. Suponga que ofrecemos en factoraje 80% de nuestra cartera. Entonces ésta se reduce 80% y el banco nos deposita ese importe, a la vez que cobra 5% del total factorizado como gasto Ånanciero. Al inicio de la operación de factoraje los saldos de Bancos, Cuentas por cobrar, Ventas y Gastos Ånancieros son los siguientes: 2011 Efectivo

$90,750.00

Cuentas por cobrar

112,452.00

Ventas Gastos financieros

1,742,980.00 9,000.00

La operación de factoraje consiste entonces en descontar (que también así se denomina a esta operación Ånanciera) 80% de los $112,452 que recibimos en el banco, el cual nos cobra 5% de intereses. Cuentas por cobrar (2011) Gastos Ånancieros Diferencia depositada por el banco

$112,452.00 * 0.80 = $89,961.60 $89,961.60 * 0.05 = $4,498.00 $89,961.60 – $4,498 = $85,463.60

Después de la operación de factoraje tenemos los siguientes saldos. Efectivo

$90,750.00 + $85,463.60,

Cuentas por cobrar

$112,452.00 – $89,961.60,

Saldo en ventas no afectado

$1,742,980.00

Gastos Ånancieros

$9,000.00 + $4,498.00

Capítulo 13


2011 Efectivo Cuentas por cobrar Ventas Gastos financieros

$176,213.60 22,490.40 1,742,980.00 13,498.00

La rotación de cartera después del factoraje registra la siguiente mejora. Ventas/cuentas por cobrar = $1,742,980.00/ $22,490.00 = 77.5 veces (una mejora notable) Periodo promedio de cobro = 365 días/rotación de cartera = 365/ 77.5 = 4.7 días (una mejora notable) Así, las razones Ånancieras de actividad para las cuentas por cobrar mejoran, y ahora corresponde a la empresa manejar adecuadamente el efectivo recibido por el factoraje para que genere un rendimiento mayor al 5% que nos costó la operación. Al reducir los activos circulantes con la operación de factoraje nos volvemos más eÅcientes en el manejo de la empresa.

Razones de actividad. Inventarios Corresponde ahora analizar la actividad que observa el rubro de inventarios, hasta hace algún tiempo uno de los renglones más importantes dentro del activo circulante. Ahora, con el uso cada vez más frecuente de la práctica del inventario justo a tiempo, este renglón se ha reducido en sus montos, mas no en la importancia de su manejo correcto. Rotación de inventarios. Primero calculemos la rotación de inventarios, es decir, cuántas veces lo vendemos. Recuerde el ciclo del efectivo: la rentabilidad para la empresa proviene de lo rápido que gire. Cada ciclo del efectivo que completamos genera una utilidad bruta. Se calcula de la siguiente manera:

Rotación de inventarios = Costo de ventas/Inventarios

299

300


A diferencia de las anteriores razones de rotación que hemos calculado, ahora utilizaremos el costo de ventas en lugar de las ventas netas, ya que el inventario está acumulado al costo y no al precio de venta, como sucede con las cuentas por cobrar. Para nuestro ejemplo:

2011 Rotación de inventarios

Costo de ventas / Inventarios

4.20

2010 2.97

Podemos observar que la rotación de inventarios mejora porque disminuyó el monto del inventario y aumentaron las ventas. Esta es precisamente la ventaja que proporciona la Ålosofía del justo a tiempo: que seamos más eÅcientes en el uso del inventario, ya que al disminuir éste en el monto invertido en este rubro, liberamos recursos que se pueden utilizar en otros conceptos del activo, además de que decrece el costo de mantener y asegurar los inventarios. Debemos tener cuidado en que al disminuir los inventarios no afectemos las ventas. Es decir, que se reduzca demasiado al grado tal que ya no podamos vender porque no tenemos en existencia el artículo que solicitan los clientes. ¿Hasta dónde debemos reducir los inventarios? La Ålosofía del justo a tiempo los reduce a cero, es decir, no existen inventarios en la empresa. ¿Qué ciclo más rápido que uno inÅnitamente grande al dividir el costo de ventas entre cero? Sin embargo, esto es muy difícil de lograr, ya que por cuestiones de logística (tiempos de entrega, problemas con las entregas, Ånanciamiento de las compras, etc.) es difícil que los proveedores acepten entregar sólo las cantidades diarias que utilizaremos en las ventas. Dejemos establecido que, para eÅcientar el uso de los inventarios, éstos deben reducirse al mínimo dependiendo de las condiciones de cada empresa. Algunas grandes corporaciones han establecido zonas industriales y solicitan a sus proveedores que se instalen alrededor de la planta productiva principal para que les suministren materiales y subensambles conforme los requieran diariamente. Periodo promedio de inventarios. Al igual que con las cuentas por cobrar, también nos interesa conocer cuántos días tardaremos en vender los inventarios. Como va quedando establecido en los activos circulantes, entre más rápido los vendamos es mejor.

Capítulo 13


Se calcula del modo siguiente:

Periodo promedio de inventarios = 365/ Rotación de inventarios En nuestro ejemplo:

2011 Periodo promedio de inventarios

365 / Rotación de inventarios

2010

365 / 4.20 86.90

365 / 2.97 122.85

Se observa que el periodo promedio de uso de inventarios se reduce en forma signiÅcativa. Esto se logra, de nuevo, por la reducción del monto del inventario y el incremento en las ventas. Para Dulces Sueños, esta razón parece demasiado alta. Necesita mejorar (reducir) el plazo de uso de los inventarios, lo cual podría lograr si disminuyera sus montos. Si redujera sus inventarios a 50% de lo que tiene actualmente, manteniendo las ventas en el nivel presentado, estas razones de actividad de inventarios mejorarían de la siguiente forma. Antes: 2011 Inventarios

$264,000.00

2010 $294,000.00

2011

2010

Rotación de inventario


4.20

2.97

Periodo promedio de inventario


86.94

122.85

Propuesta: 2011 Inventarios

$132,000.00

2010 $147,000.00

301

302


2011

2010

Rotación de inventario


8.40

5.94

Periodo promedio de inventario


43.47

61.42

Indiscutiblemente, conviene la disminución en inventarios, ya que ambas razones Ånancieras se duplican y mejora la rentabilidad de la empresa.

Ciclo del efectivo a corto plazo Podemos ahora calcular las veces y los días que utilizamos para completar un giro en nuestro ciclo del efectivo (vea la página 274). Si sumamos los días promedio de Efectivo más los días promedio de Cuentas por cobrar, más los días promedio de Inventarios, obtenemos los días promedio que utilizamos para completar un ciclo del efectivo: Días del ciclo del efectivo = periodo promedio del efectivo + periodo promedio de cobro + periodo promedio de inventarios Para nuestro ejemplo: 2011

2010

Periodo promedio del efectivo

365 / rotación del efectivo

19.34

15.95

Periodo promedio de cobro

365 / rotación de cartera

23.97

31.97

Periodo promedio de Inventarios

365 / rotación de inventario

86.90

122.85

130.21

170.77

Total de días en el ciclo del efectivo

Se puede observar que toma mucho tiempo completar un ciclo del efectivo. Esto se debe, en ambos años, a los saldos excesivamente altos en las tres cuentas involucradas en el análisis. Rotación de proveedores. Hemos insistido en que los proveedores, al concedernos los inventarios a crédito, están proporcionando recursos ajenos a la empresa para que los utilice en su favor y aumente su rentabilidad.

Capítulo 13


Se calcula de la siguiente manera:

Rotación de proveedores = Costo de ventas /Cuentas por pagar En nuestro ejemplo: 2011 Rotación de proveedores

Costo de ventas / Cuentas por pagar

5.16

2010 3.59

La interpretación de este número, al igual que en todas las rotaciones anteriores, es: entre más alto, mejor. En nuestro ejemplo, en 2011 hay una mejora en esta rotación, es decir, los recursos provenientes de los proveedores trabajan en nuestro favor. Periodo promedio de pago a proveedores. Al igual que calculamos el periodo promedio de cobro a clientes, también se calcula el periodo promedio, en días, de pagos a proveedores. Éstos, al ser una fuente de Ånanciamiento, facilitan el ciclo del efectivo al retrasar los desembolsos en efectivo. Se calcula de la siguiente manera: Periodo de pago a proveedores = 365 días/Rotación de proveedores Para nuestro ejemplo: 2011 Periodo promedio de pago a proveedores

365 días / Rotación de proveedores

70.80

2010 101.54

Ciclo del efectivo ampliado. Al recuperar la información del ciclo de efectivo presentado antes, ahora podemos generar lo que se denomina ciclo del efectivo ampliado; es decir, un ciclo que incluya el periodo promedio de pago a proveedores. El efecto de incluirlo radica en que reduce nuestro ciclo del efectivo al Ånanciarnos parte de su operación.

303

304


Se calcula de la siguiente manera: Ciclo del efectivo ampliado = ciclo del efectivo – periodo promedio de pago a proveedores En nuestro ejemplo:

Ciclo del efectivo ampliado

Ciclo del efectivo – periodo promedio de pago a proveedores

2011

2010

130.21 – 70.80

170.77 – 101.54

59.41 días

69.23 días

Podemos observar que los ciclos del efectivo ampliado mejoran de un año al siguiente, pero indican que los recursos están “atados” durante 59 y 69 días sin producir ninguna rentabilidad para la empresa. Este número debe ser negativo, es decir, los proveedores deben proporcionar los recursos, en forma de inventarios, para Ånanciar todo el ciclo de operación de la empresa. En una gran empresa comercializadora, un gran almacén comercial, esto es muy fácil de observar, porque estas entidades compran (y pagan) a 60 días, pero venden (y cobran) en efectivo, a un máximo de 15 días, todo el inventario adquirido. Tienen un ciclo ampliado negativo de (15 días – 60 días) = menos 45 días. En estos 45 días la empresa cuenta con los recursos del proveedor para seguirlos “utilizando” en su favor hasta el momento en que se realice el pago a proveedores. Pero una vez realizado dicho pago, se le solicita un nuevo pedido, y vuelve a surtir de inventarios, y así se repite indeÅnidamente el ciclo, proporcionando recursos sin costo a la empresa. Aquí se observa claramente que una muy buena sincronización entre los f lujos de efectivo de entrada y salida es más importante que, digamos, las razones de liquidez que presentamos al inicio de este capítulo. Esta sincronización con proveedores consiste en que, cualquiera que sea el giro y el tamaño de la empresa, primero vendemos y cobramos y después pagamos a los proveedores. Dicho de otra forma, primero recibimos la mercancía, la procesamos, la vendemos, facturamos y cobramos, y una vez realizado todo lo anterior, pagamos a los proveedores. Se debe tener la capacidad negociadora para convencerlos de que nos esperen a que realicemos nuestro ciclo de efectivo para poderles pagar. Algunos no lo aceptarán tan fácilmente. Aquí es donde los consejos que hemos proporcionado en este capítulo cobran efecto: reducimos el tamaño de nuestras compras, o vendemos más rápido, o cobramos más rápido, etc., para agilizar nuestro ciclo de efectivo y tomar ventaja de esta situación. Observe que la estrategia tiene que ver con sincronización de flujos, no con montos, como lo señala la razón circulante o prueba del ácido mencionada con anterioridad.

Capítulo 13


EÅciencia del activo circulante. Ahora nos proponemos determinar la eÅciencia con que se usa el activo circulante. Si utilizamos el total de este activo y calculamos sus respectivas razones de actividad, tendremos el cálculo siguiente:

Rotación del activo circulante = Ventas netas/Total activo circulante Periodo promedio del activo circulante = 365/Rotación del activo circulante

2011 Rotación del activo circulante

Ventas netas / Total activo circulante

Periodo promedio del activo circulante

365 / Rotación del activo circulante

2010

3.12

2.67

116.85

136.85

Como se puede observar, la rotación de los activos circulantes es muy baja en Dulces Sueños, y el periodo promedio de uso es muy prolongado. Los activos están “inactivos” casi por cuatro meses. Estas dos razones podrían mejorar notablemente si se redujeran los activos circulantes.

Rotación de activo a largo plazo, o Åjo Ahora corresponde realizar el análisis del uso de los activos Åjos. Éstos, como recordará, proporcionan la infraestructura para la operación de la empresa. Al igual que los activos circulantes, los activos Åjos, o a largo plazo, también deben coadyuvar a las ventas. Así que podemos calcular razones de actividad para los activos Åjos. La fórmula es la siguiente.

Rotación del activo Åjo = Ventas /Activo Åjo

305

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En nuestro ejemplo: 2011 Rotación del activo fijo

Ventas / Activo fijo

2010

2.90

2.06

En este caso, respecto de los activos a largo plazo mantendremos por lo menos una rotación de 1 o superior. Recuerde que cuando hablamos del activo Åjo en el capítulo 8 establecimos que “todo activo se debe pagar a sí mismo, generando ventas de por lo menos su valor”. Así, con esta razón Ånanciera comprobamos que esté sucediendo precisamente esto. Si esta razón Ånanciera es mayor de 1, signiÅca que este tipo de activos se está pagando a sí mismo y generando ventas suÅcientes. En el caso de Dulces Sueños, las cifras obtenidas están en lo correcto y mejoran en 2011, porque disminuyen los activos a largo plazo y aumentan las ventas netas. Periodo promedio de rotación de activos. Aunque se espera que el activo a largo plazo opere durante varios años, resulta conveniente determinar su periodo promedio de recuperación, es decir, cuántas veces al año recuperamos lo invertido en activos Åjos. Se calcula de la siguiente manera:

Periodo promedio de rotación de activos = 365/Rotación de activo Åjo Para nuestro ejemplo:

Periodo promedio de activo fijo

365 / Rotación de activo fijo

2011

2010

125.65

177.45

Podemos observar que, en promedio, el valor de los activos Åjos se recupera en cuatro meses aproximadamente, lo cual resulta adecuado para la empresa, porque se espera que operen durante varios años. Así, estaremos operando nuestros activos Åjos y generando suÅciente efectivo para justiÅcar su valor. Aunque esto también podríamos interpretarlo como que la empresa necesita más activos Åjos. Si recuerda, ésta fue la principal crítica que opusimos en este renglón: no se estaba invirtiendo suÅciente en activos Åjos, lo cual podría traer como consecuencia que no se tuviera la capacidad

Capítulo 13


de producción suÅciente en el futuro, sobre todo observando que las ventas aumentaron casi 20% de un año al siguiente.

Rotación del activo total Una vez calculadas las razones de actividad para cada uno de los diferentes renglones del activo, resulta conveniente analizar el desempeño de todos los activos y compararlos contra las ventas que generan. Se calcula de la siguiente manera: Rotación del activo total = Ventas/Activo total Para nuestro ejemplo: 2011 Rotación del activo total

Ventas / Activo total

1.51

2010 1.16

Seguiremos considerando el parámetro de “1” como una adecuada rotación para los activos totales. Si esta razón Ånanciera es mayor que 1, signiÅca que tenemos una adecuada inversión en activos Åjos y que éstos generan ventas suÅcientes. Pero observe cómo al incluir los activos circulantes con los activos Åjos, esta razón Ånanciera disminuye. Éste es otro indicador de que tenemos demasiado activo circulante y muy poco activo Åjo.

Razones de Ånanciamiento a largo plazo Razón Åja. A continuación se propone una razón Ånanciera que proporciona información muy valiosa sobre el Ånanciamiento de los activos a largo plazo con fuentes de Ånanciamiento también a largo plazo. La he denominado razón Åja, porque si bien existe una razón circulante que compara los importes de los activos circulantes con los pasivos circulantes, no existe una razón correspondiente que compare los activos Åjos con las fuentes de recursos que les dan soporte, como la suma de los pasivos a largo plazo y el capital. Se calcula de la siguiente manera: Razón Åja = Activos Åjos/(Pasivo a largo plazo + Capital)

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En nuestro ejemplo: 2011 Razón fija

AF / (PLP + Capital)

0.64

2010 0.70

El sentido que debemos darle a esta razón Ånanciera es entender cómo se están Ånanciando los activos a largo plazo con recursos provenientes de instrumentos a largo plazo, para que exista sincronización de los Æujos provenientes del uso del activo con los pagos a las diferentes fuentes de recursos (deuda y capital) también a largo plazo. No estamos hablando de “liquidar” nada, sólo queremos entender dónde está invertido el recurso. Para Dulces Sueños, podemos ver que el activo a largo plazo está Ånanciado sólo parcialmente por instrumentos Ånancieros a largo plazo. El resto está Ånanciado con instrumentos a corto plazo; no existe sincronización entre el uso y el pago de recursos. Veamos el siguiente esquema que ilustra la estructura que se propone para toda empresa que busca un manejo eÅciente de sus activos. 120 d)

100 80

Circulante

60

a)

b)

Fijo o LP

40 20

c)

0 Activos

Pasivo y Capital

Figura 13.3 Estructura propuesta para el manejo eficiente de los activos de la empresa

Considere este diagrama como si fuera el balance general de una empresa. Tenemos los activos, representados por la barra del lado izquierdo, y el pasivo y el capital, representados por la barra del lado derecho. La parte circulante de los activos y pasivos aparece en la zona de tono más intenso, mientras que los activos a largo plazo, pasivos a largo plazo y capital aparecen en color claro. Observe el equilibrio que hay entre los activos circulantes y los pasivos circulantes. Esta es una razón circulante de 1:1. Todo el activo circulante (Efectivo, Cuentas por cobrar e Inventarios) están Ånanciados con pasivos a corto plazo (Proveedores, de preferencia al 100% o, de no ser posible,

Capítulo 13


complementado con préstamos bancarios a corto plazo). Los activos Åjos están Ånanciados con recursos a largo plazo: Pasivo a largo plazo y Capital. Ésta es la razón Åja, y también debe ser 1:1, por constituir los complementos de cada columna. En blanco está marcada una línea que denominaremos “frontera” de Ånanciamiento, la cual servirá para separar los diferentes tipos de Ånanciamiento e indicar en dónde se debe invertir para adquirir los activos. Lo explicamos a continuación. Para lograr una correcta sincronización entre la generación de Æujos provenientes de los activos y los pagos a los acreedores, los activos circulantes deben Ånanciarse con pasivos circulantes, y los activos Åjos con fuentes de recursos a largo plazo, es decir, siguiendo las flechas paralelas en el diagrama. Nunca deberá cruzarse la frontera del Ånanciamiento como lo marcan las flechas en X que aparecen en el diagrama. ¿Por qué? Porque si rebasamos esta frontera e invertimos cruzados los Ånanciamientos, podemos caer en alguna de las siguientes situaciones: a) Si Ånanciamos activos Åjos con pasivos circulantes (flecha cruzada de derecha a izquierda) tendremos problemas de insolvencia, porque el activo (que debe generar con su operación sus propios recursos) no tendrá tiempo de producir sus propios flujos de efectivo para el momento en que ya tengamos que pagar el pasivo circulante. Por ejemplo, compramos un equipo con tarjeta de crédito (situación muy común entre los emprendedores). El equipo tiene que llegar a la empresa, se le instala, se entrena a los operadores, se aplican pruebas y empieza a producir. El pasivo, en este caso el pago de la tarjeta de crédito, tiene un plazo máximo de 45 días entre la fecha de compra y la fecha de pago. Es muy posible que el activo aún no genere suÅcientes recursos como para poder pagar la tarjeta. Esto traerá problemas de flujo de efectivo y tendremos que “reÅnanciar” la deuda hasta tener recursos suÅcientes para pagarla. b) Si Ånanciamos activos circulantes con pasivos a largo plazo (flecha cruzada de izquierda a derecha) tendremos problemas de un mayor costo de la deuda. Las tasas de interés en préstamos a largo plazo tienen un componente de riesgo por insolvencia, que signiÅca la probabilidad de que no podamos pagarlos. A plazos más largos, este componente de la tasa nominal será mayor. Por ejemplo, compramos inventario con un préstamo a dos años. Lo vendemos en un plazo de 30 días. Tenemos el efectivo, pero no podemos pagar por anticipado, porque el banco nos cargará una comisión por dicho concepto, además de que la tasa bancaria será mucho mayor que si nos Ånanciáramos a plazos menores. c) Por otro lado, si Ånanciamos la compra del equipo con un préstamo a largo plazo, el activo tendrá el tiempo suÅciente para generar sus propios recursos y con ellos pagar el préstamo.

309

310


d) Si Ånanciamos el inventario con proveedores a 45 o 60 días, tendremos el tiempo suÅciente para venderlo, así como tasas más bajas. Queda establecida entonces la frontera del Ånanciamiento. Para nuestro ejemplo: 2011

2010

Razón circulante

AC / PC

x

2.55

2.21

Razón fija

AF / (PLP + Capital)

x

0.64

0.70

Podemos observar cómo la razón circulante no corresponde al 1:1 que se propone. Esto indica que tenemos demasiados activos circulantes y muy poco pasivo circulante. En los activos Åjos podemos observar que sólo estamos Ånanciando una parte con los fondos provenientes de fuentes de recursos a largo plazo. Así, la frontera de Ånanciamiento para Dulces Sueños, queda de la siguiente forma:

Frontera de financiamiento Cía. Dulces Sueños, S.A. $1,200,000.00

$1,137,722.00

$215,000.00

1,000,000.00 800,000.00

$1,137,722.00

$548,222.00

Circulantes 600,000.00 $922,722.00

400,000.00

Largo plazo

$589,500.00

200,000.00 0

Activos

Pasivo + capital

A todas luces no se cumple con ninguno de los dos requisitos establecidos que son la razón circulante 1:1 y la razón Åja 1:1. Se está invirtiendo en los activos en forma “cruzada”. Se utilizan pasivos a largo plazo para Ånanciar activos circulantes que no producen ningún rendimiento. Recordará que en 2011 se incrementaron los montos en Efectivo y las Inversiones temporales. Esto seguramente traerá problemas de tasas de interés, ya que se está

Capítulo 13


pagando un monto mayor en los pasivos a largo plazo, y estos recursos, invertidos en activos circulantes, no están generando suÅciente rendimiento. Activo total a pasivo. Comparemos ahora cómo Ånanciamos el activo total utilizando pasivos, ambos a corto y a largo plazo. Se calcula de la siguiente manera: Activo total /Pasivo total Muestra la cantidad de activos que adquirimos por cada peso de deuda que tiene la empresa. Para nuestro ejemplo: 2011 Activo / Pasivo

Activo / Pasivo

3.40

2010 2.79

SigniÅca que por cada peso de pasivo contratado, tenemos 2.79 y 3.40 pesos en activos. Es decir, podríamos tener más activos Ånanciados con pasivos. Otra razón complementaria es la siguiente: Activo/Capital. Esta razón Ånanciera muestra qué parte de nuestros activos está siendo Ånanciada con capital. Se calcula de la siguiente manera. Activo total /Capital contable En nuestro ejemplo: 2011 Activo / Capital

Activo / Capital

1.42

2010 1.56

En esta razón Ånanciera podemos observar que cada peso invertido en capital se convierte en 1.56 y 1.42 pesos de activo. Es decir, la mayor parte de nuestros activos está Ånanciada con capital, y si utilizamos “demasiado”

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capital para Ånanciar los activos, el rendimiento que obtengamos sobre el mismo se reduce. Pasivo/Capital. Podemos comparar también qué proporción se mantiene entre el pasivo y el capital, lo que signiÅca determinar cuántos pesos tenemos de pasivos por cada peso que tenemos de capital. Se considera que una razón de “1” es también adecuada, es decir, por cada peso que tenemos invertido en el capital de la empresa, podemos contratar otro peso de pasivo. Se calcula de la siguiente manera: Pasivo total /Capital contable En nuestro ejemplo: 2011 Pasivo / Capital

Pasivo / Capital

0.42

2010 0.56

Podemos observar que, por cada peso que tenemos de capital, sólo tenemos 56 centavos en 2010, y éstos se reducen a 42 centavos en 2011 por el pago de pasivos que realizamos en ese año. Se dice que tenemos capacidad de endeudamiento, ya que esta razón no es aún de “1”.

Razones de rendimiento Vamos a comparar ahora qué tan rentables son los recursos que se utilizan en la empresa. Rendimiento de los activos. Ahora queremos determinar la rentabilidad de nuestros activos totales. Se calcula de la siguiente manera. Rendimiento de activos = Utilidad /Activos totales Indica cuántos centavos de utilidaad produce cada peso invertido en los activos totales.

Capítulo 13


En nuestro ejemplo:

Rendimiento de activos

Utilidad / Activos totales

2011

2010

16%

15%

A pesar de los errores que hemos indicado en la administración, la rentabilidad de la empresa en cuanto al manejo de los activos totales mejoró en 2011, esto último por la reducción de los activos totales y por el aumento, aunque no signiÅcativo, en la utilidad. Este porcentaje se conoce también como rendimiento sobre la inversión. Es decir, cuántos centavos proporciona toda la inversión que tenemos reÆejada en el total de activos, independientemente de si provino de deuda o de capital. Rendimiento de la deuda. Otra razón Ånanciera que se propone en este libro es la rentabilidad de la deuda. Aunque al principio puede sonar extraño, ya que cuando se habla de deuda generalmente pensamos en intereses a pagar por la misma, se mencionó también en el capítulo sobre pasivos que éstos ayudan a tener más activos en la empresa, y que si estos activos están bien invertidos, ayudarán a obtener más ventas y, por consiguiente, más utilidad. Así que vamos a analizar qué porcentaje de utilidades genera mantener los pasivos en la empresa. Se calcula de la siguiente manera: Rendimiento de la deuda = Utilidad/Pasivos totales Indica cuántos centavos obtenemos por cada peso invertido en la empresa proveniente de los pasivos. En nuestro ejemplo:

Rendimiento de la deuda

Utilidad / Pasivos totales

2011

2010

55%

41%

Se interpreta así: por cada peso de pasivo que se invierte en la empresa, se generan 41 centavos en 2010 y 55 centavos en 2011. Esta razón se utiliza para determinar qué tan conveniente es el pasivo que mantiene la empresa al comparar este rendimiento con el costo Ånanciero en que incurre al Ånanciarse con pasivos. Es decir, si este número es mayor que la tasa de

313

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interés que paga la empresa, es conveniente Ånanciar con deuda parte de los activos. Si resultara de forma contraria, es decir, si este número es menor a la tasa de interés, entonces no debemos Ånanciar con deuda. En nuestro ejemplo, Dulces Sueños está pagando en 2011 la tasa siguiente. Gastos Ånancieros/Total pasivos = $9,000/$335,000 = 2.68% Si comparamos este número con el rendimiento de la deuda, 55%, a todas luces se ve la conveniencia de Ånanciar parte de los activos con pasivos. Rendimiento sobre el capital. Ahora corresponde analizar el rendimiento que proporciona el capital contable. Este indicador se conoce como ROE (Return on Equity) y expresa el porcentaje de utilidad que genera el capital de la empresa. Se entiende por capital contable la suma del capital aportado más las utilidades retenidas. Se calcula de la siguiente manera: Rendimiento sobre el capital contable = Utilidad/Capital contable En nuestro ejemplo:

Rendimiento sobre capital

Utilidad / Capital

2011

2010

23.11%

23%

Una vez más, a pesar de los errores detectados en el manejo de la empresa, ésta ofrece un rendimiento adecuado para los accionistas, que se mantiene de un año al otro, lo cual es muy importante para la medición del riesgo que representa la empresa. El riesgo es la variabilidad que se observa en el ROE reportado cada año. Entre más variable sea este número, se dice que la empresa es más riesgosa. Como lo establecimos al inicio de esta obra, éste es el último, y a la vez el primer número, que el inversionista revisa para determinar si su inversión le generó el rendimiento esperado, que a Ånal de cuentas es lo que lo motivó a invertir en la empresa. Si el ROE que ofrece la entidad es igual o mayor que el rendimiento que esperaba el inversionista, éste permanecerá en la empresa; en caso contrario, tratará de determinar si es posible una mejora al nivel esperado para el próximo ejercicio; de no ser así, buscará salir de la empresa vendiendo su participación a otro inversionista interesado.

Capítulo 13


Método DuPont Otra forma de calcular el ROE de la empresa lo establece el método DuPont. No se sabe a ciencia cierta por qué se le denomina así; lo importante es que permite ver en forma gráÅca las razones por las cuales se obtuvo el ROE calculado en la última razón Ånanciera de la sección anterior, y ayuda también a sugerir qué cambios pudiera efectuar la empresa en sus diferentes aspectos económicos para mejorarlo en los próximos ejercicios contables. Al analizar la Ågura de la página 317, partiendo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, vemos que si a las ventas netas le restamos todos los costos y gastos de la empresa (incluidos gastos y productos Ånancieros e impuestos), obtenemos la utilidad neta. Si ésta se divide entre las ventas netas, obtenemos lo que se denomina margen de utilidad. Lo comentamos en su oportunidad: a este número se le atribuye demasiada importancia en la administración de una empresa, y no es otra cosa que cuántos centavos reditúa cada peso que vendemos. Se llega a cometer el error de comparar este número con el rendimiento que nos daría otro tipo de inversión. Un error muy difundido derivado de una comparación incorrecta. Como se mencionó antes, este número sólo indica cuántos centavos reditúa cada peso vendido, y en dónde se comete el error, porque el análisis debe ser cuánto reditúa cada peso invertido en la empresa para que se pueda comparar con otro tipo de inversión. Más adelante se revisa nuevamente. El siguiente bloque en el diagrama compara las ventas netas obtenidas por la empresa con el total de activos con que cuenta para generar estas ventas. Así se obtiene el total de activos al sumar los activos circulantes con los activos Åjos. Dividimos las ventas netas entre este resultado y obtenemos lo que ya habíamos determinado como rotación de activos. En el tercer bloque del diagrama utilizamos de nuevo el cálculo de los activos totales para dividirlo entre el capital contable y determinar lo que se llama multiplicador de capital, el cual indica qué porcentaje de los activos es nuestro. El ROE, o rendimiento sobre el capital, es el resultado de multiplicar:

Margen de utilidad rotación de activos multiplicador de capital = ROE En forma de ecuación quedaría de la siguiente forma: Utilidad neta Ventas netas

Ventas netas Activos totales

Activos totales = Capital contable

ROE

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Si se analiza la estructura de la ecuación anterior, vemos que indica cuánto ganamos por cada peso que vendemos (margen de utilidad), cuántas veces lo vendemos, con qué lo vendemos (rotación de activos) y con qué recursos obtuvimos esos activos totales Ånanciados con el capital (multiplicador de capital). Parece muy lógica la interpretación de este modelo. Cuánto ganamos por cada peso vendido; cuántas veces lo vendemos, y cómo Ånanciamos los activos que nos ayudan a vender. A este modelo, a mi parecer, no se le ha prestado la atención suÅciente y, sobre todo, no se le reconoce el potencial que representa para la administración de una empresa su cuidadoso análisis, ya que le permite revisar en forma muy gráÅca todas y cada una de las estrategias que planea utilizar en su operación y Ånanciamiento. Al someter cada una de dichas estrategias al cálculo del ROE mediante el método DuPont, se podrá seleccionar la mejor, que seguramente será la que ofrezca el mayor ROE.

Capítulo 13


Ventas netas (menos)

Utilidad neta (dividido entre)

Todos los costos y gastos

Margen de utilidad

(es igual a)

Ventas netas

Ventas netas (dividido por)

Rotación de activos

Activos circulantes (más)

Activos totales

Activo fijo

Activos totales (dividido por )

Multiplicador de capital

Capital contable

Figura 13.4 El método Dupont

Rendimiento sobre el capital ROE

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318


Si lo aplicamos a nuestro ejemplo para 2011:

Ventas netas $1,712,480.00 (menos)

Utilidad neta $185,534.00 Todos los costos y gastos $1,526,946.00

(dividido entre)

Margen de utilidad 10.8%

(es igual a)

Ventas netas $1,172,480.00

Ventas netas $1,172,480.00 (dividido por)

Rotación de activos 1.51 veces

Activos circulantes $548,222 (más)

Activos totales $1,137,722.00

Activo fijo $589,500.00

Activos totales $1,137,722.00 (dividido por)

Multiplicador de capital 1.42 veces Capital contable $802,722.00

Figura 13.5 El método Dupont para Cía. Dulces Sueños, S.A.

Rendimiento sobre el capital 23.1% ROE

Capítulo 13


Como podemos apreciar, leyendo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, si a las ventas netas le restamos los costos y gastos, obtenemos la utilidad neta mostrada en el estado de resultados de Dulces Sueños para 2011. Al dividir la utilidad neta entre las ventas netas obtenemos el margen de utilidad, uno de los tres parámetros que necesitamos para calcular el ROE. En este caso deducimos que la empresa está obteniendo 10.8% de margen de utilidad neta, lo que signiÅca que de cada peso que vende obtiene 10.8 centavos. Como lo comentamos antes, ese número no es signiÅcativo de cuánto está ganando la empresa, y no necesariamente porque sea muy grande signiÅca que la empresa es un buen negocio. ¿Por qué decimos lo anterior? Porque además del margen de utilidad obtenido necesitamos saber cuántas veces lo ganamos en un año. Para eso calculamos la rotación de activos, o cuántas veces vendemos nuestros activos. La rotación de activos se obtiene de la siguiente forma: se suman los activos circulantes con los activos Åjos y se obtiene el total de activos. Ahora se dividen las ventas netas entre el total de activos y se obtiene la rotación de activos. Ya lo habíamos calculado con anterioridad en la sección de razones Ånancieras. En nuestro caso resulta 1.51 veces. SigniÅca que en las ventas netas está reÆejado 1.51 veces el total de activos. Esto es adecuado (recuerde que los activos se deben pagar a sí mismos). Con esta razón lo comprobamos. Debe ser mayor que 1, pero no todos los activos son nuestros. Recuerde que sólo aportamos el capital, pero si el activo total es mayor que el capital, signiÅca que utilizamos algo de pasivos para adquirir activos adicionales. Entonces necesitamos calcular el multiplicador de capital, es decir, qué porcentaje de los activos está Ånanciado con éste. El multiplicador de capital se obtiene al dividir el total de activos entre el capital contable, y al igual que la rotación de activos, debe ser mayor que 1. Si esto se cumple, signiÅca que tenemos más activos que lo que hemos aportado de capital, y como los activos son igual a la suma de pasivo y capital, entonces signiÅca que tenemos algo de pasivos. En nuestro caso es 1.42, es decir, tenemos 1.42 veces los activos por cada peso aportado como capital. El ROE se obtiene al multiplicar el margen de utilidad por la rotación de activos, por el multiplicador de capital. ROE

= 0.108 1.51 1.42 = 23.1%

Entonces, Dulces Sueños está obteniendo 23.1% de rendimiento sobre su capital. Este es el número que se debe observar, no la utilidad neta. Note qué tan diferente resulta en este caso. Margen de utilidad 10.8%, ROE 23.1%. Tenga esto muy en cuenta. Siempre cometen este error personas que no manejan adecuadamente la contabilidad, y lo que es peor, comparan el margen de utilidad de la empresa con el rendimiento que se obtendría en otro tipo de inversiones; grave error: sólo se debe comparar el ROE de la empresa con el ROE de la otra inversión que se contrasta.

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RESUMEN En este capítulo utilizamos la información Ånanciera generada por nuestro sistema de contabilidad para determinar el funcionamiento y el rendimiento de la empresa. Presentamos primero el análisis horizontal, con el que se compara el saldo de una cuenta con el saldo de esa misma cuenta de un periodo contable anterior para determinar su crecimiento porcentual. El análisis que se realiza sobre estos porcentajes estriba en cómo se han comportado en el tiempo, y se deberá observar un crecimiento estable entre los años. En seguida se presenta el análisis vertical, con el que comparamos el saldo de cada cuenta con el total de ese grupo de cuentas, a saber: total de activos, total de pasivos y capital, y total de ingresos. El análisis se orienta sobre un solo periodo y ayuda a determinar el porcentaje del total de recursos que está invertido en esa cuenta. Una vez obtenido cada uno de los años, se deben comparar también en el tiempo para identiÅcar la tendencia en el porcentaje de esa cuenta. Por último se presentan las razones Ånancieras, que son comparaciones entre diferentes cuentas para determinar la proporción de una con respecto de otra. Se presentan las razones de liquidez, actividad, Ånanciamiento y rentabilidad. Asimismo, se expone el nuevo concepto de frontera del Ånanciamiento, que ayuda a entender qué tan bien está Ånanciada la empresa en cuestión. Al agrupar algunas de las razones Ånancieras, se obtiene el método DuPont, que sirve para observar en forma gráÅca la integración del ROE. Se obtiene el margen de utilidad neta, lo multiplicamos por la rotación de activos y por el multiplicador de capital, y el resultado es el ROE. El método DuPont es muy útil para entender la integración del ROE, pero es más importante como herramienta de planeación, ya que permite analizar el impacto de nuestras decisiones futuras en el comportamiento de dicho indicador. Para facilitar la comprensión de los temas presentados en este capítulo, en el anexo correspondiente se presentan los estados Ånancieros de Dulces Sueños S.A., los porcentajes del análisis horizontal y vertical, las razones Ånancieras y el método Du-Pont para los años 2011 y 2010.

Capítulo 13

Términos clave • Análisis horizontal • Análisis vertical • Apalancamiento operativo • Cédula de activos circulantes • Ciclo de efectivo ampliado • Ciclo del capital en trabajo • Ciclo del efectivo • Economías de escala • Problema de agencia • Razones Ånancieras • Rendimiento sobre activos


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EJERCICIOS 1. Realice el análisis horizontal de los estados Ånancieros de su empresa. Necesitará por lo menos dos periodos contables. 2. Efectúe el análisis vertical de los estados Ånancieros de su empresa. 3. Ahora realice el análisis de razones Ånancieras, al menos de las mostradas en este capítulo, pero recuerde que se pueden generar otras. 4. Por último, aplique el análisis DuPont. 5. Redacte un informe en el que explique el comportamiento de su empresa y el ROE obtenido.

Introducir a estudiantes y profesionales, no sólo del área de negocios sino de todas las disciplinas, en el manejo de la contabilidad y en los conceptos básicos de finanzas.

•

Despertar en ellos el espíritu emprendedor que los conduzca a la creación de una empresa propia.

Entre las características del libro destacan las siguientes: Utiliza el aprendizaje dinámico con la finalidad de que el lector “aprenda haciendo”, lo cual propicia un aprendizaje más efectivo a largo plazo.

•

En la sección de ejercicios al final de cada capítulo se invita al lector a desarrollar sus propios ejemplos con base en sus expectativas personales. Al participar en el desarrollo de un problema y su posterior solución, aprenderá a plantear ejercicios reales, como le sucederá en su futuro desempeño profesional.

•

La contabilidad se enseña en forma muy práctica mediante la propuesta, a modo de ejemplo, de emprender y desarrollar un negocio: una microempresa. Esto evita la complejidad propia de una empresa de mayores dimensiones, lo cual complicaría el manejo de los conceptos esenciales. La sencillez con que se desarrolla el ejemplo no se contrapone con la formalidad que merece el proceso contable de toda empresa abordado en este libro.

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Hace referencia a elementos básicos de finanzas, aquellos estrictamente necesarios para entender la rentabilidad y la sustentabilidad financiera del negocio, así como a los conceptos básicos de matemáticas financieras requeridos para la valuación de activos, sobre todo a largo plazo.

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La utilidad de la información financiera en la toma de decisiones empresarial es un tema fundamental al que el autor le dedica especial atención. Por ende, enfatiza las decisiones a considerar en cada etapa de la formación del nuevo negocio, en vez de sólo centrarse en su utilidad contable.

Principios de



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Juárez

Hasta hoy, la enseñanza de la contabilidad es considerada un campo conservador por seguir modelos y estilos sumamente ortodoxos que dan como resultado una enseñanza poco desafiante, tediosa y de difícil aplicación inmediata. Para ofrecer una alternativa a esta visión, la presente obra busca lograr dos objetivos:

Luis Felipe Juárez Valdés http://latinoamerica.cengage.com

Principios de Contabilidad

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