Asignatura: Gestión Logística
CASO PRÁCTICO El ferretero preocupado (Gestión de Almacenes) Sección Docente Unidad
: …………………………..………………………... : …………………………………………………… : Tercera Semana: Novena
Apellidos Nombres Fecha Duración
: …………………………… ..…………………………. : …………………………………..……………………. : …../..…/2017 : 70 minutos
PROPÓSITO: Evaluar la situación propuesta y proponer alternativas de solución así como un nuevo layout.
____ Adelante…
____ ¿La señorita Nancy Zaide? ___ preguntó el joven portapliegos que traía un sobre cerrado. ____ Sí, soy yo ___ dijo la administradora de la compañía Gedesa, al verse interrumpida por el bisoño empleado ____, ¿es para mí?.... gracias. Se trata del informe que los consultores externos habían elaborado a pedido del directorio, en razón de los altos costos que se habían generado ineficiente de los almacenes. Gedesa surgió diez años atrás como una empresa comercializadora de abarrotes, artículos de ferretería, farmacia, artefactos y repuestos. La gran variedad de los productos que ofrecía quizá complicaba el buen manejo del área de los almacene, particularmente de los materiales que permanecían guardados por un tiempo excesivo. Nancy esperaba con ansias el informe, pues había tenido a su cargo las actividades de abastecimiento como asistente de la Gerencia d Administración cuando se creó la empresa y, justamente, ella concluía sus estudios de Administración. En la actualidad, ocupa esa gerencia y es uno de los ejecutivos de confianza de la Gerencia General del Directorio. Deseaba leer rápidamente el informe para constatar qué
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errores o diferencias existían con lo que ella dejo al ascender al puesto que desempeña. El documento le fue relevando una serie de sorpresas pues no se imaginó que la situación fuera tan caótica.
INFORME DE LA INTERVENCION DE LOS ASESORES EXTERNOS
INTRODUCCION: En relación con el trabajo que se debe desarrollar basado en el contenido del presente informe, se deben destacar los siguientes aspectos: A.
FINALIDAD:
Las recomendaciones que se detallan deben: Uniformar y corregir situaciones críticas en el área de almacenamiento y llevar a cabo las soluciones que deben ser implantadas. •
Involucrar al máximo al personal del área de almacenes de su empresa para que aporten sus conocimientos, experiencia y colaboren en la solución de los problemas detectados. •
Motivar a todo el personal para que, dentro del nuevo enfoque de los almacenes y de las responsabilidades que les serán asignadas, ayuden en la eliminación de fallas debidas a ellos como usuarios del almacén. •
B.
COORDINACION
La coordinación de la ejecución de las recomendaciones de acción inmediata debe estar en manos del administrador de la empresa. De esta manera, se permitirá a esta persona dirigir la solución de los problemas y tomar el control de los diferentes elementos y dependencias del almacén que ha tenido bajo sus órdenes. •
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SITUACION ENCONTRADA
I.
ESPACIO
El local de la empresa cuenta con tres pisos; en ellos almacenan los diferentes artículos de la siguiente manera: PRIMER PISO: consta de dos ambientes, denominados A y B; en el primero están las oficinas y los servicios, la zona de recepción, carga y descarga y la zona de embalaje, en un área de 1,341 m2. En el ambiente B se encuentra una bodega de 1,000 m2, de los que, descontando los pasillos, quedan 586.59m2 para zona de almacenamiento. SEGUNDO PISO: consta de dos ambientes, como el primer piso, y con un total de 1,438.95 m2. Los ambientes, denominados C y D, son similares a los del primer piso; así, en el C hay oficinas para el personal, servicios, zona enrejada para resguardo de los artículos “posibles de perderse”. Descontando los pasillos y las áreas de acceso y tránsito, el
área de 795.04 m2. En el ambiente D se tiene un área de almacenamiento de 643.91m2, descontando los pasillos. SÓTANO: es un área de 1,112.94 m2 y 2.05 metros de altura. Tiene poca iluminación y en ella está la oficia del encargado de la bodega, la zona del tanque de agua y el área de acceso y tránsito. El espacio real para almacenar llega a 659 m2.
II.
PROBLEMAS ENCONTRADOS
En la zona de almacenamiento, los problemas relacionados con el espacio son los siguientes: Las bodegas tienen buenas estructuras, pero no existe una buena disposición de la mercadería dentro de sus áreas de almacenamiento, por lo que las actividades de este tipo resultan lentas y •
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riesgosas, se causa daño a los artículos que se guardan y el personal se ve obligado a hacer grandes esfuerzos físicos. En el primer piso, los artículos se almacenan por orden de llegada y donde se encuentren lugares libres, sin considerar sus características. La finalidad es aprovechar el espacio máximo y por ello hay artículos hasta en los pasillos de cada lugar, donde hay andamios, propiciando que el manejo de los materiales no se haga por los pasillos o que al hacerlos se produzcan maltratos y deterioros. •
Otro problema consiste en que, al no contar con estanterías, se almacenan los artículos en el suelo, en parihuelas de madera muy deterioradas por la carga y la humedad, embalados en cajas de cartón o de madera, lo que disminuye el espacio disponible en un 48% y aumenta la posibilidad de deterioro de los materiales. •
En lo que se refiere al embalaje para despachar los pedidos a los clientes, este se realiza en el primer piso, pero en un área limitada que dificulta la preparación y el desarrollo del trabajo. Son frecuentes, por eso, las quejas de los clientes al recibir sus pedidos. •
En el segundo piso, en el ambiente C, la mercadería se almacena en cualquier lugar; por ejemplo, en la zona enrejada los artículos están dispersos por el suelo, almacenados horizontalmente y agrupados de cualquier manera. El personal indica que lo hacen por tratarse de material frágil. Esta forma de emplear el espacio en C da lugar a que en D se tengan problemas por falta d espacio. •
El almacenamiento en el ambiente D se efectúa en tres diferentes maneras: en el suelo, en estanterías de madera y en estanterías de ángulos ranurados, lo que permite mayor cuidado y mantenimiento de los artículos. Sin embargo, se desperdicia espacio en las estanterías porque se hacen estantes regulares, con casilleros idénticos, aunque no todos los artículos son iguales, o porque, por falta de espacio, se amontonan las diferentes variedades de materiales. Se genera así desorden y se retarda la atención y el despacho. •
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Todo lo indicado y la mala señalización de las áreas y los espacios hacen muy lentas las recepciones y despachos en este ambiente y en todo el piso. •
En el sótano existe una mezcla de materiales; allí se guardan alimentos, insecticidas, perfumería y se producen muchas mermas. En el espacio se aprovecha al máximo, pues el techo es bajo y casi todo está casi al ras del mismo. Hay exceso de materiales, lo que hace que se ocupen los pasillos al saturarse las áreas de almacenamiento. •
Como en el segundo piso, en el sótano se almacena también en el suelo, en estantes de madera y de metal. Lo que está en los estantes produce desperdicio de espacio o amontonamiento; pero en el sótano el problema es más grave, pues almacenar en el suelo hace que el deterioro sea mayor porque la humedad, al dañar las cajas de cartón o madera, afecta el apilamiento o estiba de ellas; son frecuentes, por eso, las caídas. •
Salvo un montacargas tipo elevador, en la empresa no se cuenta con otros equipos de manejo de materiales ni con aparatos auxiliares. La manipulación de los artículos, en todos los pisos, se efectúa manualmente (carga al hombro) o por aparatos guiados por el personal (carretillas), lo que obligan a emplear a los trabajadores de almacén en todos los movimientos de la mercadería. Así, se fatiga al personal, la incidencia de daños en los artículos es mayor y no se aprovecha bien la zona de almacenamiento. •
III.
EMBALAJE DE LOS ARTICULOS
Este es uno de los puntos principales para el reordenamiento de los almacenes, en razón de que las dimensiones y la clase de embalaje con que llegan los artículos son diferentes a las que se emplean para despacharlos a los clientes. Además, ese aspecto determina el uso del espacio de almacenamiento y las características de los equipos que se necesitarán para mover la mercadería al recibirla, guardarla y despacharla. •
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Las características físicas de la mercadería procedente de los proveedores están dadas por las dimensiones y peso del embalaje en que vienen los artículos; en cambio, la mercadería que se despacha tienen características físicas y de embalaje muy diferentes y variables, según el cliente, quien indica que es lo que quiere y cómo, lo cual exige mucho trabajo para preparar el despacho. Por ejemplo, los artículos de ferretería, en su mayoría, se despachan por unidad en a venta minorista, aunque también se suelen emplear unidades establecidas por la empresa como cientos, docenas, kilos, etc.; en cambio, los abarrotes se despachan como bultos originales, tal como llegan, salvo en los artículos de baja rotación, alto precio unitario, unidad muy grande de embalaje o cuando se trata de clientes especiales. •
Todo lo indicado obliga a disponer de un área especial para la preparación del despacho, según las necesidades de los clientes, que es muy reducida para el movimiento que se ha observado. •
IV.
ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
En este aspecto es importante tener en cuenta las siguientes situaciones: •
Hay gran cantidad de artículos en cada variedad existente en
almacén. La posibilidad de controlar las dimensiones y el material de los embalajes es casi nula, debido a la procedencia de los artículos, su variedad y las múltiples posibilidades de preparación de los pedidos. •
El mal ordenamiento de la mercadería en las bodegas, aparte de no permitir un buen aprovechamiento del espacio, ocasiona un manipuleo excesivo, lo que origina cuellos de botella tanto en la recepción como en el despacho y da lugar al deterioro de la mercadería por ubicarla en lugares no aptos. Así, lo que se almacena en cada piso es lo siguiente: •
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PRIMER PISO: en bultos originales, los abarrotes. Ejemplo: conservas, licores, insumos industriales como parafina refinada y semirrefinada; ferretería de alta rotación, como fluorescentes, cables; además, insecticidas. SEGUNDO PISO: similar al primero, con artículos de ferretería, electrodomésticos, productos farmacéuticos. SÓTANO: hay también abarrotes y artículos de ferreterías como sanitarios, cables, piedras de esmerilar, etc., que no tienen sitio ni en el primer y segundo piso.
Los registros de muchas de las existencias no están al día o no se lleva control de los movimientos, de modo que no se sabe lo que se tiene.
Preguntas para el debate 1.
¿Qué implicancias puede tener la empresa después de la situación señalada en el informe?
2.
¿Por qué considera usted que la empresa se encuentra en esta situación?
3.
Proponga nuevas alternativas de solución.
4.
Proponga un nuevo diseño de distribución física en general para la empresa.
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