PRESENTADO POR : DONAL RONY PAUCAR MAMANI CASO PRÁCTICO 4 – AUDITORIA DE GESTION DE MARKETING (VENTAS)
DEFICIENCIA (PROBLEMA)
AREA DEFICITARIA
Hay errores en los Presupuesto, cálculos del presupuesto Almacenes de venta, resultando en menos cantidad el importe logrado en ventas; y en 2019, duplican las cantidades, y no lo actualizaron, no hicieron un análisis ni estudios de mercado, ni tomaron en cuenta la capacidad de la fuerza de venta
EFECTO
No tienen estimaciones precisas de presupuesto Hay errores en el calculo de presupuesto No tienen objetivos fijados con los responsables Mala gestión en el presupuesto No tienen un plan de marketing No hay elaboración de presupuesto anual Falta de expertos en el campo No tienen un estudio de mercado
RECOMENDACION
Volver a elaborar el presupuesto Pedir registro de ventas, y comprobantes de ventas Realizar un control de las actividades economicas Reprogramar objetivos y metas según resultados obtenidos constantemente la aplicación Examinar constantemente de nuevos objetivos y metas Controlar el presupuesto designado Diagnosticar los montos de oferta y demanda o Analizar el problema que atraviesa atraviesa la la empresa o Plantear una hipótesis de la situación actual o Utilizar métodos adecuados para obtener resultados positivos o Clasificar las partidas en base a los pedidos Formular un plan de ventas Plantear los objetivos de acuerdo a la demanda Identificar clientes cronograma de las actividades actividades Hacer un cronograma a realizar. el estudio de mercado, Actualizar cuando sea necesario
CRONOGRAMA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES
Elaboración de una adecuada gestión de producción: Ultimas semanas Primera semana Primera semana A mediados del mes Fin de un periodo Realizar una gestión o medición de productividad : productividad : o Segunda semana o Segunda semana o Segunda semana y tercera semana o Tercera semana de Reformulacion metas en la empresa y segunda Primera semana y cuarta Tercera semana y cuarta Tercera semana y ultima Primera semana
No se analizo el numero Area de de agentes vendedores ventas, necesarios para el año marketing 2018, siendo que en este año presupuestaron que las ventas se duplicaban
No hay control en el área de ventas Exceso de personal Personal no capacitado Deficiencia en la gestión de los agentes vendedores Desconocimiento de la actividad economica No se hizo una planificación No hay preparación antes de una venta No hay ventas alcanzadas
Replantear estrategias para un mejor control Inspeccionar las ventas realizadas Realizar un examen de las diferentes ventas realizadas Hacer tabulaciones para sacar resultados, y ver la deficiencia Con los resultados, tomar medidas de planificación o prevención hacia el futuro Integrar controles al momento de contratar personal: convocatorias, personal Realizar capacitado Hacer seguimiento en el proceso de contratación. Evaluar al personal, en el giro del negocio Controlar el desempeño del personal Capacitar al personal Adecuar un libro de reclamaciones Revisión del libro de reclamaciones Realizar encuestas a clientes Reunir a todo el personal para que sean capacitados en la atención al cliente
No existe una adecuada política de remuneración del personal de ventas, las comisiones por
Recursos humanos, contabilidad y tesoreria
Falta de interés al personal El personal no tiene motivacion
Integrar política salarial Definir como se realizar el pago al personal. Designar los pagos de acuerdo a la jerarquía de puestos
Ejecutar eficientemente el manual de organizaciones y funciones Tercera y cuarta semana Cuarta semana Ultima semana Ultimas días del mes Integrar un control interno: Primeros días días del mes Realizarlo en la primera semana Primera y segunda semana Segunda y tercera semana Realizar un control en el área de contabilidad Primera y segunda semana Primera y segunda semana Ultimos días del mes Últimos días del mes
Realizar controles en los inventarios Primera, segunda y tercera semana
ventas son menores a las de la competencia
No existe una adecuada coordinación entre el departamento de crédito y cobranzas y el departamento de ventas para la autorización oportuna del crédito con clientes nuevos
Finanzas, tesoreria
No existe una jerarquía de pagos No hay presupuesto Escasez de ventas No tienen difusión de sus productos que se ofrece
Insatisfacción de los clientes No tienen una buena organización Pérdida de prestigio Retraso en la asignación de creditos Conflictos en la empresa
Cumplir con los beneficios beneficios sociales del personal los pagos, sin méritos de Cumplir con los queja Implementar difusión de mercaderia Buscar en donde se realizaran las ventas de mercado mercado Hacer un estudio de Promocionar los productos Dar comisiones de acuerdo al trabajo que se designe al personal actividades necesita de Analizar que actividades una atención adicional. la situación del área Examinar correspondiente Asignar al personal comisiones que se hagan necesario comisiones de Realizar pagos de comisiones acuerdo a la tarea designada
Integrar políticas de crédito en base b ase a las necesidades del cliente Realizar estudios de mercado Pedir los requisitos necesarios para realizar dicho prestamo Asignar minimos o máximos montos Ejecutar los prestados de acuerdo a las nuevas políticas de prestamo Reformular el manual de organización y funciones Comprobar los errores de organizacion organizacion
Primera y segunda semana Realizarlo mensualmente y tercera Segunda semana Integrar un cuadro de necesidades y segunda Primera semana y tercera Segunda semana y cuarta Tercera semana Añadir políticas de planificación de mantenimiento Primeras semanas Primeras semanas y tercera Segunda semana En la quincena del mes de un Elaboracion plan de producción eficaz y cuarta Tercera semana y cuarta Tercera semana Cuarta semana Realizarlo en los quince días del mes en las Realizarlo últimas semanas
Dar a conocer el mof actual de la empresa el mof, crear un En caso no se cumpla el nuevo mof para evitar discordancias planteado por la Ejecutar el nuevo mof planteado directiva Mantener un ambiente de trabajo adecuado Designar adecuadamente sus puestos y funcione de cada personal Convocara socializaciones para que el personal se conozcan Tener un pensamiento nuetral ante todas las areas Evitar que cada área tenga algún conflicto con otro
Implementar estrategias para conseguir menores costos Realizar en los últimos días del mes en los Realizarlo primeros días en los Realizarlo últimos días según su rendimiento Realizar en la ultima semana del mes Identificar los gastos que estan en el presupuesto en la Realizarlo segunda semana entre la Realizarlo segunda y tercera semana entre la Realizarlo segunda y tercera semana Realizar en la segunda semana en los Realizarlo últimos días del mes
Algunas ventas pactadas, se tuvieron que anular, porque no existe un adecuado nivel de stock en los diferentes almacenes .
Logística, almacenes y ventas
El gerente de ventas no esta cumpliendo con la política de crédito de la campaña, y esta usurpando una función del gerente de crédito y cobranza al autorizar créditos en fechas variables
Planeación
Ventas no planificas Irregularidades en los almacenes Mal manejo en las ventas No tienen un stock acorde con la demanda Disminución de clientes Ganancias o ingresos irrecuperables
No hay control en la asignación de presupuesto Desconocimiento de sus funciones Intereses propios No cumplen con las políticas crediticias Campañas no autorizadas Créditos mal planteados Ausencia de los encargados
Dar prioridad a marketing Hacer un control de las ventas Cumplir con el plan de ventas ventas de la empresa Tomar medidas en caso caso de que haya alguna falla Planificar adecuadamente las actividades comerciales Realizar estudios de mercado Tener la mercadería de acuerdo acuerdo a los clientes Controlar si todo lo planificado se esta realizando sin ningún tipo de problema
Implementar controles en el presupuesto Asignar el presupuesto necesario a cada area Realizar monitoreo o revisiones de acuerdo al planificacion Ejecutar controles rigurosos en la empresa Cumplir con las políticas de crédito establecidos por la directiva préstamo realizado, realizado, verificar si En cada préstamo se cumplio con las políticas crediticias Evitar errores al momento de hacer los prestamos
Implementar estudios espaciales s Realizarlo en la primera semana Realizarlo en la primera y segunda semana Realizarlo a quincena del mes Integrar personal capacitado en el área de producción Realizarlo en la cuarta semana en las Realizarlo primeras semanas Realizarlo en entre la segunda y tercera semana Prever las cantidades necesarias Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana Utilizar adecuadamente las mercaderías de la empresa en los Realizarlo primeros días del mes durante la Realizar primera semana
Ausencia de control de Gerencia ventas en las sucursales, general, lo que conlleva a riesgos ventas de perdidas de mercancías, que no se pueden fijar metas por sucursal, y que no se pueda evaluar el trabajo de cada sucursal
Si no se tiene información por centro de distribución, entonces no se puede obtener una base cierta para la elaboración del presupuesto
Tesorería, contabilidad
No tienen personal disponible Falta de interés Ineficiente resultado No se dan horas para la atención No disponen de personal encargado para evaluar el trabajo de cada sucursal
No se cumple con las metas trasadas Retraso en los trabajos designados Retraso en la entrega de mercaderías Falta de publicidad de las mercaderías
La directiva tiene que hacer cumplir las políticas de crédito para evitar cualquier imprevisto
Implementar un reglamento interno exclusivo para las sucursales De acuerdo a las utilidades que esta generando Elaborar un reglamento interno de control y cumplimiento las sucursales sucursales Revision permanente de las Tomar medidas necesarias para la relizacion o ejecución del reglamento Realizar visitas inesperadas visitas a sucursales Con las ganancias generadas en las sucursales, realizar una revisión mediante el sistema de la empresa Planificar fechas en las que se realizaría las visitas sorpresas los viajes sorpresas Ejecutar establecidos en la fecha acordada sin conocimiento de las sucursales para ver los errores que se presentan Examinar la cantidad de empaque según el stock final Informarcion de la cantidad total de produccion presupuesto para el Elaborar un empaqueteo de los productos finales Aprobacion de presupuesto de parte de Genencia
Realizar durante ultima semana
la
Prever las cantidades necesarias Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana Replanificar las horas de traba Realizarlo a fines del mes o periodo Ultimas días del mes Realizarlo durante el mes
Examinar la cantidad de empaque según el stock final Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana
no hay ventas en el tiempo planificado Retraso en las nuevas metas que se plantearan
No hay investigación de mercado y existe falta de comunicación entre mercadeo y ventas.
Ventas, marketing
Incapacidad del personal Conflictos entre los jefes de cada area No personal exclusivo para el estudio de mercado No hay medidas prevención contra la competencia Inconformidades con las estrategias No tienen su FODA planteada
Compra necesaria de empaques o imprimirlos según el modelo que la empresa requiera Integrar un plan de control de calidad Controlar las insatisfacciones de los clientes Examinar la razón por lo lo que no hay un trabajo de calidad Sacar soluciones soluciones e implementarlas para poder tener un producto de calidad Ejecutar el plan de calidad para tener un producto final de calidad y que al cliente le sea de su agrado Realizar capacitaciones en el tema de calidad Hacer un estudio estudio de de los clientes Considerar los resultados resultados positivos y negativos de los clientes en la opinión de los productos Una vez realizado, realizar capacitaciones referente al tema de calidad El personal debe de poner de su parte y empeño al momento de empaquetar los productos porque ya no desconoce el tema Crear un libro de recomendaciones Ser participe al momento que el cliente adquiere un producto de la empresa Después tener que clasificar que clientes son frecuentes o también nuevos
Integrar un plan de control de calidad en los Realizarlo primeros días del mes durante la Realizar primera semana durante la Realizar ultima semana Realizarlo durante el mes
Realizar capacitaciones en el tema de calidad Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana Crear un libro de recomendaciones en los Realizarlo primeros días del mes durante la Realizar primera semana durante la Realizar ultima semana Realizarlo durante el mes
Mala ubicación de una de las bodegas (8 tiendas) al quedar atrapadas en pasos a desnivel.
Infraestructur a, gerencia
No hubo un estudio espacial No hubo expertos al momento de la compra del terreno No hubo un plan de riesgos Perdida de mercaderias Inseguridad de la infraestructura Gastos innecesarios
Analizar que productos les llama la atención o les agrada a los clientes este libro de recomendaciones recomendaciones al Ubicar este alcance del cliente para que fácilmente lo ubique horas en que se Planificar desarrollara el trabajo de empaque horas de proceso y Establecer empaquetamiento De acuerdo al tiempo realizado en proceso de producción, realizar o asignar horas que sean necesarios para realizar el empaquetamiento un ambiente que no Encontrar incomode al momento de empaquetar los productos Al momento de terminar con el proceso de empaquetar, tener que verfificar que sea de calidad y felicitar al personal por su trabajo de calidad realizado Realizar capacitaciones en el tema de calidad estudio de de los clientes Hacer un estudio resultados positivos y Considerar los resultados negativos de los clientes en la opinión de los productos vez realizado, realizar Una capacitaciones referente al tema de calidad El personal debe de poner de su parte y empeño al momento de empaquetar los productos porque ya no desconoce el tema Crear un libro de recomendaciones
Planificar horas en que se desarrollara el trabajo de empaque Realizarlo a fines del mes o periodo Ultimas días del mes Realizarlo durante el mes Realizarlo cuando se finalice la ejecución del proyecto
Realizar capacitaciones en el tema de calidad Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana Crear un libro de recomendaciones en los Realizarlo primeros días del mes
Ser participe al momento que el cliente cliente adquiere un producto de la empresa Después tener que clasificar que clientes son frecuentes o también nuevos Analizar que productos les llama la atención o les agrada a los clientes este libro de recomendaciones recomendaciones al Ubicar este alcance del cliente para que fácilmente lo ubique horas en que se Planificar desarrollara el trabajo de empaque horas de proceso y Establecer empaquetamiento De acuerdo al tiempo realizado en proceso de producción, realizar o asignar horas que sean necesarios para realizar el empaquetamiento un ambiente que no Encontrar incomode al momento de empaquetar los productos Al momento de terminar con el proceso de empaquetar, tener que verfificar que sea de calidad y felicitar al personal por su trabajo de calidad realizado Realizar capacitaciones en el tema de calidad estudio de de los clientes Hacer un estudio resultados positivos y Considerar los resultados negativos de los clientes en la opinión de los productos vez realizado, realizar Una capacitaciones referente al tema de calidad
No hay estudios de costos y precios de ventas que le permitan establecer a la empresa, de acuerdo con sus costos, el precio de venta del producto y la utilidad generada
Produccion, contabilidad y ventas
No conocen bien el producto No establecen precios competitivos No hicieron el calculo en base a mercado
Realizar durante la primera semana durante la Realizar ultima semana Realizarlo durante el mes Planificar horas en que se desarrollara el trabajo de empaque Realizarlo a fines del mes o periodo Ultimas días del mes Realizarlo durante el mes Realizarlo cuando se finalice la ejecución del proyecto
Realizar capacitaciones en el tema de calidad Primera semana Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana
La publicidad que se le da a los productos en revistas medicas es muy restringida
Marketing, ventas
No hay concordancia en los costos de producción. No tienen al alcance información necesaria para la estimación de costos o precios No realizan negociaciones
No hay suficiente presupuesto
El personal debe de poner de su parte y empeño al momento de empaquetar los productos porque ya no desconoce el tema Crear un libro de recomendaciones cliente Ser participe al momento que el cliente adquiere un producto de la empresa Después tener que clasificar que clientes son frecuentes o también nuevos Analizar que productos les llama la atención o les agrada a los clientes este libro de recomendaciones recomendaciones al Ubicar este alcance del cliente para que fácilmente lo ubique horas en que se Planificar desarrollara el trabajo de empaque horas de proceso y Establecer empaquetamiento De acuerdo al tiempo realizado en proceso de producción, realizar o asignar horas que sean necesarios para realizar el empaquetamiento un ambiente que no Encontrar incomode al momento de empaquetar los productos Al momento de terminar con el proceso de empaquetar, tener que verfificar que sea de calidad y felicitar al personal por su trabajo de calidad realizado Replantear el presupuesto para publicidad Verificar si las ventas se están dando con normalidad
Crear un libro de recomendaciones en los Realizarlo primeros días del mes durante la Realizar primera semana durante la Realizar ultima semana Realizarlo durante el mes Planificar horas en que se desarrollara el trabajo de empaque Realizarlo a fines del mes o periodo Ultimas días del mes Realizarlo durante el mes Realizarlo cuando se finalice la ejecución del proyecto
Realizar capacitaciones en el tema de calidad Primera semana
No tiene autorización publicitaria Incompatibilidad en la publicidad con la revista Falta de conocimiento en publicidad Bajas adquisiciones de parte de la demanda No llegara al alcance de toda la demanda
Búsqueda de una revista revista de acuerdo acuerdo a rubro mas lee Averiguar lo que la gente mas Publicar la mercaderia en la seccion mas leida de la revista Capacitaciones cobre publicidad del rubro de la empresa Hacer conocer al personal bien el movimiento de la empresa Reunir al personal y realizar una posterior prueba resultados para verificar si el Sacar los resultados personal esta preparado Realizar publicaciones de acuerdo al rubro de la empresa Hacer publicaciones en las mejores revistas de la localidad horas de proceso y Establecer empaquetamiento De acuerdo al tiempo realizado en proceso de producción, realizar o asignar horas que sean necesarios para realizar el empaquetamiento un ambiente que no Encontrar incomode al momento de empaquetar los productos Al momento de terminar con el proceso de empaquetar, tener que verfificar que sea de calidad y felicitar al personal por su trabajo de calidad realizado
Primera semana Primera, segunda y tercera semana y tercera Segunda semana Crear un libro de recomendaciones en los Realizarlo primeros días del mes durante la Realizar primera semana durante la Realizar ultima semana Realizarlo durante el mes Planificar horas en que se desarrollara el trabajo de empaque Realizarlo a fines del mes o periodo Ultimas días del mes Realizarlo durante el mes Realizarlo cuando se finalice la ejecución del proyecto