Caso de estudio: VisionCarT
El siguiente constituye un caso de estudio sencillo, elaborado con la finalidad de evaluar las funciones administrativas de Planeación y Control en la organización presentada. Se presentan al final las preguntas que pueden guiar su análisis y discusión. Arturo Moya es Gerente General de VisionCart una pequeña empresa dominicana que se dedica a la elaboración de tarjetas magnéticas, que pueden ser empleadas por instituciones financieras, empresas de telecomunicaciones y minoristas que ofrecen incentivos promocionales de venta. La empresa emplea un especialista que opera la máquina que elabora las tarjetas y un grupo de 3 diseñadores gráficos, quienes aportan el mayor valor a los productos comercializados. La ventaja competitiva de las tarjetas VisionCart radica en un cuidadoso diseño: atractivo y sugerente. Para los ciudadanos locales, el diseño en una tarjeta magnética puede tener poco o ningún valor, sin embargo, para los turistas que visitan la nación, constituye un estímulo considerable, pues luego de consumir el crédito, pueden conservarla como un recuerdo. Esto ha conllevado a que las empresas de telecomunicaciones estén concibiendo esta práctica como elemento que favorece el incremento del valor agregado al servicio. Desde que VisionCart comenzó sus operaciones en esta industria, Arturo Moya tuvo bien claro que para lograr diferenciarse de la competencia con un producto tan singular, sólo sería posible contratando un equipo de diseñadores gráficos de prestigio nacional, que pudieran aportar sus nombres y reputación al producto final. Esto permitió a la empresa ir incrementando tanto su imagen como la cartera de clientes de forma paulatina. Como todo negocio pequeño, la coordinación del trabajo en VisionCart no presenta grandes complicaciones, sin embargo, debido al incremento de clientes, el equipo de diseñadores ha solicitado al gerente general la contratación de dos nuevos diseñadores, ambos muy bien recomendados por los actuales. Arturo Moya no ha tomado aún una decisión al respecto, pues esto representaría unas erogaciones de efectivo para la empresa, que también son requeridas para la compra de una nueva máquina elaboradora de tarjetas. No obstante, está convencido que no será cuestión muy compleja, pues siempre ha sido bueno en
las matemáticas y como él mismo afirma: “todos los números de esta compañía están en mi cabeza”. Hace 15 días Arturo Moya recibió la visita de Mike Pyne, un gerente comercial de la subsidiaria dominicana de la empresa de telecomunicaciones AP & P. Mike Pyne estaba interesado en que VisionCart se convirtiera en suministrador de tarjetas telefónicas de la subsidiaria. Para ello solicitó la presentación de un proyecto de 25 diseños exclusivos para sus tarjetas. Arturo no vaciló en acceder a la solicitud y convino los pormenores del asunto. Inmediatamente se reunió con el grupo de diseñadores y les planteó la necesidad urgente de poder brindar una oferta que enganchara al gerente de la AP & P. Por tanto, les pidió que enfocaran sus esfuerzos y sentidos hacia la tarea planteada. De más estaba mencionar los resultados positivos que esto podría traer para la empresa y la remuneración del trabajo del equipo. Los diseñadores de la VisionCart actualmente están trabajando en el diseño de tarjetas de débito para el lanzamiento de un nuevo plan de ahorro de la Caja de Ahorros de Santo Domingo S.A. de C.V. Hoy en la mañana, Arturo Moya recibió una llamada telefónica de la mencionada institución financiera. El gerente comercial estaba extrañado por no haber recibido aún la propuesta de diseño de las tarjetas de débito y solicitó que la misma fuera presentada antes que finalizara la semana actual. Arturo se disculpó y le aseguró que cumplirían con su compromiso. Inmediatamente llamó a su secretaria para que convocara una reunión urgente con el equipo de diseñadores. El grupo no podía explicarse cuál era la causa de tanta urgencia. Una vez en su oficina, Arturo explicó, en un tono poco amable, el problema ocurrido. Les recordó que si la empresa quería crecer y consolidarse en el mercado, no podían ocurrir esta serie de problemas e informalidades con los clientes, y exigió que el responsable de tal situación diera una explicación al respecto. Todos los diseñadores se miraron sin decir nada: todos se sentían responsables, pero ninguno se atrevía a responder, pues a ninguno en particular se le había delegado la responsabilidad de la tarea. Ante el silencio de todos, Miguel Paniagua pidió la palabra y recordó al gerente que todos estaban concentrados en el trabajo para la AP & P, pues él mismo había planteado éste como un asunto de prioridad máxima, por lo que no habían tenido tiempo de concluir con el trabajo anterior, para el cual, además, no se les había fijado una fecha específica de entrega.
En ese momento la secretaria le pasó una nota de una llamada acabada de recibir: La AP & P había fijado la fecha de presentación del proyecto para el Lunes a las 10:00 a.m. Mike Pyne ofrecía esa fecha como única alternativa por encontrarse presionado por un viaje de trabajo que iba a demandar su ausencia de República Dominicana por más de un mes, y no quería delegar el examen de los diseños y la decisión final en ninguno de sus subordinados. Ante esta situación, Arturo indagó sobre el estado actual del proyecto AP & P, a lo que Miguel Paniagua nuevamente respondió que éste era un cliente muy meticuloso que demandaba esfuerzos especiales. Por esa razón se encontraban aproximadamente en un 50% de elaboración. Además, se atrevió a recordarle la imposibilidad de asumir tanto trabajo con un grupo de diseñadores tan pequeño. Arturo Moya se quedó pensativo mientras miraba por los cristales del ventanal de la sala de reunión. El proyecto de la AP & P resultaba muy importante para el futuro de su empresa. Por otra parte, el incumplimiento con uno de sus mejores clientes era algo imperdonable. En ese momento se dio cuenta que algo estaba fallando en la pequeña empresa. Se dio la vuelta y exigió que antes de las dos de la tarde, cada diseñador presentara en su oficina un informe bien detallado sobre el estado del cumplimiento de las tareas encomendadas. Preguntas: 1. ¿Considera usted que la función de planeación está siendo cumplida de forma correcta en VisionCart? Argumente. 2. ¿Cree usted que se puede ejecutar un control efectivo en VisionCart? ¿Por qué? 3. ¿Qué recomendaciones haría al director de la empresa para poder responder a todos los clientes? 4. ¿Qué tipos de controles usted recomienda para lograr la planificación deseada? 5. ¿Qué le recomienda usted al gerente de esta empresa para no volver fallar a sus clientes actuales y a la vez crecer como empresa?
Autor del caso de estudio: Lic. Luis Demetrio Gómez García - luisdemetrioarrobafcf.uh.cu
