SEP
DGIT
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TEZIUTLÁN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN II PROYECTO: “DETERMINACIÓN “DETERMINACIÓN DE LAS FUNCIONES Y OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS” EMPRESA: ECO JEANS S.A. DE C.V. DOCENTE: ING. GABRIELA ALDABABA JÁCOME PRESENTA: MARIBEL HERRERA MÉNDEZ TALÍA ESPERANZA CORTÉS GARCÍA TEZIUTLÁN, PUE.
OCTUBRE 2006
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ÍNDICE CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. 1.1.
Obje Objetitivo vo gen gener eral al…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
1.2. 1.2.
Obje Objetitivo voss espe especí cífic ficos os…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
1.3. 1.3.
Just Justifific icac ació ión… n……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… …
1.4. 1.4.
Alca Alcanc nces es…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …….. .... ....
1.5. 1.5.
Limi Limita taci cion ones es…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
CAPITULO II MARCO TEÓRICO 2.1. Antecedentes de las Compras…………………………………………… 2.2. Características y funciones del departamento de Compras………….. 2.3. Planeación de las Compras……………………………………………… 2.4. Pronósticos y Objetivos del departamento de Compras……………… 2.5.
Políticas de Compras……………………………………………………..
2.6.
Relación de las Funciones de Compras con la Organización………..
2.7. Departamentos que reportan o auxilian a Compras…………………… 2.8.
Sistemas Administrativos de Compras………………………………….
2.9.
El Control de Calidad en las Compras………………………………….
2.10. Procedimientos de Compras……………………………………………. 2.11. Programas y Presupuestos de Compras………………………………. Compras………………………………. 2.12. Organización del Departamento Departamento de Compras…………………………. 2.13. Ubicación del área área de Compras dentro dentro de la estructura de La organización…………………………………………………………… 2.14. Estrategia Estrategia de Compras……… Compras……………………… …………………………… …………………………. ……………... .. 2.15. 2.15. Tipos Tipos de Compra Compras…… s…………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… …………… …… 2.16. El procedimie procedimiento nto de Compras……… Compras……………………… ……………………………… …………………… …… 2.17. Selección Selección y Control Control de Proveedor Proveedores……… es……………………… …………………………… …………… 2.18. El control control de las Compras……… Compras……………………… ……………………………… ………………………. ………. 2.19. Contratos Contratos de Compra-Ven Compra-Venta……… ta……………………… ……………………………… ……………………. ……. 2.20. Los provee proveedores dores en relación relación al departame departamento nto de Compra Compras………… s…………
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ÍNDICE CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. 1.1.
Obje Objetitivo vo gen gener eral al…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
1.2. 1.2.
Obje Objetitivo voss espe especí cífic ficos os…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
1.3. 1.3.
Just Justifific icac ació ión… n……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… …
1.4. 1.4.
Alca Alcanc nces es…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …….. .... ....
1.5. 1.5.
Limi Limita taci cion ones es…… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
CAPITULO II MARCO TEÓRICO 2.1. Antecedentes de las Compras…………………………………………… 2.2. Características y funciones del departamento de Compras………….. 2.3. Planeación de las Compras……………………………………………… 2.4. Pronósticos y Objetivos del departamento de Compras……………… 2.5.
Políticas de Compras……………………………………………………..
2.6.
Relación de las Funciones de Compras con la Organización………..
2.7. Departamentos que reportan o auxilian a Compras…………………… 2.8.
Sistemas Administrativos de Compras………………………………….
2.9.
El Control de Calidad en las Compras………………………………….
2.10. Procedimientos de Compras……………………………………………. 2.11. Programas y Presupuestos de Compras………………………………. Compras………………………………. 2.12. Organización del Departamento Departamento de Compras…………………………. 2.13. Ubicación del área área de Compras dentro dentro de la estructura de La organización…………………………………………………………… 2.14. Estrategia Estrategia de Compras……… Compras……………………… …………………………… …………………………. ……………... .. 2.15. 2.15. Tipos Tipos de Compra Compras…… s…………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… …………… …… 2.16. El procedimie procedimiento nto de Compras……… Compras……………………… ……………………………… …………………… …… 2.17. Selección Selección y Control Control de Proveedor Proveedores……… es……………………… …………………………… …………… 2.18. El control control de las Compras……… Compras……………………… ……………………………… ………………………. ………. 2.19. Contratos Contratos de Compra-Ven Compra-Venta……… ta……………………… ……………………………… ……………………. ……. 2.20. Los provee proveedores dores en relación relación al departame departamento nto de Compra Compras………… s…………
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CAPITULO III DESARROLLO TÉCNICO 3.1. 3.1.
Nomb Nombre re de de la empr empres esa… a……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……..
3.2.
Localización 3.2.1. Macro localización…………………………………………………….. 3.2.2. Micro localización……………………………………………………..
3.3.
Organización 3.3.1. Tipo de Organización…………………………………………………. 3.3.2. Organigrama de la empresa………………………………………… 3.3.3. Valuación de Puestos……………………………………………….. 3.3.4. Políticas de la empresa……………………………………………… empresa……………………………………………… 3.3.5. Objetivos, Visión, Visión, Misión y Valores de la empresa……………….
3.4.
Departamento de Adquisiciones 3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos Objetivos del Departamento…………. Departamento…………. 3.4.2. Procedimiento de Compras………………………………………… 3.4.3. Marco Legal………………………………………………………….. 3.4.4. Sistemas de Control (Documentos Internos del Depto.)………... 3.4.5. Procedimientos Administrativos del Departamento……………… Departamento……………… 3.4.6. Sistema Manual Manual de Procedimientos Administrativos…………….
3.5. Relaciones Departamentales 3.5.1. Producción………………………………………………………….… 3.5.2. Finanzas………………………………………………………………. 3.5.3. Recursos Humanos………………………………………………….. 3.5.4. Ingeniería……………………………………………………………… 3.5.5. Contraloría……………………………………………………………. 3.5.6. Almacén……………………………………………………………….
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CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1.
Conclusiones……………………………………………………………………
4.2.
Recomendaciones……………………………………………………………..
4.3.
Glosario………………………………………………………………………….
4.4.
Índice de Figuras……………………………………………………………….
4.5.
bibliografías……………………………………………………………………..
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CAPITULO I ASPECTOS GENERALES
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1.1. OBJETIVO GENERAL Analizar y examinar los elementos que conforman el departamento de Compras, su funcionamiento, procesos administrativos y operativos que se generan dentro del mismo con el fin de
estudiar, presentar y mejorar el
funcionamiento general del departamento.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar el funcionamiento administrativo y operativo del departamento.
Analizar el proceso de adquisición de insumos en base a su presupuesto.
Analizar las relaciones y el proceso de selección de los proveedores.
Determinar la operatividad del departamento en cuanto a relaciones inter-departamentales.
Realizar observaciones o propuestas de mejora en la investigación presentada.
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1.3. JUSTIFICACIÓN
La presente investigación se realiza con el propósito de analizar los sistemas y procedimientos del Departamento de Compras, tanto administrativos tales como formatos que utilizan, medios de comunicación ínter departamentales, entre otros; hasta los procedimientos de gestión con los cuales laboran los representantes de dicho departamento. Es importante el adquirir el conocimiento del funcionamiento del departamento puesto que genera herramientas para el aspecto laboral de los futuros egresados y experiencia en los aspectos propios de dicha área, generando mayores posibilidades de desarrollo personal al llevar consigo al ámbito laboral la operatividad real en una organización. Se consideran desventajas dentro del mismo, aspectos que impiden el acceso a la información, con lo cual la presente investigación es apoyada con un marco teórico donde se indica de manera teórica los aspectos que con fundamento científico debe reunir dicha área. Haciendo una comparación entre ambos (Marco teórico y Marco Práctico) para mejorar las deficiencias dentro del departamento y con ello llevar a la práctica lo desarrollado dentro del contenido la información presentada.
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1.4. ALCANCES
Analizar la operatividad del departamento y su gestión en la empresa.
Analizar
los
procedimientos
administrativo
y
operativo
del
departamento dentro de la empresa.
Analizar las relaciones con los proveedores y sus límites en cuanto a negociaciones.
Definir las relaciones con otros departamentos y su operatividad dentro de la misma.
1.5. LIMITACIONES
Tiempo reducido de investigación de campo.
Falta de acceso a la información.
Costos elevados al presentar la información obtenida por escrito.
Distancia de las instalaciones de la empresa.
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CAPITULO II MARCO TEORICO
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2.1. ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS
Desde la antigüedad, la humanidad ha tenido que intercambiar cosas con el propósito de satisfacer sus necesidades. Ya desde entonces se puede decir, que existían las compras como fomento de progreso y riqueza del hombre. El departamento de compras en cualquier organización, es fuente de apoyo para la elaboración de planes, y sus funciones deben de ser realizadas eficientemente, ya que es en este departamento donde se gasta gran parte del dinero de una organización, por lo tanto, el departamento de compras debe adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la empresa. Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas son: compras nacionales (locales y foráneas) y la internacionales (importaciones y exportaciones), todo proceso necesario para la realización de dichas compras debe de ser ejecutado por personal ampliamente capacitado para realizar tal función, es por ello que ele reclutamiento del personal para el área de compras debe de hacerse con especial cuidado. Todo el personal que labore en un departamento de compras, deberá ser capaz de mantener una excelente comunicación y coordinación con todos las demás personas que laboren dentro de los diferentes departamentos de la compañía, especialmente en aquellos cuyo funcionamiento esté íntimamente ligado con el de compras, tales departamentos pueden ser: producción, ventas, control de calidad, contabilidad, almacenes e ingeniería. Así como con los agentes de ventas
y representantes de
todos los proveedores que en
determinado momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en el abastecimiento de materiales y servicios necesarios en la compañía. 10
2.2. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias. Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. En caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante. La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser:
De aspecto legal
Estándares de calidad
Tiempos de entrega e inventarios
De comunicación.
También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán
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tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc. Las funciones del departamento de compras según Joaquín Rodríguez Valencia son las siguientes:
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa.
Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
Cotizar los precios, calidad y transporte.
Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.
Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.
Recepción, guarda y almacenaje.
Efectuar la clasificación de los recursos materiales.
Realizar el control de existencias.
2.3. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS Planeación y programación de compras La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.
Planeación: De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.
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La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían haberse evitado con una buena planeación. Como menciona Mercado: “Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.” (Mercado; 2002:87:13)
Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organización en general.
2.4. PRONÓSTICOS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los pronósticos: Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos. Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales. 13
Establecer objetivos: Los objetivos dentro de la planeación, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organización. El precio de compra está integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los precios. La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio más bajo. Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estén comprando. Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas generales de la organización. Según Mercado: “La orden de compra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deberá colocarse cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de la orden y la recepción del pedido”. (Mercado: 2002; 102)
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2.5. POLÍTICAS DE COMPRAS Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa.
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:
Deben estar claramente expuestas.
Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
Indicar los factores limitativos y determinantes.
Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
Niveles que deben abarcar.
El departamento de compras debe contar con políticas de: Fuentes de abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigación y desarrollo, ética, ventas de material de desperdicio. Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las políticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinión del personal de compras involucrado con dichas políticas
2.6. LA RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIÓN La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas como son:
Dirección:
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La relación que debe
existir con la Dirección general es mediante
reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo, además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organización.
Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organización.
Producción: En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad. La relación entre los departamentos de compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto. Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad monetaria gastada. Es responsabilidad de producción avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mi smos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de producción, evitando con ello paros innecesarios en producción y perdidas cuantiosas a la organización.
Ventas:
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La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; El éxito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.
Programación y planeación: Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada dentro de la organización; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organización estas funciones se desarrollan, la relación de compras con este departamento es la siguiente:
Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.
Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollar información basándose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.
Almacenes: Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos. En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.
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Ingeniería: La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniería procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores, así como en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado en búsqueda de nuevos materiales y equipos. Ingeniería da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesoría de parte de los ingenieros expertos, en relación con las especificaciones necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos, que por la función que realicen sean de carácter especial.
Contabilidad: La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de la organización con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organización, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la función de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás áreas que requieren de los servicios de compras.
Relaciones públicas: La función de compras con el departamento de relaciones públicas debe de ser de una alianza común, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus 18
proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas, para la organización.
2.7. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS Departamento de informática El departamento de informática, es uno de los departamentos que actualmente están más ligados con la operación y administración de la mayoría de las organizaciones. Es por medio de la computadora que se realizan la mayoría de los trabajos escritos necesarios en la operación del departamento de compras y ahora, es a través de este medio que es posible recibir cotizaciones, catálogos, etc. utilizando para ello el Internet.
Departamento de recibo de materiales Los materiales comprados, llegarán a la empresa por distintos medios, y deberán ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilización. Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se generaría un caos en la recepción, ya que algunos embarques podrían venir incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizás ocasionaría retrasos en la producción, o errores en la utilización e estos, a falta de un control de recibo. Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:
Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.
Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.
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Solicitar la inspección de los materiales que así lo requieran, por
parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones.
Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se
reciben los materiales.
Entregar los materiales a los solicitantes, así como la documentación
correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al procedimiento previamente establecido. La responsabilidad de la función de recibo de materiales, debe ser asignada a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesaria la creación de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura de almacén. La recepción de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas entre sí, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicación y cooperación entre ambos departamentos.
Departamento de almacén Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayoría de los materiales que no están dentro de un proceso de producción, o son productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la información contenida en los reportes de inventario, dependerá la exactitud de la planeación de la producción, y la generación de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de producción. Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacén está muy ligado al funcionamiento del área de compras.
2.8. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS
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El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:
Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre
cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y
plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud 21
de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo
primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la
sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un
factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía
que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto 22
para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien
y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efec efectitivo vo,, tran transf sfer eren enci cia a elec electr trón ónic ica a o cual cualqu quie ierr otro otro medi medio o que que sea sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente.
Controles Controles complemen complementario tarios. s.
Algu Alguna nass
empr empres esas as func funcion ionan an
únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de empl emplea earr una una pers person ona a o una una secc secció ión n para para que que coor coordi dine ne las las acti activi vida dade dess inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de comp compra rass debe debe cont contar ar con con un anál anális isis is prof profun undo do en cuan cuanto to al mane manejo jo de márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación de inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre más más cono conoci cim mient iento o se pue pueda mane anejar jar en la nego negoci ciac ació ión, n, mejo ejores res opor oportu tuni nida dade dess tend tendrá rá el comp compra rado dorr en obte obtene nerr sus sus obje objetitivvos con con el proveedor.
2.9. EL CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
La calidad
La funcionalidad
El precio
La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
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El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, productos, el costo de producción producción se incrementa incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir Escribir sobre las especific especificacion aciones es alrededor alrededor de un diseño diseño o describir describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo:
La calidad de los materiales y de los componentes
La calidad del cliente como un todo
Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad:
El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta
de lo que se necesita.
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El prov provee eedo dorr debe debe de ser ser info inform rmad ado o de las las nece necessidad idades es del del comprador.
Se debe deben n aplic aplicar ar medid medidas as de insp inspec ecci ción ón y prue prueba ba a todo todoss los los mate materi rial ales es con con el fin de comp compro roba barr que que cump cumple le con con todo todoss los los requisitos
Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de otra manera el comprador puede rechazarlos.
Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que se le está solicitando en el producto comprado.
La calidad tiene un significado significado especial especial en cualquier cualquier área de compras compras de todas las organizaciones, no puede ser ser nada más caracterizada como alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio servicio comprados, comprados, así como en los componentes componentes inherentes inherentes a los mismos tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, empaque, nivel nivel de servicio, materiales utilizados en su fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc.
2.10. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Las Las func funcio ione ness del del cont contro roll de mate materia riale less se agru agrupa pan n en unid unidad ades es orga organi niza zada das, s, y así así como como esta estas, s, tamb tambié ién n los los proc proced edim imie ient ntos os debe deben n ser ser ordenados sistemáticamente. En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comú común n para para toda todass las empr empres esas as ya que que cada cada empr empres esa a tiene tiene sus sus prop propio ioss procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal función:
Requisición de un material al departamento compras.
Elaboración, registro y seguimiento de la orden compra.
Recepción, inspección, supervisión y almacenamiento del material.
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Control de documentos de la recepción del material..
Revisión de documentos y ejecución del pago correspondiente.
Este es sólo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como:
Las actividades a realizar deberán ser explicadas a detalle.
Se deberá mencionar el departamento que realizará la actividad.
Cumplirá con una secuencia lógica requerida
Será escrito en un lenguaje común.
Deberá incluir, las formas y documentos requeridos.
Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitación de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones están escritas,
describen el departamento completamente, clasifican al
personal involucrado, son de gran ayuda en la preparación de presupuestos y fijación de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organización se constituyen como la base.
2.11. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS Programas de compras: Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciación del proceso y tiempos en que deberá desarrollarse y finalizar. Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y los pasos y fechas serán regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible.
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Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como:
Reducción del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra.
Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.
Se facilita el control de los materiales comprados.
Permite el análisis respecto al proveedor principal o único, con el propósito de buscar fuentes alternas de surtimiento.
Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas:
Cuando la habilidad
para escoger una o más fuentes de
abastecimiento, está restringida, como en el caso de un producto con un diseño único y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.
Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.
Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mínima, en tal caso se podrá negociar con un solo proveedor un mejor precio.
Una cuidadosa programación de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperación de los departamentos de proyectos, programación de producción, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones. Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido en función de cómo programe las compras, y esto podría ser tomando como referencia los siguientes puntos:
La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programación.
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Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.
En síntesis, la programación de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programación se realiza de acuerdo a un plan específico; que va desde la obtención de información, identificación de las necesidades, selección de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final. Lo anterior nos indica que la programación y la planeación siempre se dan en conjunto y, además, debemos aclarar que éstas se dan en los diferentes niveles de una organización, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento. El período de programación tiene límite, la planeación no lo tiene pues es una actividad continua que solo varía de acuerdo con los cambios en la producción o en el mercado de los materiales o insumos.
Presupuestos de compras: Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado período de tiempo que transcurrirá en un futuro, especificado en términos numéricos. Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren a los gastos que serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basándose en las necesidades de inversión y a los ingresos planeados para un período de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medición de la actuación financiera de la empresa o de un área determinada, lo cual permitirá detectar alguna desviación en cuanto a lo planeado y se podrán aplicar medidas de corrección. Para el área de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:
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Presupuesto de operación del área de compras.
Presupuesto de compras de materiales.
El primero se refiere a la estimación de los gastos que serán necesarios de efectuar, para lograr que la operación del área de compras se desarrolle de manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitación, gastos de representación, etc. El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, así como las necesidades de producción en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que serán utilizados para la elaboración o fabricación de un producto final en especial. Este es el presupuesto que más preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas áreas de la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organización y marcan la pauta para definir los gastos futuros. En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que será éste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organización. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organización, deberá tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc. En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegándose siempre a los pronósticos de ventas, ya que ello ayudará a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocación de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.
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El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de él, porque será en relación con los pronósticos de ventas que se elaborará el calendario de producción.
2.12. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los principios de la organización aplicados al departamento de compras Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación. Para que se logre obtener una adecuada organización de éste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar. Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia. Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:
1. Organización lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimiento vertical de la organización. 30
2. Organización funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la división del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.
3. Organización de línea y staff: Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas.
2.13.
UBICACIÓN
DEL
ÁREA
DE
COMPRAS
DENTRO
DE
LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de cada una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y producción están estrechamente relacionados debido a que la función que se considera primordial es la de abastecer a la producción. El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contraloría como parte de la administración especial de las compras o directamente a la Dirección General, cuando sea necesario 31
mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le dé al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesoría, además, debe contar con la misma libertad de acción que los demás departamentos de la empresa.
Centralización y descentralización del servicio de compras Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más comprensible la función que se realiza en cada caso:
1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente.
2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de tener un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el desarrollo de sus funciones.
3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las más comunes en la mayoría de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es más práctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento,
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apegándose siempre a las políticas generales que para tal propósito deben estar establecidas en la organización.
Estructura del área de compras El área de compras así como todos los demás departamentos de una empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de la empresa y se dividen en dos clases: Las propias del departamento de compras que son:
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Entrevistar a los proveedores.
Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.
Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de transporte, condiciones de pago, etc.
Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido.
Establecer condiciones de embarque y recibo.
Vender los materiales de deshecho y obsoletos.
Observar correctamente las regulaciones del gobierno.
Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son solo algunas de las más importantes, y quizás la más importante sea la de localizar y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos, entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio de Internet, revistas exclusivas de comercialización, periódicos y el directorio telefónico. El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como:
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Tomar la decisión de si se compra un articulo o se produce; esto significa, evaluar qué es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un articulo que se necesita en el proceso de producción, basándose en el costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor convenga a las necesidades de la empresa.
En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los cambios que pudieran ser necesarios en el diseño.
El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que fabricarlos, sobretodo si se trata de artículos de temporada, en los cuales se correría el riesgo de que se quedara inventario, también se ahorra tiempo de operación, el cual se puede utilizar en alguna otra necesidad de la producción o en la especialización de la misma operación.
Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto a la optimización de costos y la obtención de beneficios a largo plazo, de la decisión que se tome, también se darán cambios en cuanto a las utilidades.
Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo, disponibilidad, confianza que ésta pueda dar, necesidades de capacitación para el personal que operará dicho equipo, tiempo de vida útil probable, disponibilidad de refacciones en el mercado, transporte, etc.
Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la dinámica de sus funciones, se observa que no es fácil adaptar una estructura en común para todos los departamentos de compras de las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organización sea
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una combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités, de acuerdo a los fines que se traten de alcanzar.
Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el departamento de compras:
Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus subordinados, para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes establecidos. El número de subordinados no debe de ser mayor de 7.
La especialización es otro principio que debe de llevarse a cabo, y consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y actividades de carácter similar, lo cual será benéfico para el logro de la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades de acuerdo a la planeación.
La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuación de sus subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus subordinados. En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener subdivisiones en líneas especializadas en éste departamento, de acuerdo a las necesidades y al tamaño de la empresa. La organización técnica de las compras propone, confiar al departamento de compras la función de administración así como la de compras específicamente. La función de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual, honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., características que 35
debe tener un gerente de compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora, previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios en el mercado y dentro de la propia empresa y, además, debe tener la capacidad de aprender a través de la experiencia y no dejar de hacerlo.
El manual de compras El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento y la definición de las operaciones que en el se desarrollan. El manual de compras debe contener:
Introducción.
Contenido.
Índice.
Organización.
Políticas.
Procedimientos.
Introducciones técnicas.
Circulares.
El catálogo de formas Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar información de la manera más simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catálogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son externas o internas. El tener este catálogo evitará la duplicidad y se podrá saber que utilidad ofrece la utilización de cada una de ellas.
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Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su producción sea económica. El manual de compras y el catálogo de formas, son de mucha importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicación escrita en la gerencia de compras.
2.14. ESTRATEGIA DE COMPRAS Aspectos generales Después de que se ha definido la calidad de los materiales que serán utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras, buscando siempre realizarlas a un costo óptimo que permita reducir los costos de la inversión que ha de efectuarse. Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las compañías, siendo estos: Existencias actuales en almacén, fecha planeada para su utilización, grado de obsolescencia, costos de transporte y manejos, costo de la compra, precios que se pueden logra al comprar por volumen, condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a comprar y los plazos de entrega. Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil establecer tiempos de entrega reales y así abatir costos. Cuando no se cuenta con lugares suficientes para el almacenamiento, se incide gastos que afectan el costo final del producto y, además, posiblemente se tendrá que compras en cantidades pequeñas. El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muy caros los productos finales. 37
Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por cambios en la tecnología, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir. Otro factor que influye en los costos es el manejo de materiales en los almacenes, de ser factible, se recomienda comprar en cantidades mayores para evitar dichos gastos. También se debe estudiar muy bien que tipo de transporte deberá utilizarse para tipo de material que se compre. Cuando por necesidades de producción es necesario almacenar los materiales por varios días antes de ser procesados, se recomienda hacer una revisión de los calendarios de producción y establecer en conjunto con los proveedores, un calendario de entregas menores, logrando con ello un ahorro en inversión, que podrá ser utilizado en otros fines. En relación con materiales de alta demanda y que por lo mismo sufren a menudo grandes fluctuaciones, es recomendable tener siempre actualizados los estudios de mercado, con la finalidad de saber cuando se deben compras dichos materiales.
El lote económico de compra El lote económico de compra, es utilizado en empresas donde se produce basándose en pedidos ya fincados, en dichas empresas, son los departamentos de ingeniería y producción los que deben calcular todos los materiales que necesitan para la producción de los artículos que tienen ya solicitados. Cuando la producción es calculada para varios meses, se deberán comprar materiales necesarios para la producción y, además, un cierto margen para poder utilizarlo en el futuro, teniendo cuidado de observar los costos de almacenamiento, transporte, manejos, etc. 38
Un plan de inventarios se elabora basado en el control de inventarios y se aplica a artículos que se utilizan repetitivamente en la producción.
Dicho control principia en una cantidad máxima de la cual se van tomando los materiales a utilizar, hasta llegar a un a cantidad donde debe de realizarse el pedido, misma que debe de ser mayor al mínimo necesario para protección en caso de falla de parte de los proveedores. El mínimo es también llamado cantidad de reserva para caso de emergencia. Existe un plan llamado: De pedidos abiertos, donde se debe determinar la cantidad de materiales que serán utilizados durante un determinado espacio de tiempo, y una vez obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores un pedido que cubra dicha cantidad, pero, ese pedido deberá ser surtido en parcialidades de acuerdo a las necesidades de producción de la empresa. Un pedido de compra abierto puede ser el sistema más efectivo y adecuado para las compras repetitivas, con lo cual se eliminarían los requerimientos repetitivos de pequeñas cantidades de dichos materiales, l o que significaría un ahorro en muchos factores, para el departamento de compras tales como: Tiempo del comprador, gastos de papeleo, gastos de teléfono, etc. Es obligación de la alta dirección en conjunto con el departamento de compras, de determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios fluctúan muy a menudo debido al ley de oferta y demanda en el mercado, además de que existen productos que por naturaleza son de carácter especulativo y es necesario que el departamento de compras esté siempre informado de la situación de dichos productos en el mercado.
Fabricar o comprar En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes para antes de toma una decisión sobre si se manda fabricar algún componente 39
necesario para la producción, o si se debe fabricar dentro de la misma empresa, claro que también se deben tomar en cuenta otros factores como por ejemplo: la capacidad de producción de la empresa, la carga de trabajo, la programación de producción, la destreza para la fabricación de dicho componente y la comparación de costos que esto ocasionaría. Las preguntas que se deben contestar son:
Respecto a control de calidad, ¿Existe o no?
Sobre capacidad, ¿Se tiene espacio utilizable en almacén?
Sobre factores de trabajo, ¿Es necesario una preparación especial?
Respecto a programación, ¿Se pueden conseguir a tiempo todos los componentes necesarios para su fabricación?
Respecto a destreza, ¿Se tiene o puede conseguir un diseño experimental confiable?
¿Sobre qué cantidad se debe hacer la comparación de costos? En este caso es recomendable sobre 100 piezas.
2.15. TIPOS DE COMPRA Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se distinguen tres, que son los siguientes:
Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas pequeñas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros, piezas, etc., tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc., y que son de fácil adquisición, por lo cual el comprador no puede poner pretextos para comprar las cantidades requeridas en el tiempo establecido.
Compras sobre muestras: Son aquellas en las que es necesario proporcionar al proveedor una muestra física del material que se desea comprar, con el objeto de que sea elaborado o fabricado exactamente igual a la muestra, con lo cual, se supone, no habrá problemas al momento de ser utilizado dicho material en la producción.
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También se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea comprar es por ejemplo: Una refacción algún equipo muy viejo o único, y para el cual no existen refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado y, traer la refacción pudiera ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la fabricación de dicha refacción localmente a un costo razonable, se puede intentar por medio de una muestra física, a la cual se le podrán sacar las medidas exactas necesarias para su fabricación.
Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un determinado período de tiempo, el cual generalmente se programa en por trimestre, semestre o anual, y para las cuales se firma un contrato especial que contiene cláusulas donde se establecen las condiciones de pago, penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor, etc., como parte de las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y proveedor), con la finalidad de evitar problemas en el abasto de los materiales comprados. Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al ámbito en que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales. Las compras nacionales, son las que se llevan a cabo dentro de un país determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en:
1) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde está situada la empresa.
2) Foráneas: Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero fuera de la plaza donde está situada la empresa. Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra que se encuentre localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea más corta, como porque se reduce el riesgo de interrupción en el servicio de transporte; el conocimiento de los requerimientos específicos del comprador, podrá tenerse ganancias a la cercanía de las partes, además, posiblemente exista una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador, 41
y los proveedores locales quizás tengan los equipos e instalaciones más apropiadas, los conocimientos y la solvencia económica como cualquier otro proveedor localizado en lugares distantes.
Compras internacionales: Son las que se efectúan entre dos o más países y se rigen con las leyes de los países que las realizan, y se clasifican en Importaciones y exportaciones.
Compras de importación: Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado, establecido en el país que realiza la compra. La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusión de proveedores extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que requiere la comprensión de muchas circunstancias y problemas no esperados relacionados con las compras de importación. El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de importación, fluctuaciones de las monedas, así como los detalles que se requieran, para la fácil ejecución y entrega, de acuerdo con sus contratos. En caso de no contar dentro del área de compras, con personal especializado en importaciones y exportaciones. El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías, tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar derechos de importación que se exigen por todas las mercancías que no estén específicamente exentas, según las leyes aduanales vigentes y las órdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recíprocos). Es natural que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importación. El certificado de origen, es una declaración para fines de entrada en las aduanas del país importador, siendo éste emitido por el país donde se han originado las mercancías. En algunos casos, se requiere certificado de origen 42
para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros, porque los transbordos en camino, pueden confundir la identidad del verdadero país de origen. Cuando el peso de las mercancías a importar, ha sido efectuado por un pesador independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un particular, es necesario presentar el certificado de peso, como control de la cantidad embarcada. Para algunos artículos, es necesario realizar su compra basándose en análisis químicos o de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base para determinar la calidad que será aceptada, según lo acordado, por lo cual se deberá contar con el certificado de análisis correspondiente. Un certificado de inspección, identificará la exactitud del material embarcado, en contraste con lo estipulado en la documentación que ampara la compra. Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques de importación es: La póliza de seguro, especificando el tipo y el importe del mismo, la cual cubrirá los riesgos en la transacción. Los importadores deberán marcar los empaques, tanto internos como externos, del material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las autoridades portuarias y aduaneras, ya que la información debe ser transmitida claramente al embarcador, quien la utilizará como guía y la incluirá en las facturas. Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los procedimientos de pago de las mercancías importadas, ya que muchos países cambian de vez en cuando sus restricciones y controles en el uso de su moneda.
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Compras de exportación: Son todas aquellas compras que re llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de importación o nacionales. En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en diseños o modelos específicos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales como:
Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza.
Los materiales necesarios deben de ser de fácil montaje.
Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de uso constante.
En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento de compras debe recurrir a los departamentos especializados en diseño e ingeniería, con el propósito de recibir apoyo en la interpretación o elaboración de diseños, necesarios para la realización de la compra.
Acondicionamiento del producto El acondicionamiento del producto se refiere a los materiales que están en contacto con el producto, directa o indirectamente y que el departamento de compras tiene que adquirir. Directamente, está en contacto con el producto el envase con el cual será presentado ante el cliente. Indirectamente, los materiales de acondicionamiento están constituidos por el empaque y el embalaje necesarios para su transportación.
2.16. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Requisición
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La requisición, es un formato especial por medio del cual los diferentes departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras la adquisición de materiales y servicios necesarios para la producción, mantenimiento general de toda la planta, además, de equipo de cómputo, mobiliario de oficina, papelería, etc. Cuando una requisición no cumple con los requisitos para ser trabajada, será regresada al solicitante para que efectúe en ella las correcciones necesarias. Una vez recibida la requisición, se deberá entregar una copia firmada y sellada a solicitante para que este tenga un control de sus requerimientos, además, deberá tener sus requisiciones debidamente archivadas, con la finalidad de poderla consultar en cualquier momento, poder hacer aclaraciones respecto a los materiales solicitados en ella. Por lo que es parte de las actividades del comprador, tener bien controladas las requisiciones. Después de todo este proceso, el comprador podrá proceder a la búsqueda de fuentes abastecimiento de los materiales solicitados, para realizar un análisis de precios y decidir la compra.
2.17. SELECCIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES Selección preliminar de las fuentes de abastecimiento: La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras. El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a 45
las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos. La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características:
Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de producción.
Que su servicio de entrega sea oportuno.
Que el precio sea el más bajo, en relación con sus competidores.
Que el servicio que preste sea excelente.
Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos.
El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede variar según las necesidades organizacionales, una buena evaluación, separa al buen comprador del promedio. Lo que el comprador busca, es el desempeño aceptable de un proveedor, ya que si sucede lo contrario, le significaría más costos fuera de programa, y deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas. Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la selección del proveedor,
son aspectos que ayudarán a identificar a los probables
proveedores, haciendo más fácil la selección. Dichos aspectos son:
Clasificación de la industria y comercio
Disponibilidad comercial del producto.
Cantidad que ha de ser comprada.
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2.18. EL CONTROL DE LAS COMPRAS Control de las compras Una de las herramientas más valiosas con las que un departamento de compras puede contar es el control de compras, el cual permite conocer oportunamente las características de los proveedores que están capacitados para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudará en gran parte a tener ahorros en tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las compras se podrá determinar una compra lógica, debido a que en los registros de control se tendrán guardadas las características de las compras pasadas. Algunos de los principales controles son los siguientes:
Tarjeta de control de compras: Esta debe ser elaborada para cada material y en ella debe de contenerse la siguiente información:
Número de parte del artículo.
Descripción y especificaciones técnicas del material.
Número y nombre de los proveedores que han vendido o cotizado el material.
Cantidades y precios anteriormente cotizados.
Descuentos obtenidos.
Fechas de las compras anteriores.
Número de requisiciones anteriores.
Número de ordenes de compras anteriores.
Cantidades compradas.
Observaciones necesarias 47
Control de especificaciones de materiales: Se llevará a cabo con el propósito de tenerlas archivadas ordenadamente y debidamente actualizadas, con el fin de que al momento de comprar los materiales, éstos sean recibidos de acuerdo a las necesidades actuales de la empresa.
Registro de contratos: Será necesaria su implementación para mantener un control de ellos y así poder identificar los que estén próximos a vencerse, y de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueda decidir si se genera un nuevo contrato o no.
Control de requisiciones: Se establecerá con el fin de tener información constante respecto a los requerimientos atendidos y pendientes de atender por parte del departamento de compras, sirviendo a la vez como evaluación de la eficiencia del mismo departamento.
Control de órdenes de compra: Este control nos permitirá estar informados de la situación real que tengan las órdenes de compra en cuanto a entregas y atrasos, ayudando a evaluar el desempeño de los proveedores.
Reportes a la gerencia: En el departamento de compras se obtienen varios reportes que muestran de una manera verás, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos:
Reporte de pedidos generados.
Reporte de los descuentos obtenidos.
Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante.
Reporte de desempeño de los proveedores.
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Reporte de requisiciones recibidas.
Reporte de requisiciones atendidas.
Reporte de órdenes vencidas, etc.
Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras Esto consiste en la medición de la eficiencia mediante la cual un departamento de compras desempeña sus funciones. Para poder establecer los parámetros de medición y evaluación, la administración debe conocer claramente las funciones del departamento. Uno de los principales problemas que se encontrarán al tratar de establecer un método de evaluación para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varían constantemente en el accionar del departamento. Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si fuera una empresa individual y será más fácil la medición del desempeño, si se utiliza un método de evaluación enfocado a la cuestión técnica del trabajo realizado en determinado período de tiempo.
2.19. CONTRATOS DE COMPRA-VENTA El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transacción comercial, constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento jurídico de la actividad económica mundial.
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El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con relación a la compraventa de mercaderías. Por otra parte, en los contratos de compra - venta se señalan las Condiciones y los Medios de Pago en que se transarán las operaciones comerciales. Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden establecerse las condiciones de pago más diversas; el financiamiento puede estar ligado a cualquiera de ellas. Algunos son:
Al Contado: El pago al contado varía de acuerdo al momento en que se efectúa el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento de recibir la mercadería por parte del comprador. En el primer caso no se requiere financiamiento, en los otros podrá ser necesario un financiamiento de pre-embarque.
En Cuenta Corriente: Cuando existe una relación muy favorable entre el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual requiere que en ambos países existan regímenes comerciales cambiarios sin restricciones que dificulten la transacción.
En Consignación: Esta condición de pago implica que el derecho de propiedad de la mercancía no se traspasa hasta el momento de su venta en el extranjero. Esta modalidad entraña muchos riesgos para el exportador, quien sólo recibirá el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en la venta de productos perecibles.
Al Crédito: La compra-venta se paga en un plazo después del embarque. Las transacciones al crédito son frecuentes y requerirán de financiamiento de post-embarque. El tipo de crédito otorgado principalmente
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será de proveedores y los documentos de pago que recibirá el exportador podrán ser pagarés o letras de cambio.
Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago de la operación. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no sólo por ser la forma como se realiza la transacción, sino porque dan origen al financiamiento.
Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:
Pago Anticipado: éste consiste en que el importador, antes del embarque, sitúa en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede demorar indebidamente el envío de las mercancías o simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el único proveedor del producto de la tecnología.
Pago Directo: éste se constituye cuando el importador efectúa el pago directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efectúe este pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago más comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignación.
Cobranzas Documentarias: éstas se definen como el manejo por los bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; según las instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptación de documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco
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para que éste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo pago y/o aceptación.
El Crédito Documentario: La Carta de Crédito o Crédito Documentario, ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta internacionales de mercancías, no sólo por las seguridades que ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional. El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una propuesta específica indicando la mercadería, la cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o rechazada; en este último caso se extingue la oferta. La oferta surtirá efecto cuando ésta llegue al destinatario. Toda declaración u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirán aceptación. La aceptación de la oferta surtirá efecto en el momento en que la indicación de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que éste haya fijado. La oferta detallada debe contener los siguientes datos:
Descripción exacta de la mercadería y del embalaje.
Medidas y pesos específicos.
Especificaciones de calidad.
Precio unitario en dólares u otra divisa.
Condiciones de pago.
Condiciones de entrega.
2.20. LOS PROVEEDORES EN RELACIÓN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
Las restricciones legales
Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
Los proveedores deben basarse en técnicas de control las cuales son las siguientes:
Claras exposiciones de criterios, establecidas en: Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas.
Bases de datos.
Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.
Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. Estos procedimientos deben incluir:
1) Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a un proveedor potencial, y, 2) Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información obtenida.
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia, esto es a través de los siguientes pasos:
Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios.
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Formas vitales prenumeradas (peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (hojas de verificación numérica o punteo).
Archivo de firmas autorizadas.
Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.
Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).
CAPITULO III
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DESARROLLO TÉCNICO
3.1. NOMBRE DE LA EMPRESA La empresa se encuentra registrada bajo el nombre de “ECO JEANS S.A. DE C.V.”
GIRO DE LA EMPRESA La empresa es del giro manufacturero, la cual se dedica a la transformación de la mezclilla, ofreciendo productos para exportar.
ANTECEDENTES La empresa fue fundada por el Sr. Felipe Hadad desde hace 2 años aproximadamente. Es una empresa nueva que cuenta con la tecnología para presentar su producto con calidad. A pesar de su existencia desde hace poco cuenta con los elementos necesarios laborando como una empresa con una consolidación de mayor antigüedad. Surge con motivos de desarrollo personal y expansión en el mercado, con lo cual comienza a funcionar de manera óptima y con una considerable cartera de clientes y siendo algunos de ellos potenciales.
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La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” actualmente maquila prendas con mezclilla, las cuales son en su mayoría para exportación, teniendo una amplia cobertura en el mercado exterior, generando con ello nuevos empleos y actualizándose día con día en su manufactura.
3.2. LOCALIZACIÓN 3.2.1. MACRO LOCALIZACIÓN La empresa se encuentra localizada en la ciudad de Teziutlán; Puebla, México. (Ver figura 1.1.)
3.2.2. MICRO LOCALIZACIÓN La empresa se encuentra localizada en calle 16 de Septiembre No. 204 de Teziutlán, Puebla. (Ver figura 1.2)
3.2.3. DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA La empresa se encuentra distribuida acorde a las disposiciones del área de Ingeniería, tomando en consideración que el espacio para producción no es en extremo amplio (Ver figura 1.3).
3.3. ORGANIZACIÓN 3.3.1. Tipo de organización La empresa es una organización de tipo manufacturera, la cual se dedica a la transformación de mezclilla para la venta a mayoreo principalmente dedicada a la exportación de su producto terminado.
3.3.2. Organigrama de la empresa Se presenta el siguiente organigrama proporcionado por el departamento de Compras donde se presentan los grados de responsabilidad y autoridad según los departamentos con los que cuentan. (Ver Figura 1.4)
3.3.3. Valuación de puestos 56
Departamento: Representado por: Cargo desempeñado: Antigüedad:
Compras y Almacén. Sra. Libia Apo Ortiz. Gerente. Desde su fundación.
Actividades o funciones que realiza:
Adquirir materia prima al mejor precio y calidad de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Realizar de manera administrativa los formatos correspondientes al departamento de Compras. Suministrar a los demás departamentos del material que soliciten para su funcionamiento efectivo. Informar a los altos mandos sobre los resultados generados, posibles deficiencias, toma de decisiones, entre otras situaciones que requieran ser presentadas al siguiente nivel jerárquico.
Relación con departamentos:
Departamento de Contraloría Departamento de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Departamento de Producción. Departamento de Ingeniería.
3.3.4. Políticas de la empresa Por mencionar algunas se encuentran las siguientes: •
•
•
Todas las mujeres que resulten embarazadas después de empezar el trabajo tienen derechos a beneficios por maternidad completos. El personal administrativo y el sindicato debe ser informado inmediatamente de las violaciones dentro del sistema de Seguridad Social, las cuales en caso de no ser cumplidas, constituyen un motivo de sanción o despido del supervisor. La empresa debe cumplir con los lineamientos de estándares ambientales, las cuales deben cumplirse de manera exacta y oportuna
3.3.5. Objetivos, Visión, Misión y Valores de la empresa
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Visión: Consolidarnos como una empresa reconocida a nivel nacional, además de alcanzar el liderazgo en el mercado actual , por alta calidad en venta, servicio y aptitud en el uso e implementación de tecnología avanzada, comprometidos en superar las expectativas de nuestros clientes.
Misión: Elaborar productos de excelente calidad con el objetivo de lograr la satisfacción total de las necesidades del cliente siendo competitivos dentro de un ambiente de superación personal, teniendo en cuenta siempre al elemento humano como su recurso más importante y con la ayuda de la mejor tecnología para lograr alta eficiencia y productividad.
Valores:
Honestidad Lealtad Responsabilidad Confianza Comunicación Clara, abierta y recíproca Cooperación Compromiso Trabajo en equipo Madurez Aceptación de diferentes criterios y opiniones de manera constructiva logrando una reciprocidad a la retroalimentación con otras personas.
Objetivos
Profundizar los conceptos de capacidad y localización de las plantas, para que de esta manera sirvan para tomar futuras decisiones en el medio a desempeñarse. Determinar los factores que afectan las decisiones sobre la capacidad. Analizar la medición y planeación de la capacidad de las instalaciones. 58
Conocer los factores que afectan las decisiones de localización y estrategias futuras de localización.
3.4. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos del Departamento Misión: Lograr la completa satisfacción del cliente, en cuanto a la adquisición de los mejores materiales con la mayor calidad y mejor precio posible, generando con ello un producto que cumpla con los requerimientos del mercado.
Visión: Ser un departamento que mejore día con día sus procesos y se vea reflejado en una mejor calidad en su proceso.
Políticas:
Los precios de compra serán seleccionados por el encargado del departamento en base al precio y la calidad con la que cuente la materia prima. Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra, etc. Las adquisiciones se harán conforme a los recursos que cuente la empresa y en base a las cantidades necesarias para la producción, evitando con ello los desperdicios.
Objetivos: El departamento de Compras de la empresa únicamente cuenta con el siguiente objetivo:
Adquirir materiales al mejor precio posible y con la mejor calidad, de acuerdo a las especificaciones de nuestro producto.
Se proponen los siguientes objetivos del departamento de Compras, para su mejor funcionamiento del mismo, al no encontrarse que los actuales presentan deficiencias: 59
Objetivo general:
Mantener el abastecimiento con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siempre la posición competitiva de la empresa.
Objetivos específicos:
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Obtener utilidades para la empresa.
3.4.2. Procedimiento de Compras Dentro del departamento de compras no existe un procedimiento establecido en el cual se tengan contratos con proveedores, puesto que el procedimiento que realizan es realizado de una manera sencilla, en el cual se acude a la planta donde podemos adquirir la materia prima necesaria y se efectúa el pago en efectivo, seleccionando al mejor proveedor en base primordialmente al precio que se ofrece.
3.4.3. Marco Legal
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Dentro del departamento de Compras no se realizan contratos como tales con los proveedores, únicamente se realizan las compras por medio de notas o facturas, las cuales se generan al momento de la compra.
3.4.4. Sistemas de Control. (Documentos Internos del Departamento) El departamento de compras genera los siguientes formatos (Ver Figura 1.5.1. a 1.5.4):
Notas de entrada Notas de salida Tarjetas de Kardex Formato de requisición de materiales Formatos de pedidos
3.4.5. Procedimientos administrativos del departamento Todas las formas, formatos, procedimientos, entre otros son manejados de manera directa por el Gerente de Compras y en realizados de forma personalizada, para que en caso de existir dudas respecto a alguna solicitud, estas sean revisadas en tiempo y forma y se alcancen los objetivos de manera eficiente.
3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos. Dentro del departamento de Compras, no existe un manual de procedimientos conformado como tal, las compras se realizan de manera rústica, únicamente bajo criterio de la encargada del departamento.
3.5. RELACIONES DEPARTAMENTALES El departamento de Compras se encuentra estrechamente relacionado con los departamentos que se encuentran a su alrededor, entre los cuales pueden estar la Dirección General, la Presidencia, Contraloría, y principalmente con la planta de Producción y Recursos Humanos.
3.5.1. Producción En el departamento de producción debe existir gran relación entre este departamento y el de Compras puesto que mediante las requisiciones de
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material se nos informa del material que se necesita para continuar con la producción y que ésta no se detenga. Se presenta relación con el departamento de Producción puesto que el es el encargado de mantener una buena relación exterior ya sea con los proveedores, o de manera interna con los trabajadores de la planta, los cuales deben hacer saber sus necesidades para que laboren de una manera eficiente y eficaz.
3.5.2. Finanzas El departamento de Finanzas se dedica a la administración de los recursos monetarios de la empresa. En esta se realizan formas de inversión del departamento para generar mayores utilidades, minimizando gastos, recudiendo costos y haciendo una buena circulación del dinero dentro de la organización. 3.5.3. Recursos Humanos El departamento de Compras tiene relación con el de Recursos Humanos puesto que éste ultimo genera formatos por ejemplo, para el pago de nóminas, con los cuales dicho departamento debe realizar sus requisiciones correspondientes para efectuar la compra del material.
3.5.4. Ingeniería El departamento de Ingeniería establece una relación con el de Compras al mantenerse informado respecto a partes de maquinaria que requieran adquirirse para su mejor funcionamiento. A su vez en cuanto a tecnología se refiere el departamento debe hacer saber por escrito de sus necesidades al departamento de Compras para que estas se adquieran en tiempo y forma y de acuerdo a las especificaciones que se requieran para continuar laborando y desarrollándose día con día.
3.5.5. Contraloría Contraloría es el departamento encargado de realizar auditorias internas, de manera que se verifiquen las actividades realizadas a lo largo de un periodo y en caso de existir errores o deficiencias exponerlos a tiempo para establecer planes de acción para corregir y mejorar las funciones realizadas.
3.5.6. Almacén
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El almacén es el encargado de realizar por escrito mediante formatos, sus necesidades de materia prima, con las cuales se opera en el área de producción. Es indispensable que el almacén cuente siempre con este requisito, de lo contrario la producción se ve afectada, con lo cual el encargado del almacén debe realizar su solicitud de material en el transcurso de una semana anterior a su aprovechamiento para que se adquiera en tiempo y forma lo solicitado.
CAPITULO IV
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. CONCLUSIONES La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V” es una empresa que se dedica a la manufactura, en la cual se encuentra principalmente el objeto de nuestro estudio, siendo el departamento de compras el que adquiere mayor importancia para nuestra investigación. La investigación realizada es de gran utilidad puesto que con ella se pueden adquirir conocimientos con respecto a los procedimientos que se llevan a cabo en el área de adquisiciones, con lo cual es de vital importancia porque se adquieren conocimientos con respecto al área laboral. En el presente trabajo se presentaron formas administrativas, aspectos legales, sistema de adquisiciones, entre otros que se deben llevar a cabo en dicho departamento, los cuales adquieren importancia para saber implementar un sistema de mejora o corrección de defectos en su caso dentro de la organización.
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En el trabajo presentado se da de manera teórica el proceso de adquisición, y a su vez se aplica de manera práctica la información obtenida.
4.2. RECOMENDACIONES La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” es una empresa que a pesar de tener poca experiencia en el ramo, debido a su antigüedad es una organización que ha subsistido y obtenido buenos resultados debido a su alta producción. A pesar de los resultados obtenidos observamos que de manera teórica no cuenta con los elementos que se esperan encontrar en primera instancia dentro del funcionamiento de su departamento. No se encuentra en el departamento un organigrama establecido y a la vista de todo el personal, por lo que puede caer en errores de jerarquía y para resolver situaciones la responsabilidad esta dispersa al no presentarse de una manera formal y escrita los puestos y funciones que desempeña y atiende cada departamento.
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A su vez no se encuentran bien definidos los objetivos del departamento con lo cual su funcionamiento se enfoca a juicio propio de los representantes de tal área. No se presenta una estrecha relación entre departamentos puesto que se desconoce incluso la distribución de la planta de manera detallada por lo que es necesario acudir al departamento de Ingeniería para su conocimiento previo. Existen procedimientos que no se toman en consideración y que son indispensables para su funcionamiento del departamento, los cuales deben establecerse como tales y realizar una reestructura dentro del mismo.
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GLOSARIO
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INDICE DE FIGURAS
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Figura 1.1. Macro localización
t
p e S
er b m ei
e d 6 1
Figura 1.2. Micro Localización
Calle hidalgo
PRESIDENTE SECRETARIA
ECO JEANS S.A. DE C.V. DIRECTOR
SECRETARIA
CONTRALORÍA
GERENTE DE PLANTA
DEPTO. DE COMPRAS
REC. HUM.
ING. INDUSTRIAL AUXILIARES MECÁNICOS OPERARIOS
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Figura 1.3. Organigrama de la Empresa.
Los cuadros numerados corresponden a maquinas (recta, over, etc.) Figura 1.4. Distribución de Planta.
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Figura 1.5.1. Frente Tarjeta de Kardex
Figura 1.5.2. Reverso Tarjeta Kardex.
71
Figura 1.5.3. Nota de Entrada. 72
Formato de requisición de materiales Fecha del periodo:
Fecha de entrega:
Depto. donde se genera la Solicitud:
Producción aprobado por:
Requisición N°:__________
Entrega a:
cantidad
descripción
N° de orden
Costo unitario
Costo total
Total
$
Figura 1.5.4. Requisición de Materiales.
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BIBLIOGRAFÍAS
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