Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU”
ALCANCE DEL TRABAJO TITULO DEL TRABAJO Auditoria operativa de la fábrica de calzados “MARILU” IDENTIFICACION DEL TRABAJO Nombre: Zulma calderón aillon Registro: 200606395 Teléfono: 60842995 Dirección: santa cruz de la sierra Email:
[email protected] OBJETIVO DEL TRABAJO Diagnosticar con el fin de conocer las falencias en las diferentes d iferentes áreas de la empresa y formular recomendaciones sobre las normas, procedimientos, eficiencia y eficacia dentro de la misma. OBJETIVO GENERAL Realizar una auditoría operativa del área de producción de la fábrica de calzados “MARILU” para lograr eficiencia, eficacia y economía en sus procedimientos durante la primera mitad de la gestión 2010. OBJETIVOS ESPECIFICOS Recopilar información necesaria en la fábrica de calzados “MARILU”. Determinar la eficiencia, eficacia del personal en el cargo Evaluar normas que rigen en la fábrica de calzados “MARILU”. Analizar si los recursos se están usando de manera eficiente. Comprobar si los sistemas de control internos actuales son eficientes. Observar el comportamiento de los operarios en horas de trabajo. Dar recomendaciones para el mejoramiento en los procedimientos en el área de producción de la fábrica de calzados “MARILU”.
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Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU”
METODOLOGIA DEL TRABAJO Determinar cómo se realizara el trabajo con el único fin de mostrar las operaciones que se realizan en la empresa y dando un opinión para su mejoramiento en los que respecta el manejo de la empresa. El presente trabajo utilizara la siguiente metodología: me todología: Investigación preliminar Recopilación de la información Planificación del trabajo de la auditoria Elaboración de cuestionarios Planificación de entrevistas
Entrevistas con el personal de la fábrica de calzados “MARILU”
Conclusiones y recomendaciones Informe preliminar Correcciones Entrega del trabajo final CONTENIDO DEL TRABAJO
Índice
Introducción
Antecedentes
Objetivos
Objetivos generales
Objetivos específicos
Aspectos de planeación
Aspectos de organización
Aspectos de control o evaluación
Aspectos de recursos humanos
Aspectos de producción
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Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU”
METODOLOGIA DEL TRABAJO Determinar cómo se realizara el trabajo con el único fin de mostrar las operaciones que se realizan en la empresa y dando un opinión para su mejoramiento en los que respecta el manejo de la empresa. El presente trabajo utilizara la siguiente metodología: me todología: Investigación preliminar Recopilación de la información Planificación del trabajo de la auditoria Elaboración de cuestionarios Planificación de entrevistas
Entrevistas con el personal de la fábrica de calzados “MARILU”
Conclusiones y recomendaciones Informe preliminar Correcciones Entrega del trabajo final CONTENIDO DEL TRABAJO
Índice
Introducción
Antecedentes
Objetivos
Objetivos generales
Objetivos específicos
Aspectos de planeación
Aspectos de organización
Aspectos de control o evaluación
Aspectos de recursos humanos
Aspectos de producción
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ABRIL ACTIVIDADES
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MAYO 3
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investigacion preliminar recopilacion de la informacion planificacion de la auditoria elaboracion de cuestionarios planificacion de entrevistas entrevista con el personal de la fabrica concluciones y recomendaciones informe preliminar correcciones entrega del trabajo final
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AUDITORIA PARA LA FÁBRICA DE CALZADOS “MARILU”
I. CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA 1.1
ANTECEDENTES
La empresa de fabricación de calzados para damas (sandalias) “MARILU” fue creada por iniciativa personal, donde el propietario trabajaba en el mismo rubro, teniendo la suficiente experiencia y capacidad vio la oportunidad de iniciar sus actividades como una empresa unipersonal en el año 2002 en la ciudad de Santa Cruz, compuesto con un personal de 5 operarios en distintas especialidades, el producto se vende al por mayor su a minoristas como ser al mercado de la Ramada, ya que en la actualidad cuenta con mas clientes, es decir distribuye a todo los mercados como ser los pozos, mutualista, la ramada, 7 calles y Provincias, también manda su mercadería a los departamentos de Tarija, Yacuiba Lapas y Cochabamba y tiene un punto de veta en la feria barrio lindo. 1.1.1 VISION La fábrica de calzados para damas “MARILU” tiene la visión de tener el crecimiento oportuno con maquinarias de avanzada tecnología, ser una empresa exitosa en el sector de producción de calzados para damas, y satisfacer con la máxima calidad y seguridad a nuestros clientes. 1.1.2 MISION Es una empresa de fabricación de calzados para damas, que ofrece varios tipos de zapatos y variedad de modelos en cada temporada, con la mayor calidad y
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Comodidad, satisfaciendo las necesidades de acuerdo a los gustos y presencias del consumidor y del mercado a nivel departamental y nacional. 1.2
UBICACIÓN DE LA EMPRESA
La empresa se encuentra ubicada en el quinto anillo en la Zona Barrio Alto Olivo calle Nº 7, entre las Avenidas Radial 13 y Santos Dumont. 1.3
ORGANIZACIÓN
a) Gerente Propietario b) Encargado de Producción c) Personal de apoyo La empresa no cuenta con una estructura orgánica que defina los cargos existentes en la organización. Todas las decisiones referentes a las actividades de la empresa han quedado a juicio de la Gerente Propietaria. Al hacer un estudio podemos notar que el encargado de producción, tiene varias responsabilidades, sus actividades abarca desde la producción hacia actividades externas como por ejemplo: pago de facturas, compra de materiales, empaquetado del producto, transporte del producto terminado a sus distintos mercados o puntos de ventas, cobranzas. No cuenta con una supervisión continua en el momento de la fabricación del producto.
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Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU” 1.4
PRODUCCIÓN
se dedica a la fabricación de calzados para damas como sandalias, Semicerrados y Botas con taco altos, taco bajo, plataforma y planta, con materia prima que es la cerina sintético. "MARILU ”
El procedimiento de la fabricación de los calzados (sandalias, botas y semicerrados) se realiza, primeramente el corte se prepara en maquinas de costurar, la goma o la planta de la sandalia se lija en el motor, y por ultimo el acabado final lo hacen los operarios de manera manual. La producción semanal es aproximadamente 20 pares de docenas y por temporadas de fin de año se elabora mas cantidad o de acuerdo al pedido del cliente, y la demandad del consumidor final. PLANEACION FINANCIERA Elabora un presupuesto semanal elaborado por el Gerente Propietario, de acuerdo a la cantidad de pedidos a la semana o en cada feria. 1.5
INSTALACIONES PRODUCTIVAS Dentro de sus instalaciones “VANELI” cuenta con una pequeña área de producción
donde se fabrica el producto, donde también están ubicadas las maquinas por especialidad, en el mismo sector lo realizan el acabado final del calzado de manera manual, como también se ubica el sector de almacenamiento. 1.6
PERSONAL
La empresa VANELI cuenta con un personal de once operarios que son tres preparadores, siete soladores, una persona encargado de la limpieza y
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empaquetamiento del zapato, la gerente propietaria se encarga de la distribución y venta del producto. 1.7
ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA
La materia prima es adquirida dentro del Departamento de Santa Cruz, que son importados desde Brasil, China y Perú. 1.8
VENTAS
Las ventas son del productor- minorista que se distribuyen en la misma instalación y en la feria barrio lindo, cuya actividad la realiza la Gerente Propietaria. A principios de este año la empresa amplio sus canales de distribución, comercializando sus productos, a Mercados Mutualista, la Ramada, 7 calles y Los Pozos; así mismo comercializa a los Departamentos de Cochabamba, La Paz, Tarija y trinidad. 1.9
SISTEMAS DE INFORMACION
No existe una información contable bien definida que permita la captación de la información requerida para los Estados Financieros necesarios de la empresa. El Balance General y el Estado de Resultado, son realizados por el Gerente Propietario, de manera mensual y anual, toda revisión realizada a dichos documentos la realiza la propietaria.
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Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU” 1.10 ESTADISTICAS
BALANCE GENERAL (En bolivianos)
2008
2009
Activo Circulante
20000
25500
Activo Fijo
93960
93960
Total Activo
113960
119460
Pasivo a Largo Plazo
65772
71272
Capital Social Total Pasivo y Patrimonio
48188 113960
48188 119460
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ESTADO DE RESULTADO
Ingreso por ventas
56376
60325
Costo de venta
22550
24130
Utilidad Bruta
33826
36195
Impuestos
(8456.5)
(9048.75)
Utilidad Neta
25369.5
27146.25
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II. INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA DE LA EMPRESA “MARILU” 2.1. INTRODUCCION La auditoria se realizo en base a la planificación con la materia desde el inicio del semestre concluyendo la ultima semana de mayo del 2010 he revisado todas las áreas respectivas dentro de la empresa y procedimientos productivos, contables y comerciales con el objetivo de evaluar su eficiencia, efectividad y economía. 2.2. OBSERVACIONES 2.2.1. Organización: No existe una grafica de organización, las líneas de autoridad y responsabilidad no están muy bien definidas. Tampoco existen puestos ni funciones de vidas, no presentan manuales de funciones, ni procedimientos administrativos ni control interno. 2.2.2. Planeación Financiera: No existe presupuesto a largo plazo, no hay áreas de responsabilidad identificas con el presupuesto. 2.2.3. Compras: La compra de materia prima la realizan de acuerdo a la cantidad de pedidos, los insumos son adquiridos de varios proveedor tanto del insumo comprado en el mercado local como el insumo adquirido en el mercado nacional.
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2.2.4. Sistema de Información: Toda información proviene del gerente propietario y no existe una supervisión de un contador sobre la situación financiera de la empresa de calzados para Damas “MARILU”
2.2.5. Producción.
La producción se realiza en base a pedidos. No existe una planta de producción. No cuenta con un almacén adecuado a la producción. Falta de control de calidad en el procedimiento y en el embalaje. No cuenta con tecnología. No presenta maquinarias adecuadas. No esta dotado de personal de apoyo para la producción.
2.2.6. Ventas.
No se cuenta con información que permita conocer el volumen de venta por cada centro de distribución. Los presupuestos de venta no se elaboran en base a posibilidades lógicas y situaciones de mercado.
2.2.7. Personal.
No existe un programa selectivo de contratación de personal. No existe una política salarial adecuada. No cuenta con un número de personal adecuado. Una solo persona realiza distintas funciones. No tiene programa de capacitación al personal.
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2.2.8. Finanzas.
No existe un flujo de caja.
No existen un control adecuado de cobranza.
2.3. CONCLUSIONES
La faltad de estructura orgánica, manuales de procedimientos y funciones originan desconcierto en todos los niveles operativos de la empresa.
La falta de tecnología y mano de obra impiden que la producción se incremente. La falta de control de calidad en el embalaje ocasiona retrasos e incrementos en los costos.
El sistema de información no abastece para la toma de decisiones.
No existe una política adecuada en la selección y reclutamiento de recursos humanos.
No existe una política adecuada en cuanto a la comercialización del producto se refiere.
No existe un adecuado control y supervisión en los procedimientos que realiza la empresa.
Falta de control de las cobranzas impide el flujo normal de ingresos de fondos y en consecuencia mayores gastos financieros.
La faltad de conocimiento del mercado conllevara a un deficiente presupuesto de ventas el desconocimiento de los costos de producción, o permite definir correctamente los precios de venta.
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2.4. RECOMENDACIONES
Elaborar el organigrama central de la empresa, los manuales de funciones y procedimientos administrativos, instruyendo a todo el personal involucrado, referente alas líneas de autoridad y comunicación.
Contratar un la empresa. Supervisor para que verifique las operaciones que se realizan dentro de
Seleccione al personal adecuado para cada cargo.
Contratar mayor número de mano de obra y capacitarlo adecuadamente.
Implementar nuevas políticas de compra, venta y publicidad.
Implementar estrategias para ampliar los canales de distribución.
Dotar de tecnología para el área de producción.
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3.1.
III. PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA Al no contar con una estructura que represente los cargos dentro de la organización, se propone lo siguiente: Gerente Propietario
Nivel 1 Secretaria Nivel 2
Encargado de ventas
Encargado de producción
Encargado de Almacén Nivel 3
Encargado de aplicación
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2
3
Nivel 4
4 Nivel 5
Ayudante
Encargado de limpieza
Ayudant e
Nivel 6
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3.2. CONFIGURACIÓN DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE LA EMPRESA Primer Nivel: Se encuentra el gerente general que es el encargado de las decisiones del tipo global en la empresa. Segundo Nivel: Se encuentra la secretaria personal de apoyo para la gerencia. Tercer Nivel: Esta es la parte operativa de la empresa constituida por las partes grupos de operación encargado de dar cumplimiento a las actividades especificas de la empresa. Cuarto Nivel: Compuesto por el personal encargado de la aplicación del producto. Quinto Nivel: Compuesto por los operarios responsables de las realizar las actividades especificas de la empresa. Sexto Nivel: Personal de apoyo.
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Actividad: Tomar las decisiones de carácter general. Área: Gerencia. Dependencia: Propietarios de la empresa. Sector Dependiente: Tiene a su cargo todo el personal que trabaja dentro de la organización. Responsable: Gerente General. 3.2.1. Tareas a Efectuar:
Se encarga de preparar los informes financieros que serán utilizados para la toma de decisiones dentro de la organización.
Supervisa y coordina las operaciones de las distintas áreas dentro de la empresa.
Designa a los encargados de las actividades correspondientes a la empresa.
Delega las funciones correspondientes y la autoridad adecuada a los trabajadores a su cargo.
Dirige la ejecución y control de los planes y objetivos en curso.
Formula y revisa la correcta aplicación de las políticas y normas.
Revisa y realiza contratos, convenios y otros acuerdos con terceros que le sean de conveniencia a la empresa.
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Elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción.
Se encarga además de la identificación precisa de la demanda, con el objeto de ayudar a la optimización de la planificación y programación de los procesos productivos.
Busca nuevos mercados, nuevos proveedores de materia prima y la consolidación de nuevos mercados.
Garantizar que todas las personas de la organización puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el máximo provecho de éstas, mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que además contribuyen a que las personas se sientan más integrada, motivadas y comprometidas con los objetivos de la organización.
Actividad: Ejecuta las tares asignadas por su superior. Área: Gerencia. Dependencia: Depende del Gerente General. Responsable: Secretaria Tareas a Efectuar:
Recibe y verifica la documentación proveniente de la gerencia.
Organiza y controla la documentación y correspondencia del Gerente General.
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3.3.
Organiza y mantiene los archivos, generalmente confidenciales y registros, determinar su localización.
Programa reuniones y compromisos.
Mantener los elementos necesarios al cargo: material de oficina, pedidos.
MANUAL DE FUNCIONES 3.3.1. Propuesta del Manual Después de analizar la problemática de la fábrica de calzados “MARILU”, en cuanto al proceso de contratación de personal se pudo observar que las mismas se hacen sin tener ningún criterio, sin conocer realmente que tareas, deberes y responsabilidades tendrá el empleado dentro de la organización. Con el propósito de solventar esta situación se propone diseñar un Manual de Cargos que permita a la empresa reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para cumplir eficazmente los objetivos de la organización. 3.3.2. Objetivos del Manual
Fijar los lineamientos básicos para la elaboración de la Descripción y Perfil de Cargos que posee “MARILU” .
Enumerar cada una de las funciones y/o actividades implicadas en cada cargo.
Proporcionar a los niveles gerenciales un patrón de medida uniforme, para asegurar un alto grado de objetividad en el reclutamiento y selección de personal.
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3.3.2.
Dotar a la empresa de calzados “MARILU” de una herramienta técnica que recopile todos los cargos vigentes en la empresa. Justificación del Manual
La elaboración del Manual de Cargos será de gran utilidad dentro de la empresa para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada cargo. 3.3.3.
3.3.4.
Ventajas del Manual
Facilita el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Precisa las funciones encomendadas a cada cargo, para delegar responsabilidades.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado. Alcance del Manual
Aplica a todos los cargos existentes en la empresa. 3.4.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO 3.4.1. Propuesta del Manual El presente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando información suministrada por la empresa “MARILU” en las áreas de producción, y aplicación del producto. La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos. Esta investigación también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así 19
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poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa 3.4.2.
Objetivos del Manual
El propósito de dicho manual es suministrar información sobre 2 diferentes procesos desempeñados en la fábrica de calzados “MARILUI ” 3.4.3.
Descripción De Los Procedimientos
Proceso de Producción de la sandalia taco alto para una docena Paso 1 Comprar materia prima:
1 metro de cuerina sintética
1 metro de forro
1 hoja de cartón
1 docena de cambrillones
½ hoja de cartón piedra
1 hoja de palmilla
1 docena de pares de taco
1 docena de hebillas
1 docena de diseño de acuerdo al modelo
1 hilo para la costura del corte
2 litros de clefa
1 litro de PVC
50 clavos
Paso 2 Preparación del producto: Preparación del corte
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Cortar la cuerina y forro de acuerdo al modelo
Clefeado de los cortes
Doblado de los cortes
Costurado de los cortes
Recortado de los forros del corte
Preparación de la plantilla
Preparación del cartón para el solado
cortado del cartón
unión del cartón con el cambrillón
pegado del cartón piedra
pegado de la palmilla
cortado de la goma
lijado y boleado de la goma
pintado de la goma
forrado del cartón
puesta en hormas el cartón o la planta del zapato
solado del corte en el cartón
pegado del taco
sellado de la goma de acuerdo por números
pegado de la goma
clavado del zapato
emplantillado del zapato
embolsado del zapato por números
CONTENIDO 21
Auditoria Operativa de la fábrica de calzados “MARILU”
1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10.
I. CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA ANTECEDENTES Visión Misión UBICACIÓN DE LA EMPRESA ORGANIZACIÓN PRODUCCION INSTALACION PRODUCTIVA PERSONAL ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA VENTAS SISTEMA DE INFORMACION ESTADISTICAS II. IMFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
2.1. INTRODUCCION 2.2. OBSERBACION 2.2.1. Organización 2.2.2. Planeación financiera 2.2.3. Compras 2.2.4. Sistema de información 2.2.5. Producción 2.2.6. Ventas 2.2.7. Personal 2.2.8. Finanzas 2.3. CONCLUCIONES 2.4. RECOMENDACIONES
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3.1. 3.2.
III. PROPUESTAS ESTRUCTURA ORGANICA CONFIGURACION DE LOS NIVELES JERARQUICOS DE LA EMPRESA 1.3.1. Tareas a efectuar
3.3.
3.4.
MANUAL DE FUCCIONES 3.3.1. Propuesta de manual 3.3.2. Objetivos de manual 3.3.3. Justificación del manual 3.3.4. Ventajas del manual 3.3.5. Alcance del manual MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.4.1. Propuesta del manual 3.4.2. Objetivo del manual 3.4.3. Descripción de los procedimientos
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ANEXOS
PROCESO DE FABRICACION DEL SAPATO 24
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Cortado del material
Costurado del corte
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Puesta en horma el cartón
Solado del zapato
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Terminado del zapato
Embolsado del zapato
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MODELOS DE SANDALIA
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MODELO DE SEMICERRADO
MODELO DE BOTAS 29
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BOTAS CAÑA ALTA
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CALZADOS MAS DEMANDADOS
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MUESTRA DE CALZADOS PARA DAMAS
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