MODELO CONCEPTUAL BASE CALIDAD EN LA CONSTRUCCION PARA LOGRAR PROYECTOS EXITOSOS Rubén Gómez Sánchez S. Maestría Administración de Proyectos 1. RESUMEN El crecimiento del PBI del Sector Construcción en el Perú viene siendo sostenido durante varios años, y las perspectivas son igualmente buenas, tales condiciones exigen también que se requiera un modelo que ayude a incrementar las probabilidades de lograr que los proyectos del Sector Construcción sean necesariamente exitosos. Esta necesidad ha generado el planteamiento del Modelo Conceptual Base Calidad en la Construcción Para Lograr Proyectos Exitosos, el cual considera cinco (05) pasos estructurados, y que actualmente viene siendo difundido por varios medios, lo que se busca es lograr que forme parte de cada uno de los involucrados con las inversiones en la Construcción. 2. PREMISAS Los proyectos de construcción vienen caracterizados por una problemática cuyos signos o diagnósticos son en su mayor parte: No terminar a tiempo los proyectos, Concluir con resultados desfavorables o que no respondan a las expectativas de la organización responsable, Terminar el proyecto con compromisos potenciales que obligan a incrementar el servicio post venta, Terminar bajo la premisa de que: “el proyecto acabo con la organización”, en lugar de comprobar que la “organización acabo con el proyecto”, Terminar con altos costos relativos a la calidad, particularmente con costos de no calidad altos, (fuera de lo esperado), Concluir bajo el control del cliente, y no bajo el control de la organización responsable, Deseos de terminar cuanto más antes, ya que las expectativas no se alcanzaron. Ante esta problemática se hace necesario plantear soluciones orientadas a mejorar la eficiencia de las inversiones en los proyectos de construcción. 3. DESARROLLO DEL MODELO CALIDAD EN LA CONSTRUCCION PARA LOGRAR PROYECTOS EXITOSOS 3.1. Estándares, normas técnicas de soporte al modelo 1
Los estándares, normas internacionales y buenas prácticas que se tomaron como referencias para el modelo planteado son los mostrados en el Cuadro 01. Cuadro 01: Fortalezas de las normas o estándares para el Modelo de Proyectos Exitoso
Norma internacional ISO 9001:2000 Guía de los fundamentos para la Dirección Sistemas de gestión de la calidad - de proyectos (Guía del PMBOK) Tercera Requisitos. Edición, 2004. Plan de gestión de calidad, Grupos de procesos, Gestión por procesos, Alcance del proyecto, Identificación de procesos, Gestión de calidad del proyecto, Naturaleza de procesos, Línea base alcance, Definición de responsabilidades, Línea base tiempo, Mapa de procesos, Línea base costos, Acciones preventivas, Línea base calidad. Acciones correctivas, Seguimiento y control de los proyectos, No conformidades potenciales, Gestión de riesgos No conformidades. Proyectos exitosos
3.2. Modelo conceptual para proyectos exitosos El modelo a desarrollar podría constituirse en una vacuna que adecuadamente dosificada podría combatir la problemática detallada en el numeral 2. Por este motivo en la figura 01, se detalla lo siguiente: a. En la primera fila de la figura 01, se hace mención a las fortalezas de las normas tomadas como base del modelo. b. En la segunda fila de la figura 01, se muestran los errores de tipo metodológicos, en que se incurre, en la mayor parte de los proyectos de construcción. c. En la tercera fila de la figura 01, se describen los principales errores causados por la falta de competencias de los responsables de los proyectos y personas involucradas con los proyectos de construcción. Esta figura es una primera tormenta de ideas, no muestra todo lo que se presenta realmente en las diferentes fases del ciclo de vida de los proyectos de construcción. Por lo tanto, el modelo a desarrollar debería estar estructurado de manera simple, es decir, poder ser comprendido por cualquier de los individuos que participan en los proyectos de construcción. Por este motivo, es conveniente un planteamiento en pasos concretos, la idea del numero de pasos también fue una discusión, lo mejor fue considerar 5 pasos, representa la idea de los dedos de la mano, cinco hacen un puño, es decir, fuerza, cohesión, la palanca, el punto de apoyo. Se entiende que el modelo deberá representar una solución estructurada a dicha problemática. A partir de estas evaluaciones se decide trabajar el modelo según los siguientes pasos: 2
Paso 1: Definir el alcance del proyecto. Paso 2: Aplicar la gestión de calidad. Paso 3: Aplicar la gestión por procesos. Paso 4: Aplicar el plan de gestión de calidad. Paso 5: Hacer el MyC (Monitoreo y Control) de los factores de éxito Figura 01: Fortalezas y errores típicos de varias fuentes
Fortalezas normas y estándares
Fortalezas de la norma ANSI PMOBOK Cuarta Edición
Fortalezas de la norma ISO 9001:2008
Errores por aspectos metodológicos
Errores por temas de competencias
a. Paso 1: Definición del alcance del proyecto. Significa la aplicación conjunta de la norma (estándar) Figura 02: Detalle grafico del WBS (EDT). americana ANSI (Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Qué es un WBS (EDT)? Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99001-2004, PMBOK, Project Management Body Of Knowledge) y la norma internacional (ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos). Los aportes de este paso son: El producto de la aplicación conjunta trae como resultado el EDT (Estructura de descomposición del trabajo) del proyecto.
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El EDT representa el total de entregables que permitirán completar todo lo que es parte del proyecto (alcance), lo que no se muestre en el EDT, no es parte del proyecto. Un segundo aporte de la definición del alcance del proyecto, es convertir el alcance en un listado de entregables identificables a lo largo del plazo de ejecución del proyecto. El responsable de la dirección del proyecto debe tener como resultado de este paso el EDT del proyecto. Para mayor aclaración en la figura 02 se muestra un análisis grafico del EDT, bajo tal criterio se requiere desagregar los proyectos en paquetes de trabajos plenamente identificables y controlables en tiempo y costos. Como ejemplo, se presenta el EDT correspondiente al proyecto presentado por el equipo de trabajo del curso Calidad en la Construcción de la Maestría en Gestión y Administración de la Construcción de la Facultad de Ingeniería Civil de la Universidad Nacional de Ingeniería. Figura 03: Paso 1, EDT ejemplo como resultado del MCBCC.
Los niveles de descomposición del EDT, son los necesarios, hasta identificar los paquetes de trabajo que pueden ser controlables en tiempo y costos. b. Paso 2: Aplicar la gestión de calidad. Es la aplicación del área de conocimiento 8 del PMBOK Gestión de Calidad del Proyecto, la cual consta de los tres procesos siguientes: 8.1. Planificación de calidad.- identificar qué normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinando cómo satisfacerlas. 8.2. Realizar el aseguramiento de calidad.- aplicar las actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. 4
8.3. Realizar control de calidad.- supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio. El responsable de la dirección del proyecto debe desarrollar las acciones necesarias para implementar los tres procesos.
Figura 04: Aplicación de los procesos del Conocimiento Gestión de Calidad del Proyecto.
Área
de
c. Paso 3: Aplicar la gestion por procesos. Es parte del planeamiento del proyecto la organización del equipo de proeycto (organigrama). Es primordial que el gerente de proyecto tenga la agudeza visual para identificar todos los procesos que deben realizarse para cumplir con el alcance (EDT) del proyecto. Según esta premisa se deberán identificar los mapas de procesos, categorizar los procesos en: Procesos de gestión, aquellos que serán ejecutados por el equipo de dirección del proyecto. Procesos claves, aquellos procesos que tienen relación directa con la calidad final del producto del proyecto, y con la generación de valor. Procesos de apoyo, aquellos procesos necesarios para poder ejecutar las otras dos categorías de procesos. Ante la pregunta de quiénes ejecutarán los procesos, la única respuesta será los que conforman el equipo del proyecto; en consecuencia, del cruce de los mapas de procesos con la organización se obtendré la matriz de responsabilidades. En resumen, este paso significa el desarrollo de: Organigrama del equipo de proyecto. Identificación del total de procesos necesarios para completar el alcance del proyecto. Mapas de procesos necesarios, su categorización de procesos correspondiente. Matriz de responsabilidades. 5
Figura 05: Modelo Conceptual Base de la Calidad en la Construcción (MCBCC) MODELO CONCEPTUAL BASE DE LA CALIDAD EN LA CONSTRUCCIÓN
A veces se requiere un electroshock
A veces se requiere un electroshock
Del PMBOK 2004 se tiene la base conceptual para implementar los 3 procesos básicos requerido por la Gestión de Calidad del Proyecto.
De la ISO 9001:2000 se obtiene la base de la gestión por procesos, la aplicación de la mejora continua como objetivo principal de las organizaciones. Además, el sustento del modelo del circulo de Deming, es el fundamento principal de dicha filosofía. La necesidad de la medición de la mejora continua es un reto para la Dirección de la Empresa. ETIQUETA
Modelo de Gestión por Procesos ISO 9001:2000
P3
P4
P5
P6
P2
+
P7 P1 P8
P9
P10 34
MA NUAL DE CAL ID AD PRO CED IM IE NTOS OPE R AT IVOS D E CAL ID AD INSTR UC C IO NE S TE C NIC A S CO MPLE ME N TA R IAS, PL A NE S D E INSP E CC IO N DE LA S O BRA S CIVILES, Y AF INES , ET C.
REG IST RO S DE CAL ID AD
MyC PC
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La figura 06 detalla cómo hacer la identificación del total de procesos requeridos desde el inicio hasta el logro del producto del proyecto. Figura 06: Paso 3, Parte a: Aplicación de gestión procesos al Proyecto, Identificación de Procesos Gestión Gestión Claves Claves Apoyo Apoyo
Figura 07: Paso 3, Parte b: Aplicación de gestión procesos al Proyecto, Mapa de procesos
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Cuadro 02: Paso 3, Parte c: Matriz de responsabilidades
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES N
TIPO
PROCESO
FUNCION
1
G1
Plan estratégico de calidad
Dirección General
2
G2
Plan nacional de evaluación
Secretaria general
3
G3
Modelo EFQM
Dirección General
4
G4
Manual de calidad
Dirección General
5
G5
Directrices política de calidad Norma ISO
Dirección General
d. Paso 4: Aplicar el plan de gestión de calidad. Una vez que se han completado los tres pasos anteriores, se requiere documentar los procesos a realizar, como parte de la ejecución del proyecto de construcción. El circulo de Deming señala la necesidad de: Planificar, Hacer, Controlar, y Actuar; por lo tanto, los procedimientos documentados a realizar deben permitir completar los cuatro cuadrantes del Deming, como consecuencia de esto se deberán completar los formatos para los análisis, controles, ensayos, etc. También se deberán completar los PPI (Planes de puntos de inspección), ITP (Plan de inspección y ensayos), listas de chequeo, etc. El responsable de la dirección del proyecto, deberá evitar la “inspiración” de las personas en cuanto a cómo desarrollar eficientemente los procesos. A medida que se ejecute la obra, se deberá ir organizado el dossier de calidad de la misma. El dossier de calidad es el conjunto de documento que demuestra objetivamente que el producto del proyecto se realizo, mediante procesos que cumplieron con los requisitos predefinidos en consenso con el cliente. Figura 08: Estructura y precedencia de los documentos del Plan de Gestión de Calidad
MA NUAL DE CAL ID AD PRO CED IM IE NTOS OPE R AT IVOS D E CAL ID AD INSTR UC C IO NE S TE C NIC A S CO MPLE ME N TA R IAS, PL A NE S D E INSP E CC IO N DE LA S O BRA S CIVILES, Y AF INES , ET C.
REG IST RO S DE CAL ID AD
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Figura 09: Alcance del dossier de calidad de los proyectos de construcción
e. Paso 5: Hacer el MyC de los factores de éxito. El MyC (Monitoreo y Control) de los factores de éxito significa verificar que durante el periodo de ejecución del proyecto se hayan cumplido con las líneas base de los cuatro factores de éxito: Alcance, Tiempo, Costo y Calidad. Las líneas base de los proyectos de construcción están definidos por: Alcance, el enunciado detallado del alcance del proyecto, el EDT, y el diccionario del EDT. Tiempo, el cronograma del proyecto. Costo, el presupuesto y la curva S Calidad, el objetivo de calidad del proyecto, la identificación de estándares y el plan de gestión de calidad. El responsable de la dirección del proyecto requiere hacer el MyC del PC (Proyecto de Construcción) en forma periódica, según el desarrollo y progreso previsto del proyecto. Es implícito que según se verifique la performance o desempeño del proyecto se deberán definir acciones correctivas y preventivas, y como señala el modelo: “A veces se requiere un electroshock” para poder revivir al moribundo (el proyecto, por su mala performance). La conceptualización del MyC PC es mostrado en la figura detallada a continuación:
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Figura 10: Modelo conceptual aplicable al Monitoreo y Control de los Proyectos de Construcción
4. BENEFICIOS ESPERADOS Como resultado del modelo planteado y los pasos previstos: Paso 1: Definir el alcance del proyecto. Paso 2: Aplicar la gestión de calidad. Paso 3: Aplicar la gestión por procesos. Paso 4: Aplicar el plan de gestión de calidad. Paso 5: Hacer el MyC (Monitoreo y Control) de los factores de éxito. Serán claves; ya que cumpliendo adecuadamente con cada uno de los pasos en forma oportuna, se lograra mitigar los riesgos, los cuales son inherentes a todo proyecto. La experiencia de los proyectos de construcción permite señalar que el desarrollo cabal y completo del Paso 1 (Definición del Alcance) evitara caer en el llamado “Talón de Aquiles” la falta de una definición clara y explícita del alcance del proyecto; por lo tanto, su consideración es un gran avance. En un sin número de eventos de carácter profesional se ha discutido sobre las principales fallas de los proyectos, las opiniones mayoritariamente indican que la principal falla es la falta de definición del alcance.
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5. ACCIONES DE APOYO Y DIFUSION Las acciones que se vienen realizando como parte de la difusión son las siguientes: Figura 11: Caratula del Decálogo Calidad Se ha editado el Decálogo en la Construcción. Calidad e la Construcción, este documento viene siendo entregado a todos los nuevos ingenieros colegiados con lo cual se espera lograr la sensibilización hacia la aplicación delo modelo propuesto La figura 11 muestra su caratula. El Decálogo puede ser bajado, ingresando al link: http://ictnet.es/2009/decalogode-calidad-en-la-construccion Se han preparado tres videos relacionados con la Direccion de Proyectos con lo que se reforzara la Campaña para lograr proyectos exitosos, ingresar al link: http://www.rtvciplima.com/2009/ 08/18/curso-administracion-deproyectos-3-sesiones/ En el Blog: http://ictnet.es/rubengom01, se puede encontrar información importante para poder reforzar el interés de los personas interesados con el Sector Construcción. 6. CONCLUSIONES La principal satisfacción que se siente al cabo de los años en los cuales el suscrito ha venido participando en proyectos de los diversos campos de la actividad económica, principalmente el Sector Construcción, es haber propuesto un modelo, el cual será difundido en la forma más amplia posible, como se explico existe la seguridad de que las probabilidades de lograr proyectos exitosos sea mayor, y lo que se lograra también como efecto será el cambio de la cultura y de actitud de todos los involucrados con los proyectos de construcción.
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El haber decidido plantear este trabajo a tan importante evento se hace con la finalidad de poder lograr su validación, con la consiguiente implementación en el país. Pero es claro que se requiere que una serie de acciones paralelas de los tres poderes públicos, además del movimiento del Sector Privado Nacional hacia la calidad, siendo además fundamental que la prensa haga un periodismo de investigación basado en cada uno de los cinco pasos del modelo. 7. RECOMENDACIONES En el manejo de los proyectos se requieren tomar otras recomendaciones, las que detallan a continuación: a. Si se está en el proceso de licitación, es en este momento en el que debe ser definido el alcance en la mejor forma posible, ya que según el grado de precisión, se harán estimaciones de tiempo y costos. De no ser así, las propuestas que se entreguen tendrán un alto grado de riesgo de no prever lo que realmente ocurrirá durante la ejecución del proyecto. b. Si se está en el proceso de inicio de obra, aquí hay dos posibilidades: Primer escenario, no se definió el alcance, este caso es el más grave, ya que el plazo y monto definido tiene un alto grado de riesgo de no cumplirse. Es seguro que se tendrá variaciones sustanciales. Segundo escenario, que se haya definido, es una mejor situación, pero de todas formas es necesario hacer una revisión de la definición del alcance. Ya que es probable que se detecten necesidad de propuestas de cambios en el alcance o en otra línea base. c. Si se está en una obra en proceso y Usted asume la responsabilidad, esta situación es quizá la más crítica, es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: La primera, una real y consistente verificación y definición del alcance, lo cual quizá lleve a una negociación del contrato. La segunda, una real y consistente determinación del estatus de la obra, en cuanto a todas las líneas base. Es decir, determinar todos los saldos por ejecutar en la obra. La tercera, la revisión del dossier de la obra, ya que se requiere conocer realmente la situación de los trabajos ejecutados, para determinar si se cumplió con los estándares aplacibles, y si fueron ejecutados dentro de las previsiones tiempo y costos. Finalmente, si se hace cargo del cierre del proyecto, también debe hacer el denominado “as built”, conforme a obra, me refiero a definir claramente el alcance real al final de la ejecución y compararlo con el planeado. Esta comparación le permitirá definir las lecciones aprendidas.
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