Konferensi Nasional Sistem Informasi 2016
1
STT Ibnu Sina Batam , 11 – 13 Agustus 2016
Business Process Reengineering Pada Sistem Antrian Kasir dan Pergudangan Corner Mini Market
Abstrak Pertumbuhan mini market di Indonesia saat ini cukup tinggi, sehingga menyebabkan persaingan menjadi lebih kompetitif antara satu mini market dengan yang lainnya. Corner mini market merupakan salah satu mini market yang berada di kawasan strategis namun cukup kompetitif. Oleh karena itu, untuk meningkatkan nilai kompetitif, pelayanan kepada customer harus dibuat lebih baik untuk mendapatkan customer satisfaction dan loyalty. Business Process Reengineering (BPR) adalah analisis dan desain ulang alur kerja dalam dan di antara perusahaan dalam rangka untuk mengoptimalkan proses end-toend dan mengotomatisasi non-value-added task. Pada paper ini, peneliti menggunakan metode BPR untuk menganalisis dan mendesain ulang alur proses sistem antrian dan pergudangan pada Corner mini market untuk mendapatkan hasil yang optimal. Selanjutnya, peneliti melakukan simulasi dengan menggunakan Arena software untuk mengukur performance dari hasil rekayasa yang dibuat. Hasil simulasi menunjukkan bahwa hasil model sistem yang dirancang mempunyai performance yang lebih baik dalam hal time-in-system dan waiting time. Kata kunci: Mini Market, Customer Satisfaction and Loyalty, BPR, Arena Sofware. 1. Pendahuluan Saat ini dunia pengetahuan dan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga kebutuhan akan informasi sekarang harus cepat, tepat, dan akurat. Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah dengan menggunakan alat pengolah data yang terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan [1]. Corner Mini Market adalah mini market yang terletak di Airmadidi Minahasa Utara, tepatnya di depan Universitas Klabat. Disekitar Corner Mini Market terdapat beberapa kompetitor yang telah memberlakukan strategi manajemen yang mengkombinasikan konsep lingkungan mini market dengan sistem franchise dalam mengoperasikan mini market, sehingga membuat daya saing penjualan semakin ketat. Corner Mini Market memiliki tiga kasir yang dioperasikan oleh pegawainya secara bergantian sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Corner Mini Market juga memiliki satu gudang yang terletak dibagian belakang bangunan. Gudang ini dipergunakan pihak Corner Mini Market sebagai tempat penyimpanan barang sementara bukan tempat penyimpanan barang untuk jangka waktu yang lebih dari 24 jam. Berdasarkan hasil observasi peneliti, pada jam-jam tertentu kasir Corner Mini Market hanya membuka satu kasir atau dua kasir saja, sehingga menyebabkan antrian pelanggan panjang. Selanjutnya, pada sistem pengaturan alur barang dari gudang ke toko masih kurang efisien dalam hal pemindahan barang dikarenakan barang yang dipindahkan dari gudang ke toko langsung dipindahkan begitu saja tanpa melakukan proses pendataan dan pengecekan barang. Ketika barang datang dilakukan pemeriksaan oleh checker gudang, sebelum barang dimasukkan ke gudang. Kemudian pada hari yang sama, barang tersebut akan dipindahkan dari gudang ke toko oleh pegawai yang telah ditentukan tanpa adanya pemeriksaan kembali oleh checker gudang atau manajer Corner Mini Market sendiri. Permasalahan ini bilamana dibiarkan terus menerus dapat merugikan Corner Mini Market. Sebagai contoh, antrian yang panjang dapat mempengaruhi customer satisfaction dan kesetiaan pelanggan yang berbelanja di Corner Mini Market. Meskipun hubungan antara customer satisfaction dan kesetiaan pelanggan tidak linear, tapi secara luas diakui bahwa kepuasan pelanggan adalah pendorong utama loyalitas [2-3]. Melihat dunia persaingan antar mini market yang semakin bertambah dan melihat sistem penjualan dan pergudangan yang digunakan Corner Mini Market memiliki peluang untuk di rekayasa, maka peneliti membuat suatu model sistem yang baru dengan melakukan rekayasa terhadap proses bisnis yang sudah berjalan saat ini. Hasil simulasi dari rekayasa proses bisnis yang dimodelkan menunjukkan improvement, khususnya terhadap proses antrian di kasir.
L-2
2
2. Metode Penelitian Metode Penelitian yang digunakan peneliti untuk pemodelan sistem antrian dan sistem pergudangan adalah metode Business Process Reengineering (BPR). BPR adalah teknik analisa proses yang menganalisa proses bisnis yang ada dan menentukan apa yang perlu dikerjakan, serta memikirkan dari awal secara keseluruhan proses bisnis dari suatu perusahaan. BPR digunakan untuk menciptakan nilai dan keuntungan bagi pihak perusahaan dan pihak pelanggan dengan meningkatkan kualitas suatu proses model [4-5].
Gambar 2.1 Metode BPR [4]. Gambar 2.1 menunjukkan empat tahapan dalam BPR yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Problems merupakan kondisi yang ada didalam proses bisnis yang melanggar standar, control atau aturan yang dikenakan pada proses tersebut. Solusi dari masalah tersebut mungkin terletak pada perubahan cara pengontrolan, menyesuaikan imput atau sumber daya, atau memodifikasi proses atau sistem informasinya; 2) Opportunity merupakan situasi yang ada pada bisnis proses dimana inovasi dan investasi baru atau perubahan urutan atau cara dalam melakukan sesuatu, akan meningkatkan efektivitas atau menurunkan biaya produksi suatu produk atau jasa; 3) Initiative merupakan paket dari suatu spesifikasi yang apabila diambil secara bersamaan akan memecahkan serangkaian masalah atau mengeksploitasi suatu kesempatan. Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan inisiatif dapat diilustrasikan dalam pengaturan TO-BE; 4) Alternative merupakan salah satu dari beberapa cara dalam menerapkan initiative. Initiative berhubungan dengan manfaat yang akan dicapai pada implementasi. 3. Hasil dan Pembahasan Business Process Model and Notation (BPMN) adalah standar baru untuk memodelkan proses bisnis dan proses-proses web services [6-7]. Peneliti menggunakan BPMN untuk melakukan analisis dari AS-IS system yang sementara berjalan di corner mini market, yaitu proses antrian di kasir dan pergudangan. Selanjutnya, hasil AS-IS system dimodelkan dengan menggunakan ARENA software [8] dan disimulasikan untuk mengukur key performance indicator yang telah ditetapkan oleh peneliti (waiting time, queue lenght, dan utliziation). 3.1 AS-IS System Gambar 3.1 menunjukkan diagram BPMN dari AS-IS system Corner Mini Market. Proses dimulai dari pengecekan barang yang tersedia dan yang tidak tersedia (pendataan barang) yang dilakukan ditoko Corner Mini Market, yang kemudian dilanjutkan dengan pemesanan barang. Setelah pemesanan barang dilakukan, pihak distributor akan mempersiapkan barang yang dipesan setelah proses pembayaran selesai. Barang diantarkan oleh distributor ke Corner Mini Market, barang pertama kali diturunkan digudang Corner Mini Market yang terletak dibelakang toko. Kemudian dilakukan pengecekan barang yang baru tiba. Pengecekan barang ini dilakukan oleh checker gudang. Pengecekan yang dilakukan adalah pengecekan jenis barang, jumlah dan masa berlaku barang yang tiba. Kemudian checker gudang membuat laporan mengenai jumlah, jenis dan masa berlaku barang yang tiba digudang. Proses selanjutnya adalah manajer melakukan pengecekan barang apa saja yang akan dipindahkan kedalam toko, selanjutnya manajer akan meminta checker gudang untuk mengambil barang dari gudang. Setelahnya, manajer memeriksa apakah barang yang akan dipindahkan sudah siap untuk dipindahkan, apabila telah siap, maka checker barang langsung memindahkan barang dari gudang ke toko
L-2
3 Corner Mini Market. Setelah barang masuk kedalam toko, dilakukan penyusunan barang yang dilakukan oleh pegawai toko.
Gambar 3.1 Diagram BPMN AS-IS System Corner Mini Market Penyusunan barang ini termasuk proses input barang kedalam sistem yang dilakukan oleh petugas kasir Corner Mini Market. Dan barang langsung didistribusikan kepada pelanggan. Setelah barang tersusun ditoko, pelanggan dapat mengambil barang tersebut untuk dibeli, masuk ke proses pembayaran di kasir kemudian berakhir dengan dispose, dimana proses pembelian barang selesai. Dalam hal ini, apabila barang yang dicari pelanggan tidak tersedia ditoko Corner Mini Market, pelanggan akan keluar tanpa membeli apapun. Pada sistem antrian di kasir, Corner Mini Market hanya membuka satu atau dua kasir pada waktu-waktu tertentu dan tiga kasir pada hari-hari raya dan hari-hari tertentu saja. Susunan jadwal yang kurang baik menyebabkan pada saat-saat rush hour, banyak pelanggan yang mengantri, sedangkan di lain waktu berdasarkan hasil observasi, peneliti melihat pekerjaan kasir yang lebih banyak idle. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, maka peneliti berkesimpulan bahwa bilamana hal ini dibiarkan terus menerus dan pihak Corner Mini Market terus menggunakan sistem ini, maka dapat menyebabkan kerugian dan penurunan customer satisfaction. Gambar 3.2 dan 3.3 menunjukkan model AS-IS system dari proses antrian dan gudang.
Gambar 3.2 AS-IS System Antrian
L-2
BPR pada Sistem Antrian dan Pergudangan Corner Mini Market (Wulan Ester Suwu)
4
Gambar 3.3 AS-IS System Pergudangan 3.2 To-Be System Untuk sistem pergudangan To-Be yang dimodelkan, peneliti menyarankan untuk menambahkan proses-proses yang penting dalam pergudangan seperti: membuat laporan barang yang akan diambil dari gudang (dilakukan oleh manajer), menerima daftar barang yang akan diambil dari gudang (diterima oleh checker gudang), mengecek barang yang siap dipindahkan ke toko (dilakukan oleh manajer), barang dipindahkan dari gudang ke toko. Sedangkan, untuk sistem antrian di kasir, peneliti menyarankan untuk membuka tiga kasir pada rush hour, dan menutup satu kasir di saat jam-jam idle, seperti pada saat pagi hari, jam makan siang dan menjelang jam 9 malam. Hasil pemodelan To-Be system untuk pergudangan dan kasir ditunjukkan pada gambar 3.4 dan 3.5.
Gambar 3.4 To-Be System Pergudangan
Gambar 3.5 To-Be System Kasir 3.3 Simulasi dan Hasil L-2
5 Gambar 3.6 dan 3.7 merupakan simulasi To-Be system pergudangan dan kasir. Pada simulasi ini dimodelkan dengan membuka ketiga kasir Corner Mini Market, dimana ketiga kasir tersebut dalam penjadwalannya sesuai dengan hasil analisis yang sudah dijelaskan di sub section 3.3. Sedangkan untuk pergudangan, peneliti menambahkan beberapa aktivitas bisnis untuk menjamin ketersediaan barang.
Gambar 3.6 Simulasi Pergudangan
Gambar 3.7 Simulasi Antrian Kasir 3.3.1 Time in System dan Waiting Time Performance Indicator Gambar 3.8 menunjukkan hasil simulasi antara As-Is dan To-Be dari sistem antrian kasir dalam hal Time In System dan Waiting Time. Waiting time adalah waktu menunggu pelanggan terhadap pelayanan petugas kasir, sedangkan Time In System adalah total waktu yang dihabiskan oleh pelanggan, mulai dari memasuki Corner Mini Market sampai keluar. Dapat dilihat bahwa To-Be sistem lebih baik dari As-Is disebabkan karena lebih baiknya sistem penjadwalan pembukaan jam kasir, dimana berdasarkan hasil observasi peneliti, rush hour akan terjadi setiap hari pada saat jam pulang anak sekolah dan jam pulang kerja karyawan. Pada saat ini maka peneliti menyarankan untuk membuka tiga kasir, sehingga antrian panjang dapat dihindari. Namun, dapat dilihat juga bahwa waktu yang dibutuhkan untuk aktivitas di gudang mengalami peningkatan disebabkan adanya aktivitas tambahan yang berguna untuk mendukung adanya controller yang lebih baik, sehingga menghindari adanya barang yang hilang dan persedian yang lebih baik. Gambar 3.9 menunjukkan waktu proses di gudang.
Gambar 3.8 Hasil Simulasi System Kasir
L-2
Gambar 3.9 Hasil Simulasi System Pergudangan
BPR pada Sistem Antrian dan Pergudangan Corner Mini Market (Wulan Ester Suwu)
6
4. Simpulan Pada paper ini, peneliti telah merekayasa proses bisnis pada sistem Kasir dan Pergudangan untuk Corner Mini market. Berdasarkan hasil simulasi yang telah dilakukkan, peneliti melihat dengan adanya proses rekayasa ini maka proses bisnis sistem kasir menjadi lebih baik dalam hal Time-In-System dan Waiting Time. Namun, untuk proses rekayasa pergudangan, hasil yang didapatkan adalah adanya tambahan proses controlling oleh manager menyebabkan perlunya tambahan waktu, sehingga menyebabkan proses menjadi lebih panjang. Meskipun demikian, peneliti berkesimpulan bahwa hal ini perlu dilakukan untuk mengurangi adanya kerugian akibat adanya barang-barang yang hilang ataupun tercecer. Kedepannya, penulis berharap dapat melakukan rekayasa proses bisnis dan mengukur tidak hanya dalam segi waktu namun juga cost dan kualitas. Daftar Pustaka [1] K.E. Kendall dan J.E. Kendall. System Analysis and Design. Edisi 9th. New Jersey: PrenticeHall. 2011. [2] D. Grewal, M. Levy dan V. Kumar. Customer Experience Management in Retailing: An Organizing Framework. Journal of Retailing. 2009. vol 85: pp.1-14. [3] A. Ihtiyar, F. Sh. Ahmad dan M. H. Osman. An Integrated Framework: Intercultural Competence, Service Quality and Customer Satisfaction in Grocery Retailing. 2014. vol 109. pp. 492-496. [4] A. D. Watss. Business Process Reengineering Fundamentals. Available [Online]: http://www.mhcnet.com. Retrieved Januari 2014. [5] R. Anupindi, S. Chopra, S. D. Deshmukh, J. Mieghem dan E. Zemel. Managing Business Process Flows. Edisi 3rd. New Jersey: Pearson Education. 2012. [6] Business Process Modeling Notation (BPMN). Available [Online]: www.bpmn.org [7] A. Grosskopf, G. Decker dan M. Weske. The Process – Business Process Modeling Using BPMN. Mk-press. 2009. [8] W. D. Kelton, R. P. Sadowski dan D. A. Sadowski. Simulation with Arena. Edisi 2 nd. Boston. McGrawHill. 2009.
L-2
