Auditoria Examen Especial

AUDITORIA EXAMEN ESPECIAL CONCEPTO.

La Norma de Auditoría de Examen Especial, tiene como propósito establecer principios básicos, procedimientos esenciales y lineamientos para los auditores gubernamentales, cuando realicen exámenes especiales en las entidades u organismos del sector público, así como aquellas actividades, realizadas por otras instituciones que maneen recursos públicos, tal como lo dispone la Ley de la !orte de !uentas de la "epública# $Artículo %&' ( NA)*#

GENERALIDADES GENERALIDADES DEL EXAMEN ESPECIAL

 +al  +al como se mencionó mencionó anteriormente, anteriormente, el examen especial especial es una auditoría de de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones eectuadas eectuadas por la entidad, con el obeto de veri-car el adecuado maneo de los recursos públicos, así como el cumplimiento cumplimiento de la normativa legal y otras disposiciones aplicables#

.ara que el trabao del Auditor sea preciso y la evidencia que sustenta las observaciones cumpla con los requerimientos t/cnicos y legales, es importante mencionar el tipo de papeles de trabao que se utilizaran para darle seguimiento a la realización del examen especial#

TIPO DE PAPELES DE TRABAJO

Existen muc0as variedades y tipos de papeles de trabao o !edulas de Auditoría que un Auditor elabora y conserva al realizar una Auditoría# En la mayor parte de los casos los papeles consisten en1 2oa de trabao, !edula 3umaria, !edula 4escriptiva o de 4etalles y !edulas Analíticas, !edulas Narrativas, !edulas de 2allazgos# Así mismo se deben identi-car algunas de las marcas de auditoría que pueden utilizarse en las !edulas que se realicen en la eecución del Examen Especial, tal como se presenta a continuación#

MARCAS DE AUDITORIA

3on signos particulares y distintivos que 0ace el auditor para se5alar el tipo de trabao realizado de manera que el alcance del trabao quede perectamente establecido, que debe registrarse en cada uno de los papeles de trabao elaborados# Las marcas al igual que los índices y reerencias, preerentemente deben ser escritas con lápiz de color roo# La marca se 0ará notar al lado derec0o del monto examinado y su signi-cado se describirá al pie de la !edula o en !edula de 6arcas, estas pueden clasi-carse en dos tipos1  

!on signi-cado uniorme1 se emplean recuentemente en circunstancias similares# !on leyenda a criterio del auditor1 se emplean según las necesidades de la auditoria en particular#

PROCESO PARA REALIZAR UN EXAMEN ESPECIAL

El proceso para realizar un examen especial comprende las ases de plani-cación, eecución del examen e inorme, el cual se ilustra así1

PLANIFICACIÓN

ELA78"A!9:N 4E ."8)"A6A 4E .LANEA!9:N ."8)"A6A 4E .LANEA!9:N 4E E;A6EN E3.E!9AL AL 4E.A"+A6EN+8 4E  +E38"E" 4E ENE"8 AL ?= 4E 49!9E67"E 4E &@@ 6BN9!9.98 4E !9B4A4 7A""983, 4E.A"+A6EN+8 4E 3AN 69)BEL

.LN

8betivo1 4esarrollar sistemáticamente el proceso de la auditoría para procurar el logro de los obetivos de manera e-ciente, mediante la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos a utilizar en el área de tesorería, la utilización del personal y la distribución del trabao para la planeación, eecución e inorme de la auditoría#

N°

PROCEDIMIENTO

Ref.P/T

Hecho por

Fecha

Elabore papel de trabajo que contenga 1.

la Orden de Inicio, donde se detalla, las actividades a realizar, el tiempo estimado.

2.

Revise el Archivo Permanente y obtenga la documentacin siguiente! a" #os presupuestos y liquidaciones sujetos a e$amen.

b" El %ltimo in&orme de auditor'a.

c" Resumen de la normativa interna de la municipalidad.

E&ectu( un conocimiento y comprensin 3.

sobre la municipalidad desarrollando los aspectos siguientes! a" Obtenga

in&ormacin

relevante

del departamento de tesorer'a.

b" Analice la in&ormacin obtenida

c" )etermine los posibles puntos cr'ticos.

4.

Eval%e el *ontrol Interno al *oncejo +unicipal del per'odo del  de enero al - de diciembre de //0, de acuerdo a las 1ormas 2(cnicas de *ontrol Interno Especi&icas.

5.

Identi&ique las 3reas cr'ticas encontradas y docum(ntelas en el +emor3ndum de Planeacin.

6.

Prepare y dise4e el programa de auditor'a para el 3rea de tesorer'a.

Prepare el +emor3ndum de Planeacin 7.

que incluya todos los aspectos que &aciliten el conocimiento de la +unicipalidad.

.

Prepare un cronograma de tiempo tomando como base la orden de inicio para el e$amen del per'odo actual.

E!a"or#$ Re%&'#$

EJECUCIÓN DEL TRABAJO

!on el desarrollo de los programas de auditoría se inicia la ase eecución del examen especial, cuyo propósito es obtener la evidencia su-ciente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o 0ec0os evaluados#

ECE!B!98N 4EL ."8)"A6A 4E +E38"E"9A ."8!E4969EN+83

=# Eectúe la comparación de ingresos, egresos y disponibilidades bancarias del @= de enero al ?= de diciembre de &@@# .ara poder realizar la comparación de ingresos, egresos y disponibilidades a la ec0a que se examina, debemos utilizar la cedula No =%, de la siguiente manera1



3aldo al @=D@=D@ según libro1 este dato será extraído de la cedula de disponibilidades bancarias, !edula No# 



9ngresos1 estos saldos provienen de la c/dula No &, sumaria de ingresos#



Egresos1 para obtener estos datos es necesario utilizar el total de la cedula No#F, Egresos por ondos#



3aldo según Auditoría1 este saldo será el que determine el auditor en la aplicación del examen, como resultado de la suma de las disponibilidades iniciales más los ingresos, menos los egresos# Este saldo deberá ser conciliado con la c/dula No#, 4isponibilidades 7ancarias#

&# 2aga un resumen mensual por ondo de los ingresos del @= de enero al ?= de diciembre del a5o &@@# .ara elaborar el resumen mensual de ingresos por ondo el Auditor debe proceder a realizar lo siguiente1

a* 3olicite a !ontabilidad el libro de "esumen de ingresos y sus respectivos comprobantes de respaldo# b* !ompruebe que la remesa eectuada a diario corresponda eectivamente a todos los ingresos recaudados, veri-cando el respectivo documento# c* 3olicite a +esorería los comprobantes de ingreso para determinar las transerencias del &G y G H84E3 d* 3olicite por escrito a +esorería explicación sobre si existen otros ondos, ya sean donaciones o ondos extraneros, que manea la municipalidad y su respectiva documentación de respaldo# e* 3olicite a +esorería los documentos de ingreso de pr/stamos $si existen* * Elabore cedula de ingresos por ondo, para el periodo a examinar

?# 4el procedimiento anterior, seleccione una muestra de los ingresos, a criterio del auditor, y 0aga lo siguiente1

a* !otee el valor del recibo con el Libro Auxiliar de 9ngresos# b* Ieri-que su correcta aplicación con Leyes, 8rdenanzas y 4ecretos# .ara este procedimiento se recomienda que el auditor se auxilie de la

ordenanza de tasas vigente y sus reormas, a eecto de cerciorarse de que cada uno de los servicios que 0an sido cobrados este en cumplimiento a la ley, ordenanza o decreto según aplique# c* Ieri-que su correcta aplicación aritm/tica# d* !ompruebe que est/n libres de tac0aduras o enmendaduras#

%# 4etermine y 0aga un detalle de todas las disponibilidades bancarias a la ec0a de inicio del examen#

a* 3olicite a !ontabilidad el 7alance de !omprobación a nivel de subcuenta a la ec0a de inicio del examen# b* 3olicite a !ontabilidad las conciliaciones bancarias de las cuentas con saldos correspondientes al periodo a examinar# c* .repare cedula que contenga detalle de todas las cuentas bancarias, incluso las cerradas en el periodo bao examen# d* Ieri-que que las cuentas bancarias est/n a nombre de la municipalidad# e* !ompruebe las operaciones aritm/ticas de las conciliaciones bancarias# * !otee los saldos que representan las conciliaciones con los datos según 7alance de !omprobación y estados de cuenta bancarios# g* 9nvestigue los c0eques pendientes de cobro y las remesas pendientes de abono, veri-que su aplicación en el estado de cuenta posterior# 0* Elabore !edula de 4etalle de las disponibilidades#

# 2aga un resumen mensual por ondo de los egresos del = de enero al ?= de diciembre del a5o &@@

a* 3olicite a +esorería los documentos de egresos clasi-cados por Hondo# b* Eectúe la sumatoria de los documentos de egresos por ondo o en su deecto solicite el detalle $o libro de bancos* mensual de los egresos por ondo# c* Elabore !edula de 4etalle de los egresos por ondo#

F# 4el procedimiento anterior seleccione una muestra de los egresos a criterio del auditor y 0aga lo siguiente1

a* "evise la Legalización de los documentos de egresos con acuerdo, Io# 7o# 4E3E y +omado de "azón# b* Jue cada documento est/ emitido a nombre de +esorería 6unicipal de !iudad 7arrios# c* Jue los documentos no presenten alteraciones o enmendaduras, que llamen la atención# d* Jue los documentos est/n respaldados por su respectivo comprobante contable# e* Elabore !edula Analítica#

# Ieri-que que las personas que -rman los c0eques, no tengan relaciones con la elaboración de documentos que representan un desembolso# .ara este procedimiento debe solicitarse la nómina de uncionarios que se desempe5an como rerendarios de c0eques, veri-cando el cumplimiento de este procedimiento# 3e recomienda que el auditor prepare una cedula narrativa para eecto de respaldar su trabao# En esta cedula se considera el mismo encabezado que se utiliza en todas las cedulas de trabao, luego realizar una descripción de la situación encontrada en cuanto a los rerendarios de c0eques#

'# Eectúe detalle de los documentos de egresos que ueron pagados con ondos de pr/stamos# a* 3olicite a +esorería un detalle de los destinos a los que se aplicó el o los .r/stamos que posee la municipalidad# b* 3olicite la documentación de respaldo de todos los pagos realizados con ondos de pr/stamos#

K# 4etermine la legalidad de los documentos pagados con ondos de pr/stamos y selectivamente realice veri-cación de acturas con proveedores#

=@#!oncluya a cerca de la utilización de los ondos de pr/stamos# 4e igual manera como se menciona en el procedimiento No# , en este debe elaborarse cedula narrativa de acuerdo a lo encontrado en la aplicación del examen#

==#.repare .D+ que muestre los egresos cuestionables, luego elabore 2.A, conorme a la evidencia obtenida $documente apropiadamente*# $Ier cedula N@# == y ==A*#

= ncluya otros procedimientos que considere necesarios# 3i el auditor considera que el obetivo no se cumple, con los procedimientos mencionados anteriormente, puede aplicar los procedimientos alternativos o adicionales que estime convenientes, a -n de meorar el alcance del examen#

=?#Analice los resultados obtenidos del examen realizado y veri-que si se 0a cumplido con el obetivo planteado inicialmente y concluya sobre la con-abilidad en el uso de los recursos, realizando una !edula Narrativa#

=%#3olicite listado de uncionarios o empleados con unciones de ordenadores de pago, rerendarios de c0eques, pagadores auxiliares, colectores y eectúe lo siguiente1 a* Asegúrese que rinden -anza, b* Ieri-que acuerdo de nombramiento#

=#Elabore cedula que contenga desarrollo de 0allazgos de auditoría, con sus atributos1

a* Nombre, +itulo, "eerencia papeles de trabao $ "EH#.D+* b* !ondición# c* !riterio# d* Evaluación de causa y eectos#

e* 4esarrollo de conclusiones y recomendaciones# * 9ncorporación de los comentarios de la administración# g* !omentarios de la Bnidad de Auditoria 9nterna# $Ier !edula No#=?*

ELABORACION DEL INFORME FINAL

El resultado de un examen especial será comunicado de manera t/cnica y proesional a trav/s de un inorme que el equipo de auditores deberá preparar, el cual debe ser oportuno, completo, exacto, obetivo y claro# .ara la elaboración del inorme -nal debe analizarse la documentación presentada en la lectura del inorme o en el plazo asignado en el acta de lectura, procediendo a elaborar el inorme -nal, el cual deberá llevar los cambios que se 0ayan incorporado#

El inorme de examen especial debe contener1 a* +9+BL8 $4eberá indicar el tipo de examen que se 0a realizado* 9NH8"6E 4E E;A6EN E3.E!9AL#

b* 4E3+9NA+A"98# $El inorme debe ser dirigido a la máxima autoridad de la entidad auditada y a los uncionarios que por ley están acultados, para solicitar una investigación* 3res# !onceo 6unicipal Alcaldía 6unicipal de !iudad 7arrios# .resente#

c* 9N+"84B!!9:N# $4ebe describirse brevemente los antecedentes del examen especial*# El examen especial se eecutó en cumplimiento a la programación del plan de Auditoria 9nterna del a5o &@@'#

d* 87CE+9I83  AL!AN!E 4EL E;A6EN# $El inorme debe describir los obetivos y el alcance de la auditoría, declarando además que la auditoría ue conducida de acuerdo a las NA), en lo aplicable*# "ealizar un Examen especial al área de tesorería de la Alcaldía 6unicipal de !iudad 7arrios, por el periodo comprendido entre el @= de Enero al ?= de 4iciembre de &@@=, de conormidad a las Normas de Auditoria )ubernamental#

e* "E3BL+A483 87+EN9483# $3e deben detallar los 0allazgos encontrados con todos sus atributos, excepto las recomendaciones cuando sean innecesarias debido a que los responsables ya no pueden ponerlas en práctica*# En el transcurso de la eecución del examen especial, se detectaron las condiciones que a continuación se mencionan1



Aspectos -nancieros

=# 4isponibilidades bancarias sobrevaluadas# &# Hondos recibidos en colecturía no son remesados al banco dentro las veinticuatro 0oras#



Aspectos de control 9nterno

=# Halta de 9nstrumentos Administrativos# &# Halta de coordinación dentro de las unciones de los empleados# ?# 4e-ciencia encontrada en el área de ingresos#



Aspectos de cumplimiento de leyes, 9nstructivos, "eglamentos y otras Normas aplicables1

=# !0eques pendiente de cobro conciliaciones bancarias de &@@#

de

a5os

anteriores

incluido

en

&# 4ocumentación proporcionada de orma inoportuna y carente de con-abilidad#

* !86EN+A"983 4E LA A469N93+"A!9:N# $El inorme debe incluir los comentarios de la administración de la entidad o de los uncionarios que en su momento, tomaron las decisiones* El conceo municipal de !iudad 7arrios, según nota suscrita da respuesta a carta a la )erencia enviada por el Auditor 9nterno, con ec0a, en la cual amplían los comentarios y presentan nuevas evidencias el día, para respaldar sus a-rmaciones, sobre las observaciones ormuladas por la Bnidad de Auditoría 9nterna de esta municipalidad#

g* !86EN+A"983 4EL AB49+8"# $4eberá agregarse comentarios del auditor, cuando /stos di-eran en parte o en su totalidad, de los comentarios de la administración# Los comentarios deberán ser claros y precisos*# La administración de la Alcaldía 6unicipal de !iudad 7arrios aceptó las de-ciencias se5aladas y presentó detalle de las medidas que se eecutarán, quedando a la ec0a de este inorme =@ recomendaciones en proceso F cumplidas y ? no cumplidas# 3in embargo, en las auditorías posteriores se les dará el seguimiento respectivo para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones contempladas en el presente inorme#

0* .M""AH8 A!LA"A+8"98# $El párrao aclaratorio debe indicar que el obetivo ue realizar un examen especial a las cuentas o partidas especí-cas o a cualquier otra situación particular*# El examen especial ue aplicado a las disponibilidades, 9ngresos y Egresos de la Alcaldía 6unicipal de !iudad 7arrios#

i* HE!2A# $La ec0a del inorme, será aquella cuando se suscribe, la cual debe contener día, mes y a5o*

 * 4983 BN98N L97E"+A4, $9ncluir esta leyenda al -nal del inorme*

* H9"6A $El inorme de las unidades de Auditoría 9nterna, será suscrito por el ee de la unidad*

l* 94EN+9H9!A!9:N# $El inorme de-nitivo deberá ser presentado en papel membretado de la entidad o Bnidad de Auditoría 9nterna*# !oncluido el 9norme Hinal es oportuno remitir las copias a los involucrados en los 0allazgos contenidos en el inorme, para ello debe elaborarse la noti-cación al !onceo 6unicipal, así mismo su remisión a la !orte de !uentas de la "epublica# $!edula No# =K*