AUDITORIA DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA. Toda organización ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o algunas de las siguientes áreas operacionales ó áreas funcionales 1. Compras. 2. Producción. 3. Ventas. 4. Personal. 5. Finanzas. En cada una de estas áreas analizaremos el objetivo de la auditoría, las políticas y unos pocos pasos de los programas para llevar a cabo el trabajo. Adicionalmente se incluyen algunos cuestionarios que permiten hacer un diagnóstico sobre algunos problemas de su departamento. De Costos y de Impuestos como pautas que podrían seguirse para evaluar algunas de estas áreas. i. COMPRAS. La Auditoría Operacional de la función compras es amplia y compleja. No obstante aquí se hará alusión únicamente a tres aspectos que se consideran importantes, esto es, su objetivo, las políticas y parte de su programa. 1. OBJETIVO: Estudiar y evaluar qué tan contundentes y efectivos son los distintos procedimientos que la organización realiza para obtener bienes y servicios a un costo final más económico. 2. POLITICAS: El Auditor Operacional en la revisión de las políticas deberá: Analizar y discutir la efectividad y adecuación de las políticas para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia. Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas políticas. 3. PROGRAMA: Familiarización y análisis de a información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque más profundo sobre la situación de la organización. Analizar los expedientes de auditorías anteriores así como las recomendaciones hechas. Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas para conocer más detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y así por distintos métodos (comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operación. Para recolectar toda esta información debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las políticas como con las que ejecutan. Comprobación de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado se lleva a cabo en la práctica. Conocer la distribución de las cargas de trabajo, de los distintos métodos aplicados a la operación, instalación de equipos, para dar una conclusión y recomendación adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia. Conocer la preparación del personal que maneja la función compras para determinar que tan eficientes son en la ejecución de sus operaciones. Otros que aplique el auditor según el caso. ii. PRODUCCIÓN. En la empresa manufacturera la función producción es la más importante. De allí que su auditoría implicará un análisis de la planeación de esa producción, el control de sus costos, control de calidad, el 1
proceso productivo, etc. Aquí sólo haremos alusión al objetivo, las políticas y su programa al igual que en la función de compras. 1. OBJETIVO: Examinar todas las actividades del proceso de producción para detectar los puntos débiles en él y sugerir métodos de cambio para mejorar1as, logrando una mayor eficiencia y mejora en la productividad. 2. POLITICAS: El auditor deberá: Verificar la claridad y adecuación de las políticas de producción del Departamento que desarrolladas operaciones de producción y la eficiencia del personal que ejecuta este proceso. Examinar la calidad y costo de los productos, al igual que los factores limitantes de la producción y la productividad de la planta. 3. PROGRAMA: Familiarización con las operaciones de producción de la Empresa y con otras del ramo por medio de recolección externa e interna de datos relacionados y visitando plantas para obtener información directa de los procesos productivos de ellas. Estudiar los cuestionarios de Control Interno para establecer los controles existentes y los que hagan falta. Obtener información sobre ciertos puntos que presenten interés para el auditor. La forma de obtener esta información adicional es: cuestionarios; entrevistas, diagramas. etc. En esta parte es conveniente entrevistarse con el personal relacionado para obtener una información más objetiva. Hacer una evaluación de todo lo obtenido para emitir un juicio crítico que determine situaciones que puedan mejorarse y hacer recomendaciones. Discutir las recomendaciones con los afectados, con el propósito de canalizar el conocimiento que ellos tengan en beneficio del trabajo por desarrollar. Otros según la experiencia del auditor. iii. VENTAS: Partiendo de hecho de que toda Empresa debe generar ingresos que aseguren su existencia en el mercado. Examinaremos simplificadamente la función ventas, teniendo en cuenta tres (3) aspectos: Objetivo. Políticas y Programa. 1. OBJETIVO: Con la visión de que esta operación constituye el elemento que eleva los ingresos y hace frente a los gastos y costos operacionales, el auditor deberá examinar el conjunto de actividades y aspectos administrativos que están contenidos en esta operación, para elevar la eficiencia dando recomendaciones adecua das a las circunstancias. 2. POLITICAS: El auditor deberá tener en cuenta cuatro (4) factores que inciden directamente en el conjunto de actividades de esta operación. Ellos son: Volumen, precio y costo (que deben estar debidamente interrelacionados) y la valuación de la orden de venta. Igualmente deberá tener presente las responsabilidades del gerente de ventas y evaluar: a. Si las políticas sobre ventas son claras y los objetivos alcanzables. b. Evaluar los planes trazados para alcanzar esos objetivos. c. Analizar los estándares de ejecución. 3. PROGRAMA: 3 respuesta breve Obtener información sobre el medio económico-político-social en el que se desenvuelve la Empresa, por medio de una investigación de las clases y características de los productos que se venden, políticas para la 2
determinación de precios, crédito, publicidad, etc. que permita ubicar las ventas como la principal fuente de ingreso de la empresa. Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externo, vigilando la tendencia de las ventas, los productos, las áreas de venta, los clientes, los costos de distribución, los presupuestos, etc. Revisar los expedientes de auditoría anteriores e informes que permitan concretar algunos aspectos del problema. Elaboración y ejecución de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente de las políticas de la empresa. Esta información debe obtenerse directamente del personal relacionado, visitando las instalaciones del Departamento y de paso conociendo el nivel de preparación que el personal posee. Análisis detallado de los productos bandera de la organización, determinando distintos aspectos, pero en particular, el volumen de devoluciones y pedidos no surtidos, revisión de los canales de distribución en comparación con el volumen de ventas de cada uno. Elaboración de un informe donde se han jerarquizado los hallazgos de acuerdo a la cuantificación del efecto de los problemas detectados, y de un método de comprobación continúa de la información obtenida.
iv. PERSONAL El personal de cualquier organización es el recurso más importante de los recursos existentes en ella. De allí que la auditoria de esta función abarque aspectos tan importantes como aquellos relacionados con vinculación y desarrollo de personal, la estructura orgánica, la coordinación de este Departamento con otros de la empresa, la descripción de puestos, etc. 1. OBJETIVO: Realizar un estudio y evaluación de las políticas y procedimientos relacionados con la administración y control del personal existente dentro de la firma. 2. POLITICAS: El auditor deberá detectar e informar las verdaderas relaciones entre los distintos factores humanos al igual que las personas que desarrollen por sus capacidades para así sugerir promociones u obtener una imagen cada vez más clara del funcionamiento de la organización. 3. PROGRAMA: Analizar si son adecuadas las políticas y procedimientos para reclutar el personal más capacitado, asignar sueldos que garanticen la estabilidad permanente de la persona, mantener programas de adiestramiento, capacitación y desarrollo de personal y otros factores que son importantes para garantizar el reconocimiento de derechos que todo trabajador tiene como ser humano. Evaluación de la estructura de la organización que permita identificar si se aplican adecuadamente los principios de autoridad, reconociendo derechos y obligaciones que tienen, tanto el trabajador como la empresa. Efectuar el análisis del Manual de Punciones y confrontarlo con las actividades que desempeña el trabajador. Si existe una contabilidad de Recursos Humanos, evaluar: 4 respuesta breve a. Los diferentes factores imputables que determinan el costo de ese personal. b. El método usado en el cálculo del valor de los recursos humanos de la empresa. c. Los procedimientos usados para la acumulación tanto del costo como del valor de esos recursos. d. Los diferentes documentos que sirvan de justificantes de las transacciones. e. Los diferentes medios de control que aplique la empresa en términos de horas de trabajo, retardos, fechas de vacaciones, pagas por anticipos a cesantías, salarios, horas extras, reconocimiento de méritos, programas recreativos y educativos, etc. 3
v. FINANZAS. El área financiera en muchas organizaciones es amplia y comprende secciones diferentes tales como Auditoria, Tesorería, Crédito y Cobranzas, inventarios, Costos, Presupuestos, Estadística, Crédito, inversiones, etc. Para simplificar el problema y especialmente tener una noción más exacta de la función financiera de la Empresa, hacemos alusión a algunas secciones dentro de la misma. a. Tesorería: Analizar las entradas y salidas de efectivo, los presupuestos y descuentos', fianzas de manejo y documentos que garanticen un control más adecuado de la misma. b. Crédito: Definir algunas políticas que garanticen el recaudo de lo vendido. En relación al comprador se puede analizar su solvencia, arraigo en la localidad, procedimientos para otorgar créditos, etc. c. Inventarios: Tratándose de una empresa fabril debe analizarse, Cantidad Económica del pedido, punto de reposición, Presupuesto de Compras y uso, Fuentes de abastecimiento, interrelación entre los presupuestos de producción y ventas para garantizar que no se entorpecerá la producción. Es importante también analizar los costos que implica el mantenimiento de un stock de inventarios tales como Costos de Almacenamiento. Obsolencia, Riesgos, etc. que permiten una adecuada planificación de sus existencias. d. Inversiones: En ellas es importante analizar su factibilidad económica en término de costo y riesgo, rendimiento y tiempo que permanecerán ocupados los fondos, con el objeto de definir lo más conveniente para la empresa. 1. OBJETIVO: Suponiendo que las finanzas se diferencien de la contabilidad y de otras secciones, por el análisis que hace de la información que emite aquel sector para ser usada en la toma de decisiones, el auditor efectuará opcionalmente dos clases de revisiones con distintos enfoques: a. Parcial: Revisión de la planeación, organización, dirección y control del proceso administrativo. b. Total: Estudio de la Contraloría, Contabilidad, Presupuestos, Auditorias, etc. en función de la estructura orgánica de la empresa. Si se adopta el primer enfoque, la investigación estará encaminada a determinar si se están cumpliendo los objetivos de ese proceso, si bien no existe mucha claridad dónde termina una etapa y dónde comienza la otra para cada actividad que se realice. El segundo enfoque “complementado con un estudio de la organización financiera” permite una mayor objetividad en el trabajo a llevarse a cabo. 2. POLITICAS: Evaluar la función financiera de la Empresa teniendo en cuenta el enfoque de la estructura orgánica, complementado con un estudio de la organización financiera, para dar una utilización más eficiente a los recursos económicos disponibles en la Empresa. 3. PROGRAMA: Determinar aspectos generales de la función, obteniendo esquemas de la organización, lista de los funcionarios responsables de todas las áreas, determinación general de todos los objetivos tanto a nivel global como particular y evaluar si la organización prevé distintos programas de funcionamiento, manuales de organización, adecuada separación de funciones, descripción de puestos, etc. Dentro del área donde se elaboran los presupuestos, el auditor debe de informarse de la clase de presupuestos que realizan, el personal que interviene en su formulación solicitando los presupuestos de inversiones de capital, presupuestos de operación y financieros, observando si los aspectos que afectan el flujo del efectivo están cubiertos. El área de contabilidad debe informarse así: 4
a. Existe un plan de cuentas y un manual de procedimientos contables que ésta actualizado, y que permita obtener información oportuna y confiable y que esté debidamente difundido entre todo el personal interesado en el área contable. b. El sistema personal y equipo usado es eficiente y soluciona con rapidez los distintos aspectos solicitados, si es posible obtener un equipo electrónico con una adecuada programación que permita maximizar las operaciones para alcanzar los objetivos programados. c. Si las formas utilizadas para recoger la información financiera son las más adecuadas (en cuanto a practicidad y manualidad) y si esa información está debidamente enfocada. Obtenida, manejada y llevada a las personas interesadas para que sirva de base en la toma de decisiones. d. Todo lo relacionado con las obligaciones fiscales. Como por ejemplo, el personal encargado de analizarlas viendo sus efectos en los presupuestos, posibles exenciones ó subsidios y si se consideran para efectos de presupuesto. e. Si existe Auditoría Interna, informarse sobre a quién reporta y si se excluyen actividades ajenas a sus intereses, analizarlos aspectos que cubre su programa (supervisión sobre la toma física, de inventarios, revisión del cumplimiento de obligaciones fiscales, etc.), si vigila la corrección de las desviaciones encontradas y si se efectúa auditoria operacional y financiera en forma conjunta. f. Si existe auditoría externa realizada por auditores independientes y si se estudian y atienden las sugerencias hechas por este. g. Revisión de la estructura financiera por medio del uso de razones, tendencias, rotaciones, etc. y comparación de los índices con otras empresas del sector. h. Otros según el caso particular sujeto a análisis y experiencia del auditor. NECESIDAD DE LA AUDITORÍA LOGÍSTICA Estamos acostumbrados a la realización más o menos frecuente de auditorías en nuestra empresa: calidad, estados financieros y contables, recursos humanos, etc. ¿pero realizamos auditorias logísticas que nos permitan evaluar y cuantificar nuestro perfil logístico? En general, la respuesta es NO. Hoy en día nadie duda de la necesidad de una correcta actuación logística como pieza clave de la mejora de la competitividad de la empresa y como pilar básico de mejora continua. El empresario es consciente de que un diseño y ejecución correcta de los principales procesos logísticos de la empresa permite mejorar indicadores clave de la misma: productividad, utilización de recursos, servicio al cliente, gestión de equipos humanos, lanzamiento de nuevos productos, etc. Pero para poder mejorar es necesario primero medir y evaluar, es decir tener una referencia cuantificada o “fotografía” precisa acerca de la ejecución de nuestros procesos y actividades. Este es precisamente el objetivo de la Auditoria Logística: • Realizar una evaluación de la ejecución de los procesos clave de la empresa • Establecer un valor o referencia en cada actuación logística • Disponer de información precisa de los puntos débiles y que necesitan actuaciones de mejora • Establecer una base para la comparación de la evolución logística de la empresa Es vital para las empresas de hoy en día, el establecer un panel de control de ratios e indicadores logísticos que permita controlar y monitorizar las actuaciones logísticas clave de la empresa. Objetivos: con la herramienta Auditor Logístico se pretende conseguir los siguientes objetivos: 5
• Realización de una evaluación clave sobre los pilares logísticos básicos de su empresa. • Establecer el “perfil logístico” de la empresa: puntuación global y parcial de la empresa y su referencia a un estándar. • Realizar un auto diagnóstico de los puntos débiles/fuertes de la empresa • Disponer de una herramienta para la comparación de la evolución y evaluación continua logística de la empresa NUESTRA SOLUCIÓN Auditor logístico es una solución sencilla pero eficaz, tipo “check-list” para la realización de una auditoria logística en la empresa. Se evalúan las siguientes áreas logísticas: • Sistemas de medición de costes y actuaciones • Gestión de almacenes e inventarios • Servicio al cliente • Planificación y control de los procesos • Desarrollo nuevos procesos y productos • Gestión de equipos humanos • Mejora continua Para cada una de éstas áreas se evaluará con arreglo a lo que usted esté de acuerdo según el siguiente baremo: o Excelente: 4 puntos o Bueno: 3 puntos o Suficiente: 2 puntos o Pobre: 1 punto o Sin realizar: 0 puntos o No Aplica*: no se tiene en cuenta en la evaluación * Nota: en aras de una mejor evaluación y análisis de la empresa, evitar al máximo la puntuación NA. Establecimiento del “perfil logístico” de la empresa: Para cada área logística se obtiene, en función de las contestaciones realizadas, una puntuación de 0-4 puntos. Esto permite clasificar a la empresa en esa área: • Empresa clase A: valor medio obtenido en el área >3.5 puntos • Empresa clase B: valor medio obtenido en el área entre 2.5-3.49 puntos • Empresa clase C: valor medio obtenido en el área entre 1.5-2.49 puntos • Empresa clase D: valor medio obtenido en el área <1.5 puntos Y de ésta forma establecer el “perfil logístico” de la empresa. Así mismo, y en función de la puntuación obtenida en el área, el auditor logístico emite un breve informe de situación y recomendaciones propuestas. REQUISITOS MÍNIMOS DEL SISTEMA El sistema funciona sobre Microsoft® Excel, por lo que no existen unos requerimientos específicos para su ejecución. El Auditor Operativo y sus actividades dentro del campo de las operaciones 6
* Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación, y evidencia aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio, requisito fundamental es la independencia Auditoria Operativa Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa Objetivos de la Auditoria Operativa * El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. * La auditoria operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas * La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. * La auditoria operativa determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva Orientación * En la auditoria operativa la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino también al futuro Actuación Del Auditor * Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio * Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente). * Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como en lo personal). * Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar que la organización es un * sistema, por lo que el estudio debe ser completo. * El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social, entre otras más. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa. 7
* El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. * El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. * La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias. * El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión. Los objetivos de una adecuada ejecución y control del trabajo son: * Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre el equipo. * Supervisar las actividades. * Analizar los avances del programa, solucionando en el momento las dificultades que hay. * Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado, ya sean negativas o positivas. * Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con más experiencia, para que los juicios emitidos sean los más acertados. Esquema Metodológico de Bradford Cadmus Introducción Del libro del autor “Manual de Auditoria Operativa”, es posible extraer el siguiente esquema de metodología: * Etapa de familiarización. * Etapa de verificación. * Etapa de evaluación y recomendación. * Etapa de informe. a. Etapa de Familiarización El primer paso será saber de las gerencias lo siguiente: * Cuáles son los objetivos de cada departamento. Se conversa con cada jefe de departamento para que él le cuente los problemas y los planes que tiene tal departamento, poniendo énfasis en lo que se controla y no. El único inconveniente es que se debe contar con la buena disposición de los jefes para que le cuenten al auditor los reales problemas que hay. * Como funciona para llevarlos a cabo. Cuando ya se tiene conocimiento de los objetivos y los problemas de los departamentos, se debe ahora conocer a cavidad los controles internos (para el logro de sus objetivos y operaciones) y externos (medio ambiente). Para estos efectos el auditor deberá: * Revisar la estructura de la organización (saber quién manda, qué relación tienen los departamentos y el organigrama). 8
* Revisar las políticas y procedimientos que regulan cada departamento (se debe conversar con el supervisor del departamento o con quien esta mas familiarizado con estas materias, si estos procedimientos y políticas no existen el auditor debe tomar los estándares que existen para estas materias).
* Como determina los resultados El auditor deberá preguntar a los jefes de los departamentos como evalúan ellos sus resultados, como supervisan y que es lo que consideran más relevantes en el control. Si existen informes de logros, son muy importantes de revisar. Al familiarizarse con estos informes el auditor preguntara: * ¿Quién recibe el informe? * ¿Que hace o puede hacer el receptor con él? * ¿Que anexos arbitrarios usan? * ¿Cuan bien se coordina con otros informes? * ¿Se duplica con la otra información disponible? * ¿Cuan validas y utilizables son las comparaciones mostradas en los informes? * ¿Reúnen los informes los requerimientos de la gerencia? * ¿Cuál sería al resultado si el informe es descontinuado? Los informes son utilizables en el control solo si son rápidos, claros, concisos y completos. El auditor deberá tener siempre en mente estos factores a medida que se familiariza con la estructura de los informes del departamento operativo. Si el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los objetivos y controles del departamento operativo, no puede hacer una auditoria inteligente. b. Etapa de Verificación En esta etapa se escoge una muestra (el tamaño de esta depende del auditor) del área examinada, para observarla en detalle. En la etapa de verificación, el auditor estará interesado en el establecimiento de los hechos siguientes, los que tratara de entender si están o no en actual práctica: * La estructura de organización y la asignación de responsabilidades siguen los planes de control de la gerencia departamental. * Si se siguen los procedimientos prescritos por la gerencia. * Los cotejos internos prescritos están siendo ejecutados. * Los procedimientos y controles prescritos proporcionan una efectiva coordinación con otros departamentos. * Los registros e informes son completos, oportunos, actuales y significativos. * Las normas de ejecución proporcionan una base efectiva para la evaluación de los resultados de operación. c. Etapa de Evaluación y Recopilación Cuando el auditor encuentra una desviación debe analizarla en profundidad y desarrollar medidas correctivas, la que puede ir ajustando para que tenga un mayor efecto. 9
La evaluación y recomendación está constantemente en la mente del auditor a través de toda su auditoria operativa. El auditor relaciona el conocimiento de la etapa da familiarización y los hechos encontrados en la etapa de verificación para responder a las siguientes preguntas: * ¿Operan efectivamente los controles departamentales?; si la respuesta es no, ¿que medidas constructivas pueden recomendarse? * Si hay numerosas desviaciones de los procedimientos y políticas establecidas, ¿la razón de estas tiene que ver con ellas o con otros factores? * ¿Los controles y practicas se ajustan a la política da la compañía?; si no, ¿que debiera recomendarse? * ¿Ayudan los controles a la gerencia a alcanzar sus objetivos operación? * La gerencia de operación ¿comprende y utiliza sus controles con el máximo de ventajas? * El plan de cuentas, registros e informes, ¿siguen las normas de responsabilidad operativa y se ajustan a la necesidad de información de la gerencia? * ¿Hay adecuada coordinación y cooperación con los departamentos relacionados, hay duplicaciones o lagunas en el control? Si el auditor hace y piensa las cosas como lo hace la gerencia, sus recomendaciones serán mejor entendidas y apreciadas. d. Etapa del Informe A continuación se resume un número de aspectos que debiera considerarse en la preparación del informe: * Remarcar los itemes que mejoran la operación. * Omitir itemes de menor importancia. * Hacer el informe tan corto como sea posible. * No esperar que el gerente operativo piense en términos de auditoría; redactar el informe en sus términos. * No hacer ninguna crítica, estas se deben hacer en forma constructiva. * Discutir el bosquejo del informe con los afectados. * Si es posible asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente. * Enviar copias del informe a cada afectado. * No publicar ningún material que no esté en el informe. Al finalizar el informe se debería hacer una reunión con el cliente para discutirlo. Control Del Trabajo Final * Es la última etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto terminado. * El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si están satisfechos por el resultado final que van a entregar al cliente. * En este punto de la investigación se ha de evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir, su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides también el rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en relación a la planificación. * Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta situaciones siempre distintas y cambiantes 10
Introducción a los Diagramas de Flujo EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración. Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Importancia: Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. 2. Características de los Flujogramas Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997: * Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos. * Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. * De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: * Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. * Dar las bases para escribir un informe claro y lógico. * Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento. Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995: * De uso, permite facilitar su empleo. 11
* De destino, permite la correcta identificación de actividades. * De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión. * De interacción, permite el acercamiento y coordinación. * De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad. * De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados. 3. Tipos de Flujogramas Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997: Según su forma a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos. Por su propósito: a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización. b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos. c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical. d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical. f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico. g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en 12
donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales (de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido. b. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo. c. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. d. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995: Por su presentación: a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. Por su formato: a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan Por su propósito a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones. b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas. d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven. e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada. g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos. h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software. 4. Simbología de los Flujogramas Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997: * Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido procesada. * Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información. 13
* Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota. * Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas. * Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente. * Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están destruyendo. * Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar. * Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes. * Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final. Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas. * Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe información de varias fuentes o condensa en una sola: * Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes: * bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes: Según Chiavenato, Idalberto 1.993: * El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento. * La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro. * El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma. * La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. * El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos). Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995: * Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. * Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. * Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. * Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos. * Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén. 5. Diseño y Elaboración de Flujogramas 14
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997: Convención para trazar los diagramas: a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: b. 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. 2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados. 3. Nombre de la persona que preparó el diagrama. 4. Número de personas o puestos involucrados. 5. Número de pasos. c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones. f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha. g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes. i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea. k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo. n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción. o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información. Presentación de las formas en el diagrama: a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. b. Las formas con copias deben representarse como sigue. c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen. d. Toda forma debe demostrar cuál fue su origen. e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son: a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el 15
procedimiento que se describe de izquierda a derecha. b. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales. d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´). f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se entrecruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue. Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995: El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a continuación se observan algunas pautas: a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo. b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos. c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos recortados. d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas. f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su número. g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo. h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen. i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras. Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas 1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas 2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas. 3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice. 4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo. 5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada. 6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas. Nosotros nos quedamos con Gómez Cejas, Guillermo ya que estamos de acuerdo con su teoría respecto a que los flujogramas, no son más que un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este. Las características, tipos, simbologías, diseño y elaboración de los flujogramas son las más acertadas y las que más se aplican. El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda 16
la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje. Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras: Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico. Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados. 6. Conclusión Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos. Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones. La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los símbolos más usados son: Operación Transporte Inspección Demora Almacenamiento
17
