Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
MATERI INTI 6 TEKNIK AUDIT INTERNAL I.
Deskripsi Singkat Seiring
dengan
kemajuan
iptek
dan
tuntutan
pelayanan
masyarakat, dari waktu waktu ke waktu dituntut upaya peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama. Salah satu upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan yang harus dilaksanakan di FKTP adalah kegiatan Audit Internal. Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan. Audit internal juga dilakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi,
dalam rangka meningkatkan mutu dan
kinerja organisasi. Audit Internal memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders organisasi, mulai dari Pimpinan, Karyawan, Pengelola mutu, rekanan dan masyarakat, sampai manfaat/ keuntungan bagi auditor sendiri. II.
Tujuan Pembelajaran a. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah pembahasan materi ini peserta mampu melakukan audit internal. b. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu: 1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal. 2. Menyusun rencana audit internal. 1
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
3. Menyusun check-list audit internal. 4. Melakukan audit dan verifikasi audit. III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokok Bahasan 1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal, 2. Menyusun rencana audit internal, 3. Menyusun check-list audit internal, 4. Melakukan audit dan verifikasi audit. IV. Bahan Belajar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008. V.
Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran Langkah 1. Pengkondisian peserta a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan. b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang. Langkah 2. Penyampaian materi Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab. Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan a. Fasilitator
melakukan
evaluasi
untuk
mengetahui
penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. 2
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. c. Fasilitator membuat kesimpulan. VI. Uraian Singkat PENGERTIAN AUDIT Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
melalui
interaksi
secara
sistematis
(pemeriksaan,
pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antara standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan. Audit
merupakan
proses
yang
sistematis,
mandiri,
dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit. Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi. JENIS AUDIT a. Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab
hukum
kepada
publik
atas
apa
yang dilakukan
dan
dilaporkannya sebagai temuan. Disebut audit pihak pertama. Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia. b. Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan 3
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas). AUDITOR INTERNAL Auditor internal hendaknya: a. Menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu
b. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan. c. Jangan sampai bekerja asal-asalan dan temuan dianggap tidak berbobot. 10 ESENSI DARI AUDIT Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit). Adalah
kegiatan
sistematis:
direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien. Dilakukan dengan azas manfaat. Dilakukan secara objektif. Berpijak pada fakta dan kebenaran. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis. Bermuara pada pengambilan keputusan. Dilaksanakan berdasar standar/ kriteria tertentu. Merupakan kegiatan berulang. Menghasilkan laporan. TUJUAN AUDIT
4
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan. AKTIVITAS AUDIT
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit)
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survei
Menganalisis data
MANFAAT AUDIT Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi. KRITERIA AUDIT 5
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
Kumpulan
kebijakan,
prosedur
atau
persyaratan
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
yang
dipakai
sebagai rujukan. Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit. BUKTI AUDIT Rekaman Pernyataan fakta atau Informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. TEMUAN AUDIT Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan. TUJUAN AUDIT INTERNAL Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi. DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi MANFAAT AUDIT INTERNAL 6
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
Bagi pucuk pimpinan Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang. Bagi unit operasional Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah-langkah perbaikan. Bagi unit pengelola mutu Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil.
Bagi karyawan Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis. Manfaat bagi auditor Proses pembelajaran dan pertumbuhan. Bagi pelanggan Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen
untuk
memberikan
kepuasan
dan
keamanan
pada
pelanggan benar-benar tercapai. Bagi rekanan 7
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan. KOMPETENSI AUDITOR: Paham prosedur audit, metode, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metode, dan perangkat audit Melaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan Mengumpulkan
informasi
melalui:
interview,
mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Menyimpulkan tingkat kecukupan/ kesesuaian terhadap bukti-bukti objektif Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasi Komunikasi TAHAPAN AUDIT INTERNAL: Tahap I: penyusunan rencana audit; menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit. Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/ kriteria tertentu. Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit. Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil.
8
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
PERENCANAAN AUDIT INTERNAL, meliputi: Tujuan
audit
internal,
contoh:
melakukan
penilaian
kinerja
dibandingkan standar kinerja. Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit. Objek audit: apa saja yang perlu diaudit. Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan. Metode audit: komunikasi interaksi secara langsung, metode survei, dan sebagainya. Persiapan
audit:
persiapan
auditor,
penetapan
kriteria
audit,
penyusunan instrumen audit. Laporan hasil audit: perhatikan format laporan. PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metode:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen
Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi
ANALISIS DATA 9
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
Membandingkan
fakta
yang
diperoleh
pada
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
waktu
proses
pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan. Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan dan menyusun rencana perbaikan. LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL a. Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan kepada unit yang diaudit. b. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan
Kendala pada waktu perbaikan
LAPORAN AUDIT Sistematika Laporan Audit adalah sebagai berikut: I. Latar Belakang II.
Tujuan audit
III.
Lingkup audit
IV.
Objek audit
V.
Standar/ kriteria yang digunakan
VI. Auditor VII. Proses audit VIII. Hasil dan analisis hasil audit IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
10
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
TINDAK LANJUT AUDIT Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
INSTRUMEN AUDIT INTERNAL No dok: Jadwal Audit Internal
Status revisi:0
Tahun 2016
Tgl
berlaku:1
Januari 2016 Halaman: Unit yang
Ja
Fe
Ma
Ap
Me Ju
Jul
Ag
Sp Ok
No
De 11
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
b
r
r
i
n
s
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
diaudit
n
t
t
1.Gudang
26
25
26
23
obat
27
26
27
24
2. Apotik
28
27
28
25
3. IGD
29
28
29
26
4.Kamar
30
29
30
27
v
s
Bersalin 5.Pustu/Pos kesri
CONTOH FORM RENCANA AUDIT No.
Unit/sasaran
Auditor
audit
1
Gudang
A&B
Obat
2
3
4
Apotik
IGD
Kamar Bersalin
A&B
A&B
A&B
Kegiatan/pro
Standar/
Tanggal
Tanggal
ses yang
kriteria
audit I
audit II
diaudit
yang
SOP
digunakan Daftar
26-1-
25-4-
penyediaan
Checklist
2016
2016
dan
sesuai
penggunaan
dengan SOP
obat
yang
SOP
dibuat Daftar
27-1-
26-4-
penyediaan
Checklist
2016
2016
dan
sesuai
penggunaan
dengan SOP
obat
yang
SOP
dibuat Daftar
28-1-
27-4-
penyediaan
Checklist
2016
2016
dan
sesuai
penggunaan
dengan SOP
obat
yang
SOP
dibuat Daftar
29-1-
28-4-
penyediaan
Checklist
2016
2016
dan
sesuai
telah
telah
telah
12
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
5
Pustu/Poske
A&B
sri
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
penggunaan
dengan SOP
obat
yang
SOP
dibuat Daftar
30-1-
29-4-
penyediaan
Checklist
2016
2016
dan
sesuai
penggunaan
dengan SOP
obat
yang
telah
telah
dibuat
CONTOH FORM INSTRUMEN AUDIT No
Standar/Kriteri
Daftar
Fakta
.
a audit
pertanya
Temuan
Rekomen
audit
dasi
an
FORM
RINGKASAN
TEMUAN
AUDIT
DAN
RENCANA
TINDAK
LANJUT Form Ringkasan Temuan Audit No dok:
dan
Status Revisi:
Rencana Tindak Lanjut
Tgl berlaku: Halaman
Unit yang diperiksa: Tanggal pemeriksaan: N Uraian Bukti Ketidak
Standar/
Anali
Tindak
Tindaka
Waktu
o
Kriteria
sis
an
n
penye
perbaik
pencega
lesaia
Ketida
-
sesuaia
k
bukti
n
thd yang
13
Diklat Pendamping Akreditasi FKTP
sesuai
objek
standar/
digunaka
an
tif
instsru
n
an
MODULMATERI INTI 6 PELATIHAN PENDAMPING
han
n
men
Disiapkan oleh Auditor
Disetujui oleh
Audite _________________ ________________ VII. Referensi 1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008. 2. Pedoman Audit Internal, Tjahjono Kuntjoro, 2014.
14