GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INFORME DE ACCIÓN SIMULTÁNEA N° 004 -2017-2-5346
"ARQUEO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA UNIDAD EJECUTORA SEDE CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS”
TAMBOPATA – PERÚ 2017 “Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú” “AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU”
INFORME DE ACCIÓN SIMULTÁNEA N° 004-2017-2-5346 "ARQUEO AL FONDO DE PAGOS EN EFECTIVO - CAJA CHICA EN LA SEDE CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS”
ÍNDICE
I.
ORIGEN ............................................................................................................ 1
II.
OBJETIVO ........................................................................................................ 1
III.
ALCANCE ......................................................................................................... 1
IV. INFORMACIÓN RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL .. 1 V.
COMENTARIOS ................................................................................................ 4
VI. ASPECTOS RELEVANTES ................................................................................ 4 VII. CONCLUSIONES ............................................................................................ 10 VIII. RECOMENDACIÓN ......................................................................................... 12
INFORME DE ACCIÓN SIMULTÁNEA N° 004-2017-2-5346 "ARQUEO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA UNIDAD EJECUTORA SEDE CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS” I. ORIGEN El presente informe se emite en merito a lo dispuesto por el Órgano de Control Institucional mediante oficio de acreditación n.° 177-2017-GOREMAD/OCI de 11 de julio de 2017, registrado en el Sistema de Control Gubernamental – SCG con código de orden de servicio n.° 2-5346-2017-0000, en el marco de lo previsto en la Directiva n.° 017-2016-CG/DPROCAL “Control Simultaneo” aprobado mediante Resolución de Contraloría n.° 432-2017-CG de 3 de octubre de 2016. II. OBJETIVO El servicio de control simultáneo se realizó teniendo como objetivo: Verificar que el fondo fijo de caja chica otorgado al responsable único del manejo y utilización del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo a la normatividad vigente y a la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA, Normas y procedimientos para uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora sede central. III. ALCANCE La acción simultánea se efectuó al fondo otorgado al responsable único del manejo y utilización del fondo fijo para caja chica de la unidad ejecutora sede central del Gobierno Regional de Madre de Dios. Asimismo, se llevará el día 13 de julio de 2017, en las oficinas administrativas de la unidad de caja. IV. INFORMACIÓN RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL Información sobre la actividad materia de control Caja Chica, es un fondo en efectivo que puede ser constituido con recursos públicos de cualquier fuente de financiamiento para ser destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características no puedan ser debidamente programados. Fondo para pagos en efectivo, se constituye con recursos ordinarios y se destina únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados. Los fondos serán aplicables en la siguiente cadena de gasto. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)
Alimentos y bebidas para personas Combustibles y carburantes Lubricantes, grasas y afines Repuestos y accesorios Papelería en general Material de limpieza, aseo y tocador Materiales de cocina, comedor y cafetería Electricidad, iluminación y electrónica Otros accesorios y repuestos Libros, diarios y revistas Materiales de acondicionamiento
específica específica específica específica específica específica específica específica específica específica específica
23.11.11 23.13.11 23.13.13 23.15.11 23.15.12 23.15.31 23.15.32 23.15.41 23.16.1.99 23.1.99.13 23.1.11.16
l) m) n) o) p) q) r) s)
Otros bienes específica 23.1.99.1.99 Otros gastos específica 23.21.1.99 Movilidad local específica 23.21.2.99 Gastos notariales específica 23.26.12 Servicios de florería específica 23.27.11.3 Mantenimiento de vehículos específica 23.24.13 Otros servicios similares específica 23.27.11.99 Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces
Estructura interna GOREMAD.
Funciones de las Unidades Orgánicas Del Manual de Organización y Funciones aprobado por Resolución Ejecutiva Regional n.° 435-2013-GOREMAD/PR de 10 de junio de 2013, con relación a la unidad orgánica responsable de las actividades materia de la acción simultánea, se desprende lo siguiente:
Director de la Oficina de Tesorería: Artículo 49° El Director de la Oficina de Tesorería, depende jerárquicamente de la Dirección Regional de Administración, es responsable de las actividades de ejecución, coordinación y control de los aspectos técnicos del sistema de tesorería, referidos a la custodia y movimiento de los fondos públicos y valores del Gobierno Regional de Madre de Dios, de acuerdo a las normas de los sistemas de tesorería, contabilidad, patrimonio y presupuesto. Funciones específicas: a) Cumplir y hacer cumplir la normatividad legal vigente en materia de su competencia. c) Planear, organizar, conducir, supervisar y evaluar las actividades del sistema de tesorería en la oficina a su cargo. d) Conducir, coordinar, supervisar, evaluar las acciones referidas a los pagos de remuneraciones, pensiones, la formulación de los calendarios respectivos, utilización de los fondos para pagos en efectivo estableciendo las medidas de seguridad para el giro de cheques, traslado de fondos, su recepción y reposición. g) Efectuar periódicamente arqueos inopinados o sorpresivos de todos los fondos y valores, además de los arqueos habituales de operación. i) Proponer a la Dirección Regional de Administración el proyecto de resolución que establezca o modifique el monto máximo de fondos para fondos para pagos en efectivo y/o caja chica, proponiendo los nombres del personal a quien se le encomiende su manejo. k) Elaborar y visar informes de movimientos de fondos. (...) Artículo 52° Cajero II Es responsable de la ejecución y/o supervisión de labores de contabilidad de fondos, centralizar las acciones referidas a la unidad de caja en sus etapas de programación, movimiento y registro. Funciones específicas: c) Firmar cheques de remuneraciones y otros documentos valorados, conjuntamente con la autoridad competente y manejar fondos fijos y rendir cuentas documentadas. d) Llevar los libros de caja bancos y otros registros de fondos, realizar arqueos de caja elaborando cuadros demostrativos. e) Recibir fondos por ingresos propios, reintegros y similares f) Verificar que los documentos para pagos en efectivo cuenten con las autorizaciones debidas y los requisitos que la sustenten. g) Ejecutar pagos en efectivo, en situaciones especiales y/o cuando se trate de gastos menudos y urgentes debidamente autorizados. h) Rendir cuenta documentada de la utilización de los fondos para pagos en efectivo, por lo menos de la penúltima entrega para poder manejar y rendir nuevos fondos. i) Informar a la oficina de tesorería el cumplimiento de los plazos establecidos para la reposición del fondo y la relación de quienes no hayan cumplido dentro de los términos establecidos. k) Controlar las habilitaciones otorgadas y archivarlas en forma cronológica conjuntamente con la documentación sustentatoria. r) Archivar las actas de arqueos de fondos (...)
Del Reglamento de Organización y Funciones de la Entidad, aprobado por Ordenanza Regional n.° 026-2012-GRMDD/CR de 05 de noviembre de 2012, con relación a la unidad orgánica responsable de las actividades materia de la acción simultánea, se desprende lo siguiente:
De la Oficina de Tesorería: Artículo 68° La Oficina de Tesorería es un órgano de apoyo de tercer nivel organizacional, depende jerárquica y administrativamente de la Oficina Regional de Administración, es responsable de la administración de los fondos fiscales de toda fuente y la ejecución de pagos, teniendo en cuenta la normatividad del Sistema de Tesorería, la disponibilidad y el calendario de pagos del Gobierno Regional de Madre de Dios. Artículo 69° Son funciones de la Oficina de Tesorería: a)
Dirigir, ejecutar y controlar las actividades que desarrolla la Oficina de Tesorería, para lograr la mayor efectividad en la captación y aplicación de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras. g) Efectuar el control y custodia de cartas fianzas de manera intangible, las mismas que deben ser emitidas por una institución financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros y controlar los vencimientos de las mismas para su renovación, ejecución y/o devolución según corresponda. i) Establecer normas y procedimientos para el manejo y control de fondos para pagos en efectivo y caja chica, mediante directivas internas aprobadas por el titular del pliego. k) Efectuar arqueos inopinados para garantizar la integridad de los fondos y disponibilidad efectiva, lo que conlleva a la formulación de un acta que evidencie la situación encontrada. (...)
V. COMENTARIOS En el desarrollo de la acción simultánea se procedió a revisar el fondo fijo de caja chica otorgado al responsable único del manejo y utilización del fondo fijo para caja chica, sea manejado de acuerdo a la normatividad vigente y las normas y procedimientos para uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora sede central. VI. ASPECTOS RELEVANTES Sobre la actividad de control “Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo - Caja Chica” se han desarrollado las actividades siguientes: Revisión de la Resolución Directoral Administrativa, designando al responsable único del manejo y utilización del fondo fijo para caja chica, importe, fuente de financiamiento, partidas, monto máximo para cada pago en efectivo y el plazo de rendición de cuenta; el uso del fondo fijo para caja chica; ejecución del gasto y rendición del gasto con cargo al fondo fijo para caja chica. Durante la actividad de control “Arqueo de Caja Chica” el Director de Tesorería y el cajero pagador responsable del fondo fijo para caja chica, dieron las facilidades al suscrito para el desarrollo del trabajo realizado. Durante la actividad de control realizada, se apreciaron situaciones o hechos que constituyen riesgos que eventualmente podrían afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente, los mismos que se exponen a continuación:
1.- AUTORIZAN MANEJO DE USO DE FONDOS DE CAJA CHICA EN CADENAS DE GASTO DIFERENTE A LO ESTABLECIDO EN LA DIRECTIVA SOBRE USO Y RENDICIÓN DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA SEDE CENTRAL GOREMAD, OCASIONANDO UN USO INDEBIDO DEL FONDO. De la revisión a las Resoluciones Directorales Administrativas que autorizan el manejo de uso de fondos de caja chica, José Julio Vinelli Vega Director Regional de Administración con Resolución Directoral Administrativa n.° 047-2017-GOREMAD/ORA de 6 de febrero de 2017 se apertura el fondo fijo para caja chica de la Unidad Ejecutora Sede Central por el importe de S/ 51 000,00 y con Resolución Directoral Administrativa n.° 216-2017-GOREMAD/ORA, de 23 de mayo de 2017 amplía el fondo fijo para caja chica de la mencionada unidad ejecutora por el importe de S/ 45 000,00 autorizó el uso de los fondos de la caja chica por S/ 61 280,00 en cadena de gasto diferente a lo establecido en la Directiva n.° 001-2011GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, cuyo detalle es el siguiente: Meta – 017 Mejoramiento y Ampliación de la Oferta de Servicios Educativos de la I.E. Augusto Bouroncle Acuña de Puerto Maldonado” 26.22.21 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.22.25 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta – 023 “Mejoramiento de la Oferta de Servicios Educativos de la I.E. Simón Bolívar de la Localidad de Mazuco Distrito de Inambari, Provincia de Tambopata – Región Madre de Dios
2 000,00
26.22.24 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.22.25 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta – 025 “Ampliación y Mejoramiento del Servicio Educativo de la I.E. B.R. N° 52034 Raúl Vargas Quiroz de la Localidad de Alegría Distrito de las Piedras, Tambopata Madre de Dios” 26.22.24 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.22.25 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta 55 “Mejoramiento de las Capacidades Regionales para la Fortalecer la Gestión Territorial en la Región Madre de Dios” 26.81.42 Gastos por la compra de bienes 26.81.43 Gastos por la contratación de servicios Meta – 084 “Evaluación de Estudios de Pre Inversión” 26.81.42 Gasto por la compra de bienes 26.81.13 Gasto por la contratación de servicio Meta – 087 “Elaboración de Estudios de pre Inversión” 26.81.42 Gasto por la compra de bienes 26.81.43 Gastos por la contratación de servicios Meta -92 “Promoción de la Actividad Acuícola y Pesquera 23.22.21 Servicio de telefonía móvil Meta 106 “Promoción y Comercialización Artesanal 23.16.11 De vehículos Meta 121 “Mejoramiento vial del Jirón Lambayeque de la ciudad de Puerto Maldonado 26.23.25 Costo de construcción por administración directa, bienes 26.23.26 Costo de construcción por administración directa, servicios Meta 123 “Ampliación y mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. N° 52094 Almirante Miguel Grau Seminario CP El Triunfo – Distrito de las Piedras, Provincia de Tambopata –Madre de Dios”
1 200,00 800,00 2 000,00
1 500,00 500,00 2 000,00
1 200,00 800,00 1 000,00 300,00 700,00 1 000,00 500,00 500,00 4 000,00 1 000,00 3 000,00 200,00 200,00 80,00 80,00 2 000,00 800,00 1 200,00 2 000,00
26.22.24 26.22.25
Costo de construcción por administración directa - bienes Costo de construcción por administración directa - servicios
1 000,00 1 000,00
Meta – 018“Ampliación y mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. Horacio Zevallos Games – Huaypetuhe – Provincia del Manu – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de construcción por administración directa - Bienes 26.2.2.2.5 Costo de construcción por administración directa - Servicios Meta – 19 “Mejoramiento del servicio educativo de la I.E.B.R. N° 52229 Daniel Alcides Carrión – CP. Bajo Punkiri Delta 1- Distrito de Madre de Dios – Provincia del Manu – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de construcción por administración directa - Bienes 26.2.2.2.5 Costo de construcción por administración directa – Servicios
3 000,00
Meta -021 “Mejoramiento de la oferta de servicios educativos de la I.E.B.R. N° 53004 Miguel Grau – Nivel primaria – Distrito de Iberia – Provincia de Tahuamanu – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de construcción por administración directa - Bienes 26.2.2.2.5 Costo de construcción por administración directa - Servicios Meta – 022 “Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.I. N° 383 Rompeolas Distrito y Provincia de Tambopata – Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de construcción por administración directa - Bienes 26.2.2.2.5 Costo de construcción por administración directa - Servicios Meta – 028 “Mejoramiento del servicio educativo I.E.B.R. N° 52041 José Carlos Mariátegui CP. Santa Rosa, Distrito de Inanbari – Provincia de Tambopata – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes
2 000,00
26.2.2.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta – 038 “Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.B.R. N° 52174 Pedro Paulet del CP San Juan Grande, Distrito de Madre de Dios, Manu, Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.2.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta - 047 “Mejoramiento del Jirón Javier Heraud y Jirón Jorge Chávez de la Ciudad de Puerto Maldonado, Distrito y Provincia de Tambopata – Región Madre de Dios” 26.2.3.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.3.2.6 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta – 048 “Mejoramiento de la prestación de servicios tecnológicos del Centro de Desarrollo Ganadero del GOREMAD, para incrementar la productividad y producción del ganado vacuno en la región Madre de Dios” 26.8.1.4.2 Gasto por la compra de bienes 26.8.1.4.3 Gasto por la contratación de servicios Meta – 52 “Mejoramiento y rehabilitación del Camino Vecinal DV KM 08 Madama – San Isidro –Tormenta (Margen derecha, Carretera Puerto Maldonado – IBERIA) Distrito las Piedras, Provincia de Tambopata – Región Madre de Dios” 26.2.3.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.3.2.6 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta 124 – “Mejoramiento de la oferta de los servicios educativos en la I.E.B.R. Faustino Maldonado de la ciudad de Puerto Maldonado – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.2.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios
1 500,00 3 000,00
1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00
1 000,00 1 000,00 2 000,00 1 000,00 1 000,00 3 000,00 1 500,00
1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 2 000,00 1 000,00 1 000,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00
Meta 126 – “Mejoramiento de los servicios educativos de la I.E.B.R. N° 52200 Puente Inambari, Distrito de Inanbari, Provincia Tambopata – Región Madre de Dios” 26.2.2.2.4 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.2.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta 185 – “Mejoramiento vial de la avenida la Alameda de la Cultura de la ciudad de Puerto Maldonado, Distrito y Provincia de Tambopata, Región Madre de Dios” 26.2.3.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.3.2.6 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta - 186 Mejoramiento del servicio de agua e instalación del servicio de saneamiento en la Urbanización Municipal Villa Toledo – Laberinto, Provincia de Tambopata, Madre de Dios” 26.2.3.5.4 Costo de construcción por administración directa - bienes 26.2.3.2.6 Costo de construcción por administración directa - servicios Meta – 202 “Mejoramiento y creación del camino vecinal ruta R-03, PE-30C (Monterrey) – Bajo Monterrey, Distrito de las Piedras, Provincia de Tambopata, Región Madre de Dios” 26.2.3.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.3.2.6 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios Meta – 127 “Mejoramiento vial y drenaje fluvial del jirón Jaime Troncoso de la ciudad de Puerto Maldonado, Provincia de Tambopata, Región Madre de Dios” 26.2.3.2.5 Costo de Construcción por Administración Directa – Bienes 26.2.3.2.6 Costo de Construcción por Administración Directa – Servicios TOTAL
3 000,00 1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00 61 280,00
Al respecto el numeral 8 de las Disposiciones Generales, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que (…) los fondos serán aplicables en la siguiente cadena de gasto.
DENOMINACIÓN Alimentos y bebidas para personas Combustibles y carburantes Lubricantes, grasas y afines Repuestos y accesorios Papelería en general Material de limpieza, aseo y tocador Materiales de cocina, comedor y cafetería Electricidad, iluminación y electrónica Otros accesorios y repuestos Libros, diarios y revistas Material de condicionamiento Otros bienes Otros gastos Movilidad local Gastos notariales Servicios de florería Mantenimiento de vehículos Otros servicios similares
CLASIFICADOR 23.11.1 23.13.11 23.13.13 23.15.11 23.15.12 23.15.31 23.15.32 23.15.41 23.16.199 23.199.13 23.1.99.13 23.1.99.1.99 23.21.1.99 23.21.2.99 23.26.12 23.27.11.3 23.24.13 23.27.11.99
La situación descrita puede ocasionar el uso indebido del fondo de caja chica, y la consiguiente nulidez de las operaciones autorizadas con este fondo.
2.- FALTA DE CONTROL INTERNO EN VALES DE CAJA AUTORIZADOS A FUNCIONARIOS Y SERVIDORES PODRIA OCASIONAR UN MAL USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. De la revisión a los vales de caja, se ha evidenciado que el responsable del manejo y utilización del fondo fijo para caja chica, sede central, cajero de la Entidad, no cuenta con la cantidad en letras, firma del jefe inmediato superior, firma del funcionario y servidor que recibió el vale de caja, nombre y apellido y DNI, firma la misma persona como solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato superior, así mismo algunos vales de caja indican como concepto del gasto gastos varios, diversos e imprevistos. Al respecto se ha determinado que de 46 vales de caja: 6 vales de caja no cuentan con la firma del jefe inmediato superior, 4 vales de caja no cuentan con el importe de la cantidad en letras, 1 vale de caja no cuenta con la firma del servidor que recibió el vale conforme, 4 vales de caja no indican en el rubro de recibí conforme el nombre y apellidos del funcionario y/o servidor que recibió el vale de caja, 1 vale de caja en el rubro de recibí conforme no indica su número de DNI, 7 vales de caja indican como concepto de gasto: gastos varios, diversos e imprevistos, y 2 vales de caja firma la misma persona como solicitante y como jefe inmediato superior teniendo un jefe inmediato. a) Vales de caja que no cuentan con la firma del jefe inmediato superior VALE N°
FECHA
BENEFICIARIOS
MONTO S/
OBSERVACIONES
100 10/05/17 Juan de la Cruz Berrios Ramos
200,00 Sin firma de Jefe inmediato superior
129 15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores
100,00 Sin firma de jefe inmediato superior
130 15/06/17 José Vinelli Vega
400,00 Sin firma de jefe inmediato superior
131 15/06/17 José Rolando Vega Molina
200,00 Sin firma de jefe inmediato superior
136 20/06/17 Pedro Miguel Galicia Pimentel 137 22/06/17 Ronald Rozas Loayza
50,00 Sin firma de jefe inmediato superior 100,00 Sin firma de jefe inmediato superior
b) Vales de caja que no cuentan con el importe de la cantidad en letras VALE
MONTO BENEFICIARIOS
S/
OBSERVACIONES
N°
FECHA
129
15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores
100,00 Sin importe en letras
130
15/06/17 José Vinelli Vega
400,00 Sin importe en letras
142
06/07/17 Gisela Huamani Ccorahua
200,00 Sin importe en letras
031
22/02/17 Jorge Leónidas Silva Capiona
100,00 Sin importe en letras
C) Vales de caja que indican como concepto de gasto: varios, diversos e imprevistos VALE BENEFICIARIO
MONTO S/.
OBSERVACION
N°
FECHA
125
07/06/17
Omar Dario Ramírez García
150,00 Gastos varios
127
13/06/17
Jesús Chávez Ardiles
300,00 Gastos Varios
130
15/06/17
José Vinelli Vega
400,00 Gastos varios
098
03/05/17
Zaida E. Pinedo Torres
500,00 Gastos diversos
121
06/06/17
Rudecinda Guardapuclla Huillca
2000,00 Gastos diversos
117
31/05/17
Richard M. Chacacanta Estrada
2000,00 Gastos diversos
091
18/04/17
Ninibeth M. Guevara Ramírez
2000,00 Gastos imprevistos
d) Vales de caja firmados por la misma persona como solicitante y como jefe inmediato superior VALE
MONTO BENEFICIARIO
S/
OBSERVACIONES
N°
FECHA
134
20/06/17
Luis Huberth Puclla Loayza
300,00 Firma como solicitante y como jefe inmediato superior
31
22/02/17
Jorge Leónidas Silva Capiona
100,00 Firma como solicitante y como jefe inmediato superior
Cabe indicar que Luis Huberth Puclla Loayza jefe de la oficina de control patrimonial, su jefe inmediato superior José Vinelli Vega Director Regional de Administración, así mismo Jorge Leónidas Silva Capiona jefe del Centro de Operaciones de Emergencia Regional, su jefe inmediato superior Luis Otsuka Salazar Gobernador Regional de Madre de Dios.
e) Vales de caja sin nombre en el rubro de recibí conforme VALE
MONTO BENEFICIARIO
S/
OBSERVACIONES
N°
FECHA
129
15/06/17 Luis Enrique Osorio Flores
100,00 En rubro de recibí conforme sin nombre
130
15/06/17 José Vinelli Vega
400,00 En rubro de recibí conforme sin nombre
135
20/06/17 Julián Fernández Ortiz
100,00 En rubro de recibí conforme sin nombre
102
10/05/17 Edgar Echegaray Corvacho
2 000,00 En rubro de recibí conforme sin nombre
f) Vales de caja sin número de DNI en el rubro de recibí conforme VALE
MONTO BENEFICIARIO
N°
FECHA
130
15/06/17 José Vinelli Vega
S/
OBSERVACIONES
400,00 Sin número de D.N.I en recibí conforme
g) Vales de caja sin firma de recibí conforme VALE BENEFICIARIO
N°
FECHA
126
12/06/17 Andrés Cachique Chapiama
MONTO S/ 100,00
OBSERVACIONES Sin firma de recibí conforme.
h) Vales de Caja rendidos definitivamente se encuentran pendiente de rendición en los archivos del cajero pagador De la revisión selectiva a siete vales de caja pendientes de rendición, los integrantes de la acción simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre del señor Víctor Manuel Pastor Vela y Fiodor Victorio Lima S/2 000,00 cada uno, fueron rendidos definitivamente y rebajados en el sistema; sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios, mantiene estos como pendiente de rendición. VALE BENEFICIARIO N° FECHA 035 23/02/17 Víctor Manuel Pastor Vela
MONTO S/. 2 000,00
073 27/03/17 Fiodor Victorio Lima
2 000,00
OBSERVACIONES Rendido con Informe n.° 0226-2017-7GOREMAD/GRDS-DRVCS/ADM Rendido con Informe n.° 56-2017GOREMAD/ORA-OT-USE-STC
i) Vales de Caja rendidos parcialmente no fueron rebajados en los archivos del cajero pagador De la revisión selectiva a siete vales de caja pendientes de rendición, los integrantes de la acción simultanea evidenciaron que tres vales de caja a nombre de Roy Ronald Usca Mandujano, Edgar Echegaray Corvacho y Xuxa Díaz Vásquez presentaron su rendición parcial y solicitaron su reembolso respectivo; sin embargo, Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios sede central no hizo la rebaja respectiva en el vale de caja. VALE N° FECHA 082 06/04/2017
BENEFICIARIO
MONTO S/. Usca 2 000,00
Roy Ronald Mandujano
102 10/05/2017
Edgar Corvacho
Echegaray 2 000,00
010 08/06/2017 013 19/06/2017
Xuxa Díaz Vásquez Xuxa Díaz Vásquez
2 000,00 1 000,00
OBSERVACIONES Informe n.° 177-2017GOREMAD/GRDE/DIRCETUR-DR S/ 2 009,60 para su reembolso Informe n.° 107-2017GOREMAD/ORA-OT-UC-STC S/ 2 000,00 para su reembolso Rendido parcialmente con Informe n.° 095-2017-GOREMAD/ORA-OT-UCSTC S/ 2 744,00 para su reembolso
j) Vales de caja pendientes de rendición a la fecha del arqueo de caja no fueron rendidos De la revisión selectiva a siete vales de caja pendientes de rendición, los integrantes de la acción simultanea evidenciaron que dos vales de caja a nombre de Janzen Miguel Chávez Melgarge Jefe de Administración de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo por S/ 1 000,00 y S/ 2 000,00 respectivamente no fueron rendidos a la fecha del arqueo de caja, los integrantes de la acción simultanea levantaron dos actas n° 1 y 2 respectivamente evidenciándose que la documentación pendiente de rendición existen dos vales provisionales a nombre de Flor Milagritos Reátegui Vélez Directora Regional de Trabajo y Promoción del Empleo por S/ 820,60 por el concepto de gastos varios que a la fecha del presente arqueo no fueron rendidos. ARQUEO DE CAJA Valor Cantidad Importe
200 -
100 -
Billetes 50 20 1 20
10 -
Sub Total 20
5 -
2 1 2
1 -
Monedas 0,50 0,20 -
0,10 -
Sub Total 2
Total S/. 22,00
INGRESOS Vale de Caja N° 113 Vale de Caja N° 114 Total Ingresos
S/3 000,00 1 000,00 2 000,00 3 000,00
EGRESOS Efectivo Documentos pendientes de rendición Recibos provisionales Total Egresos
S/3 000,00 22,00 2 157,40 820,60 3 000,00
DIFERENCIA
S/0,00
VALES PROVICIONALES PENDIENTES DE RENDICIÓN VALE PROVICIONAL N° FECHA
S/N S/N
21/02/2017 02/06/2017
BENEFICIARIO
Flor Milagritos Reátegui Vélez Flor Milagritos Reátegui Vélez
MONTO S/.
OBSERVACIONES
750,00 Pendiente de rendición 100,00 Pendiente de rendición S/29,40
k) Vales de caja utilizados para conceptos personales o diferentes a los autorizados. De la revisión a los vales de caja se ha observado que se han autorizado vales de caja con fines establecidos en la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, sin embargo son utilizados para conceptos personales o diferentes a los autorizados. Sobre el particular Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios sede central, con informes n.° 72 y 88-2017-GOREMAD/ORA-OT-UC-STC de 31 de mayo 2017 y 23 de junio 2017 informa a Jorge Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorería la relación de 24 vales de caja pendientes de rendición por un valor de S/5 666,00 para su descuento respectivo (…) Al respecto Jorge Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorería con oficio n.° 234-2017GOREMAD/ORA-OT de 27 de junio 2017 informa a Alfonso Bocangel Hancco Director de la Oficina de Personal la relación de 19 vales de caja para su descuento respectivo de sus remuneraciones, lo que evidencia que los mencionados vales fueron utilizados para fines personales o distintos a los que fueron autorizados. Cabe precisar que prácticas sanas de control interno recomiendan que ningún vale provisional debe ser autorizado si no cuentan primero con la firma del solicitante y el visto bueno del jefe inmediato superior. l) Vales de caja que no fueron informados por el cajero pagador para su descuento respectivo De la revisión a los vales de caja pendientes de rendición, se ha verificado que Santos Tamayo Cortez, Cajero pagador del Gobierno Regional Madre de Dios sede central no ha informado a Jorge Luis Mercado Torre Director de la Oficina de Tesorería que José Vinelli Vega Director Regional de Administración y Luis Hubert Puclla Loayza Jefe de la oficina de Control Patrimonial tienen cada uno vales de caja de fecha 15 y 20 de junio de 2017 pendiente de rendición a la fecha del arqueo de caja de S/400,00 y S/300,00 Al respecto José Vinelli Vega Director Regional de Administración a la fecha de cierre del presente informe posterior a la fecha de arqueo de caja, presentó al cajero su rendición sin informe alguno entregando 03 comprobantes de pago de fecha 25 de julio de 2017 por un importe total S/ 712,50 N° 130
VALE FECHA IMPORTE B/V N° 15/06/17 400,00 01-3672 01-11182 02-17088
RENDICIÓN DETALLE IMPORTE 6 Unidades de Inca Kola 3 litros 60,00 25/07/17 45 empanadas 202,50 45 menús 450,00 FECHA
Sobre el particular el numeral 3 de la Ejecución, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que la atención de los pagos se efectuarán a través del otorgamiento de vales provisionales formato n.° 03 especificando claramente el monto solicitado, el motivo del gasto y el nombre del
servidor rindente a quien se le entregará el efectivo debidamente autorizado por el Director de la oficina solicitante y el Director Regional de Administración, por el Director de la oficina de contabilidad y por el Director de la oficina de tesorería. Así mismo el numeral 7 de la Ejecución, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que toda acción administrativa comprometiendo recursos públicos que no cautele los principios y procedimientos establecidos en la presente Directiva, no será reconocida ni tramitada para su pago, siendo de exclusiva responsabilidad del jefe de la dependencia de los gastos incurridos.
La situación descrita puede ocasionar un mal uso de los fondos de caja chica. 3.
DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO DE OPERACIONES EN EL REGISTRO AUXILIAR CONTABLE OCASIONAN QUE NO SE PUEDA CONOCER EL SALDO REAL A UNA FECHA DETERMINADA De la revisión y análisis al registro de operaciones en el registro auxiliar contable, se ha evidenciado que el responsable del manejo de fondos para caja chica cuenta con un libro caja debidamente legalizado y autorizado por un notario público, sin embargo se ha observado que en el mencionado registro auxiliar contable no se han registrado debidamente todas y cada una de las operaciones de ingresos y egresos, siendo el último registro el 23 de junio de 2017 no pudiendo determinar el saldo contable en libros. Al respecto el numeral 5 de la Ejecución, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que el encargado de la custodia del fondo fijo para caja chica, obligatoriamente llevara un registro auxiliar contable debidamente autorizado, donde anotará todos los gastos reconocidos y aprobados y los reembolsos efectuados consignando número de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y código de la partida específica. Este libro será exhibido en los arqueos sorpresivos o cuando lo solicite el usuario debiendo conciliar el saldo con el efectivo del fondo fijo.
La situación descrita ocasiona que a una fecha determinada no se pueda saber el saldo real del fondo fijo para caja chica. 4.
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EN LOS COMPROBANTES DE PAGO PENDIENTES DE RENDICIÓN PODRIA OCASIONAR UN MAL USO DE LOS RECURSOS De la revisión a los comprobantes de pago pendientes de rendición del fondo de pagos en efectivo – caja chica se la evidenciado que de 106 comprobantes de pago pendientes de rendición, 30 comprobantes de pago no cuentan con la fecha impresa de cancelación del mismo y varios comprobantes de pago no cuentan con la firma del jefe o Director del órgano solicitante en señal de conformidad. Al respecto el numeral 6 de la Ejecución, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevaran impresos el sello consignado la frase “pagado con Caja Chica” y la fecha de cancelación del mismo al momento de realizar el desembolso, y también ser firmadas por el solicitante, el recepcionante de bien o servicio y el jefe o Director del órgano solicitante en señal de conformidad.
El hecho expuesto origina un mal uso de los recursos para los cuales fue destinado.
5.
ESCASES DE CONTROL INTERNO EN LA RENDICIÓN DE VALES DE CAJA PODRÍA ORIGINAR LA SUSPENSIÓN DE DESEMBOLSOS DEBIDO A QUE NO SE ESTARIA CUMPLIENDO CON EL OBJETIVO DEL FONDO CAJA CHICA. De la revisión a los vales provisionales se ha verificado a la fecha del arqueo de caja, de un total de 44 vales de caja por S/ 69 100,00 solo 43 vales de caja por S/ 63 100,00 excedieron el plazo de rendición que debió ser dentro de las 72 horas de recibido el efectivo, las misma s que se detallan a continuación: VALES PROVISIONALES NO RENDIDOS DENTRO DE LAS 72 HORAS DE RECIBIDO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
VALE N° 118 100 125 126 127 129 130 131 134 135 136 137 142 141 031 121 139 098 144 108 117 091 056 112 116 102 035 114 113 011 015 01 07 012 03 05 09 02 14 06 08 04 013
FECHA 30/05/2017 10/05/2017 07/05/2017 12/06/2017 13/06/2017 15/06/2017 15/06/2017 15/06/2017 20/06/2017 20/06/2017 20/06/2017 22/06/2017 06/07/2017 04/07/2017 22/02/2017 06/06/2017 22/06/2017 03/05/2017 11/07/2017 18/05/2017 31/05/2017 18/04/2017 13/03/2017 22/05/2017 26/05/2017 10/05/2017 23/02/2017 24/05/2017 24/05/2017 09/06/2017 05/07/2017 31/05/2017 02/06/2017 12/06/2017 31/05/2017 31/05/2017 05/06/2017 31/05/2017 03/07/2017 02/06/2017 05/06/2017 31/05/2017 19/06/2017
BENEFICIARIO Néstor Silva Pérez Juan de la Cruz Berrios Ramos Omar Darío Portugués Córdova Andrés Cachique Chapiama Jesús Leoncio Chávez Ardiles Luis Enrique Osorio Flores José Vineli Vega José Rolando Vela Molina Luis Hubert Puclla Loayza Julián Fernández Ortiz Pedro Miguel Galicia Pimentel Ronald Rosas Loayza Gisela Huamani Ccorahua Manuel Irala Bustios Jorge L. Silva Capiona Rudecinda Guardapucclla Huillca Exaltación Capara Torres Zaida E. Pinedo Torres Yan Carlos García Rodríguez Yan Carlos García Rodríguez Richard M. Chacacanta Estrada Ninibeth M. Guevara Pacherres Mercy S. Ibarra Tananta John Yuver Surco Cruz Yenifer Zavala Areque Edgar Echegaray Corvacho Víctor Manuel Pastor Vela Janzen Chávez Melgarge Janzen Chávez Melgarge Rodolfo Tisoc Córdova Edgar Echegaray Corvacho Claudio Chalco Choquehuanca Otto Y. Palomino Quispe Crisolo Yáñez Paucar Martín Paucar Kcana Dionicio Vilcas Cahuana Walter U. Mamani Huayna José Roberto Baca Esteves Juan Felipe Rodríguez Pasco Severiano O. Ramírez Paredes Hugo M.Zanabria Díaz Fredy E. Villagaray Vigil Xuxa Díaz Vásquez
IMPORTE DETALLE S/. Útiles de escritorio 200,00 Compra de medicina 100,00 Varios 150,00 Materiales de oficina almacén de ex Ecasa 100,00 Gastos varios reunión de Concejo Regional 300,00 Adquisición de materiales 100,00 Gastos varios 400,00 Comisión de servicio Delta 1- Boca Colorado 200,00 Adquisición de SOAT para motocicletas 300,00 Accesorios para servicios higiénicos 100,00 Registros públicos 50,00 Toner 100,00 Materiales de escritorio 200,00 Desarrollo de instr.estratégicos – Meta 002 1 000,00 Repuestos y emergencias – Meta 008 164,00 Imprevistos de la obra –Meta 025 2 000,00 Bienes y servicios – Meta 55 1 000,00 Gastos diversos – Meta 073 500,00 Alimentos para consumo humano, Meta 092 2 000,00 Diversos servicios COAR – Meta 008 836,00 Direc.Reg. Forest y Fauna Silvest meta 051 2 000,00 Gastos inprevistos – Meta 0017 2 000,00 Promover el desarrollo minero, meta 110 1 000,00 Obra Amp.serv.educ IEBR 52094 meta 123 2 000,00 Bienes y servicios – meta 84 1 000,00 Mej.IEBR Simón Bolívar Mazuco –meta 023 2 000,00 Acceso servicios básicos – meta 104 2 000,00 Desarrollo de activ. programadas meta 39 2 000,00 Desarrollo de activ. programadas meta 45 1 000,00 Imprevistos – meta 217 3 000,00 Mej.Vial Av. Alameda 3 000,00 Imprevistos – meta 0126 3 000,00 Bienes y servicios – meta 052 3 000,00 Imprevistos – meta 038 3 000,00 Ejecución de la obra – meta 28 3 000,00 Bienes y servicios urgentes – meta 048 2 000,00 Gastos en obra – meta 047 3 000,00 Imprevistos en obra – meta 021 2 000,00 Comisión servicio Huepetuhe – meta 018 2 300,00 Bienes y servicios – meta 19 3 000,00 Adquisición de bienes y servicios meta 125 3 000,00 Adquisiciones para la obra – meta 022 2 000,00 Gastos imprevistos en obra – meta 0124 1 000,00 TOTAL S/. 63 100,00
Al respecto el numeral 1 del capítulo VIII de la Rendición, de la Directiva n.° 001-2011-GOREMAD/ORA “Normas y procedimientos para, uso y rendición de fondo fijo de caja chica de la unidad ejecutora Sede Central – GOREMAD”, indica que los vales provisionales deberán rendirse en un plazo máximo de 72 horas de recibido el efectivo, de acuerdo a la descripción del pedido consignado.
En tal sentido, lo narrado podría dar lugar a la suspensión de desembolsos debido a que no se está cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente. VII. CONCLUSIONES Durante la ejecución de la acción simultánea se han advertido seis hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos del proceso de control Arqueo al Fondo de Pagos en Efectivo – Caja Chica en la sede central del Gobierno Regional de Madre de Dios, los cuales han sido detallados en el numeral VI del presente informe. VIII. RECOMENDACIONES Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad los riesgos identificados como resultado de la acción simultánea efectuada, con la finalidad de que implemente las medidas preventivas pertinentes, que mitiguen o superen los riesgos comentados en el numeral VI. Tambopata, 31 de julio de 2017
___________________________ CPC. Manuel Vitery Casapino Jefe de equipo
____________________________ Ing. Gualberto Zegarra Molina Integrante
_______________________________ Ing. Marko Ortega Pineda Jefe de OCI
