ACTA DE ARQUEO DE CAJA En la ciudad de Huancayo el 30/03/2017 reunidos en la oficina de tesorería cito en la Av. Mariscal Castilla N° 1020 del distrito del Tambo, estando presente el CPC. PEDRO MAYORCA RIOS, en su calidad de tesorero, la Srta. CPC. LUISA CARO PUENTE, gerente de Administración Administraci ón y finanzas y el CPC. ROLANDO POMA CAMARENA en su calidad de Jefe de la OSCI, siendo 8:45 am se da por iniciado el presente arque, siendo el siguiente detalle. FONDO ARQUEABLE
73,964.20
DINERO EN EFECTIVO
MONEDAS o o o o o
200 MONEDAS MONEDAS DE S/ 5.00 ………….1000.00 450 MONEDAS DE S/ 2.00 …………….900.00 830 MONEDAS DE S/ 1.00 …………….830.00 370 MONEDAS DE S/ 0.50……………..185.00 1246 MONEDAS DE S/ 0.20……………249.20
TOTAL
3164.20
BILLETES o o o o o
120 billetes de S/200.00………………24000.00 96 billetes de S/100.00………………...9600.00 320 billetes de S/50.00..- ………………16000.00 220 billetes de S/20.00………………….4 400.00 600 billetes de S/10.00………………….6000 .00
TOTAL
60000.00
CHEQUES BANCO DE CREDITO CHEQUE N° 162040………… 3500.00
VALES PROVISIONALES AUTORIZADO N°
1
FECHA
CONCEPTO
04/02/2017
DIVERSOS
06/02/2017
GASTOS DE REPRESENTACION
3
03/03/2017
COMPRA MATERIALES DE CONSTRUCCION
4
09/03/2017
UTILES DE ESCRITORIO
5
10/03/2017
PASAJE LOCAL
2
ORDEN DE
RAUL CAMPOS MALLMA GERENCIA GENERAL ROSA CUENCA MATOS - GERENCIA DE PERSONAL EDUARDO LAPA QUINTO MANTENIMIENTO SECRETARIA DE CONTABILIDAD SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL TOTAL
IMPORTE SI
NO
800.00
X
6,900.00
X
750.00
X
400.00
X
200.00 2,700.00
X
COMPROBANTES DE PAGO AUTORIZADO
COMPROB N°
ANTE N°
FECHA
PROVEEDOR
CONCEPTO
1 01-203040
16/01/2017
LOS ALAMITOS SA
2 01-168040
20/02/2017
3 02-302015
24/02/2017
4 03-801510
28/02/2017
5 03-70709
10/03/2017
6 02-404040
11/03/2017
ARENA TAMBO SA RESTAURANT LEOPARDO SA LIBRERÍA EL BARRA SAC FERRETERIA EL ACERO SAC FERRETERIA TOLEDO SRL
7 02-606060
11/03/2017
EL TAXI ARCHI EIRL
8 01-303030
11/03/2017
SI
NO
ALIMENTACION
480.00
X
PIEDRA CHANCADA
1,200.00
X
ALIMENTACION
380.00
X
UTILES DE ESCRITORIO 200.00
X
VARILLAS DE 3/8
600.00
X
CEMENTO
400.00
X
MOVILIDAD LOCAL
100.00
X
EL TUMI DE ORO EIRL ACEITE MOVIL TOTAL
RESUMEN FONDO ARQUEABLE DINERO EN EFECTIVO CHEQUE
IMPORTE
300.00 3,660.00
73,964.20 63164.20 35000.00 (66664.20)
VALES PROVISIONALES COMPROBANTES DE PAGO
2700.00 3660.00 (6360,00) FALTANTE
S/ 940.00
Referente al faltante de S/ 940.00 el cajero manifestó que desconoce dicha procedencia del dinero. Con respecto al dinero en efectivo 63164.20 y el cheque del BC N° 162040 por el monto del 3500,00 han sido entregados al señor TESORERO PEDRO MAYORCA RIOS, a quien se le entrega en su totalidad para su custodia y su depósito en la cta. cte. de la entidad. Siendo 9:45 am se culminó el presente arqueo de caja y firmamos en señal de conformidad.
TESORERO
GERENTE DE ADMINITRACION
AUDITOR
X
1. FALTA DE DOCUMENTACIÓN O INFORMACIÓN RELATIVA DE LOS VALES PROVISIONALES DE CAJA ESTO CONLLEVA A NO TENER UN BUEN CONTROL DEL DINERO
CONDICIÓN
Habiendo realizado el arqueo de caja el 30-03-2017 se observa que para los vales provisionales no se dio un detalle adecuado de los gastos incurridos aun así han sido considerados para sustentar gastos esto sucede en los informes de todos los vales, a continuación el detalle: VALES PROVISIONALES AUTORIZADO N°
1
FECHA
CONCEPTO
04/02/2017
DIVERSOS
06/02/2017
GASTOS DE REPRESENTACION
3
03/03/2017
COMPRA MATERIALES DE CONSTRUCCION
4
09/03/2017
UTILES DE ESCRITORIO
5
10/03/2017
PASAJE LOCAL
2
ORDEN DE
RAUL CAMPOS MALLMA GERENCIA GENERAL ROSA CUENCA MATOS - GERENCIA DE PERSONAL EDUARDO LAPA QUINTO MANTENIMIENTO SECRETARIA DE CONTABILIDAD SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL TOTAL
IMPORTE SI
NO
800.00
X
6,900.00
X
750.00
X
400.00
X
200.00
X
2,700.00
CRITERIO
En la ley general del sistema nacional de tesorería en el artículo 51 °.- Tratamiento de la Documentación Sustentaría sustenta las operaciones de ingresos y gastos, en tanto forma parte de la sustentación de los actos administrativos relacionados con la formalización de la determinación y recaudación de ingresos y, en su caso, de la ejecución del gasto.
CAUSA
No hay un proceso establecido para la salida de gastos de caja, ya que sin tener un detalle de los gastos incurridos en lo que concierne los vales provisionales se consideran para las justificación de salidas de dinero de caja solo con conceptos generales con “GASTOS DIVERSOS” “ GASTOS REPRESENTRATIVOS”.
EFECTO
La organización no tendrá un adecuado proceso de salida de dinero y esto proporciona inseguridad sobre la validez de la información.
CONCLUSIONES
Las salidas de dinero no estén siendo justificadas de manera correcta y detallada, causando saldos en caja no razonables.
RECOMENDACIONES
A la Gerencia de Administración y Finanzas La gerencia debe controlar más al área de tesorería, en sus vales provisionales al detalle, así tengan un resultados en sus cuentas de manera razonable y tener un control absoluto de todos los movimientos.
2. SE EFECTÚA PAGOS DIRECTOS DE LA RECAUDACIÓN SIN PREVIA AUTORIZACIÓN CUYO EFECTO DISTORSIÓNA LA CONCILIACIÓN DE CAJA
CONDICION
Del arqueo de caja realizado del 30-03-2017 se evidencia que el tesorero realiza el pago por compra de bienes por 3660.00, asimismo, pago de vales provisionales por la suma de 2700.00 las mismas que mantener en custodia por más de 15 días no dando aviso al jefe inmediato sobre la demora de la liquidación para mayor detalle se adjunta el cuadro siguiente. VALES PROVISIONALES AUTORIZADO N°
FECHA
CONCEPTO
1
04/02/2017
DIVERSOS
2
06/02/2017
GASTOS DE REPRESENTACION
3
03/03/2017
COMPRA MATERIALES DE CONSTRUCCION
4
09/03/2017
UTILES DE ESCRITORIO
5
10/03/2017
PASAJE LOCAL
ORDEN DE
RAUL CAMPOS MALLMA GERENCIA GENERAL ROSA CUENCA MATOS GERENCIA DE PERSONAL EDUARDO LAPA QUINTO MANTENIMIENTO SECRETARIA DE CONTABILIDAD SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL TOTAL
IMPORTE
SI
NO
800.00
X
6,900.00
X
750.00
X
400.00
X
200.00 2,700.00
X
COMPROBANTES DE PAGO
N°
COMPROB ANTE N°
AUTORIZADO FECHA
PROVEEDOR
1 01-203040
16/01/2017
LOS ALAMITOS SA
2 01-168040
20/02/2017
3 02-302015
24/02/2017
4 03-801510
28/02/2017
5 03-70709
10/03/2017
6 02-404040
11/03/2017
ARENA TAMBO SA RESTAURANT LEOPARDO SA LIBRERÍA EL BARRA SAC FERRETERIA EL ACERO SAC FERRETERIA TOLEDO SRL
7 02-606060
11/03/2017
EL TAXI ARCHI EIRL
8 01-303030
11/03/2017
CONCEPTO
SI
NO
ALIMENTACION
480.00
X
PIEDRA CHANCADA
1,200.00
X
ALIMENTACION
380.00
X
UTILES DE ESCRITORIO 200.00
X
VARILLAS DE 3/8
600.00
X
CEMENTO
400.00
X
MOVILIDAD LOCAL
100.00
X
EL TUMI DE ORO EIRL ACEITE MOVIL TOTAL
IMPORTE
300.00 3,660.00
CRITERIO
Estos hechos han transgredido las siguientes normas Principios de control interno donde establece que todos los recursos recaudados deben ser depositados, íntegramente a la cuenta corriente de la empresa, asimismo según el principio de control interno” uso limitado de dinero” indica que todos los pagos de las distintas obligaciones que tiene la entidad y/o empresa serán pagadas vía giro de cheques a excepción del pago de fondos de caja chica. Según el sistema nacional de tesorería Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, en el Artículo 4° plazo para el depósito de fondos público, se depositaron en forma integra dentro de las 24 horas de su percepción la recaudación. Directiva de entregas a rendir.
CAUSA
Esta desviación se debe a que la gerencia de administración finanzas negligentemente autoriza los comprobantes de pago, para ser atendidos directamente sin previamente haber procedido al trámite adecuado y oportuno.
EFECTO
Los recursos financieros no están haciendo utilizadas adecuadamente las mismas que afectan a los resultados, de los estados financieros que se elabora mensualmente.
CONCLUSIONES
X
La falta de un control interno genera que no se conozca los saldos reales en el cierre del ejercicio.
RECOMENDACIONES
A la Gerencia de Administración y Finanzas Que este gerencia tenga mejor control en las autorizaciones de salida de dinero, controlar que se haya cumplido con los tramites adecuado y oportuno, así tener resultados razonables.
3. LAS FUNCIONES PARA APROBAR GASTOS NO SE ENCUENTREN ADECUADAMENTE REVISADAS. SE DA USURPACIÓN DE CARGO SIN PREVIA AUTORIZACIÓN CUYO EFECTO ES LA SALIDA DE DINERO SIN AUTORIZACIONES
CONDICION
Del arqueo realizado en día 30-03-206 se evidencia que el tesorero que aun sin tener autorización de parte de Gerencia General o Gerencia de Administración y Finanzas efectúa la salida de dinero por concepto de pasaje local, alimentación y aceite móvil por los montos de 200.00, 380,00 y 300.00 soles respectivamente. Para mejor detalle el cuadro.
CRITERIO
Estos hechos han transgredido las siguientes normas La directiva de tesorería según el artículo N°36 Precisiones respecto al manejo del Fondo para Pagos en Efectivo en la cual dice no está permitida la entrega provisional, excepto cuando se autorice en forma expresa por el gerente de administración y finanzas o quien haga de sus veces.
CAUSA
El Gerente de área no revisa mensualmente todos los gastos realizados por los empleados, que corresponden a desembolsos de caja chica
EFECTO
Desembolsos podrían no corresponder a obligaciones de la compañía. No tengan información real, ya que estas salidas de dinero causan faltantes y sobrantes
CONCLUSIONES
No exista un buen control de las funciones, pues los empleados hacen lo que sea llegando a asumir funciones de otros cargos, así causando desorden en el control de salida de dinero.
RECOMENDACIONES
A la Gerencia de Administración y Finanzas Exista un mejor control en la fijación de responsabilidades en las autorizaciones de salida de dinero, para que así otros empleados no tomen atribución de otras funciones.
