Mad & Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL¨S.A.
CEDULA ANALITICA ARQUEO DE CAJA
El Sol S.A. Caja chica Carolina Noboa Janeth Cola
Empresa: Cuenta: Custodio: Encargado: BILLETES Cantidad 0 2 1 3 5
Periodo de auditoria: 1 de Enero al 31 de Diciembr 31 de Diciembre del 2011 Fecha: 9:00 AM Hora:
Denominación 50 20 10 5 1 Total
Importe 0 40 10 15 5 $ 70
Total
Importe 250 100 106.25 185 200 $ 841.25
DOCUMENTOS
Detalle Cheque posfechado de una venta a crédito a la Empresa E Recibo provisional Recibos varios por movilización y comida Factura de compra de impresora Recibo provisional
Total Presentado Total Asignado Diferencia
$ 911.25 $ 1,000.00 $ 88.75
Declaro que los valores constantes en el presente arqueo son los unicos que se encuentran ba control y custodia, que han sido revisados r evisados por Janeth Cola encargada de auditoria a uditoria y que han si devuletos sin contar con mi entera satisfaccion.
A
caja chica consta un cheque que estaba soportando un desembolso de dinero por un valor de $250 y no debería de encontrarse ahí, además se desconoce el lugar de procedencia y la razón por la que la persona encargada lo mantenia bajo su custodia. Se recomienda la aplicación de los siguientes Aj1 Bancos
250 Cuentas por cobrar
250
Aj2 Cuentas por cobrar empleado Otros ingresos
250 250
B Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determinó que en la caja chica consta un recibo por anticipo de sueldo por un valor de $100 , del cual se desconoce razón por la que la persona encargada lo mantenia bajo su custodia como soporte en la caja. Se recomienda la aplicación del siguiente ajuste: Aj3 Cuentas por cobrar Empleado Gasto Sueldo
100 100
C Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determinó que en la caja chica se presentan varios recibos de movilización y comida por un valor de $106.25, los mismos que no tienen el soporte adecuado ya que no se presentaron los documentos necesarios que sustenten a dichos recibos a los recibos. Se recomienda la aplicación del siguiente ajuste: Aj4 Gasto no deducible Gasto alimentación y transporte
106.25 106.25
D Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determinó que en la caja chica consta una factura de compra de una impresora por un valor de $185, el mismo que rompe con el Control Interno de la caja porque se esta llevando y utilizando dinero que no es propio de caja para efectuarse dicho gasto.
E
Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determinó que en la caja chica se encuentra un recibo de donación por un valor de $200, el mismo que no presenta ningún soporte en la caja, por lo que se recomienda la aplicación del siguiente ajuste de regulación: Aj5 Gasto no deducible Otros gastos
F
200 200
saldo caja chica era de $1000, el mismo que no cumple con el total actual en la realización del arqueo de caja chica obteniendo así una diferencia de $88.75, por lo que se recomienda la aplicación del siguiente ajuste: Aj6 Cuentas por cobrar empleado Otros gastos
88.75 88.75
A-5.1
del 2011
A B C D E
Carolina Noboa
Janeth Cola
CUSTODIO
ENCARGADO
A B C D E
F
jo mi ido
Mayra Ajila TESTIGO
W
Mad & Asociados Auditores
1/
EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ Cuestionario de Control Interno Componente: Inventarios Al 31 / 12 /2011 N
PREGUNTAS
Si
No
A
Cobranzas y entradas de efectivo
1
¿Existe un adecuado control físico sobre las facturas pendientes de cobro?
X
2
¿El control físico de las facturas permite identificar oportunamente las que se deben enviarse al cobro?
X
3
¿Existe un adecuado control contable sobre las fechas de vencimiento de las facturas?
X
4
¿Las facturas para su cobro se relacionan en un formulario prefoliado o en un listado computarizado que asegure consecutividad en el control?
5
¿Las facturases entregadas a cobradores están respaldadas con los correspondientes "acuses de dinero" firmados por dichos empleados?
6
¿Los cobradores están afianzados considerando el monto máximo de valores bajo su custodia?
X
7
¿Prevén los controles que el Departamento de cobranzas no tenga acceso al efectivo?
X
8
¿Al terminar sus gestiones diarias los cobradores entregan el efectivo recaudado directamente a Caja?
X
9
¿La cobranza del día es depositada intacta y oportunamente a bancos?
X
10
¿Las facturas no pagadas a cobradoras se reprograman para insistir en nuevas gestiones de cobro?
X
11
¿Hay una política bien definida para clasificar la cartera vencida e identificar la que se considera de cobro dudoso?
12
¿Hay un enlance de información entre Cobranzas y Contabilidad sobre cartera de cobro dudoso para ef ectos de actualizar la estimación respectiva?
NA
Fecha
X
X
X
X
EFECTIVO
A
1/
Cuestionario de Control Interno N
PREGUNTAS
Si
No
NA
Fecha
B 1 2 3 4 5
Salida de efectivo
¿La auoridad sobre las salidas de efectivo está clara y formalmente definida? ¿Todas las salidas de dinero de efectivo están sujetas a dicha autoridad? Todos los desembolsos se hacen con cheque nominativo? Está prohibido emitir cheques "al portador" o a nombre de "nosotros mismos"? ¿La emisión de cheques se basa en un mínimo de dos firmas mancomunadas?
X X X X X
6
¿Está prohibida la firma de cheques "en blanco"
7
¿La secuencia numérica de los cheques está controlada y asegurada?
X
8
¿Los cheques anulados son apropiadamente cancelados y archivados?
X
9
¿Los talonarios de cheques se custodian bajo suficientes medidas de seguridad?
X
10
¿Las cuentas de cheques se concilian mensualmente por escrito, se investigan y registran oportunamente los ajustes contables que de ellas derivan?
X
X
¿Las conciliaciones de las cuentas de cheques se 11 hacen por un empleado distinto al que maneja y controla dichas cuentas?
X
¿Las facturas y documentospagados se cancelan 12 con un sello fechador previniendo su nuevo uso para un pago duplicado?
X
¿El pago de facturas requiere la revisión previa de 13 precios, condiciones de crédito y autenticidad del servicio o de las mercancías respectivas?
X
EFECTIVO Cuestionario de Control Interno N PREGUNTAS
¿Hay un funcionario que autorice previamente el 14 pago de facturas, con facultades formalmente asignadas para ello? C
Fondos Fijos y variables
1
¿Existen políticas por escrito para el manejo de los fondos fijos y variables?
A Si X
X
No
NA
1/
Fecha
2
¿Los fondos fijos y variables están manejados por empleados formalmente designados para ello?
3
¿Existen cartas de responsabilidad firmadas por cada uno de los responsables del manejo de los fondos?
X
4
¿Se efectúan arqueos sorpresivos de los fondos por una persona distinta al responsable de su manejo?
X
5
¿Dichos arqueos constan por escrito e incluyen conexión con cifras de contabilidad?
X
6
¿Existen plazos bien definidos para el rescate de vales provisionales contra comprobantes definitivos?
X
7
¿Los vales provisionales son autorizados por una persona con facultades formalmente asignadas para ello?
X
8
¿Los vales provisionales son nominativos e incluyen la firma de "recibido" por parte del beneficiario?
X
9
¿Los vales provisionales incluyen mención clara del propósito del anticipo o salida del efectivo del fondo?
¿Los comprobantes pagados con el fondo se 10 cancelan de inmediato con sello fechador de "pagado " para evitar que vuelvan a utilizarse? 11
¿Se respetan los límites establecidos para efectuar pagos con el efectivo del fondo?
X
X
X
X
W
Mad & Asociados Auditores
1/
EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ Cuestionario de Control Interno Componente: Inventarios Al 31 / 12 /2011 N
PREGUNTAS
Si
12
¿Los fondos son suficientes para sus propósitos y no implican inmovilizaciones de efectivo?
X
13
¿Las reposiciones se llevan a cabo en plazos razonables?
X
14
¿Los cheques para reposición son nominativos?
X
15
¿Las aplicaciones contables de las reposiciones se llevan a cabo oportunamente?
X
No
NA
Fecha
Grado de confianza del control interno: ALTO
( )
MODERADO
( )
BAJO
( )
Comentario adicionales: Mediante el procedimiento de control interno efectuado a traves del cuestionario se determinó que la E ¨EL SOL¨ no realiza arqueos de caja, para lo que no se puede tener una cifra cierta de cuanto dinero m la caja chica…………………….
Responsable de la evaluación:
Iniciales
Fecha
Firma
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
presa ntiene
Mad&Asociados Auditores MPRESA ¨EL SOL¨S. CEDULA ANALITICA ARQUEO DE CAJA El Sol S.A. Caja General Carolina Noboa Janeth Cola
Empresa: Cuenta: Custodio: Encargado: SALDOS Cantidad 205 80 260 356 105 801
Periodo de auditoria: 1 de Enero a 31 de Diciembre del 2011 Fecha: 9:00 AM Hora:
Denominación 100 50 20 10 5 1 Total
DOCUMENTOS Detalle Ventas al contado con Ch/001 Billetes falsos Ch/005 posfechado Factura de pago Pago letra de vehículo del gerente Total Total Presentado
Declaro que los valores constantes en el presente arqueo son los unicos que se encu custodia, que han sido revisados por Janeth Cola encargada de auditoria y que han s mi entera satisfaccion.
A Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determin chica consta un deposito que no se la habia registrado a tiempo. Se aplicación de los siguientes ajustes:
Aj1 Bancos Banco Pichincha
10624.01 10624.01
Caja General
B Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determin general se detectó 2 billetes falsos de $100 y 1 billete de $50, se de errores ocacionales por lo que se recomienda la aplicación del sigui
Aj3 Perdidas ocacionales Caja General
C
250
Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determin ganeral se encontaron cheques posfechados por un valor de $8590 mismos que no fueron dados de baja en su momento en cartera. S aplicación del siguiente ajuste: Aj4 Bancos Banco Colateral Cartera
D
85908.12 85908.12
e an e e proce m en o e au or a e con rmac n se e erm n general se encontraron unas facturas de pago a un proveedor por u $6780.12, las mismas que se deconoce la razón por la que hacen u grande en caja por lo que se sospecha que se esta llevando y utiliz no es propio de caja para efectuarse dichos pagos. Se recomienda Aj5 Proveedor
6780.12 Caja General
E Mediante el procedimiento de auditoría de confirmación se determin general se encuentró el pago de una letra del vehículo del gerente $1850.12, el mismo que se desconoce la razón por la que estaba pr caja y el sustento que representa en la misma y ya que el Gerente alguna ; se recomienda la aplicación del siguiente ajuste: Aj6 Cuenta por cobrar Gerente Caja General
1850.12
A-5.2
l 31 de Diciembre del 2011
Importe 20500 4000 5200 3560 525 801 $ 34,586 Importe 17516.36 250 85908.12 6780.12 1850.12 $ 88,008.24 $ 122,594.24
entran bajo mi control y ido devuletos sin contar con
ó que en la caja recomienda la
A B C D E
A B C D E
10624.01
ó que en la caja dujo que son ente ajuste:
250
ó que en la caja 8.12, los recomienda la
85908.12 que en a ca a n valor de n sustento tan ndo dinero que la aplicación
6780.12
ó que en la caja or un valor de esente en la o dio razón
1850.12
Mad&Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ ACTIVOS (Sumaria) CAJA CHICA, GENERAL Y BANCOS Al 31 / 12 /2011
Código
Cuenta Caja Chica Caja Recaudacion Banco Pichincha Colareral Banco Guayaquil Banco Comercio
Saldo al 12/31/2011 1000.00 122594.24 20816.61 50097.36 37584.00
Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber
232092.21 Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme Cruzado con PC Conclusión: Luego de haber obtenido todos los saldos de los tres bancos con que cuenta la empresa se llegó a lo siguiente que el Banco de Pichincha Colateral presenta un saldo negativo de $20.816,61 por que esto no es recomendable para la empresa y por lo tanto se podría ver afectado su liquidez, por otro lado también se encuentra el Banco Guayaquil con un saldo de $50.097,36 y el Banco Comercio presenta un saldo de $37.584 todos estos saldos mencionados anteriormente responden al 31/12/2011.
Mad&Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ ACTIVOS (Anal[itica) CAJA CHICA Al 31 / 12 /2011 Código
Cuenta
Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme
Saldo al 12/31/2011
Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber
Cruzado con ………..
Conclusión:
Mad&Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ ACTIVOS (Anal[itica) CAJA GENERAL Al 31 / 12 /2011 Código
Cuenta
Verificado con mayor auxiliar Sumado conforme Cruzado con ………..
Conclusión:
Saldo al 12/31/2011
Ajustes y/o reclasificaciones Debe Haber
A-4
Saldo Auditado 12/31/2011 911.25
Elaborado por: Revisado por:
Observaciones
CN JT
12/31/2011 12/31/2011
A-5
Saldo Auditado 12/31/2011
Observaciones
saldo cobros depositos saldos valor t fondo diferencia
Elaborado por: Revisado por:
CN JT
12/31/2011 12/31/2011
A-5
Saldo Auditado 12/31/2011
Elaborado por: Revisado por:
Observaciones
CN JT
12/31/2011 12/31/2011
A-8
Mad&Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ HOJA DE HALLAZGOS Al 31 / 12 /2011
Hallazgo
N 1.
Observacion Al realizar el cuestionario de Control Interno de auditoria se encontro que la empresa no realiza arqueos de caja chica.
CEDULA A 1/1
Recomendacion La empresa deveria realizar arqueos de caja periodicamente con el objetivo de mantener ese fondo y utilizarlo para lo que fue creado, es decir para gastos menores y asi evitar que la empresa realice fraudes con la misma. 2.
Observacion Al realizar los arqueos de caja pertinentes se detecto que en la caja general exiten billetes falsos.
A- 5.2
Recomendacion Se debe mantener un control del efectivo mas minucioso ya que los empleados pueden estar propiciando estos actos delictivos como el traer billetes falsos. 3.
Observacion Al realizar el control mediante la conciliacion bancaria nos encontramos con saldos negativos. Recomendacion Se deben realizar un estudio mas aplicado sobre los estados de cuenta para determinar la razon de esos saldos negativos encontrados.
A – 6 1/4
CONFIRMACIONES DE SALDOS Cuentas por Cobrar Señores Empresa A Av. La prensa EO - 501 22314528 22314529 Quito Presente.Estimado (s) señor (es): Con motivo de la realización del examen de auditoría de nuestros Estados Financieros por nuestros auditores independientes, según la Contabilidad de nuestra compañía presenta u estimada cuenta al 31 de Diciembre del 2011. USD
256890.12
Si usted encuentra este saldo correcto, agradeceremos se sirva firmar el duplicado de esta y enviar a nuestros auditores independientes a la siguiente dirección: MAD & Asociados Auditores Av. Mariana de Jesus y 10 de Agosto
22075501 www.madyasociados.com
Quito - Ecuador En el caso de que usted tuviere alguna observación que hacer, sírvase comunicarla directa auditor mencionado. El objeto de esta solicitud es resguardarnos mutuamente contra errores u omisiones en los contables. En la confianza de que esta solicitud nuestra no les causará inconveniente alguno, anticipa agradecimientos por su atención y pronta respuesta. Muy atentamente, Gustavo Valencia Empresa "EL SOL" S.A.
C-7
1/9
parte de saldo en su
comunicación
mente al registros mos nuestros
A-8 2/2
Mad&Asociados Auditores EMPRESA ¨EL SOL S.A.¨ HOJA DE HALLAZGOS Al 31 / 12 /2011
Hallazgo
N 4.
CEDULA
Observacion A-5.1 1/3 Al realizar el arqueo de caja chica se encontraron recibos de pago de sueldo a los empleados. Recomendacion La caja chica no es para pagar a los empleados ya que para eso existe otro fondo y es necesario que el encargado de la caja utilice el dinero para gastos menores que para eso fue creada la caja chica.
5.
Observacion A-5.2 1/3 Al realizar los arqueos de caja pertinentes se detecto que en la caja general existe una letra de cambio por pago del vehículo del gerente. Recomendacion Se debe mantener el uso exclusivo de la caja para gastos de la misma empresa sin incluir los gastos personales con lo empleados o directivos de las empresas.
Elaborado por: Revisado por:
Janeth Cola
Fecha: 31/12/2011
Jorge Tamayo
Fecha: 31/12/2011
