ARQUEO DE CAJA DEFINICION: Se defne al Arqueo de Caja como la operación verifcación del dinero y valores que se para comprobar si el saldo que arroja los libros con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo con el libro mayor de caja.
de recuento y la encuentran en ella, están de acuerdo se debe comparar
En caso de existir dierencias debe re!istrarse en las cuentas "#$% si hay sobrante en caja, pero en caso de existir un altante, se buscará la ra&ón que justifque el altante, ' un !asto, una consi!nación que no se re!istró( para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justifcación del altante este valor !eneralmente se re!istra en la cuenta )**+ como una deuda para el cajero por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.
IMPORTANCIA: -eali&ando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de eectivo en el cual se verifca la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros in!resos, as como por las salidas de /ste con un pro!rama adecuado para cancelar proveedores de biene bieness y se serv rvic icio ios. s. Co Con n el prop propós ósit ito o de0 de0 1rot 1rote! e!er er el eec eecti tivo vo co cont ntra ra resi residu duos os,, raud raudes es e incons inconsist istenc encias ias,, as como como contr controla olarr la adecua adecuada da contab contabili& ili&aci ación ón de las partid partidas, as, verifca verifcarr el cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempe2o efciente de los empleados. 3as entradas de eectivo en la empresa, corresponden a, 4enta al contado, Cobros a clientes, 1r/stamos obtenidos, y 4entas de activos Es conveniente conveniente crear crear ondo de caja menor o caja chica, asi!nando asi!nando una persona persona encar!ada de su administración, para !astos menores, a la que se le fjará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por perodos breves no mayores de un mes, me s, utili&ando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada ve& que la caja ten!a movimiento. El arqueo de caja chica se debe reali&ar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el eectivo por !rupo de nominaciones, y debe ser reali&ado por una persona dierente a quien reali&a la documentación 5entro de los documentos que no orman parte del eectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo están 4ales de cajas, Cheques posechados y Cheques devueltos entre otros. PROCEDIMIENTOS DE ARQUEOS DE CAJA: 3os procedimientos para la reali&ación de arqueos de caja son los si!uientes0
3os arqueos son pro!ramados por la jeatura asi!nada por la !erencia, estos pueden desa desarr rroll ollars arse e ordi ordina naria riamen mente te 'men 'mensu sual al(( y extr extrao aord rdin inar aria iamen mente te 'sor 'sorpr pres esivo ivo y selectivo(. 3os arqueos deben ser practicados obli!atoriamente en presencia de la persona responsable de los ondos y6o documentos materia de arqueo. 7na ve& culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deberá levantar un acta en el cual se consi!nará la conormidad o disconormidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encar!ado de la caja y por la persona que haya reali&ado el arqueo. 3ass obse 3a observ rvac acio ione ness 'irr 'irre! e!ul ular arid idad ades es(( rec ecab abad adas as en los los arqu arqueo eoss debe deberá rán n se serr comunicadas por escrito a las !erencias respectivas, con la fnalidad de adoptar medidas correctivas.
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ELEMENTOS DE ARQUEO: El ámbito de aplicación de los arqueos implica a los ondos en caja central o !eneral 'se!8n la denominación que la entidad haya adoptado(, documentación en custodia 'valores ne!ociables(, documentos en !aranta. 3os elementos de arqueo son0
Eectivo y equivalentes de eectivo 'cheques, depósitos, etc.( -ecibos de in!reso de caja -ecibos de e!reso de caja 4alores ne!ociables 'letras, acturas ne!ociables( Cheques en cartera Cartas fan&as 9ltimos depósitos eectuados a las cuentas fnancieras de la empresa Chequeras 'identifcando en el ran!o del perodo a examinar el primer cheque emitido y el 8ltimo cheque emitido( 9ltima transerencia bancaria reali&ada por la empresa. 5ocumentación de entre!as a rendir, viáticos, etc.
EL
PASOS A REALIZAR PARA ARQUEO DE CAJA
). E3 :-A;A
SA;3E 5E3 A-?7E=, inicia el procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. #. Solicita la 8ltima documentación !irada para practicar el corte documentario, visando cada uno de los documentos que lo conorman. *. E3 S7SA;3E 5E3 A-?7E=, procede al conteo y confrmación del saldo, visando cada uno de los cierres, eectuando la conciliación o verifcación del saldo. %. Eect8a el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier dierencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que aecte a la normatividad. @. Emite el Acta '=ri!inal y # copias( procediendo a frmarla, conjuntamente con el sujeto de arqueo, en se2al de conormidad y la distribuye de la si!uiente manera0 =ri!inal0 5ivisión Contabilidad Copia )0 Sujeto del Arqueo Copia #0 r!ano de Control Bnstitucional . 3a 5ivisión Contabilidad anali&a el Acta elaborada y determina si existen dierencias D. EFBS:E> 5BGE-E>CBASH
DA >o existen dierencias.I Contin8a en el paso >J )) D; S existen dierencias.I Bnorma por escrito al :rabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descar!o a dierencias detectadas. $. E3 S7 5E C=>:A;B3B5A5, emite un inorme Kerencia de Administración y Ginan&as sobre practicado a fn de que tome las medidas correspondan.
diri!ido a la el arqueo correctivas que
)).:/rmino del procedimiento. CASO PRACTICO: 3a Empresa E3 -=SA3 S.A ha desi!nado como manejo de caja chica a la Srta. Carla Avalos ondo es de S6.)+,+++ y encar!a la -evisión del a Larcos -eyes miembro del equipo de Auditoria.
responsable del 'cajera(, cuyo Arqueo de Caja
5urante el arqueo se encontró lo si!uiente0 ;illetes0 Cantidad
5enominación
%
)+.++
*
#+.++
#
%+.++
)%
)++.++
Lonedas0 Cantidad
5enominación
#+
#.++
)"
%.++
Gactura >M ++)I#*+ +D6)+6)% Comercial -ita SA por compra de libros por un valor de S6.)%+.++ Gactura >M ++)I%#+ +%6)+6)% 3ibrera Casas por copias por un valor de S6*++.++ Entre!a de un vale para compra de 8tiles de escritorio a
EL ROSAL SA ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN
G=>5=
A Caja chica
A-?7EA-0 EGEC:7A5= E3 5BA0 O=-A B>BCB=0 -ES1=>SA;3E0 L=>:=0
31 LES0 =ctubre $0*+ am O=-A :E-LB>ACB=>0
AN=0 #+)% )+0*+ am
S6.)+,+++.++
IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII -ES73:A5= B.I Eectivo BB.I 5ocumentos no contabili&ados BBB.I 4ales provisionales
S6. S6. S6.
#,@++.++ "%+,++ ),%++.++
:otal arqueado Bmporte de la empresa
S6. S6.
)+,)++.++ )+,+++.++
5ierencia S6. ' I)++.++( IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
<7S:BGBCACB=> El responsable de la Caja el Sr. Grancisco 1i&arro justifco el altante de caja indicando que por una emer!encia amiliar tomo el dinero Siendo las %.*+ pm del +$ de G=-LE
C=>G=-LE
-ES1=>SA;3E 5E A-?7E=
-ES1=>SA;3E 5E CA
C1C. E>-B?7E CAS= 3AP G7>
G-A>CBSC= 1BQA--=
EL ROSAL SA ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO GECOA 0 ............................. A S- 'A( 0 ............................................................... O=-A 0 ............................. IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII SE 1-AC:BC0
I Arqueo de Caja Chica EGEC:B4= 0 ;illetes CA>:B5A5 )+ )+ )+ )%
5E>=LB>ACB=> S6.)+.++ S6.#+.++ S6.%+.++ S6.)++.++
BL1=-:E S6.)++.++ S6.#++.++ S6.%++.++ S6.)%++.++
Lonedas CA>:B5A5 #% %+
5E>=LB>ACB=> S6.#.++ S6.%.++
BL1=-:E S6.%+.++ S6.#%+.++
:=:A3
S6.#@++.++
IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII C=>G=-LE C=>G=-LE IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII -esponsable del Arqueo -esponsable del Gondo Asi!nado IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Supervisor de Arqueo
EL ROSAL SA ARQUEO DE CAJA CHICA DOCUMENTOS NO CONTABILIZADOS
GAC:7-AS
GECOA +%6)+6)%
>-= +#*I))#
+D6)+6)%
+%"I#+"
C=>CE1:= Copias a 3ibrera Casas Compra de libros a Comercial -ita SA :=:A3
BL1=-:E S6.)%+.++ S6.*++.++
S6."%+.++
EL ROSAL SA ARQUEO DE CAJA CHICA VALES DE PROVISION
4A3ES 1-=4BSB=>A3ES0 GECOA )*6R+6)% #+6)+6)%
C=>CE1:= ;E>EGBCBA-B= Compra de 8tiles
BL1=-:E S6.%++.++ S6.)+++.++
S6.)%++.++
