GENERALIDADES habla a en algu alguno no de sus sus text textos os del del H.G. Wel H.G. Wells ls habl “archivo de las rocas” constituido por la impresión que elementos “archivo
El
histori historiado ador r
orgánic orgánicos os dejar dejaron on en las las propia propias s rocas rocas en la form formaci ación ón de la tierr tierra. a. Esto Esto quier quiere e decir decir que el archiv archivo o es más viejo viejo que la humanidad humanidad ya que data data de las eras eras geológic geológicas as del del planeta. planeta. Esta aseve asevera raci ción ón nos nos llev lleva a a cons consid ider erar ar la enor enorme me impo import rtan anci cia a que que tiene la serie de constancias de hechos transcurridos en miles de millones años atrás. El trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sido designado designado con frecuen frecuencia cia con el nombre nombre de “ sistema nervioso” , ya que es una una parte parte vital vital e integra integral l de la misma. misma. El servic servicio io que ofrece ofrece el archi archivo vo es dar dar inform informaci ación; ón; en un mode moderno rno concep concepto to debe debe cons conside idera rars rse e como como el” el” re La regi gist stro ro de la in infor forma maci ción ón” ”. mayo mayorí ría a de las las acti activi vida dade des s está están n prec preced edid idas as, , acom acompa paña ñada das s y segui seguida das s de un “papel “papel”; ”; se relac relacion ionan an con con la recopi recopila laci ción ón, , registro y transmisión de datos. La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser manej manejad ados os orde ordena nadam damen ente te, , en los los arch archiv ivos os con con la fina finali lida dad d de proporcionar la información. Sus Sus fall fallas as prov provoc ocan an deso desord rden en en los los nego negoci cios os; ; ento entorp rpec ecen en la marcha institucional pues al no conceder la debida importancia a este genero ero de trabajo, la fal falta de preparación personal respect respectivo ivo, , imposi imposibil bilita ita la correct correcta a y eficie eficiente nte resolu resolució ción n de los asuntos. La docume documenta ntació ción n de los arch archivo ivos, s, en su aspe aspecto cto info informa rmativo tivo, , tiene tiene una una múlt múltip iple le func función ión: : histó históri rica ca, , anal analít ític ica, a, prev previs isor ora a y supervisora.
TERMINOLOGIA
Archivonomìa .
Se encarga de la administración de los archivos que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.
Planeación .
Son
las
metas
o
finalidades;
los
planes
y
normas
generales.
Organización .
Representa los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución y coordinación sistemática y metódica de los elementos del archivo para satisfacer sus fines eficazmente.
Integración .
Pone
en
armonía
a
los
elementos
materiales
y
humanos.
Ejecución .
Es la aplicación de los sistemas y de los métodos de archivo guiado por normas generales o particulares que amplían sus capacidades para clasificar, ordena, conservar y manejar los documentos.
Archivo .
Es conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta. Lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos.
Archivar .
Es la acción de guardar ordenadamente los documentos de acuerdo con los procedimientos que señalan sistemas y métodos.
Archivista .
Persona que tiene a su cargo un archivo técnicamente capacitado para intervenir en ese trabajo.
Archivero.
Mueble sexional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.
INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS
Los principales elementos que integran los archivos son: mobiliario y equipo, documentación y personal .
local,
El mobiliario y equipo los más importantes son tres: •
El archivero
•
El tarjetero
•
El estante
El archivero: es un mueble sexional metálico de una a seis gavetas o cajones los hay en colores verde olivo, caoba o gris los más usados son de 4 o 5 gavetas, debe adaptarse a las necesidades requeridas por el manejo de la documentación. El archivero tiene al frente de cada gaveta en el ángulo superior izquierdo un portamarbete destinado a la inscripción de su contenido.
EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS
Técnico en la materia de Archivonomìa debe dominar lo referente a clasificación, formación de expedientes, conservación y control de los documentos esto debe completarse con el conocimiento en cultura general, especialmente en: aritmética, geografía. Historia, una lengua extranjera y su propio idioma.
LA DOCUMENTACIÓN
Es el elemento mas importante de la integración de los archivos, la documentación dentro de las oficinas se origina por una parte en la correspondencia y por otra, en una multitud de documentos con esas dos fuentes se van integrando día a día los expedientes. La documentación tiene una gran variedad de nombres y características, así hay documentación oficial, mercantil, industrial, financiera, contable y particular.
ELEMENTOS AUXILIARES
Los fundamentales para el orden documentario son: carpetas, guías principales, seguías, marbetes y jinetes.
La carpeta entra en la formación del expediente, hecha en cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o carta lleva en el borde superior una parte saliente de un centímetro llamado pestaña destinada a la anotación del asunto que contenga.
Las guías principales y auxiliares o subguias son de material muy resistente (cartón). En tamaño carta u oficio, tienen en su borde superior una pestaña que va de izquierda a derecha
La guía indica la letra o número primordial y las subguias la combinación alfabética o numérica necesaria
Los marbetes de las gaveras son metálicos y están
destinados
a indicar el contenido de la gaveta mediante letras o números, en los cuales introducen tarjetas con las anotaciones respectivas
M-P
Los jinetes son metálicos y en varios colores y sirven para señalar los expedientes
HIGIENE DE LOS ARCHIVOS
La documentación, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someter las periódicas fumigaciones y evitar humedecer, con saliva o esponja los documentos. El uso de dedales de goma es una obligación de quienes los consulte o los maneje. El archivista debe aplicar todas normas higiénicas
que son
comunes a toda persona civilizada
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN RELACIÓN CON LAS INSTITUCIONES
Las oficinas
en las instituciones adoptan una organización
departamental
o
encuentra
unidad
una
centralizada. se
basta
En
la
departamental,
así
misma
para
todos
se sus
servicios; las diversas actividades están bajo el control de un jefe; con capacidad y autoridad necesarias, para atender todas las labores; esta forma de organización cuenta dentro de
su
departamento
corresponsales
y
con
sus
sus
propios
agentes
taquimecanógrafos,
de
compras,
y
su
sus
archivo
(archivo especial). En la organización centralizada; todas las tareas comunes de las diversas dependencias se realizan en unidades centrales, cada
labor
sección,
específica por
departamento
de
corresponderá
ejemplo: compras,
a
un
departamento departamento
de de
departamento
o
contabilidad, correspondencia,
departamento de archivo (archivo central). En
consecuencia
organización
más
el
servicio
conveniente,
de
archivo
con
la
debe
adoptar
organización
institución, atendiendo a sus necesidades y requisitos.
de
la la
La organización centralizada tiene grandes ventajas, es más económica y es más eficiente, despachan más rápidamente el trabajo urgente. La
organización
ideal
del
archivo
es
el
de
unidad
centralizada de servicio, sin embargo, en la práctica los dos tipos de organización suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento. Las
grandes
instituciones
con
su
moderno
concepto
del
servicio de información, han constituido una unidad con la denominación
, INFORMATICA
de
en
las
que
agrupan
las
informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
EL ORDENAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DEL ARCHIVO Con
los
elementos
descritos
anteriormente
se
forma
el
archivo. Precediendo de las partes del todo: de un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo. Un documento inicialmente, se multiplica en el proceso del desarrollo de su trámite. Al multiplicarse y referirse a un solo
asunto
(condición
correspondiente
indispensable)
carpeta,
forma
un
y
dentro
de
su
así
se
adoptado,
la
expediente;
individualiza. La
carpeta
marca,
de
acuerdo
al
sistema
clasificación o el asunto; su nombre o nombres; o un extracto de
lo
contenido.
múltiples
Los
expedientes
múltiples que;
asuntos
distribuidos
darán entre
origen sus
a
guías
divisionarias, principales y auxiliares, habrán de ocupar las gavetas
siguiendo
un
orden
alfabético
o
numérico.
Con
las
gavetas y su contenido de expedientes, anotado en el marbete,
y
con el
conjunto
de
archiveros,
se
constituye un
archivo
dentro del local destinado a tal fin. Considerados
así
tales
elementos,
estarán
en
una
posición
estática y habrá que ponerlos en una posición dinámica, es decir
en
servicio
funcionamiento, de
información
para que
que
tiene
el
archivo
asignado
preste
dentro
de
el las
oficinas. Para tal fin es necesarios que los archivistas, apliquen los sistemas y los métodos adecuados a la documentación y que se adapten
a
las
necesidades
de
la
empresa
como
condición
fundamental de toda organización debidamente planeada.
