Concepto de archivo 1.
Colección organizada de Información destinada a un determinado fin; lugar donde se custodian documentos Públicos y Privados, reunidos en un determinado lugar con fines de Conservación y Ordenación Científica para consulta y utilización.
Elementos del
archivo:
Los elementos fundamentales que debe tener cua lquier tipo de archivo son: recursos humanos, materiales, financieros y técnicos.
Concepto de archivo en tramite Es
aquel cuyos documentos que resguarda son vigentes y para efectos de este período permanecen únicamente durante el tiempo de trámite independientemente de cual sea su valor. (Administrativo, Fiscal, Legal, Evidencial o Testimonial). (0-5)
Concepto de archivo de concentración Es
el Archivo dónde se transfiere los documentos que concluyeron con su vigencia primaria y se encuentran debidamente registrados en un inventario para su guarda y custodia. (6-30) Concepto de archivo histórico Es
el Archivo donde se guardan y custodian los documentos que concluyeron con su valor primario y obtuvieron por su relevancia e importancia el valor secundario, en esta etapa se reciben únicamente documentos originales debidamente inventariados y registrados, cuya función servirá para la investigación y testimonios de la propia Institución. (+31)
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: El
Ciclo Vital de los documentos nos ayuda a identificar las características y evolución de los documentos, el cual se divide en Tres Fases: Fase Activa, Semi Activa e Inactiva.
FASE ACTIVA:
La Fase Activa, es la primera edad del documento y como su nombre lo indica, se refiere exclusivamente al período que inicia en el momento en que el documento es recibido o generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o conclusión de los trámites para los fines que fueron elaborados.
FASE SEMIACTIVA:
La característica esencial en esta etapa es la de que los documentos deben ser sujetos a un Proceso de Valoración cuidadosa, que precise los períodos de tiempo durante los cuales deberán de ser conservados y custodiados en el Archivo de Concentración, vigilando el tiempo de vigencia para que posteriormente se pueda valorar o en su caso eliminar y transferir al Archivo Histórico. FASE INACTIVA:
En
esta Fase los documentos son transferidos al Archivo histórico el cual su valor será de carácter permanente, mismos que una vez organizados se podrán consultar por las personas que requieren de algún antecedentes o algún hecho relevante o importante que se origino en la Institución. Clasificación de los sistemas de archivo. Alfabetico, nunerico cronológico temático geográfico Sistema alfabetico, como su nombre lo indica se basa en el alfabeto, considerando que para este tipo de clasificación no existen letras dobles (ch, ll, rr) estas se tomaran como consonantes sencillas seguidas de otras, asi como la aplicación de ciertas reglas . Por ejemplo: En caso de los nombres primero son los apellidos empezando por el paterno y con una coma antes del nombre. En caso de títulos o grado (académico, eclesiástico o militar)se escribe la abreviatura de este después del nombre y entre paréntesis .
para la clasificacion de los archivos: Según la organización: - Centralizado - Descentralizado Segun el sistema de archivo: - Horizontal - Vertical - Lateral - Otros Segun el soporte: - Papel Y
- Microfilm - Informático Segun su grado de utilizacion: - Activo - Semiactivo - Inactivo ARCHIVOALFAB ÉTICO. Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona
o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con e l apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, EspíndolaReyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monosí labos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa ReyesJorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Dev lin, etc.
ARCHIVOCRONOLÓGICO.
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año, mes y día.
ARCHIVOGEOGRÁFICO. Estado
Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,
o País.
ARCHIVO POR ASUNTOS.
Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de
cada documento.
ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo.
número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico. 2. En caso de que los apellidos lleven monosí labos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa ReyesJorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Dev lin, etc. El
