1.- ¿CONQUE NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERNAS? MODERNAS? R= Sistema nervioso de la empresa 2.- ¿QUE OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA? R= Facilitar el trabajo de una empresa, este servicio es esencialmente de INFORMACIÓN por lo tanto se considera que esta actividad debe considerarse como “registro de la información”
3.- ?DE QUE NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA ¿ R=Actividades primordiales fundamentales fundamentales o primarias en la propia institución, las otras actividades están representadas por la administración localizada en una oficina, de mayor o m enor amplitud y con trabajos de muy diversa índole 4.- ¿QUE CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIÓN, CUANDO CUENTA CON LA INFORMACIÓN NECESARIA? R= Dictar las medidas para incrementar la producción , reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, conservar en alto nivel las relaciones con terceras personas o entidades, conceder los créditos, mejorar los servicios 5.- ¿EN DONDE SERÁN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MÚLTIPLES DOCUMENTOS QUE SE ELABORAN EN UNA OFICINA? R= Serán manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la información 6.- ¿QUE FUNCIÓN TIENE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS? R= Histórica, analítica, previsora y supervisora 7.- ¿QUE SIMILITUD EXISTE ENTRE UN ARCHIVO Y LA L A MEMORIA? R= La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es la memoria, esta contiene información de toda nuestra vida, igual que qué el archivo la vida de la Institución. 8.- ¿QUE ELEMENTOS REQUIEREN EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS? R= Presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas 9.- ¿QUE FINALIDAD PERSIGUE LA ENSEÑANZA DE ARCHIVONOMIA? R= Adquisición de los conocimientos sobre ella misma y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.
10.- ¿DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA? R= Se ocupa o refiere a la administración de los archivos que comprende la P laneación, la Organización, la Integración, La Ejecución y el Control de los mismos. 11.- ¿QUE SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? a) PLANEACIÓN b) ORGANIZACIÓN e) INTEGRACIÓN d) CONTROL R= Planeación: Metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales Organización: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente. Integración: con apoyo en lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento Ejecución: Aplicación de los sistemas y de los métodos de ar chivos guiados por una serie de normas generales o particulares que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos Control: Como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido y de las tareas y su ejecución.
12.- ¿CÓMO SE HA FORMADO ÉL TERMINO ARCHIVONOMIA? R= Neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome que significa regla 13.- ¿QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS? a). ARCHIVAR b) ARCHIVISTA e) ARCHIVERO R= Archivar: La acción de guardar ordenadamente los documentos , de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos. Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como técnico en la materia, intervienen o trabaja en los archivos Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación 14.- ¿QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL? R= Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias
15.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL? R= El servicio se localiza en cada dependencia de la institución y por consecuencia se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio . 16.- ¿CUÁL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS? R= Los archivos generales 17. - ¿CUÁL ES EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES? R= Archivos parciales 18. - ¿CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS POR SU DESTINO? R= Archivos públicos, privados y secretos 19. - ¿QUE ES UN ARCHIVO DIRECTO Y QUE ES UN ARCHIVO INDIRECTO? R= Archivo directo: Son los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes. 20. - ¿CUAL ES LA DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS POR EL MÉTODO EMPLEADO POR SU MANEJO? R=Archivos directos y archivos indirectos 21.- ¿COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO? R= Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentación Archivos cualitativos: Son de gran calidad es su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo 22.- ¿COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS? R= Archivos numéricos y alfabéticos 23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS? R= Local, mobiliario y equipo, documentación y personal. 24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE? R= La documentación
25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO? R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades del local 26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS: R= AREA: Debe tener un área ideal de forma rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: Incendio, humedad y polvo ORIENTACIÓN: Hacia el sur, después al oriente o al poniente y la mas inconveniente es al norte ILUMINACIÓN: La natural es la mejor y en el caso de emplear la artificial esta debe ser en cantidad suficiente TEMPERATURA Y VENTILACIÓN: Intima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados; además influyen grandemente en la conservación de los documentos DECORACIÓN: Evitar todo aquello que favorezca la acumulación de polvo INSTALACIONES ACCESORIAS: Formados por un taller de encuadernación y uno de fotografía, además, con las de vestuario, tocador y sanitarios indispensable MOBILIARIO Y EQUIPOS: ARCHIVERO: Mueble seccional metálico de 1,2,3,4,5,6,gavetas o cajones GAVETA: tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanism ESTANTE: Mueble de estructura metálica compuesto de una serie de piesderechos y entrepaños destinados a la colocación de cajas archivadoras TARJETERO: Para tarjetas de los catálogos es semejante a la gaveta de los archiveros OTROS MUEBLES: Secciones de tranferencia, tajeteros horizontales, cajas fuertes, vitrinas, escaleras, mesas, escritorios, máquinas de escribir, aparatos para costura de expedientes, relojes marcadores 27.- ¿CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS? R= Conservar en perfecto orden los documentos o historia de la Institución
28.- ¿CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIÓN? R= Bibliografía, biblioteconomía, enciclopedia, archivística y museografía 29.- ¿COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS? R= Por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas. 30.- ¿CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA? R= Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos. 31.- ¿CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA? R= Cultura general y, específicamente en la aritmética, la geografía, la historia, su porpio idioma y una lengua extranjera. Además de las cualidades de integridad y solvencia moral reconocida honradez y discreción absoluta. 32.- ¿CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS? R= Evitar el polvo, abolir estrictamente la practica de humedecer con saliva o esponja los documentos 33.- ¿QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTARIA? R= Carpetas, guías principales y auxiliares o subguías los marbetes y los jinetes 34.- ¿QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA? R= Esta hecha en cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o de carta, lleva en su hoja posterior una pestaña en donde se indica de que trata su contenido 35.- ¿QUE SON LAS GUÍAS? R= De material muy resistente cartón en tamaños carta u oficio existen de unod dos tres o más cortes y estas pestañas están destinadas a contener la inscripción ya alfabética o numérica o combinadas que van a servir como guía en la distribución, colocación y localización de los expedientes o de las cédulas de los catálogos 36.- ¿CUALES SON LAS GUÍAS MAS GENERALMENTE USADAS? R= principales y auxiliares 37.- ¿QUE CARACTERÍSTICAS TIENE LAS GUÍAS? R= son de cartón y son de tamaño oficio o carta, tienen un borde superior
38.- ¿QUE TIPO DE ARCHIVO DEBE ADOPTARSE EN LA ORGANIZACIÓN CENTRALIZADA? R= Archivo especial 39.- ¿CUÁL ES LA ORGANIZACIÓN IDEAL DEL ARCHIVO? R= Unidad centralizada de servicio 40.- ¿QUE OCURRE EN LA PRACTICA EN CUANTO A LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN? R= Suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento 41.- ¿CÓMO SE FORMA CON LOS ELEMENTOS DESCRITOS EL ARCHIVO Y QUE PROCEDIMIENTOS SE SIGUEN? R=Procediendo de las partes al todo, de un documento a su conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta a los archiveros y de los archiveros al archivo 42.- ¿QUE FINALIDAD TIENE LA OFICINA LLAMADA INFORMÁTICA? R= En ella se agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm 43.- ¿QUE OBJETO TIENE PONER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIÓN DINÁMICA? R= Que el archivo preste el servicio de información que tiene asignado dentro de las oficinas 44.- ¿QUE INFORMACIÓN REVELA EL ANÁLISIS DE UN DOCUMENTO? R= La existencia de una serie de datos como una numeración, un lugar, una fecha, día mes y año, un nombre o nombres de personas físicas o morales y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principalísimo 45.- ¿QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO? R=De ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución 46.- ¿CÓMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO NECESIDAD DE REGISTROS PARA LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS? R= Archivos directos e indirectos 47.- ¿CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO? R= Archivos directos: Alfabético, geográfico y por asuntos Archivos indirectos: Los numéricos 48.- ¿CUÁL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIÓN?
R= Estricto orden alfabético de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento preponderante 49.- ¿CÓMO SE LLAMA LA PRIMERA GUÍA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN CON ANOTACIONES DE “A “AR” “AZ”?
R= Guía principal y guías auxiliares 51.- ¿QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO MÉTODO? R=Los archivos requieren del empleo o aplicación de sistemas y de métodos, clasificar es formación en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y de semejanza en la formación de los grupos o clases y subdivisiones. 52.- ¿QUIÉN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL? R= Melvin Dewey Bibliotecario norteaméricano 53.- ¿CUÁL ES LA TEORÍA DE LA CLASIFICACIÓN DECIMAL? R= El inmenso caudal de conocimientos humanos se consideró como la UNIDAD, y como tal, tratada decimalmente es susceptible de dividirse y subdividirse de diez en diez, tantas veces como lo requieran las necesidades de la tabla de Clasificación 54.- ¿QUE ES LA CLASE, LA DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN? R= Clases: Los diez grandes grupos resultantes de la primera división de la Unidad que corresponden a los décimos División: Subdivisión en otras diez que corresponden a los centésimos, entre los que se han repartido las ciencias o materias que componen cada una de las clases Subdivisiones: Otras diez partes de las divisiones que corresponden a los m ilésimos 55.- ¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIÓN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS CLASIFICADORES? R= Por la unidad de lo general a lo particular, del todo a las partes Los clasificadores que siempre son decimales son los números con los que se representa cada parte de nuestro archivo Incluir preguntas de la página 71 56.- ¿CÓMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIÓN Y ESTUDIO DE LOS CATÁLOGOS?
R= Catalografía 57.- ¿CÓMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RÁPIDA CONSULTA Y LOCALIZACIÓN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO? R= Catálogo 58.- ¿QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIÓN? R= Es enumerar y describir sistemática y metódicamente los documentos que forman los archivos 59.- ¿QUÉ OBJETO E IMPORTACIÓN TIENE LOS CATÁLOGOS? R= Es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos. 60.- ¿QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATÁLOGOS? R=Cédulas de catalogación , representan los asuntos en sí, se redactan en tarjetas de cartulina de forma rectangular blancas o de colores .
