1. GENERALIDADES 1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R.- Sistema nervioso 2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina? R.- Facilitar el trabajo de una empresa 3.- ¿De que naturaleza son las labores de la oficina? R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos. 4.- ¿Que clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas. R.- Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno. *Dictar las medidas para incrementar la producción. *Reducir costos. *Estimular al personal. *Adquirir las materias primas. *Despachar los pedidos. *Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades. *Conceder los créditos *Mejorar los servicios Por ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, etc. 5.- ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina? R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la información 6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos? R.- ¾ Guardar y organizar. ¾ Garantizar la conservación y custodia. ¾ Facilitar la documentación y la información. Tiene una función histórica de la institución, información sobre sus éxitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones. En si tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. 7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"? R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda. 8.- ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R.- Requiere de prácticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.
9.- ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia? R.- Es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos. 10.- ¿De que se ocupa la Archivonomia? R.- A la administración de los archivos, que comprenden la Planeación, Integración, Ejecución y Control. 11.- ¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos? R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales. ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente. INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento. CONTROL: como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución. 12.- ¿Como se ha formado el termino Archivonomia? R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nomè que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información. 13.- ¿Que significado tienen los siguientes términos? R.- ARCHIVAR: Acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos. ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos. ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación. 14.- ¿Que es un archivo central? R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo. 15.- ¿Cuales son las características del Archivo local? R.- Se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia, se forman tantos expedientes. 16.- ¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos? R.- Los generales 17.- ¿Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?
R.- Los archivos parciales. 18.- ¿Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino? R.- Son tres, archivos públicos, privados y secretos. 19.- ¿Que es archivo directo y que, archivo indirecto? R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes. ACHIVO INDIRECTO: estos equierendel auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes. 21.- ¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo? R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo. CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación. 22.- ¿Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados? R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos. 23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS? Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal
24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE? La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas. La documentación porque en se integran todos los archivos
además de que su contenido es fundamental.
25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?
Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Además del área ideal en forma rectangular y desechar la anchura. 26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
Área suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular. AREA: determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local. PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: el incendio y la humedad de tal manera
que garantizan a los documentos de correr estos peligros y sus condiciones de instalaciones, construcción y situación. A) ORIENTACIÓN: adecuada es hacia el sur, después al oriente o al poniente y la más
conveniente es al norte. B) ILUMINACIÓN: la natural es la mejor y en el caso de la artificial esta debe ser suficiente, sin reflejos y sin sombras y con buena difusión de la luz lo que se logra con una buena distribución simétrica.
C) TEMPERATURA Y VENTILACIÓN: no es simple cuestión de higiene, pues en la actualidad
tienen íntima relación con el rendimiento eficiencia de los empleados además de que influyen en la conservación de los documentos. D) DECORACIÓN: debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación del polvo para
emplear materiales que reúnen las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza. E) INSTALACIONES ACCESORIAS: debe presentar un taller de encuadernación y uno de fotografía, además de los vestuarios tocadores y sanitarios indispensables. MOBILIARIO Y EQUIPOS:
MOBILIARIO Y EQUIPOS: Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo, son 3: el archivero, el
tarjetero y el estante. El personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la archivonomia, debe de ser el archivista. Dominio completo de la referente a la clasificación, catalogación, formación de los expedientes, manejo conservación y control de los documentos. La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas. A) ARCHIVERO: es un mueble seccional, metálico, de 1, 2, 3, 4, 5, o 6 gavetas, o cajones. B) GAVETA: es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en
varios tamaños, según su utilidad: archivo muerto o directorio personal. Tiene
en sus paredes
laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosa a la estructura interna el archivero. Es necesario hacer énfasis de este mecanismo. es un mueble de estructura mecánica de longitud y altura variables de conformidad con lo local: está compuesto de ´pies-derechosµ y entrepaños; los primeros están dispuesto verticalmente y los segundos horizontalmente. D) TARJETERO: son clasificadoras de tarjeta de los catálogos es semejante a la gaveta de los archivos pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127x76mm.que son las dimensiones más usadas en las tarjetas de cedulas de catalogación. C) ESTANTE:
E) OTROS MUEBLES: las cajas archivadoras y pastas o
tobillos archivadoras son indispensables.
27.- ¿CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?
Los documentos o documentación. De estos elementos es primordial en los archivos la documentación puesto que el local, los muebles y equipo, y el personal, están destinados a contener y manejar los citados documentos.
28.- ¿CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIÓN? Bibliografía, biblioteconomía, enciclopedia, archivística y museografía. 29.- ¿COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS? Se origina por una parte llamad correspondencia (según la academia de la lengua) y por otra parte en multiplicidad de documentos muy diversos que generan las propias oficinas. 30.- ¿CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA? Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.
31.- ¿CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA? Cualidades de integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discreción absoluta 32.- ¿CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS? Los documentos deben ser motivo de constante, limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlas a fumigaciones y abolir; estrictamente, la practica viciosa de humedecer con saliva o esponja. Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza. El archivista debe aplicar todas las normas higiénicas que son comunes para toda persona civilizada.
33.- ¿QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTARIA? Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o método que se adopte para su clasificación, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpetas, las guías principales y auxiliares o sub-guías los marbetes y los jinetes.
34.- ¿QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA? Son de cartulina, los hay de varios colores y en tamaño carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de éste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
35.- ¿QUE SON LAS GUÍAS? Son de material resistente; las hay en varios colores y tamaños: carta, oficio y algunas más pequeñas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual están archivados, las guías siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.
