ANALISIS PROSES BISNIS UMKM
INDO MOTOR - JEMBER
MAKALAH
(diajukan guna memenuhi tugas Matakuliah Sistem Informasi Manajemen)
oleh
Ade Irma Suryani (120810301029/AKT.A)
Risqa Maulidatus Sholehah (120810301058/AKT.A)
Siti Musrifah (120810301064/AKT.B)
Sherly Heriyanto (120810301157/AKT.A)
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS JEMBER
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur yang dalam penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat-Nyalah makalah ini dapat penulis selesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dalam makalah ini, penulis membahas mengenai "Analisis Proses Bisnis UMKM : INDOMOTOR - JEMBER".
Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pengetahuan kita tentang "Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen". Khususnya kaitannya tentang penerapan Sistem Informasi Manajemen di lapangan secara nyata.
Penulis menyadari bahwa sebagai manusia biasa tidak luput dari kesalahan dan kekurangan sehingga hanya yang demikian sajalah yang dapat penulis berikan. Penulis juga sangat mengharapkan kritikan dan saran dari para pembaca sehingga penulis dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan dalam penyusunan makalah selanjutnya. Demikian makalah ini, semoga bermanfaat bagi kita semua.
Jember, 16 Mei 2014
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB 1 PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Rumusan Masalah
Tujuan Pembahasan Masalah
Manfaat Pembahasan Masalah
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Proses bisnis utama di Indo Motor
2.2 Mekanisme kerja pada level operasional dan level manajerial
di Indo Motor
2.3 Mekanisme hubungan kerja pada level operasional dengan
level manajerial di Indo Motor
2.4 Keputusan yang diambil pada masing-masing fungsi
level manajerial dan operasional di Indo Motor
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Bengkel sepeda motor Indo Motor yang berlokasi di Jln. Letjen Suprapto No. 4, Kebonsari,Jember ini berdiri pada 28 Januari 2007 dengan kepemilikan atas nama Bpk Suprapto (Ming An). Bengkel ini merupakan bengkel cabang dengan pusat bengkel berada di Ambulu, tepatnya di Jln. Raya Suyitman No. 52 Ambulu, Jember.
Pada awal pendiriannya, bengkel ini hanya memiliki luas 5 x 8 meter dengan karyawan sebanyak 2 orang dan bagian bengkel sebanyak 3 orang. Tahun 2009, Bpk. Suprapto (Ming An) membeli lahan dibelakang bengkel untuk memperluas area bengkel. Tahun 2012, Bpk. Suprapto menyewa lahan di sebelah kanan bengkel untuk juga memperluas bengkel. Dan akhirnya pada tahun 2013, area tersebut dibeli sehingga sampai saat ini area bengkel mempunyai luas sekitar 15 x 40 meter.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk menganalisis proses bisnis bengkel Indo Motor.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1.2.1 Apakah proses bisnis utama di Indo Motor?
1.2.2 Bagaimana mekanisme kerja pada level operasional dan level manajerial di Indo Motor?
1.2.3 Bagaimana mekanisme hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial di Indo Motor?
1.2.4 Apa saja keputusan yang diambil pada masing-masing fungsi level manajerial dan operasional di Indo Motor?
1.3 Tujuan
1.3.1 Mengetahui proses bisnis utama yang dijalankan oleh Indo Motor
1.3.2 Mengetahui mekanisme kerja pada level operasional dan level manajerial di Indo Motor
1.3.3 Mengetahui mekanisme hubungan kerja pada level oprasional dengan level manajerial di Indo Motor
1.3.4 Mengetahui keputusan-keputusan yang diambil pada masing-masing fungsi level manajerial dan operasional di Indo Motor
1.4 Manfaat
1.4.1 Agar mahasiswa dapat mengetahui proses bisnis utama yang dijalankan oleh Indo Motor
1.4.2 Agar mahasiswa dapat mengetahui mekanisme kerja pada level operasional dan level manajerial di Indo Motor
1.4.3 Agar mahasiswa dapat mengetahui mekanisme hubungan kerja pada level oprasional dengan level manajerial di Indo Motor
1.4.4 Agar mahasiswa dapat mengetahui keputusan-keputusan yang diambil pada masing-masing fungsi level manajerial dan operasional di Indo Motor
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Proses Bisnis Utama Indo Motor
Pada Indomotor, terdapat dua jenis bisnis utama yaitu barang dan jasa. Untuk bisnis barang, Indomotor lebih fokus pada penjualan barang / sparepart. Sedangkan untuk jasanya, memberikan jasa bengkel (service).
Penjualan Barang / Sparepart
Dalam penjualan barang / sparepart pada Indomotor, ada beberapa fungsi-fungsi yang membantu terlaksananya penjualan barang / sparepart secara teratur dan efisien. Fungsi-fungsi tersebut anatar lain:
Fungsi Persediaan
Beberapa fungsi penting persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, yaitu:
Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan
Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan
Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang secara musiman atau inflasi
Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran
Dari keempat fungsi persediaan di atas, Indomotor memiliki fungsi persediaan yang digunakan untuk mencatat banyaknya persediaan yang ada. Dengan adanya fungsi tersebut, Indomotor dapat mengetahui berapa banyaknya persediaan yang dimiliki dan berapa persediaan yang telah dijual. Jadi dengan dibantu adanya fungsi persediaan, Indomotor dapat secara efisien mengelola persediannya.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Pada Indomotor, fungsi pembelian digunakan untuk memperoleh persediaan sparepart yang telah habis dari fungsi persediaan, dan juga untuk melakukan order pembelian pada supplier. Dengan adanya fungsi-fungsi tersebut, semua persediaan yang telah habis dapat secara langsung diorder ke supplier, sehingga tidak akan sampai kehabisan persediaan.
Fungsi Akuntansi dan Keuangan
Fungsi akuntansi pada umumnya mempunyai tugas untuk memelihara rekaman-rekaman transaksi keuangan dalam perusahaan. Sedangkan untuk fungsi keuangan mempunyai tugas untuk mengelola aset-aset perusahaan.
Pada Indomotor, fungsi akuntansi dan keuangan digunakan untuk:
menerima faktur kredit maupun tunai dari supplier atas pembelian sparepart yang dipesan oleh fungsi pembelian, dan
mencatat dalam buku catatan utang
Dengan adanya fungsi-fungsi tersebut, dapat mendata pembelian yang dilakukan secara tunai maupun secara kredit. Sehingga dapat mengetahui secara jelas berapa jumlah pembelian yang terutang.
Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan pada umumnya mempunyai tugas untuk menangani penjualan-penjualan produk/jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.
Pada Indomotor, fungsi penjualan digunakan untuk:
menerima pesanan barang/sparepart yang ingin dipesan oleh pembeli,
menyiapkan barang/sparepart yang ingin dibeli oleh pembeli,
menerima pembayaran dari pembeli, dan
menyerahkan barang kepada pembeli
Dengan adanya fungsi-fungsi tersebut, dapat memenuhi dan mendata pesanan yang dipesan oleh pelanggan secara terperinci. Sehingga pelanggan tersebut dapat terlayani secara maksimal dan efisien.
Jasa Bengkel
Untuk jasa bengkel pada Indomotor, terdapat fungsi yang membantu mendata berbagai service yang dilakukan sampai service tersebut selesai dilakukan dan pelanggan membayar jasa service tersebut. Fungsi tersebut mempunyai tugas-tugas antara lain:
Menerima permintaan service dari pelanggan
Melaporkan permintaan service pelanggan kepada fungsi penjualan
Meminta barang/sparepart yang dibutuhkan dalam melakukan service
Melakukan penyelesaian service dan melaporkan pada fungsi penjualan (untuk pembayaran biaya service)
Dengan adanya fungsi-fungsi yang sudah disebutkan di atas, dapat membantu dalam mendata berbagai permintaan service-service dari pelanggan, mendata berbagai barang/sparepart yang dibutuhkan untuk service tersebut, dan mendata total biaya dari service tersebut. Sehingga semua pelanggan dapat dilayani secara baik, tanpa ada komplain, dan pendataan service serta barang/sparepart dapat dilakukan secara terperinci.
2.2 Mekanisme kerja pada level operasional dan level manajerial di Indo Motor
Sistem teknologi informasi atau yang biasa disebut STI adalah suatu sistem yang terbentuk sehubungan dengan adanya penggunaan teknologi informasi. STI dapat diaplikasikan ke dalam level-level organisasinya. Namun, karena Indo Motor menggunakan sistem manual maka level organisasinya terdiri dari level operasional dan level manajerial. Berikut dijelaskan tentang level-level tersebut:
Level Operasional
Level operasional merupakan level atau tingkatan dimana terjadinya aktivitas dasar dan transaksi rutin dan adanya data yang terkini. Dalam kesehariannya, mayoritas pekerjaan terkait dengan pelaksanaan manajemen dan supervisor atau lini operasional. Pada level operasional ini, keputusan yang diambil oleh manajer berdasarkan tugas atau pekerjaannya.
Berikut rincian tentang keputusan yang diambil oleh masing-masing level
Level operasional bagian toko/ customer service
Melakukan penjualan barang/sparepart secara cash
Bagian customer service langsung melayani pelanggan terhadap barang/ sparepart yang diminta. Untuk pembayaran terhadap barang/sparepart, bagian customer service menyerahkan nota penjualan kepada bagian manajerial sebagai bukti penjualan. Dan pelanggan juga memperoleh nota atas pembelian yang dilakukannya.
Melakukan pencatatan terhadap barang-barang yang retur untuk dikembalikan kepada supplier
Bagian customer service melakukan pencatatan terhadap barang/ sparepart yang cacat produksi (retur). Hasil pencatatan dilaporkan kepada level manajerial untuk diserahkan kembali kepada supplier. Barang/ sparepart yang cacat produksi (retur) tersebut diletakkan pada tempat yang terpisah dari barang/ sprepart yang kondisinya baik.
Bagian jasa service bengkel
Melakukan jasa service kepada customer
Bagian operasional jasa service bengkel menerima customer yang akan melakukan service sepeda motor. Customer yang ingin melakukan service, biasanya memberikan keluhan tentang masalah yang dihadapi terkait kendaraan yang dimilikinya.
Meminta barang/sparepart yang dibutuhkan kepada bagian toko (customer service)
Ketika melakukan jasa service, biasanya bagian operasional jasa service meminta barang/sparepart yang akan diganti. Pertama yang harus dilakukan adalah bagian operasional tersebut memberitahukan pada customer terhadap barang yang akan diganti. Setelah mendapat persetujuan dari customer, bagian operasional tersebut meminta barang/sparepart yang dibutuhkan kepada bagian toko.
Level Managerial
Level manajerial merupakan level atau tingkatan untuk mengawasi, mengkoordinir, dan juga pengambilan keputusan dalam organisasi.
Bagian toko/customer service
Melakukan penjualan dalam skala besar (pelanggan yang melakukan pemesanan barang dalam jumlah yang banyak)
Pelanggan yang melakukan pemesananbarang/ sparepart dalam jumlah yang besar biasanya transaksi penjualannya diserahkan kepada level manajerial. Hal ini karena level ini dianggap lebih menguasai keberadaan seluruh barang daripada level operasional.
Memastikan terlaksananya jadwal piket harian bagi seluruh karyawan
Jadwal piket disusun agar tercipta kedisiplinan di antara karyawan dan melatih tanggung jawab mereka selama bekerja. Tugas level manajerial adalah memastikan terlaksananya piket tersebut. Jika jadwal piket tersebut lalai dilaksanakan oleh karyawan maka level manajerial berhak menegur karyawan tersebut.
Memastikan barang/sparepart terawat dengan baik
Barang/ sparepart yang mudah pecah, misalnya seperti spion, kaca lampu depan, kaca stop, dan lain sebagainya, memerlukan perawatan yang ekstra. Level manajerial berhak untuk menegur karyawan yang memecahkan barang/ sparepart. Level manajerial juga harus memberi contoh yang baik dalam perawatan terhadap barang/ sparepart. Keteledoran karyawan maupun level manajerial dalam merawat barang/ sparepart dapat menyebabkan kerugian yang lumayan besar, sehingga dalam hal ini perlu adanya kehati-hatian mereka.
Bagian jasa service bengkel
Melakukan jasa service dan perbaikan sepeda motor yang rumit
Level manajerial di tingkatan ini biasanya melakukan jasa service yang lumayan rumit. Jasa service disini misalnya perbaikan terhadap perbaikan sepeda motor yang baru saja mengalami kecelakaan sehingga mengalami kerusakan yang parah.
Memastikan terlaksananya jadwal piket harian bagi seluruh karyawan
Sama halnya dengan level operasional, dalam levelmanajerial jadwal piket disusun agar tercipta kedisiplinan di antara karyawan dan melatih tanggung jawab mereka selama bekerja. Tugas level manajerial adalah memastikan terlaksananya piket tersebut. Jika jadwal piket tersebut lalai dilaksanakan oleh karyawan maka level manajerial berhak menegur karyawan tersebut.
Menjadi teladan yang baik bagi bawahannya dalam hal pelayanan kepada customer
Antrinya para pelanggan yang ingin melakukan jasa service, biasanya memerlukan kesabaran yang ekstra baik pelanggan yang menunggu giliran maupun karyawan. Pihak level manajerial perlu melakukan tindakan yang baik pada pelanggan agar para pelanggan merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh bengkel.
Mekanisme hubungan kerja pada level operasional dengan level manajerial di Indo Motor
Pada dasarnya, level managerial dan level operasional sama atau sederajat. Dalam pengertian, level tersebut hanya sebuah status. Namun jika diperlukan, maka tingkatan manajemen tersebut dibutuhkan. Misalnya, jika kepala toko tidak berada di tempat. Dalam kegiatan sehari-harinya, level operasional melakukan tugas-tugasnya dengan sebaik mungkin. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya terdapat pelanggan yang 'rumit', maka level managerial yang memiliki wewenang untuk mengatasinya.
Keputusan-keputusan yang diambil pada fungsi level manajerial dan operasional di Indo Motor
Manajer pada level manajemen lini juga sering disebut sebagai pembuat siasat yang secara umum berhadapan dengan keputusan yang semi terstruktur. Keputusan semi struktur adalah keputusan yang di dalamnya terdapat beberapa prosedur terstruktur dan beberapa prosedur yang tidak mengikuti prosedur yang seharusnya. Keputusan semistruktur ini adalah keputusan yang kompleks, membutuhkan analisis yang mendetail dan perhitungan yang berkala.
Level manajerial ini biasanya mengerjakan keputusan yang ruang lingkupnya paling luas dan rentang waktu yang paling lebar dalam organisasi. Keputusan yang dibuat dibuat pada level ini tidak dapat diprediksikan, jangkauannya luas, dan berhubungan dengan masa depan, tidak hanya kegiatan di masa lalu atau kegiatan saat ini. Keputusan yang dibuat dalam level ini adalah:
Strategic Planning
Strategis planning yang dilakukan oleh Indo Motor adalah suasana interior yang dihadirkan dalam menarik minat pengunjung seperti keunikan, kekhasan, kebersihan dan kelebihan yang dimiliki bengkel ini daripada bengkel lain. Sistem pelayanan yang diberikan untuk memuaskan pelanggan, seperti melayani segala perbaikan body sepeda motor maupun pemasangan variasi baik lama maupun baru. Selain itu terdapat pula layanan antar-jemput bagi pelanggan yang tidak dapat secara langsung datang ke bengkel, dengan cara menelpon bengkel terlebih dahulu. Pelanggan juga dapat menelpon terlebih dahulu untuk melakukan perbaikan sepeda motor maupun service untuk mendapatkan antrian awal.
Alokasi Sumber Daya
Alokasi sumber daya ini dalam bentuk pendistribusian faktor-faktor pruduksi yang tersedia untuk berbagai jenis penggunaan yang mungkin. Dalam hal ini, bagaimana level manajerial berani mengambil resiko yang ada untuk kemajuan usaha, pencapaian sasaran strategi yang tepat, penekanan yang kecil terhadap kriteria keuangan jangka pendek, dan tidak melakukan perlindungan yang berlebihan atas sumber daya yang ada.
Rumusan Kebijakan
Rumusan kebijakan memungkinkan level manajerial untuk menentukan kebijakan apa saja yang perlu diciptakan dan dilaksanakan. Kebijakan ini terkait dengan bagaimana jalannya operasional bengkel sehingga tercipta dengan baik.
Sementara pada level operasional umumnya membuat keputusan yang terstruktur, yaitu keputusan yang dapat diprediksikan yang dapat dibuat dengan mengikuti kesimpulan dari prosedur rutin. Contohnya, bagian operasional memutuskan untuk menerima pembayaran barang/sparepart dengan kartu kredit maupun debit. Keputusan ini adalah keputusan terstruktur berdasarkan beberapa kriteria seperti: apakah kartu tersebut masih berlaku atau tidak, apakah kartu tersebut ada dalam daftar kehilangan di toko.
Berdasarkan karakteristik kontrol sistemnya, pada tingkatan operasional kontrol sistem berjalan secara berkala dan berulang. Dimana tugas level operasional adalah untuk mengaktualisasikan rencana yang dibuat level manajerial dan mengontrol operasi harian dan aktivitas dari hari ke hari demi menjaga kelangsungan operasional bengkel dan toko.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
DAFTAR PUSTAKA
Bpk. SUPRAPTO
INDO MOTOR
Accessories & Service
Jln Letjen Suprapto 4, Kebonsari, Jember
(0331)7700010
