ANALISIS JABATAN JABATAN A. Penjelasan analisis jabatan Anal An alis isis is
jabat abatan an
adal adalah ah
suat su atu u
kegia egiata tan n
peng pengum umpu pula lan, n,
peni penila laia ian n
dan dan
penyusunan penyusunan berbagai berbagai informasi informasi secara sistemati sistematis s yang berkaitan berkaitan dengan jabatan. Atau denisi analisis jabatan yaitu merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan ataupun fakta-fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis dan teratur. teratur. Teknis Teknis Analisis Jabatan merupakan suatu proses dimana sejumlah pekerjaan pekerjaan diba dibagi gi-b -bag agii untu untuk k menen enentu tuk kan tuga tugas s dan dan tang tanggu gung ng jawa jawab b yang yang ada ada hubungannya hubungannya dengan pekerjaa pekerjaan, n, persyaratan persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dipenuhi dima dimana na
pek pekerja erjaan an
ters terseb ebut ut
dila dilak kukan ukan
dan dan
kapab apabil ilit itas as
pers person onal al
yang yang
disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.
Baca artikel lain: Ket Ketahui ahui pengertian analisis data dan da n tujuannya. tujuannya. A. Tujuan dari analisis jabatan Adapun beberapa tujuan analisis jabatan yaitu untuk menciptakan umber !aya !aya
"anu "anusi sia a
ekon ekonom omi, i,
untu untuk k
#!" #!"$$
berk berkua uali lita tas s
menc mencip ipta tak kan
dala dalam m
kenya enyama mana nan n
meng mengha hada dapi pi saat saat
perk perkem emba bang ngan an
bek bekerja erja
dan dan
supa su pay ya
terkendali dalam pekerjaan pada suatu perusahaan atau organisasi, yang didalamnya termasuk untuk menentukan% •
Apa saja yang dilakukan oleh pekerja pekerja pada jabatan yang di dudukinya.
•
Apa saja wewenang dan tanggung jawab pekerja pada jabatan yang di dudukinya.
•
"engap "engapa a pekerj pekerjaan aan terseb tersebut ut perlu perlu dilak dilakuk ukan an dan bagaim bagaimana ana cara cara melakukan melakukan pekerjaan pekerjaan tersebut.
•
&eralatan apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
•
'erapa besar gaji dan seberapa lama jam kerjanya.
•
&endidikan, pelatihan dan pengalaman apa saja yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
•
!an kemampuan, sikap apa saja yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
Baca artikel lain: 'erikut ini pengertian analisis sistem dan tujuannya.
Apakah yang dimaksud dengan analisis jabatan(
B. Manfaat analisis jabatan Analisis jabatan memiliki banyak manfaat untuk pimpinan suatu perusahaan atau organisasi, salah satunya untuk memecahkan masalah mengenai kepegawaian khususnya yang berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan oleh pekerja pada perusahaan tersebut. Adapun beberapa manfaat analisis jabatan, yang diantaranya yaitu%
•
)ntuk penarikan dan seleksi tenaga kerja.
•
)ntuk penempatan posisi dari tenaga kerja.
•
)ntuk menentukan pendidikan maupun pelatihan dari tenaga kerja.
•
)ntuk keperluan penilaian kerja.
•
)ntuk perbaikan syarat-syarat dalam pekerjaan.
•
)ntuk promosi jabatan pada tenaga kerja.
•
)ntuk perencanaan organisasi.
C. Elemen an! terda"at dalam analisis jabatan !alam analisis jabatan terdapat * #dua$ elemen diantaranya +lemen Job !escription dan Job pecication, yang sebagai mana penjelasannya seperti dibawah ini% . Job Description Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk% •
)ntuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman.
•
)ntuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap.
•
!an )ntuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di bawah ini% •
"enidentikasi jabatan, misalnya seperti% ama dari jabatan, bagian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam perusahaan tempat bekerja
•
&enjelasan mengenai jabatan yang diduduki.
•
"engenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut.
•
"engenai hubungan dengan jabatan lain.
•
&engawasan yang perlu dilakukan.
•
&eralatan yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut.
•
!an keadaan lingkungan tempat bekerja.
*. Job Specifcation Job Specifcation merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specifcation, diantaranya seperti dibawah ini% •
ang pertama, persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki.
•
ang kedua, persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki.
•
ang ketiga, persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur.
•
!an yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan sik dan mental.
!emikian penjelasan mengenai "en!ertian analisis jabatan, semoga penjelasan pada artikel ini dapat bermanfaat dalam menambah ilmu pengetahuan kamu dan mohon dimaafkan jika terdapat salah-salah kata dalam artikel ini.
#E$#%TMEN . &e'nisi /ekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. 0asil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan.
B. Tujuan . "enyediakan sekumpulan calon tenaga kerja1karyawan yang memenuhi syarat *. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan 2. )ntuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja 3. )ntuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan
4. )ntuk memenuhi tanggungjawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja
C. Sumber C.(. #ekrutmen Internal umber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau dirotasi tugasnya, serta mantan karyawan yang bisa dikaryakan dipanggil kembali #chuer 5 Jakson,667%*2*$ a$ &enawaran terbuka untuk satu jabatan # job posting) /ekrutmen
terbuka
berkemampuan
ini
tinggi
merupakan
untuk
sistem
mengisi
mencari
jabatan
yang
pekerja kosong,
yang dengan
memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. emua pekerja yang
berminat
untuk
mengisi
jabatan
untuk
menyampaikan
permohonan untuk mengikuti seleksi intern. 8ara ini baik untuk mengisi kekosongan eksekutif tingkat bawah, guna menghindari penempatan yang bersifat subyektif. b$ &erbantuan pekerja c$ Kelompok pekerja sementara d$ &romosi dan pemindahan Keuntungan umber 9ntenal % •
emangat kerja yang lebih baik
•
&enilaian kemampuan yang lebih baik
•
'iaya lebih rendah untuk lowongan tertentu
•
"oti:asi yang lebih tinggi untuk berkinerja lebih baik
•
&engisian lowongan lebih cepat
Kerugian umber 9nternal % •
Karakter yg tidak baik tetap terbawa
•
"enimbulkan masalah semangat kerja bagi yang tidak dipromosikan
•
"enimbulkan kon;ik bila penempatan salah
•
"enghambat kreatitas dan ino:asi baru
•
"enghambat ide-ide baru
C.). #ekrutmen Eksternal /ekrutmen eksternal adalah proses mendapatkan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja di luar organisasi atau perusahaan a$ 0ubungan dengan )ni:ersitas )ni:ersitas atau perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang bertugas menghasilkan tenaga kerja sesuai dengan lapangan kerja yang terdapat dimasyarakat. !engan demikian berarti uni:ersitas merupakan sumber tenaga
kerja yang dapat
dimafaatkan
oleh
organisasi atau
perusahaan, untuk mengisi jabatan dibidang bisnis1produk lini dan jabatan penunjangnya. b$ +ksekutif mencari &erusahaan
ering terjadi sebuah perusahaan memerlukan eksekutif senior untuk mengisi jabatan penting, dengan menawarkan upah1gaji yang kompetetif dibandingkan dengan perusahaan sejenis sebagai pesaingnya. /ekrutmen tersebut
jika
sulit
dipenuhi,
sekurang-kurangnya
perusahaan
dapat
mengangkat konsultan ahli, yang dapat diperoleh diberbagai lembaga, khususnya perguruan tinggi. /ekrutmen ini jika dibandingkan dengan cara lain, ternyata relatif mahal. !engan pengangkatan konsultan, pembiayaan dapat lebih ditekan karena dapat dibatasi waktunya dalam penetapan perjanjian. c$ Agen Tenaga Kerja /ekrutmen eksternal lainnya dapat dilakukan melalui agen tenaga kerja, yang memiliki calon dengan berbagai kualikasi dan kualitasnya. )ntuk itu organisasi 1 perusahaan hanya menyampaikan karekteristik calon yang diinginkan.
Kesalahan dalam pengisian jabatan dihindari karena adanya peluang besar untuk memperoleh calon potensial
•
Kualikasi tenaga kerja dapat lebih terjamin
•
Adanya gagasan, ide dan nuansa yang baru
•
Transfer pegetahuan baru kepada karyawan lama
•
Transfer pegetahuan baru kepada karyawan lama
Kerugian umber +ksternal % •
&roses memakan waktu yang lama
•
"embutuhkan biaya yang besar
•
&enyesuaian atau orientasi memerlukan waktu yang lama
•
Kemungkinan membawa perilaku lama yang kurang baik
&. Pr*ses &roses rekrutmen meliputi beberapa poin penting, menurut imamora #66=%**
%$(. Penusunan strate!i untuk merekrut !i dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab didalam menentukan kualikasi-kualikasi pekerjaan, bagaimana karyawan akan direkrut, di mana dan kapan.
). Pencarian "elamar+"elamar kerja etelah rencana dan strategi perekrutan disusun, akti:itas perekrutan sesungguhnya bisa berlangsung, melalui sumber-sumber perekrutan yang ada. 'anyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi oleh usaha dari pihak perekrut di dalam menginformasikan lowongan, salah satunya adanya ikatan kerjasama yang baik antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan eksternal seperti sekolah, uni:ersitas.
,. Penisi-an "elamar+"elamar an! tidak c*c*k "enarin!an etelah lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan indi:idu yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualikasi-kualikasi pekerjaan. !i dalam proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualikasi karena alasan yang tidak tepat, sehingga di dalam proses ini dibutuhkan kecermatan dari pihak penyaring.
/. Pembuatan kum"ulan "elamar Kelompok pelamar #applicant pool$ terdiri atas indi:idu-indi:idu yang telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.
E. $endala #ekrutmen Kiranya
perlu
ditekankan terlebih dahulu bahwa dalam menjalankan
tugasnya mencari calon-calon pegawai, para pencari tenaga kerja suatu organisasi harus menyadari bahwa menghadapi berbagai kendala. Kendalakendala ini muncul dari organisasi yang bersangkutan sendiri, kebiasaan mencari tenaga kerja sendiri, dan faktor-faktor eksternal yang bersumber dari lingkungan dimana organisasi bergerak # iagian, *>>7%>3$
(. 0akt*r+0akt*r 1r!anisasi*nal 'eberapa kebijaksanaan yang mungkin menjadi kendala dalam proses rekrutmen antara lain% •
Kebijaksanaan
promosi
dari
dalam.
!engan
kebijaksanaan
ini
lowongan-lowomgan yang ada diisi oleh para pekerja yang sudah menjadi karyawan organisasi, tentunya para pencari tenaga tidak usah lagi mencari
sumber-sumber tenaga diluar organisasi.
ehingga
kemungkinan memperoleh tenaga baru dengan pandangan baru, pendekatan baru, keahlian dan keterampilan baru sangat terbatas. •
Kebijaksanaan tentang imbalan. !engan kebijaksanaan ini para pencari tenaga kerja baru hanya dapat menawarkan tingkat penghasilan tertentu kepada para pelamar berdasarkan kebijaksanaan yang berlaku bagi organisasi.
•
Kebijaksanaan
tentang
status
kepegawaian.
"aksud
dari
kebijaksanaan ini ialah ketentuan tentang apakah para pegawai harus bekerja penuh bagi organisasi ataukah dimungkinkan bekerja separuh waktu. !engan kebijaksanaan seperti ini para pencari tenaga kerja hanya mencari pelamar yang bersedia bekerja secara purna waktu bagi organisasi yang akan memperkerjakannya. •
Rencana sumber daya manusia. /encana ini memberi petunjuk tentang lowongan yang bagaimana sifatnya yang diisi dari dalam dan lowongan yang bagaimana akan diisi melalui rekrutmen dari luar. !engan rencana demikian akan membatasi langkah dan tindakan para pencari tenaga kerja, mereka harus mematuhi apa yang telah ditetapkan
). $ebiasaan "encari tena!a kerja &ara pencari tenaga kerja mungkin saja sudah mempunyai kebiasaankebiasaan tertentu. egi negatif dari kebiasaan, yang merupakan kendala dalam proses rekrutmen ialah kecenderungan berbuat kesalahan yang sama terutama apabila kesalahan yang pernah dibuat tidak mempunyai dampak negatif kuat bagi organisasi.
,. $*ndisi eksternal
SELE$SI A. !+?999 eleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang kualikasi dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.
Menurut Para A-li •
Dale Yoder (!"), seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian, yaitu yang akan diterima atau yang ditolak.
•
#alayu $asibuan, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang akan diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. eleksi ini didasarkan kepada spesikasi tertentu dari setiap perusahan bersangkutan.
'. T)J)A "enurut itisemito #667%27$ tujuan dilaksanakan proses seleksi adalah untuk mendapatkan @The /ight "an 9n The /ight &lace. !idalam proses seleksi perusahaan harus mendapatkan tenaga kerja yang tepat di dalam posisi yang tepat pula. Tujuan eleksi tersebut diantaranya % •
"enjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan1 pekerjaan.
•
"emastikan keuntungan in:estasi !" perusahaan.
•
"enge:aluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat.
•
"emperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.
•
"emperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak diterima.
8. "+T
)nsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputiD $ surat lamaran, *$ ija%a& terak&ir dan transkrip nilai, 2$ surat keterangan pekerjaan dan pengalaman,
3$
re'erensirekomendasi
dari
pi&ak
yang
dapat
dipercaya, 4$ walk interiew, 7$ penampilan dan keadaan fsik , =$ keturuan dari pelamar dan E$ tulisan pelamar . *. Metode ilimah, yaitu pengembangan seleksi non ilmiah dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur yang akan diseleksi supaya diperoleh karyawan yang kompeten dengan penempatan yang tepat. •
eleksi ilimah dilaksanakan dengan cara-cara berikutD $ metode kerja yang jelas dan sistematis* *$ berorientasi kepada prestasi kerja* 2$ berorientasi kepada kebutu&an riil karyawan* 3$ berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya dan 4$ berpedoman kepada undang+undang perburu&an.
!. &/<+ +C+K9 Terdapat empat komponen dalam suatu proses seleksi tersebut % . Kuantitas #jumlah$ tenaga kerja yang dibutuhkan, *. tandard kualikasi tenaga kerja yang dibutuhkan, 2. Kualikasi dari sejumlah calon tenaga kerja, Kualikasi yang menjadi dasar dalam seleksi% $ kea&lian* *$ pengalaman* 2$ umur* 3$ jenis kelamin* 4$ pendidikan* 7$ keadaan fsik* =$ tampang* E$ bakat* 6$ tempramen* dan >$ karakter* $ Kerja sama, *$ Kejujuran, 2$ kedisplinan dan 3$ inisiatif dan kreatif 3. erangkaian alat-alat seleksi. &+!+KATA +C+K9 •
Jenis eleksi , () Seleksi administrati'* (-) Seleksi ertulis* (/) Seleksi idak ertulis.
•
istem seleksi harus berasaskan esiensi #uang, waktu dan tenaga$ dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.
"enurut Andrew ?. ikulaD #$ Succesie+$urdles, sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing, yakni jika pelamar tidak lulus pada suatu testing, ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.
(-) 0ompensatory+1pproac&, sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata tes apakah mencapai standar atau tidak. &elamar yang mencapai nilai standar dinyatakan lulus, sebaliknya dinyatakan gugur atau tidak lulus.
+. K+!ACA •
olak ukur , yaitu kesulitan untuk menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualikasi-kualikasi seleksi secara objektif. "isalnyaD kejujuran, kesetian dan prakarsa dari pelamar mengalami kesulitan. 'obot nilai yang diberikan didasarkan pada pertimbangan yang subjektif.
•
2enyeleksi, yaitu kesulitan mendapatkan penyeleksi yang tepat, jujur dan objektif penilainnya. &enyeleksi sering memberikan nilai atas pertimbangan peranannya, bukan atas sis pikirannya, bahkan pengaruh dari efek @halo sulit dihindarkan.
•
2elamar , yaitu kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar. "ereka selalu berusaha memberikan jawaban mengenai halhal yang baik-baik saja tentang dirinya, sedangkan yang negatif disembunyikan.
•
)ntuk mengurangi kendala-kendala ini, diperlukan kebijaksanaan seleksi secara bertingkat, karena semakin banyak tingkatan seleksi yang dilakukan semakin cermat dan teliti penerimaan karyawan.
0. 0A$T1# 2AN3 &IPE#TIMBAN3$AN &ALAM P#1SES SELE$SI 1. Kondisi Penawaran Tenaga Kerja emakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat #3ualifed$, maka akan semakin mudah bagi organisasi untuk memperoleh karyawan yang berkualitas dan sebaliknya. &ada saat rekrutmen bisa terjadi jumlah calon yang terjaring lebih kecil dari yang diharapkan. Kondisi tersebut dimungkinkan oleh % . 9mbalan1upah yang ditawarkan rendah. *. &ekerjaan menuntut spesialisasi yang tinggi. 2. &ersyaratan yang harus dipenuhi berat. 3. "utu pelamar rendah.
2. Faktor Eksternal Organisasi $ ?aktor +tika !alam proses seleksi, masalah etika seringkali menjadi tantangan yang berat. Keputusan seleksi seringkali dipengaruhi oleh etika pemegang keputusan.'ila pertimbangan penerimaan lebih condong karena hubungan
keluarga, teman, pemberian komisi1suap dari pada pertimbangan keahlian1profesional, maka kemungkinan besar karyawan baru yang dipilih jauh dari harapan organisasi. *$ Ketersediaan !ana dan ?asilitas
3. Perangkat Organisasi elain faktor-faktor di atas, seleksi juga dipengaruhi oleh keberadaan perangkat organisasi seperti % $ Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan semacam pedoman bagi kegiatan proses seleksi. Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian jabatan, spesikasi jabatan, standarisasi pekerjaan serta persayaratan yang harus dipenuhi untuk memegang jabatan tersebut. dengan demikian, seleksi yang dilakukan harus mengacu pada analisis jabatan. eleksi tanpa acuan analisis jabatan #tentu yang benar$ niscaya sulit untuk mendapatkan calon pegawai sebagaimana yang dibutuhkan organisasi. Analisis jabatan ini merupakan
arah atau petunjuk tentang
target apa yang hendak dicapai pada saat
seleksi. *$ &erencanaan !" !ari perencanaan !", akan dapat diketahui berapa jumlah calon pegawai yang dibutuhkan oleh organisasi, pada jenjang apa dan di bagian mana, dan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelamar. 2$ &engadaan Tenaga Kerja #/ekrutmen$ /ekruitmen yang dilakukan akan berpengaruh pada prses seleksi.Fualied tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada tenaga kerja #rekruitmen$.&engadaan kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya sejumlah pelamar yang Gualied dan sebaliknya. Jenis
dan sifat berbagai
langkah yang harus diambil tergantung pada hasil rekruitmen. ?aktor-faktor yang dipengaruhi seleksi % .