BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR PENGURUS CABANG MAGETAN
PELATIHAN ADMINISTRASI SEKRETARIS BHAYANGKARI
Magetan, 27 September 2014
SEKRETRIS :
NY.JAMIQ AFANDY NO HP. 081359089886 WAKIL SEKRETARIS :
NY. AYU LEO NO HP. 085649737010 URUSAN TATA USAHA:
NY.YULIA ERIK NO HP URUSAN DALAM :
NY. AINI SUHARNO NO HP 03517636703
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR PENGURUS CABANG MAGETAN
TUGAS DAN KEWAJIBAN SEKRETARIS 1.
Menyiapkan dan melaksanakan bahan – bahan bahan yang diperlukan guna menukung kebijaksanaan Pemimpin.
2.
Menyiapkan sarana penunjang yang mendukung kegiatan Pembinaan administrasi Umum dan rumah tangga.
3.
Menyiapkan kelengkapan administrasi yang berkaitan dengan tugas Pengurus dan kerjasama dengan pihak lain.
4.
Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan rapat baik intern maupan dengan pihak terkait.
5.
Melaksanakan kegitan hubungan masyarakat.
6.
Pengadaan dan penghapusan sarana dan prasarana fisik dengan persetujuan Ketua.
7.
Penyimpanan,pendistribusin,pemeliharaan dan pendataan.
8.
Mengatur dan menyalukan anggaran untuk gaji karyawan.
9.
Dalam penyelenggaraan kepengurusan dapat ditambah unit pelayanan dibawahnya.
10.
Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Ketua.
11.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Ketua
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR PENGURUS CABANG MAGETAN
PELATIHAN ADMINISTRASI SEKRETARIS
1.
Buku kegiatan Ketua : Buku yang digunakan untuk mencatat semua kegiatan Ketua baik keluar maupun kegiatan dalam organisasi Bhayangkari.
2.
Buku kegiatan harian Sekretaris : Buku yang digunakan untuk mencatat semua kejadian atau masalah yang dihadapi pada hari itu beserta t indakan penyelesainnya. ( missal : menerima surat,menerima pembayaran,menerima tamu dll ) Lihat jukminu hal : 31
3.
Buku Agenda : Untuk mencatat semua surat masuk kecuali surat masuk masuk yang bersifat pribadi. Setelah surat masuk di catat dalam buku agenda diteruskan dengan lembar disposisi kepada pemimpin. Jukminu hal 52.
4.
Buku Verbal : Untuk mencatat semua surat keluar. Arsip surat keluar tidak dibubuhi cap,tetapi harus dibubuhi tanda tangan dan paraf asli. Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum surat terkirim : a. Apakah surat tersebut sudah diberi nomor verbal dan tanggal surat. b. Apakah sudah ada tanda tangan pejabat dan cap organisasi. c. Kalau ada lampiran,harus dilampirkan dan apabila ada alamat tembusan harus dikirim.
5.
Buku Konsep surat : Pembuatan surat keluar yang dikonsep terlebih dahulu dibuku konsep setelah disetujui oleh Ketua baru diketik dan pada buku konsep hanya di paraf dan tidak usah dibubuhi stempel.
6.
Surat Pengantar : Tulisan organisasi yang berbentuk daftar digunakan untuk mengatar sesuai yang ditujukan kepada tingkat kepengurusan dibawahnya. Penandatangan oleg Sekretaris atas namanya sendiri dan apabila berhalangan,surat dapat ditanda tangani oleh wakil Sekretaris dengan atas nama ( A.N ). Jukminu hal 23
7.
Buku Risalah rapat : Tulisan organisasi yang memuat hasil rapat. Wewenang pembuatan oleh Sekretaris disemua tingkat kepengurusan.
8.
Buku Penomeran PPPA : Untuk penomeran PPPA semua Seksi di catat oleh Sekretaris
2 9.
Buku Notulen : Tulisan organisasi yang memuat hasil rapat / setiap rapat. Jukminu hal 28
10.
Buku Expedisi : Merupakan buku yang berguna sebagai tanda terima surat kepada pihak lain. Jukminu hal 54 contoh lampiran.
11.
Laporan : Tulisan organisasi yang memuat pertanggung jawaban atau pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan,kejadian secara berurutan waktu. Bentuk Laporan ada 3 macam : a.
b.
c.
12.
Laporan Tahunan : Laporan pertanggung jawaban pelaksanaan program kerja yang dibuat oleh semua tingkat kepengurusan dalam waktu satu tahun, 1 Januari s/d 31 Desember. Laporan Umum : Pertanggung jawaban tentang seluruh kegiatan yang dilakukan dalam janka waktu tertentu. Dibuat dalam rangka : - Serah terima jabatan - Perubahan tingkat kepengurusan Laporan khusus : Pertanggung jawaban tentang pelaksanaan tugas yang bersifat insidentil dan dibuat menurut kebutuhan. Laporan Khusus dibuat untuk : - Memenuhi permintaan - Melaporkan pelaksanaan kegiatan misalnya HKGB, Seminar. - Melaporkan pelaksanaan serah terima jabatan Ketua. - Kunjungan Kerja - Melaporkan pelaksanaan perubahan tingkat kepengurusan.
Pedoman pengurusan dan pemusnahan Arsip. Tata cara pemeliharaan dan pemusnahan arsip lihat Jukminu hal 55
3 13.
Tata cara pengurusan surat ijin di dalam dan luar negeri a.
b.
c.
Dharmawisata 1) Mengajukan permohonan surat ijin pribadi / rombongan yang dilampiri surat pernyataan pemberian ijin dari suami kepada Ketua Bhayangkari setempat. (kecuali dalam negeri). 2) Surat ijin tersebut akan diteruskan kepada pengurus satu tingkat diatasnya secara berjenjang, yang dilampiri surat ijin dari Pembina Bhayangkari setempat,untuk Rombongan dilampiri daftar bama peserta Dharmawisata. 3) Surat ijin sudah harus diterima oleh tingkat kepengurusan yang Bersangkutan satu minggu sebelum keberangkatan. 4) Pemohon tidak diperkenankan berangkat sebelum mendapat ijin dari Ketua tingkat kepengurusan diatasnya. Berobat,ibadah dan mengunjungi keluarga : 1) Mengajukan surat pemberitahuan dengan dilampiri surat pernyataan Pemberian ijin dari suami kepada Ketua Bhayangkari setempat. 2) Surat pemberitahuan akan diteruskan secara berjenjang 3) Pemohon tidak perlu menunggu jawaban dari Ketua pengurus diatasnya,karena surat tersebut hanya bersifat pemberitahuan saja. 4) Khusus kepada anggota Bhayangkari yang menderita sakit dan harus segera berobat,dapat memberitahukan melauliu telepon terlebih dahulu, surat pemberitahuan menyusul. 5) Apabila ijin kurang dari tiga hari ( dalam negeri ), cukup dengan pemberitahuan melalui telpon. Melaksanakan tugas/bekerja 1) Mengajukan surat ijin pribadi yang dilampiri dengan surat pernyataan pemberian ijin dari suami, surat penugasan dari instansi terkait,dan surat pernyataan selaku anggota Bhayangkari kepada Ketua Bhayangkari setempat. 2) Surat ijin tersebut akan diteruskan kepada pengurus satu tingkat diatasnya secara berjenjang. Catatan : Apabila dalam keadaan mendesak, dapat memberitahukan melalui telepon terlebih dahulu, surat ijin menyusul. Contoh lampiran jukminu hal 190.191 Magetan, 27 September 2014 SEKRETARIS
NY. JAMIQ AFANDY
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR
PENGURUS CABANG MAGETAN
DAFTAR BUKU SEKRETARIS P.C BHAYANGKARI MAGETAN
1. BUKU EXPEDISI 2. BUKU TAMU 3. BUKU PIKET 4. BUKU AGENDA RDG 5. BUKU AGENDA SURAT KEPUTUSAN 6. BUKU VERBAL 7. BUKU AGENDA 8. BUKU KONSEP SURAT 9. BUKU PROJA DAN PA 10. BUKU DAFTAR INVENTARIS 11. BUKU RISALAH RAPAT 12. BUKU HARIAN 13. BUKU ABSENSI 14. BUKU KONSEP P.P.P.A 15. BUKU NOMOR P.P.P.A 16. BUKU KONSEP SURAT IJIN 17. BUKU KONSEP RADIOGRAM 18. BUKU LAPORAN KEPADA KETUA HASIL KOREKSI DALAM KUNKER 19. BUKU EVALUASI 20. BUKU KONSEP SALINAN SURAT KEPUTUSAN 21. BUKU KONSEP LAPORAN UMUM 22. BUKU KONSEP LAPORAN TAHUNAN PELAKSANAAN PROGRAN KERJA 23. BUKU KONSEP LAPORAN KHUSUS 24. BUKU JADWAL PELAKSANAAN PROJA
BUKU KEGIATAN KETUA
HARI 1 Kamis
TANGGAL 2 8 Mei 2014
-
-
Selasa
13 Mei 2014
KEJADIAN KETERANGAN 3 4 Menghadiri upacara korp raport kenaikan pangkat Tempat : Lantai dua loby pengahargaan Gedung Tribarata Mapolda Jatim Menghadiri undangan Rapat Koordinasi pelaksanaan Tempat : Ruang rapat Bed Bansos ke 2 dalam rangka Hari Bhayangkari ke 68 Dokkes tahun 2014 Polda Jatim
-
Menghadiri uacara sertijab Dir Lantas Polda Jatim
Tempat : Rupatama Gedung Tribata Mapolda Jawa timur
-
Menghadiri Sertijab Pengurus di Lingkungan PD Bhayangkari Jatim
Tempat : Gedung Bhayangkari Daerah Jawa Timur.
BUKU HARIAN
HARI/TGL 1
NOMOR URUT 2
Senin
412
14- 072014
KEJADIAN
TINDAKAN
TANDA TANGAN
3
4
5
Menerima surat dari :
Diagendakan dan diberi lembar disposisi dan diajukan ke Ketua
1. PC. Bhay. Lunajang 2. PC. Bhay. Jombang 3. PC.Bhay. Pasuruan
Rabu 16-07-2014
Senin 21-07-2-14
413
Menerima surat dari : 1. PC.Bhay. Blitar Kota 2. PC.Bhay. Lamongan
414
Menerima surat dari : 1. PC.Bhay. Pacitan 2. PC.Bhay. Malang Kota Menerima bingkisan dari : Para Ketua Bhay. Cab se Daerah Jatim,bingkisan lebaran untuk PD . Bhay. Jatim
“
“
Dibagikan ke PD. Bhay Jatim
BUKU HARIAN
HARI/TGL 1
NOMOR URUT 2
Senin
412
14- 072014
KEJADIAN
TINDAKAN
TANDA TANGAN
3
4
5
Menerima surat dari :
Diagendakan dan diberi lembar disposisi dan diajukan ke Ketua
1. PC. Bhay. Lunajang 2. PC. Bhay. Jombang 3. PC.Bhay. Pasuruan
Rabu 16-07-2014
Senin 21-07-2-14
413
Menerima surat dari : 1. PC.Bhay. Blitar Kota 2. PC.Bhay. Lamongan
414
Menerima surat dari : 1. PC.Bhay. Pacitan 2. PC.Bhay. Malang Kota
“
Menerima bingkisan dari : Para Ketua Bhay. Cab se Daerah Jatim,bingkisan lebaran untuk PD . Bhay. Jatim
“
Dibagikan ke PD. Bhay Jatim
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR PENGURUS CABANG MAGETAN BUKU AGENDA TANGGAL
NOMOR URUT AGENDA
14- 072014
B/584/VII/2014
NO. DAN TANGGAL SURAT MASUK B/46/VII/2014/Bud 05-09-2014
LAMPIRAN
ALAMAT PENGIRIM
PERIHAL
Satu berkas
PC. Bhay. Pamekasan
Pengiriman Laporan penanaman pohon
Catatan : Penomoran buku agenda dimulai dari bulan Januari s.d Desember tahun yang sama
KETERANGAN
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR PENGURUS CABANG MAGETAN BUKU AGENDA TANGGAL
NOMOR URUT AGENDA
14- 072014
B/584/VII/2014
NO. DAN TANGGAL SURAT MASUK B/46/VII/2014/Bud 05-09-2014
LAMPIRAN
ALAMAT PENGIRIM
PERIHAL
Satu berkas
PC. Bhay. Pamekasan
Pengiriman Laporan penanaman pohon
KETERANGAN
Catatan : Penomoran buku agenda dimulai dari bulan Januari s.d Desember tahun yang sama
BUKU VERBAL
TANGGAL SURAT
NOMOR
LAMPIRAN
11-07-2014 B/66/VII/`14/Bud Satu lembar
KEPADA
Yth
PERIHAL
-
Permohonan bantuan dana
-
Pengajuan Bea Siswa tingkat P.T
1. Ketua Bhay. Cab. Tabes Surabaya 2. Ketua Bhay. Cab. Sidoarjo 3. Ketua Bhay. Cab. A.R Lantas 10-07-2014 B/67/VII/`14/Sos 18 lembar
Yth Ketua Umum Bhayangkari di Jakarta
KETERANGAN
BUKU VERBAL
TANGGAL SURAT
NOMOR
LAMPIRAN
11-07-2014 B/66/VII/`14/Bud Satu lembar
KEPADA
Yth
PERIHAL
-
Permohonan bantuan dana
-
Pengajuan Bea Siswa tingkat P.T
1. Ketua Bhay. Cab. Tabes Surabaya 2. Ketua Bhay. Cab. Sidoarjo 3. Ketua Bhay. Cab. A.R Lantas 10-07-2014 B/67/VII/`14/Sos 18 lembar
Yth Ketua Umum Bhayangkari di Jakarta
KETERANGAN
CONTOH SURAT KELUAR YANG DIKIRIM KE TINGKAT KEPENGURUSAN DI ATASNYA
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880 SURABAYA 60231
Nomor
: B/68/VII/ 2014/ Org
Kalsifikasi
: BIASA
Lampiran
: Empat lembar
Perihal
: Pengiriman Permasalahan, Usulan Dan Saran.
Kepada Yth.
Ketua Umum Bhayangkari Jl. Sanjaya I/1 Kebayaoran baru Jakarta Selatan.
Surabaya, 14 Juni 2014
CONTOH SURAT KELUAR YANG DIKIRIM KE TINGKAT KEPENGURUSAN DI ATASNYA
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880 SURABAYA 60231
Nomor
: B/68/VII/ 2014/ Org
Surabaya, 14 Juni 2014
Kalsifikasi
: BIASA
Lampiran
: Empat lembar
Perihal
: Pengiriman Permasalahan, Usulan Dan Saran.
Kepada Yth.
Ketua Umum Bhayangkari Jl. Sanjaya I/1 Kebayaoran baru Jakarta Selatan.
Dengan hormat,
Berdasarkan Radiogram dari Pengurus Pusat Bhayangkari Nomor : RDG / 01 / IV / 2014 tanggal 28 April tentang pengiriman permasalahan,usulan atau saran dalam rangka Musyawarah Bhayangkari tahun 2015.
Sehubungan
dengan
hal
tersebut
diatas,bersama
ini
kami
kirimkan
permasalahan,usulan dan saran Pengurus daerah Bhayangkari jawa Timur,sebagaimana terlampir.
Atas perhatian Ibu,kami ucapkan terima kasih.
KETUA
Tembusan :
Pembina Bhayangkari Daerah Jawa Timur.
NY. YUNI UNGGUNG CAHYONO
CONTOH SURAT KELUAR YANG DIKIRIM TINGKAT KEPENGURUSAN DI BAWAHNYA
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880 SURABAYA 231 Nomor
: B/53/V/ 2014/ Sos
Kalsifikasi
: BIASA
Lampiran
: 1 ( satu ) lembar
Perihal
: Bea siswa prestasi
Surabaya, 30 Mei 2014
Kepada Yth.
Para Ketua Bhayangkari Cabang se Daerah Jawa Timur DiTempat.
Dengan hormat,
Berdasarkan kegiatan rutin Seksi Sosial PD. Bhayngkari Jwa Timur dalam rangka memperingati Hari Gerak Bhayangkari ke 62 T ahun2014.
Bersama ini kami mohon kepada ibu untuk mengirikan Data calon Penerima Bea siswa prestasi,selambat – lambatnya sampai di Pengurus Daerah Bhayangkari Jawa Timur tanggal 30 Juni 2014, dengan persyaratan pada Juklak yang berlaku ( HTCK ) dan sebelum dikirim ke PD Bhayangkari jawa Timur agar diseleksi terlebih dahulu di tingkat kepengurusan cabang.
Atas perhatian Ibu,kami ucapkan terima kasih.
A.N. K E T U A
Tembusan :
Ketua Bhayangkari Daerah Jawa Timur.
NY. WIDYA IMAM SAYUTI
CONTOH LEMBAR DISPOSISI & PENGISIANNYA
BHAYANGKARI PENGURUS DAERAH JAWA TIMUR
LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda : 390 / V/ 2014 KEPADA YTH : KETUA BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR
Sekum/set
DITERIMA TANGGAL : 23 November 2014
DARI
: PC. Bhay. Mojokerto Kota
DERAJAT
: Biasa
PERIHAL
: Permasalahan
DITERUSKAN
KEPADA
TGL
DITERIMA
PARAF
DARI
TGL
CATATAN SEKRETARIAT :
Setelah selesai ditandatangani, mohon dikembalikan ke secretariat.
PARAF
DISPOSISI
BUKU EKSPEDISI
NO
TGL
NO SURAT
KEPADA
PERIHAL
TTD
URUT
PENGIRIMAN
1
2
3
4
5
6
1.
2-6-2014
B/08/VI/2014
Ketua Bhay.
Permohonan
Anak ranting Sat
Konsumsi
Pol air Surabaya
2.
6-6-2014
Skep/06/VI/2014
Ketua Bhay. Cab
Petikan Skep
Banyuwangi
06/VI/2014
BUKU PENOMERAN PPPA
NO
TANGGAL
NOMOR PPPA
SEKSI
1
2
3
4 SEKRETARIS
URUSAN
URUSAN
5
6
1
09/01/2014 PPPA/01/I/2014/SET
2.
11/01/2014 PPPA/02/I/2014/BUD KEBUDAYAAN BUDAYA
YANG JUMLAH DIPERTANTANGGUNG ANGGARAN JAWABKAN 7 8
SET. URDAL Rp. Rp. Rp. 7.677.000,1.313.500,- 6.123.500,PEM Rp. 300.000,MENTAL
Rp. 8.196.605,-
Rp. 300.000,-
CONTOH SURAT PENGANTAR
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880 SURABAYA 231
Nomor
: Speng/01/II/ 2014/ Set
Kalsifikasi
: BIASA
Lampiran
: 1 ( satu ) lembar
Perihal
: Bea siswa prestasi
Kepada Yth.
Ketua Bhayangkari Cabang se Daerah Jawa Timur Di-
Surabaya, 3 Februari 2014
CONTOH SURAT PENGANTAR
BHAYANGKARI DAERAH JAWA TIMUR JL. AYANI WONOCOLO NO.116TLP 8280880 SURABAYA 231
Nomor
: Speng/01/II/ 2014/ Set
Kalsifikasi
: BIASA
Lampiran
: 1 ( satu ) lembar
Perihal
: Bea siswa prestasi
Surabaya, 3 Februari 2014
Kepada Yth.
Ketua Bhayangkari Cabang se Daerah Jawa Timur DiTempat.
Nomor
Jenis yang dikirim
Banyaknya
Keterangan
1
2
3
4
1
Program Kerja Pengurus Daerah Bhayangkari jawa Timur Tahun 2014
Satu buku
Disampaikan dengan hormat,guna seperlunya
SEKRETARIS
NY. ENNI RISYAPUDIN NURSI
CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK CAVER LAPORAN TAHUNAN ( DISESUAIKAN DENGAN BESAR KECILNYA BUKU LAPORAN )
CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK TULISAN YANG BERSIFAT MENGATUR LAMBANG TERLETAK DITENGAH KERTAS BERJAEAR 4 CM DARI TEPI ATAS KERTAS
DENGAN UKURAN LEBAR LAMBANG
: 2,5 CM
TINGGI LAMBANG : 3 CM
CONTOH LAMBANG DIGUNAKAN UNTUK KOP SURAT LAMBANG TERLETAK DISUDUT KIRI ATAS,DIATAS KEPALA SURAT
DENGAN UKURAN LEBAR LAMBANG
: 1,5 CM
TINGGI LAMBANG : 2 CM
CAP TINGKAT KEPENGURUSAN
DENGAN UKURAN : -
GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKUNGAN PERTAMA 4,7 CM GARIS TENGAH VERTIKAL LINGKARAN PERTAMA 3 CM. GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KEDUA, 4,5 CM GARIS TENGAH VERTIKAL LINGKARAN KEDUA 2,8 CM GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KETIGA 3,5 CM GARIS TENGAH VERTIKAL LINGKARAN KETIGA 1,8 CM
CAP UNTUK KARTU TANDA ANGGOTA DENGAN UKURAN : -
GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN PERTAMA 3,5 CM ,GARIS TENGAH VERTIKAL LINGKARAN PERTAMA 2 CM GARIS TENGAH HORIZONTAL LINGKARAN KEDUA 2,7 CM,GARIS TENGAH VERTIKAL LINGKARAN KEDUA 1,2 CM
Nb. Sertijab Pengiriman Laporan khusus dan Laporan Umum pertanggung jawaban di kirim bersamaan dalam 1 surat.
Laporan tahunan tidak pakai pencapaian.
