PENDAHULUAN Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris. Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya. http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/
Cara Menjadi Sekretaris Profesional 1. Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 2. Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. 3. Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos. 4. Tahu Teknologi “-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. 5. Tahu Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. 6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 7. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. 8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. 9. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting • sumber bacaan : http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html
UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL 1. Latar Belakang Permasalahan Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam. Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi
situasi
yang
akan
datang
dengan
mengembangkan
diri,
melalui
kompetensinya dengan cara : Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi Terampil dalam mengelola kantor C akap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional” 2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif 2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi 3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi 4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas 5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations 6. Tanggung jawab dalam bekerja 7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris 3. Pembahasan Permasalahan Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri. Definisi Sekretaris Sekretaris berasal dari Bahasa Latin
: Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Beberapa definisi lain mengenai sekretaris : Professional Secretaries International (PSI) : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Betty Hutchinson dan Carol Milano : Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian. Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu : 1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan
kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi . Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan 2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan 3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim. 2.
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
3.
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Tugas-tugas sekretaris itu meliputi : 1. Tugas Administrasi Tugas ini meliputi : Korespondensi Filling Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan Mengurus surat masuk dan surat keluar Travel Arrangements
Organize meeting Making appointments H andling all confidential matters 2. Tugas Receptionist Menerima dan menjawab telepon Mencatat pesan-pesan lewat telepon Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan Mencatat janji-janji untuk pimpinan 3. Tugas Keuangan Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash) Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan 4.
Lain-lain
Personal matters Monitoring and procuring order Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya Menterjemahkan General Affair duties Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang. Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab. Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional. 5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : 1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi 3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya). Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihakpihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful. Penjabarannya adalah sebagai berikut : 1.
Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2.
Positif Thinking Komponen yang positif pada first impression : Sebut nama lawan bicara Anda Sambut tamu di pintu ruang Anda Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu Salam dan mengulurkan tangan Jangan bicara terlalu pesan / keras Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis. 4.
Discrete : Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5.
Tactful : Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada normanorma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. 7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja Pengetahuan akan produk dari perusahaan Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah : Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi, D an juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu : Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) Memahami emosi orang lain Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
Pengambilan keputusan Kepemimpinan Kepuasan pelanggan Kerjasama dan saling percaya
4. Kesimpulan Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Buku Pedoman : - Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati) - Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto) - Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc) - Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee) Sumber bacaan : http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgradesekretaris-profesional/
