E. Penutup
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
1. penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota danpengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan
A. PENDAHULUAN
keras melakukan pedoman ini secara sungguhsa.
1. Latar belakang
ungguh.
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin
2. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini, disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan pemerintahan, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.
52
1
PENUTUP
Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga
Demikian proposal rencana kegiatan ini kami untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi
buat dengan harapan kegiatan ini dapat terselenggara dengan lancar dan mendapat ridha dari Allah SWT. Terima kasih atas partisipasi semua pihak yang terlibat dalam kegiatan ini, dan semoga Allah memberikan
secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu
balasan yang setimpal. Semoga karya dan kretivitas kita sejalan dengan kehendak dan Ridha Allah SWT.
jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan
Wallaahul Muwaafieq Ilaa Aqwaamith Thaarieq akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan Pemerintahan dari tingkat Pengurus trtinggi
Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Bandung, 10 januari 2012
sampai pengurus terkecil Rukun Tetangga.
PANITIA PELATIHAN JURNALISTIK Ketua Organizing Committee
Sekretaris Organizing Committee
2. Pengertian Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
(nama)
(nama) Mengetahui,
Pengurus (………………..)
(PPTA)
adalah
serangkaian
aturan
mengenai
UIN SGD Cab. Kota Bandung Masa khidmat 2011-2012
penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang (…………………………………)
meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang
Ketua
2
51
berada di bawah naungan kepengurusan Pergerakan
berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi
Mahasiswa Islam Indonesia (PMII)komisariat UIN SGD
Pemerintahan secara nasional.
Cab. Kota Bandung.
3. Sekretariat
Tujuan
:
Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center
a.
Lantai II. Kampus UIN Sunan Gunung
pemantauan
Djati Bandung. 14046 b.
1.
Yudi Rahman (Ketua SEMA-F)
:0857xxxxxxxx
2.
Ade Siti Amanah (Ketua Pelaksana)
: 0857xxxxxxxx
Email dan Blog
pelaksanaan
administrasi
disemua
tingkatan organisasi pemerintahan.
:
Contact Person
Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan
pada
[email protected]/www. semafidkom.blogspot.com (disesuaikan blog yang
bidang
pola
sistem
kesekretariatan
pengorganisasian
disemua
tingkatan
organisasi pemerintahan. c.
:
Menyelenggarakan
Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan anggota.
dimiliki) 4. Sasaran Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
50
3
a.Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang
No 1 2 3 4 5 6
administrasi yang baru dan berlaku s ecara nasional. b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
Divisi Divisi Kestari DivisiAcara Divisi Humas Divisi Logistik Divisi Pubdokak Divisi Konsumsi Jumlah
Jumlah
Terbilang; Sembilan Juta Seratus Tujuh Puluh Tiga Ribu B. PEDOMAN
PENYELENGGARAAN
TERTIB
Rupiah
ADMINISTRASI 1. Pedoman Umum SUMBER DANA a. Surat
Sumber dana acara ini adalah :
Yang dimaksud dengan surat didalam pedoman ini
1.
Kas
(disesuaikan
dengan
instansi
yang
bersangkutan)
adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung 2. pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut.
Uang
Sumbangan yang tidak mengikat
PENYELENGGARA 1.
Kegiatan ini diselenggarakan Pengurus Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesi (PMII) Komisariat UIN SGD
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan
Cab Kota Bandung. masa khidmat 2011 - 2012. untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.
2.
pengurus komisariat kemudian membentuk panitia pelaksana yang terdiri dari unsur kepengurusan yang
4
49
Divisi Acara
:
Divisi Humas
:
Divisi Logistik
:
Divisi Pubdokak
:
Divisi Konsumsi
:
Macam-macam surat seperti: Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi
berisi
hal-hal
penting
berkenaan
dengan kelembagaan/organisasi. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau
ESTIMASI DANA ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok
Divisi Kestari
:
persoalan kedinasan.
(disesuaikan dengan kebutuhan)
Divisi Acara
Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan
:
(disesuaikan dengan kebutuhan)
Divisi Humas
:
antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat
(disesuaikan dengan kebutuhan)
Divisi Logistik
kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau
tentang tugas.
:
(disesuaikan dengan kebutuhan)
Divisi Pubdokak
:
kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan
(disesuaikan dengan kebutuhan)
Divisi Konsumsi
Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan
singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan
:
(disesuaikan dengan kebutuhan)
lain yang dikirimkan.
GRAND TOTAL
48
5
Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan
memiliki kemampuan untuk berkiprah di dunia jurnalistik. Sebagai tindak lanjut dari program ini adalah : 1.
sebagai berikut :
Pemberian layanan pengetahuan serta konsultasi
bagi mahasiswa yang belum terlibat dalam pelatihan
1) Sistematika Surat
tersebut.
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika
2.
Memfasilitasi mahasiswa untuk dapat berkiprah di
media yang ada di kampuz dan umumnya media-media sebagai berikut :
yang sudah ada.
(1) Nomor surat, disingkat No.
3.
(2) Lampiran surat, disingkat Lamp.
Memfasilitasi terbentuknya forum diskusi bersama,
terutama dalam kajian komunikasi, culture studies dan sosial kemasyarakatan.
(3) Perihal surat, disingkat Hal.
SUSUNAN KEPANITIAAN
(4) Si alamat surat, “Kepada Yth dst”. (5) Kata pembukaan surat. “Assalamualaikum dst.” (6) Kalimat Pengantar, “salam silaturrahmi dst. (7) Maksud surat (8) Kata penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”, Wassalamu`alaikum dst”. (9) Tempat dan tanggal pembuatan surat (10)Nama Pengurus organisasi beserta jabatan. 6
Pelindung
: Allah SWT.
Penanggung Jawab
:
Steering Comitee
:
Organizing Comitee
:
Ketua OC
:
Sekretaris
:
Bendahara
:
Divisi Kestari
:
47
Adalah merupakan rangkaian dari kegiatan
2) Bentuk Surat
Pelatihan Jurnalistik, untuk mengetahui kendala ataupun
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis
permasalahan selama proses pelatihan berlangsung dan mengupayakan pemecahaannya. Kegiatan monitoring akan
dilakukan
oleh
organisasi
pelaksana
dan
koordinator peserta sejak program mulai dilaksanaan
surat khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada
sampai akhir kegiatan minimal satu minggu satu kali. Sedangkan evaluasi dan follow up pelatihan akan dilakukan pada saat proses akhir acara pelatihan serta
di tepi yang sama.
3) Jenis Surat
evaluasi akhir berupa praktek untuk program penguatan
Surat-surat
resmi
organisasi
dikelompokkan
wacana intelektual. kedalam dua jenis surat, yakni Umum dari Khusus. Surat
RENCANA TINDAK LANJUT Bagi para peserta yang merupakan utusan dari
umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun
setiap kelas dan jurusan yang berada dilingkungan fakultas dakwah dan komunikasi dari semester satu sampai semester tujuh dan perwakilan dari delegasi Hima-J yang berada dibawah naungan SEMA-F Dakwah
eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk
normatif
organisasi
dan
landasan
pijak
dan Komunikasi yang tergabung dalam pelatihan jurnalistik perlu terus ditindak lanjuti agar dapat mengembangkan diri dalam ruang kebersamaan dan
46
organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat; intern dan ekstern.
7
4) Kertas Surat
e. Mengunjungi instansi atau lembaga-lembaga guna
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio
menjajaga kemungkinan kerjasama dalam diskusi publik tersebut.
berat 80 gram dan berkop (kepala surat pemerintahan). Kop berikut amplop berisikan : (1) Lambang tingkat pemerintahan,
2. Persiapan Sosial a. Sosialisasi dan pengenalan program menyangkut tujuan, sasaran program, waktu pelaksanaan, mekanisme monitoring, jenis kegiatan serta sumber dana program.
(2) Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.
b. Pelatihan ini diadakan untuk membuka wawasan dan pengetahuan mahasiswa mengenai programatik kerja diseputar dunia jurnalistik. Selain itu, mahasiswa akan
5) Nomor Surat
mengetahui sampai sejauh mana peran serta media Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
massa dalam menciptakanm iklim demokratisasi di Indonesia serta perdamaian akan kemajemukan iman masyarakatnya.
(1) Nomor urut surat.
B. PELAKSANAAN (2) Tingkat dan periode Kepengurusan. (3) Jenis surat dan nomor surat.
Pelaksanaan pelatihan Jurnalistik dibagi dalam beberapa tahap kegiatan yaitu: 1. Studium General, dengan tema “Media dan Perubahan”.
(4) Penanda tanganan surat.
2. Penyampaian materi pelatihan oleh fasilitator. (5) Bulan pembuatan surat
3. Praktek lapangan
(6) Tahun pembuatan surat.
C. PELAPORAN, EVALUASI DAN FOLLOW UP
6) Bahasa surat : 8
45
2.
Mengenal Pers Indonesia
3.
Teknik Reportase dan Wawancara
4.
Teknik reka bentuk surat kabar (lay-out)
5.
Teknik Penulisan Feature dan Berita
6.
Teknik Penulisan Artikel dan Resensi
7.
Jurnalistik Photografi
8.
Managemen Pers dan Media Massa
9.
Analisis Teks Media
LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM
(1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat (2) Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia
b. Stempel Stempel resmi organisasi berisi : (1) Lambang pemerintahan disebelah kiri (2) Tulisan disebelah kanan terdiri atas :
A. PERSIAPAN
Tingkatan kepengurusan,
Nama organisasi tingkatan,
Nama tempat atau daerah,
1. Persiapan Umum a. Pertemuan dan sosialisasi program dengan kelompok sasaran (peserta) untuk membahas tentang rencana implementasi kegiatan. b. Pertemuan dan koordinasi dengan relasi kerja sekaligus menentukan fasilitator pelatihan.
Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna hitam.
c. Pemetaan proyeksi program strategis untuk membuka dan memberikan gambaran kegiatan dan pasca kegiatan. d. Menyiapkan bahan-bahan untuk pelatihan.
44
9
c. Buku Agenda
1.
Kegiatan
yang
dilaksanakan
melalui
agenda
ini
merupakan suatu kesempatan atau peluang yang amat
1) Ukuran Buku
berharga. Hal ini disebabkan, selain akan mampu Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat
menampung aspirasi yang berangkat dari mahasiswa
(bottom-up).
digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan 2.
kolom yang diperlukan.
Keberhasilan program ini memiliki kontribusi positif dalam mencetak mahasiswa yang militansi tinggi, terutama
2) Model Buku
dalam bidang komunikasi.
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat
masuk, model yang
3.
Keberhasilan program yang dilaksanakan diharapkan mampu meningkatkan wawasan komunikasi massa peserta kegiatan, melalui kegiatan jurnalistik yang
digunakan keduanya sebagai berikut : Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;
dilaksanakan Dengan
secara
berkelanjutan
meningkatnya
( sustainebility).
pengetahuan
jurnalistik
mahasiswa, maka diharapkan meningkatkan pula peran
tanggal pembuatan
sertanya dalam media komunikasi yang ada .
tanggal pengiriman
Perihal surat
Keterangan
MATERI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN JURNALISTIK
Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom
Materi-materi yang akan disajikan dalam pendidikan
Nomor urut penerimaan
dan pelatihan ini meliputi:
Nomor surat
1.
10
General Support; Media dan Perubahan
43
3.
Terbentuknya sebuah media massa yang dikelola oleh peserta
baik di organisasi, maupun universitasnya
Alamat surat / pengirim
Tanggal surat;
tanggal pembuatan
tanggal penerimaan
Perihal surat
Keterangan
masing-masing secara profesional dan proporsional. 4.
Memberikan kontribusi riil dalam bentuk intelektualitas dan jiwa sosial yang tinggi kepada peserta terhadap media.
B. Goal Program : 1.
Terbentuknya suatu komunitas media bersama di antara organisasi
sebagai
wadah
kekuatan
sosial-politik
organisasi. 2.
Meningkatkan partisipasi Mahasiswa dalam kegiatankegiatan pembentukan kelompok studi komunikasi.
3.
dalam
upaya
untuk
menggali
1) Ukuran Buku Kas Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
Menumbuhkembangkan rasa kebersamaan dan saling memiliki
d. Buku Kas
dan
mengembangkan potensi untuk kemajuan diri, organisasi, masyarakat, serta agama dan bangsa.
C. Out – Put Program : Hasil program yang diharapkan dari diselenggarakannya
2) Model Buku Kas Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom;
Pendidikan dan Pelatihan Dasar Jurnalistik adalah
(1) Nomor urut penerimaan
sebagai berikut :
(2) Uraian sumber kas (3) Jumlah uang yang diterima 42
11
(4) Nomor urut pengeluran (5) Uraian penggunaan kas
3.
AD / ART
4.
Program Kerja Lembaga Pengembangan Pers jurnalistik
(6) Jumlah uang yang dikeluarkan
NAMA, TEMA KEGIATAN SERTA WAKTU DAN
e. Buku Inventaris
TEMPAT
1) Ukuran Buku Infentaris
Nama Kegiatan : “ PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai
JURNALISTIK ”
Tema Kegiatan :“Menggiring Teriakan Teks akan
jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang
Perubahan Konteks yang Revolusioner”
diperlukan
Waktu 2) Model Buku Inpentaris Buku
: Jam 09.00 s.d Selsei. Tanggal 21-22
Oktober 2011
inventarisasi
untuk
semua
Tempat
tingkatan
: Pesantren At-Taamur Cinunuk.
organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas
TUJUAN KEGIATAN
kolom :
Tujuan kegiatan ini adalah :
A. Tujuan Umum : (1) Nomor urut.
1.
Media untuk melakukan peningkatan potensi lanjutan
(2) Nama barang.
melalui pemberdayaan (empowerment) peserta dalam
(3) Merk barang.
bidang komunikasi. 2.
(4) Tahun pembelian.
Arena untuk melakukan masifikasi kerja ditingkat organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas.
(5) Jumlah barang 12
41
Dalam
konteks
dunia
kemahasiswaan,
(6) Keadaan barang
khususnya dikalangan aktivis kampuz, kemampuan berkarya (menulis) merupakan ‘fardlu aen’ guna mencari identitas dirinya demi menbangun peradaban umat
2. Pedoman Teknis a. Surat
manusia di masa mendatang. Peradaban manusia, dari sejak jaman dulu hingga sekarang diwariskan ‘hanya’ dalam bentuk tulisan. Lewat tulisan peradaban suatu bangsa akan terkenang, lewat tulisan organisasi
1) Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam
pergerakan akan mengakar kuat. (di isi oleh organisasi/instansi yang mengadakan kegiatan) sebagai organisasi ……. kemahaiswaan tertinggi di tingkatan universitas, tentu tidak ingin mensia-
pengetikan 2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau
siakan mahasiswanya untuk terjerumus pada kebiasaan berpikir yang lebih banyak bersifat oralistik. Hal tersebut akan mampu diejawantahkan manakala media massa yang merupakan alat perjuangan organisasi mampu
salinannya buat di file atau di arsip 3) Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung
memenangkan opini publik. Atas dasar itulah Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik digelar.
dalam nomor surat.Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
LANDASAN KEGIATAN 1.
Al – Qur’an
2.
Pancasila dan UUD 1945
40
13
Contoh nomor surat
dalam menampilkan fakta-fakta untuk selalu bertindak
Nomor : 016.PRW-IX. 02-007.A-I.01.2002
objektif dalam setiap pemberitaannya. Dewasa ini informasi merupakan “komoditi
016
= Nomor urut surat
primer” yang dibutuhkan oleh semua orang, seiring
PRW = kode tingkat Pengurus RW -IX
= Periode kepengurusan
02
= Jenis surat ekstern
dengan
semakin
canggihnya
teknologi
komuniasi,
sehingga lazim dikatakan, peradaban masa sekarang ini merupakan peradaban masyarakat informasi. Bahkan
-007 = Nomor urut surat jenis tersebut A-I
= Ditandatangani Ketua dan Sekretaris/
informasi bukan hanya sekedar kebutuhan, melainkan juga dapat menjadi sumber kekuasaan. Teknologi informasi
dapat
menjadi
alat
terpenting
untuk
memanipulasi sekaligus sebagai alat kendali. Dan B-II = Ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris 01
= Bulan ditetapkannya surat
2012 = Tahun pembuatan surat
memang telah menjadi pendapat umum, “Siapa yang menguasai informasi dialah penguasa dimasa depan”. Mengingat begitu pentingnya informasi, maka peran jurnalis pun menjadi penting. Merekalah yang
keterangan
‘memburu’ berita, meliput berbagai peristiwa dan
(1) Nomor surat : diisi berdasarkan urutan pengeluaran surat (2) Tingkat kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan
menuliskannya untuk dikonsumsi khalayak umum. Keterampilan menulis pun pada akhirnya menjadi hasrat bagi banyak orang. Termasuk menuliskan berita yang
pemerintahan
ada dipikirannya (opini, pandangan) tentang suatu
(3) Jenis Surat dan Nomor urut
masalah.
14
39
Ketua
sekretaris
(nama)
(nama)
Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan kode : 01
Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode : 02
lampiran
Contoh II
Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi dengan pejabat dll, dipakai kode : 03
Proposal Kegiatan Acara Term Of Refference “Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik” dan “Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks yang Revolusioner ” DASAR PEMIKIRAN Pesatnya kemajuan media informasi dewasa ini cukup memberikan kemajuan yang signifikan. Media
penyampaian
Penguasaan
dasar-dasar
pengetahuan
informasi.
bersifat
Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil sekertaris, ditandai dengan A-II
Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil sekertaris, ditandai dengan B=II
tapi media juga mempunyai tanggung jawab yang berat 38
yang
Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris,
terjun di dunia ini. Keberadaan media tidak lagi sebatas penyampai informasi yang aktual kepada masyarakat,
surat
ditandai dengan A-I
jurnalistik
merupakan modal yang amat penting manakala kita
adalah
(4) Penandatanganan Surat
sehingga tidak layak bila si pemburu berita dituntut dalam
umum
umum,ditandai dengan kode : 04.
cetak maupun elektronik pun saling bersaing kecepatan
kreativitasnya
Eksternal
15
(5) Bulan Surat
bentuk swadaya, baik berupa uang, tenaga, material dan
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis
lainnya sebagai wujud partisipasi masyarakat dalam pembangunan.
dengan angka Arab.
Sedangkan swadaya dalam bentuk tenaga akan
(6) Tahun Surat
diatur oleh masing-masing ketua RT secara bergiliran.
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.
H. Penutup
Dengan adanya pembangunan di era reformasi ini berbagai kebijakan strategis dari pemerintah sangat dinantikan sebagai salah satu upaya mengatasi dampak krisis moneter / ekonomi yang sampai saat ini masih memberangus kehidupan bagi masyarakat pedesaan khsusnya. Upaya ini juga sebagai langkah maju masyarakat dalam memberdayakan usahanya dalam menempuh dan melanjutkan kehidupan yang seimbang dan selaras untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Akhirnya semoga proposal yang sederhana ini dapat menjadikan pertimbangan dan acuan pemerintah Propinsi Tingkat I .... , pembangunan di masa mendatang khususnya di pedesaan. Tempat, tanggal bulan tahun
16
37
Contoh Surat
3 Batu Split 0/5 41 m3 Rp. 185.000 Rp. 7.585.000
SENAT MAHASISWA
4 Pasir 35 m3 Rp. 90.000 Rp. 3.150.000
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
5 Sewa wales & splayer 9 hari Rp. 300.000 per hari Rp.
KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung
2.700.000 6 Operator wales & spalyer 9 hari Rp. 500.000per hari Rp. 4.500.000
No. Lamp Hal
7 Tenaga Tehnis 10 orang Rp. 50.000 Rp. 4.500.000 8 Transportasi Wales PP Rp. 500.000 Rp. 1.000.000 9 Aspal 105 dream Rp. 515.000 per drum Rp.54.075.000 Jumlah Rp.84.510.555
diusahakan dan disediakan oleh masyarakat, sedangkan No 9 kami memohon bantuan dari pemerintah Propinsi Tingkat I ...
G. Laporan Sesuai dengan agenda rapat panitia rehab jalan Dsn. ...Desa ...Kecamatan...Tahun Anggaran ..., maka rencana kegiatan yang telah tuangkan dalam program kerja panitia, maka pelaksanaannya akan dimulai pada
Kepada Yth Pudek III Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung di Tempat,
Salam silaturahmi teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam memperlancar aktifitas keseharian. Amin Selanjutnya, sehubungan dengan proseses keberlangsungannya kinerja kepengurusan SEMA-F dakwah dan komunikasi. Dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu bahwa demi tewujud dan terlaksanakannya frogram-frogram kinerja senat yang menjadi amanat pada rapat kerja (Raker). Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan segala hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut, kami selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya demi tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai dengan harapan. Demikian surat pemberitahuan ini kami buat atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh Bandung, 2 Mei 2011 Mengetahui,
awal bulan ...atau .......ini. didalam
: 004.SEMA-F-III.AI.004.V.2011 : Satu lembar : Pemberitahuan
Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Dari jumlah anggaran tersebut Nomor 1 s/d 7
Dan
Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center Lantai II. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. 14046
pelaksanaan
nantinya
akan
melibatkan seluruh lapisan masyarakat dengan berbagai
36
Ketua Umum
Sekretaris Umum
Yudi Rahman
Anggi Afriliani
17
4) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
- Untuk meningkatkan pemberdayaan sumber daya yang ada dengan dukungan dari pemerintah. - Sebagai usaha peningkatan kondisi lingkungan yang
5) Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum diatas.
mapan. - Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kegotong – royongan diantara warga masyarakat.
D. Kegiatan 6) Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus menggunakan tinta warna hitam.
Pembangunan perbaikan sarana-prasarana infra setruktur (Perbaikan jalan)
E. Tempat dan Waktu
b. Stempel
Bertempat (1) Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan
: …………..
Waktu : dari…….. sampai……./tanggal…/bulan…./tahun…..
F. Perkiraan Anggaran yang di Butuhkan Bahwa anggaran dan biaya yang dibutuhkan
tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan. (2) Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum.
disamping swadaya masyarakat sebagai konstribusi dalam
lambang pemerintahan disebelah kiri dan tulisan yang
18
desanya,
disamping
bantuan
pemerintah yang kita harapkan sebagai berikut : No
(3) Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam
membangun
Uraian
Volume
Harga
Satuan
Jumlah
1 Batu Split 2/3 75 m3 Rp. 160.000 Rp.1.200.000 2 Batu Split ½ 40 m3 Rp. 145.000 Rp. 5.800.000
35
- Sebelah Timur :
menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan
- Sebelah Selatan :
ukuran yang serasi dan seimbang.
- Sebelah Barat : Secara adminstrasi dibagi menjadi ... Dusun dengan ... RT/... RW, jumlah penduduk ...Jiwa, ... KK. Adapun letak geografis Desa ... Kec. .... adalah dengan
c. Buku Agenda (1) Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat
ketinggian : ... DPL. Sedang jarak Administrasi ke pusat pemerintah adalah : - Jarak dengan Ibu Kota Kecamatan : ...Km - Jarak dengan Ibu Kota Kabupaten : .
masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
- Jarak dengan Ibu Kota Propinsi : . Dengan penghasilan penduduk rata-rata per Kepala Keluarga .Rp....,- sehingga bisa dikatakan jauh dari hidup layak, sekaligus merupakan salah satu k endala yang
(2) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
dihadapi dalam setiap program kegiatan pembagunan di (3) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat,
Desa ...
baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.
C. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan upaya rehab jalan / pengaspalan adalah : - Sebagai upaya untuk peningkatan sarana perekonomian dan perhubungan yang lancar.
34
19
Agenda Surat Keluar
disepakati
untuk
perhubungan No
No. Surat
1
2
Si alamat
Tgl Surat
Hal
surat
Buat
Kirim
3
4
5
Ket
memprioritaskan
untuk
pada
mempercepat
sektor
pertumbuhan
perekonomian dan pendapatan masyarakat. Adapun sampai dengan saat ini data sarana
6
7
perhubungan dan keadaan jalan yang ada di Desa ... Kecamatan ... sebagai berikut: 1. Jalan Desa sepanjang km, terdiri dari:………..
a. Jalan Aspal
Agenda Surat Masuk
- Dalam keadaan baik :……………km No
No.
Si alamat
Surat
surat
Buat
Datang
2
3
4
5
1
Tgl Surat
Hal
Ket
6
7
- Dalam keadaan rusak : ………….km b. Jalan makadam : ……………….km c. Jalan Tanah : …………………...km Sedangkan prioritas rehab jalan/pengaspalan tahun ini adalah
d. Buku kas 3)
Seluruh
jenis
kegiatan
yang
berkaitan
dengan
terletak
di
Dusun……………......
B. Kontek Permasalahan
penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus
Desa ... merupakan salah satu Desa di Kecamatan ...
tercatat dalam buku Kas, terdiri atas:
dengan batas – batas sebagai berikut : - Sebelah Utara : Desa ... Kec. ...
(1) Buku Harian 20
33
7. Laporan:
(2) Neraca Bulanan
Jelaskan bahwa setelah kegiatan selesai, kita bersedia
membuat
laporan
penyelenggaraan
dan
(3) Neraca Tahunan 4) Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku
pertanggungjawaban dalam hal penggunaan dana
Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam
Contoh Proposal Pengajuan Bantuan
penjumlahan uang disebut saldo. 5) Pengurus
PERMOHONAN BANTUAN ASPAL
yang
berwenang
menyimpan
dan
mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil
DSN. ... DESA ... KECAMATAN ... KABUPATEN ...TAHUN ...KECAMATAN ...KABUPATEN ...
bendahara,
pada
setiap
jenjang
kepengurusan
A. Latar Belakang organisasi.
Dalam peningkatan sarana/prasarana di Desa secara
kualitas
telah
banyak
ditempuh
Contoh :
berbagai
terobosan maupun cara dari seluruh partisipasi segenap
Buku Harian
lapisan masyarakat dengan memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia. Hal tersebut dimaksud
No
Uraian
Jumlah
No
sebagai salah satu upaya untuk menuju suatu Desa y ang lebih berkembang ke arah perbaikan dan keberhasilan. Maka, sejalan dari hasil musyawarah mufakat Desa dari berbagai elemen masyarakat yang ada, di dalam usaha pembangunan Desa di tahun ..., dimana 32
21
Uraian
Jumlah
Neraca Bulanan
No
Uraian
3. Maksud dan Tujuan:
Jumlah
No
Uraian
Maksud dan Tujuan Jelaskan maksud dan tujuan
Jumlah
kegiatan yang akan kita selenggarakan. Rumuskan tujuan secara tegas dan jelas.
4. Kegiatan: kegiatan Jelaskan secara singkat bentuk dan
Neraca Tahunan
No
Uraian
kegiatan-kegiatan yang akan kita selenggarakan.
Jumlah
No
Uraian
Jumlah
5. Tempat dan Waktu: Tempat dan waktu Cantumkan di mana dan kapan kegiatan-kegiatan tersebut akan kita laksanakan.
6. Perkiraan Anggaran yang dibutuhkan : 6) Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan
Secara
kasar
cantumkan
dibutuhkan
kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.
22
31
perkiraan
dana
yang
Berikut ini beberapa butir yang perlu anda cantumkan dalam surat pengantar permohonan bantuan
e. Buku Inventarisasi (1) Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh
dana/sponsor : kekayaan atau barang-barang milik organisasi,agar
1. Latar belakang:
mudah
Latar belakang Perkenalkan dan jelaskan siapa kita (lembaga/organisasi/kelompok: visi dan misi)
melakukan
pemeliharaan,
perawatan
dan
pemantauan terhadap barang-barang tersebut, (2) sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa
kegiatan-kegiatan kita, pengalaman dan kemampuan kita (ini penting untuk mendapatkan kepercayaan misalnya menyebutkan
bahwa
kita
pernah
mendapatkan
kepercayaan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan
bakti kepengurusan. Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti berikut ini :
tertentu, lembaga/organisasi pernah diaudit oleh lembaga yang berbobot, penghargaan-penghargaan yang pernah
No
Nama
Thn
Barang
Pembuatan
2
3
Merk
Jumlah
Keadaan
Keterangan
4
5
6
7
diperoleh), keterbatasan kita khususnya yang berkaitan 1
dengan dana.
2. Konteks permasalahan: Kontek permasalahan Jelaskan dalam rangka apa kita mengajukan permohonan bantuan dana, apa makna atau manfaat dari kegiatan yang kita ajukan untuk didanai/sponsori (dampaknya bagi masyarakat, pemberi dana dan bagi kita /lembaga/organisasi) 30
(3) Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan
inventarisasi
adalah
sekjen/sekretaris
Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi. 23
f.
Papan Nama
Catatan : laporan pertanggung jawaban seperti dibuat
(1) Papan nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi.
diatas akan lebih merincikan atau
mentransparasikan
penegeluaran dengan semendetail mungkin.
D. Kerangka Pembuatan Proposal Pendahuluan
(2) Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya harus memperhatikan ketentuan yang berlaku.
Perlu dicatat bahwa setiap lembaga donor atau perusahaan mempunyai format penyusunan proposal tersendiri. Akan lebih praktis dan strategis bila kita
g. Kartu Tanda Anggota
menuliskan surat pengantar (satu atau dua halaman) (1) KTA diberikan setelah dibaiat/dilantik sebagai anggota/ pengurus..
yang berisikan garis besar/kerangka umum proposal. Dalam surat tersebut jelaskan kita akan mengirim
(2) KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan misalnya seperti kumpulan resmi dan lain
proposal
lengkap
donor/sponsor,
dan
sesuai
format
tanyakan
dari
lembaga
kesediaan
lembaga
donor/sponsor untuk mengadakan pertemuan dengan sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benar-
anda untuk membahas (presentasi) proposal anda.
benar anggota.
Jangan
Sistematika Pembuatan
lembaga/organisasi/kelompok anda dan alamat serta
Bagian belakang
nama penghubung (kalau punya kartu nama, lampirkan
Nomor
Nama
lupa
melampirkan
juga)
24
29
profil
N
TGL
URAIAN
NO.
KRE
PPN
PPH
JUM
BUKTI
DIT
10%
1,5%
LAH
ATK
-
-
Pubdokak
-
-
Konsumsi
-
-
O
1
. 2 . 3 . 4
Tempat Tanggal Lahir Alamat Rumah
Tempat dan tanggal Pembuatan
Tanda Tangan dan nama terang pemegang KTA
Tanda Tangan dan nama terang kelurahan (berdasarkan
Transpot
instansi yang bersangkutan)
.
Catatan :
Stempel
kelurahan
(atau
berdasarkan
instansi
yang
bersangkutan)
Yang terpenting dalam hal ini adalah setiap bentuk Bagian depan
pengeluaran yang tercangkup oleh salaha satu, ATK,
Pubdokak, konsumsi, Transport harus disertai dengan bon-nya secara terinci pula.
Kop dan logo Yang bersangkutan (sesuai dengan instansi yang bersangkutan)
Tanda tangan dan nama terang ketua umum (sesuai dengan tingkatan instansi yang bersangkutan)
Laporan pertanggung jawaban bisa lebih terperinci dengan model tabel seperti dibawah ini. No
Keterang an
NO.BON/ KWITANSI
Tanggal
Debit (Rp.)
Kredit (Rp.)
Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan
Stempel (stempel insatansi yang ber sangkutan)
Saldo (Rp.)
1. 2. 3. 4.
28
25
C. Pedoman Laporan pertanggung Jawaban (LPJ) (3) Bentuk Laporang pertanggung jawaban adalah sebuah Ditulis dengan block style yaitu bentuk ketikan yang
pertanggung jaaban pengurus baik dihadapan instansi seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan
ataupun berhadapan langsung dengan masyarakat atau
berada ditepi yang sama.
dihadapakan
(4) Kertas Kertas KTA berwarna dasar disesuaikan dengan kebutuhan.
(5) Nomor
bersangkutan.
kepada
anggota
Laporan
organisasi
pertanggung
yang
Jawaban
merupakan sebuah transparansi/ sikap keterbukaan Nomor urut disesuaikan dengan kebutuhan, dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. bulan penerbitan, dan tahun penerbitan KTA.
memeparkan segala hal yang telah dikerjakan kalau kegiatan, dan tarnsparansi penggunaan dana dalam segi pengeluaran keuangan.
(6) Ukuran Panjang 6 cm dan lebar 4 cm (atau disesuaikan dengan keperluan dan ketentuan yang berlaku).
Laporan pertanggung jawaban ini harus mudah dipengerti dan dipahami secara mendetail oleh yang melihatnya.
(7) Tulisan Menggunakan font Times New Roman diseluruh bagian KTA, atau sesuai keperluan dan ketentuan yang berlaku.
Contoh laporan pertanggung jawaban DAFTAR REKAPITULASI PENGUNAAN DANA KEGIATAN SEMINAR NASIONAL KEBANGSAAN SEMA-F DAKWAH DAN KOMUNIKASI
26
27
