CENTRUL REGIONAL DE FORMARE-EVALUARE-ATESTARE FORMARE-EVALUARE-ATESTARE ANTREPRENORIALĂ ANTREPRENORIALĂ ŞI PROFESIONALĂ FORMATEST
EXPERT ACHIZIŢII PUBLICE Curs acreditat CNFPA COR 241940 -SUPORT DE CURS-
Lector: Paul TÎMPA FEBRUARIE 2010
Centrul Regional de Formare-Evaluare_Atestare Antreprenorială Antreprenorială şi Profesională
2
Centrul Regional de Formare-Evaluare_Atestare Antreprenorială Antreprenorială şi Profesională
2
Cluj_Napoca – 400676, Str. Sextil Puşcariu nr. 1-3, ap. 2A
CUPRINS I. ACHI ACHIZIŢ ZIŢII II PUBL PUBLICE ICE – CADR CADRUL UL DE DESF DESFĂŞ ĂŞUR URAR ARE E ŞI DEFI DEFINIR NIREA EA TERMENILOR DE BAZĂ 1.Sistemul achiziţiilor publice a. Reglementări / domeniul de aplicare b. Principii c. Instituţii implicate d. Actori implicaţi e. Expertul în achiziţii ac hiziţii publice 2. Tipuri de contracte şi proceduri de atribuire a. Tipuri de contracte b. Proceduri de atribuire atribuire II. II. PROC PROCES ESUL UL ACHI ACHIZI ZIŢI ŢIIL ILOR OR PUBL PUBLIC ICE; E; DOCU DOCUME MENT NTE E SP SPEC ECIF IFIC ICE E ACH ACHIZIŢ IZIŢII IILO LOR R PUBL PUBLIC ICE E ŞI MODU MODUL L DE LUCR LUCRU U AL COMI COMISI SIE EI DE ATRIBUIRE 1. Procesul achiziţiilor publice – etape şi riscuri a. Planificarea achiziţiei b. Documentaţia de atribuire atribuire c. Chemarea la competiţie d. Derularea procedurii e. Atribuirea contractului/încheierea contractului/încheierea acordului cadru f. Încheierea dosarului de achiziţie ac hiziţie publică g. Derularea contractului h. Finalizarea contractului 2. Documentaţia de atribuire - detalii a. Fişa de date b. Criterii de calificare şi de de selecţie c. Caietul de sarcini d. Formulare e. Clauze contractuale 3. Garanţia de participare 4. Candidatura / Oferta a. Definiţie
3
b. Mod de elaborare
5. Procesul de evaluare a. Comisia de evaluare b. Desfăşurarea şedinţei de deschidere c. Modul de lucru al comisiei de evaluare d. Examinarea şi evaluarea ofertelor e. Clarificările privind propunerea tehnică şi financiară f. Respingerea ofertelor g. Stabilirea ofertei câştigătoare h. Elaborarea raportului privind procedura de atribuire i. Atribuirea contractului de achiziţie publică sau încheierea acordului-cadru j. Anularea procedurii de achiziţie publică k. Semnarea contractului sau încheirea acordului-cadru l. Finalizarea procedurii de atribuire m. Garanţia de bună execuţie a contractului
III. SOLUŢIONAREA CONTESTAŢIILOR a. Ce acte pot fi contestate? b. Cum procedează autoritatea contractantă în cazul primirii unei contestaţii c. Soluţionarea contestaţiilor de către Consiliu d. Căi de atac împotriva deciziilor Consiliului e. Soluţionarea litigiilor în instanţă f. Solicitarea despăgubirilor g. Solicitarea constatării nulităţii contractului
4
I – ACHIZIŢII PUBLICE – CADRUL DE DESFĂŞURARE ŞI DEFINIREA TERMENILOR DE BAZĂ 1.Sistemul achiziţiilor publice Achiziţiile publice joacă un rol important în economia statelor membre, reprezentând aproximativ 16% din PIB-ul Uniunii Europene. De aceea ele se desfăşoară într-un cadru organizat, bine reglementat şi controlat. Şi în România există acest cadru, acesta fiind reprezentat de sistemul achiziţiilor publice.
Sistemul achiziţiilor publice desemnează ansamblul regulilor, principiilor,
instituţiilor si acţiunilor referitoare la modul de cheltuire a banilor publici în interesul comunităţii şi în care cererea lansată de o autoritate contractanta se întâlneşte cu oferta unui operator economic. a. Regulile în sistemul achiziţiilor publice constau în ansamblul de legi, ordonanţe şi hotărâri de guvern, precum şi manuale şi ghiduri emise de autoritatea de reglementare care se referă strict la acest domeniu, la care se adaugă toate prevederile legale sub incidenţa cărora intră fiecare contract atribuit în funcţie de specificul său. Principalele acte normative care reglementeză domeniul sunt:
OUG 34 din 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, actualizată;
HG 925 din 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;
HG 1660 din 2006 actualizată privind modul de desfăşurare a procedurilor de achiziţie publică prin mijloace electronice
OG 30 din 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale;
5
Manualul operaţional elaborat de ANRMAP
În tabelul următor este prezentat sintetic, domeniul de aplicare a legislaţiei privind atribuirea contractelor de achiziţie publică. Cine aplică legislaţia Autorităţi Oricare organism al contractante din statului, autoritate sectorul clasic publică, la nivel central, regional sau local
Ce se obţine
Contract de achiziţie publică Contract subsecvent unui acord – cadru Contract de concesiune de lucrări Contract de Oricare organism cu personalitate juridică, concesiune de servicii care a fost înfiinţat pentru a satisface nevoi de interes general fără caracter comercial sau industrial şi care : -este finanţat, în majoritate, de către o autoritate sau de către un alt organism de drept public -se află în subordinea sau este supusă controlului unei autorităţi sau unui alt organism de drept public - în componenţa consiliului de administraţie/organului de conducere/ de supervizare mai mult de jumatate din numărul membrilor acestuia sunt numiţi de către o autoritate sau de către un alt organism de drept public -oricare asociere
Cum se obţine Procedeuri de atribuire
Modalităţi speciale de atribuire
Licitaţie Negociere Cerere de oferte Dialog competiv Concurs de soluţii
Acord – cadru Sistem de achiziţie dinamic Licitaţie electronică
Licitaţie
6
formată de una sau mai multe : -autorităţi contractante -organisme ale statului oricare alt subiect de drept, care desfăşoară una sau mai multe activităţi relevante, în baza unui drept special sau exclusiv care deşi nu au calitatea de autoritate contractantă au primit din partea unei autorităţi în mod direct o subvenţie de mai mult de 50% din valoarea contractului
Negociere Cerere de oferte Concurs de soluţii
Contract de lucrări cu V >5.000.000 euro Contract de servicii V > 200.000 euro
Licitaţie Negociere Cerere de oferte Concurs de soluţii
În tabelul următor sunt reguli aplicabile, contractelor de achiziţie finanţate(subvenţionate) din fonduri publice, atribuite de un subiect de drept privat pentru determinarea situaţiilor în care se supun şi a celor în care nu se supun reglementărilor din domeniul achiziţiilor publice Tip contract
Ponderea subvenţiei directe
Lucrări
>50%
≤50%
Valoarea estimată a Regula aplicabilă contractului, fără pentru atribuirea TVA contractului > 5.000.000 - O.U.G. nr. 34/2006 ≤ 5.000.000 - Legislaţia nu prevede reguli speciale de atribuire >5.000.000 ≤5.000.000
- Legislaţia nu prevede reguli speciale de atribuire
7
Servicii
>50%
>200.000 ≤200.000
≤50% Produse
Indiferent de ponderea subvenţiei subvenţiei directe
Indiferent de valoare
- O.U.G. nr 34/2006 - Legislaţia nu prevede reguli speciale de atribuire - Legislaţia nu prevede reguli speciale de atribuire - Legislaţia nu prevede reguli speciale de atribuire
b. Principiile care stau la baza derulării procedurilor de achiziţii publice au la bază principiile Tratatului Tratatului de la Roma, care a pus bazele formării formării Uniunii Europene. Europene. Cele patru libertăţi europene nu au rămas la nivel de concept ci au fost transpuse în practică sub formă de principii. principii. Rolul principiilor este acela de a armoniza relaţiile ce intervin intr-un proces pentru a putea fi găsite sau construite construite soluţii soluţii care să satisfacă necesităţiile necesităţiile apărute. Astfel, pe parcursul procesului de achiziţie publică, la adoptarea oricărei decizii, pentru a se asigura unitatea, omogenitatea, omogenitatea, echilibrul şi coerenţa trebuie avute în vedere următoarele principii:
Nediscriminarea Nediscriminarea
Tratamentul egal
Recunoaşterea reciprocă
Transparenţa
Proporţionalitatea
Eficienţa utilizării fondurilor publice
Asumarea răspunderii răspunderii
1. Principiul nediscriminării Prin nediscriminare se înţelege asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei
reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate: •
Să poată participa la procedura de atribuire
•
Să aibă şansa de a deveni contractant
2. Principiul tratamentului egal
8
Prin tratament egal se înţelege stabilirea şi aplicarea oricând pe parcursul procedurii de atribuire, de : •
Reguli
•
Cerinţe
•
Criterii
identice pentru toţi operatorii economici, astfel încât aceştia să beneficieze de şanse egale de a deveni contractanţi.
3. Principiul recunoaşterii reciproce Prin recunoaştere reciprocă se înţelege acceptarea : -
produsel produselor, or, servi serviciilo ciilor, r, lucrăril lucrărilor or oferite oferite în în mod licit licit pe piaţa piaţa Uniunii Uniunii Europene Europene
-
diplomel diplomelor, or, certifi certificatel catelor, or, a altor altor docum documente, ente, emise emise de de autorit autorităţiil ăţiilee competent competentee din alte state
-
specificaţ specificaţiilo iilorr tehnice tehnice,, echivalen echivalente te cu cele solicitat solicitatee la nivel nivel naţion naţional al
4. Principiul transparenţei Prin transparenţă se înţe înţele lege ge aduc aducer erea ea la cuno cunoşt ştii iinţ nţaa publ public icul ului ui a tutu tuturo ror r informaţiilor informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire.
5. Principiul proporţionalităţii Prin proporţionalitate se înţelege asigurarea corelaţiei între: -
nece necesi sita tate teaa autor autorit ităţ ăţii ii cont contra ract ctan ante te
-
obiect obiectul ul contra contractu ctulu luii de de achi achiziţ ziţie ie publi publică că
-
cerin cerinţe ţele le sol solic icit itat atee a fi înde îndepl plin init itee
6. Principiul eficienţei utilizării fondurilor publice Prin eficienţa utilizării fondurilor publice se înţelege folosirea sistemului concurenţial şi a criteriilor economice pentru atribuirea contractului cu scopul de a obţine valoare pentru banii cheltuiţi. cheltuiţi. Banii publici sunt epuizabili, astfel încât trebuie utilizaţi judicios pentru a susţine dezvoltarea durabilă. Pentru aceasta trebuie avute în vedere obiectivele sociale, etice şi de protecţie a mediului. mediului.
7. Principiul asumării răspunderii
9
Prin Prin asum asumar area ea răsp răspun unde deri riii se înţe înţele lege ge dete determ rmin inar area ea clar clarăă a sarc sarcin inil ilor or şi resposabilităţilor persoanelor implicate în procesul de achiziţie publică, urmărindu-se asigurarea : -
pro profes fesion ionali alismu mulu luii
-
imparţ arţialităţii
-
independenţei
deciziilor adoptate pe parcursul derulării acestui proces.
c. Instituţiile implicate în sistem sunt subiecţii acestuia şi au rol de supraveghere. Supravegherea sistemului achiziţiilor publice este asigurată de:
Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice (A.N.R.M.A.P.)
Ministerul Economiei si Finanţelor (M.E.F) – Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice(U.C.V.A.P)
Agenţi Agenţiaa pentr pentruu Servic Serviciil iilee Societ Societăţi ăţiii Infor Informaţ maţio ional nalee – Operat Operator orul ul sistem sistemulu uluii electronic de achiziţii publice (S.E.A.P)
Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor Contestaţiilor
Curtea de Conturi
Autoritatea de Audit
În următorul tabel sunt prezenţi subiecţii implicaţi în sistemului achiziţiilor publice, statutul şi rolul acestora.
Subiecţi
Statut
ANRMAP
Instituţie Instituţie publică în subordinea Guvernului
Rol • Elab Elabor orea ează ză plan planur uril ilee de acţiune în scopul implem implement entări ăriii strate strategie gieii şi politicilor de dezvoltare a sistemului achiziţiilor publice; • Elaborează şi propune spre aprobare Guvernului proiecte de acte normative care au ca obiect reglement reglementarea area in domeniul domeniul
10
achiziţiilor publice • Propune Guvernului modificarea actelor normative care pot aduce atingere compatibilităţii/conformităţi i cu legislaţia comunitară în materie; • Evaluează necesităţiile de perfecţionare a cadrului normativ în domeniu şi propune măsurile de remediere a deficienţelor constatate în aplicarea acestuia; • Avizează proiectele de acte normative din alte domenii, care pot avea impact asupra activităţilor şi domeniul achiziţiilor publice; • Dezvoltă mecanismele de monitorizare a sistemului de achiziţii publice şi monitorizează modul de atribuire a contractelor de achiziţie publică; • Prelucrează informaţiile colectate, constituie şi dezvoltă baze de date şi elaborează statistici, sinteze şi rapoarte privind sisteme de achiziţii publice; • Realizează analize, studii si evaluări privind sistemul de achiziţii publice propunând soluţii practice pentru perfecţionarea si dezvoltarea acestuia; • Supraveghează modul de funcţionare a sistemului de achiziţii publice şi de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dispunând dupa caz aplicarea
11
sancţiunilor prevăzute de legislaţia în vigoare din domeniul achiziţiilor publice; • Menţine legătura operaţională cu serviciile tehnice specializate în domeniul achiziţiilor publice ale comisiei europene şi a celorlalte instituţii europene, precum şi cu instituţiile corespondente din statele membre, asigurând participarea la întrunirile periodice în cadrul comitetelor consultative, a grupurilor de lucru în domeniul achiziţiilor publice organizate la nivelul acestora; • Menţine legătura comunicaţională şi operaţională cu structurile specializate care au anumite compentenţe în domeniul achiziţiilor publice, consultându-se şi cooperând cu acestea, cu ministerele şi cu alte organe de specialitate din subordinea Guvernului, cu alte instituţii publice, precum şi cu societate civilă; • Elaborează punctul de vedere la solicitările de clarificare pe care autorităţiile contractante/potenţialii ofertanţi le transmit cu privire la modul de interpretare a prevederilor legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice; • Acordă consiliere metodologică autorităţiilor contractante privind bunele 12
practici în aplicarea procedurilor de achiziţie publică; • Elaborează şi publică documente standard, formulare şi modele – cadru, ghiduri, manuale şi alte instrumente operaţionale pentru aplicarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, precum şi suporturi de curs şi alte materiale informative în domeniul achiziţiilor publice; • Avizează programa de pregătire şi perfecţionare profesională în domeniul achiziţiilor publice; • Avizează persoane fizice şi/sau juridice care desfăşoară activităţi de perfecţionare şi pregătire profesională în domeniul achiziţiilor publice; • Atestă/certifică formatorii şi participanţii la cursurile de pregătire şi perfecţionare profesională în domeniul achiziţiilor publice; • Organizează întâlniri periodice cu participanţii din sistem şi cu alte organisme interesate pentru indentificarea soluţiilor optime de perfecţionare a sistemului de achiziţii publice; • Iniţiază, organizează şi susţine prin personalul propriu cursuri de perfecţionare şi instruire a personalului autorităţiilor şi instituţiilor publice care aplică dispoziţiile legale referitoare la achiziţiile 13
publice; • Elaborează şi difuzează comunicate, informaţii de interes public privind activitatea instituţiei şi funcţionarea sistemului de achiziţii publice; • Întocmeşte rapoarte periodice de activitate; • Întocmeşte situaţiile financiare proprii, potrivit legii; • Îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin acte normative pentru domeniul său de activitate, precum şi cele conferite express sau care decurg din acorduri internaţionale la care România este parte
Soluţionează contestaţiile formulate în cadrul procedurilor de atribuire înainte de încheierea contractelor; •
CNSC
Organism administrativ jurisdicţional, independent Operator SEAP
Agenţia pentru Serviciile Societăţii Informaţionale
Instituţie publică în subordinea Ministerului Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei
Pune la dispoziţia autorităţilor contractante facilităţi tehnice pentru aplicarea, parţial sau integral, a procedurilor de atribuire a contractului prin intermediul sistemului electronic de achiziţii publice. • Dezvoltă şi operează Sistemul e-guvernare, Sistemul electronic de achiziţii publice •
14
Verifică aspectele procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, prin observatori. •
MEF – UCVAP
Organ de specialitate al administraţiei publice centrale în subordinea Guvernului
d. Actorii sistemului sunt părţile care întâlnesc cererea cu oferta în cadrul acestuia, respectiv autorităţile contractante şi operatorii economici. În următorul tabel sunt prezenţi actorii implicaţi în procesul achiziţiilor publice. Actori Tip Rol Organism al statului • Atribuie contractul de (autoritate/instituţie achiziţie publică publică), care acţionează la • Încheie acord – cadru Autorităţi contractante nivel central. Regional sau • Organizează concurs de local soluţii Organism înfiinţat pentru a • Atribuie contractul de satisface nevoi de interes achiziţie publică în numele general, fară caracter şi pentru o altă persoană comercial sau industrial, fizică sau juridică, dacă controlat de un organism al respectivul contract este statului finanţat sau subvenţionat în mod direct, mai mult de 50%, de către o autoritate contractantă. Asocierea formată din una sau mai multe autorităţi Autorităţi contractante contractante Întreprindere publică care • Atribuie contracte desfăşoară activităţi sectoriale în legătura şi relevante pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii Subiect de drept care relevante desfăşoară activităţi • Încheie acord – cadru relevante pe baza unui drept • Organizează concurs de special sau exclusiv 15
soluţii
Operator economic care a obţinut o finanţare de la un organism de drept public
Persoană fizică sau persoană juridică
Persoana juridică
Operatori economici
Atribuie contractul de achiziţie publică, dacă respectivul contract este finanţat sau subvenţionat în mod direct, mai mult de 50%, de către un organism de drept public, în condiţiile prevederii art. 9 lit. C şi art. 10 din ordonanţă • Participă, în calitate de candidat sau ofertant la o procedură de atribuire a contractului de achiziţie publică sau a contractului sectorial •
Persoană fizică Participă , în calitate de candidat sau ofertant la o procedură de atribuire în urma căreia se încheie un acord – cadru • Particpă în calitate de concurent la un concurs de soluţii •
Operatori economici
2. Tipuri de contracte şi proceduri de atribuire a. Tipuri de contracte a.1 Definiţii Contractul de achiziţie publică reprezină instrumentul juridic prin care autorităţile contractante intră în relaţii comerciale cu operatorii economici pentru a-şi satisface necesităţile de produse servicii sau lucrări.
16
Contractul de achiziţie publică: o
are titlu oneros respectiv fiecare parte contractantă încearcă să-şi procure un avantaj nefiind legat în mod esenţial de bani
o
se încheie în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul sau mai mulţi operatori economici, pe de altă parte
o
are ca obiect:
- execuţia lucrării - furnizarea de produse, sau prestarea de servicii o
tipul contractului se stabileşte în funcţie de obiectul principal al acestuia
o
reprezintă baza legală pentru efecutarea de plăţi faţă de acordul – cadru care este doar baza legală pentru atribuirea de contracte subsecvente
o
este numit contract subsecvent dacă este atribuit ca urmare a unui acord – cadru
o
încetează în drept la expirarea perioadei pentru care a fost încheiat
Contractul sectorial este acel contract de achiziţie publică care se atribuie în scopul efectuării unei activităţi relevante în sectoarele de utilitate publică
Contractul sectorial: o
are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de achiziţie publică
o
este destinat desfăşurării de activităţi relevante
o
este atribuit de către entităţi care desfăşoară activităţi relevante
o
îi sunt aplicabile reguli specifice în plus faţă e regulile sectorului clasic
o
este numit contract subsecvent dacă este atribuit ca urmare a unui acord – cadru
17
o
încetează în drept la expirarea perioadei pentru care a fost încheiat
Contractul rezervat este contractul de achiziţie publică executat cu ajutorul persoanelor cu dizabilităţi ca urmare a angajării acestora prin forme protejate în muncă respectiv: loc de muncă protejat – atelier protejat sau unitate protejată autorizată.
Contractul de subcontractare: o
se încheie în baza angajamentului ferm al subcontractantului faţă de operatorul economic declarat câştigător, angajament prezentat în ofertă
o
se încheie în aceleaşi condiţii în care operatorul economic va semna contractul de achiziţie publică
o
se prezintă autorităţii contractante la momentul semnării contractului de achiziţie publică
o
nu creează obligaţii ale subcontractanţilor faţă de autoritatea contractantă aceştia având calitate de terţi în contractul de achiziţie publică
Pe parcursul derulării contractului de achiziţie publică contractantul este în drept de a renunţa la un contract de subcontractare dacă subcontractantul nu şi-a îndeplinit obligaţiile asumate prin respectivul contract. Subcontractantul este pe deplin răspunzător de modul în care îşi îndeplineşte obligaţiile asumate numai faţă de operatorul economic semnatar de achiziţie publică.
Actul adiţional reprezintă acordul părţilor de contract de achiziţie publică prin care de regulă se modifică unele clauze contractuale mai puţin cele privitoare la obiectul contractului şi preţul acestuia. Acordul adiţional se poate încheia atunci când: o
se modifică prevederile referitoare la denumirea părţilor, adresa, timpul de suspendare a executării obligaţiilor fără a fi afectate prevederile referitoare la preţ
o
se finalizează procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ
18
o
se prelungeşte cu respectarea condiţiilor prevăzute la art. 6 din H.G. nr. 925/2006, durata contractelor de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate încheiate în anul precedent şi a căror durată normală de îndeplinire expiră la data de 31 decembrie.
a.2Tipuri de contracte de achiziţie publică
contracte de lucrări; contracte de furnizare; contracte de servicii.
b. Proceduri de atribuire În luarea deciziei de selectare a unei anumite proceduri de achiziţie publică, autoritatea contractantă va avea în vedere:
complexitatea contractului de achiziţie publică, respectiv
costurile implicate de atribuirea contractului respectiv
nivelul de dezvoltare şi concurenţa pe piaţa din domeniul unde va avea loc achiziţia pentru a se putea alege între licitaţie deschisă şi licitaţie restrânsă
constrângeri cum ar fi urgenţe, compatibilitatea cu produse servicii deja existente în cadrul autorităţii respective, existenţa unui singur furnizor, prestator sau executant ş.a.
Procedurile de licitaţie deschisă şi licitaţie restrânsă reprezintă regula de atribuire a oricărui contract de achiziţie publică.
Excepţiile de la regula de atribuire a contractului de achiziţie publică sunt : dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte.
Alegerea procedurilor de atribuire care reprezintă excepţii de la regulă intră în responsabiliotatea exclusivă a autorităţii contractante
Contractul de achiziţie publică poate fi atribuit prin licitaţie deschisă sau restrânsă indiferent de valoarea estimată a acestuia
19
Cererea de oferte poate fi aplicată şi pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică a căror valoarea estimată, fără TVA se află sub pragul a 15 000 euro.
Procedurile de licitaţie deschisă licitaţie restrânsă sau negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de partcipare reprezintă regula de atribuire a oricărui contract
sectorial. În cazul contractelor sectoriale alegerea negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare se face indiferent de situaţie şi nu trebuie justificată. În cazul contractelor sectoriale, numai negocierea fără publicarea unui anunţ de participare şi cererea de oferte, reprezintă excepţii. Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare mai mică în scopul evitării procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă. Alegerea unei alte proceduri decât a celor prevăzute de regulă se face pe baza unei note justificative.
Nota justificativă se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante, cu avizul conpartimentului juridic şi constituie un înscris esenţial al dosarului achiziţiei publice. Pentru aplicarea procedurii de cerere de oferte nota justificativă trebuie să conţină numai explicaţii cu privire la rezultatul estimării valorii contractului de achiziţie publică care urmează să fie atribuit.
20
Tema practica nr.1: Întocmirea notelor justificative pentru: •
Alegerea procedurii
•
Alegerea criteriilor de atribuire si de selectie
•
Determinarea valorii estimate
II. PROCESUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE; DOCUMENTE SPECIFICE ACHIZIŢIILOR PUBLICE ŞI MODUL DE LUCRU AL COMISIEI DE ATRIBUIRE 1. Procesul achiziţiilor publice Procesul de achiziţie publică reprezintă o succesiune de etape ce trebuie parcurse pentru a se obţine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, în urma atribuirii unui contract de achiziţie publică. Cuprinde următoarele etape: a. Planificarea achiziţiei b. Documentaţia de atribuire c. Chemarea la competiţie d. Derularea procedurii e. Atribuirea contractului/încheierea acordului cadru f. Încheierea dosarului de achiziţie publică g. Derularea contractului
21
h. Finalizarea contractului În următorul tabel sunt prezentate detaliat etapele procesului de achiziţie publică. Etapa 1 Planificarea achiziţiei publice
2 Elaborarea documentaţiei de atribuire
3 Chemarea la competiţie
4 Derularea procedurii de atribuire
Operaţiunea -identificarea necesităţii -estimarea valorii -ierarhizarea necesităţiilor -alegerea procedurii -identificarea fondurilor -elaborarea calendarului -definitivarea şi aprobarea planului -dacă se doreşte reducerea termenelor, elaborarea şi transmiterea anunţului de intenţie -stabilirea specificaţiilor tehnice sau documentaţiei descriptive -stabilirea cauzelor contractuale -stabilirea cerinţelor minime de calificare,dacă este cazul, a criteriilor de selectare -stabilirea criteriului de atribuire -dacă este cazul, stabilirea garanţiei de participare şi a garanţiei de bună execuţie -completarea Fişei de date a achiziţiei -stabilirea formularelor si modelelor -definitivarea documentaţiei de atribuire -punerea în corespondenţă cu CPV -publicarea anunţului de participare/invitaţiei de participare -înştiinţarea UCVAP privind verificarea procedurala -punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire -răspuns la solicitările de clarificări -verificarea respectării regulilor de participare şi de evitare a conflictului de interese -dacă este cazul primirea candidaturilor şi selectarea candidaţilor/concurenţilor -dacă este cazul, derularea rundelor de negociere -primirea ofertelor/soluţiilor -deschiderea ofertelor -examinarea şi evaluarea 22
ofertelor/soluţiilor -solicitările de clarificări -stabilirea ofertei câştigătoare/soluţiei -anularea procedurii, dacă este cazul 5 Atribuirea contractului de achiziţie -notificarea rezultatului publică sau incheierea acordului – cadru -perioada de aşteptare -dacă este cazul, soluţionarea contestaţiilor -semnarea contractului sau încheierea acordului – cadru -dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie -transmiterea spre publicitate a unui anunţ de atribuire sau, după caz, a unui anunţ erată pentru anularea procedurii, conexat anunţului de participare 6 Încheierea dosarului de achiziţie publică -definitivarea dosarului de achiziţie publică 7 Derularea contractului sau acordului – -intrarea în efectivitate a contractului sau cadru a acordului – cadru -îndeplinirea obligaţiilor contractuale -dacă este cazul, recepţia parţială -întocmirea documentelor constatatoare intermediare privind îndeplinirea contractului 8 Finalizarea contractului -recepţia finală -dacă este cazul, eliberarea garanţiei de bună execuţie -întocmirea documentelor constatatoare finale privind îndeplinirea contractului 9 Analiza procesului -concluzii -măsuri îmbunătăţite a procesului Procesul achiziţiilor publice poate prezenta pe parcursul său o serie de riscuri. În următorul tabel sunt prezentate o parte din riscurile ce pot apărea în procesul de achiziţie publică 1 Planificarea publice
achiziţiilor -identificare necesităţi
-amestecul oficialilor la nivel înalt în decizia de achiziţie -achiziţia este nejustificată din punct de vedere economic sau dăunătoare din punct de vedere al mediului -lipsa de comunicare între departamente pentru stabilirea corectă a nevoilor 23
-estimare contract
valoare
-corespondenţa cu CPV -ierarhizare şi prioritizare -alegere procedură
-identificare fonduri
-elaborare calendar
2 Elaborarea documentaţiei -stabilire specificaţii
-identificarea nevoilor după aprobarea bugetului -evaluare superficială a contractului fără a fi luate în calcul toate consturile care pot interveni -subevaluarea contractului în scopul evitării aplicării procedurilor de licitaţie deschisă/restrânsă -supraevaluare în ideea favorizării unui anumit contractant -utilizarea unui model de calcul care să conducă la o valoare care să nu presupună aplicarea unei proceduri competitive -superficialitate în identificarea codului corespunzător achiziţiei -influenţa actorilor externi precum politicieni, consultanţi -abuzul utilizării de proceduri necompetitive prin invocarea existenţei excepţiilor legale -divizarea contractelor cu obiecte similare în contracte de valoare mică, invocându-se scopuri diferite -abuzul în utilizarea situaţiei de extremă urgenţă -alocarea ne-realistă a bugetului, acesta fiind fundamentat doar pe istoricul de cheltuieli şi nu pe acoperirea necesităţiilor -planificarea deficitară a procesului de achiziţie -alocarea de timp insuficient pentru derularea corespunzătoare a fiecărei etape -neluarea în calcul a posibilităţii de apariţie a unor elemente care întârzie finalizarea procedurii de atribuire, depunerea unei contestaţii -ajustarea specificaţiilor de aşa 24
de atribuire
tehnice
-stabilirea clauzelor contractuale
-stabilire cerinţe minime de calificare -stabilire criterii de selectare şi/sau criteriu de atribuire -completarea Fişei de date a achiziţiei, stabilire formulare şi modele -stabilirea datei limită de depunere a ofertelor -definitivarea documentaţiei de atribuire 3 Chemare la competiţie
-publicarea anunţului de participare
manieră încât să corespundă unui singur operator economic -ajustarea specficaţiilor la cererea nejustificată a unui factor decizional de la nivelul autorităţii contractante -stabilirea de specificaţii vagi sau care nu sunt în concordanţă cu nivelul dorit al performanţelor -întâlniri frecvente şi fără motiv cu un ofertant „preferat” în vederea consultării în legătură cu cerinţele tehnice -stabilirea unor clauze cu caracter general care nu au legătură specifică cu nevoia autorităţii contractante şi cu obiectul contractului -impunerea unor penalităţi excesive -cerinţe „croite” pentru anumiţi operatori economici, însoţite de note justificative superficiale, fără o susţinere reală -nu sunt definite în mod clar şi obiectiv -factorii de evaluare permit speculaţii -se completează superficial, fără a se ţine cont de specificitatea achiziţiei, lăsând loc de speculaţii -acordarea unei perioade de timp insuficientă pentru pregătirea ofertei -neverificarea corespunzătoare ceea ce conduce la informaţii contradictorii -inexistenţa procedurilor de auditare internă - riscul de a nu introduce în anunţul de participare toate informaţiile sau de a-l modifica ulterior prin erate, în final ajungându-se la anularea 25
-punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire -răspuns solicitările clarificări
4 Derulare atribuire
procedură
la de
de -numirea persoanelor responsabile cu atribuirea contractului -primire candidaturi şi selectare candidaţi
procedurii -rezistenţa la utilizarea mai multor modalităţi de punere la dispoziţie a documentaţiei în mod gratuit -oferirea de răspunsuri evazive sau care schimbă specificaţiile din documentaţie fără a acorda un termen corespunzător operatorilor economici pentru a se adapta la clarificări -numirea de persoane care urmăresc îndeplinirea anumitor interese sau care nu au cunostinţe în domeniul obiectului contractului -sunt consideraţi calificaţi operatori ecnomici prin acceptarea de autorităţi sau certificări care nu corespund realităţii -dezvăluirea de informaţii confidenţiale concurenţilor
-dacă este cazul, derularea rundelor de discuţii -primire oferte -stabilirea datei limită de primire a ofertelor cu mult înainte de şedinţa de deschidere -deschiderea ofertelor -vicii de procedură la deschiderea ofertelor -deviaţii de la procedura corectă de deschidere a ofertelor -examinare, evaluare -familiaritate cu ofertanţii de-a oferte şi stabilire lungul anilor, manisfestarea ofertă câştigătoare unor interese personale -animozitate faţă de anumiţi ofertanţi -erori sau omisiuni pe parcursul evaluării în scopul de a favoriza anumiţi ofertanţi -lipsa implementării efective a principiului „four-eyes” -anulare procedură, -inventarea cu uşurinţă a dacă este cazul motivelor de anulare 5 Atribuire contract de -notificare rezultat -înştiinţarea privind rezultatul achiziţie publică sau este lapidară fără a se preciza încheiere acord – cadru avantajele ofertei câştigătoare
26
-perioada de aşteptare şi dacă este cazul, soluţionare contestaţii -semnare contract/ încheiere acord – cadru
-apar înţelegeri cu contestatorii pentru a-şi retrage contestaţia
-la momentul semnării contractului apar modificări faţă de ofertă, motivându-se că au fost omise sau că nevoia nu a fost bine cuantificată -transmitere spre -netransmiterea spre publicare a publicare anunţ de anunţului de atribuire atribuire 6 Încheiere dosar de achiziţie -definitivare dosar de -existenţa unor înregistrări publică achiziţie publică sporadice şi ulterioare producerii evenimentelor -arhivarea aleatorie a dosarelor 7 Derulare contract acord - -îndeplinirea -lipsa monitorizării efective din cadru obligaţiilor asumate punctul de vedere al costului şi recepţii parţiale calităţii şi duratei contractului -schimbări substanţiale în condiţiile contractuale pentru a permite mai mult timp şi preţuri mai mari pentru contractări -întâlniri frecvente şi fără motiv cu contractantul -acceptarea schimbării specificaţiilor contractuale sub nivelul standardelor impuse prin documentaţie -plata întârziată a facturilor amânarea plăţilor pentru a fi revizuite preţurile în scopul creşterii valorii contractelor -plăţi temporare în avans fără temei 8 Finalizare contract -recepţia finală -lipsa supervizării din punct de vedere al costului, calităţii şi al duratei îndeplinirii obligaţiilor contractuale -facturarea falsă pentru ceva ce nu a fost finalizat 9 Analiza procesului -concluzii şi măsuri -lipsa analizei procesului prin de îmbunătăţire care să se identifice dacă s-a obţinut într-adevăr ceea ce s-a dorit şi valoarea previzionată
27
2. Documentaţia de atribuire – detalii Documentaţia de atribuire reprezintă un ansamblul de documente care conţin informaţii generale şi specifice referitoare la desfăşurarea unei proceduri al cărei scop este atribuirea contractului de achiziţie publică sau încheierea acordului-cadru. Prin documentaţia de atribuire autoritatea contractantă stabileşte regulile privind participarea, cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească oferta, formalităţile care trebuie urmate pentru depunerea acesteia, cât şi termenii derulării contractului ce urmează a fi atribuit. Documentaţia va fi guvernată de principiile nediscriminării, transparenţei, tratamentului egal, recunoaşterii reciproce, proporţionalităţii şi eficienţei utilizării fondurilor publice. Prin modul în care este elaborată documentaţia de atribuire, autoritatea contractantă îşi asumă răspunderea cu privire la derularea întregului proces de atribuire, a rezultatului acestuia precum şi a îndeplinirii obiectivului stabilit. Documentaţia de atribuire cuprinde: •
Cerinţele formale
•
Cerinţele tehnice
•
Cernţele financiare
Pentru facilitarea informaţiilor de către operatorii economici interesaţi în a participa la o procedură, se recomandă ca documentaţia de atribuire să se structureze pe secţiuni, astfel: •
Secţiunea I – fişa de date a achiziţiei
•
Secţiunea II – caietul de sarcini sau, după caz, documentaţia descriptivă
•
Secţiunea III – propunerea de contract
•
Secţiunea IV – formulare şi modele
Fişa de date este documentul care sintetizează informaţiile despre autoritatea contractantă, contractul care urmează a fi atribuit, condiţiile şi cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească ofertanţii şi criteriul de atribuire. Modelul de fişă este anexat în folderul cu documente model. Fişa de date conţine informaţiile referitoare la regulile specifice stabilite de autoritatea contractantă pentru aplicarea şi desfăşurarea corectă a procedurii de atribuire a 28
contractului de achiziţie publică. Acestea sunt destinate ofertanţilor interesaţi să participe la procedura iniţiată de autoritatea contractantă. Informaţiile şi instrucţiunile cuprinse în fişa de date a achiziţiei completează şi detaliază conţinutul anunţului/ invitaţiei de participare, după cum urmează: o
autoritatea contractantă, în special cu privire la adresa inclusiv telefon sau fax,
email, persoane de contact, mijloace de comunicare etc. o
adresa de unde se poate achiziţiona, descărca documentaţia de atribuire
o
activitatea autorităţii contractante
o
după caz, dacă achizitorul acţionează în numele altei autorităţi contractante
o
modul de obţinere a clarificărilor la documentaţie precum şi a altor informaţii
o
obiectul contractantului de achiziţie publică şi durata
o
opţiuni privind contracte rezervate
o
după caz, acordul-cadru, durata acestuia, număr de operatori semnatari ai
acordului, valoarea minimă şi maximă a unui contract subsecvent o
opţiunea privind divizarea contractului pe loturi
o
acceptarea/ neacceptarea de oferte alternative
o
punerea în corespondenţă a obiectului principal al conractului cu codurile şi
descrierile CPV o
cantitatea produselor/ serviciilor/ lucrărilor
o
cuantumul, modul de constitiuire şi perioada de valabilitate pentru garanţiile
solicitate o
o
termenul minim de valabilitate a ofertei procedura aplicată şi după caz, opţiunea de organizare a unei etape finale de
licitaţie electronică o
detalii privind desfăşurarea etapei finale de licitaţie electronică
o
cerinţele minime de clarificare, selecţie precum şi documentele care urmează
să fie prezentate pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare dacă sunt solicitate
29
o
data limită de depunere (oră/ zi/ lună/ an), locul de depunere şi ce alte
formalităţi trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire (condiţii de modificare şi retragere a ofertei/ candidaturii) o
informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a propunerii tehnice şi a
propunerii financiare o
informaţiile detaliate şi complexe privind criteriul de atribuire, după caz,
factorii de evaluare / algoritmul de calcul o
instituţiile competente de la care se pot obţine informaţii privind
reglementările referitoare la impozitare, protecţia mediului, protecţia muncii o
instrcuţiuni privind modul de utilizare a căilor de atac
Tema practica nr.2 Întocmirea unei fişe de date pentru o procedura de achiziţie publică Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către ofertant propunerea tehnică şi care influenţează elementele principale ale propunerii financiare. Caietul de sarcini reprezintă punctul de pornire în elaborarea documentaţiei de atribuire, întrucât acesta evidenţează obiectul viitorului contract de achiziţie publică, precum şi cantitatea necesară de produse/servicii/lucrări. Caietul de sarcini se întocmeşte ori de câte ori autoritatea contractantă aplică procedurile de: •
Licitaţie deschisă
•
Licitaţie restrânsă
•
Cerere de ofertă
De regulă elaborarea caietului de sarcini, are la bază solicitările formulate în referatele de necesitate de către compartimentele autorităţii contractante.
30
Specificaţiile tehnice sunt în general, acele: •
Cerinţe
•
Prescripţii
•
Caracteristici tehnice,
Cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările ce fac obiectul contractului de achiziţie publică. Totodată, specificaţiile tehnice cuprind şi detaliază: •
Cerinţele minime pe care trebuie să le îndeplinească oferta tehnică pentru a fi considerată conformă;
•
Condiţiile de calitate – conformitate pe care trebuie să le îndeplinească produsul/serviciul/lucrarea.
Specificaţiile tehnice pot fi clasificate în trei tipuri: •
Specificaţii funcţionale
•
Specificaţii referitoare la performanţe
•
Specificaţii privind descrierea tehnică propriu-zisă
Specificaţiile tehnice definesc, după caz: -
caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă
-
cerinţe prinvind impactul asupra mediului inconjurător;
În cazul contractelor de lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire şi la: -
prescripţii de proiectare şi de calcul al costurilor;
-
verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a lucrărilor sau
-
verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a tehnicilor, procedeelor de execuţie;
-
orice alte condiţii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractantă este capabilă sa le descrie, în funcţie şi de diverse acte normative şi reglementări generale sau specifice, în legătură cu lucrările finalizate şi cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrări.
În caietul de sarcini pe lângă specificaţiile tehnice, autoritatea contractantă urmează să precizeze informaţii cu privire la cantităţiile de produse, servicii sau lucrări care fac obiectul contractului.
Contractul este întocmit conform modelului din folderul cu documente model
31
Clauzele contractului sunt stabilite în cea mai mare parte de către autoritatea contractantă. Contractul de achiziţie publică este structurat astfel: a) preambul b) clauze contractuale obligatorii c) clauze contractuale contractuale specifice. a.
Preambulul reprezintă partea introductivă a contractului şi conţine informaţii
despre:
b.
-
temeiul legal în baza căruia se semnează contractul de achiziţie publică;
-
denumirea parţilor contractante;
-
definiţii aplicabile
-
interpretare.
Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziţie publică trebuie să le conţină şi se referă la:
c.
-
obiectul principal al contractului
-
preţul contractului şi modalităţile de plată
-
durata contractului
-
sancţiuni pentru neexecutarea culpabilă a obligaţiilor
-
documentele contractului
-
obligaţiile principale ale părţilor
Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contact de achiziţie publică, care se stabilesc de regulă, prin acordul părţilor în funcţie de necesităţiile obiective ale autorităţii contractante şi de conţinutul ofertei declarate câştigătoare.
Clauzele contractuale specifice pot face referire la: -
Subcontractori
-
Garanţia de bună execuţie
-
Garanţia de calitate
-
Ajustarea preţului
-
Termene de executare a obligaţiilor părţilor
-
Recepţie, inspecţii, teste
32
-
Ambalare, marcare, transport
-
Asigurări
-
Alte condiţii de executare a contractului
-
Condiţii privind protecţia mediului
Tema practică nr. 3 Elaborarea principalelor clauze contractuale pentru un contract de furnizare Formulare – în funcţie de cerinţele stabilite prin Fişa de date se indică şi formularele pe care ofertantul trebuie să le completeze. Modelele sunt prezentate în anexă.
33
Tema practică nr. 4 Completarea unor formulare model care sunt solicitate prin documentaţia de atribuire: •
Formularul de oferta cu anexele
•
Declaraţia privind eligibilitatea
•
Declaraţia de IMM
•
Alte formulare
3. Garanţia de participare protejează autoriatea contractantă faţă de riscul unui eventual comportament neadecvat al ofertantului pe întreaga perioadă derulată până la încheierea contractului. Garanţia de participare se stabileşte : în sumă fixă sau într-un cuantum de cel mult 2% din valoarea estimată a contractului În cazurile în care ofertele sunt prezentate pe loturi, cunatumul garanţiei de participare trebuie corelat cu valoarea estimată a fiecărui lot. Autoritatea contractantă va stabili prin documentaţia de atribuire perioada de valabilitate a garanţiei de participare, în toate cazurile în care se decide să o solicite ofertanţilor.
34
Perioada de valabilitate a garnţiei de participare va fi de cel puţin egală cu perioada minimă de valabilitate a ofertei, astfel cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire. Prelungirea perioadei de valabilitate a ofertelor, precum şi a garanţiei de participare se poate solicita de către autoritatea contractantă numai în situaţii excepţionale care impun o astfel de prelungire Garanţia de participare se constituie din virament bancar sau printr-un instrument de garantare emis de condiţiile legii de o societate bancară ori de o societate de asigurări, care se prezintă în original, în cuantumul şi pentru perioada prevăzută în documentaţie. Prin excepţie,
dacă aceasta este prevăzută în documentaţia de atribuire, se poate
constitui şi prin depunerea la caseria autorităţii: o
a unui ordin de plată sau filă e cec cu condiţia confirmării acestora de către
bancă până la data deschiderii ofertelor o
a unei sume în numerar, în cazul în care valoarea garanţiei de participare este
redusă Prezentarea garanţiei de participare se poate solicita la etapa a II-a a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea unui anunţ de participare şi la etapa a III-a a dialogului competitiv. Instrumentul de garantare trebuie: o
să fie prezentat în original
o
să conţină în clar denumirea autorităţii în favoarea căreia s-a constituit
o
să fie constituit în cuantumul sumei fixe precizată în documentaţie
o
să aibă înscrisă valabilitatea penru care a fost constituit, care trebuie să corespundă cu cea înscrisă în documentaţie
o
să prevadă modul de executare a plăţii garanţiei, respectiv condiţionat sau nu
o
să însoţească oferta
Forma de prezentare a garanţiei de participare nu tebuie să fie o barieră în calea participării la procedură a ofertanţilor sau să genereze costuri suplimentare nejustificate. 35
În orice situaţie, dovada constituirii garanţiei de participare trebuie să fie prezentată cel mai târziu la data şi ora stabilite pentru deschiderea ofertelor. Garanţia de participare se restituie: o
ofertantului câştigător: în cel mult 3 zile lucrătoare de la data constituirii garanţiei de bună execuţie, sau după acordul – cadru
o
ofertanţilor necâştigători: după semnarea contractului de achiziţie publică, dar nu mai târziu de 3 zile de la data expirării perioadei de valabilitate a ofertei
În situaţia în care procedura de atribuire a fost anulată restituirea garanţiei se face în cel 3 zile lucrătoare de la data expirării termenului de depunere a unei contestaţii la decizia de anulare. Restituirea garanţiei de participare se poate face şi la cererea expresă a ofertantului: - ofertanţilor necâştigători, înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei - ofertanţilor participanţi într-o procedură de achiziţie finalizată prin anulare, înaintea expirării termenului de depunere a unei contestaţii la decizia de anulare
Reţinerea garanţiei de participare este o sancţiune aplicată operatorului economic care are un comportament necorespunzător. Astfel ofertantul pierde garanţia de participare, dacă: ⇒
îşi retrage oferta în perioada de valabilitate a acesteia
⇒
oferta sa fiind stabilită câştigătoare, nu constituie garanţia de bună execuţie în perioada de valabilitate a ofertei şi, oricum nu mai târziu de 15 zile de la semnarea contractului (excepţie la acordul – cadru) oferta sa fiind câştigătoare, refuză să semneze contractul de
⇒
achiziţie publică sau să încheie acordul – cadru în perioada de valabilitate a ofertei
4. Candidatura sau oferta operatorilor economici 36
Candidatura se depune în cazul aplicării unei proceduri de: -
licitaţie restrânsă
-
dialog competitiv şi
-
negociere cu publicarea unui anunţ de participare
Candidatura cuprinde documentele prin care candidatul îşi demonstrează: -
situaţia personală
-
capacitatea de exercitare a activităţii profesionale
-
situaţia economică şi financiară
-
capacitatea tehnică şi profesională în vederea calificării şi selectării pentru depunerea ulterioară a unei oferte
Oferta reprezintă actul prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică. Orice ofertă poate fi modificată înainte de data limită de depunere a acesteia. Oferta curpinde: - propunerea financiară şi - propunerea tehnică Oferta se elaborează în conformitate cu prevederile din documentaţia de atribuire. Oferta trebuie să fie completă, fermă, reală şi serioasă. Oferta trebuie să cuprindă detaliat toate condiţiile prevăzute în caietul de sarcini şi alte obligaţii pe care ofertantul şi le asumă în cazul în care oferta acestuia va fi declarată câştigătoare, respectiv: -
faptul că elaborarea ofertei operatorului economic a ţinut cont de obligaţiile referitoare la condiţiile de muncă şi protecţia muncii
-
metode de prestare/ execuţie includ şi asigură respectarea măsurilor de protecţia mediului
După modul de participare a ofertanţilor, ofertele pot fi: -
individuale, depuse de un singur operator economic
37
-
comune, depuse de o asociere de operatori economici.
În cadrul unei proceduri, operatorii economici au dreptul de a depune pe lângă oferta de bază şi o ofertă alternativă.
Oferta alternativă este acea ofertă care se poate abate într-o anumită măsură de la cerinţele caietului de sarcini, cu condiţia respectării cerinţelor minime solicitate şi care oferă condiţii mai avantajoase pentru autoritatea contractantă. Oferta alternativă poate fi depusă numai dacă autoritatea contractantă a permis acest lucru prin anunţul de participare şi dacă a fost ales drept criteriu de atribuire „oferta cea mai avantajoasă d.p.d.v. economic” Dacă această precizare lipseşte, ofertele alternative nu se pot lua în considerare.
În cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică desfăşurate off-line, candidatura/ oferta în original, se prezintă în plic închis, şi după caz, într-un număr de copii, astfel cum a fost solicitat de către autoritatea contarctantă prin fişsa de date. Plicurile conţinând candidatura/ oferta în original, se deschid obligatoriu în cadrul şedinţei de deschidere. Ulterior, pe baza documentelor prezentate, operatorii economici vor fi selectaţi/ evaluaţi de comisia de evaluare. În eventualitatea unei discrepanţe între original şi copie, prevalează originalul. Candidatura/ oferta în original trebuie să fie tipărită sau scrisă cu cerneală neradiabilă şi va fi semnată pe fiecare pagină de reprezentantul autorizat al candidaţilor/ ofertanţilor. În cazul unor documente emise de instituţii / organisme oficiale abilitate, acestea trebuie să fie semnate şi parafate conform prevederilor legale. Orice ştersătură, adăugire, intreliniere sau scris peste cel dinainte sunt valide doar dacă sunt vizate de către persoana autorzată să semneze oferta. În cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică desfăşurate on-line, candidatura/ oferta se tansmite în format electronic utilizând facilităţile tehnice puse la dispoziţie e către SEAP. Orice ofertant are dreptul de a-şi modifica sau retrage candidatura/ oferta numai înainte de data limită stabilită pentru depunere.
38
Modificarea sau retragerea de candidaturi/ oferte se realizează prin solicitare scrisă în acest sens, depusă până la data limită stabilită pentru depunere. Pentru a fi considerate parte a candidaturii/ ofertei, modificările trebuie prezentate cu amendamentul că pe plicul exterior se va marca, în mod obligatoriu, şi inscripţia „MODIFICĂRI”.
Tema practică pe echipe: Întocmirea de către fiecare echipă constituită a unei oferte în conformitate cu documentaţia de atribuire primită. 5. Procesul de evaluare
a. Comisia de evaluare Autoritatea contarctantă are obligaţia de a desemna pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică, persoanele responsabile pentru evaluarea ofertelor, care se constituie într-o comisie de evaluare. Pe durata derulării procedurii de achiziţie respectiv de la deschideerea ofertelor şi până la elaborarea raportului procedurii comisia de evaluare are obligaţia de a-şi îndeplini
39
aribuţiile cu conştiinciozitate şi imparţialitate, asigurând confidenţialitatea informaţiilor în toate fazele procesului de evaluare. Pentru a nu se întârzia procesul de evaluare a ofertelor recomandăm ca membrii comisiei să completeze şi o declaraţie de disponibilitate pe întreaga durată previzionată pentru evaluarea ofertelor. Cu excepţia procedurilor care impun suplimentar etapa de selecţie/ preselecţie a candidaţilor, runde de negociere sau de dialog paşii pe care comisia de evaluare îi parcurge în realizarea atribuţiilor sale, pot fi sintetizaţi după cum urmează.
Dechidere
Evaluare
Stabilire
Oferte
oferte
ofertă câştigătoare
Întocmire raport procedură
Atribuţiile principale ale comisiei de evaluare sunt: -
deschiderea ofertelor şi a documentelor care o însoţesc
-
verficarea îndeplinirii de către candidaţi/ ofertanţi a criteriilor de calificare
-
realizarea selecţiei / preselecţiei candidaţilor
-
realizarea dialogului cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurii de dialog competitiv
-
realizarea negocierii cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurilor de negociere
-
verificarea propunerilor tehnice din punctul de vdere al modului în care acestea corespund cerinţelor minime din caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă
-
verificarea propunerilor financiare d.p.d.v al încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică
40
-
verificarea propunerilor financiare în cazul care acestea au un preţ aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat executat sau prestat
-
stabilirea ofertelor admisibile
-
stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme
-
aplicarea criteriului de atribuire şi stabilirea ofertei/ ofertelor câştigătoare
-
elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii după caz
-
elaborarea raportului procedurii de atribuire
Comisia de evaluare are un rol deosebit de important ca de altfel şi dificil în derularea procedurii de atribuire. Pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuţiilor ce-i revin, este necesar ca fiecare membru: -
să cunoască legislaţia în materia achiziţiilor publice
-
să înţeleagă scopul evaluării ofertelor şi a rolului acestuia în ansamblu procedurii de achiziţie
-
să cunoască şi să înţeleagă corect cerinţele cuprinse în documentaţia de atribuire întocmită de autoritatea contractantă
-
să posede abilităţi de natură administrativă şi, dacă este posibil, experienţă în practica desfăşurării procedurilor de achiziţie publică
-
să fie un bun cunoscător al pieţii în domeniu produselor, serviciilor sau lucrărilor ce fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit contractului
-
să examineze cu atenţie toate documentele ofertei
-
după caz, să aibă abilităţi de negociator
-
să fie o persoană care ştie să comunice bine.
Membrii comisiei de evaluare pot fi nominalizaţi din cadrul compoartimentului intern specializat sau din alte compartimente ale autorităţii contractante.
41
În cazul în care beneficiarul final al contractului este de o altă autoritate contractantă, pot fi nominalizaţi ca membrii ai comisiei evealuare şi persoane din cadrul acesteia. Autoritatea contractantă are dreptul de a decide cu scopul de a sprijini activităţile e evaluare, desemnarea pe lângă comisia de evaluare a unor specialişti externi, numiţi experţi cooptaţi. Decizia de desemnare a experţilor cooptaţi trebuie să precizeze atribuţiile şi responsabilităţile specifice ale acestora şi să justifice necesitatea participării lor la procesul de evaluare. Autoritatea contractantă va numi o persoană responsabilă cu aplicarea procedurii care devine şi preşedinte al comisiei de evaluare. Preşedintele poate fi membru cu drept de vot sau poate avea doar un rol limitat numai la aspectele de organizare şi reprezentare(fără drept de vot). Preşedintele comsiei semnează raporul procedurii.
Nu au dreptul să fie implicaţi în procesul de verificare, repectiv evaluare a candidaturii/ ofertei, următoarele persoane: -
soţ/ soţie, rudă sau afin pânî la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administraţie/ organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre candidaţi/ ofertanţi
-
persoane care deţin părţi sociale, părţi de interes sau acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanţii/ candidaţii
-
persoane aflate într-o situaţie care, în mod obiectiv, induce dubii cu privire la asigurarea imparţialităţii pe parcursul procesului de verificare/ evaluare a candidaturilor/ ofertelor .
în cazul procedurilor off-line, operatorul economic are dreptul de a transmite oferta: -fie prin poştă
42
-fie direct la sediul autorităţii contractante la dresa specificată în anuţul/ invitaţia de participare În cazul aplicării unei proceduri de atribuire care se derulează integral prin mijloace electronice, ofertantul are dreptul de a transmite oferta numai în format
electronic şi până la data limită de depunere prevăzută în anunţul de participare. Ofertele transmise prin poştă sau depuse direct la adresa autorităţii contractante pe suport hârtie, plic sigilat, nu pot fi luate în considerare. Excepţie fac situaţiile în care din motive tehnice nu este posibilă transmiterea anumitor documente ale ofertei în format electronic prin intermediul SEAP. În cazul solictărilor de participare la procedurile de atribuire on-line, la etapa finală de licitaţie electronică, la reluarea competiţiei dintre operatorii semnatari ai unui acord – cadru sau cu ocazia depunerii ofertelor ferme într-un sistem de achiziţie dinamică, autoritatea contractantă va lua toate măsurile care se impun pentru ca: -
informaţiile referitoare la posibilităţile specifice de transmitere elctronică, inclusiv criptarea, să fie disponibile oricărui operator economic interesat
-
dispozitivele electronie de recepţionare să garanteze în mod corespunzător integritatea şi confidenţialitatea datelor recepţionate
b. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Comisia de evaluare are obligaţia de a deschide ofertele/ candidaturile şi după caz, alte documente prezentate de participanţi, la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare. Orice ofertant are dreptul de a fi repzent la şedinţa de deschidere a ofertelor. În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare consemnează în procesul verbal: ⇒
modul de desăşurare a şedinţei de deschidere
⇒
aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor
⇒
elementele principale ale fiecărei oferte
⇒
lista documentelor depuse de către fiecare ofertant 43
Nicio ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere cu excepţia ofertelor: •
întârziate
•
care nu fac dovada constituirii garanţiei prin participare în cuantumul, forma şi perioada e valabilitate solicitate în documentaţia de atribuire depuse la o altă adresă decât cele stabilite în anunţul/ invitaţia
•
de participare Orice decizie cu privire la calificarea ofertanţilor, respectiv a candidaţilor sau, după caz, cu privire la evaluarea ofertelor va fi luată de către comisia de evaluare în cadrul unor şedinţe ulterioare şedinţei de deschidere a ofertelor. În prima etapă a licitaţiei restrânse, dialog competitiv, negociere cu publicare, şedinţă de deschidere a candidaturilor se realizează fără prezenmţa operatorilor economici. Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite un exemplar al procesului verbal, în cel mult 1 zi lucrătoare de la deschiderea ofertelor, tuturor participanţilor la procedură, inclusiv celor ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.
c. Modul de lucru al comisiei de evaluare Modul de lucru al comisiei de evaluare este stabilit de comun acord de către membrii acesteia urmând a se avea în vedere: - calendarul estimativ de aplicare a procedurii - perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor - termenul prevăzut de ordonanţă pentru stabilirea ofertei câştigătoare Membrii comisiei de evaluare au dreptul de a analiza şi evalua documentele depuse de ofertanţi / candidaţi, individual sau în şedinţe comune.
44
Orice decizie a comsiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 din numarul membrilor săi. În cazul în care comisia de evaluare nu ajunge la un acord, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii membrilor săi. Majoritate simplă – majoritatea care întruneşte un număr de voturi egal cu jumătate plus unul. Membrii comisie de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.
Experţii cooptaţi în comisiile de evaluare lucrează independent, în baza experienţei proprii şi au rolul de a analiza cu obiectivitate, de a clarifica un set de aspecte sau după caz, de a pune un „diagnostic”, exprimându-şi punctul de vedere în scris, printrun raport de specialitate. Rapotul de specialitate se ataşează la raportul procedurii de atribuire şi devine parte a dosarului de achiziţie publică. Experţii cooptaţi nu au drept de vot! Cu excepţia şedinţei de deschidere la întrunirile comisiei de evaluare au dreptul de a participa numai membrii acesteia şi după caz, experţii cooptaţi. Pe parcursul examinării şi evaluării ofertelor/ candidaturilor, membrii ai comisiei de evaluare vir lua toate măsurile pentru ca procesul de evaluare să fie:rezonabil, sistematic, echitabil, precis şi corect documentat, bazat pe confidenţialitate asupra informaţiilor cuprinse în documentele ofertei.
d. Examinarea şi evaluarea ofertelor În cadrul procedurilor de licitaţie dechisă şi cerere de oferte, care se desfăşoară într-o singură etapă, examinarea şi evaluarea ofertelor se face ulterior verificării documentelor oferteo care are drep scop confirmarea îndeplinirii cerinţelor de calificare relevante, cu privire la: - situaţia personală - capacitaea de execritare a activităţii profesionale
45
- situaţia economică şi financiară - capacitatea tehnică sau profesională - standardele de asigurare a calităţii şi de protecţie a mediului, după caz Documentele solicitate n trebuie să limiteze posibilitatea ofertantului de a demonstra îndeplinirea criteriilor de califcare şi prin alte mijloace edificatoare. În categoria mijloacelor edificatoare se includ şi informaţiile existente pe un site oficial al unei instituţii publice sau entităţi abilitate prin lege în acest scop, în măsura în care informaţiile sunt actualizate. Pentru demonstrarea îndeplinirii criteriilor de calificare, ofertantul are dreptul de a prezenta iniţial doar o declaraţie pe proprie răspundere semnată de reprezentantul său legal prin care se confirmă îndeplinirea acestora. Declaraţia este însoţitp de o anexă în care ofertantul va menţiona succint dar precis, modul concret de îndeplinire a respectivelor cerinţe – inclusiv, dacă au fost solicitate, diverse valori, cantităţi sau alte asemenea. Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă nu mai mic de 3 zile lucrătoare de la momentul solicitării şi nu mai târziu de încheierea raportului procedurii, pentru prezentarea documentelor edificatoare, menţionate în declaraţia iniţială. Se recomandă a se verifica: - existenţa unei dovezi privind înregistrarea oficilă a persoanei fizice/ juridice - existenţa unui document care certifică persoana cu drept de semnătură pentru ofertă (care dovedeşte că este reprezentantul legal) - dacă cel care semnează nu este reprezentantul legal, existenţa unui document care atestă desemnarea persoanei de către reprezentantul legal al ofertantului şi prin care se împuterniceşte persoana juridcă/ fizică ofertantă, să semneze toate documentele şi oferta, să înregistreze oferta şi să îl reprezinte în toate stadiile dreulării procedurii - existenţa certificatului de înregistrare de la Registrul Comerţului sau declaraţia referotoare la apartenenţa ofertantului la o asociaţie profesională. Dacă ofertantul este o asociere, comisia va verifica următoarele aspecte:
46
-existenţa acordului de acociere semnat de toţi participanţii -cota de participare a fiecărui membru -existenţa unui leader al asocierii -persoana desemnată ca reprezentant al asocierii Dacă ofertantul este o asociere sau o asocere care beneficiază de susţinerea unei terţe părţi atunci comisia de evaluare a fiecărui membru al asocierii precum şi a susţinătorului declarat. Dacă sunt suspiciuni în legătură cu declaraţiile sau documentele prezentate, comisia va lua decizia excluderii din procedură a unui candidat, numai după ce va verifica în detalui documentele depuse, cu scopul de a stabili adevărul şi de a decide în consecinţă. Verificarea capacităţii economico-financiare şi a celei tehnice şi profesionale constă în studierea fiecărui document în raport de cerinţele, formularele, pagurile, nivelurile minime impuse prin documentaţia de atribuire. Dacă în timpul verificării situaţiei personale, se consideră ca fiind necesare completări sau clarificări în legătură cu documentele transmise odată cu oferta, atunci se vor solicita numai de către membrii comisiei. Solicitarea privind completările va fi guvernată de principiile: tratamentului egal, transparenţei, nediscriminării, proporţionalităţii şi recunoaşterii reciproce. În sensul aplicării acestor principii clarificările sau completările se solicită şi se admit în măsura în care acestea nu determină apariţia unui avantaj evident în favoarea unui ofertant. Examinarea şi evaluarea ofertelor depuse în cadrul procedurilor de atribuire care presupun desfăşurarea mai multor etape respecitv, licitaţie resrânsă, dialog competitiv şi negociere cu publicarea unui anunţ de participare,
reprezintă activităţi ale ultimei etape
în urma cărora comisia de evaluare stabileşte oferta câştigătoare. Autoritatea contractantă are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, pe baza criteriului de atribuire precizat în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire, în termen de 20 zile de la data deschiderii ofertelor, în condiţiile în care ofertantul îndeplineşte criteriile de selecţie şi clarificare.
47
Autoritatea contractanată poate prelungi perioada de evaluare cu cel mult 20 zile doar în cazuri temeinic motivate. Motivele care determină prelunigirea perioadei de evaluare a ofertelor se consemnează într-o notă justificativă care trebuie să fie aprobată de către ordonatorul de credite.
Corectarea viciilor de formă Prin viciu de formă se înţelege: -o eroare sau o omisiune din cadrul unui document a cărei corectare este susţinută în mod neechivoc de sensul şi de conţinutlul altor informaţii existente iniţial în alte documente prezentate de ofertant -o eroare sau omisiune din cadrul unui document a cărei corectare are rol de clarificare sau de confirmare, ambele situaţii nefiind susceptibile de a produce avantaj incorect în raport cu ceilalţi participanţi la procedură Viciile de formă ale documentelor ofertei prezentate de către operatorul economic pot fi remediate de către comisia de evaluare, dar numai cu acceptul acestuia.
e. Clarificările privind propunerea tehnică şi financiară În etapa de examinare a propunerilor tehnice şi financiare, comisia de evaluare verifică fiecare ofertă atât d.p.d.v. al elementelor tehnice propuse, cât şi al aspectelor financiare pe care le implică. Propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime solicitate prin caietul de sarcini, iar propunerea financiară trebuie să se încadreze de regulă, în limita valorii estimate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie respectiv. Este obligatorie examinarea şi evaluarea fiecărei oferte depuse în cadrul procedurii de aribuire, atât d.p.d.v. al îndeplinirii cerinţelor de clarificare, cât şi a celor din caietul de sarcini chiar dacă preţul inclus în propunerea financiară, în aparenţă conduce la încadrarea ofertei ca fiind inacceptabilă. Comisia de evaluare are obligaţia de a verifica şi acceptarea de către ofertanţi a clauzelor contractuale obligatorii stabilite de autoritatea contractantă în documentaţia de atribuire.
48
În cazul în care ofertele depuse conţin propuneri de modificare a acestora, care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă, iar operatorii nu acceptă renunţarea la aceste modficări, ofertele vor fi considerate neconforme. Dacă ofertantul nu transmite în perioada stabilită, clarificările solicitate sau în cazul în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente sau acestea se modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice/ financiare, oferta sa va fi considerată neconformă. Se pot accepta modificări ale propunerii tehnice numai în măsura în care acestea: -pot fi încadrate în categoria viciilor de formă sau erorilor aritmetice -reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore -o eventuală modificare a preţului indusă de corectări nu conduce la modificarea clasamentului ofertanţilor
f. Respingerea ofertelor Ofertele depuse de către operatorii economici în cadrul unei proceduri de achiziţie publică se pot respinge în următoarele circumstanţe:
A.
În cadrul şedinţei de deschidere, ofertele care au fost depuse:
-după data şi ora limită de depunere a ofertelor -la o altă adresă decât cea precizată în anunţ -neînsoţite de garanţia de participare în cuantumul, forma şi având perioada de valabilitate, solicitate prin documentaţia de atribuire
B. În cadrul şedinţelor de evaluare, ulterioare şedinţei de deschidere, din motive de inadmisibilitate în raport cu cerinţele din anunţul/invitaţia de participare şi documentaţia de atribuire. O ofertă prezintă un preţ aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat dacă preţul ofertat fără TVA :
-reprezintă mai puţin de 85% din valoarea estimată a contractului, sau -reprezintă mai puţin de 85% din media aritmetică a cel puţin 5 oferte admisibile, în cazul în care acestea există.
49
La primirea unei astfel de oferte, comisia de evaluare are obligaţia de a efectua verificări detaliate, solicitând ofertantului: -documente privind fundamentarea modului de formare a preţului -soluţiile tehnice adoptate -originalitatea ofertei -inclusiv documente privind preţurile la furnizori, stocurile de materii prime şi materiale, modul de organizare şi metode utilizate, nivelul de salarizare a forţei de muncă, performanţele şi costurile implicate de anumite utilaje sau echipamente.
g. Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili ofeta câştigătoare dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. În cazul în care autoritatea contractantă a optat pentru organizarea unei faze finale de licitaţie electronică, atunci la această etapă participă numai ofertanţii ale căror oferte au fost declarate admisibile de către comisia de evaluare. Oferta câştigătoare se stabileşte după finalizarea etapei de licitaţie electronică. Înainte de a se stabili oferta câştigătoare, comisia de evaluare are obligaţia de a solicita clarificări/confirmări ale noului preţ rezultat în urma desfăşurării licitaţiei electronice. Oferta care a fost stabilită sâştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică ce urmează să fie încheiat.
În cazul în care, atribuirea contractului se face pe bază criteriului „preţul cel mai
scăzut”, evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor fără TVA ale fiecărei oferte admisibile în parte şi prin întocmirea în ordine crescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare. Oferta câştigătoare este cea care are preţul cel mai scăzut.
h. Elaborarea raportului privind procedura de atribuire
50
După finalizarea evaluării ofertelor, comisia de evaluare are obligaţia de a elabora raportul procedurii de atribuire, care se semnează de către toţi membrii comisiei de evaluare, inclusiv de preşedintele acesteia. După elaborarea raportului procedurii, activitatea comisiei de evaluare încetează.
i. Atribuirea contractului de achiziţie publică sau încheierea acordului-cadru
Notificarea rezultatului Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa operatorii economici
implicaţi în procedură despre deciziile referitoare la: -atribuirea contractului de achiziţie publică -încheierea acordului-cardu -admiterea într-un sistem de achiziţie dinamic -rezultatul concursului desoluţii -după caz, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri. Prin operator economic implicat în procedură se înţelege: -orice candidat/ofertant pe care autoritate contractantă nu l-a informat încă despre decizii care îi vizează direct candidatura/oferta proprie -orice candidat/ofertatant a cărui candidatură/ofertă nu a fost încă respinsă definitiv Operatorii economici participanţi la procedură, care au fost respinşi sau a căror ifertă nu a fost declarată câştigătoare, vor fi informaţi asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: -fiecărui candidat/concurent respins, motivele concrete care au stat la baza decizie de respingere a candidaturii sale precum şi data limită până la care are dreptul de a depune contestaţie, fără a afecta termenele minime prevăzute de ordonanţă. -pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza decizei de respingere precum şi data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, fără a afecta termenele minime prevăzute de ordonanţă.
51
-fiecărui operator economic necâştigător, motivele concrete şi data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, fără a afecta termenele minime prevăzute de ordonanţă. Pentru oferta inacceptabilă sau neconformă, în comunicare se vor detalia argumente care au stat la baza respectivei decizii, îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerinţelor de funcţionare şi performanţă prevăzute de caietul de sarcini. Pentru oferta admisibilă care nu a fost eclarată câştigătoare, în comunicare se vor detalia caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în raport cu respectiva ofertă, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie ăublică sau, după caz, ale ofertanţilor care urmează să încheie un acord-cadru.
j. Anularea procedurii de achiziţie publică Decizia de anulare se ia, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire şi, oricum înainte de data încheierii contractului. Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică se poate anula când: -numărul candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare -au fost depuse numai oferte inacceptabile şi/sau neconforme -nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi cumpărate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi financiare -abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă incheierea contractului. O procedură de atribuire se consideră afectată în cazul în care se îndeplinesc în mod cumulativ, următoarele condiţii: -în cadrul documentaţiei de atribuire şi/sau în modul de aplicare a procedurii de atribuire se constată erori sau omisiuni care au ca efct încălcarea principiilor prevăzute de ordonanţă
52
-autoriatatea contractantă se află în imposibilitate de a adopta măsuri corective, fără ca acestea să conducă, la rândul lor, la încălcarea principiilor prevăzute de ordonanţă.
k. Semnarea contarctului sau încheirea acordului-cadru Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia contractul de achiziţie publică cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilotă ca fiind câştigătoare pe baza propunerilor tehnice şi financiare cuprinse în respectiva ofertă. Înainte de încheirea contractului, autoritatea contractantă are obligaţia: -de a verifica respectarea dispoziţiilor referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidenţa legislaţiei privind finanţele publice -de a asigura o perioadă de aşteptare Contractul de achiziţie publică semnat înauntrul perioadei de aşteptare este lovit
de nulitate absolută. Perioada de aşteptare reprezintă perioada de timp cuprinsă între data transmiterii comunicării privind rezultatul procedurii şi data semnării contractului de achiziţie publică/acordului-cadru. Tip de contract
Valoare estimată a contractului
Perioada
-euro-
de aşteptare (zile)
Furnizare şi
>125.000 pentru sistemul clasic
Servicii
>400.000 pentru sistemul de utiliăţi
Lucrări
>5.000.000
Furnizareşi Servicii Lucrări
11 zile
< 125.000 pentru sistemul clasic
6 zile <5.000.000
53
Autoritatea contractantă nu are obligaţia de a aştepta scurgerea termenelor de mai sus în următoarele cazuri: -atunci când ordonanţa nu prevede obligativitatea publicării unui anunţ/invitaţii de participare în SEAP -atunci când contractul/acordul-cadru urmează să fie încheiat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedură de atribuire -atunci când este atribuit un contract subsecvent unui acord-cadru sau ca urmare a utilizării unui sistem dinamic de achiziţii. Devin parte integrantă a contractului de achiziţie publică, cel puţin următoarele documente care se vor constitui în anexă al acesta: -caietul de sarcini -propunerea tehnică şi propunerea financiară -graficul de îndeplinire a contractului -graficul de plăţi -garanţia de bună execuţie, dacă e cazul -angajamentul ferm de susţinere din partea unui terţ, dacă este cazul În cazul în care, pe parcursul îndeplinirii contractului, se constatp faptul că anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare cerinţelor prevăzute în caietul de sarcini, prevalează prevederile caietului de sarcini. Dacă părţi din contractul de achiziţie publică urmează să se îndeplinească de unul sau mai mulţi subcontractanţi, atunci autoritatea contractantă va solicita la inheierea contractului prezentarea contractelor încheiate între viitorul şi subcontractanţii desemnaţi Contractele de subcontractare trebuie să fie în concordanţă cu oferta. Lista cu subcontractanţii se constituie ca anexă la contract.
l. Finalizarea procedurii de atribuire Procedura se consideră finalizată la momentul semnării contractului de achiziţie publică/acordului-cadru.
54
În termen de max. 48 de zile de semnarea contractului, autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite în SEAP un anunţ de atribuire.
m. Garanţia de bună execuţie a contractului Garanţia de buă execuţie a contractului asugură autoritatea contractantă de îndeplinirea canditativă, calitativă şi în perioada convenită a contractului de achiziţie publică. Garanţia de bună execuţie a contractului se poate constitui în mai multe forme. În cazul acordului – cadru garanţia de bună execuţie se poate constitui pentru fiecare contract subsecvent. Garanţia de bună execuţie se constituie în perioada premergătoare semnării contractului în cazul: -constituirii garanţiei printr-un instrument de garantare, sau -prin sume depuse la casierie dacă valoarea este mică Garanţia de bună execuţie se poate constitui şi ulterior semnării contractului, întrun termen limită convenit de către părţi şi înscris în contract,în cazul constituirii garanţiei de bună execuţie prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facutri parţiale. Eliberarea garanţiei de buna execuţie se efectuează potrivit clauzelor contractuale şi dacă nu s-au ridicat pretenţii asupra ei, astfel: -în cazul contractului de furnizare – în cel mult 14 zile de la data întocmirii procesului verbal de recepţie -în cazul contarctului de servicii – în cel mult 14 zile de la data îndeplinirii obligaţiilor asumate prin contract de către contractant -în cazul contractului de servicii de proiectare: 1) Pentru studiul de prefezabilitate şi/sau fezabilitate – în termen de 14 zile de la
predarea documentaţiei tehnico-economice 2) Pentru proiectul tehnic şi/sau detaliilor de execuţie – în termne de 14 zile de la
data încheierii procesului verbal de recepţie la terminarea lucrărilor.
55
III. SOLUŢIONAREA CONTESTAŢIILOR a. Ce acte pot fi contestate? Poate fi contestat orice act al autorităţii contractanate care încalcă dispoziţiile legale privind atribuirea contractului de achiziţie publică, care poate produce efecte juridice. Este act al autorităţii contractante: -orice act administrativ -orice operaţiune administrativă -neîndeplinirea în termenul legal a unei obligaţii prevăzute de ordonanţă -omisiunea ori refuzul de a emite un act -omisiunea ori refuzul de a efectua o anumită operaţiune în legătură cu sau în cadrul procedurii de atribuire.
Subiectul activ – persoana care se consideră vătămată într-un drept al său ori întrun interes legitim respectiv, operatorul economic care îndeplineşte în mod cumulativ următoarele condiţii: -are sau a avut interes legitim în legătură cu respectiva procedură de atribuire -a suferit sau riscă să sufere un prejudiciu, ca o consecinţă a unui act al autorităţii, de natură să producă efecte juridice, ori ca urmare a nesoluţionării în teremenul legal a unei cereri privind respectiva procedură de atribuire.
Opţiunile de valorificare a dreptului sau interesului legitim afectat sunt: -calea administrativ-jurisdicţională prin depunerea unei contestaţii la Consiliu, în condiţiile ordonanţei sau -în justiţie, în condiţiile legii contenciosului-administrativ. Contestatorul nu se poate adresa pentru soluţionarea aceleiaşi cereri, concomitent Consiliul şi instanţee judecătoreşti. În caz contrar, se prezumă renunţarea la calea administrativ-jurisdicţională, partea avand obligaţia de a înştiinţa Consiliul cu privire la introducerea cererii în instanţă. În cazul contestaţiilor formulate pe acelaşi obiect şi înaintate atât Consiliului cât şi instanţei, aceasta din urmă va dispune la cererea părţilor sau din oficiu, prin încheiere, întrunirea cauzelor. Încheierea poate fi atacată odată cu fondul. 56
Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz: -anularea actului -obligarea autoritaţii contractante de a emite un act -recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului legitim
Competenţa de soluţionare a contestaţiilor aparţine, în funcţie de operaţiunea părţii vătămate: -fie Consiliului -fie Instanţei de judecată Consiliul este competent să soluţioneze
contestaţiile formulate în cadrul
procedurii de atribuire înainte de încheierea contractului. Consiliul, în exercitarea atribuţiilor sale, adoptă decizii.
Contestaţia se formulează în scris de către partea care se consideră vătămată. Participanţii în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire se pot asocia la contestaţie printr-o cerere proprie care să conţină toate elementele prevăzute pentru contestaţie.
Contestaţia trebuie să conţină elementele: -numele, domiciliul sau reşedinţa contestatorului ori, pentru persoanele juridice, denumirea sediul şi C.U.I-ul. În cazul persoanelor juridice se vor indica şi peroanele care le reprezintă în totalitate. -denumirea şi sediul autorităţii -denumirea obiectului contractului de achiziţie publică şi procedura de atribuire aplicată -obiectul contestaţiei -motivarea în fapt şi în drept a cererii -mijloacele de probă pe care se sprijină contestaţia, în măsura în care este posibil -semnătura părţii sau a reprezentantului persoanei juridice
57
Contestaţiei i se va ataşa copia actului atacat, în cazul în care acesta a fost emis, precum şi copii după alte înscrisuri, dacă acestea au fost disponibile.
b. Cum procedează autoritatea contractantă în cazul primirii unei contestaţii Indiferent de modul de aplicare a procedruii de atribuire repectiv, off-line sau prin utilizarea integral a mijloacelor electronice on-line. În cazul primirii unei contestaţii, autoritatea are obligaţia în termen de 1 zi lucrătoare de : -a-i înştiinţa pe ceilalţi participanţi implicaţi în procedură şi a le transmite o copie a contestaţiei primite După primirea unei contestaţii, autoritatea contractantă are dreptul de a adopta măsuri de remediere pe care le consideră necesare, cu condiţia că în cel mult 1 zi lucrătoare de la data adoptării acestora să se notifice: -contestatorul -ceilalţi operatori economici implicaţi în procedură -Consiliul În vederea adoptării unor măsuri de remediere, autoritatea contractantă are dreptul de a decide daca îşi suspenă sau nu procedura. Suspendarea procedurii din proprie iniţiativă obligă autoritatea la luarea măsurilor de înştiinţare a operatorilor şi după caz, asupra decalării termenului de depunere şi respectiv de deschidere a ofertelor/candidaturilor. În situaţia în care măsurile de remediere adoptate de autoritatea contractantă conduc la soluţionarea pe cale amiabilă a contestaţiei, părţile au urmatoarele obligaţii: Obligaţie contestator – notificarea Consiliului şi autorităţii contractante privind renunţarea la contestaţie Obligaţie autoritate contractantă – comunică măsurile de remediere Consiliului, în termen de max 1 zi lucrătoare – comunică măsurile de remediere operatorilor economici, în termen de max 1 zi lucrătoare de la data adoptării
58
Măsurile de remediere se publică în SEAP în fişierul „documentaţie şi clarificări” în max 1 zi În măsură în care este aplicabil, toate notificările sau comunicările actelor procedurale se fac cu confirmare de primire În cazul în care expirarea termenului de atac la decizia CNSC este anterioară expirării termenelor de aşteptare (6 sau 11 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul procedurii) autoritatea contarctantă are dreptul de a încheia contractul numai după împlinirea termenelor de aşteptare respective.
c. Soluţionarea contestaţiilor de către Consiliu Consiliul se pronunţă mai întâi asupra excepţiior de procedură şi de fond. Dacă se constată că excepţiile de procedură şi de fond sunt întemeiate nu se mai procedează la analiza pe fond a cauzei. După examinarea, d.p.d.v. al legalităţii şi temeiniciei actului atacat Consiliul poate pronunţa o decizie prin care: -anulează în parte sau tot actul atacat -obligă autoritatea contractantă să emită un act -dispune orice altă măsură necesară pentru remedierea anularea actelor ce afectează procedura de atribuire Consiliul poate sesiza ANRMAP, în situaţia în care apreciază că în afară de actele contestate există şi alte acte care încalcă prevderile ordonanţei.
Procedura în faţa Consiliului este scrisă. Părţile pot fi audiate numai dacă acest lucru este considerat necesar de către completul de soluţionare a contestaţiei. Parţile pot fi reprezentate de avocaţi. Părţile pot depune concluzii scrise în cursul procedurii. Părţile pot solicita să depună concluzii oral în faţa Consiliului, fără ca prin aceasta să fie afectate termenele de soluţionare. În soluţionarea cauzei Consiliul poate desemna un expert independent pentru lămurirea unor aspecte de natură tehnică sau financiară.
59
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde la orice solicitare a Consiliului şi de a-i transmite alte documente relevante pentru soluţionarea contestaţiei în termen de max 5 zile de la data solicitării. În cazul neîmplinirii acestei obligaţii autoritatea contractantă este sancţionată cu amendă de 10.000 lei, aplicată conducătorului acesteia. În cazul în care Consiliul admite contestaţia şi dispune luarea unei măsuri de remediere a actului atacat, atunci va preciza şi termenul în care aceasta trebuie să fie adusă la îndeplinire. Contestaţia poate fi respinsă de către Consiliu ca fiind: -nefondată -tardivă -lipsită de interes -lipsită de obiect -introdusă de o persoană fără calitate sau neîmputernicită să formuleze contestaţia pe orice altă excepţie de procedură sau de fond. Consiliul poate lua act, oricând în cursul soluţionării contestaţiei de renunţarea la acesta de către contestator.
Decizia prin care Consiliul anulează în parte sau în tot actul atacat sau obligă autoritatea contractantă să emită un act sau să dispună orice altă măsură necesară pentru înlăturarea actelor ce afectează procedura de atribuire este executorie. Decizia Consiliului este obligatorie pentru părţi. Decizia Consiliului -va fi motivată şi comunicată în scris părţilor în termen de 3 zile de la pronunţare -fără motivarea acesteia se publică pe pagina de Internet a Consiliului înăuntrul aceluiaşi termen. -motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului în cadrul buletinului oficial fără referire la datele de indentificare a deciziei şi ale părţilor precum şi datele personale în termen de 10 zile de la data la care acesta rîmâne definitivă şi irevocabilă. Decizia prin care Consiliul a dispus luarea unor măsuri de remediere este înaintată în copie în termen de 3 zile de la pronunţare către ANRMAP.
60
d. Căi de atac împotriva deciziilor Consiliului Calea de atatc împotriva deciziei Consiliului este plângerea. Procedura de soluţionare a plângerii este recursul.
Instanţa competentă să soluţioneze plângerea este Curtea de Apel, secţia de contencios-administrativ şi fiscal, pe raza căreia se află sediul autorităţii contractante. Plângerea va fi formulată şi motivată în scris. Instanţa poate dispune la cerere măsuri de suspendare a procedurii de atribuire până la soluţionarea fondului cauzei precum şi alte măsuri care să asigure oprirea implementării anumitor decizii ale autorităţii contractante. Instanţa admiţând plângerea modifică decizia Consiliului dispunând după caz: -anularea în tot sau în parte a actului autorităţii contractante -obligarea la emiterea actului de către autoritatea contractantă -îndeplinirea unei obligaţii de către autoritatea contractantă inclusiv eliminarea oricăror specificaţii tehnice economice sau financiare discriminatorii -orice alte măsuri necesare remedierii încalcării dispoziţiilor legale în materie Dacă instanţa admiţând plângerea modifică decizia Consiliului şi constată ca actul autorităţii contractante a încălcat prevederile legislaţiei în materia achiziţiilor publice, iar contractul a fost încheiat înainte de pronunţare atunci aceasta poate constata nulitatea contractului. Instanţa poate respinge pe fond plângerea.
e. Soluţionarea litigiilor în instanţă Persoana care se consideră vătămată se poate adresa instanţei atunci când: -atacă cu plângere decizia Consiliului -contestă o procedură de atribuire a unui contract de servicii şi lucrări aferente infrastructurii de transport de interes naţional -solicită despăgubiri
61
Contestă orice act al autorităţii contractante, potrivit Legii 554/2004 a contenciosului administrativ cu renunţare la calea administrativ-jurisdicţională. Litigiile privind desfăşurarea procedurilor de atribuire prevăzute de ordonanţă precum şi cele privind drepturile şi obligaţiile contractante în cadrul acestor proceduri se soluţionează de urgenţă şi cu precădere potrivit dispoziţiilor art 720 2- 7207 şi art. 720 9 din Codul de procedură civilă care se aplică în mod corespunzător. Notificarea nu are ca efect suspendarea de drept a procedurii. După primirea notificării autoritatea contractantă poate adopta orice măsuri de remediere a pretinsei încălcări , inclusiv suspendarea procedurii de atribuire sau, după caz revocarea unui act emis în cadrul respectivei proceduri. Măsurile adoptate se transmit în termen de 1 zi lucrătoare: -persoanei care a transmis notificarea -operatorilor economici implicaţi în procedură Persoana vătămată va notifica autoritatea contractantă cu privire la renunţarea de a formula acţiune în justiţie în cazul în care consideră ca fiind suficiente măsurile adoptate pentru remedierea pretinsei încălcări.
f. Solicitarea despăgubirilor Persoana care se consideră vătămată poate solicita plata de despăgubiri pentru repararea prejudiciului creat A.
în cazul în care se solicită plata despăgubirilor pentru repararea prejudiciului reprezentând cheltuieli de elaborare a ofertei sau de participare la procedura de atribuire persoana vătămată trebuie să dovedească următoarele: –prevederile ordonanţei au fost încălcate şi -ar fi avut o şansă reală de a câştiga contractul iar acesta a
fost compromisă ca urmare a încălcării prevederilor ordonanţei B.
după încheierea contractului partea vătămată
poate solicita plata
despăgubirilor pentru repararea prejudicilor în legătură cu: -
executarea
62
-
nulitatea
-
anularea rezoluţiunea
-
rezilierea
-
denunţarea unilaterală a contractului de achiziţie publică
Competenţa de soluţionare a cauzelor în primă instanţă aparţine secţiei contencios-administrativ şi fiscal al tribunalului în circumscripţia căruia se află sediul autorităţii contractante. Hotărârea pronunţată în primă instanţă poate fi atacată cu recurs la secţia contencios-administrativ şi fiscal a curţii de apel, în termen de 5 zile de la comunicare. Indiferent de decizia instanţei cu privire la suspendarea procedurii autoritatea contractantă nu are nicio situaţie dreptul de a încheia contractul înainte de soluţionarea cauzei de către instanţă.
g. Solicitarea constatării nulităţii contractului Au dreptul de a solicita instanţei constatarea nulităţii contractului: -ANRMAP -orice persoană fizică sau juridică care are un interes în atribuirea contractului de achiziţie publică
Nulitatea contractului se poate constata de către instanţă în următoarele situaţii: a. contractul a fost încheiat fără publicarea anunţului/invitaţiei de participare b. nerespectarea perioadei de aşteptare c. contractul a fost încheiat înainte de soluţionare cauzei de către instanţă d. nerespectarea obligaţiunilor referitoare la reluarea competiţiei între operatorii semnatari ai unui acord – cadru sau la depunerea ofertelor orientative în sistemul dinamic de achiziţie e. contactul de achiziţie publică, contractul de concesiune de lucrări publice sau contractul de concesiune de servicii a fost încheiat cu nerespectarea cerinţelor minime prevăzute de autoritatea contractantă în caietul de sarcini sau, deşi sunt respectate cerinţele respective contractul a fost încheiat în condiţii mai
63
