PEMERINTAH KABUPATEN SERANG DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS KRAGILAN JL. RAYA JAKARTA – SERANG SERANG KM.15 NO.83 TELP. ( 0254 ) 283 028 KRAGILAN SERANG
KERANGKA ACUAN PROGRAM ORIENTASI KARYAWAN BARU
A. PENDAHULUAN Orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan baru (yang lulus seleksi) mengenal pekerjaan tempatnya bekerja. Yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru. Orientasi pegawai baru adalah proses pengenalan dan penyesuaian pegawai baru terhadap pekerjaan yang akan dilakukan dan kondisi lingkungan pekerjaan yang akan dihadapi. Manfaat Orientasi Pegawai 1. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai. 2. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi. 3. program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi
B. LATAR BELAKANG Karyawan baru disuatu instansi yang baru pertama kali tentu mengalami kesulitan dalam hal orientasi tempat maupun ketugasannya tanpa diberikan suatu pelatihan orientasi karyawan baru yang memberikan gambaran tentang visi misi organisasi, aturan larangan serta tugas pokok fungsi yang nanti akan menjadi tanggung jawabnya. Karyawan baru harus mengikuti orientasi supaya memahami tugas pokok dan tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Karyawan wajib mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dipersyaratkan untuk menunjang keberhasilan Upaya
Puskesmas. Karyawan baru ditugaskan di Puskesmas harus mengikuti kegiatan orientasi pelaksanaan Upaya Puskesmas agar memahami tugas pokok dan tanggungjawab
A. TUJUAN 1. Tujuan umum Karyawan baru ditugaskan agar dapat memahami apa yang menjadi tugas, peran, tanggung jawab mereka, keterkaitan dengan Upaya Puskesmas yang lain, maupun keterkaitan dengan keseluruhan tugas pokok dan fungsi puskesmas
2. Tujuan khusus 1. Karyawan baru dapat mengetahui visi misi organisasi tempat kerja 2. Karyawan baru mengetahui tugas pokok fungsi Puskesmas 3. Karyawan baru mengetahui tugas pokok fungsi yang diberikan kepadanya 4. Karyawan baru mengetahui perannya dalam organisasi tempat kerja 5. Karyawan baru mengetahui tanggung jawab dalam organisasi 6. Karyawan baru mengetahui lingkungan tempat kerja 7. Karyawan baru mengetahui kegiatan UKM yang dilakukan di Puskesmas
3. Tujuan Orientasi Pegawai Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga karyawan baru dapat bekerja lebih cepat dan lebih baik. Program orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan enak dan efektif dalam organisasi. Tujuan orientasi adalah untuk mendapatkan SDM yang dapat melakukan pekerjaan secara tepat. 1. Membekali pegawai baru dengan materi-materi pekerjaan yang akan dijalani 2. Memberikan kemudahan seorang pegawai baru untuk beradaptasi. 3. Memberikan informasi kepegawaian dari tahap pekerjaan yang akan dijalani.
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 1. Karyawan baru melakukan pelatihan orientasi 2. Kepala puskesmas memberikan sekilas tentang gambaran umum tempat kerja
3. Kepala puskesmas memberikan informasi tentang Visi Misi organisasi kerja 4. Kepala Puskesmas memberikan informasi tentang tugas pokok fungsi puskesmas 5. Kepala Puskesmas memberikan informasi tentang tugas pokok fungsi yang diberikan kepadanya 6. Penanggung jawab UKM
dan atau
pelaksana program
yang lama
memberikan informasi tentang kegiatan UKM yang ada di Puskesmas 7. Penanggung
jawab
UKM
dan/atau
pelaksana
program
yang
lama
memberikan informasi terkait pencatatan dan pelaporan
E. PERENCANAAN ORIENTASI Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan. Untuik mencapai hal tersebut maka hal yang perlu dilakukan adalah :
a. Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru Karyawan baru harus merasa bahwa mereka merupakan bagian dari dan penting untuk Instansi. Kepala Puskesmas dan Staff harus siap untuk memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap untuk menerima kehadiran seorang mendiskusikan
tujuan
karyawan
baru.
Kepala Puskesmas
harus
dari perekrutan Karyawan baru tersebut dengan semua
karyawan yang ada sebelum kehadiran karyawan baru.
b. Pembimbing berperan sebagai “teman baik” Beberapa instansi menggunakan rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau pembimbing sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Khususnya berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih berpengalaman dan berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan baru.
c. Daftar periksa (checklist) orientasi Sebuah
daftar
periksa orientasi
dapat
digunakan
oleh
penanggung jawab
Program , supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk menyediakan informasi yang perludiketahui oleh karyawan baru.
d. Informasi yuang dibutuhkan
Adalah penting untuk memberi informasi kepada karyawan mengenai KEPUTUSAN, aturan kerja, dan tunjangan dari perusahaan. KEPUTUSAN-KEPUTUSAN mengenai cuti sakit, keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah sakit, dan karyawan
aturan-aturan
keselamatan
harus
diketahui
oleh
setiap
baru. Kepala Puskesmas juga harus mendeskripsikan rutinitas dari hari
kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.
e. Informasi orientasi secara efektif Penanggung jawab program di Puksesma harus menentukan cara yang paling sesuai
untuk menyampaikan
mengingat
lebih
informasi
orientasi. para
karyawan
akan
banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara
yang mendorong untuk belajar. Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan sendiri yang disediakan dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.
f. Hindari terlalu banyak informasi Satu kesalahan umum dari program orientasi adalah terlalu banyak informasi. Para Karyawan baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting atau tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
g. Evaluasi dan tindak lanjut Penanggung jawab program dapat mengevaluasi efektivitas dari orientasi dengan melakukan wawancara tindak lanjut kepada para karyawan baru beberapa hari atau minggu setelah orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan.
F. PROGRAM ORIENTASI Orientasi institusi yang melibatkan penjelasan tentang ; 1. Misi, visi, starategi dan program Puskesmas , riwayat, dan tujuan spesifik Puskesmas, 2. Struktur dan kepemimpinan 3. Perilaku yang diharapkan, , dan program pembinaan yang ada 4. Hubungan antar karyawan dan hubungan dengan pimpinan Menciptakan tujuan interpersonal 5. Melakukan orientasi tempat, fasilitas dan perlengkapan yang ada
6. Ruang lingkup Orientasi berdasarakan a. Adminitrasi b. UKM c. UKP
G. WAKTU Waktu orientasi di Puskesmas Kragilan dilaksanakan selama 3 hari kerja, yang terbagi atas 1. 1 hari untuk arahan
dari Kepala Puskesmas dan pemberian materi dari
pemegang program 2. 1 hari untuk orientasi lapangan 3. 1 hari untuk mengevaluasi hasil orientasi menggunakan pertanyaan atau kuisioner
H. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan jadwal orientasi yang direncanakan, apakah ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal. Evaluasi dilakukan oleh Kepala Puskesmas dan pelaporan dibuat oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha
I.
PENCATATAN, PELAPORAN dan EVALUASI KEGIATAN
Pencatatan dilakukan setiap kali melakukan kegiatan orientasi karyawan baru, meliputi bukti kegiatan seperti daftar hadir, dan notulen kegiatan. Pelaporan kegiatan dibuat paling lambat satu minggu setelah pelaksanaan orientasi selesai oleh bagian kepegawaian meliputi siapa yang dilakukan pelatihan orientasi, kapan dilakukan, materi orientasi, dan oleh siapa yang memberikan orientasi, selanjutnya laporan diserahkan kepada Kepala Puskesmas Evaluasi dilakukan oleh Kepala Puskesmas setelah kegiatan orientasi dilaksanakan.Hal – hal yang dievaluasi antara lain tentang kesesuaian materi orientasi yang iberikandan pemahaman peserta orientasi tentang materi yang diberikan
