2.3 ESTRATEGIAS Y TECNICAS DE COMPRA El departamento de compras deberá analizar, revisar y evaluar a cada uno de los proveedores que están en condiciones de surtir los materiales requeridos; y es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quién surtirá la mercancía, considerando la calidad al mejor precio. Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos: •
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Capacidad financiera: se debe investigar investigar la confiabilidad financiera en caso de que se manejen anticipos; la situación financiera desfavorable puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa y la capacidad técnica cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposición y capacidad de enfrentarse con la obligación de producir materiales en determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las características del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real, disponibilidad de equipos especiales, número de empleados y otros.
Registro de proveedores Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente considerar los siguientes puntos: •
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Hacer un directorio alfabético y clasificado de los proveedores en el que consten los datos necesarios para facilitar las compras. Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabético. alfabético. Relación de operaciones y negociaciones efectuadas con los proveedores.
Orden de compra La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prácticas comerciales en toda empresa u organización, que pueden variar en su forma, tamaño o extensión de acuerdo con las necesidades de cada una. La orden de compra se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta en el mismo momento en que firman, tanto el comprador como el proveedor, por tal razón se generan obligaciones y derechos en ambas partes.
Registro de control
En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes registros y controles. REGISTRO DE PROVEEDOR
En éste se anota el nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro, fabricante o distribuidor, funciones, nombre del representante, calificación en precio, condiciones de pago y de entrega, y todos aquellos datos o aspectos que la empresa considere necesarios para el control estadístico de sus procesos
REGISTRO DE COMPRAS
Se lleva a cabo en tarjetas, expedientes o archivos electrónicos en donde se anotan los pedidos hechos a los diferentes proveedores, la cantidad comprada, descuentos, fallas, condiciones de pago, forma de entrega, calificación de proveedor o algún otro
REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIÓN
Se archivan todas las listas de precios, cotizaciones, catálogos y circulares. Se recomienda también para proveedores.
REGISTRO DE CONTRATO
Se recomienda que sea realizado por proveedores, conservando copias de los contratos, convenios y circulares que se han efectuado con los proveedores, así como papeles anexos involucrados.
LOS PRINCIPALES REQUISITOS DE COMPRA. •
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Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa, atendiendo los demás requisitos de compra. Esto puede variar por políticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por introducción de nuevos productos. Calidad. La determina el departamento de producción, quien produce los artículos que colocan a la empresa en posición competitiva. Cantidad. Es el volumen o número de objetos que se solicita para que la producción sea continua y de acuerdo con la orden de compra. Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los elementos a considerar para la recepción de la materia prima en una empresa, por ejemplo: el
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lugar en que se entrega el material, tiempo de entrega, garantía del material, tipo de embalaje para su entrega, entre otros. Condiciones de pago. Es una cláusula en la orden de compra de la que depende la ejecución del contrato. Las condiciones pueden ser: de contrato riguroso contra entrega, cobrar o devolver, cobrar al entregar, de contado comercial a 30, 60 o 90 días después de entregada la mercancía y previa presentación de factura y documentos, con anticipo. Garantía. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al valor de calidad de lo que vende. La garantía puede ser total, parcial o por cierto tiempo. Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones, servicio de mantenimiento, capacitación a personal, etc., cuando así se requiera.
COMPETENCIA:
La competencia es el elemento regulador del mercado que debería contribuir a que cada vez los bienes y servicios producidos sean mejores, se produzcan de forma más eficiente y respondan más adecuadamente a las necesidades y demandas de los consumidores.
CONCLUSION:
No debemos quitar de nuestra vista los requisitos que nos ayudarán a tener compras inteligentes: recordar que el precio es algo importante, no descuidando la calidad del producto y teniendo muy en mente la cantidad que se requerirá; finalmente fijar las condiciones de entrega y de pago, confirmando la garantís y/o servicios de posventa. De igual forma es importante mantener un directorio de nuestros proveedores para tener un mejor control, además de tenerlos a la mano cuando así se requiera.
