MI.2 Kegiatan Administrasi
MATERI INTI - 2 KEGIATA KEGIATAN ADMINISTRASI ADMINISTR ASI (8 jpl)
I.
DESKRIPSI SINGKAT
Kegiatan di layanan IMS merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan secara kolab kolabora orasi si antara antara petug petugas as admin administ istra rasi, si, dokter dokter,, peraw perawat at/bi /bida dan, n, dan dan labor laboran. an. Alur pelayanannya dimulai dari ruang pendaftaran yang dilayani oleh petugas administrasi, untuk kemudian diteruskan ke layanan-layanan lainnya. Kolaborasi diantara petugas menentukan kelancaran dan ketertiban administrasi di Klinik. emahaman atas peran dan fungsi masing-masing petugas yang berkolaborasi men!adi hal yang sangat penting sehingga sehingga tu!uan akhir dari kegiatan administrasi administrasi dapat terlaksana terlaksana yaitu kelancaran kelancaran dan ketertiban administrasi di Klinik.
II.
TUJUAN PEMBELAJARAN
A.
"u!uan "u!uan pembela!aran pembela!aran umum# ada akhir sesi, peserta mampu melaksanakan melaksanakan kegiatan administrasi di layanan layanan IMS
$.
"u!uan pembela!aran khusus# ada akhir sesi ini, peserta mampu # 1. Men!elaskan kegiatan administrasi di layanan IMS 2. Melakukan tugas-tugas administrasi di layanan IMS
III.
POKOK BAHASAN
%alam modul ini akan dibahas pokok bahasan berikut# okok okok $ahas $ahasan an &. Kegiata Kegiatan n Admin Administr istrasi asi di di 'ayanan 'ayanan IMS IMS a. (enis (enis kegiat kegiatan an admini administr stras asii b. Kebutuh Kebutuhan an alat dan dan bahan bahan sesuai sesuai alur pemeri pemeriksaa ksaan n c. $agan $agan kegiatan kegiatan pada pada masing masing-mas -masing ing ruang ruang klinik klinik d. )ormu )ormulir lir layana layanan n IMS IMS okok okok $ahasan $ahasan *. *. "ugas "ugas-tug -tugas as Admin Administr istrasi asi di 'ayan 'ayanan an IMS
IV. IV.
LANG LANGKA KAHH-LA LANG NGKA KAH H KEG KEGIA IAT TAN PEMB PEMBEL ELA AJARA JARAN N
ada ada sesi materi materi ini, peserta peserta akan mempela!ari mempela!ari * +dua +dua pokok bahasan bahasan.. $erikut $erikut ini merupakan pedoman bagi fasilitator dan peserta dalam melaksanakan pembela!aran. %alam modul ini tersedia lembar ker!a fasilitator dan peserta.
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
1
MI.2 Kegiatan Administrasi
Lan!a" #$ Agar substansi ini dapat dipahami sepenuhnya oleh peserta, ciptakan suasana bela!ar yang rileks dan menyenangkan serta suasana yang dapat memotiasi peserta untuk mengikuti sesi ini. )asilitator kemudian menyampaikan tu!uan pembela!aran pada sesi ini. Lan!a" 2$ )asilitator menggali pengetahuan peserta tentang kegiatan administrasi di layanan IMS. Kemudian fasilitator men!elaskan tentang kegiatan administrasi di layanan IMS, meliputi# (enis Kegiatan, $agan Kebutuhan alat dan bahan, serta $agan Kegiatan pada masing-masing ruang klinik. $eri kesempatan peserta untuk bertanya. Lan!a" %$ )asilitator men!elaskan tentang formulir yang digunakan untuk pencatatan di klinik IMS yang harus diisi oleh tenaga administrasi. Katakan bahan cara pengisian formulir akan dibahas pada pembela!aran modul selan!utnya. Lan!a" &$ )asilitator menggali pengetahuan peserta tentang tugas-tugas administrasi di layanan IMS. Selan!utnya fasilitator men!elaskan tentang tugas-tugas administrasi di layanan IMS, serta menanyakan apakah peserta sudah melakukan semua tugas tersebut dan apa alasannya. Lan!a" '$ )asilitator men!elaskan tentang simulasi yang akan dilakukan sesuai dengan etun!uk simulasi Kegiatan Administrasi di tempat pendaftaran Lan!a" $ Pn*+*p. )asilitator menyampaikan rangkuman keseluruhan materi Kegiatan Administrasi, serta hasil pengamatan simulasi.
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
2
MI.2 Kegiatan Administrasi
V.
URAIAN MATERI
P,!,! Ba"aan #. KEGIATAN ADMINISTRASI / LA0ANAN IMS a. Jn/ K/a+an A1/n/+a/ Kegiatan administrasi di layanan IMS disebut !uga sebagai administrasi klinik IMS. (enis kegiatan administrasi antara lain adalah# &. Mencatat identitas pasien saat pendaftaran pada register kun!ungan +IMS *. Mencatat identitas pasien pada format identitas pasien +IMS* yang pertama kali berkun!ung . Menuliskan nomor urut periksa hari yang bersangkutan, tanggal hari tersebut, nomor register serta alasan kun!ungan 0. Mengisi identitas pasien pada rekam medis +IMS0 1. Memberikan kartu pasien +IMS& 2. Menuliskan nomor register pada ob!ek glass 3. Merekap pemasukan dan pengeluaran obat pada kartu stok obat setiap hari 4. Setelah rekam medis terisi hingga terapi dan konseling, dikumpulkan oleh petugas administrasi untuk dimasukkan datanya pada register kun!ungan atau dientry ke komputer bagi layanan kesehatan yang memiliki komputer
5asil dari pencatatan yang telah dilaksanakan oleh petugas administrasi merupakan alat pantau, sumber data yang akan diolah dan dapat dipergunakan untuk perencanaan program klinik IMS beserta pengembangannya di waktu berikutnya. 3. K3*+*"an ala+ an 3a"an *a/ al* p1/!aan $erikut ini adalah gambaran kebutuhan alat 6 bahan sesuai alur pemeriksaan# R.Pendaftaran/ R.Penyimpanan Data
etugas Admin
Kebutuhan: - byek glas !/pasien - Register.Kun"ungan - Kartu pasien - #dentitas pasien - Rekam $edis - Lembar persetu"uan pasien/#nform %on%ent
R.Pemeriksaan & Laboratorium
R.Pengobatan & Konseling
%okter/$idan/rwt %okter/$idan/ etugas 'aboratorium erawat Kebutuhan:
- pekulum' arung Tangan - Lidi kapas steril - $e"a ginekelogi - patula/lidi kapas non streil - $ethilen blue - (a)L *'+, ' K +*, - piritus' korek - $ikroskop' oil emersi - Rak ka%a slide - Tissue gulung - Lampu periksa dalam - askom !0 - )o1erslip - Lar. )hlorin *'2, - abun %air & sikat
Kebutuhan: - bat #$ - Plastik obat - tok obat - Rak/lemari obat - Kondom - Penis buatan - $edia K#4 - 5ormulir ru"ukan pasien - 5ormulir ru"ukan laboratorium
R.Tunggu
etugas Kes. 'ain Kebutuhan: - 6ideo - Tape re%order - Tele1isi - rosur' leaflet - Poster' ma"alah
- 3astafel/ember - Register laboratorium
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
3
MI.2 Kegiatan Administrasi
$erdasarkan gambaran kebutuhan alat dan bahan diatas maka yang men!adi tanggung !awab petugas administrasi adalah menyediakan alat dan bahan yang tertulis pada kotak pertama yaitu obyek gelas * per pasien, register kun!ungan, kartu pasien, identitas pasien, lembar persetu!uan pasien, dan rekam medis 4. Baan K/a+an paa Ma/n-Ma/n R*an Kl/n/!
%ibawah ini adalah bagan kegiatan pada masing-masing ruang klinik# R. Pendaftaran
- -eri & isi Kartu Pasien - -#si identitas pasien -Daftar pasien di Register kun"ungan -eri & #si rekam medis -eri kode ka%a obyek
R. Pemeriksaan
-7namnesis -Periksa luar & dalam -7mbil spesimen -Lakukan p tes -eri informasi -#si rekam medis sesuai hsl. pemeriksaan -Dekontaminasi' pen%u%ian' dan
R. Laboratorium
- 3hiff tes - 3et mount tes - K tes - $ethilen lue 8 - #si hsl lab pada status pasien
ila klinik lakukan ini: - 8enprobe ).t' 8 - 7mbil drh ' periksa RPR & TP7 ifilis - #si register laboratorium
R. Terapi & Konseling
- Diagnosa pasien - eri terapi - eri Konseling - eri kondom & peragaan %ara pemakaiannya - Rekapitulasi pemasukan & pengeluaran obat - Ren%ana tindak lan"ut follo9 up' ru"ukan' dll0
$erdasarkan bagan kegiatan diatas maka yang men!adi tanggung !awab petugas administrasi adalah tahapan kegiatan yang tertulis pada kotak pertama yaitu memberi dan mengisi kartu pasien, mengisi identitas pasien, mendaftarkan pasien pada register kun!ungan, memberi dan mengisi rekam medis serta memberi kode pada kaca obyek
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
4
MI.2 Kegiatan Administrasi
.
5,1*l/ La6anan IMS
5,1*l/
R .
R .
P ) n R R . , 3 . a + a
$erikut ini adalah formulir-formulir yang harus ada di dalam setiap ruangan dan harus disiapkan oleh petugas administrasi#
IMS& +Kartu asien IMS* +Identitas asien IMS +7egister Kun!ungan IMS0 +7ekam Medis IMS1 +7egister 'aboratorium IMS2 +'embar ersetu!uan asien/ Inform Consent IMS3 +)ormulir 7u!ukan pasien IMS4 +)ormulir 7u!ukan 'aboratorium IMS8 +Kartu Stok 9bat
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
5
MI.2 Kegiatan Administrasi
P,!,! Ba"aan 2. TUGAS- TUGAS ADMINISTRASI / LA0ANAN IMS
Adapun tugas-tugas dari seorang petugas administrasi di layanan IMS adalah sebagai berikut# &. Mempersiapkan formulir-formulir yang akan diisi dan digunakan pada saat pasien datang berkun!ung, saat akan diperiksa dan ditangani. *. Mengisi formulir-formulir yang disediakan untuk kepentingan administratif. . Mengumpulkan dan mencatat data yang diperoleh dari rekam medis pasien. 0. Mengentri data ke dalam database dan mengirimkannya ke instansi terkait +optional 1. Mengolah data untuk laporan bulanan dan sebagai bahan analisis 2. $ertanggung !awab terhadap kelancaran dan ketertiban administrasi di klinik. :ntuk men!aga ketertiban administrasi di klinik layanan IMS, salah satu upayanya adalah dengan langsung melakukan entry data processing atau proses memasukkan data. ;ntry data processing dapat dilakukan dengan# SI IMS +Sistem Informasi Infeksi Menular Seksual en!elasan informasi mengenai cara mengentri, hasil output data yang dientry dan cara melaporkan hasil entry tertulis dengan lengkap di dalam panduan penggunaan SI IMS.
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
6
MI.2 Kegiatan Administrasi
RE5ERENSI
&. Training Modules for the Syndromic Management of Sexually Transmitted Infection, *nd ;dition, <59, *3 *. edoman elaksanaan Infeksi Menular Seksual, %epkes.7I, *2 . enyakit Menular Seksual, )K:I
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
7
MI.2 Kegiatan Administrasi
'ampiran &# PETUNJUK LATIHAN SIMULASI KEGIATAN ADMINISTRASI DI RUANG PENDA5TARAN
T*j*an $ eserta mampu melakukan simulasi kegiatan administrasi di ruang pendaftaran P/apan $ &. )asilitator Memberikan pen!elasan latihan simulasi kegiatan administrasi di ruang pendaftaran Menyiapkan alat/bahan dan formulir-formulir yang akan digunakan pada latihan simulasi Menyiapkan peserta yang akan berperan sebagai petugas administrasi dan pasien Menyiapkan me!a dan kursi untuk proses simulasi *. eserta Menyiapkan diri sebagai petugas administrasi dan pasien Memahami dan melaksanakan pen!elasan yang diberikan oleh fasilitator Mensimulasikan kegiatan administrasi di ruang pendaftaran Pn*aan $ &. Membagikan alat/bahan dan formulir-formulir yang akan digunakan pada kegiatan administrasi di ruang pendaftaran *. Mensimulasikan tugas administrasi di ruang pendaftaran dimana ada peserta berperan sebagai petugas administrasi dan ada peserta yang berperan sebagai pasien
Pelatihan Penatalaksanaan IMS
8
