ADMINISTRASI LOGISTIK
Istilah
logistik juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik,
barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen logistik pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik,
administrasi
logistik,
manajemen
barang,
administrasi
barang,
manajemen material ataupun administrasi material. Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap
kegiatan
pengadaan,
pencatatan,
pendistribusian,
penyimpanan,
pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Lebih
lanjut,
beberapa
kegiatan
dalam
manajemen
logistik
dapat
dideskripsikan sebagai berikut: 1.
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun pengendalian logistik. a.
Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut: 1)
Faktor Fungsional
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan logistik tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output) (output),, baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output output sesuai sesuai dengan fungsi jenis logistik tersebut.
2)
Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan. menguntungkan. 3)
Faktor Anggaran
Dalam pengadaan logistik harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. 4)
Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai logistik tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik publik eksternal organisasi. 5)
Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan adanya
standardisasi
dan
normalisasi
yang
ditetapkan
organisasi.
Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuranukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2.
PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan logistik dengan melakukan kegiatan
mengelompokkan,
mengatur,
dan
membagi
aktivitas/tugas
sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3.
PENGAWASAN
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan logistik sesuai dengan rencana
yang
telah
pemakaian/penggunaan
ditetapkan, logistik,
baik
proses
berkaitan
maupun
dengan
hasil/keluaran/
output pengelolaan logistik.
4.
PENGADAAN
Pengadaan
logistik
merupakan
serangkaian
kegiatan
untuk
menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan. a. Cara-cara Pengadaan Logistik Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan logistik. Beberapa alternatif cara pengadaan logistik tersebut adalah sebagai berikut: 1)
Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan organisasi
membayar
atau supplier untuk
sejumlah
mendapatkan
uang sejumlah
tertentu logistik
kepada
penjual
sesuai
dengan
kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/logistik yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan logistik dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. 2)
Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan logistik yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi. 3)
Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan)
sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan logistik bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena: a. Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya, b. Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin. c. Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat
diharapkan
pekerjaan
tidak
terganggu
karena
kemacetan-
kemacetan mesin. 4)
Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja
tertentu. Pemilihan
cara
ini
harus
mempertimbangkan tingkat
efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan logistik yang lain. 5)
Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan menukarkan logistik yang dimiliki dengan logistik yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan logistik ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan logistik yang ditukarkan harus merupakan logistik yang sifatnya berlebihan atau logistik yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna. 6)
Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7)
Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan menggunakan logistik yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima. 8)
Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan memperbaiki logistik yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit logistik maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen logistik yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit logistik, dan pada akirnya satu atau beberapa unit logistik tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan logistik dapat dipenuhi.
b. Sistem Pengadaan Logistik Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan logistik. Sistem pengadaan logistik tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran. 1)
Sistem Sentrasisasi
Sistem
sentralisasi
dalam
pengadaan
logistik
merupakan
cara
pengadaan logistik dimana kewenangan dalam pengadaan logistik bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan logistik dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut. Pengadaan logistik dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya: a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
b. dapat
mereduksi
(mengurangi)
biaya
tambahan (overhead
cost),
sehingga akan mendukung efisiensi. c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistik antarbagian. Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut: a. kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan logistik dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian logistik yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan. b. pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian logistik khususnya bagian pengadaan logistik tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2)
Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan logistik, dimana kewenangan pengadaan logistik diserahkan pada masing-msing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut: 1. kebutuhan atas logistik dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan. 2. menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan logistiknya. Adapun kekurangan sistem ini yaitu: a. ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki logistik (barang-barang) baru, padahal logistik yang ada masih
berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian. b. terdapatnya
bermacam-macam
logistik
yang
berbeda-beda
bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran logistik antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi. c. biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil. d. Biaya
tambahan (overhead
cost) relatif
lebih
besar
bila
dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.
3)
Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan logistik dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan logistik dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan logistik yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila logistik dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan logistik dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan logistik bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan logistik dilakukan dengan sistem desentralisasi.
5.
PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah
maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan perubahan yang terjadi
guna mendukung proses pengendalian dan
pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi logistik secara baik, yakni sebagai berikut: a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya. Dengan adanya pencatatan atas logistik yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan logistik dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya. b. Menjamin keamanan logistik Dengan
adanya
pencatatan
atas
seluruh
logistik
yang
dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari. c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen logistik Dengan adanya inventarisasi logistik secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan logistik, baik terhadap masuk keluarnya logistik, kondisi, maupun biaya operasional logistik. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan logistik, jenis dan tipe logistik yang diadakan, jumlah pengadaan logistik,
sistem
pengadaan
logistik
yang
diterapkan,
dan
sistem
pengendalian/pengawasan logistik yang diterapkan. d. Sebagai alat pertanggungjawaban Dengan adanya inventarisasi logistik yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan logistik sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan logistik, dengan segera personel
pengelola
logistik
dapat
mempertanggungjawabkannya
dengan
memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.
6.
PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan logistik, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang. a)
Kesalahan Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni: 1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang. 2) Sering
kegiatan
penggudangan
ditangani
ala
kadarnya,
tanpa
perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya. 3) Tidak diketahui jumlah persediaan logistik secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi logistik bagian gudang. 4) Banyaknya
logistik
yang
kadaluwarsa
karena
kesalahan
dalam
pengeluran logistik. 5) Banyaknya kerusakan logistik di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan logistik. 6) Banyaknya logistik yang hilang, baik sebelum logistik masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain. 7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi logistik, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi logistik yang tidak tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut: 1)
Asas Jarak Terpendek Ruangan
seyogyanya
bisa
dipergunakan
sebaik
mungkin
sehingga
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin. 2)
Asas Mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3)
Asas Memudahkan Pengawasan Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
4)
Asas Fleksibilitas Ruangan Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5)
Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b)
Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah: 1)
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi.
2)
Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3)
Dapat mengetahui keberadaan logistik setiap saat, baik berkaitan dengan
nama,
jenis,
spesifikasi,
jumlah,
mutasi,
bukti-bukti
pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang. 4)
Dapat
mengurangi,
bahkan
dapat
menghapuskan
bentuk
penyelewengan pengelolaan logistik ataupun hilangnya logistik. 5)
Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik karena tingkat pemakaian logistik tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.
6)
Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada petugasnya
Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan, maka beberapa
instrumen
yang
mendukung
pelaksanaan
administrasi
penggudangan tersebut diantaranya: 1)
Buku Penerimaan Gudang Merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik.
2)
Buku Pengeluaran Gudang Merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik.
3)
Kartu Persediaan/Stock Merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik.
4)
Bon Permintaan Barang Merupakan lembaran/formulir permintaan kebutuhan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang.
5)
Surat Penyerahan Barang Sering juga disebut dengan Bon Pengeluaran Barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu pada waktu tertentu.
7.
PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau
penyaluran merupakan
kegiatan
pengelolaan
logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian logistik kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan. Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran logistik. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut: a.
Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial. b.
Ketepatan nilai logistik yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise. c.
Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan logistik sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut. d.
Ketepatan waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian logistik yang dibutuhkan. e.
Ketepatan tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. f.
Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan
barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/logistik yang rusak. Agar
asas-asas
penyaluran
kebutuhan
logistik
tersebut
dapat
direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur logistik. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan logistik berdasarkan usulan unit kerja tertentu.
8.
PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil logistik serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal. Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut: a.
Menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b.
Agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).
c.
Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan). Cara Pemeliharaan Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan logistik dapat dibedakan atas: a.
Perawatan preventif (pencegahan) Merupakan cara perawatan logistik sebelum logistik mengalami kerusakan.
b.
Perawatan represif Merupakan cara perawatan logistik setelah logistik mengalami kerusakan.
9.
PENGHAPUSAN
Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan logistik dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena logistik tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan logistik, harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut: a.
Logistik yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
-
Apabila
logistik
tersebut
digunakan
terus
dapat
membahayakan
keselamatan pemakai logistik ini. -
Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila logistik ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b.
Logistik yang sudah ketinggalan zaman (out of date) Mungkin sekali logistik yang sudah ketinggalan zaman merupakan logistik yang belum rusak. Namun demikian, logistik semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, logistik ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output , baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan logistik yang relatif baru.
c.
Logistik yang berlebihan Pertimbangannya adalah : -
Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh logistiknya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang logistik tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan.
-
Apabila logistik yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.
-
Logistik tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila logistik tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
-
Apabila logistik tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali logistik tersebut sudah merupakan logistik yang ketinggalan zaman (out of date).
d.
Logistik yang hilang Penghapusan untuk logistik yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya logistik tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen logistik berikutnya, khsusunya pengadaan logistik guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.
Cara-Cara Penghapusan Logistik
Alternatif yang dapat ditempuh dalam melakukan penghapusan logistik antara lain adalah sebagai berikut: a.
Dijual atau dilelang Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan logistik. Barang yang sekiranya masih mempunyai nilai (residual value), meskipun bukan pada fungsi semula, dijual melalui suatu lelang, hasilnya masuk ke Kas Negara (Perusahaan). Sebelum pelaksanaan lelang, pihak pemilik harus mempunyai harga dasar/patokan. Sedapat mungkin penawaran yang diterima adalah penawaran yang tertinggi di atas harga patokan. Jika harga patokan tidak tercapai, maka penawaran yang terdekat dengan harga patokan yang diterima.
b.
Ditukarkan dengan logistik lain yang dibutuhkan oleh institusi. Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan logistik yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan
logistik yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip-prinsip pengadaan logistik dengan cara menukarkan, antara lain logistik yang ditukarkan harus benar benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai logistik yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling menguntungkan kedua belah pihak. c.
Dipindahkan Logistik yang tidak dibutuhkan di suatu unit dalam organisasi dipindahkan ke unit lain yang membutuhkan. Artinya, penghapusan cara ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi internal.
d.
Dihibahkan Cara ini maksudnya adalah logistik yang akan dihapuskan diberikan secara cuma-cuma kepada pihak/ organisasi lain yang membutuhkan, terutama organisasi sosial dan organisasi pendidikan. Cara demikian sering dilakukan dengan istilah yang cukup halus dan sopan yaitu “bantuan”.
e.
Pemanfaatan kembali (recycle) Maksudnya barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
f.
Dimusnahkan Barang yang karena keadaannya sudah demikian rusak sehingga tidak dapat digunakan sama sekali, baik sebagai fungsinya maupun bekasnya (meubelair yang sudah rusak sama sekali) harus dimusnahkan dengan disertai berita acara. Hal ini dilakukan apabila cara penghapusan logistik yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.
Sehubungan
dengan
hal
itu maksud
dan
tujuan manajemen
logistik adalah untuk: 1. mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam
keadaan
dapat
dipertanggungjawabkan,
dipakai,
dengan
memberikan pelayanan yang baik;
harga
dari yang
sumber layak,
yang serta
dapat dengan
2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen logistik, seperti pengadaan logistik, distribusi, dan penghapusan logistik. 3. mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal. 4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil logistik, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang. 5. mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan pertimbangan
dan
argumentasi-argumentasi
yang
dapat
dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan; 6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan logistik sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial,
tenaga, waktu, material,
maupun pikiran, juga
mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi. 7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal. 8. mampu membangun budaya penggunaan logistik secara bertanggungjawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.
Persoalan-Persoalan Yang Terjadi Dalam Administrasi Logistik.
Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelolaan logistik antara lain sebagai berikut:
1.
Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan
Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan logistik yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, kurang memperhatikan lingkungan, dan kurang cermat dalam menganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, metode/cara pengadaan logistik, jumlah logistik, waktu pengadaan logistik, tempat/asal pengadaan logistik, maupun kesalahan dalam rencana harga logistik. 2.
Salah Pengadaan
Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pemenuhan kebutuhan logistik, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode pengadaan, jumlah, harga, waktu, sumber logistik, maupun ketidaksesuaian dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan. 3.
Salah Tempat
Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan logistik sehingga bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi secara keseluruhan. 4.
Salah Pakai
Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa disertai rasa tanggungjawab, baik secara teknis fungsional maupun hak pemakaian barang. 5.
Lalai Catat
Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan logistik, baik menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, maupun menyangkut kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, jumlah, harga, sumber, tempat penempatan/pemakaian, kondisi, maupun data pencatatan yang lainnya. 6.
Lalai Rawat
Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam perawatan logistik sehingga secara teknis dapat menimbulkan kerusakan logistik yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun kualitas output , tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian
barang, dan secara ekonomis dapat menimbulkan pemborosan bagi organisasi. 7.
Lalai Simpan
Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan logistik yang berupa tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga memungkinkan menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas logistik, baik terhadap barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga dapat menimbulkan hilangnya logistik. 8.
Lalai Kontrol
Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu pengawasan, maupun metode pengawasan. Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan
logistik
tersebut,
diharapkan
setiap
organisasi
mampu
melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahankesalahan umum tersebut.
ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN LOGISTIK
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan logistik maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola logistik sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan logistik. Beberapa asas tersebut meliputi: 1.
Asas Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik. 2.
Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan
logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi. 3.
Asas Ketelitian
Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu. 4.
Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi. 5.
Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi logistik dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap pengguna (user)maupun pemasok (supplier). 6.
Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7.
Asas Efektivitas
Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen logistik mulai dari perencanaan logistik, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan logistik maupun dalam penggunaan logistik harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. 8.
Asas Efisiensi
Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan logistik harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran. Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan logistik tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola logistik dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan logistik itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola logistik dan sistem kerja pengelolaan logistik yang tepat di dalam suatu organisasi.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen logistik pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yaitu : -
lemahnya sistem kerja yang dibangun, dan
-
perilaku buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan logistik, baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional. Kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan satu sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai, tetapi apabila moralitas para pegawai pengelola logistik rendah, mungkin sekali terjadi penyelewengan dalam pengelolaan logistik, begitu pula sebaliknya. Apalagi, apabila sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan tingkat moralitas pegawai rendah, dapat dipastikan terjadi tingkat
penyelewengan dalam pengelolaan logistik mencapai tingkat yang tinggi. Oleh karena itu, dalam pengelolaan logistik, secara ideal dibutuhkan sistem kerja yang memadai dan moralitas pengawai yang tinggi.
ETIKA DAN MORALITAS
Apabila
kita
tinjau
secara
etimologis,
etika
berasal
dari
kata
Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk jamaknyamores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut. Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan sehari-hari.
Etika dalam Pengelolaan Logistik
Merupakan suatu sistem nilai, aturan-aturan normatif sebagai pedoman perilaku yang berupa perintah dan atau larangan yang bersifat langsung dan konkret, yang senantiasa harus dijadikan pedoman dan pegangan di dalam melakukan pengurusan dan pengelolaan logistik. Sacara lebih operasional, aturanaturan normatif tersebut tentunya juga melekat pada setiap tahapan dalam pengelolaan manajemen logistik. Berikut ini beberapa pedoman normatif yang penting dikembangkan dan diimplementasikan dalam pengelolaan dan pengurusan logistik tersebut, yakni setiap personel baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional yang terlibat dalam pengelolaan dan pengurusan logistik :
1. Harus merencanakan pengadaan logistik dan mengambil keputusan pengadaan logistik
berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan
yang
objektif
dan
konstruktif, bukan atas pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi atau kelompok atau unit kerja tertentu. 2. Harus
menentukan
dan
menetapkan suplier untuk
pengadaan
logistik
berdasarkan hasil pembandingan dan pertimbangan yang objektif. 3. Harus
menentukan
dan
menetapkan suplier untuk
pengadaan
logistik
bukan suplier yang memiliki ikatan keluarga. 4. Harus menyerahkan segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari suplier kepada organisasi. 5. Harus menyerahkan logistik sesuai dengan bukti penyerahan logistik, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, tempat, dan tanggal penyerahan logistik. 6. Harus melakukan penghapusan logistik dengan pertimbangan-pertimbangan yang objektif. 7. Dilarang meminta bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apa pun kepada suplier untuk kepentingan pribadi. 8. Dilarang membuat dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan logistik yang tidak sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, jumlah logistik, tanggal pengadaan, harga per satuan, jumlah potongan, jumlah pajak, maupun total pembayaran yang dapat merugikan organisasi. 9. Dilarang melakukan pengadaan/pembelian logistik secara fiktif. 10. Dilarang melakukan penyelewengan dana untuk kegiatan pengelolaan logistik apa pun bentuknya. 11. Dilarang melakukan pencatatan logistik dengan tujuan menghilangkan logistik demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik dilakukan sendiri maupun secara bersama-sama. 12. Dilarang melakukan tindakan diskriminatif dalam pendistribusian logistik, baik berkaitan dengan waktu penyerahan logistik, jenis dan spesifikasi logistik, maupun dalam pelayanan (service) yang diberikan.
13. Dilarang membuat laporan pemakaian logistik yang tidak sesuai dengan kenyataan, yang dapat menyebabkan hilangnya logistik dan kerugian bagi organisasi. 14. Dilarang melakukan tindakan pemborosan dalam pemakaian l ogistik. 15. Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan logistik untuk kepentingan pribadi. 16. Dilarang melakukan tindakan perusakan terhadap logistik milik organisasi.
