Diplomado de Dirección de Proyectos Taller de Gerencia de Proyectos Gestión de la Integración
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Versión 1
PROYECTO PATROCINADOR PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
IRRIGACIÓN CACHORA PROYECTO ESPECIAL REGIONAL PLAN MERISS (PMI) ING. ALEJANDRO ZAPATA GARCÍA (JEFE UNIDAD OPERATIVA APURIMAC) ING. HERACLIO BOZA MURILLO (DIR. TÉCNICO) REUNIÓN DE COMITÉ TÉCNICO
FECHA
10 04 01
FECHA FECHA
18 04 01 25 04 01
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)
FECHA
(Correlativo)
(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)
(de la revisión)
01 02 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO (Características, (Características, funcionalidades, soporte entre otros)
El presente proyecto considera la construcción y mejoramiento de la infraestructura de riego existente del sub sistema Pujiotay, del sistema Ttasta Poyoncco, del proyecto de irrigación Cachora, ubicado en el distrito de San Pedro de Cachora, provincia de Abancay, departamento de Apurimac. Infraestructura de riego que considera la construcción y mejoramiento de diversas obras como: estructuras de captación, conducción, distribución, obras de arte estándar y especial, obras de contención y regulación. Los detalles de las obras a construir, como: cantidad, ubicación, dimensiones, geometría, características, especificaciones técnicas y requisitos están claramente establecidos en el expediente técnico del proyecto. Proyecto que propone mejorar la captación de agua e incrementar las eficiencias de conducción y distribución de los sistemas de conducción, con el objeto de regar 96 ha con un caudal de 64 l/s (0.67 l/s/ha).
ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN
2. PROPÓSITO DEL PROYECTO (Beneficios (Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto esté operativo o sea entregado)
(A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)
OBJETIVO SUPERIOR DEL PROYECTO Los agricultores han mejorado sus niveles de producción y productividad agrícola bajo riego en forma sostenible. OBJETIVO DEL PROYECTO Organizaciones autogestionarias manejan los recursos agua y suelo en forma eficiente y sostenible en actividades agropecuarias de los sistemas de riego del ámbito de intervención del proyecto.
Acta de Constitución del Proyecto
Demostrar capacidad operativa, a nivel técnico y de gasto. Cumplir con los objetivos del POA 2001 / 2002. Posesionarse en el medio como una entidad líder en la implementación de proyectos de riego.
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3. OBJETIVOS DEL PROYECTO (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)
La construcción de la infraestructura de riego con capacidad para regar 96 ha de terrenos agrícolas deberá estar concluida para para operar dentro dentro de siete (07) meses, meses, contados a partir de una semana después de la aprobación del Proyecto. El monto de la inversión no deberá exceder de S/. 430,624.39 (cuatrocientos treinta mil seiscientos veinticuatro con 39/100 nuevos soles). La infraestructura deberá ser construida bajo las normas de construcción vigentes, las directivas de la institución para ejecución de obras por administración directa y buenas prácticas del PER Plan MERISS.
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO (Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)
Culminar el proyecto en el tiempo, costo y alcances determinados. Entrega de la infraestructura de riego a la Administración Administración Local de Agua – Abancay (Ex ATDR) y usuarios del proyecto. Infraestructura de riego construida y culminada de acuerdo a características, especificaciones técnicas y requisitos claramente establecidos en el expediente técnico del proyecto.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL (Condiciones (Condiciones o características características que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto)
Requerimiento 01 Dueño Criterio de aceptación
Requerimiento 02 Dueño Criterio de aceptación Requerimiento 03 Dueño Criterio de aceptación
Requerimiento 04
Dueño Criterio de aceptación
: Culminar en el plazo de ejecución del proyecto (07 meses) y entrega de la infraestructura de riego : Organización PER Plan MERISS : Acta de entrega de obra +/- un (01) mes del tiempo establecido e Informe final del proyecto : Costo de la infraestructura hasta un máximo del 1.05 veces el monto de inversión inversión establecido (S/. 430,624.39) : Organización PER Plan MERISS y la Supervisora, Asociación CES – GfA : Informe final del proyecto : Infraestructura construida para garantizar un tiempo de vida útil de 20 años : Organización PER Plan MERISS y la Supervisora, Asociación CES – GfA : Pruebas de calidad de los materiales e Informe final del proyecto : Desarrollo de pruebas hidráulicas exitosas de tal manera que garanticen el cumplimiento de los alcances del proyecto, como la capacidad de Infraestructura construida para regar 96 ha : Organización PER Plan MERISS y la Supervisora, Asociación CES – GfA : Actas de desarrollo de pruebas hidráulicas exitosas con el V°B° del ALA – Abancay (Ex ATDR)
Acta de Constitución del Proyecto
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Requerimiento 05 Dueño Criterio de aceptación
: Cumplimiento del “aporte comunal”, por lo menos a l 50% del monto establecido (S/. 36,437.45) : Organización PER Plan MERISS y la Supervisora, Asociación CES – GfA : Informe final del proyecto
* EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO 6. FASES DEL PROYECTO (Agrupamiento lógico de actividades relacionadas que usualmente culminan elaborando un entregable principal)
INICIO DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ENTREGA DE OBRA
CIERRE DEL PROYECTO 8. INTERESADOS CLAVE
7. PRINCIPALES ENTREGABLES (Un único y verificable producto, resultado o capacidad de realizar un servicio que debe ser elaborado para completar un proceso, una fase o un proyecto)
Firma de acta de entrega de terreno Cronograma de ejecución físico – financiera Inventario de obras ejecutadas Acta de desarrollo de pruebas hidráulicas y acta de entrega de obras, actas firmadas por el ALA – Abancay y usuarios Informe final del proyecto
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)
Alta dirección del PER Plan MERISS (patrocinador) Asociación CES – GFA (responsable de la supervisión del proyecto) Banco KfW de Alemania (entidad co-financiadora del proyecto) Gobierno Regional de Apurimac (Ex CTAR Apurimac) (entidad co-financiadora del proyecto) Municipalidad distrital de San Pedro de Cachora Administración Local de Agua Abancay (ALA Abancay), Ex ATDR Abancay Comisión de Regantes del Distrito Clientes: usuarios (agricultores) del sector Pujiotay Equipo de dirección del proyecto, responsable de la ejecución del proyecto Personal técnico – profesional (otros miembros del equipo del proyecto) Personal obrero del proyecto Dirección de administración, tesorero, jefe de logística del PER Plan MERISS Proveedores Terceras personas afectadas por el proyecto Terceras personas ajenas al proyecto Comerciantes, dueños de restaurantes, vendedores de comida, propietarios de casas, etc.
9. RIESGOS (Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)
Variación de precios de los l os insumos (materiales, equipo y mano de obra) o bra) Asignación de recursos financieros menores a lo previsto y en forma inoportuna Demora en la atención y llegada de provisión de insumos por incumplimiento de proveedores y por factores imputables a la organización, como trámites burocráticos, cumplimiento de la normatividad vigente para procesos de adquisiciones. Presencia de problemas con otros propietarios por linderos de terreno. Escases de mano de obra calificada (operarios y oficiales) y no calificada (peones)
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Incumplimiento del “aporte comunal” (co -finaciamiento del proyecto) Presencia de “vicios ocultos” durante la ejecución del proyecto
Gastos indebidamente cargados al proyecto Presencia de imprevistos no imputables al proyecto Presencia de eventos naturales perjudiciales durante la etapa de implementación del proyecto, como: heladas, lluvias excesivas y/o extremas, sequias, etc.
10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO (Un evento significativo para el proyecto)
Acta de entrega del terreno, debe darse a más tardar a una semana de aprobado el proyecto para dar inicio a la ejecución del mismo (construcción de obras de riego). Cronograma de ejecución físico – financiera del proyecto, debidamente sustentada y aprobada por la Supervisión de obras. La construcción de la infraestructura de riego durara 07 meses, incluido las pruebas hidráulicas respectivas, estando listo para operar a partir del octavo mes. Inventario de obras ejecutadas. Acta de desarrollo de pruebas hidráulicas debidamente firmadas por el ALA Apurimac y usuarios del proyecto para fines del séptimo mes. Acta de entrega de obra al ALA Informe final del proyecto
11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Áreas de la organización que tienen algo que aportar al proyecto o que se ven afectadas por su ejecución o su producto)
El presupuesto del proyecto fue aprobado en mayo del año 2000, el cual asciende a la suma de S/. 430,624.39 con la siguiente estructura: estructura: SUB TOTAL (ST) IMPREVISTOS (10% ST) COSTO DIRECTO (CD) GASTOS GENERALES (20% ST) COSTO TOTAL
S/. S/. S/. S/. S/.
331,249.53 33,124.95 364,374.48 66,249.91 430,624.39
Siendo la estructura de financiamiento la siguiente: Endeudamiento Externo (KfW) Contrapartida Nacional (TP) Aporte de Usuarios TOTAL
S/. S/. S/. S/.
255,062.14 139,124.80 36 ,437.45 36,437.45 430,624.39
12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO (Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )
FCE (Ver punto 4)
Evaluador
Firma el Cierre del Proyecto
(Nombres apellidos apellidos y cargo de la persona asignada)
(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada)
Culminar el proyecto en el Por la Supervisora tiempo, costo y alcances Ing. Antonio Muñiz Aquise Supervisor de Obra determinados. Por el PER Plan MERISS Ing. Heraclio Boza Murillo Director Técnico
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Por el PER Plan MERISS Ing. Victor Ochoa Oliart Director Ejecutivo Por la Supervisora Ing. Piet Van Driel Jefe de Supervisión Página 4 de 5
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Aceptación y entrega de la infraestructura de riego a la Administración Local de Agua – Abancay (Ex ATDR) y usuarios del proyecto.
Por la Supervisora Ing. Antonio Muñiz Aquise Supervisor de Obra
Por el PER Plan MERISS Ing. Victor Ochoa Oliart Director Ejecutivo
Por el ALA Apurimac Administrador Local de Agua
Por la Supervisora Ing. Piet Van Driel Jefe de Supervisión
Por los Usuarios Presidente del Sub Comité de Regantes Pujiotay Presidente del Comité de Regantes Ttasta – Poyoncco Presidente de la Comisión de Regantes San Pedro de Cachora Por el PER Plan MERISS Infraestructura de riego Por la Supervisora Ing. Victor Ochoa Oliart construida de acuerdo a Ing. Antonio Muñiz Aquise Supervisor de Obra Director Ejecutivo características, especificaciones técnicas y Por la Supervisora requisitos claramente Por el PER Plan MERISS Ing. Piet Van Driel establecidos en el Ing. Heraclio Boza Murillo Jefe de Supervisión expediente técnico del Director Técnico proyecto.
13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO (Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)
El Residente de Obra que cumple la función de Gerente del Proyecto será el Ing. Yonson Masías Tinco 14. AUTORIDAD ASIGNADA (Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)
Proponer al personal técnico – profesional (al interior del PER Plan MERISS) a formar parte del proyecto, para lo cual deberá contar con la aprobación del Jefe de la Unidad Operativa Apurimac (Ing. Alejandro Zapata García) y del Director Técnico del PMI (Ing. Heraclio Boza Murillo). Toma de personal obrero, mano de obra calificada y no calificada. Disposición de los recursos financieros de acuerdo al expediente técnico aprobado, bajo la modalidad de requerimientos. Aprobación de los materiales, herramientas y maquinaria adquirida para el proyecto.
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