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FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A.
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ACTA DE CONSTITUCIÓN Versión #: 1.0
Fecha de emisión: 7/3/2014
“FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A”
Project Charter / Acta de constitución de proyecto
Información del documento e historia de revisiones
Versión 1.0 1.1
Fecha 7/3/2014 28/03/2014
Autor (es) Grupo 2 Grupo 2
Notas de revisión
Índice de contenidos 1. Introducción 1.1. Visión general del proyecto 2. Objetivo y alcance del Proyecto 2.1. Objetivos 2.1.1. Objetivo General 2.1.2. Objetivo Específico 2.2. Características del proyecto 2.3. Alcance del Proyecto 2.3.1. Estructura organizacional inicial del proyecto 2.4. Productos Entregables 2.5. Calendario 2.6. Necesidad u oportunidades del negocio 2.7. Beneficios financieros del proyecto 2.8. Restricciones
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2.9. Supuestos INTRODUCCIÓN 1.1
Visión general del proyecto
En la era de la información las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco común encontrar compañías que manejen adecuadamente la información que generan; por lo general utilizan la información parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores resultados. El gran avance en las tecnologías de información y comunicación ha obligado a las compañías a invertir grandes cantidades de dinero administrar la información que le permitan obtener control sobre la información que manejan pero no como procesarla adecuadamente. Así las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales de la compañía. El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”(PMI, 2004). Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al área de abastecimiento para la toma de decisiones y ser una compañía pionera en el país con comunicación efectivamente administrada agregándole valor a la cadena y a la compañía. Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodología PMI del PMBOK y de la metodología DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el proyecto basados en la definición de las entidades de información, el proceso logístico más crítico, definición de los niveles jerárquicos que deben tomar decisiones basados en la información disponible y definición de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol. 2.
Objetivo y alcance del proyecto 2.1
Objetivo
2.1.1 Objetivo General Formular una guía metodológica para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
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2.1.2 Objetivos Específicos A. Definir unidades de información requerida para el centro de servicios de información del área de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodología PMI. B. Priorizar y definir los puntos críticos de información en el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A. C. Centralizar y controlar los datos maestros del área de abastecimiento de Ecopetrol, permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes e indicadores de gestión. D. Establecer un flujo regulado de información (entre niveles Gerencial, Táctico y Operacional), que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de planeación del área de abastecimiento de Ecopetrol. 2.2.
Características del proyecto
Conforme a la metodología PMI, dentro de las características que se encuentran en el proyecto encontramos las siguientes acciones: 1. Gobierno de datos 2. Arquitectura, análisis y diseño de datos 3. Gestión de base de datos 4. Gestión de la seguridad de datos 5. Gestión de la calidad de datos 6. Gestión de datos maestros y de referencia 7. Gestión de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio 8. Gestión de documentos, registros y contenido 9. Gestión de meta de datos 2.3.
Alcance del proyecto
El alcance de este proyecto para el diseño de una guía metodología para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de ECOPETROL S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos: 1. Definición de las entidades de información aplicable al proceso de abastecimiento 2. Definición del proceso logístico para la colocación de la orden de compra, la cual se trabaja dentro del proceso logístico de abastecimiento; este proceso es el de mayor impacto dentro de los tres subprocesos de esta área. 3. Definición de los niveles jerárquicos de información Confidencial
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4. Definición de la metodología DAMA 5. Definición de los KPi del proyecto
Comentario [FJRB1]: Faltan los reportes
La estructura para formular este proyecto estará basada en el desglose de las actividades necesarias para entregar el diseño de un centro de servicios de información con base en la metodología PMI y DAMA, para el área de abastecimiento de Ecopetrol. La creación del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de información, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto más crítico del área de abastecimiento de Ecopetrol, así las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores de datos con información relevante para la compañía en los niveles estratégicos, tácticos y operativos con alto valor para una compañía robusta por su naturaleza propia. El centro de servicios de información y su competencia para centralizar la información dentro de Ecopetrol, le permitirá ser más competitiva porque incide en la formulación de estrategias y toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento de Ecopetrol. 2.3.1
Estructura organizacional inicial del proyecto
Este proyecto se desarrollará con el desglose como guía metodológica de la estructura base para el diseño de un centro de servicios de información para el área de abastecimiento de Ecopetrol, suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo. Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuación:
EQUIPO DE PROYECTO Y COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS Líder Gestión de datos / Vicepresiden líder de datos maestros / Nivel La Unidad de cia de Líder Gestión Líder de bienes servicios y Operativo – tecnología de Estrategia y de datos proveedores / ingeniero de Compradores información Crecimiento Tecnologías de información / contratistas Nivel Táctico La dirección – Lideres y Estratégica Nivel Vicepresiden Gerencial – cia de Jefe de Estrategia y Unidad y Crecimiento Gerentes CLIENTE
2.4.
PATROCINAD DIRECTOR DE DIRECTOR DE ORES PROGRAMA PROYECTO
GERENTES FUNCIONALES
GERENTES OPERACIONALES
SOCIOS DE NEGOCIO
Líder de Tecnologías de información / líder de gestión de datos.
Líder de datos maestros / Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento
Contratitas del área de abastecimiento
Productos entregables
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2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles organizacionales (Nivel Gerencial, Táctico y operacional). 3. Estructura base de datos con atributos de información.
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confiabilidad, completitud y unicidad de
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2.5. ID
Paquete de trabajo
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Calendario
actividades
elaboracion un flujograma con cada una de las actividades de los procesos de compras planeacion y logistica Definición de etapas clave de los procesos de compras planeacion y logistica
1
METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE UNIDAD DE INFORMACIÓN
DIAS
Aprobado por
8.40
Lider de Gestion de datos
2.40
lider de gestion de datos
Definición de los documentos aplicables a cada una de las etapas
4.80
Lider de datos Maestros y gerentes de area
Definicion de Costo de los procesos de planeacion, compras y logistica
6.00
Lider de datos Maestros y gerentes de area
Establecer el nivel de importancia en interrelacion con otros procesos de negocio(contabilidad finanzas etc)
7.20
Lider de datos Maestros y gerentes de area
Definicion de los tiempo de los procesos de planeacion, compras y logistica
7.20
Lider de datos Maestros y gerentes de area
3.60
Lider de datos Maestros y gerentes de area
4.80
Lider de datos Maestros y gerentes de area
Definir roles responsabilidades y documentos asociados al proceso Desglose en la metodologia de cadena de valor
4.80
modelo de datos
3.60
Matriz - roles vs controles
8.40
Definir las reglas de negocio asociadas a calidad
4.80
Flujograma de información
4.80
Mapa
2.40
Definir Datos Maestros - Compras Definir Datos Mestros - Logistica
9.60
Definir datos Mestros- Planeación 2
DEFINICION DE LA GOBERNABILIDAD DEL DATO
Determinar datos de informacion critica para abastecimiento
2.40
Reportes Nivel Estrategico Compras Reporte Nivel Estrategico - Logistica
6.30
Reporte Nivel Estrategico Planeación Reportes Nivel Tactico - Compras Reporte Nivel Tactico - Logistica
6.30
Reportes Nivel Tactico - Planeación Reportes Nivel Operacional Compras Reportes Nivel Operacional Logistica
6.30
Reportes Nivel Operacional Planeación Fechas de Corte
3.60
Indicadores Nivel Estrategico Compras Indicadores Nivel Estrategico Logistica
3.30
Indicadores Nivel Estrategico Planeación Indicadores Nivel Tactico - Compras
3
DISEÑO DE INDICADORES
Indicadores Nivel Tactico - Logistica
3.00
Indicadores Nivel Tactico Planeación Indicadores Nivel Operacional Compras Indicadores Nivel Operacional Logistica Indicadores Nivel Operacional Planeación Fechas de Corte
Confidencial
3.00
3.00
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Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos maestros / lider de bienes servicios y proveedores Lider de Gestión de datos
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2.6.
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Necesidad u oportunidades del negocio Tener un centro de mando de información, permite centralizar la información para una buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A., satisfaciendo no solo las necesidades de información de los usuarios internos asi como para sus filiales, proveedores, y demás grupos de interes generando valor a toda la cadena de abastecimiento.
2.7.
Beneficios financieros del proyecto A. Bases para diseñar un centro de servicios de información que permita tomar decisiones en el área de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerárquicosorganizacionales. B. Mantener información Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que reduce el funcionamiento de aplicaciones en el área abastecimiento de Ecopetrol. C. Toma de decisiones acertadas. D. Reducción de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro de servicios de información, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
2.8.
Restricciones Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto. Cambios o definición de nuevos requerimientos. Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de información en Colombia.
2.9
Supuestos
Los riesgos de este proyecto estarán dados en la medida en se formule claramente el proyecto a fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de información, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A. El proyecto se montaría en 6 meses y la inversión retornaría en otros 7 meses después de su montaje y puesta en marcha.
Aprobación del patrocinador:
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ACTA DE CONSTITUCIÓN Versión #: 1.0
____________________________________________________ JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY
Fecha de emisión: 7/3/2014
29 de Marzo de 2014
Aprobación de Project Manager:
______________________________________________________ EDWIN MARTINEZ – Líder Gestión de datos – PM
Confidencial
7 de Marzo de 2014
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