PROJECT CHARTER R ANCANG ANCANG BANGUN SISTEM PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Hast Hastin in Isti Istiqom qomah ah N
08.4 08.4101 1010. 0.014 0148 8
Nur Aini Aini Maya Maya Sari Sari
08.4101 08.41010.02 0.0265 65
Lilia Puspas pasari ari
08.4101 1010.014 0142
Qoirul Bariah
08.41010.0139
Ageng Yudha
08410100261
COMPANY NAME MY QUALITY SOFTWARE SURABAYA
15/MARET/2011
My Quality Software
Project Charter
TABLE OF CONTENTS Executive Summary......................................................................................................................... Summary.........................................................................................................................2 2 Project Purpose/Justification............................................................................................................ Purpose/Justification............................................................................................................2 2 Business Need/Case......... Need/Case.................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ................................... ........................ 2 Business Objectives.......... Objectives.................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... .................................. ........................ 3
Project Description........................................................................................................................... Description...........................................................................................................................3 3 Project Objectives and Success Criteria...................................................................................................................... Criteria...................................................................................................................... Requirements......... Requirements .................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ............................................. .................................. Constraints.......... Constraints .................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................... ..................... ..................... ..................... ...................................... ........................... Assumptions................................................................................................................................................................ Assumptions ................................................................................................................................................................ Preliminary Scope Statement...................................................................................................................................... Statement ......................................................................................................................................
3 4 4 4 5
Risks.................................................................................................................................................5 Risks................................................................................................................................................. 5 Project Deliverables......................................................................................................................... Deliverables.........................................................................................................................6 6 Summary Milestone Schedule......................................................................................................... Schedule......................................................................................................... 6 Summary Budget............................................................................................................................. Budget............................................................................................................................. 6 Project Approval Requirements....................................................................................................... Requirements.......................................................................................................7 7 Project Manager ...............................................................................................................................7 ...............................................................................................................................7
1
My Quality Software
Project Charter EXECUTIVE SUMMARY
Dewasa Dewasa ini dunia dunia bisnis bisnis berkem berkemban bang g sangat sangat pesat, pesat, hal itu ditand ditandai ai dengan dengan tingka tingkatt persai persainga ngan n yang yang sangat sangat keras keras sehing sehingga ga menunt menuntut ut semua semua organi organisas sasii bisnis bisnis untuk untuk membua membuatt rencana dalam menghadapi bisnis untuk membuat rencana dalam menghadapi tantangan bisnis dimasa dimasa yang yang akan akan datang, datang, salah salah satu satu untuk untuk menghad menghadapi api persai persaingan ngan itu itu adalah adalah mempun mempunyai yai sumber daya yang berkualitas.
PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION
Karyawan merupakan sumber daya yang penting dalam sebuah perusahaan, untuk mencari sumber daya yang terbaik yaitu karyawan, perusahaan harus melakukan prosedur penerimaan dan seleks seleksii karyaw karyawan. an. Agar bisa bisa memena memenangka ngkan n persai persainga ngan n diduni diduniaa bisnis bisnis maka maka diperl diperlukan ukan sistem sistem informasi informasi yang mampu meminimalkan meminimalkan waktu dan biaya dalam melalukan melalukan prosedur prosedur penerimaan dan seleksi karyawan, melakukan seleksi penerimaan karyawan dan seleksi karyawan tanpa adanya metode, seperti bersaing tanpa strategi, oleh karena itu untuk melakukan proses itu dibutuhkan sebuah metode yang digunakan dalam penyelesaian masalah penerimaan dan seleksi karyawan, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah metode managemen by obyektive.
Business Need/Case
Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Menggunakan Metode Management Management By Objective Objective telah telah dibuat dibuat untuk untuk menanga menangani ni perose perosess penerimaan penerimaan dan seleksi seleksi pegawai agar mendapatkan mendapatkan hasil yang berkualitas berkualitas dan sesuai dengan metode yang digunakan. Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menangani proses penerimaan karyawan nantinya akan berkurang dari yang semula di lakukan secara manual sekarang beralih ke suatu sistem informasi, hal tersebut dikarenakan adanya sistem yang mampu mengurangi sumber daya manusia dan mengurangi biaya untuk pembuatan dokumen.
2
My Quality Software
Project Charter Business Objectives
Tujuan dari system Sistem Indomasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO) ini adalah sebagai berikut: -
Bagaimana merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO)
-
Bagaimana merancang dan membangun system informasi yang mampu meminimalkan biaya dan waktu dalam melakukan proses penerimaan dan seleksi pegawai dari awal hingga akhir proses
-
Dapat membuat laporan calon karyawan yang sudah diseleksi dengan metode management by obyektive yang mempermudah mempermudah bagian kepegawaian kepegawaian dalam membuat keputusan terbaik
PROJECT DESCRIPTION
Project ini dibangun dengan tujuan untuk membuat suatu Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective, Objective, yang nantinya pemakai dari sistem ini adalah bagian HRD. Karena dalam kegiatan perekrutan dan seleksi dilakukan oleh bagian HRD. Keluaran dari sistem ini nantinya nantinya adalah berupa laporan hasil pegawai yang lulus semua tes sesuai jabatan yang dibutuhkan. Sehingga kinerja perusahaan tetap terjaga dengan baik karena karena dengan dengan adanya adanya SDM yang yang bermut bermutu u maka maka peluang peluang untuk untuk memenan memenangka gkan n persai persaingan ngan dengan perusahaan lainnya sangat besar
Project Objectives and Success Criteria
Untuk mencapai tujuan dan memperoleh kesuksesan dalam proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective maka, perlu diloakukan, beberapa hal berikut ini: 1.
Melaku Melakukan kan analis analisaa permas permasala alahan han secara secara tepat. tepat.
2.
Melakukan Melakukan analisa analisa kebutuhan kebutuhan sesuai sesuai permintaan permintaan perusahaan. perusahaan.
3
My Quality Software
Project Charter Requirements
Dalam merealisasikan proyek ini, ada beberapa acuan dasar yang harus diperhatikan oleh bagian HRD. Beberapa acuan dasar tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut: 1.
Sura Suratt lama lamara ran n kerj kerjaa dan dan Curriculum Vitae (CV)
Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) adalah kebutuhan kebutuhan wajib yang harus ada, karena data yang diambil oleh HRD adalah dari surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) calon pegawai tersebut. 2.
Data Data kebu kebutu tuha han n pega pegawa waii
Dalam data kebutuhan pegawai ini berisi mengenai daftar jabatan yang sedang kosong dan harus segera diisi pegawai. Sehingga denga adanya daftar tersebut, bagian HRD bisa segera melakukan penerimaan pegawai
Constraints
Dokumen ini meliputi segala aspek kebutuhan serta gambaran umum proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.. Proyek tersebut meliputi proses seleksi dan penerimaan yang disesuaikan dengan Objective kebutuhan tiap-tiap jabatan pada perusahaan. Setelah semua proses selesai, nantinya sistem akan aka n
member mem berika ikan n inf inform ormasi asi kepada kepada pih pihak ak HRD berupa berupa lap lapora oran n has hasil il seleksi seleksi tes par paraa
pelamar yang memenuhi syarat. Dokumen ini tidak membahas mengenai keamanan sistem. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh pihak kepegawaian pada saat pelamar memasukkan surat lamarannya pada perusahaan.
Assumptions
Asumsi yang ada pada proses perencanaan yang telah dibuat dalam proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective tersebut adalah: a. Proyek tidak akan berubah dalam lingkup b. sumber daya teridentifikasi akan tersedia atas permintaan c. Pendanaan Disetujui akan tersedia atas atas permintaan
4
My Quality Software
Project Charter
d. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh staff HRD pada saat pelamar menyerahkan data diri / curriculum vitae pada staff HRD. e. Kepala HRD hanya mempunyai kewenangan untuk melakukan penerimaan kepada calon
pegawai yang lulus seleksi sedangkan hasil dari seleksi tersebut berupa laporan dari sistem yang sudah diinputkan oleh staff HRD yang bertindak sebagai admin.
Preliminary Scope Statement
Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi Penerimaan Penerimaan dan Seleksi Seleksi Pegawai Pegawai ini diu diuji ji dan dig diguna unakan kan di sel seluru uruh h org organi anisas sasi, i, sem semua ua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.
ISKS R ISKS
Semua proyek memiliki beberapa bentuk risiko yang melekat. Pada bagian ini berisi daftar resiko yang telah di list oleh tim proyek. Risiko berikut untuk proyek Sistem Informasi Peneri Penerimaa maan n dan Seleks Seleksii Pegawai Pegawai Menggun Menggunaka akan n Metode Metode Management By Objective telah teridentif teridentifikasi ikasi.. Manager Manager proyek akan menentukan menentukan stra strategi tegi penghindaran penghindaran yang sesuai untuk meminimalkan kemungkinan risiko tersebut: - Resiko pada kesalahan estimasi estimasi cost, cost, yang mengakibatkan kerugian proyek - Rapat tim yang tidak tidak sesuai jadwal akan mengakibatkan integrasi kelangsungan proyek buruk.
5
My Quality Software
Project Charter PROJECT DELIVERABLES
Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek. -
Memberii solusi Member solusi ketika ketika terja terjadi di eror progra program, m, selama selama proses proses maint maintenance enance masih masih berlan berlangsung gsung di perusahaan.
-
Memberikan Member ikan dokume dokumen n baru baru apabila apabila terj terjadi adi perubah perubahan an pada pada proses proses develop development ment nanti nantinya. nya.
SUMMARY MILESTONE SCHEDULE
Ringkasan Proyek Jadwal Milestone disajikan di bawah ini. Sebagai persyaratan yang lebih jelas jadwal ini dapat dimodifikasi. Setiap perubahan akan dikomunikasikan melalui pertemuan status proyek oleh manajer proyek.
Milestone Schedule Project Milestone
Target Date (mm/dd/yyyy)
•
Project Start
14/03/2011
•
Complete Solution Design
28/03/2011
•
Acquire Hardware and Software
04/04/2011
•
Complete Solution Simulation with New Hardware/Software
11/04/2011
•
Complete Solution Simulation and Testing
10/05/2011
•
Deploy Solution
20/05/2011
•
Project Complete
31/05/2011
SUMMARY BUDGET
Tabel berikut beris berisii ringka ringkasan san anggar anggaran an berdas berdasarkan arkan komponen biay biayaa yang direncanakan direncanakan dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
6
My Quality Software
Project Charter Budget Project Component
Component Cost
•
Personnel Resources
Rp 12.000.000
•
Hardware
Rp 10.000.000
•
Software and Licensing
Rp 3000.000
Total
Rp 20.305.000
PROJECT APPROVAL R EQUIREMENTS EQUIREMENTS
Sukses untuk proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan tercapai ketika sebuah Sistem informasi penerimaan menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan dalam waktu dan kendala biaya yang ditunjukkan ditun jukkan dalam dokume dokumen n ini. Sukses akan ditent ditentukan ukan oleh Spons Sponsor or Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom, S.Kom, yang juga akan kuasa penyelesaian proyek.
PROJECT MANAGER
Projec Pro jectt Man Manager ager sel selama ama Pr Proye oyek k Sistem Sistem Informasi Informasi Penerimaan Penerimaan dan Seleksi Seleksi Pegawai Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini di pegang oleh Hastin Istiqomah. Tanggung jawab Hastin dalam proyek ini adalah untuk mengel mengelola ola seluruh tugas-tugas tugas-tugas proye proyek k ini semua, penjadwalan, penjad walan, dan komuni komunikasi kasi mengenai proye proyek k kami yaitu Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Selek si Pegaw Pegawai. ai. Timnya, yang terdiri dari anali analiss dan desain desain,, progr programer, amer, testing, testing, dokume dokumentasi. ntasi. Hastin Hasti n akan mengkoordinasika mengkoordinasikan n semua kebutuhan sumber daya melal melalui ui depart departemen emen HRD. Hastin berwenang untuk menyetujui semua pengeluaran anggaran sampai dengan, dan termasuk, jumlah jum lah ang anggar garan an yan yang g dia dialok lokasi asikan. kan. Set Setiap iap dana tam tambaha bahan n har harus us dim dimint intaa mel melalu aluii Spo Sponso nsor r Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. S.Kom. Hastin akan menyediakan laporan update mingguan untuk Sponsor Proyek.
7
My Quality Software
Project Charter
Approved by the Project Sponsor:
Yoppy Mirza Maulana, Maulana, S.Kom
Date: 15/Maret.2011 15/Maret.2011
8