1
POSLOVI IFORMACIJSKI SUSTAVI
1. UVOD Informacija je organizacijski resurs i postala je presudna u današnjem svijetu visoke tehnologije, te onaj tko posjeduje pravu informaciju u pravo vrijeme ima moć. Stoga se informaciji i informacijskim sustavima pridaje tolika važnost. Poslovni informacijski sustav pomaže procesu odlučivanja na način da pomaže menadžerima u donošenju odluka opskrbljujući ih potrebnim informacijama i dajući rješenja za probleme optimizacije, koja im služe kao svojevrsni orijentiri. S druge strane, poslovni informacijski sustav može čak i samostalno donositi odluke u situacijama koje se (očekivano) ponavljaju. Kako bismo razumjeli i shvatili poslovni informacijski sustav, najprije ćemo ukratko objasniti što je informacija i informacijski sustav.
2. IFORMACIJA I IFORMACIJSKI SUSTAV Informacija se bitno razlikuje od materije i energije. Informacija kao resurs ima specifična obilježja. Može se koristiti višekratno od raznih korisnika, a za obavljanje informacijskih usluga troši se malo materije ili energije. Informacije su jedan od temelja funkcioniranja živih bića i živoga svijeta u cjelini. Kako se razvija ljudsko znanje, šire ljudske aktivnosti, povećavaju interesi, rastu potrebe, tako se povećava broj informacija. Informacija se ne troši korištenjem, niti se smanjuje raspodjelom. U posljednjih 40- ak godina informacija je postala ravnopravni šesti organizacijski resurs uz onih pet tradicionalnih: ljude, strojeve, novac, materijale i menadžment. Značenje informacije kao informacijskog resursa svakim danom sve više raste. Jedna od definicija kaže: "Informacija je podatak obrađen u obliku koji je smislen njezinom primatelju i koji ima stvarnu ili percipiranu vrijednost za njegove sadašnje i buduće odluke i akcije." 1 Ona predstavlja moć. Informacijska moć temelji se na pristupu informacijama i kontroli informacija. Menadžer koji raspolaže s više informacija i ima veću kontrolu nad njima, ima moć i u prednosti je pred drugima. Suvremene organizacije ne mogu uspješno poslovati bez informacijske tehnologije, te će "organizacija budućnosti" biti potpuno utemeljena na informacijskoj tehnologiji koja bitno utječe na povećanje poslovne uspješnosti. "Koncept poslovne inteligencije (eng. Business Intelligence), koji govori da inteligentno poslovanje počiva na informacijama koje se transformiraju u znanje, a ono u profit, temelji se na skladnom funkcioniranju pojedinih dijelova informacijskog sustava." 2 Informacijski sustav ubraja se u vrlo složene društvene sustave. On se bavi podacima i informacijama. Informacijski sustavi se projektiraju radi stvaranja kvalitetnih informacija koje pomažu rješavanju poslovnih problema. Ključni zadaci informacijskog sustava u poduzeću su kompjutersko "pokrivanje" poslovnih transakcija i osiguranje potrebnih informacija menadžerima u odgovarajućem vremenu i upotrebljivom formatu. Informacijski sustav poduzeća upravlja tokovima podataka i informacija od njihova izvora do menadžera koji će ih upotrebljavati. Zadatak je informacijskog sustava osigurati informacije za upravljanje 1
G. B. Davis, M. H. Olson, Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structura and Development, McGraw- Hill, New York, SAD, 1985., str. 200. 2 Čerić, Vlatko, Varga, Mladen, Informacijska tehnologija u poslovanju, Sveučilište u Zagrebu, Zagreb, 2004., str. 25.
1
poslovnim sustavom. Svaki poslovni, odnosno organizacijski sustav nastoji izgraditi informacijski sustav koji će davati informacije za brzo i kvalitetno donošenje odluka. Planiranje i izrada strategije informacijskog sustava najvažniji je zadatak glavnog informacijskog menadžera. Informacijski sustav postao je strateško oružje u konkurentskoj borbi na tržištu. Slika. 1: Odnos između menadžera i informacije
Osnovni dijelovi informacijskog sustava: 3 hardware, fizički dio informacijskog sustava (računala, modemi, mrežna oprema...) software, nevidljivi dio informacijskog sustava u obliku programskih rješenja, algoritama koji pokreću hardver lifeware, svi oni koji se koriste informacijskim sustavom dataware, način i metode organizacije baza i skladišta podataka netware, komunikacijska i mrežna rješenja koja povezuju sve elemente u jednu cjelinu orgware, organizacijski postupci i metode povezivanja svih navedenih elemenata u jednu cjelinu • •
• • • •
Informacijske sustave (IS) možemo podijeliti u nekoliko osnovnih vrsta: 4 klasični ili transakcijski informacijski sustavi sustavi za potporu odlučivanju ekspertni sustavi • • •
3 4
Srića, Velimir, Spremić, Mario, Informacijskom tehnologijom do uspjeha, Sinergija, Zagreb, 2000., str. 8-9. Srića, Velimir, Spremić, Mario, Informacijskom tehnologijom do uspjeha, Sinergija, Zagreb, 2000., str. 9.
2
Klasični ili transakcijski IS osnovni je dio svakoga IS- a i pripada operativnoj razini poslovanja. Pruža potporu tekućim procesima i transakcijama. Njegov izvještajni sustav daje neobrađene informacije o tijeku nekog procesa ili aktivnosti. Sustavi za potporu odlučivanju osim općih informacija i podataka posjeduju i baze modela, dokumenata, prognoza i statistika koji pomažu menadžerima u procesu odlučivanja. Ekspertni sustavi imaju mogućnost pohrane znanja stručnjaka iz nekog područja, upotrebe tog znanja pri odlučivanju i stvaranju novoga znanja. Ekspertna se znanja ugrađuju u softwer, pa se na taj način stvara umjetna inteligencija koja se koristi pri rješavanju problema i koja daje objašnjenje rješenja problema. Ekspertni sustavi imaju sposobnost objašnjavati postupak zaključivanja, mogu prenositi znanje korisniku i danas ovi sustavi služe menadžerima poput najboljih savjetnika. Postoje brojne definicije informacijskog sustava. "Informacijski sustav je sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i isporučuje informacije važne za organizaciju, tako da budu dostupne i uporabljive svakome kome su potrebne." 5 "IS (informacijski sustav) sastoji se od ljudi, opreme, tehnologije i postupaka koji omogućuju prikupljanje, pohranu, analizu, obradu i distribuciju podataka i informacija korisnicima, odnosno donositeljima poslovnih odluka." 6 "Informacijski sustav može se odrediti kao strukturirani, međusobno povezani kompleks ljudi, strojeva i procedura, predviđen za generiranje kontinuiranog toka odgovarajućih informacija prikupljenih iz unutarnjih i vanjskih izvora poduzeća za uporabu istih, kao baze pri donošenju poslovnih odluka." 7 Međutim, ne postoji jedan jedinstveni tip informacijskog sustava koji bi mogao pokriti sve različite aspekte kompjuterske obrade podataka. Zato u poduzećima obično postoji veći broj klasa kompjuteriziranih informacijskih sustava koji pokrivaju različita funkcionalna i organizacijska područja. Svi oni zajedno čine ono što zovemo informacijskim sustavom poduzeća ili poslovnim informacijskim sustavom.
5
Čerić, Vlatko, Varga, Mladen, Informacijska tehnologija u poslovanju, Sveučilište u Zagrebu, Zagreb, 2004., str. 19. 6 Srića, Velimir, Spremić, Mario, Informacijskom tehnologijom do uspjeha, Sinergija, Zagreb, 2000., str. 8. 7 Tihi, B., Istraživanje tržišta organizacije udruženog rada, V. Masleša, Sarajevo, 1987., str. 291.
3
Slika 2: Shema poslovnog informacijskog sustava
3. POSLOVI IFORMACIJSKI SUSTAV 3. 1 Upravljanje poslovnim sustavom Osnova uspješnog rada poslovnog sustava je odgovarajuće upravljanje. Ono uključuje tri skupa aktivnosti: 8 Planiranje, kojim se određuju ciljevi poslovnog sustava i razrađuju načini njihova ostvarivanja. Planiranje je osnova za donošenje poslovnih odluka. Organiziranje, kojim se poslovni sustav organizacijski osposobljava za ispunjavanje postavljenih ciljeva, putem propisivanja njegove strukture i pravila, odnosno procedura obavljanja poslovnih aktivnosti. Kontroliranje, kojim se nadgleda ostvarivanje poslovnih ciljeva, utvrđuju moguća odstupanja i inicira donošenje korektivnih odluka. •
•
•
Upravljanje složenim poslovnim sustavom obavlja se na više razina, s različitim ciljevima, sredstvima i informacijskim potrebama, a to su: 9 Operativno upravljanje je najniža razina menadžmenta koje se bavi organiziranjem i nadgledanjem svakodnevnih poslovnih aktivnosti u skladu s odlikama viših razina menadžmenta. Taktičko upravljanje je srednja razina menadžmenta, koje se bavi srednjoročnim problemima upravljanja, kao što je alokacija raspoloživih resursa radi što efikasnijeg ostvarivanja srednjoročnih ciljeva, a u skladu sa strateškim ciljevima poslovnog sustava. Strateško upravljanje je najviša razina menadžmenta koje donosi najvažnije, u pravilu dugoročne poslovne odluke koje određuju sudbinu poslovnog sustava, a odnose se na ključne poslovne funkcije ovisno o djelatnosti poslovnog sustava. •
•
•
8 9
Garača, Željko, Poslovna informatika, Sveučilište u Splitu, Ekonomski fakultet, Split, 2004., str. 201. Garača, Željko, Poslovna informatika, Sveučilište u Splitu, Ekonomski fakultet, Split, 2004., str. 201.
4
Odlučivanje je mehanizam upravljanja poslovnim sustavom. Osnovni zadatak informacijskog sustava osiguravanje je informacijskih podloga za poslovno odlučivanje, odnosno upravljanje poslovnim sustavom.
3. 2 Pojam poslovnog informacijskog sustava Prema sistemskom pristupu svaki sustav postoji da bi ostvario predhodno postavljen organizacijski cilj. Kako bi se ostvario cilj, potrebno je upravljati sustavom donoseći odgovarajuće odluke. Kako bi donijeli odluke moramo raspolagati informacijama. Sve potrebne informacije pruža nam informacijski sustav. Informacijski sustav je sustav za prikupljanje podataka o stanju sustava i njegove okoline, obradu i pohranjivanje podataka, te dostavljanje informacija onima kojima su potrebne. Poslovni sustav, da bi bio uspješan, mora imati odgovarajući informacijski sustav podržan najsuvremenijom informatičkom tehnologijom. On koristi podatke iz raznih izvora, vanjskih ili unutarnjih, koje prikuplja informacijski sustav. Poslovni informacijski sustav pomaže procesu odlučivanja na način da pomaže menadžerima u donošenju odluka opskrbljujući ih potrebnim informacijama. On je vrlo složen sustav koji ima niz funkcija. Dvije osnovne funkcije su upravljanje poslovnim sustavom i odvijanje poslovnih procesa. Funkciju upravljanja poslovnim sustavom možemo podijeliti na tri posebne funkcije prema razinama zadovoljavanja informacijskih potreba poslovnog sustava, odnosno razinama podrške upravljanju poslovnim sustavom, a to su: 10 Dokumentacijska funkcija Informacijska funkcija Upravljačka funkcija • • •
Dokumentacijska funkcija osigurava sređivanje poslovnih podataka o proteklim događajima. Informacijska funkcija osigurava potrebne informacije o stanju sustava u realnom vremenu, što predstavlja dobru informacijsku podlogu za potrebe odlučivanja i upravljanja. Upravljačka funkcija osigurava potpune informacijske podloge za odlučivanje i upravljanje. To su osim podataka o stanju sustava i podaci iz njegove okoline, te informacije o predviđanju budućeg ponašanja sustava i njegove okoline.
3. 3 Značaj razvoja i korištenja poslovnog informacijskog sustava Značaj poslovnog informacijskog sustava započinje njegovom ulogom u svakodnevnoj evidenciji poslovnih događaja, odnosno pohranjivanju podataka, raste kasnijom obradom podataka i njihovim korištenjem pri analizama, odnosno izvješćivanju vanjskih i unutrašnjih korisnika poslovnih informacija. Budući da različiti oblici organizacije uvjetuju različitu strukturu i razvijenost poslovnog informacijskog sustava, u različitim oblicima organizacija postoje sustavi čija je složenost različita. Premda se može zaključiti da se takvi sustavi međusobno razlikuju, potrebno je naglasiti njihovu sličnost u tri bitne sastavnice: svaki sadrži sličnu strukturu (ljudski i računalni resursi), slične procese (korištenje relevantnih postupaka poslovanja) i sličnu svrhu
10
Garača, Željko, Poslovna informatika, Sveučilište u Splitu, Ekonomski fakultet, Split, 2004., str. 203.
5
(prosljeđivanje informacija). Poslovne događaje iz organizacijske okoline sustav ljudskih i računalnih resursa pohranjuje, obrađuje i o njima izvješćuje. Poslovna organizacija, u današnjim uvjetima poslovanja, uzimajući u obzir važnost informacija za uspješno poslovanje, odnosno opstanak, intenzivno komunicira s unutrašnjim i vanjskim subjektima. Budući da su poslovne informacije od neprocjenjive važnosti, poslovni informacijski sustav zauzima važnu ulogu u evidentiranju, pohranjivanju i izvješćivanju o poslovnim događajima nastalim u poslovnoj organizaciji i okolini. Općenito, informacijski sustavi mogu stvoriti vrijednost na različite načine, a kao neke zajedničke mogu se izdvojiti sljedeće: informacijski sustav može poboljšati proizvode ili usluge povećavanjem kvalitete, smanjenjem troškova ili dodavanjem željenog oblika informacijski sustav može povećati učinkovitost automatskim izvršavanjem ponavljajućih radnji, gdje pravovremeno izvršavanje znatno utječe na učinkovitost informacijski sustav može poboljšati proces upravljanja osiguravanjem dostupnosti pravovremenih i pouzdanih informacija, omogućiti lakše planiranje, kontroliranje i vrednovanje poslovnih aktivnosti, smanjujući neizvjesnosti pri odlučivanju, odnosno poboljšavanjem kvalitete odlučivanja •
•
•
Temeljitim istraživanjem, provedenim u hrvatskim poduzećima, različite razine menadžmenta s različitom učestalosti koriste informacije iz poslovnog informacijskog sustava u poslovnom odlučivanju. Prema rezultatima istraživanja uočljiv je niski postotak korištenja poslovnog informacijskog sustava pri planiranju, lociranju menadžerske odgovornosti i donošenju menadžerskih odluka za radna mjesta menadžerske razine. Povećanjem integriranosti sustava, sva radna mjesta u okviru svojih radnih zadataka mogla bi povećavati korištenje sustava, te povećati učinkovitost pri radu i odlučivanju. Najveći postoci korištenja sustava su pri zakonski obvezatnom izvještavanju, kontroli tekućih aktivnosti i procjeni rezultata poslovanja. Razlog je u tome, što su upravo ti segmenti poslovnog informacijskog sustava uhodani i uzročno-posljedično povezani – kontrola tekućih aktivnosti i zakonski obvezatno izvještavanje.
3. 4 Konceptualni ustroj poslovnih informacijskih sustava za potrebe menadžmenta Konceptualni ustroj odlučivanja razvija se na temelju analize vremenskog horizonta odluka. Vremenski horizont je razdoblje na koje se odnosi svaka pojedina odluka, odnosno razdoblje u kojem se manifestiraju posljedice donesene odluke. S obzirom na vremenski horizont, razlikujemo tri temeljna tipa odluke: 11 Dugoročne (strateške) odluke Srednjoročne (taktičke) odluke Kratkoročne (operativne) odluke • • •
Dugoročne (strateške) odluke donose se na najvišoj razini menadžmenta i obično se donose na razdoblje od nekoliko godina. Srednjoročne odluke donose se na srednjim
11
Panian, Željko, Poslovna informatika, Potecon, Zagreb, 2001., str. 24.
6
razinama menadžmenta na razdoblje od nekoliko dana do nekoliko godina. Kratkoročne odluke donose se na najnižim razinama menadžmenta na vrijeme od nekoliko dana. Slika 3: Odnos vremena odlučivanja i razani menadžmenta
Vrhunskom vodstvu poslovnog subjekta odgovarat će ona razina konceptualnog ustroja poslovnog informacijskog sustava na kojoj postoji najveća koncepcija konceptualnih znanja o načinu vođenja poslovanja. Ta se razina naziva razinom sustava za potporu odlučivanju. To su sustavi koji pomažu u donošenju strateških odluka. Sustav nam mora dati odgovor: "Što učiniti?" Na razini izvršnog vodstva poslovnog subjekta funkcionirati će izvršna razina poslovnog informacijskog sustava. U tim je sustavima koncentrirano metodološko znanje o načinima vođenja poslovanja. Najnižoj razini menadžmenta odgovarati će transakcijski sustavi u kojima se nastoji uspostaviti kontrola nad pojedinim poslovnim procesima i aktivnostima i njima upravljati. Slika 4: Ustroja menadžmenta i poslovnog upravljačkog informacijskog sustava
7
3. 5 Metode projektiranja poslovnog informacijskog sustava U projektiranju i izgradnji poslovnih informacijskih sustava postoje dvije metode: 1. metoda improvizacije - izgradnja sustava funkciju po funkciju, proces po proces, aplikaciju po aplikaciju, bez plana cjelovitog informacijskog sustava 2. sustavni pristup- izgradnja sustava korak po korak, funkciju po funkciju, u skladu s prioritetima, ali prema unaprijed zamišljenoj slici cjeline Najčešći uzroci neuspjeha u realizaciji pojedinih poslovnih informacijskih sustava: 1. Korisnik nije bio aktivno uključen i odgovoran za realizaciju projekta informatizacije. Projekt zato ne odgovara stvarnim informacijskim potrebama. 2. Dva ili više dijelova novog informacijskog sustava nisu uzajamno usklađeni. Zato se ili ne mogu zajedno upotrebljavati ili je njihova integracija vrlo otežana. 3. Projekt koji je trebalo prekinuti ranije nije obustavljen na vrijeme. Čitav posao kasni uz dodatne nepotrebne troškove. 4. Nabavljen je nepotreban ili nedovoljan hardwer jer nisu dobro uočene i opisane informacijske potrebe kompjuterizirane poslovne funkcije. 5. Softer koji se koristi u nekoj proceduri ne zadovoljava, nije dovoljno dobro testiran pa nastaju greške, ili nije kvalitetno dokumentiran pa ga neupućeni korisnici teško mogu koristiti.
3. 6 Životni ciklus i sistemska analiza Svi razlozi, prethodno nabrojani, ukazuju na potrebu da poslovni informacijski sustav bude projektiran i izgrađen kako bi se ostvarila njegova što veća učinkovitost i pouzdanost, te da se izbjegnu navedene pogreške i problemi. To se može postići primjenom metodologije sistemske analize. Primjenjujući sistemsku dinamiku, razvoj poslovnog informacijskog sustava promatra se s gledišta menadžmenta u okviru "životnog ciklusa" koji obično ima nekoliko faza: 1. analiza postojećeg sustava 2. definiranje zahtjeva postavljenih pred novi sustav 3. dizajn novog sustava 4. razvoj novog sustava 5. implementiranje novog sustava 6. ocjenu uspješnosti novog sustava Prije početka projekta izgradnje poslovnog informacijskog sustava kao cjeline ili njegovih podsustava, valja definirati njegove sudionike. Najbolje je ako projekt obuhvati korisnike (one koji će primjenjivati novi sustav), menadžment (rukovodstvo korisnika) i profesionalne informatičare (sistemske analitičare, programere, organizatore, operatere). Inicijativu pristupanja izgradnji novog poslovnog informacijskog sustava daje ili poseban tim za razvoj i primjenu informatike pri glavnom poslovodstvu nekog poduzeća, ili korisnik koji se suočava s nekim problemom, ili pak samo rukovodstvo. U svakom slučaju, prvi korak biti će analiza postojećeg sustava.
8
3. 6. 1 Analiza postojećeg sustava Cilj analize postojećeg sustava je pružiti što bolji uvid u bit problema i stanje nekog poslovnog procesa za koji se predlaže razvoj novog sustava. Ovu fazu obično zajedno realiziraju korisnik i profesionalni informatičar. Korisnik najbolje poznaje postojeći način rada, probleme, zahtjeve i potrebe, dok profesionalni informatičar može postojeće stanje razmotriti s gledišta mogućnosti, rješenja i raspoloživih tehnologija za novi pristup. Predmet analize postojećeg sustava najčešće su transakcije koje se u njemu obavljaju, potrebni izlazi, korištene procedure i metode rada, način pohranjivanja podataka, postupci kontrole i postojeći hardwer i softwer. Prikupljene podatke zatim podvrgavamo analizi. Rezultat prve faze je izvještaj koji se prezentira menadžmentu kako bi se, na temelju slike stanja, mogla donijeti odluka o nastavku ili prekidanju projekta izgradnje novog sustava.
3. 6. 2 Definiranje zahtjeva Definiranje zahtjeva druga je faza procesa uspostavljanja novog poslovnog informacijskog sustava. Njen je cilj detaljno i precizno definiranje zahtjeva koji se postavljaju pred novi sustav. Korisnik i sistemski analitičar moraju dobiti točan uvid u to što će novi sustav raditi i kako će obaviti taj proces. Pritom treba definirati zahtjeve za ulazom, obradom i izlazom. Precizno definiranje zahtjeva proizlazi iz dobrog razumijevanja problema i potreba korisnika. Nakon preciziranja i definiranja zahtjeva moguće je izraditi razne alternative i ocijeniti ih kako bi se odabralo najbolje rješenje. Analitičari ovu fazu obično zaključuju izradom posebnog izvještaja o sustavnim zahtjevima.
3. 6. 3 Dizajn novog sustava Izborom neke od alternativa ulazi se u treću fazu - dizajn novog sustava. Njegovi su protagonisti programeri, odnosno osobe koje pišu programska rješenja. Ova faza ima tri glavna cilja: 1. izraditi novi sustav 2. stvoriti okvir kontrole u kojem će novi sustav djelovati 3. pružiti zadovoljavajuću dokumentaciju razvoja novog sustava U izradi novog sustava uobičajeno je koristiti: 1. sustavne dijagrame 2. metode dizajna sustava 3. strukturirani dizajn 4. rječnik podataka 5. pseudokod U dizajnu novog sustava važno je i pitanje skupa pravila i postupaka kontrole u kojem će on djelovati. Tako razlikujemo: 1. generalnu kontrolu (skup organizacijskih pravila kojima se omogućuje nesmetano i sigurno funkcioniranje novog sustava) 2. kontrolu aplikacija (usmjerena na tok aktivnosti obrade u novom sustavu)
9
Na kraju treće faze treba utvrditi slaže li se izrađeni sustav sa zahtjevima i specifikacijama iz ranije faze. Ukoliko predloženi sustav zadovoljava, prelazi se na nabavu i izbor potrebnog novog hardwera, te nastavlja s realizacijom sljedeće faze.
3. 6. 4 Razvoj novog sustava Kako i sam naslov kaže u ovoj se fazi razvija potrebni novi softwer na kojem će se zasnivati novi sustav. Glavne aktivnosti u razvoju novog sustava: 1. analiza zahtjeva programa u odnosu na ulaz, obradu i izlaz 2. utvrđivanje logičke strukture programa 3. analiza programa sa stajališta njihove strukturiranosti 4. kodiranje programa u izabranom jeziku 5. analiza kodiranih programa 6. testiranje programa i otklanjanje grešaka 7. dokumentiranje programa
3. 6. 5 Implementiranje novog sustava Glavna zadaća ove faze je naučiti korisnika kako primijeniti i koristiti novi sustav. Faza je posvećena učenju i podučavanju, te sadrži sljedeće cjeline: 1. kreiranje operativne dokumentacije i procedura 2. učenje korisnika kako slijediti nove procedure i koristiti novu opremu 3. konvertiranje datoteka u novi sustav 4. testiranje cijelog novog sustava 5. puštanje novog sustava u svakodnevnu uporabu
3. 6. 6 Ocjena uspješnosti novog sustava Ocjena uspješnosti novog sustava predstavlja posljednju fazu kojoj je cilj: 1. provjeriti ispunjava li novi sustav postavljene zahtjeve 2. omogućiti "održavanje" novog sustava Nakon određenog vremena djelovanja novog sustava potrebno je izraditi konačni izvještaj s procjenom uspješnosti njegova funkcioniranja.
3. 7 Vrste poslovnih informacijskih sustava Postoje različite vrste poslovnih informacijskih sustava. Oni se u poslovnim organizacijama izgrađuju kao: 12 1. parcijalni (djelomični: osobni, sektorski, funkcijski) 2. paralelni (zbroj samostalnih osobnih, sektorskih, funkcionalnih, projektnih) 3. integralni (cjelovit informacijski sustav poslovne organizacije, koji integrira sve informacijske strukture poslovnog sustava)
12
Javorović, Božidar, Bilandžić, Mirko, Poslovne informacije i business intelligence, Golden marketingTehnička knjiga, Zagreb, 2007., str. 126.
10
Poslovni informacijski sustavi su organizirani i djeluju kao samostalni i umreženi. Poslovni informacijski sustav je dio poslovnog sustava. Iako mora biti cjelovito i vidljivo organizacijsko oblikovan i postavljen, on je ugrađen u sustav poslovne organizacije. Razvijenost, razgranatost i složenost poslovnog informacijskog sustava ovisi o: 1. veličini, složenosti i financijskoj snazi poslovne organizacije i njezine spremnosti da djeluje na odgovarajućoj informacijskoj razini 2. informacijskoj osvještenosti vlasnika i uprave poslovnog sustava 3. uočavanju koristi koju donosi informacijski sustav i upotreba aktualnih, relevantnih informacija Poslovni informacijski sustavi mogu biti jednostavni i složeni. Jednostavni su oni koji su vezani za jedno računalo ili jednu poslovnu funkciju. Složeni su svi umreženi višefunkcionalni informacijski sustavi. Razina složenosti ovih sustava ovisi o razini umreženosti, te brojnosti i složenosti funkcija koje obavljaju.
3. 8 Organizacija poslovnog informacijskog sustava 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Poslovni informacijski sustav se, u organizacijskom pogledu, sastoji od: 13 uprave i informacijskog menadžmenta informacijskih službi operativnog informatičkog centra baze podataka, skladišta podataka i informacijske baze informacijsko- komunikacijske mreže priključenih vanjskih mreža i sustava sustava prikupljanja poslovnih podataka i informacija korisnika poslovnih informacija sustava informacijsko- komunikacijske sigurnosti
5. ZAKLJUČAK Oblikovanje novog ili poboljšavanje postojećeg poslovnog informacijskog sustava, često predstavlja težak zadatak. Naime, «uhodani» poslovni procesi ne podupiru promjene, prvenstveno zbog konflikta ciljeva pojedinih unutrašnjih korisnika, premda, načelno, nitko nema ništa protiv da se poslovni procesi učinkovito oblikuju, odnosno poboljšaju na dobrobit svih korisnika. Manje je prihvatljiva činjenica da svi moraju, u određenom dijelu poslovnog procesa, načiniti određene ustupke kako bi druga strana lakše obavljala svoj dio posla. Može se utvrditi da integriranost poslovnog informacijskog sustava uveliko utječe i na međuljudske odnose u poslovnoj organizaciji. Naime, u «nedovršenom» poslovnom sustavu postoje napetosti u dijelu koji, zbog načina rada pojedine skupine, stvara dodatni posao u drugoj skupini. Premda i ta skupina, nerijetko, u nekom poslovnom procesu čiji je začetnik, svojim načinom rada stvara drugoj skupini slične probleme. Naravno, u tom slučaju, dugoročno, obje skupine će potencijalno imati loše međuljudske odnose, koji će dodatno, uz nedostatke «nedovršenog» poslovnog sustava, umanjiti radnu učinkovitost i stvoriti druge organizacijske poteškoće. Organizacijski gledano, sve to stvara nepotreban trošak, a očito iz 13
Javorović, Božidar, Bilandžić, Mirko, Poslovne informacije i business intelligence, Golden marketingTehnička knjiga, Zagreb, 2007., str. 131.
11
nedovoljne izgrađenosti poslovnog sustava, čija izgradnja, odnosno poboljšanje je nužno za sva poduzeća koja žele opstati, te primjerenom konkurentskom sposobnosti, i dugoročno, profitabilno poslovati. Prava informacija ključ je konkurentnosti, profitabilnosti i uspjeha svake organizacije, a odgovarajući poslovni informacijski sustav uvelike tome pridonosi. Stoga, potrebno je neprestano poboljšavati postojeće i izrađivati nove poslovne informacijske sustave, jer se samo tako može opstati, uspjeti i postići organizacijske ciljeve.
6. LITERATURA Knjige: Srića, V., Treven, S., Pavlić, M.:Menadžer i informacijski sustavi, Poslovna knjiga, Zagreb, 1994. Javorović, B., Bilandžić, M.: Poslovne informacije i business intelligence, Golden marketing- Tehnička knjiga, Zagreb, 2007. Sikavica, P., Bebek, B., Skoko, H., Tipurić, D.: Poslovno odlučivanje, Informator, Zagreb, 1999. G. B. Davis, M. H. Olson: Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structura and Development, McGraw- Hill, New York, SAD, 1985. B. Tihi: Istraživanje tržišta organizacije udruženog rada, V. Masleša, Sarajevo, 1987. Garača, Ž.:Poslovna informatika, Sveučilište u Splitu, Ekonomski fakultet, Split, 2004. Panian, Ž.: Poslovna informatika, Potecon, Zagreb, 2001. Čerić, V., Varga, M.: Informacijska tehnologija u poslovanju, Sveučilište u Zagrebu, Zagreb, 2004. Srića, V., Spremić, M.: Informacijskom tehnologijom do uspjeha, Sinergija, Zagreb, 2000. •
•
•
•
• •
• •
•
Internet: www.sapmag.com.hr/show_article.php?id=406, (preuzeto 03. 08. 2009.) www.sapmag.com.hr/show_article.php?id=398, (preuzeto 03. 08. 2009.) www.microsoft.com/croatia/Reference/rjesenje.aspx_sId_310.mspx, (preuzeto 21. 08. 2009.) www.poslovni-software.com/proizvodi.php?ID=31&PID=8, (preuzeto 21. 08. 2009.) • • •
•
12
