Poslovni Informacijski Sustavi skripta 1.Kolokvij

1. OSNOVNI POJMOVI Informacijski sustav - onaj dio stvarnog sustava koji služi pretvorbi ulaznih u izlazne informacije.

1.1.

Sistemski pristup i pojam sustava

SUSTAV JE  



   



svaki uređeni skup koji se sastoji od najmanje dva elementa koji međusobnim djelovanjem (interakcijom) ostvaruju neku, jednostavnu ili složenu, funkciju cjeline. S obzirom na orijentiranost (smjer) razlikuju se: o Ulazne veze (simbolički označene kao U) o Izlazne veze (simbolički I) S obzirom na prirodu veza razlikuju se: o Materijalne o Energetske o Informacijske Unutar sustava odvija se određeni proces pretvorbe (transformacije T) ulaza u izlaze sustava: I = U *T Shematsko prikazivanje odnosa promatranog sustava i njegove okoline, te eventualno istraživanje tih odnosa - metoda crne kutije prema okolini omeđen granicama, koje mogu biti fizičke ili logičke Ovisno o prirodi elemenata od kojih se sastoje sustavi mogu biti: o Konkretni o Apstraktni o Hibridni (mješoviti) s obzirom na ponašanje u vremenu: o Statički (vremenski nepromjenjivi) o Dinamički (vremenski promjenjivi)

1.2.

Pojam poslovnog informacijskog sustava

INFORMACIJSKI SUSTAV  

uređeni skup elemenata (komponenta) koje u interakciji funkcije prikupljanja, obrade, pohranjivanja i diseminacije (izdavanja na korištenje) informacija. u poslovnim sustavima podržavaju i informacijski poslužuju poslovne procese i operacije, poslovno odlučivanje te razvijanje i implementaciju kompetitivnih strategija poslovanja -> poslovni informacijski sustavi

1

1.3.

Komponente poslovnog informacijskog sustava

1. Materijalno – tehnička komponenta (hardware)  svi strojevi, uređaji i sredstava namijenjena isključivo ili pretežito obradi podataka, odnosno informacija  tj. svi fizički „opipljivi“ ali neživi elementi PIS-a 2. Nematerijalna komponenta (software)  ukupnost ljudskog znanja ugrađenog u strojeve, opremu i uređaje, koje je samo po sebi predmet obrade ili pak diktira način obrade sustavu  Predmet obrade su poslovno relevantni podaci kao manifestacija činjeničnog ljudskog znanja raspoloživog u PIS-u, dok se metodološka znanja u taj sustav ugrađuju obliku računalnih programa 3. Ljudska komponenta (lifeware)  svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom namjerom sudjeluju u radu sustava i koriste rezultate njegova rada (skupina porfesionalnih informatičara i skupina korisnika rezultata rada sustava) 4. Mrežna (prijenosna) komponenta (netware)  tvori komunikacijsku infrastrukturu za prijenos podataka na veće ili manje udaljenosti među hardverskim elementima unutar samog sustava ili u njegovim vezama s okolinom  Pasivni elementi - razni oblici materijalnih (žičnih) ili nematerijalnih (bežičnih) komunikacijskih kanala; ni na koji način ne preoblikuju podatke  aktivni elementi - različiti namjenski, specijalizirani mrežni i komunikacijski uređaji preoblikuju podatke prije, za vrijeme i nakon njihova prijenosa kako bi ga učinili učinkovitijim 5. Organizacijska komponenta (orgware)  ukupnost standarda, mjera, postupaka i propisa kojima se funkcionalno i vremenski usklađuje rad prethodno navedene 4 komp., kako bi one tvorile skladnu cjelinu  Funkcionalno usklađivanje – koordinacija  vremensko usklađivanje - sinkronizacija rada sustava

1.4.

Funkcije poslovnog informacijskog sustava

2 osnovne funkcije: a) priprema informacijske podloge za donošenje poslovnih odluka b) dokumentiranje, odnosno trajno pohranjivanje ranije generiranih informacija

1.4.1.Priprema informacijske podloge za odlučivanje Ključna svojstva informacija: 1. vrsnoća (kvaliteta)

2



njena sposobnost zadovoljavanja informacijskih potreba korisnika, odnosno ostvarivanje uvjeta u kojima korisnik može donijeti odgovarajuću odluku  osnovno pravilo: informacijama treba podupirati donošenje dobrih odluka 2. količina (kvantiteta)  egzaktno mjerljiva osobina informacije  Količina informacija potrebna za donošenje odluke raste od najviše prema nižim razinama menadžmenta u poduzeću 3. vrijednost informacije u vremenu  3 karakteristična područja prognoziranja - kada se odgovarajuća informacija dobiva i prije no što je potrebno donijeti odluku, vrijednost inf: najveća i nelinearno opada stvarnog vremena – inf. se dobiva upravo onda kada treba donijeti odluku, vrijednost informacija gotovo je nepromijenjena sve do područje zastarijevanja – inf. se dobiva prekasno, kad odluka više nije potrebna ili nije relevantna za daljnji tijek događaja, vrijednost: strmo eksponencijalno pada

suvremeni posl.menadžment - zahtjeva raspoloživost inf u području prognoziranja, odnosno stvarnog vremena – njena vrijednost tada nadmašuje ili je uravnotežena s „težinom“ odluke

Postupak pripreme informacija za poslovno odlučivanje 1. prikupljanje poslovno relevantnih podataka 2. obradu (procesuiranje) tih podataka, tj. njihovu pretvorbu u poslovno relevantne informacije 3. ispostavljanje (diseminaciju) informacija korisnicima.

1.Izvori poslovno relevantnih podataka  



su odgovarajući poslovni događaji i poslovni procesi Gdje se događaju i/ili procesi zbivaju: o unutarnji (interni) - poslovni događaji i procesi koji se zbivaju unutar posl. sustava o vanjski (eksterni) – koji su se zbili ili se upravo događaju u okruženju tog poslovnog subjekta ( na tržištu, u političkom sustavu…) S druge strane mogu biti: o primarni – sami poslovni događaji i/ili procesi koji su se zapravo zbili ili se događaju, a podaci koji se zahvaćaju njihova su manifestacija

3

o

sekundarni – koji su se već ranije zbili, u bližoj ili daljoj prošlosti, a čije su manifestacije (podaci) zabilježene i pohranjene na nekom trajnom nositelju podataka 2. Obrada podataka   

nastoji se da je pretežito ostvaruju strojevi primjenom odgovarajućih programa. Rezultat - trebale bi biti relevantne informacije koje mogu poslužiti pri donošenju kvalitetnih poslovnih odluka bilo koje vrste, odnosno na bilo kojoj razini odlučivanja Cilj je pritom u praksi ostvariti dobro poznatu maksimu prava informacija na pravom mjestu, u pravo vrijeme, u odgovarajućem obliku i uz najniže troškove

1.4.2.Dokumentiranje (trajno pohranjivanje) informacija



  



 

Jedna od temeljnih funkcija PIS-a: omogućiti „preživljavanje“ podataka i informacija u nekom kraćem ili dužem vremenu = dokumentiranje informacija - osigurava trajnu i neograničenu dostupnost tzv. povijenih informacija U poslovnom smislu: osigurat će se kontinuitet poslovanja i uvid u povijesna zbivanja u poslovnom sustavu i njegovu okruženju U suvremenim PIS ta funkcija nastojat će trajno zabilježiti kontekst u kojem je informacija nastala Rezultat ostvarivanja f-je dokumentiranja - poslovna dokumentacija o Konvencionalna (uglavnom papirnata) o Digitalna tj.elektronička (ili strojno čitljiva) Digitalna dokumentacija o ne oštećuje se i ne troši o daleko brža obrada informacija o rezultati su precizniji, točniji i pouzdaniji o ekonomičnija i ekološki prihvatljiva o znatne uštede u troškovima i neizravne ekološke koristi Konvencionalna dok. – gubi na kakvoći zbog nepoželjni mehaničkih, kemijskih, optičkih i dr. utjecaja - može dovesti do gubitka inf. (vrlo neugodna i opasna situacija) tzv. ured bez papira – potpuno automatizirani poslovni sustavi u kojima se konvencionalna dokumentacija uopće ne koristi pa je u potpunosti otklonjena i potreba za ručnom obradom podataka

1.5.

Koncept životnog ciklusa poslovnog informacijskog sustava

Bit koncepta - shvaćanje prema kojemu svaki takav sustav u nekoj točki u vremenu nastaje, potom se razvija sukladno određenim zakonitostima da bi nakon određenog vremena nestao, odnosno bio zamijenjen nekim novim sustavom.

4

4 Osnovne razvojne faze: 







Faza inicijalizacije (nastajanja) sustava o započinje davanjem poticaja za razvitak novog PIS-a (menadžeri i djelatnici koji se osjećaju nedovoljno informiranima) o obavljaju se opsežne konzultacije i razgovori, te pripreme za izgradnju PIS-a o sustav počinje „živjeti“, tj. počinju se ocrtavati njegovi budući obrisi Faza ekspanzije o PIS je u ovoj fazi kada je uočljiv pretežito kvantitativan rast sustava o Nabavljaju se strojevi i oprema, pripremaju se programi, obrazuju djelatnici, razvijaju organizacijske metode i razvijaju mrežne komponente sustava o Krivulja - eksponencijalne prirode i izrazito strmo rastuća Faza konsolidacije o kada je određena razvojna razina PIS-a (točka infleksije), njegov se daljnji rast svjesno usporava da se uspostavi potrebna kontrola nad njegovim radom i uspostavile željene mogućnosti upravljanja o Naglasak je na standardizaciji aktivnosti, procesa i procedura, usklađivanja rada komponenata i tzv. finom podešavanju Faza zrelosti o nakon što je PIS zadovolji kriterije kvalitete, učinkovitosti i djelotvornosti o počinje davati optimalne rezultate rada i stvarati očekivanu posl. vrijednost o treba trajat što duže kako bi se iskoristila dotadašnja ulaganja

5

2. POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI I POSLOVNO UPRAVLJANJE 2.1.

Poduzeće kao poslovni sustav

Proizvodno poduzeće primjer je poslovnog sustava koji se sastoji od komponenata (odjela) koji zajednički rade da ulaz (sirovine) transformiraju u izlaz (finalne proizvode) čiji je cilj ostvarivanje novčane dobiti.

   

Poslovni sustav nikad nije izoliran od svoje okoline unutar koje djeluje On je adaptivan sustav - ima sposobnost uočavanja promjena i prilagođavanja u skladu s novim uvjetima Informacije o promjenama uočene na izlazu sustava mehanizmom povratne veze upućuju se natrag prema ulazu – regulira se rad sustava upravljački procesi imaju pritom ulogu kontrolnog, odnosno upravljačkog mehanizma

Karakteristike poslovnog sustava:  



Komponente sustava rade zajednički u ostvarenju kolektivnog cilja - ostvarenje dobiti Sustav nije nikad izoliran od okoline u kojoj djeluju i drugi sustavi. Mogu se utvrditi granice sustava i utvrditi što je unutra, a što izvan poduzeća. Sustav je u doticanju s drugim sustavima preko svog sučelja (u poduzeću: odjeli koji komuniciraju s kupcima, dobavljačima...) otvoreni sustavi Veći se sustav može raščlaniti na podsustave. Sustav istovremeno može biti dio nekog većeg sustava, tj. biti njegov podsustav - hijerarhijska organiziranost među sustavima

Organizacijski sustavi ili organizacije 

poduzeća koja imaju karakteristike složenih hijerarhijskih organiziranih dinamičnih sustava orijentiranih ispunjenju cilja, s uključenim mehanizmima povratne veze i kontrole  prema djelatnostima koje obavljaju: proizvodnja, trgovina, bankarstvo i financije...  prema broju zaposlenih i veličini prihoda: male, srednje i velike Poslovni sustav – ljudi, sredstva, poslovi koji su složenoj interakciji ostvaruju svoj cilj Poslovni procesi ili skupno poslovna tehnologija   

veliki broj različitih poslova koji se obavljaju u poslovnom sustavu izvršni - kojima se djelatno izvršavaju temeljni zadaci poslovnog sustava (proizvodi se proizvod, obavlja usluga); možemo grupirati u izvršni podsustav upravljački - pomoću kojih se upravlja poslovnim sustavom (analiziraju rezultati poslovanja, odlučuje o nabavi opreme, razrađuje plan proizvodnje) - obavlja se regulacija i prilagodba sustava; upravljački podsustav

6



međusobno povezani tokovima koji mogu biti: materijalni (sirovine, proizvodi, energija), upravljački (odluke) ili informacijski

2.2.

Podaci i informacije u poslovanju

Podatak  

skup znakova zapisanih na nekom mediju moramo znati pročitati i interpretirati -> dobivamo informaciju, odnosno obavijest

Elementarna informacija  

interpretacijom elem. podatka (znakovni prikaz jednog obilježja nekog objekta) Za kvalitetno odlučivanje potrebna nam je kvalitetna informacija

Kvalitetna informacija je:    

točna (konkretno opisuje stanje stvari) potpuna (u cijelosti i objektivno opisuje stanje stvari) primjerena, odnosno relevantna (odgovara problemu koji zahtijeva odlučivanje i osobi koja odlučuje) pravovremena (dobivena na vrijeme)

Vrijednost informacije 

teško utvrditi, može se odrediti posredno preko odluke koja je temeljena na promatranoj informaciji Zbog svoje važnosti u poslovanju podaci i informacije smatraju se važnim resursom, odnosno imovinom nužnom u modernom poslovanju – govori se o informacijskoj imovini Znanje     

kombinacija podataka i informacija, kojemu je dodano ekspertno mišljenje, vještina i iskustvo; „zna“ kako koristiti informaciju eksplicitno ili kodificirano - znamo kako ga opisati i zapisati implicitno ili tiho - ako postoji samo u „glavama“ pojedinaca i ako ga je teško formalizirati i komunicirati također može biti individualno i kolektivno opisuje stvari u nekomu području, koje je ustanovljeno prema prihvaćenom kriteriju

7

2.3.

Svrha poslovnog informacijskog sustava

Informacijski sustav može poslovnom sustavu pomoći na 3 načina: 1. izvršnom dijelu može poduprijeti izvršenje poslovnih procesa – to je izvršni dio IS-a, a sloj IS-a koji to obavlja naziva se sustav za obradu transakcija 2. upravljačkom dijelu može olakšati upravljanje poslovnim sustavom – to je upravljački dio ISa, a sloj IS-a koji to obavlja naziva se sustav za potporu upravljanju 3. općenito poslovnom sustavu može omogućiti komunikaciju unutar sebe i sa svojom okolinom - to je suradnički dio IS-a, a sloj koji to obavlja je sustav za komunikaciju i suradnju

2.3.1. Izvršni sloj IS-a Izvođenje posl.procesa  poslovni proces - pojam kojim se obavljaju unutar promatane organizacije tj.poslovnog sustava  poslovna tehnologija o sveukupnost različitih poslovnih procesa koji se obavljaju u organizaciji o svaka organizacija ima specifičnu posl.tehnologiju o procesi proizvodnje, nabave sirovina i energije, plasmana proizvoda...  automatizacija poslovnih procesa - jedan od najvažnijih zadataka(obračun kamata u bankama, evidencija prisutnosti zaposlenika, karte za let zrakoplovom, kazališne...)  cilj organizacije je zadržat kompetitivnu prednost u odnosu na druge org. 2 načina povezivanja procesa: 1. FUNKCIJSKO POVEZIVANJE - procesi koji obavljaju slične operacije ili operacije koje se međusobno povezuju da bi se ostvarila neka opća funkcionalnost u org., grupiraju se u cjelinu tj. funkciju(procesi se grupiraju u cjelinu nazvanu podsustav, aplikacija, modul) 2. POVEZIVANJE U PROCESNI LANAC – procesi se povezuju u lanac procesa kojima se ostvaruje neka nova ''funkcionalnost'' tzv. LANAC VRIJEDNOSTI, oni mogu pripadati različiti funkcijama što znači da se istovremeno mogu povezivati i u proizvodni i u procesni lanac(lanac procesa nabava-proizvodnja-prodaja) Transakcijska obrada Većina izvršnih procesa ima transakcijski karakter TRANSAKCIJSKI PROCES  skup aktivnosti kojima se iz ulaza proizvode izlazi  ulazi- elementi koji ulaze u proces, materijalni(sirovine koje se prerađuju u proizvod) ili informacijski(nose inf. o tome kako će proces ''preraditi'' ulaz u izlaz)  ako je potrebno pamtiti stanje procesa, ono se bilježi podacima  izlaze čine proizvodi nastali ''preradom'' ulaza unutar procesa- mogu biti materijalni (proizvedeni proiz.) ili informacijski (podaci o proizvedenom proiz.)  primjer: podizanje gotovog novca na bankomatu

8

 

prijenos novca s jednog na drugi račun - primjer procesa samo s informacijskim ulazom i izlazom (informacijski uvijek, materijalni mogu izostati) Slika 2.3. Transakcijski procesi

Dio transakcijskog procesa koji barata podacima- TRANSAKCIJA  slika ista kao i kod trans.procesa, samo što kod transakcije ulaze i izlaze samo podaci  primjer transakcije: internetske kupnje, upis podataka u ekranskoj formi  obrada transakcija mora se obavljati grupnom obradom (prikupljaju se tran.podaci,a zatim se grupno obrađuju u vrijeme manje opterećenja inf.sustava-obračun plaća zaposlenika) ili obradom u stvarnom vremenu (transakcija se obrađuje odmah-transakcija na POS uređaju koja registrira kupnju i realizira plaćanje) Transakcijska obrada može se obavljat na više načina: 1. Na glavnom računalu, a korisnici pokreću transakcije, unose ulazne podatke i primaju rezultate transakcije putem terminala (uređaj za slanje i primanje podataka putem telek.linija) koi su direktno ili telekomunikacijski linijama povezani s glavnim računalom. Osobno računalo se često koristi kao terminal 2. u klijentsko-poslužiteljskom konceptu obrada podataka transakcije se obrađuje na poslužitelju, a pokreću na klijentu na kojem se upisuju ulazni podaci i preuzimaju izlazni rezultati(dvorazinska obrada) o Trorazinska obrada – baza podataka na poslužitelju baze podataka, programi za obradu podataka na aplikacijskom poslužitelju, a upis ulaznih podataka i prezentacija rezultata preko grafičkog korisničkog sučeljaž o Prednosti višerazinske arh: veća programska modularnost, odvajanje procesa upravljanja bazom podataka od obrade i prezentacije podataka o POSLUŽITELJI - računala koja upravljaju mrežnim računalnim resursima; klasificiraju se prema poslu koji obavljaju: poslužitelj s bazom podataka, aplikacijski poslužitelj, mrežni poslužitelj, poslužitelj elektroničke pošte itd. o KLIJENT - skromnije računalo ili samo program koji se obavlja na osobnom računalu ili radnoj stanici, a koji pokreće operaciju bavljanu na poslužitelju; može biti debeo (raspolaže klijentskom aplikacijom; pri svakoj promjeni klijentske aplikacije treba obavit nova instaliranja) ili tanak (raspolaže samo preglednikom; prednost-njegov softver ne treba održavati jer je samo jednom potrebno instalirat preglednik) S gledišta baze podataka TRANSAKCIJA je jedinica posla s podacima u bazi podataka, koja se može sastojati od više aktivnosti, ali se uvijek mora obavit kao cjelnia, u potpunosti ili nikako 4 temeljne karakteristike koje transakcije moraju ispuniti: Atomarna - mora se obavit u cjelosti Konzistentna - svaka promjena podataka bazu podataka prevodi iz jednog u drugo konzistentno stanje Izolirana - mora se ponašat kao da je izolirana od ostalih transakcija Izdržljiva - učinci transakcije ne smiju bit izgubljeni čak ni u slučaju kvara sustava

9

Sustav za obradu transakcija  pruža potporu tekućem izvođenju poslovnog procesa izvođenjem niza transakcija  transakcijski sustav obavlja 3 funkcije: o izvršava tran i vodi evidenciju o obavljenim transakcijama o stvara dokumente vezane uz transakcije nužne za poslovanje o izvještavanje o stanju poslovanja(realizira se izgradnjom niza izvještajnih transakcija) - naziva se upravljačkim izvještajnim sustavom ili izvještajnim IS 2.3.2. Upravljački sloj IS-a Upravljanje i odlučivanje  upravljanje posl.sustavom uključuje planiranje, organiziranje i kontroliranje aktivnosti, a u velikoj mjeri odnosi se na donošenje odluka  za donošenje dobre poslovne odluke potrebne su kvalitetne informacije  nekoliko koraka u procesu odlučivanja: 1. Prepoznavanje problema: shvaćanje i definiranje problema, pronalaženje izvora inf, prikupljanje i procjena vrijednosti inf 2. Oblikovanje opcija(inačica) rješenja:u skladu s ciljevima poslovno sustava foruliraju se moguća rješenja 3. Odabir najpovoljnije opcije: donositelj odluke odabire odgovarajuće riješenje 4. Provedba odabrane opcije 5. Ocjena provedbe: ispitivanje kako je riješen početni problem     

odluka je rezultat mentalnog procesa koji rezultira izborom najpovoljnije opcije proces odlučivanja temelji se na uvažavanju eksplicitnih i neeksplicitnih pretpostavki informacije koje se koriste pri odlučivanju mogu potjecat iz različitih izvora odlučivanje se demokratizira i decentralizira potpora odlučivanju temelji se na : o pronalaženju podataka tj.informacija relevantnih za problem o primjeni odgovarajuće metode odnosno modela obrade podataka o 3 tipična oblika upravljanja(odlučivanja) - Tablica 2.1. Upravljanje, odlučivanje, priprema podataka

Operativno upravljanje  bave se operativni ili niži menadžeri koji vode i nadgledaju osnovne poslovne procese i provode odluke taktičkih menadžera  odluke su im repetativne, a odlučivanje racionalno i strukturirano  kod strukturiranog (programiranog) odlučivanja postupak je poznat. Pogodno rješenje se odabire prema unaprijed poznatim pravilima (odluka može li se isplatiti traženi iznos na bankomatu propisana je pravilima banke)  strukturirano odlučivanje se može automatizirat kroz transakcijski sustav  tehnologija statičkog izvještavanja -temelji se na statičkom, nepromijenjivom, definiranom izvještaju  izvještavanje i praćenje primjeri su operativne analize podataka temeljene na pravilima

10

 

važan čimbenik kvalitete statičkog izvještavanja je stupanj integracije podataka ''bogatstvo podataka, ali siromaštvo informacija''

Taktičko upravljanje  bave se taktički ili srednji menadžeri koji prate skupine poslovnih procesa unutra dužeg razdoblja  njihovo je odlučivanje uglavnom polustrukturirano, jer nije unaprijed propisano pravilima  pri odlučivanju potrebne agregirane inf, iskustvo i umješnost  Taktička analiza podataka - ne postoje unaprijed pripremljene izvještajne transakcije  online analitička obrada podataka - tipičan oblik iterativne analize koji se provodi na dimenzijama u skladištu podataka  tehnika detaljizacije – agregirano po godinama, kvartalima ili mjesecima  softer omogućuje dinamičko generiranje analitičkog izvještaja- dinamičko izvještavanje Strateško upravljanje  bave se strateški ili najviši menadžeri, koji donose strateške i često dugoročne poslovne odluke koje pripadaju ključnim poslovnim funkcijama  oslanja se na nestrukturirano odlučivanje kod kojeg nije moguće propisati pravilo  teret odlučivanja preuzima osoba koja odlučuje a uloga je IS-a da joj pruži relevantne inf.  oblici strateške analize podataka kojima se rješavaju specifični poslovni problemi  primjenjuju se specifične metode ili modeli obrade podataka- metode optimizacije, simulacije, eksternih sustava, otkrivanja znanja itd. Sustav za potporu upravljanja  preuzima podatke iz izvršnog (transakcijskog) dijela IS-a i podatke iz različitihvanjskih izvora da bi od njih primjenom različithranije opisanih obrada stvorio informacije primjerene poslovnom upravljanju i odlučivanju  Slika 2.4 Komponente sustava za potporu upravljanja  Aplikacije poslovne analitike – upravljanje financijskom i poslovnom efikasnošću, odnosima s klijentima, lancem nabavem proizvodnje i prodaje itd. 2.3.3. Suradnički sloj IS-a Suradnja, komunikacija i individualni rad  u funkcioniranju posl.sustava sudjeluje niz sudionika unutar i izvan organizacije Sustav za komunikaciju i suradnju Dio IS-a koji uključuje različite primjene informacijske tehnologije za obavljanje administrativnih poslova:  KOMUNIKACIJE - obuhvaćaju različite načine individualne ili komunikacije više osoba istovremeno(elektronička pošta, gasovna pošta, telefoniranje, faksiranje, konferiranje) (NetMeeting- za video konferrencije)  POTPORA SURADNJI U SKUPINI - obuhvaća više tehnologija koje pomažu skupnom odlučivanje, komunikaciju unutar skupina, elektroničko glasovanje i sl.

11

 



POTPORA INDIVIDUALNOM RADU - obuhvaća više tehnologija koje unapređuju efikasnost individualnog rada(prikupljanje podataka, analiza i sl.-koristi se Microsoft Office) UPRAVLJANJE SADRŽAJIMA - suvremeni naziv za pripremu, obradu i poranjivanje različitih nestrukturnih podataka u bazu dokumenata te njihovo efikasno pretraživanje i distribuiranje(stari naziv upravljanje dokumentima) PRETRAŽIVANJE DOKUMENATA - odnosi se na pretraživanje različitih specijaliziranih baza dokumenata i Weba

WEB MJESTO ili PORTAL-skup sređenih dokumenata na Webu koi pokrivaju jednu temu ili pripadaju jednoj organizaciji Poznatiji programi za izgradnju sustava za kom.suradnju i individualni rad - Oracle Collaboration Suite i Microsoft Exchange Server 2.4. Integralni informacijski sustav  

  

 

sustav u kojem su pojedini dijelovi informacijskog sustava međusobno povezani integiriranost se ostvaruje povezivanjem podataka tako da se podaci jedne poslovne pojave pohranjuju u sustavu jednom a istovremeno koriste u više podsustava(SAP ERP, Oracle EBusiness Suite) iz slike (2.5.) je vidljivo da dobar inf.sustav ima na operativnoj razini sustav za obradu transakcija, a čitav inf.sustav prožet je sustavom za komunikaciju i suradnju vertikalno integriran inf.sustav - postignuta povezanost posl.procesa najniže funk.razine s procesima analize podataka i prikaza informacija za upravljanje na višim razinama horizontalno integriran inf.sustav - može se sustavno pratiti posl.proces(narudžba kupca integralni sustav automatski proslijeđuje službu za prodaju i dostavu-isporuka robe kupcušalje mu se račun-u skladištu se evidentira količina isporučene robe itd.) omogućuje evidentiranje i analizu svih poslovnih događaja elektronička razmjena podataka

12

3. RAZVOJ INFORMACIJSKOG SUSTAVA 3.1. Pristupi razvoju 3.1.1. Informacijski sustav kao inženjerski proizvod Kompleksni proizvodi pokazuju slične karakteristike: a) imaju karakteristike sustava b) za njihovu izgradnju odnosno razvo potrebno je dobro poznavanje metoda, tehnika i alata izgradnje c) potrebno ih je neprestano održavat-inženjerski proizvodi-preko inženjerskih disciplina stvaraju se kompleksne proizvode ZACHMANOV OKVIR ARHITEKTURE INFORMACIJSKOG SUSTAVA  koristi se kod ovladavanja kompleksnosti inf.sustava ali i bilo kojeg složenog inženjerskog proizvoda  razmatra razvoj inf.sustava kroz dimenziju karakteritike inf.sustava i dimenziju uloge sudionika u razvoju sustava  arhitektura IS se opisuje skupom različitih ARTEFEKATA - modeli, definicije, specifikacije, nacrti i ostala dokumentacija koja opisuje sustav, a nije sam sustav 3.1.2. Značajke inf.sustava  

prva dimenzija opisuje karakteristike proizvoda – IS-a – a dobivena je odgovorom na pitanja što, kako, gdje, tko, kada i zašto Tablica 3.1. Karakteristkie proizvoda

3.1.3. Uloge sudionika u razvoju inf.sustava   

 

druga dimenziija opisuje uloge sudionika u razvoju proizvoda (IS-a) opisuje svrhu razvoja i navodi artefakte kojom uloge opisuju proizvod svaka uloga odgovara jednoj fazi u razvoju proizvoda o planer - faza planiranja razvoja (zašto treba proizvod) o analitičar - faza analize potreba i definiranja zahtjeva (što treba biti proizvod) o dizajner – faza dizajna, oblikovanja proiz (kako proiz treba biti izveden) o izvođač i podizvođač – faza izrade Tablica 3.2. Uloge sudionika tijekom razvoja proizvoda spomenute faze čine tzv.životni ciklus proizvoda : planiranje, analiza, oblikovanje, izrada, uvođenje u rad i održavanje

3.1.4. Okvir za arhitekturu informacijskog sustava 

Razvoj IS-a se može obaviti na inžinjerskim principima – moguće prenošenje pozitivnih iskustava iz starijih inž.disciplina (arhitektura, strojarstvo, građ...)

13

   



Okvir za arhitekturu IS-a – može pomoći vođenju projekta razvoja IS-a, dobiva se istovremenim prikazom obje dimenzije karakteristike x uloge (tabl.3.3., str.34) stupci – karakteristike IS (struktura, aktivnost, mjesto, korisnik, vrijeme, motivacija) Redci – uloge sudionika (planera, analitičara, dizajnera, izvođača i proizvođača) Okvir za arhitekturu IS je opće klasifikacijska shema artefakata IS – omogućuje da se sudionici razvoja IS usredotoče na pojedini aspekt sustava, a da pritom ne izgube iz vida cjelinu sustava; pomaže da se uoči i svlada kompleksnost IS holističkim (cjelovitim) pogledom na sustav i da se pozornost usredotoči na pojedini element To olakšava razumijevanje sustava i komunikaciju među sudionicima razvoja sustava

3.1.5. Redoslijed faza u životnom ciklusu 



Kojim redom izvršavati faze razvoja proizvoda, odnosno izrađivati artefakte o Uvijek odozgora prema dolje, slijedeći prirodno tijek žc razvoja proizvoda, no s različitim varijacijama „čisti“ vodopadni (kaskadni) pristup o Redoslijedno završavanje svih zadataka unutar jedne faze kao preduvjet za prelazak na novu o Rezultati prethodne faze ulazi su u sljedeću o Nedostaci:  Potrebno temeljito završiti svaku fazu prije prijelaza na sljedeću – ukupno vrijeme razvoja predugo  Dugo trajanje razvoja – rezultat: nezadovoljavajući IS koji ne udovoljava zahtjevima posl.sustava (jer su se oni u međuvremenu promjenili)

planiranje/strategija IS

analiza PS

oblikovanje IS

izrada IS

uvođenje u rad IS

održavanje IS



Spiralni pristup o Vjerojatnost da se u bilo kojoj fazi uoči problem je velika (može bit posljedica promjene zakona, ne samo loše analize)

14

o



Uočeni nedostaci zahtjevaju vračanje u jednu od prethodnih faza, a nakon njegova rješavanja razvoj se dalje nastavlja u prirodnom slijedu faza o Spiralni razvoj: uključuje razmatranje rizika što se javljaju pri razvoju IS o Sl.3.2. – spiralni razvoj u kojem se organizacijski usmjerene aktivnosti ponavljaju potreban broj puta: 1. Planiranje – postavljanje ciljeva projekta razvoja IS i definiranje alternativa 2. Analiza rizika – analiza alternativa, prepoznavanje rizika u razvoju i pronalaženje načina otklanjanja 3. Inženjerske aktivnosti – analiza, oblikovanje i izgradnja IS 4. Ocjena korisnika – korisnička provjera razultata izgradnje u spirali o Jednom spiralom obuhvaća se manje područje IS Iterativni i inkrementalni pristup (sl.3.3) o Veći projekt dijeli se na niz manjih o Prikladan za razvoj onih dijelova sustava za koje nije unaprijed moguće precizno odrediti zahtjeve o Inkrementalan – jer se provodi u malim koracima koji se razvijaju zasebno o Iterativan – ne mora se završiti u potpunosti,, nego se može obaviti s više iteracija o Koristi se kod: unificiranih procesa razvoja, ekstremnog programiranja, agilnog razvoja i sl.

3.1.6. Što je prije, procesi ili podaci?  

Ovisi o problemu (tipu IS) i metodi razvoja Podatkovno i objekto orijentirane metode sugeriraju da razvoj treba započeti razmatranjem podataka, a procesno procesa 3.2. Projektni pristup razvoju PIS-a

     

  

Projekt – skup većeg broja međusobno povezanih aktivnosti koje valja obaviti u određenom roku da bi se izgradio određeni proizvod Projekt zahtjeva komunikaciju i suradnju svih sudionika Projekt razvoja IS fazni je proces gdje svaka faza ima kontrolne točke koje pomažu upravljati projektom U kontrolnim točkama – kontrola napredovanja projekta razvoja, ocjena dotad ostvarenih rezultata, odluka o daljnjem napredovanju projekta Sudionici – korisnici, menadžeri i informatičari Menadžeri upravljaju posl. i IS i trebaju: o Biti upoznati sa stvarnim mogućnostima i koristima uvođenja IS-a o Davati smjernice u projektu razvoja o Ocijeniti različite mogućnosti razvoja o Osigurati uvjete razvoja (sredstva) Informatičari i korisnici analiziraju PS i definiraju zahtjeve što se postavljaju pred IS Na kraju, inform.samostalno oblikuju i izgrađuju IS Neuspjeh (projekt nije završen na vrijeme, premašen budžet, IS nema funkcionalnost)

15





Razlozi: nedovoljna potpora poslovodstva; korisnik nije aktivno uključen; različita interpretacija korisničkih zahtjeva; dijelovi IS-a nisu usklađeni, pretjerana očekivanja korisnika, loše vođenje projekta... Rizik neuspjeha moguće je smanjiti suvremenim metodama, tehnikama i alatima čime se osigurava: o Dobra komunikacija među sudionicima razvoja o Izvršenje zadataka na standardan i provjeren način o Učinkovit nadzor s ciljem uočavanja pogrešaka u ranim fazama o Strategija kojom se uklanja ad hoc (improvizirano) rješavanje problema 3.3. Faze razvoja IS-a



Tipične aktivnosti se provode kroz tipične faze projekta: planiranje, analiza, oblikovanje, izrada, uvođenje u rad i održavanje IS – životni ciklus razvoja IS-a – definira aktivnosti, uvodi konzistentnost i standardizirani razvoj IS, osigurava kontrolne točke za praćenje i upravljanje

3.3.1. Planiranje IS-a  



 

 





Treba odg na pitanje zašto graditi PIS, odnosno „kompjuterizirati“ posl.sustav Planiranje IS na općoj razini obuhvaća: o Uspostavu smjera i prioriteta usklađivanja inform.usluga sukladno misiji, viziji i ciljevima org o Planiranje IS sukladno strategiji razvoja org o Izbor metoda i tehnika analize i dizajna za istraživanje posl.sutava s ciljem definiranja općeg plana U procesu planiranja treba obaviti nekoliko zadataka: odrediti opseg IS, prepoznati njegove korisnike, ustanoviti nedostatke postojećeg i postaviti ciljeve novog, odrediti mogućnosti „kompjuterizacije“, načiniti plan razvoja Provodi se modeliranje Plan izrade budućeg IS (plan informatizacije) koje obuhvaća: o određivanje projektnog tima – osobe iz različitih područja o snimku stanja postojećeg PS – poslovni planovi, razgovori s djelatnicima o ciljevi novog IS – određivanje zad i vremenskih okvira, izdvajanje ciljeva i zad koji mogu biti informatizirani o procjena novih sustava i tehn – procjena stanja na trž.opremme, postojećih rješenja u drugim org., procjenja razmjenjivosti razl.tehnoloških rješenja ključni čimbenik faze: prepoznavanje i obuhvaćanje posl.ciljeva kako bi se ustanovili ciljevi IS Ciljeve IS možemo obuhvatiti sljedećim zahtjevima: o IS treba odgovarati zahtjevima korisnika i zadovoljavati poslovne ciljeve o IS treba biti pouzdan unutar zadanih granica o IS treba biti cijenom prihvatljiv Ciljeve treba ustanoviti analizom PS o Analiza kritičnih faktora uspjeha – prepoznaju se uvjeti koji moraju biti ispunjeni o Analiza poslovnih procesa – ako je IS velik on se raščlanjuje na podsustave s pripadajućim posl.procesima Studija izvedivosti – ocjenjuje se korist i troškovi odnosno isplativost projekta

16

o o



Operativna – procjena hitrosti rješavanja problema i prihvatljivost rješenja tehničko-tehnološka – procjena mogućih rješenja i alternativa, primjenjivost rješenja, raspoloživost tehnologije i stručnost o vremenska – prihvatljivost vrem.rasporeda i očekivano vrijeme završetka o ekonomska izvedivost – trošak razvoja i prim,jene, analiza i usporedba ukupnih troškova i koristi Završava izvještajem o izvedivosti IS i planom informatizacije

3.3.2. Analiza sustava (konceptualni model IS)    

   

Detaljno i precizno se utvrđuju korisnički (informacijski) zahtjevi za poboljšanje ili nadogradnju postojećeg ili razvoj potpuno novog Funkcionalni zahtjevi – specificiraju ponašanje sustava i odnose se na opseg sustava, nužne posl.funkcije i potrebnu strukturu podataka Nefunkcionalni zahtjevi – kriteriji za opis rada sustava, odnose se na korisničko sučelje, performanse, sigurnost, pouzdanost, efikasnost... Formalne specifikacije razl.elemenata IS nazivaju se i modelima IS, opisuju se: o Posl procesi (kako) o Posl.događaji koji pokreću procese (kada) o Posl.objekti (podaci) koji se koriste u posl.procesima (što) o Mjesto odvijanja procesa (gdje) o Korisnici koji obavljaju procese (tko) i razlozi (ciljevi) za obavljanje posl.procesa (zašto) Psolovni proces – posao koji treba obaviti da bi se postigao neki cilj Poslovni objekt (entitet) – element posl.sustava o kojem IS treba bilježiti podatke Posl događaj – pokreće izvršavanje posl.procesa Unificirani (jednoobrazni) jezik za modeliranje s pomoću kojeg se mogu izraditi dijagrami:

Dijagramom rašlanjivanja (dekompozicijski, hijerarhijski) IS se raščlanjuje na podsustave, podsustavi na procese, procesi na podprocese... (sl.3.4.) Dijagram toka podataka (sl.3.5.) tehnika je koja se koristi kod modeliranja procesa kako bi se prepoznali koraci u procesu više i niže razine i tokovi podataka u njima Dijagram (slučaja) korištenja – za modeliranje proces prikazuje akcije koje sustav može obaviti za korisnika Dijagram entiteta i veza – za modeliranje objekta, prikazuje strukturu podataka IS. Npr. Objektliječnik, veza-liječnik propisuje lijek, a atributi obilježja-naziv lijeka Matrica entitet/događaj – za model.događaja, daje pogled na IS usmjeren događajima. Događaji (redci), entiteti (stupci), elementi (presjek redaka i stupaca) koji prikazuje učinak događaja na entitete (M-promjena, C-stvaranje, D-brisanje). Prednosti: mogućnost kontrole da svaki entitet ima događaj koji ga stvara i briše, usmjerenost na sve što se može dogoditi određenom entitetu, osiguravanje kompletnosti procesa, entiteti na koje utječe 1 događaj promatraju se zajedno

17

3.3.3. Oblikovanje IS  





Logički model IS, ideje se konkretiziraju (idejni projekt->izvedbeni) Odg na pitanje kako će IS raditi, potrebno utvrditi: o Strukturu podataka – prikazan dijagramom entiteta i veza oblikuje se u bazu pod., najčešće relacijsku, pa se podaci organiziraju u tablice (relacije) (tabl.3.4.) o Strukturu procesa o Tehnološke i org uvjete –odrediti račun.arhitekturu i potrebnu tehn.opremu, platformu IS, org.preduvjete (org.prilagodbe i promjene) Određuje se arhitektura sustava - Troslojna arhitektura sustava – koncept koji sustav organizira u 3 glavna dijela: o korisničko sučelje – mjesto gdje korisnik ostvaruje vezu s IS o poslovna logika – tj.funkcijski modulu, na računalima na kojima se vrše obrade i nazivaju se aplikacijski poslužitelji o baza podataka – i sustav za upravljanje smješteni su u računalu koje se zove poslužitelj baze podataka ovaj dio razvoja obavljaju stručnjaci informatičari

3.3.4. Izrada i testiranje informacijskog sustava   



„fizički“ se stvara informacijski sustav algoritmi, koji predstavljaju poslovne procese, se pretvaraju u programski kod, tj. izrađuju se računalni programi provodi se provjera (testiranje) IS-a u umjetno stovrenim uvjetima – s ciljem potvrđivanja kvalitete i unapređenja proizvoda, uz prepoznavanje nedostataka i problem; nužan je, skup i dugotrajan proces; aktivnost koja treba obuhvatiti cijeli razvojni proces svi postupci u ovoj fazi moraju biti detaljno dokumentirani

3.3.5. Uvođenje u rad informacijskog sustava (implementacija)    

informacijski sustav se stavlja u uporabu uvođenje obuhvaća instaliranje opreme i programske potpore, prijenos podataka u novi sustav te prelazak na nov način rada korisnika treba pripremiti za rad pa treba proći potrbnu izobrazbu načini uvođenja novog informacijskog sustava: o izravno uvođenje cjelokupnog novog inf.sustava – stari se napušta o usporedno uvođenje novog i rad sa starim inf. Sustavom – prvo se uspoređuju rezultati i kada se utvrdi da novi sustav ispravno radi prelazi se na njega o postupno uvođenje dijelova novog inf. Sustava – pojedini se dijelovi uvode jedan za drugim uz istovremeno napuštanje starih

3.3.6. Održavanje informacijskog sustava 

informacijski sustav mora se održavati radi uočavanja pogrešaka i nedostataka te zato što se tijekom vremena PS mijenja

18

 

uključuje stalnu kontrolu i reviziju informac. Sustava revizija informacijskih sustava o proces prikupljanja i ocjene dokaza na temelju kojih se procjenjuje uspješnost IS-a o omogućuje neovisnu i objektivnu provjeru uspješnosti (zrelosti) o svrha revizije – sustavno i temeljito provjeriti provode li se kontrole unutar svih dijelova inf. sustava o osnovni zadaci revizije – procijeniti trenutačno stanje inf.sustava, otkriti rizična područja, dati preporuke menadžmentu za poboljšanje prakse upravljanja sustavom 3.4. Načini razvoja informacijskog sustava









vanjski razvoj (outsourcing) – korištenje tuđih usluga razvoja informacijskog sustava; prednost-sustav će biti prilagođen organizaciji i njenom poslovanju, jer je građen po „mjeri“; nedostatak - skup i dug postupak vlastiti razvoj (insourcing) – podrazumijeva postojanje dovoljnog broja informatičara u poduzeću uz mogućnost unajmljivanja usluga vanjskih stručnjaka; prednost - prilagodljivost rješenja; nedostatak - angažman zaposlenika može umanjiti učinkovitost odvijanja redovnog poslovanja kupnju gotovog rješenja – pretpostavlja da na tržištu postoji gotovo rješenje koje se može kupiti i ugraditi u poduzeću; drugačiji je život ciklusa razvoja proizvoda - nakon faze planiranja i analize, umjesto oblikovanja, slijedi faza izbora(selekcije) najboljeg rješenja, te umjesto faze izrade sustava slijedi konfiguracija sustava; izvršna inačica koja se kupi može se izravno ugradit ili nadogradit; prednost - funkcionalnost rješenja se vidi odmah; nedostatak - gotova rješenja zahtijevaju prilagodbu specifičnostima poslovanja unajmljivanje gotovog rješenja (hosting) – poduzeće je samo vlasnik podataka, za održavanje opreme i programske potpore brine specijalizirana informatička organizacija 3.5. Neke metode razvoja poslovnih informacijskih sustava

3.5.1. Zajednički razvoj aplikacije  engl. Joint Application Development, JAD – metodološki pristup razvoja poslovnih inform.sustava kojim se poslovne aplikacije razvijaju tijesnom suradnjom budućih korisnika, projektanata i ostalih zainteresiranih strana koji se okupljaju na radnim sastancima  razvili su ga Chuck Morris i Tony Crawford  glavne ideje metode: uključivanje u rad predstavnika svih kategorija zainteresiranih sudionika, rad u timu, radionice, dokumentiranje svih aktivnosti...  5 faza aktivnosti karakteristične za JAD: 1. definiranje JAD projekta 2. istraživanje korisničkih zahtjeva 3. priprema za sjednicu 4. 4. Sjednica 5. završni dokument  svaka faza ima svoje ulaze, procese i izlaze

19



prednosti metode su: smanjenje vremena i smanjenje troškova razvoja sustava, poboljšanje kvalitete samog sustava, poboljšanje komunikacije i suradnje među korisnicima i projektantima sustava

3.5.2. Brzi razvoj aplikacije 

engl.Rapid Application Development, RAD – temelji se na ideji iterativnog (ponavljajućeg) razvoja i izrade prototipa, razvio James Martin  cilj metode: o povećanje brzine razvoja aplikacije – usko povezana s idejom izrade prototipa; prvo se izrađuje prototip, „gruba verzija“ (najčešće dijela) IS-a koji korisnici zajedno s informatičarima iterativno testiraju i dorađuju kako bi dobili završni oblik o povećanje kvalitete – stvorena aplikacija mora zadovoljavati zahtjeve korisnika i omogućiti što niže troškove održavanja; realizacija ovog cilja u direktnoj je vezi s idejom prototipiranja  primjedbe na metodu: o smanjena skalabilnost (razvojni potencijal) o smanjenje određenih karakteristika zbog nedovoljnog vremena o stalni pritisak – skratiti vrijeme razvoja, smanjiti troškove - metoda je usko povezana s metodom JAD 3.5.3. Razvoj aplikacije ponovnim korištenjem ranije stvorenih komponenata   





da bi se neki softverski proizvod mogao ponovo koristiti potrebno je o tome voditi računa već u fazi definiranja zahtjeva, tj. pri oblikovanju samog softvera moguće je ponovno koristiti: cijelu aplikaciju, komponente (module) softverskog proizvoda, pojedine funkcije prednosti(koristi) ponovne uporabe ranije stvorenog dijela softvera: povećana pouzdanost, smanjen rizik, djelotvorniji rad stručnjaka, udovoljavanje standardima, ubrzavanje razvoja proizvoda problemi pri ponovnom korištenju komponenata ogledaju se u: poteškoćama pri pronalaženju potrebnih komponenata, pomanjkanju volje projektanata, mogućem povećanju troškova održavanja, pomanjkanju softverskih alata važnu ulogu ima sučelje (interface) – ima dvojaku ulogu: o definira usluge koje softver koji se ponovno koristi pruža drugim sustavima o specificira karakteristike koje mora imati sustav da bi mogao koristiti ranije stvoreni softver

3.5.4. Unificirani proces za razvoj softvera   

Rational Unified Process, RUP – predstavlja model procesa razvoja softvera, tj.okvir za iterativni i inkrementalni proces razvoja složenih softverskih sustava najdetaljniji unificirani proces za razvoj softvera je razvila tvrtka Rational Software arhitektura RUP-a prikazana je dvjema dimenzijama:

20

o o

Horizontalna dimenzija (hor.os) – prikazuje dinamičku strukturu procesa (ciklusi, faze, iteracije) Vertikalna dimenzija (os) – statička struktura procesa (aktivnosti koje se obavljaju u pojedinim fazama i iteracijama)

3.5.5. Agilne metode za razvoj softvera  





javljaju se kao odgovor na opsežne (tradicionalne) metode, začetnici Beck i Cockburn pobornici agilnih metoda razvoja softvera donose Agile Software Development Manifesto u kojem više vrijede: o pojedinci i interakcije od procesa i alata o softver koji radi nego sveobuhvatna dokumentacija o suradnja s klijentima nego pregovaranje oko ugovora o reagiranje na promjene nego slijeđenje plana prema manifestu temeljni principi (vrijednosti) agilnog razvoja: zadovoljiti klijenta ranim i kontinuiranim isporukama softvera, zahtjevi za promjenama su dobrodošli, softver se isporučuje u što kraćem vremenu, zajedno rade naručitelji projekta i članovi razvojnog tima, na projektu rade motivirane osobe, komunikacija licem u lice, jednostavnost, mjera napretka je program koji radi, agilni procesi promoviraju održivi razovj, najbolji su timovi koji se sami organiziraju, ispituju se dobri i loši postupci i ispravljaju u sljedećem razdoblju najpoznatije metode razvoja softvera na agilnim principima su: Ekstremno programiranje, Scrum, Razvoj temeljen na osobinama, Skupina metoda Crystal, Metoda dinamičkog razvoja sustava, Prilagodljivi razvoj sustava, Razvoj sustava otvorenog koda

21

4. POTPORA POSLOVNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA KLJUČNIM POSLOVNIM FUNKCIJAMA 4.1. Ključne poslovne funkcije  





standardni poslovni inf.sustav – poslovni inf.sustav koji obuhvaća samo minimum nužnih poslovnih funkcija ključne poslovne funkcije su: analiza i planiranje, upravljanje tajnom pol.imovinom, upravljanje ljudskim resursima, računovodstvo i financije, nabava, proizvodnja, prodaja, pokretanje novog ciklusa raščlanjivanjem, odnosno dekompozicijom cjelovitog informacijskog sustava se dolazi do (funkcionalnih) informacijskih podsustava (IPS): 1. informacijski podsustav (IPS) planiranja i analize poslovanja 2. IPS upravljanja trajnom poslovnom imovinom 3. IPS upravljanja ljudskim resursima 4. IPS računovodstva i financija 5. IPS nabave i ulazne logistike 6. IPS proizvodnje ili pružanja usluga 7. IPS prodaje i izlazne logistike Svaki funkcionalni IPS sastoji se od određenog broja modula koji su namjenjeni potpori pojedinih podfunkcija, a moduli se rašlačnjuju na aplikacije (obrade) kojima se „pokrivaju“ posl.proces (Sl.4.2.) 4.2. IPS analize i planiranja poslovanja





sastoji se od 4 modula: 1. financijska analitika i planiranje 2. operativna analitike i planiranje 3. analitika i planiranje rada zaposlenika 4. strateško planiranje poslovanja ovi moduli omogućuju menadžmentu poduzeća da jasno spozna kako ostvariti osnovni strateški cilj - profitabilnost poslovanja

4.2.1. Financijska analitika i planiranje   

financijska analitika omogućuje definiranje konkretnih financijskih ciljeva, stvaranje realističkih poslovnih planova te praćenje troškova i prihoda (dohotka) poduzeća omogućuje kreiranje i simuliranje tokova vrijednosti u poduzeću najvažnije obrade (aplikacije) su: o financijsko i upravljačko izvještavanje – uključuje standarde analize potrebne svim korisnicima odgovornih za ostvarivanje financ.ciljeva i poboljšanje financ.poslovanja; primjeri financ.izvještaja: bilance, izvještaji o stanju imovine poduzeća, o naplaćenim i nenaplaćenim potraž., o dugovanjima te o stanju zaliha

22

o

o o

o

financijsko planiranje, budžetiranje i predviđanje – stvara analitičku osnovu za modeliranje različitih scenarija financijskog planiranja primjerenih situacijama u kojima bi se poduzeće moglo naći (npr.fluktuacije tečajeva valuta) analitika profitabilnosti – npr.po prodajnim regijama; pruža dubinski uvid u troškove i povezuje planiranje prof.s drugim aplikacijama za planiranje analitika troškova proizvoda i usluga – omogućuje utvrđivanje ukupnih i pojedinačnih troškova po proizvodima i uslugama i razgraničenje troškova po fazama proizvodnog procesa (stvaraju se pretpostavke za praćenje troškova po pojedinim narudžbama) analitika ponašanja prilikom plaćanja – omogućuje uvid u povijest odnosa s pojedinim klijentima, osnova za utvrđivanje budućiih odnosa s klijentima

4.2.2. Operativna analitika i planiranje  

U praksi najsloženiji modul IPS-a analize i planiranja poslovanja Služi za stvaranje analitičke podloge za planiranje svih operativnih aspekata poslovanja

Aplikacije uključene u modul operativne analitike i planiranja:  Analitika nabave – prati sve operacije vezane uz nabavu dobara i usluga, a njena svrha jest stvoriti detaljan uvid u poslovne aktivnosti nabavne službe, olakšati planiranje nabavnih aktivnosti u budućem razdoblju i unaprijediti ih.  Analitika zaliha i skladišnog poslovanja – u svrhu kontrole zaliha nabavljenih artikala primjenjuje se niz standardiziranih metoda koje analiziraju stvarno stanje zaliha prema količinskim i vrijednosnim kriterijima. Analitika skladišnog poslovanja pomaže pri upravljanju poslovanjem jednog ili više skladišta, dajući pregled nad troškovima, operacijama i eventualnim problemima u skladišnom poslovanju.  Analitika proizvodnje – pruža informacije i izvještaje potrebne za upravljanje proizvodnjom dobara ili usluga. Čimbenici koji se tu analiziraju su: troškovi proizvodnje, utrošak materijala, količina škarta, vrijeme potrebno za proizvodnju i/ili pružanje usluga....i sl.  Analitika transporta – analitičkim obradama podataka izvode se ključni pokazatelji uspješnosti poslovanja značajni za područje transporta. Budući da je u transportu jedan od najvažnijih utjecajnih čimbenika vrijeme, većina ključnih pokazatelja uspješnosti će se odnositi na taj poslovni resurs (npr.vrijeme potrebno za dostavu materijala ). Analiziraju se: troškovi, pogrešne isporuke, utrošak energije i sl. Te analize odnose se na vanjski transport(od dobavljača prema poduzeću), unutarnji transport(u krugu poduzeća) te na transportne usluge trećih subjekata(specijalizirani transporteri).  Analitika prodaje – omogućuje razumijevanje aktualnog stanja prodaje proizvoda i usluga i ukupne učinkovitosti prodajne službe. Krajnji cilj analitike prodaje jest prepoznavanje važnih trendova i stvaranje pretpostavki za proaktivno djelovanje poduzeća u području prodaje.

23

 Analitika usluga pružanih klijentima – ima u cilju otkriti kako se poduzeće ponaša u različitim situacijama prilikom pružanja usluga klijentima. Ova analitika omogućuje menadžmentu pod. :  utvrđivanje profitabilnosti usluga (troškovi i prihodi od usluga po klijentu)  analizu zahtjeva klijenata za uslugama (koje vrste usluga, pod kojim uvjetima, kada i gdje klijenti žele)  analizu jamstvenih uvjeta (za koliko i koje se proizvode pruža jamstvo... 

Analitika upravljanja kvalitetom – treba ostvariti dva cilja: osigurati odgovarajuću razinu proizvedenih proizvoda i usluga (evidencijom, analizom reklamacija klijenata, analizom načina ostvarivanja potrebne kvalitete proizvoda i usluga i sl.) te dati uvid u troškove nužne za ostvarivanje potrebne kvalitete proizvoda/usluga ( analizom izravnih i neizravnih troškova ostvarivanja potrebne kvalitete).

( VIDI sliku 4.5. Aplikacije modula operativne analize i planiranja) 4.2.3. Analitika i planiranje rada zaposlenika Uključuje 4 glavne aplikacije: 1. Planiranje potreba za zapošljavanjem – oslanja se na procjenu stanja i razvoja poduzeća u budućnosti kako bi se utvrdio broj novih radnih mjesta te odredila kavlifikacijska struktura ljudi koji će biti zaposleni na tim radnim mjestima. Uključuje i obrazovanje te prekvalifikacije zaposlenika 2. Planiranje troškova rada – temelji se na analizi postojećih troškova rada (plaće, doprinosi i sl.) te procjeni tih troškova u budućnosti. Na planiranje troškova rada veliki utjecaj mogu imati: a. tendencija povećanja pokretljivosti – povećanje pokretljivosti radnika utječe na povećanje njihovih putnih troškova b. tendencija rada na daljinu – smanjenje nekih kategorija troškova rada, posebice onih vezanih uz radna mjesta Potrebno je procijeniti kakav će biti utjecaj tih dviju tendencija u konkretnom slučaju te u skladu s tim procijeniti buduće troškove. 3. Analitika i mjerenje procesa upravljanja ljudskim resursima – odnosi se na tipične radne procese upravljanja ljudskim potencijalima kao što su evidencija zaposlenika, obračun plaća i sl. Ova aplikacija se treba proširiti i na analitiku mjerenja učinkovitosti org.strukture poduzeća, radnih odnosa te obilježja poslova i zadataka zaposlenika. 4. Analitika za potrebe upravljanja talentima – zahtijeva posebno pridavanje pažnje izarazito nadarenim, talentiranim stručnjacima koji su već zaposleni u poduzeću ili ih se nastoji privući i zaposliti.

4.2.4. Strateško planiranje poslovanja Svrha ovog modula je strateško, dakle, dugoročno planiranje aktivnosti poduzeća, a ostvaruje se sljedećim aplikacijama:

24

1. Usklađivanje poslovanja s pravnom regulativom i standardima struke – omogućuje provjeru je li se poduzeće i u kojoj mjeri pridržavalo pravne regulative 2. Opće strateško planiranje – svrha ove aplikacije je stvaranje informacijske osnove za opće strateško planiranje poslovanja i njegova razvoja u budućem dugoročnom razdoblju (npr. 5 ili 8 godina). Informacije će se odnositi na sve važne čimbenike utjecaja na poslovanje kao što su tržišna kretaja, financijski tokovi, tehnološki razvoj, nova stručna znanja i slično. 3. Strateško financijski planiranje – informacije potrebne za razvoj strateškog financijskog plana trebaju se odnositi na izvore financiranja poslovanja, predvidive troškove i prihode te na financijske politike koje će se koristit za kontrolu i upravljanje financijskim tokovima. 4. Planiranje unutarnjih ulaganja – ova aplikacija omogućuje top menadžmentu: o utvrđivanje mogućnosti financiranja unutarnjih investicija iz vlastitih izvora (izdvojene dobiti u prethodnom razdoblju) i zaduživanjem o utvrđivanje omjera tih dvaju načina financiranja za određivanje politike raspodjele raspoloživih sredstava po pojedinim investicijskim projektima 5. Planiranje vanjskih ulaganja – ova aplikacija ima za cilj stvoriti informacijsku podlogu koja će top menadžmentu poslužiti za određivanje strategije i mogućih politika plasmana raspoloživih financijskih sredstava kako bi onana duži rok donijela poduzeću što veću zaradu 4.3. Informacijski podsustav (IPS) upravljanja trajnom poslovnom imovinom   

Pod pojmom trajne poslovne imovine (TPI) podrazumijevaju se materijalna dobra koja se koriste u poslovanju ali se sporo troše. Vrijednost TPI je u pravilu vrlo visoka pa se nome treba pažljivo upravljati Informacijski podsustav upravljanja TPI ima kao osnovni zadatak osigurati točne, pouzdane i ažurne informacije o svim aspektima upravljanja TPI, što se ostvaruje sljedećim modulima: o Pribavljanjem i deaktiviranjem trajne TPI o Upravljanjem portfeljem TPI o Tehničkim upravljanjem i održavanjem TPI (shematski prikaz, slika 4.8., str. 72)

4.3.1. Pribavljanje i deaktiviranje TPI 



Postupak pribavljanja TPI je zbog njene obično velike vrijednosti složeniji, pa se tako ona može pribavljati uz uobičajenu kupnju i preuzimanje u trajno vlasništvo ili uz druge mogućnosti kao što su najam, leasing, koncesije i sl., kada poduzeće nije vlasnik nego samo korisnik tih dobara Kod deaktiviranja ili prestanka korištenja TPI se poduzeću također pruža više mogućnosti kao što su prodaja u slučaju da su neka trajna dobra još upotrebljiva pa ima za nih zainteresiranih

25

kupaca, zatim iznajmljivanje i ustupanje na korištenje te jednostavno odbacivanje ili uništavanje imovine koja je „dala svoje“ Informacijsku potporu upravljanju i deaktiviranju TPI pružaju sljedeće aplikacije: 

Priprema javnog natječaja za pribavljanje određene vrste TPI – ova aplikacija će generirati sve informacije potrebe za raspisivanje takvog javnog natječaja , od tehničkih specifikacija koje mogu biti vrlo složene do poslovnih uvjeta, zahtijevanih rokova isporuka i dodatnih obveza isporučitelja .



Provedba javnog natječaja – ova aplikacija treba evidentirati, pripremiti za analizu i ocjenjivanje ponude potencijalnih dobavljača koji su podnijeli ponude. Suvremena informatička tehnologija omogućuje da se javi natječaj za pribavljanje TPI organizira i u oblik elektroničke dražbe ili aukcije. Organizirajući elektroničku aukciju poduzeće može lako i u relativno kratkom roku doći do najpovoljnije ponude pa se i tražena dobra mogu pribaviti pod trenutačno najpovoljnijim uvjetima.



Ugovaranje s odabranim dobavljačem – ovom aplikacijom će se formalno-pravno urediti odnos poduzeća s izabranim dobavljačem pri čemu se utvrđuju prava i obveze obiju strana s obzirom na predmet nabave.



Otpis dijela vrijednosti TPI – otpis ili amortizacija je umanjivanje vrijednosti TPI koji se vrši na godišnjoj bazi, prema određenoj stopi od početne vrijednosti imovine. Vlasnik imovine mora vršiti i računovodstveno evidentirati njen otpis, ali po kojoj će stopi to činiti ovisi o njegovoj procjeni životnog vijeka imovine.



Deaktiviranje neupotrebljive i nepotrebne TPI – može se deaktivirati na više načina. Prodajom, iznajmljivanjem, ustupiti ju na korištenje bez naknade, pokloniti, reciklirati ili uništiti i odbaciti. Ova aplikacija treba evidentirati što se sa imovinom dogodilo, a u nekim slučajevima će pružati poduzeću razrade pojedinih scenarija deaktiviranja imovine radi ocjene i pronalaženja najboljeg načina da se to učini.

4.3.2. Upravljanje portfeljem TPI  

Portfelj TPI je vrijednosno vrlo težak, a njime je teško upravljati zbog raznih vrsta imovine koje uključuje Upravljanje portfeljem TPI zahtjeva stalnu modifikaciju i prilagodbe promjenjivim uvjetima poslovanja

Osnovne aplikacije koje tvore upravljaje portfeljem TPI: 

Praćenje i ocjejivanje vrijednosti TPI – trajno i neprekidno prati i ocjenjuje, odnosno procjenjuje vrijednost svih elemenata koji čine TPI poduzeća te ih po potrebi revalorizira (prilagođava vrijednost TPI novonastalim uvjetima).

26



Izvještavanje o svim značajnim obilježjima TPI (troškovi, prihodi, slobodni kapaciteti i sl.) – takvi izvještaji su od velike pomoći menadžmentu poduzeća pri utvrđivanju politike upravljanja portfeljem TPI (npr.što znači povećanje portfelja, treba li deaktivirati nešto od postojeće imovine i sl.)



Upravljanje odnosima s dobavljačima TPI, suvlasnicima imovine i poslovnim partnerima – zahtijeva informacije potrebne za održavanje dobrih poslovnih odnosa s navedenim subjektima, što se svodi na provjeru primjenjuju li se odredbe iz ranije sklopljenjih ugovora.



Grafičko predočavanje vrijednosti, stanja i tehnoloških te drugih trendova od utjecaja na upravljanje TPI – ova aplikacija omogućuje preglednije i jednostavnije (za razumijevanje) prikazivanje stanja i vrijednosti pojedinih stavaka TPI i sl.

4.3.3. Tehničko upravljanje i održavanje TPI 

Ovaj modul podržava sve procese vezane uz korištenje, upravljanje i održavanje trajnih poslovnih dobara poduzeća

Najvažnije aplikacije ovog modula su: 

Aplikacija planiranja redovitog, povremenog i prigodnog održavanja TPI – ima za cilj omogućiti stvaranje detaljnih planova kojima će biti obuhvaćeni i vremenski određeni svi zahvati koje je nužno obaviti u određenom vremeskom intervalu kako bi se održala odgovarajuća razina funkcionalnosti TPI.



Aplikacija planiranja modernizacije TPI – odnosi se na sustavno praćenje tehnoloških inovacija i njihovo uvođenje u poslovne procese poduzeća



Aplikacija praćenja postupaka održavanja i popravaka TPI – ova aplikacija omogućuje evidentiranje obavljenih postupaka održavanja i popravaka trajnih poslovnih dobara, troškova koje su oni izazvali, kvalitete obavljenih radova i vremena rada njihovih izvršitelja



Aplikacija praćenja i analize ukupnih troškova TPI – služi evidentiranju i analizi svih troškova koji proizlaze iz posjedovanja i korištenja TPI poduzeća.

4.4. IPS upravljanja ljudskim resursima 



Danas se funkcija upravljanja ljudskim potencijalima smatra ključnom i delikatnom poslovnom funkcijom koja zahtjeva primjenu mnogo suptilnijih i sofisticiranijih metoda i od koje se očekuju daleko veći i kvalitetniji doprinosi uspješnosti ukupnog poslovanja poduzeća Informacijski podsustav upravljanja ljudskim potencijalima mora obuhvaćati ove module: o Upravljanje radnim i poslovnim procesima u kojima sudjeluju ljudi o Upravljanje talnetima i razvojem ljudskih potencijala

27

4.4.1. Upravljanje radnim i poslovnim procesima u kojima sudjeluju ljudi Ostvaruje se putem sljedećih aplikacija: 

Matična evidencija i administracija zaposlenika – prilikom zapošljavanja, o svakom se djelatniku prikupljaju i računalno evidentiraju matični podaci. Budući da se mnogi od tih podataka mogu vremenom mijenjati (npr.bračno stanje, adresa i sl.) ova aplikacija omogućuje ažuriranje ili osvježavanje matičnih podataka o zaposlenicima.



Organizacijsko upravljanje – ovom aplikacijom osigurava se dostupnost svih organizacijskih pravila i propisa doslovno svkaom zaposleniku ali i unošenje promjena, kakve su uobičajene u poslovanjau, odmah nakon njihova nastanka.



Upravljanje radnim vremenom - cilj ove aplikacije je omogućiti optimizaciju procesa planiranja, upravljanja i iskorištenja radnog vremena djelatnika. Uz pomoć ove aplikacije generirat će se različiti izvještaji vezani uz radno vrijeme, i to prema zahtjevima menadžmenta poduzeća, vanjsih subjekata koji to traže te sukladno zakonskim obvezama poduzeća.



Obračun plaća i ostalih naknada za rad – naknade za rad bilo koje vrste treba periodički i sistematično obračunavati. Budući da se iz zarade djelatnika izdvajaju različita fiskalna davanja ova aplikacija će omogućiti i izračun iznosa takvih davanja. Ova aplikacija nije nimalo trivijalna aplikacija informacijskog sustava poduzeća ali je olakotna okolnost ta što se obavlja u skladu s unaprijed dobro poznatim i strogim pravilima i propisima koji ne ostavljaju prostor nikakvim subjektivnim procjenama, nagađanjima ili improvizacijama.

4.4.2. Upravljanje talentima i razvojem ljudskih potencijala  

poklanjanje podjednake pozornosti svakom zaposleniku te otkrivanje posebno nadarenih djelatnika ovakav pristup upravljanje ljudskim resursima pretvara iz podržavajuće, drugorazredne, u stratešku, prvorazrednu poslovnu funkciju

Uključuje slijedeće aplikacije: 

Upravljanje zapošljavanjem - povezuje funkcije upravljanja ljudskim resursima određenog poduzeća sa specijaliziranim agencijama za pronalaženje talentiranih stručnjaka (engl. Headhunting Agency) onog profila koji poduzeću treba, među učeničkom i studentskom populacijom ili pak na tržištu rada



Upravljanje karijerom - Omogućuje poslovodstvu poduzeća "otkrivanje" aspiracija i ambicija nadarenih zaposlenika i upravljanje njihovim karijerama - tzv. samouslužno korištenje ove aplikacije - mogućnost kada oni sami podnose prijedloge poslovodstvu za vlastito daljnje usavršavanje karijere - strukturiranjem putova moguće karijere zaposlenicima se zapravo daju smjernice za njihovo daljnje djelovanje u poduzeću

28



Učenje i uvježbavanje - oslanja se na bazu znanja stvorenu u poduzeću i nudi mogućnosti učenja, uvježbavanja i usavršavanja djelatnika kako bi im se omogućilo da steknu ona znanja, vještine i kompetencije koje su im potrebne za kvalitetno obavljanje povjerenih im poslova -cjeloživotno učenje – u dinamičnim uvjetima poslovanja i tehnološkog napretka priroda poslova se mijenja, menadžment i stručnjaci moraju permanentno stjecati nova znanja, vještine i kompetencije



Upravljanje učinkovitošću zaposlenika - aplikacija ima za cilj poticati i navoditi zaposlenike na što kvalitetnije ostvarivanje misije i ciljeva poduzeća, povećanje produktivnosti i poboljšanje uspješnosti njihova rada i radnih učinaka - obuhvaća i odgovarajuće postupke i procedure mjerenja, procjene, usporedbe i ocjenjivanja uspješnosti rada zaposlenika -poseban naglasak stavlja se na usklađivanje općih, korporacijskih ciljeva s ciljevima radnih skupina i pojedinaca implementacijom metode upravljanja prema ciljevima (engl. Manaqement-by-Objectives)



Kompenzacijski menadžment - implementira inovativne strategije nagrađivanja djelatnika za obavljeni rad i ostvarene rezultate ( plaćanje prema kompetencijama i prema učincima, utvrđivanje promjenjivog (varijabilnog) dijela zarade i dugoročnih poticaja na kvalitetno obavljanje posla)

4.5. Informacijski podsustav (IPS) računovodstva i upravljanja financijama Ova funkcija i više nego druge poslovne funkcije se bavi informacijama, zbog čega joj je nužna snažna informatička potpora, naći će se u informacijskom podsustavu (IPS-u) računovodstva i upravljanja financijama koji po mnogo čemu ima središnje mjesto u strukturi poslovnog informacijskog sustava poduzeća Ovaj IPS obuhvaća slijedeće glavne module: • modul glavne knjige • skupina modula analitičkog knjigovodstva i ostalih pomoćnih knjiga koju tvore: o modul računovodstvenog praćenja dugotrajne imovine o modul računovodstvenog praćenja zaliha sirovina i materijala o modul obračuna plaća djelatnika o modul računovodstvenog praćenja proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda o modul računovodstvenog praćenja zaliha trgovačke robe o modul saldakonti kupaca i dobavljača 4.5.1. Glavna knjiga 

modul glavne knjige osnovni je modul IPS-a računovodstva i upravljanja financijama u kojemu se sažimaju sve detaljne informacije o svakom segmentu poslovanja poduzeća

29



sustavna, sveobuhvatna, zbirna i kronološki organizirana evidencija poslovnih događaja nastalih u cjelokupnom poduzeću

Modul glavne knjige uključuje slijedeće aplikacije: 

Obrada knjigovodstvenih isprava poduzeća - poslovne isprave sastavljaju se na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnih događaja I evidentiraju se prvo u modulima pomoćnih poslovnih knjiga i analitičkih evidencija, da bi se potom, korištenjem temeljnica, u glavnu knjigu prenosili iskazi prometa pojedinih evidencija



Kontrolni postupci na razini glavne knjige - unutarnje kontrole poslovanja poduzeća zasnivaju se na odgovarajućim kontrolnim postupcima, neki od tih postupaka provode se primjenom ove aplikacije • temeljni kontrolni postupak ugrađen u ovu aplikaciju jest primjena dvojnog knjigovodstva



Izvještavanje iz glavne knjige – za informacije iz glavne knjige su uglavnom zainteresirani u prvom redu subjekti izvan poduzeća, tako da će one biti uglavnom unificirane i najčešće usklađene sa zakonskim propisima, standardima i općeprihvaćenim računovodstvenim načelima • za informacije zainteresirani su i unutarnji korisnici, te je za njihove potrebe ostavljen i određeni "manevarski prostor" za fleksibilnije sastavljanje i predstavljanje izvještaja iz glavne knjige

4.5.2. Računovodstveno praćenje dugotrajne imovine Aplikacije obuhvaćene ovim modulom jesu: • Knjiga inventara - Svaki nabavljeni element trajne poslovne imovine upisuje se kronološkim redoslijedom njegove nabave i stavljanja u uporabu pri čemu on dobiva inventurni broj • Analitičko knjigovodstvo dugotrajne imovine - Ova aplikacija trajnu imovinu dijeli u dvije skupine, ovisno o tome je li ona u pripremi ili u uporabi -

na kontu trajne imovine u pripremi evidentiraju se svi elementi obračuna troškova nabave koji predstavljaju moguću osnovicu za obračun amortizacije

-

na kontu trajne imovine u uporabi vodit će se sva trajna poslovna imovina koja se koristi, neovisno o tome je li ona otpisana ili ne

-

kriterij isknjiženja je, kao i u prethodnoj točki, isključivo njeno stavljanje izvan funkcije

• Kontrola poslovanja s dugotrajnom imovinom – treba uspostaviti oređene kontrolne postupke, dvije su skupine pritom od posebne važnosti: postupci provjere primjene organizacijskih pravila i zakonskih odredaba o postupcima nabave dugotrajne imovine, te kontrola ranga osoba koje imaju ovlaštenja za odobravanje takve nabave • Izvještavanje o dugotrajnoj imovini - najvažniji izvještaji koje generira ova aplikacija ponajprije se odnose upravo na analitičko izvještavanje o ovoj vrsti imovine

30

-

korisnici – osobe na različitim razinama menadžmenta

-

najvažniji – oni o nabavi ove imovine u određenom razdoblju, o stanju dugotrajne imovine i oni koji će služiti u usporedbi planiranog i stvarno obračunatog iznosa amortizacije

4.5.3. Računovodstveno praćenje zaliha, sirovina i materijala 

materijalno knjigovodstvo



zalihe sirovina i materijala pripadaju skupini kratkotrajne imovine

Ovaj modul uključuje tri osnovne aplikacije: • Evidencija zaliha sirovina i materijala u poslovnim knjigama - podaci i informacije o stanju i kretanju zaliha sirovina i materijala mogu se pratiti unutar različitih evidencija od kojih su svakako najvažnije: -

skladišna evidencija

-

analitička evidencija sirovina i materijala (analitičko ili materijalno knjigovodstvo)

-

sintetička evidencija (financijsko knjigovodstvo ili glavna knjiga)

-prilikom razvoja i primjene ove aplikacije treba voditi računa o kontnom planu i automatiziranom procesu kontiranja  Kontrola materijalnog poslovanja - kvaliteta poslovanja sa zalihama sirovina i materijala postiže se ugradnjom primjerenih kontrolnih postupaka u modul materijalnog knjigovodstva -

u nabavi i trošenju ove vrste imovine poduzeća sudjeluje više ili čak mnogo osoba

-

ova aplikacija mora usklađeno i povezano provoditi kontrole kvalitete i količine nabavljenih sirovina i materijala, uvjeta nabave i smještaja sirovina i materijala te njihova trošenja

 Izvještavanje o materijalnom poslovanju - izvještaji ove vrste su prilagođeni potrebama internih korisnika 4.5.4. Obračun plaća djelatnika 

u ovom modulu će se ona pravila obračuna plaća i ostalih naknada za rad iz upravljanja ljudskim resursima operativno primjenjivati onom vremenskom dinamikom kojom se određeni oblici zarade djelatnika trebaju isplaćivati (tjedno, mjesečno, tromjesečno itd.)



evidentiraju se kao troškovi plaća

Ovaj modul obuhvaća tri glavne aplikacije: • Analitičko knjigovodstvo plaća - obuhvaća pojedinačni obračun plaća za svakog zaposlenika poduzeća, glavni rezultat primjene ove aplikacije jest isplatna lista -

vode se i određene porezne evidencije

-

rekapitulacija plaća - temeljnica za knjiženje u glavnoj knjizi

31

• Kontrolni postupci pri obračunu plaća - jednu od prvih kontrola provode sami djelatnici -

i uprava poduzeća treba pratiti i kontrolirati ovo područje

-

svojevrsnu kontrolu vodi i porezna uprava, dakle zakonski su definirani rokovi dostavljanja poreznih izvješća i podmirenja poreznih obveza

• Izvještavanje o troškovima plaća – najvažnija izvješća obračunske liste i rekapitulacije plaća 4.5.5. Računovodstveno praćenje proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda 

služi kako bi se na jednom mjestu prikupili podaci o svim troškovima koji ulaze u cijenu proizvodnje



nakon završetka procesa proizvodnje poduzeće će raspolagati izvjesnom količinom gotovih proizvoda, ovdje se također nalaze informacije o troškovima sadržanima u tim proizvodima

Strukturu ovog modula čine slijedeće aplikacije: 

Evidencija proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda u poslovnim knjigama - vodit će se u okviru sljedećih (digitalnih) poslovnih knjiga: - analitičko knjigovodstvo proizvodnje po vrsti, mjestima i nosiocima troškova poluproizvoda i gotovih proizvoda, koje omogućuje praćenje troškova proizvodnje prema različitim kriterijima (o kakvim je troškovima riječ, gdje su ti troškovi nastali, tko ih je iza zvao) - skladišna evidencija poluproizvoda i gotovih proizvoda i knjiga popisa, ako će se gotovi proizvodi prodavati u vlastitim prodavaonicama poduzeća, tada će biti potrebno voditi i knjigu popisa - analitičko knjigovodstvo zaliha gotovih proizvoda vodi se usporedo sa skladišnom evidencijom poluproizvoda i gotovih proizvoda - sintetička evidencija u glavnoj knjizi gdje će se otvoriti i voditi evidencija troškova poslovanja po prirodnim vrstama i o rasporedu troškova, sukladno korištenom kontnom planu

 -

Kontrolni postupci na razini proizvodnje i zaliha gotovih proizvoda - potrebno je započeti s provjerom odobrenja proizvodnje i povezanosti proizvodnje s planom prodaje nastaviti s usporedbom naloga za proizvodnju i njegovim izvršenjem

-

nužno je definirati mjesta troškova, obuhvatnost, odgovornost i ovlasti za odobravanje utrošaka resursa po pojedinim mjestima troškova 

Izvještavanje o proizvodnji i gotovim proizvodima - osnovni korisnici - menadžment poduzeća i prodajna služba

- iz evidentirane strukture troškova bit će moguće izvesti informacije o raznim troškovima

32

4.5.6. Računovodstveno praćenje zaliha trgovačke robe 

valja računovodstveno pratiti poslovne procese nabave i prodaje jer se zalihe robe u roku kraćem od jednog poslovnog ciklusa transformiraju u novac kojim poduzeće može raspolagati po volji i prema potrebama poslovanja

Ovaj će modul uključivati sljedeće tri osnovne aplikacije: • Evidencija trgovačke robe u poslovnim knjigama - Poslovanje robom prati se: - skladišnim evidencijama - evidencijom prodavaonica, evidentiraju se podaci o svim nabavljenim i prodanim (isporučenim) vrstama robe - analitičkim knjigovodstvom zaliha trgovačke robe, odnosno robnim knjigovodstvom - sintetičkom evidencijom u glavnoj knjizi na kontima trgovačke robe u razredu 6, a prihodi i rashodi koji se povezuju s prodajom trgovačke robe u razredu 7  Kontrola robnog poslovanja - prilikom nabave trgovačke robe svakako treba provesti kontrolu odobrenja nabave, izbora robe i dobavljača, te kvantitativnu i kvalitativnu kontrolu zaprimljene robe  Izvještavanje o robnom poslovanju - kako se prodaja robe može obavljati i putem komisije i konsignacije, na temelju knjige popisa robe trebat će stvarati i posebne izvještaje o prodanoj tuđoj robi, i to prema vrstama robe, razdobljima prodaje, dobavljačima odnosno vlasnicima robe - posebno mjesto zauzimaju izvještaji o nekurentnim zalihama te o najprodavanijoj robi (usmjeravanje robnog poslovanja u budućnosti)

4.5.7. Saldakonti kupaca i dobavljača 

ključne točke dodira poduzeća - procesi nabave i prodaje

Ovaj modul čine tri ključne aplikacije: • Evidencija poslovanja s kupcima i dobavljačima vodit će se putem: - knjige ulaznih (primljenih) računa (faktura) koja predstavlja pomoćnu poslovnu (digitalnu) knjigu koju su dužni voditi porezni obveznici u sustavu poreza na dodanu vrijednost (PDV). Ovu je poslovnu knjigu dužna voditi nabavna služba poduzeća - knjige izlaznih (izdanih) računa (faktura) koja također predstavlja zakonsku obvezu svih poreznih obveznika u sustavu PDV-a, a vodit će je služba prodaje - analitičke evidencije kupaca i dobavljača na odgovarajućim analitičkim kontima kupaca i dobavljača. Za ova analitička knjigovodstva vode se i dnevnici u kojima se promjene u poslovanju s partnerima evidentiraju kronološki - sintetičkom evidencijom u glavnoj knjizi kako bi se dobile zbirne vrijednosti o potraživanjima i dugovanjima poduzeća u određenom trenutku

33

• Kontrola poslovanja s kupcima i dobavljačima - za točne, precizne i pravodobne informacije o poslovanju s pojedinim kupcem ili dobavljačem, bitno je u ovu aplikaciju ugraditi i određene preventivne kontrole radi onemogućivanja višestrukog unosa istoga dobavljača ili kupca pod različitim nazivima ili šiframa, ili pak različitih kupaca i dobavljača pod istim nazivima ili šiframa - važna je i kontrola kojom će se provjeravati odgovara li analitička evidencija poslovanja s kupcima sintetičkoj evidenciji na kontima glavne knjige - od prvorazredne je važnosti vođenje dnevnika saldakonti kupaca i dobavljača • Izvještavanje o poslovanju s kupcima i dobavljačima – unutarnji i vanjski korisnici

4.6. lnformacijski podsustav (IPS) nabave i ulazne logistike 

složen sustav koji mora omogućiti dobru komunikaciju tvrtke s njenim kupcima i dobavljačima, osigurati dobro praćenje robnih tokova, ali i uvjete za praćenje svih financijskih elemenata poslovnih odnosa pripremajući i prenoseći podatke u informacijski podsustav (IPS) računovodstva i upravljanja financijama



funkcija nabave i ulazne logistike usko je povezana s funkcijom proizvodnje

Nabava je djelatnost poduzeća i drugih poslovnih sustava koja se brine o opskrbi materijalima, opremom, uslugama i energijom potrebnim za realizaciju ciljeva poslovnog sustava Poslovna logistika (engl. Business Logistici) je materijalno poslovanje ili opskrba poduzeća. Cjelovit logistički sustav započinje kod kupaca i prolazi sljedeće stupnjeve: posrednici u prodaji, prodajno skladište, otprema, skladište gotovih proizvoda, proizvodnja, skladište dijelova za montažu, skladište predmeta rada, nabava i dobavljači. "U skladu s tim odvija se i informacijski tok koji započinje istraživanjem tržišnih potreba, dakle zahtjevima kupaca, dok se robni tok odvija u obrnutom smjeru, dakle od dobavljača preko nabave, proizvodnje, skladišta, prodaje do kupaca. Poslovna se logistika može, prema oblastima kojima poduzeća pripadaju, podijeliti na logistiku trgovine, logistiku proizvođačkih poduzeća (industrije) i logistiku uslužnih poduzeća. Industrijska logistika dijeli se na sljedeća područja: • logistiku nabave (ulaznu logistiku), • logistiku proizvodnje (unutarnju logistiku), • logistiku distribucije (izlaznu logistiku). Informacijski podsustav nabave i ulazne logistike se sastoji od sljedećih modula: • pripreme nabave i naloga za nabavu, • suradnje s dobavljačima, • upravljanja zalihama i skladišnim poslovanjem, • ulazne logistike

34

4.6.1. Priprema nabave i naloga za nabavu  

Nalog za nabavu -osnovni dokument korišten u nabavnom poslovanju Modul pripreme nabave i naloga za nabavu uključuje:  Analiza potreba u potrošnim dobrima o svaka org. jedinica iskazuje svoje potrebe (mjesečno, tromjesečno, polugodišnje ili godišnje) o temeljem analize ispunjava se digitalni obrazac zahtjeva za nabavu (vrste, specifikacije i količine potrošnih dobara) o dostavlja se elektroničkim putem službi nabave u propisanom roku 

Konsolidacija potreba u potrošnim dobrima i planiranje nabave o različite org. jedinice imaju potrebe za istim potrošnim dobrima (papiri, toneri...) o služba nabave objedinjuje i konsolidira ukupne potrebe poduzeća u svim potrošnim dobrima o jedinstven nalog = izbjegavanje višekratnog naručivanja istih proizvoda -> smanjenje troška nabave



Priprema naloga za nabavu potrošnih dobara o menadžment službe nabave i ostalih org. jedinica-provjerava, analizira, izmjenjuje i odobrava konsolidirani popis o konsolidirani popis – osnova za pripremu i izradu cjelovitog naloga za nabavu potrošnih dobara

4.6.2 Suradnja s dobavljačima  

Voditi računa o podacima o dobavljačima, njihovim cijenama, izračunu nabavnih cijena (trošak transporta, osiguranja i carine) Modul suradnje s dobavljačima: (5)

Uspostavljanje i razvoj suradnje s dobavljačima  





nabavna služba poduzeća prati događanja na tržištu materija koja ih zanimaju sada ili bi mogla u budućnosti kada naiđe na ponuđača čija ih ponuda zanima uspostavlja prvi poslovni kontakt o izravno - osobno ili telefonom o neizravno - konvencionalni dopis, elektronička pošta ili elektronička razmjena dokumenata Elektronička razmjena dokumenata (EDI) o podizanje poslovne komunikacije na višu razinu o izlazni dokumenti jednog sustava prihvaćaju se kao ulazni dokumenti drugog sustava o u skladu s Edifact standardom o primjena među bankarskim org. i poduzećima koja su intenzivno povezana o nedostatak: visoki troškovi implementacije Nakon prvog poslovnog kontakta

35

o o o

sastanak menadžmenta kako bi se dogovorila daljnja suradnja pregovori traju dugo, a nekada završavaju neuspjehom pregovori završili dogovorom - razmjena informacija kako bi se uspostavili suradnički odnosi

Organiziranje dražbe i prikupljanje ponuda  

elektroničko prikupljanje ponuda – dražba ili aukcija, konkurira više dobavljača sličnih dobara odabiranje najpovoljnijeg ponuđača, aktiviranje aplikacije suradnje s dobavljačima

Izrada narudžbe za nabavu  



Osnovni cilj uspostavljanja suradnje s dobavljačem temelj narudžbe: o potrebe poduzeća o rokovi i načini isporuke o način preuzimanja dobara o provjera kvalitete zadnje 3 natuknice – u suradnji s dobavljačem

Potvrda narudžbe   

formalna obavijest naručitelju da je narudžba primljena isporuka u dogovorenmo roku naručitelju odgovarajući elektronički dokument – Potvrda prijema narudžbe – pohrana u bazu podataka IS

Obrada ulaznih računa   

ispostavljanje računa u el. Obliku – usporedno s isporukom robe ili nakon toga naručitelj zaprima račun, pohranjuje ga u bazu podataka, aktivira aplikaciju obrade ulaznih računa proces obrade: o provjera ulaznog računa (odgovara li račun stvarno isporučenoj kvaliteti i kol) o reklamacija – ukoliko naručitelj nije zadovoljan o stavke ulaznog računa odgovaraju stanju isporuke - prosljeđivanje računa na likvidaciju u IPS računovodstva i financija naručitelja

4.6.3. Upravljanje zalihama i skladišnim poslovanjem  

Evidentiranje stanja zaliha i praćenje materijalnih tokova (količinski i vrijednosno) Potporu će pružati 3 osnovne softverske aplikacije:

Prijam i kontrola ulaza potrošnih dobara   

postupci rukovanja uključuju prijam robe (preuzimanje i skladištenje) treba utvrditi stanje dostavljene robe i obaviti kontrolu komisijski postupak u slučaju:

36

 

o velike kol. robe o robe koja zahtijeva strogu kontrolu (alkoholna pića, kemijski proizvodi) ispunjavanje odgovarajućih dokumenata - skladišne primke unos informacija u modul UZSP i podsustav nabave i logistike

Praćenje zaliha i upravljanje skladištem   

evidentira i na zahtjev omogućuje uvid u stanje zaliha pojedinog artikla ili kategorija prikaz i u količinskom i u vrijednosnom smislu Suvremeni pristup o skladištenje traje što kraće o prekomjerne zalihe = mrtvi kapital o nedostatak zaliha – dovode do zastoja i poremećaja u radu o dobra aplikacija ovog tipa ima algoritme za optimizaciju zaliha i optimizaciju iskorištenja skladišnog prostora

Izlaz dobara iz skladišta  

u skladu s unaprijed utvrđenim planovima i dinamikom ili po zahtjevu korisnika otpremnica ili izdatnica – poslovni dokument za evidentiranje izlaza

4.6.4. Ulazna logistika  

Problemi: više načina prijevoza (cestovni, morski, zračni), više špeditera, popratna dokumentacija, koordinacije prijevoznika, carinske deklaracije Modul ulazne logistike informatičku potporu davat će sljedeće aplikacije: (3)

Utvrđivanje redoslijeda dostava  

veća poduzeća istovremeno od više dobavljača prima isporuku aplikacija vodi računa o: o kapacitetima skladišta o koordinaciji vremena isporuke o optimalnom redoslijedu dostava

Prihvat isporuka    

fizički prihvat dobara i prihvat dokumentacije o isporučenoj robi aplikacija za fizički prihvat se preklapa s prijemom i kontrolom ulaza (UZSP) dobavljač dostavlja popratnu dokumentaciju: o dostavnicu, teretne listove, carinske deklaracije, uvjerenja o kontroli naručitelj uspoređuje dokumentaciju sa stvarnim stanjem isporuke

Obrada dostavne i transportne dokumentacije  

financijski aspekti se obrađuju u IPS-u računovodstva i upravljanja financijama bavi se uglavnom naturalnim odnosno količinskim aspektima primljenih dobara

37

 

uglavnom analitička i statistička obrada rezultati se dostavljaju menadžmentu

4.7. Informacijski podsustav proizvodnje (IPS) Cilj: -

ubrzavanje razvoje i proizvodnje gotovih proizvoda zahtijeva često korištenje i povezivanje raznorodnih tehnologija

Proizvodnja proizvoda: -

različite razine složenosti (kreda-štednjak-automobil) kod jednostavnih proizvoda- jedan pogon ili jedna tvornica složeni proizvodi - mnoge lokacije

IPS proizvodnje sastoji se od sljedećih modula: -

planiranja i pripreme proizvodnje upravljanja proizvodom upravljanja kvalitetom i razvojem proizvoda

4.7.1 Planiranje i priprema proizvodnje Različiti načini planiranja rasporeda proizvodnih procesa: 

Izrada glavnog plana proizvodnje o temeljen na analizi podataka o prodaji artikala za protekla razdoblja+pretpostavke buduće potražnje o planiranje proizvodnje guranjem – gotovi artikli se „guraju“ u prodaju



Kanban = zahtjevi potencijalnih kupaca (signali) o proizvodnja započinje „signalom“ s tržišta (zahtjev kupca) o planiranje proizvodnje povlačenjem – proizvodnja na poticaj tržišta



kombinacija o glavni plan se prilagođava i mijenja zahvaljujući kanban signalima o najsloženiji i zahtijeva kompleksna informatička rješenja

2 vrste informacijskih podsustava za planiranje proizvodnje: 



Sustav MRP (Material reguirements Planning) o planiranje potreba za sirovinama i zalihama za proizvodnju o ne uključuje planiranje i upravljanje opremom, radnom snagom i sredstvima Sustav MRP II o razvijeniji o podržava planiranje svim komponentama proizvodnje (radna snaga, oprema, sredstva)

38

o

što-ako analiza – ispitivanje posljedica pojedinih odluka (umjesto kemijske krene proizvodnja tehničke olovke)

4.7.2. Upravljanje proizvodnjom Upravljanje zalihama u proizvodnji Zalihe se dijele na:   

zalihe sirovina zalihe poluproizvoda zalihe gotovih proizvoda

Kontrola zaliha – upravljanje i nadzor nad svim tokovima materijala    

ulaz materijala u skladište izlaz materijala iz skladišta materijali u proizvodnji izlaz materijala iz proizvodnje

Aplikacije prate: zalihe materijala, zavisne troškove, vrijeme isporuke robe, periodične oscilacije u potrošnji i planirane potrebe za materijalom te signaliziraju minimalnu razinu Napredniji sustavi samostalno generiraju narudžbu    

znatne uštede uklonjena mogućnost ljudske pogreške pravovremenost optimalna veličina narudžbe

Program može pratiti zalihe po različitim nabavnim cijenama i voditi ih sukladno prihvaćenoj politici cijena (HIFO, LIFO, FIFO) Sinkronizirana opskrba (Just-in-time) – sustavi koji nastoje minimizirati zalihe robe i sirovina za proizvodnju te osigurati potpunu usklađenost politike nabave sirovina s tržišnim potrebama Temelj:        

učestalo planiranje, upravljanje i kontrola odvijanja proizvodnje dobavljača i vlastite proiz/prodaje učestale, male količine isporuke materijala određene kakvoće precizno definirani rokovi na taj način: sirovine s dostavnih rampi na proizvodnu liniju smanjenje potrebnih zaliha (60-90%) smanjenje radnog prostora (50%) povećanje produktivnosti (do 100%) i likvidnosti nedostaci: veći troškovi nabave i prijevoza zbog učestalosti nabave, veće zagađenje i rizik pravovremenosti dostave

39

što jest?

što čini?

filozofija menadžmenta

smanjuje viškove (vremena, zaliha...)

"sustav povlačenja"

što zahtijeva? sudjelovanje zaposlenika ind.inženjerstvo stalna poboljšanja potpuno upravljanje kvalitete

što pretpostavlja? stabilno okruženje

niska razina zaliha

4.33. Koncept sinkronizirane opskrbe

Upravljanje proizvodnim procesima     

  

Proizvodnja = pretvaranje inputa u outpute uz strojeve, operatore, materijal, alat Finalni proizvod = robe i usluge koje kupuju krajnji korisnici Intermedijarni proizvod = upotrebljavaju proizvođači kao inpute 4 strateške dimenzije: troškovi, kvaliteta, vrijeme i uvjeti isporuke, fleksibilnost Automatizirani proizvodni sustavi o računalno podržano oblikovanje (CAD) o računalno podržana proizvodnja (CAM) o računalna integrirana proizvodnja (CIM) šifre – sustav jednoznačne oznake (zastarjele tvornice) čitala stupičastog koda – tvornice tehnološki više razine radiofrekvencijska inentifikacija (RFID) – najnaprednije tvornice

4.7.3. Upravljanje kvalitetom i razvojem proizvoda     

Svako poduzeće koje teži rastu i razvoju mora ulagati napore i sredstva u kvalitetu postojećih i razvoj novih proizvoda. Omogućuje: osvajanje novih tržišta, stvaranje konkurentske prednosti, novih kupaca… Moraju podržavati sva poduzeća,u protivnom- ugrožen im je opstanak Modul upravljanja kvalitetom i razvojem proizvoda IPS-a proizvodnje pružat će informatičku potporu tim aktivnostima činit će ga sljedeće aplikacije (Slika 4.35., str.111.)

40

Upravljanje kvalitetom:  

Kvalitetom proizvoda nužno je kontinuirano upravljati. To je proces je koji prepoznaje i upravlja aktivnostima potrebnim da se dostignu ciljevi kvalitete neke organizacije.  Potpuno upravljanje kakvoćom (Total Quality Management, TQM) način je upravljanja poduzećem usredotočen na kakvoću, utemeljen na sudjelovanju svih članova organizacije te zadovoljavanjem korisnika, teži za dugoročnim uspjehom i boljitkom za sve članove organizacije i zajednice u cjelini.  Proces transformacije želja i potreba potrošača u konkretni proizvod naziva se ciklusom kvalitete- prikaz na slici 4.34. Dakle, proizvođač mora svoja saznanja o potrebama i željama kupca ugraditi u cjelokupan proces pripreme i izrade proizvoda- u sam proizvedeni proizvod. Razvoj novih proizvoda: 

 

Pruža svu potrebnu informatičku potporu procesima: definiranja proizvoda, prikupljanja zahtjeva, razvoja proizvoda, izbor dobavljača sirovina, materijala te upravljanja pokretanjem proizvodnje novog proizvoda. U ranim fazama razvoja novog proizvoda trebat će procijeniti troškove tog razvoja pa ova aplikacija uključuje kalkulativne algoritme. Na razvoju novog proizvoda obično angažiran veći broj stručnjaka različitih profila (inženjeri, dizajneri, ekonomisti, nutricionisti , ovisno o karakteru i namjeni novog proizvoda), a ova će aplikacija morati omogućiti i njihovu suradnju tijekom rada.

4.8. Informacijski podsustav (IPS) prodaje i izlazne logistike Prodaja proizvoda i/ili usluga završni je čin svakog poslovnog ciklusa. Nakon njega započinje neki novi ciklus, kao sto je vidljivo iz prikaza na slici 4.1. (str.62.)   

zabluda je da će se sve proizvedeno "samo po sebi" i prodati- važnost funkcije prodaje. Informatička potpora funkciji prodaje mora biti kvalitetna, snažna i dobro organizirana. Pružit će je informacijski podsustav (IPS) prodaje i izlazne logistike koji se u praksi obično sastoji od sljedećih pet modula: 1. upravljanja narudžbama u prodaji, 2. upravljanja izlaznom logistikom i transportom, 3. potpore poslijeprodajnim uslugama, 4. pružanja stručnih savjeta i usluga klijentima, 5. poticanja na kupnju i sofisticiranih oblika prodaje.

4.8.1. Upravljanje narudžbama u prodaji Modul upravljanja narudžbama u prodaji informatički ne podržava isključivo čin kupoprodaje, nego se sastoji od čitavog niza aplikacija:

41















Upravljanje profilima klijenata o Omogućuje poduzeću prikupljanje, pohranjivanje i upravljanje podacima o već aktivnim i perspektivnim klijentima radi dobivanja što točnijeg uvida u značajke njihova ponašanja prilikom odlučivanja o kupnji i samog kupovanja o Osim osnovnih pohranjivat će se i podaci o njihovim ranijim kupnjama, načinu plaćanja, urednosti izvršavanja obveza plaćanja, učestalosti njihovih kupnji…. o stvorit će se profila klijenata koji će omogućiti prilagođavanje ponude očekivanim željama i potrebama svakog klijenta Organiziranje i upravljanje aukcijama (dražbama) o Posebice prilikom elektroničke prodaje organiziraju se dražbe ili aukcije na kojima će se pojedinci ili tvrtke nadmetati svojim ponudama o slučaj kad poduzeće raspolaže velikim količinama nekih artikala koje nudi na prodaju, ili pak ima problema s likvidnošću, pa će dražba biti način da se tih zaliha "riješi" u kratkom vremenu i uz što manje nepotrebnih troškova - popravljanje stanja likvidnosti Obrada upita klijenata o upite će trebati što brže i što kvalitetnije obraditi kako bi potencijalni kupac na vrijeme dobio što točnije, preciznije i iscrpnije informacije o onome što ga zanima. o Potencijalne kupce nejasni i neprecizni odgovori mogu i odvratiti od kupnje Podnošenje konkretnih ponuda o Zainteresirani kupac poduzeću će dati do znanja da bi mogao postati stvarnim kupcem nekog proizvoda ili usluge - poduzeće mora odgovoriti konkretno o Odgovorit će dostavljanjem ponude u kojoj mora točno specificirati sve što bi u kupoprodajnom ugovoru moglo biti važno sa stajališta kupca o pritom će koristiti resurse svog informacijskog podsustava prodaje i izlazne logistike, ali i drugih podsustava, poput, primjerice, IPS-a racu novodstva i upravljanja financijama ili IPS-a proizvodnje Upravljanje kupoprodajnim ugovorima o U maloprodaji kupoprodajni ugovor između prodavatelja i kupca se formalno ne sklapa o u drugim oblicima prodaje - ugovorom su utvrđena prava i obveze svih ugovornih strana o treba pratiti i njegovu realizaciju (npr. instalaciju koja traje duže,dodatne radove...) o prati realizaciju svih ugovora - nije jednostavan zadatak, jer takvih ugovora može u istom trenutku biti mnogo Fakturiranje o Posljednja ključna aplikacija modula upravljanja narudžbama u prodaji o konsolidacija (sastavljanje) i ispostavljanje izlaznog računa (fakture) u kojoj će biti navedene sve financijske obveze kupca, uključujući i sve poreze i eventualna druga davanja koja proizlaze iz kupoprodajnog posla, a koje je kupac dužan podmiriti o važni element izlazne fakture jest i specifikacija načina i roka plaćanja Upravljanje povratnom ambalažom o Povratna ambalaža vlasništvo je prodavatelja, ali se neko vrijeme nalazi kod kupcaprema njoj treba odnositi s dužnom pozornošću

42

o

vodi preciznu evidenciju o mjestima na kojima se povratna ambalaža nalazi u svakom trenutku te pratiti njen povrat u dogovorenom roku. Ako se ne vrati, mora se platitifaktura kupcu za nevraćenu povratnu ambalažu

4.8.2. Upravljanje izlaznom logistikom i transportom 

Izlazna logistika obuhvaća sve aktivnosti vezane uz isporuku, dostavu gotovih proizvoda izravno iz proizvodnje ili skladišta gotovih proizvoda na adresu kupca ili na drugu lokaciju na kojoj on želi preuzeti robu  izlazna je logistika najčešće zadatak prodavatelja. Isporuku može prepustiti nekom drugom specijaliziranom poduzeću (prijevozniku, špediteru) ili će pak koristiti vlastite logističke resurse (sredstva i ljude) Na informatičkoj razini, o izlaznoj logistici i transportu robe do odredišta kupca "brinut" će odgovarajući modul IPS-a prodaje i izlazne logistike. Ovaj će modul obično obuhvaćati tri glavne aplikacije: 1. Upravljanje zalihama i skladištenjem gotovih proizvoda:  ova će aplikacija biti vrlo slična modulu upravljanja zalihama i skladišnim poslovanjem u okviru IPS-a nabave i ulazne logistike.  razlike:gotovi proizvodi nakon isporuke napuštaju granice poduzeća jer je njihov vlasnik sada već vanjski kupac,nastojanja da gotovih proizvoda bude što manje na zalihama 2. Upravljanje isporukom  Isporuka prodane robe mora biti popraćena odgovarajućim poslovnim dokumentom izdatnicom - obično konvencionalni ("papirnati") dokument jer mora pratiti robu tijekom njene isporuke ili dostave kupcu  U suvremenom prodajnom poslovanju, tako oblikovani dokumenti koje je moguće u cijelosti ili djelomično digitalizirati - primjerice korištenjem ranije spomenute tehnologije stupičastog (crtičnog) koda, ili još novija tehhnologijom radiofrekvencijske identifikacije (RFID)  Kada isporučena roba stigne do kupca, on je treba pregledati - ako je sve u redu s količinom i kvalitetom, preuzeti je  Svoju će suglasnost potvrditi potpisom na dostavnici. Dostavnicu treba vratiti prodavatelju, što će on evidentirati i tek tada aktivirati aplikaciju fakturiranja iz modula upravljanja narudžbama u prodaji  Ako se koriste RFID oznake, postupak će biti potpuno automatiziran, pri čemu kupac neće ništa ručno potpisivati, nego će njegova RFID oprema elektronički potvrditi i dojaviti informacijskom sustavu prodavatelja prijam robe  Mogućnost da kupac ne želi preuzeti isporučenu robu zbog pogreške(oštećenje ili iz bilo opravdanog razloga) -reklamacija prodavatelju koji će je obraditi primjenom modula potpore poslljeprodajnim uslugama 3. Upravljanje transportom  problemi transporta mogu utjecati na zadovoljstvo kupca, troškove dostave i otpreme, a time i na konačnu cijenu robe.

43







roba tijekom transporta mijenja više načina prijevoza, (cestovni, željeznički…te više prijevoznika) pitanje praćenja transporta, prateće dokumentacije, carinskih deklaracija, koordinacije prijevoznika postaje ozbiljno. Ova aplikacija mora osigurati procjenu i praćenje svih stvarnih troškova u svim fazama transporta, pripremu sve prateće dokumentacije u skladu s propisima koji oblikom (papirnatim i elektroničkim) omogućuju pouzdano i adekvatno praćenje svih roba. Isporučitelj robe mora voditi računa o: pripremi robe za isporuku, o rokovima i pravovremenosti isporuke, komunikaciji i koordiniranju dostave, usklađivanju dinamike dostave i načina transporta s potrebama

4.8.3. Potpora poslijeprodajnim uslugama  

Suvremeni pristup prodaji - odnosi s kupcem nebi smjeli prestati samom kupoprodajom održavanje dobrih odnosa s klijentima – putem pružanja poslijeprodajnih usluga - određene usluge nakon prodaje koje kupac može smatrati korisnima i za koje vjeruje da dodaju vrijednost kupljenoj robi. Među najvažnije tipove poslijeprodajnih usluga mogu se uvrstiti:  usluge rješavanja reklamacija kupaca na isporučenu robu,  usluge otklanjanja nedostataka i popravaka kupljene robe u jamstvenom roku,  usluge redovitog održavanja i popravaka kupljenih proizvoda,  usluge nadogradnje i proširenja funkcionalnosti kupljenih proizvoda Navedene kategorije "pokrivene" su odgovarajućim aplikacijama modula potpore poslijeprodajnim uslugama IPS-a prodaje i izlazne logistike. Aplikacije: 1. Rješavanje reklamacija kupaca     

različiti razlozi da kupac ne bude zadovoljan isporučenom robom (pogrešna roba, oštećena,pokvarena tijekom isporuke, nakon korištenja otkrio nedostatke) kupac će uložiti žalbu,(reklamaciju) na primljenu robu (ili uslugu), aplikacija će evidentirati i upozoriti djelatnike poduzeća odgovorne za rješavanje reklamacija odgovorna osoba će provjeriti navode i riješiti reklamaciju u korist kupca il je odbaciti kao neosnovanu Treba vjerovati navodima kupca sve dok se i ako ne dokaže suprotno Cilj: unaprijediti kvalitetu ponude poduzeća i odnosa s njegovim klijentima

2. Evidencija intervencija u jamstvenom roku 

 

svaki imalo složeniji proizvod – poduzeće nudi jamstvo kojim će kupcu garantirati besplatno otklanjanje nedostataka i kvarova u točno preciziranom roku od dana kupnje (primjerice, jednu, dvije ili više godina) evidentirat će se sve intervencije izvršene u jamstvenom roku te kompenzirati troškovi koje su one izazvale, a kupci ih nisu dužni snositi omogućene su različite analize i statistike intervencija izvršenih u jamstvenom roku

44

3. Potpora uslugama održavanja i popravaka nakon isteka jamstvenog roka  U slučaju kvarova trebat će proizvode popravljati, ako je to tehnički izvedivo i ekonomski opravdano  od pomoći pri planiranju i izvođenju redovitog održavanja, evidenciji utrošenog rada i materijala, fakturiranju ; naplati usluga održavanja  Uglavnom će služiti izračunu troškova, odnosno cijene koju će kupac (odnosno sada vlasnik) trebati platiti i evidenciji naplate takvih potraživanja  nerijetko će biti potrebna ugradnja nekih novih dijelova, pa će ova aplikacija „surađivati" s aplikacijom upravljanja zalihama rezervnih dijelova i materijala

4. Potpora uslugama nadogradnje i proširenja funkcionalnosti proizvoda –  Proizvođači ili prodavatelji tehnički sofisticiranih proizvoda često nude mogućnosti njihove nadogradnje ili proširenja njihovih funkcionalnosti po želji vlasnika.  pruža svu potrebnu informacijsku potporu takvim zahvatima, osiguravajući odgovarajuću tehničku i korisničku dokumentaciju, kalkulirajući cijene, nudeći moguće različite opcije te ispostavljajući fakture za izvršene nadogradnje i proširenja funkcionalnosti proizvoda

4.8.4. Pružanje stručnih savjeta i usluga   

komplement prethodnog modula IPS-a prodaje I izlazne logistike Specifiča vrsta usluga – intelektualne Učinci intelektualnih usluga (primjerice, bolja informiranost, povećanje znanja, snalaženje u nepoznatim situacijama, brže reagiranje na neočekivane događaje itd.) daleko teže mjerljivi, nastupaju s određenom vremenskom odgodom, a mogu čak i izostati bez krivnje pružatelja usluga Najvažnije aplikacije koje podržavaju pružanje intelektualnih usluga klijentima: • Stručno savjetovanje o

Klijentima poduzeća katkad će zatrebati tehnička pomoć pri kupnji proizvoda, ako se u njegovoj instalaciji ili korištenju nađu u nedoumici o oni će moći stupiti u kontakt sa stručnom osobom poduzeća (dogovoriti osobni kontakt, obaviti telefonski razgovor, razmijeniti nekoliko poruka e pošte itd.) i dobiti kompetentne i kvalificirane odgovore na upit o unaprijed pripremljeni odgovori na pitanja koja klijenti najčešće postavljaju (engl. Fœquently Asked Questions, FAQs) - omogućuju im da do tih odgovora dođu putem govornih automata ili liste odgovora na često postavljana pitanja objavljene na Web stranicama poduzeća o trebala bi podržavati i takve mogućnosti - klijenti percipiraju kao dodatnu vrijednost • Obrazovanje i uvježbavanje korisnika o

Proizvodi visoke tehnologije ili pak nekih farmaceutskih pripravaka - korisnici trebaju visoku razinu znanja i nužnih vještina kako bi takve proizvode mogli ispravno primijeniti

45

o o

o

odgovorna poduzeća na sebe će preuzeti obvezu educiranja i uvježbavanja klijenata prije Ili neposredno nakon kupnje određenog proizvoda korisnicima će se nuditi odgovarajuće obrazovne usluge, koje mogu varirati od sasvim jednostavnih (primjerice, poduka o tome kako koristiti neki dodatak jelima ili popraviti sitnije kvarove na proizvodu) pa do dobro strukturiranih stručnih tečajeva i drugih oblika prijenosa znanja - besplatno putem Weba ili na neki konvencionalan način Dodana vrijednost za klijente - potencijalno vrlo velika, no i dalje ostaje činjenica da učinci ove vrste intelektualnih usluga u velikoj mjeri ovise o klijentu

4.8.5. Poticanje na kupnju i sofisticirani oblici prodaje 

nuđenje nekih dodatnih pogodnosti prilikom kupnje, poput popusta, poklona, nagradnih igara itd.  Pri realizaciji inicijativa i planova suvremena informatička tehnologija može imati neprocjenjivo veliku ulogu i važnost - uvođenjem koncepta elektroničkog poslovanja, koji uključuje i neke potpuno nove oblike elektroničke prodaje, poput suradničke (afilijacijske) prodaje, obrnutih (inverznih) aukcija, agregacije ponuda različitih poduzeća itd. Modul poticanja na kupnju i sofisticiranih oblika prodaje obično će činiti sljedeće aplikacije: 

Planiranje akcija poticanja na kupnju o od pomoći pri planiranju akcija poticanja na kupnju, utvrđivanju redoslijeda i koordinaciji aktivnosti koje ovakve kampanje uključuju, izbora lokacija (fizičkih ili virtualnih) na kojima će se akcije provoditi, izračuna mogućih troškova i predviđanja potencijalnih koristi (financijskih učinaka) od njih, privremenog, angažiranje eventualno potrebne dodatne radne snage, i tomu sličnog o aktivirati će se samo onda kada odgovorne osobe u poduzeću odluče da treba pokrenuti određenu akciju poticanja na kupnju  Potpora akcijama poticanja na kupnju o Mora biti usko povezana s marketinškim aktivnostima i informatičkim aplikacijama koje podržavaju takve aktivnosti o omogućit će prodaju uz financijske olakšice privlačne za kupca baš kao da je riječ o redovitoj, uobičajenoj prodaji koja od kupca neće tražiti nikakve posebne pripreme ni aktivnosti o trebalo bi rezultirati unaprijeđenom prodajom odnosnog proizvoda ili skupine proizvoda u kraće, ali osobito u dužem roku  Potpora sofisticiranim oblicima prodaje o prodaja, odnosno kupovanje na daljinu, bez fizičke nazočnosti kupca na stvarnim prodajnim mjestima, bezgotovinsko plaćanje i korištenje ostalih usluga elektroničkog bankarstva, odabir proizvoda putem Weba itd. o mogućnosti tzv. suradničke ili afilijacijske prodaje kada dva ili više poduzeća dogovaraju međusobnu potporu u prodaji svojih proizvoda i/ili usluga na taj način što jedno drugomu omogućuje s vlastitog Web mjesta pristup suradničkom Web mjestu na kojemu će onda potencijalni kupac obaviti stvarnu kupoprodaju (prodavatelj dječjih igračaka na svojemu Web mjestu oglasit će ponudu dječjih knjiga)

46

o

u osnovi bi stoga trebala predstavljati sponu između ostalih modula i aplikacija IPS-a prodaje i izlazne logistike s odgovarajućim modulima i aplikacijam elektroničkog poslovanja poduzeća

4.9 Studija slučaja: Informatička potpora proizvodnji kemijske olovke: PO MENI NE BITNO SKROZ, al ako netko hoće čitati….

Proizvodnja plastične kemijske olovke zahtijeva detaljno planiranje, i to ne samo planiranje izrade svih dijelova od kojih se olovka sastoji, nego planiranje i pripremu svih postupaka koji su vezani i za sredstva, odnosno alate i strojeve koji će se u toj proizvodnji koristiti. Tako, primjerice, izrada plastičnih dijelova za tijelo kemijske olovke zahtijeva i pripremu odgovarajućih kalupa za preše za plastiku. Oblikovanje kalupa za preše izvodi se s pomoću posebnih računala, tzv. inženjerskih radnih stanica i odgovarajućih programa za tehničko crtanje (AUTOCAD ili si.). Nakon toga se kalupi, po tako pripremljenim nacrtima, moraju izraditi na odgovarajućim strojevima. To mogu biti jednostavni tokarski strojevi, ali i računalno upravljani sustavi visoke preciznosti izrade koji u sebi uključuju niz povezanih radnih stanica, a nazivaju se obradnim centrima. Obradni centar može izvršiti i desetak postupaka i operacija u nizu, s pomoću različitih alata, kako bi se dobio određeni proizvod. Kalupi za prešanje plastičnih dijelova najčešće na sebi imaju 18 ili 24 tzv. gnijezda. Svako gnijezdo predstavlja jedan dio plastične olovke. Dakle, kalup u jednom radnom ciklusu može odjednom "otisnuti", tj. proizvesti 18 ili ?4 dijela za tijelo kemijske olovke. Kalupi se korištenjem troše, pa kvaliteta kalupa za preše mora biti u skladu s potrebnim vijekom trajanja i veličinom očekivane proizvodnje. Ako se kalup ošteti, oštećeno gnijezdo se zatvara, a kapacitet se proizvodnje smanjuje uz istu potrošnju energije. Stoga je katkad potrebno odlučiti: ako je oštećeno i zatvoreno više gnijezda na kalupu, treba li proizvodnju nastaviti ili prekinuti. Skine li se kalup sa stroja, postavlja se pitanje koliko je postojeći kalup oštećen, te isplati li ga se popravljati ili će biti uputnije načiniti novi kalup. Kao pomoć pri donošenju ovakvih odluka mogu se gdjekad koristiti i modeli simulacijskog modeliranja. sastavnica je temeljni tehnički dokument korišten u proizvodnji prema kojemu se povezuju (sastavljaju) dijelovi određenog proizvoda. Može se pripremiti primjenom računala i odgovarajućih pro grama. Na slici 4.42. prikazana je sastavnica korištena u proizvodnji kemijske olovke (u konkretnom slučaju, žutog flomastera).

Kada se izrade plastični dijelovi prema sastavnici prikazanoj na slici 4.42., priprema se s'jedeći važan dokument - radni nalog, koji sadržava popis i utrošak svih sirovina i poluproizvoda (u ovom slučaju plastičnih dijelova) prema normativu koji se koristi za proizvodnju flomastera. Prema podacima iz radnog naloga organizira se i pokreće proizvodni proces

47