ANALISIS BEBAN KERJA (WORKLOAD ANALYSIS) Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Ujian Akhir Semester Dasar Manajemen Bisnis Dosen : Marliana Budhiningtyas, M.Si
Disusun oleh : Zahra Cynthia Dewi 10514215
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2015
1
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu. Banyak kesulitan yang penulis hadapi dalam membuat makalah ini, tetapi dengan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini membahas tentang Analisis Beban Kerja atau Workload Analysis dan sebuah studi kasus agar membantu pembaca dalam memahami materi ini. Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dan pada intinya untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan agar di masa yang akan datang lebih baik.
Bandung, Januari 2015 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..........................................................................................................i DAFTAR ISI......................................................................................................................ii DAFTAR GAMBAR........................................................................................................iv DAFTAR TABEL..............................................................................................................v BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1 1.1
Latar Belakang...................................................................................................1
1
1.2
Rumusan Masalah..............................................................................................2
1.3
Tujuan Pembahasan............................................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI...........................................................................................3 2.1
Manajemen Sumber Daya Manusia....................................................................3
2.2
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)......................................................4
2.3
Konsep Analisa Pekerjaan..................................................................................5
2.3.1
Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................................7
2.3.2
Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)...................................................8
2.4
Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)..............................9
2.4.1
Pengertian Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)....9
2.4.2
Tujuan dan Mafaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis).................11
2.4.3
Pendekatan dan Metode Analisis Beban Kerja ............................................ (Workload Analysis).................................................................................13
2.4.4
Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja................................................. (Workload Analysis)................................................................................14
2.4.5
Pengukuran Beban Kerja..........................................................................16
2.4.6
Cara Perhitungan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)...................22
2.4.7
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja.....................................24
2.5
Full Time Equivalent (FTE).............................................................................29
2.5.1
Pengertian Full Time Equivalent (FTE)....................................................29
2.5.2
Manfaat Full Time Equivalent (FTE)........................................................29
2.5.3
Perhitungan Kebutuhan Tenanga Kerja dengan FTE...............................29
BAB III PENUTUP.........................................................................................................30 3.1
Kesimpulan......................................................................................................30
3.2
Saran................................................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................32 LAMPIRAN.....................................................................................................................33 LI. Studi Kasus..........................................................................................................33 LII.
Hasil dari Studi Kasus......................................................................................37
2
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Dinamika SDM..............................................................................................5 Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang Berpengaruh Terhadap Beban Kerja..............................28
DAFTAR TABEL
Tabel L. 1 Perbandingan waktu kerja produktif karyawan CV Spirit Wira Utama...........34
3
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama. .35 Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama..........................35 Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE........36
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Diantara fungsi-fungsi kerja yang ada di perusahaan, seperti; fungsi kerja pemasaran, fungsi kerja produksi, fungsi kerja rekayasa, dan fungsi kerja pendukung lainnya, maka hampir dapat dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk operasional Sumber Daya Manusia (SDM), dipungkiri atau tidak, akan memiliki pos biaya yang relative lebih besar dari fungsi kerja lainnya. Perusahaan yang beroperasi pada saat sekarang dituntut untuk dapat selalu bertahan dalam kondisi persaingan yang sangat ketat, baik itu persaingan harga maupun persaingan dalam tingkat penekanan biaya di semua sektor organisasi untuk dapat menggunakan sumber daya financial seminimal mungkin. Hal ini secara langsung atau tidak langsung akan sangat berpengaruh pada perhitungan yang tepat atas komposisi kualifikasi atau kompetensi dan jumlah karyawan yang dimiliki sesuai dengan aktivitas atau pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan 4
tersebut, sebab dipungkiri atau tidak, asset SDM merupakan sumber pengeluaran biaya yang besar, yang apabila tidak dicermati kan menjadi boomerang yang akan mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan, bahkan apabila diabaikan maka lambat laun dapat menghentikan perusahaan tersebut. Untuk mencapai kinerja SDM yang optimal membutuhkan setidaknya tiga pilar utama. Pertama, teknologi yang mendukung pelaksanaan kerja. Kedua, budaya kerja yang mengarah pada budaya professional. Ketiga, sistem kerja yang dapat mendorong terciptanya semangat kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah hal yang mudah karena membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi. Salah satu titik kritis dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah workload analysis atau analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang berbagai teori dan turunannya seperti Full Time Equivalent Employment dan masih banyak lagi. Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi KPI dan strategic iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari individual/group performance. HR Planning atau man power planning baik jangka pendek maupun jangka panjang juga tidak akan lepas dari analisis beban kerja. Analisisnya cukup sederhana, pembagian beban kerja pada setiap individu/group akan mempengaruhi man power planning sehingga berpengaruh pula dalam recruitment baik internal maupun eksternal dan akhirnya pada corporate planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif dan efisien. 1.2
Rumusan Masalah
1.
Apakah hubungan Manajemen Sumber Daya Manusia dengan Analisis Beban Kerja?
2.
Apakah pengertian dari Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja?
3.
Bagaimana metode pendekatan Analisis Beban Kerja?
4.
Bagaimana Analisis Beban Kerja memalui Full Time Equivalent (FTE)?
2
1.3
Tujuan Pembahasan
Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahu satu aspek yang dibutuhkan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia yaitu Analisis Beban
Kerja.
Dengan
mengetahui
aspek
penting
ini,
sebuah
perusahaan atau organisasi dapat menentukan beban kerja dari karyawan-karyawannya.
3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan unsur penting dalam kemajuan dan pengembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Hal itu terkait dengan manusia sebagai faktor penggerak dalam pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan. Sebagai unsur manusia yang harus selalu dikembangkan dan dikelola yaitu cipta, rasa, dan karsa yang kemudian berkembang menjadi bagian dari ilmu manajemen yang disebut MSDM (Arep dan Tanjung, 2003). Sebagai suatu bagian bidang manajemen, MSDM khusus mempelajari hubungan dan peran manusia dalam perusahaan, karena unsur utama dalam MSDM adalah manusia itu sendiri yang merupakan unsur utama dalam pencapaian tujuan perusahaan. MSDM memiliki peran penting untuk memberdayakan, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan dalam perusahaan agar mampu memberikan kontribusi secara optimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan berdasarkan keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki. MSDM merupakan suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan (Samsudin, 2005). Menurut Hasibuan (2001), MSDM adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Keragaman karakteristik setiap individu memerlukan suatu perhatian khusus, seperti terdapatnya perbedaan pikiran, sifat, keinginan dan latar belakang yang heterogen. Untuk dapat menyamakan persepsi dan tujuan perusahaan maka diperlukan MSDM yang memiliki fungsi-fungsi dalam pengaturan peranan manusia dalam sebuah perusahaan. Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa MSDM berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya
4
manusia dalam perusahaan dan lingkungan yang mempengaruhinya agar mampu memberikan kontribusi yang optimal bagi pencapaian tujuan organisasi. 2.2
Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten pada bidangnya yang diharapkan tercipta efisiensidan efektifitas kerja sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja adalah sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana organisasi (Sikula dalam Mangkunegara, 2003). Menurut Alwi (2001), perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat operasional yang ditujukan untuk memenuhi permintaan sumber daya manusia dengan kualifikasi tersebut. Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan SDM merupakan suatu cara untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain: 1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. 2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan. 3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan
kualifikasinya
untuk
mengisi
berbagai
jabatan
dan
menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak. 4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan
semakin
penting
ialah
penanganan
informasi
ketenagakerjaan. 5. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi. Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM yang tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi
5
informasi untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila kondisinya seimbang atau mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih besar dengan SDM yang dibutuhkan. Atau pun bahkan harus menambah apabila SDM yang ada lebih sedikit dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan, secara lengkap kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. 1 Dinamika SDM
2.3 Konsep Analisa Pekerjaan Dessler (1993:85) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Dalam melakukan analisis pekerjaan dibutuhkan pengetahuan dan kemampuan serta pengalaman dari seorang analis. Adapun syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi: 1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal.
6
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah dan efisien serta objektif. 3. Pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang memadai. 4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugastugas. Di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : a. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar); b. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time); c. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time); d. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatankegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan atau jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification).
7
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan (Job Description) Deskripsi pekerjaan (job description) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Deskripsi pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga operasional. Deskripsi pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Deskripsi pekerjaan memberikan standar tugas yang harus dicapai oleh masing-masing pemegang jabatan tersebut. Menurut Arep dan Tanjung (2003), deskripsi pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Deskripsi pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar persepsinya mudah dipahami. Menurut Hasibuan (2001), deskripsi pekerjaan menguraikan hal-hal berikut : 1.
Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberi nama jabatan, pada tiap-tiap karyawan yang memiliki jabatan seperti manajer dan direktur.
2.
Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui.
3.
Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4.
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesinmesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5.
Ringkasan pekerjaan suatu jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsifungsi dan aktivitas utamanya.
6.
Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan mana petugas tersebut dipromosikan dan ke jabatan mana petugas tersebut akan dipromosikan.
8
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan berbagai segi suatu pekerjaan, sehingga terdapat kejelasan atas apa yang harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan dan bagaimana mengerjakan. 2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan deskripsi pekerjaan yang telah dibuat perusahaan yang menunjukkan persyaratan orang yang akan direkruit dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi sehingga dapat mencegah penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan, pengetahuan dan keahlian yang nantinya dapat menyebabkan rendahnya produktivitas kerja. Spesifikasi pekerjaan menyebutkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan individu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan memuaskan (Mathis dan Jackson, 2001). Menurut Arep dan Tanjung (2003), spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima dalam menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten. Menurut Hasibuan (2001), spesifikasi pekerjaan memberikan uraian mengenai hal-hal berikut: 1. Tingkat pendidikan karyawan 2. Jenis kelamin karyawan 3. Keadaan fisik karyawan 4. Pengetahuan dan kecakapan karyawan 5. Batas umur karyawan 6. Minat karyawan 7. Status karyawan 8. Emosi dan temperamen karyawan 9. Pengalaman karyawan Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa spesifikasi pekerjaan merupakan uraian mengenai ciri, karakteristik, pendidikan dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
9
2.4
Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)
2.4.1
Pengertian Beban Kerja dan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) Beban kerja adalah istilah yang mulai dikenal sejak tahun 1970-an. Banyak ahli yang telah mengemukakan definisi beban kerja sehingga terdapat beberapa definisi yang berbeda mengenai beban kerja. Ia merupakan suatu konsep yang multi-dimensi, sehingga sulit diperoleh satu kesimpulan saja mengenai definisi yang tepat (Cain, 2007). Salah satu tokoh yang mengemukakan definisi beban kerja adalah Gopher & Doncin (1986). Gopher & Doncin mengartikan beban kerja sebagai suatu konsep yang timbul akibat adanya keterbatasan kapasitas dalam memroses informasi. Saat menghadapi suatu tugas, individu diharapkan dapat menyelesaikan tugas tersebut pada suatu tingkat tertentu. Apabila keterbatasan
yang
dimiliki
individu
tersebut
menghambat/menghalangi
tercapainya hasil kerja pada tingkat yang diharapkan, berarti telah terjadi kesenjangan antara tingkat kemampuan yang diharapkan dan tingkat kapasitas yang dimiliki. Kesenjangan ini menyebabkan timbulnya kegagalan dalam kinerja (performance failures). Hal inilah yang mendasari pentingnya pemahaman dan pengukuran yang lebih dalam mengenai beban kerja (Gopher & Doncin, 1986). O’Donnell & Eggemeier (1986) menjelaskan definisi yang selaras dengan apa yang dikemukakan oleh Gopher & Doncin. Keduanya mengemukakan bahwa istilah beban kerja merujuk kepada “seberapa besar dari kapasitas pekerja yang jumlahnya
terbatas,
yang
dibutuhkan
dalam
menyelesaikan
suatu
tugas/pekerjaan”. Sementara itu menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut, Menpan (1997 : 5) juga menyatakan, bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, ataupemegang jabatan yang dilakukan
10
secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Webster dalam Lysaght, et al. (1989) mengemukakan sudut pandang yang berbeda dalam mendefinisikan beban kerja. Ia mengemukakan beban kerja sebagai : a. Jumlah pekerjaan atau waktu bekerja yang diharapkan dari/diberikan kepada pekerja b. Total jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh suatu departemen atau kelompok pekerja dalam suatu periode waktu tertentu”. Dengan adanya definisi ini, maka Lysaght, et al. membagi tiga kategori besar dari definisi beban kerja, yaitu : a. Banyaknya pekerjaan dan hal yang harus dilakukan b. Waktu maupun aspek-aspek tertentu dari waktu yang harus diperhatikan oleh pekerja c. Pengalaman psikologis subjektif yang dialami oleh seorang pekerja Dengan dikemukakannya beberapa definisi di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa beban kerja merupakan sejauh mana kapasitas individu pekerja dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya, yang dapat diindikasikan dari jumlah pekerjaan yang harus dilakukan, waktu/batasan waktu yang dimiliki oleh pekerja dalam menyelesaikan tugasnya, serta pandangan subjektif individu tersebut sendiri mengenai pekerjaan yang diberikan kepadanya. Beban kerja dapat dikelompokkan menjadi : 1. Beban kerja standar adalah perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume atau frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode 2. Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume atau frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode. Dari definisi beban kerja di atas dapat disimpulkan bahwa, analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat 11
dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja ratarata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut. Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi. Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja. 2.4.2 Tujuan dan Mafaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai atau analisis beban kerja dilaksanakan untuk memperoleh seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai atau karyawan, suatu jabatan (pekerjaan), suatu unit kerja (seksi, bagian, divisi, cabang, wilayah), bahkan suatu organisasi atau perusahaan secara keseluruhan.
12
Kegiatan analisa beban kerja sangat diperlukan oleh semua perusahaan, dengan dilakukannya analisa beban kerja banyak manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan, pimpinan dan para manager. Berikut adalah manfaat dilaksanakannya analisi beban kerja : 1. Bermanfaat untuk menentukan jumlah kebutuhan karyawan. Dengan perhitungan dan penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat maka akan terjadi efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja yang pada akhirnya akan meminimalkan cost perusahaan. 2. Bermanfaat dalam proses HR Planning. Dapat dimanfaatkan dalam proses perencanaan, persiapan recruitment, proses recruitmen, selection sampai penempatannya. 3. Bermanfaat untuk menentukan standar waktu dari sebuah proses kerja. Setelah kita melakukan proses analisa beban kerja atau workload analysis maka kita akan mendapatkan jumlah jam efektif yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Jumlah jam ini dapat dijadikan standar waktu (standard time) dari sebuah proses kerja. 4. Bermanfaat untuk menghitung budget perusahaan terkait dengan penggajian dan tunjangan karyawan. Dengan proses analisa beban kerja, akan diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan, sehingga perusahaan dengan mudah dapat memproyeksikan budget untuk penggajian dan tunjangan karyawan kedepannya. 5. Bermanfaat untuk penyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan, Standard Operating Procedure (SOP) 6. Bermanfaat untuk penyusunan kebutuhan pelatihan (Training Needs) karyawan. Hasil akhir dari proses analisa beban kerja selain jumlah karyawan, juga akan didapatkan standar waktu untuk mengerjakan sebuah pekerjaan. Standar waktu yang menjadi acuan dapat dibandingkan dengan kondisi aktual karyawan, jika ada perbedaan (GAP) antara standar waktu dengan kondisi aktual, artinya ada GAP sehingga dapat menjadi indikator adanya kebutuhan pelatihan pada karyawan tersebut. 2.4.3 Pendekatan dan Metode Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan analisis beban kerja dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu : 13
1. Pendekatan Organisasi Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratanpersyaratan
seperti
:
fisik,
mental,
pendidikan,
ketrampilan,
kemampuan, dan pengalaman. Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja. Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih. 2. Pendekatan analisis jabatan Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan sub unit terbagi habis dalam jabatanjabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu
14
landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain : 1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi; 2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi; 3. Sebagai
landasan
untuk
melaksanakan
pendidikan
dan
pelatihan (Diklat); 4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi; 5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja; 6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja 3. Pendekatan Administratif Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian. 2.4.4 Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) Ada beberapa tahapan dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Diantaranya adalah : 1. Tahap Persiapan (mendapatkan dan mengidentifikasikan data yang dibutuhkan). Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran secara menyeluruh tentang: a. Visi, Misi dan Target, baik perusahaan maupun setiap unit organisasi/unit kerja b. Pengorganisasian, Struktur Organisasi, Job & Post Title c. Aliran Kerja setiap unit organisasi d. Stasion dan Satuan kerja di setiap unit organisasi atau di setiap e.
proses kerja Frekuensi dan/atau kerumitan kerja yang menjadi tanggung jawab
setiap stasion kerja f. Jumlah dan komposisi
jabatan/pekerjaan
di
setiap
tingkat organisasi 15
g. Jumlah dan tingkat kompetensi para karyawan di setiap unit organisasi atau fungsi kerja. Yang selanjutnya akan digunakan sebagai referensi dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menyimpulkan mekanisme dan metoda analisis yang sesuai untuk digunakan di lingkungan perusahaan. 2. Tahap Awal Pada kegiatan tahap awal ini, kita akan menganalisis, menilai, dan melengkapi kekurangan-kekurangan pada : a. Organisasi dan Aliran Kerja, kegiatan ini meliputi aktivitas mengidentifikasi kelompok-kelompok pekerjaan. Hasilnya adalah pengelompokkan pekerjaan dalam jenis dan karakter yang sama/serumpun berdasarkan (fungsi atau proses kerja) sesuai kebutuhan di setiap unit dan level organisasi. Target Kerja, pada kegiatan ini kita akan meminta kesepakatan
b.
secara bersama antara konsultan deng fihak perusahaan dalam hal penetapan target-target kerja yang selama ini belum diterapkan di setiap stasion kerja, hasilnya adalah jelasnya target kerja di setiap stasion kerja dan organisasi. Dari hasil di atas, maka kita akan dapat menetapkan hal-hal sebagai berikut : a.
Menetapkan penggunaan teknik pengukuran untuk setiap jenis kelompok pekerjaan dan/atau aliran kerja, apakah lebih sesuai menggunakan teknik work sampling, atau operation audit, atau
b.
time study. Menetapkan teknik penghitungan untuk masing-masing tenik
c.
pengukuran. Menetapkan satuan kerja untuk setiap jenis stasion kerja.
3. Tahap Pengukuran Pada tahap pengukuran di sini, perhatian difokuskan untuk mendapatkan dan menyimpulkan data-data yang konkrit dari hasil pengamatan, wawancara dan/atau diskusi di setiap aliran kerja langsung di lapangan,
16
sesuai dengan teknik pengukuran yang disepakati dengan memperhatikan satuan kerja dan hal-hal yang mempengaruhi pencapaian hasil kerja. Data utama yang diperlukan, misalkan man hours yang digunakan oleh stasion kerja yang bersangkutan terhadap beban kerja tertentu pada suatu satuan kerja . 4. Tahap Perhitungan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja (Workforce) Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap perhitungan dan penentuan model matematik (jika diperlukan) ditujukan untuk mendapatkan model mathematic yang cocok (yang menunjukkan hubungan antara workload dengan man hours terhadap satuan kerja yang besangkutan, dan berdasarkan hasil analisa dari seluruh data yang telah didapatkan pada tahap pengukuran di atas. 2.4.5 Pengukuran Beban Kerja Pengukuran beban kerja dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu satu tahun (Peraturan Menteri Dalam Negeri dalam Muskamal, 2010). Selain untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, pengukuran beban kerja juga dilakukan untuk menetapkan jumlah jam kerja dan jumlah orang yang diperlukan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu (Komaruddin, 1996).
Pengukuran beban kerja dapat dilakukan dalam berbagai prosedur, namun O’Donnell & Eggemeier (1986) telah menggolongkan secara garis besar ada tiga kategori pengukuran beban kerja. Tiga kategori tersebut yaitu : 1. Pengukuran subjektif, yakni pengukuran yang didasarkan kepada penilaian dan pelaporan oleh pekerja terhadap beban kerja yang dirasakannya dalam menyelesaikan suatu tugas. Pengukuran jenis ini pada umumnya menggunakan skala penilaian (rating scale). 2. Pengukuran kinerja, yaitu pengukuran yang diperoleh melalui pengamatan terhadap aspek-aspek perilaku/aktivitas yang ditampilkan
17
oleh pekerja. Salah satu jenis dalam pengukuran kinerja adalah pengukuran yang diukur berdasarkan waktu. Pengukuran kinerja dengan
menggunakan
waktumerupakan
suatu
metode
untuk
mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan oleh pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana kerja yang telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo kerja tertentu (Whitmore, 1987). 3. Pengukuran fisiologis, yaitu pengukuran yang mengukur tingkat beban kerja dengan mengetahui beberapa aspek dari respon fisiologis pekerja sewaktu menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan tertentu. Pengukuran yang dilakukan biasanya pada refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas otot dan respon-respon tubuh lainnya. Adapun metode yang dipilih oleh peneliti dalam penelitian ini adalah teknik pengukuran kinerja berdasarkan waktu (time-study method). Teknik pengukuran kinerja berdasarkan waktu pertama kali diperkenalkan oleh F. W. Taylor pada tahun 1891. Sutalaksana, Anggawisastra & Tjakraatmadja (2006) menjelaskan bahwa pengukuran waktu dapat digunakan untuk mendapatkan ukuran tentang beban dan kinerja yang berlaku dalam suatu sistem kerja. Karena metode yang digunakan dalam penelitian tersebut adalah metode ilmiah, maka hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. Melalui pengukuran ini pengukur memperoleh ukuranukuran kuantitatif yang benar tentang kinerja dan beban kerja. a. Elemen-elemen dalam pengukuran beban kerja berdasarkan waktu Dalam melakukan pengukuran beban kerja berdasarkan waktu, ada beberapa elemen yang dibutuhkan agar perhitungan dapat dilakukan menurut rumus yang ditentukan. Elemen-elemen tersebut adalah : i)
Waktu siklus (Ws) Merupakan waktu penyelesaian satu satuan produk sejak bahan baku mulai diproses di tempat kerja yang bersangkutan (Sutalaksana, dkk., 2006).
ii)
Faktor penyesuaian (p)
18
Faktor penyesuaian ditentukan dalam rangka mengoreksi segala ketidakwajaran yang terjadi yang ditunjukkan oleh pegawai selama masa pengamatan dilakukan (Sutalaksana, dkk., 2006). Sebagai contoh jika pengukur mendapatkan harga rata-rata siklus/elemen yang diketahui diselesaikan dalam kecepatan tidak wajar oleh operator, maka agar harga rata-rata
tersebut
menjadi
wajar,
pengukur
harus
menormalkannya dengan melakukan penyesuaian. Salah satu metode penyesuaian yang dianggap objektif adalah penyesuaian yang disusun oleh Lawry, Maynard dan Stegemartenyang dinamakan Penyesuaian Westinghouse. Penyesuaian Westinghouse merupakan metode penyesuaian yang melakukan penyesuaian melalui empat aspek yaitu iii)
keterampilan, usaha, kondisi kerja dan konsistensi. Kelonggaran (k) Kelonggaran merupakan waktu-waktu yang diberikan kepada pekerja untuk tiga hal, yaitu untuk kebutuhan pribadi
(misalnya
menghilangkan
rasa
makan
dan
minum),
fatigue
(kelelahan)
dan
untuk untuk
hambatan-hambatan tak terhindarkan dalam pekerjaan. Kelonggaran-kelonggaran ini memiliki nilai masing-masing yang telah ditentukan (Sutalaksana, dkk.,2006). iv)
Waktu baku (Wb) Merupakan waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja normal
untuk
menyelesaikan
suatu
pekerjaan
yang
diberikan
oleh
dijalankan dalam sistem kerja terbaik. v)
Total waktu kerja per hari (twk) Merupakan
jumlah
waktu
yang
perusahaan/organisasi setiap hari kepada pegawainya untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Total waktu kerja ini dapat dilihat dari jumlah jam kerja pegawai. b. Langkah-langkah dalam pengukuran beban kerja berdasarkan waktu 19
Dalam melakukan pengukuran beban kerja berdasarkan waktu, ada beberapa langkah yang harus dilakukan. Urutan-urutan langkah tersebut yakni (Sutalaksana, dkk., 2006 ): i)
Langkah-langkah sebelum pengukuran - Penetapan tujuan pengukuran Penetapan tujuan merupakan hal yang penting dikarenakan tujuan yang dipilih tersebut akan mempengaruhi tingkat ketelitian dan tingkat keyakinan yang diinginkan. - Memilih pegawai yang akan diamati Pegawai yang akan dipilih harus memenuhi beberapa kriteria tertentu, di antaranya berkemampuan normal dan dapat diajak bekerja sama. Apa yang dimaksud dengan berkemampuan normal adalah kemampuan yang dimiliki bukanlah kemampuan yang sangat tinggi ataupun sangat rendah, melainkan kemampuan yang berada pada tingkat rata-rata. Dengan kemampuan tersebut, seorang pegawai diasumsikan akan menghasilkan waktu kerja yang normal. Sedangkan
sifat
kooperatif
diperlukan
agar
proses
pengamatan dan pencatatan dapat berjalan dengan lancar. - Mengurai pekerjaan atas elemen pekerjaan Pada tahap ini pekerjaan diurai ke dalam bagian-bagian kecil, dimana setiap bagian tersebut akan dicatat waktunya. Keseluruhan
jumlah
waktu
setiap
elemen
akan
menghasilkan waktu siklus. Tujuan dari penguraian pekerjaan ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil ini antara lain untuk mengantisipasi adanya elemen tidak baku yang mungkin saja dilakukan pekerja. - Menyiapkan perlengkapan pengukuran Untuk memperoleh data yang akurat, ada beberapa alat bantu yang harus ada dalam proses pengamatan. Alat-alat
20
tersebut berupa jam henti, lembaran-lembaran pengamatan, pena atau pensil dan papan pengamatan. ii)
Pengukuran waktu Pengukuran waktu merupakan pekerjaan mengamati dan mencatat waktu-waktu kerja baik setiap elemen ataupun siklus dengan menggunakan alat-alat yang telah disiapkan di atas. Pada awal pengukuran waktu dilakukan, perlu dilakukan
pengukuran
pendahuluan.
Pengukuran
pendahuluan ini bertujuan untuk memperoleh data untuk menguji
keseragaman
data
dan
mengetahui
jumlah
minimum pengamatan yang harus dilakukan sebagai syarat kecukupan data. iii)
Menghitung waktu baku Bila semua persyaratan telah dipenuhi dan proses pengambilan data telah selesai, maka penghitungan waktu baku dapat dilakukan. Selain melibatkan waktu siklus, waktu baku juga melibatkan faktor penyesuaian dan kelonggaran dalam proses penghitungannya.
Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja antara lain. 1. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart) Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja maupun aliran material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan bagian proses yang tidak produktif, seperti penundaan (delay), penyimpanan sementara, dan untuk mengetahui panjang pendeknya jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah penundaan dapat dihindarkan, apakah penyimpanan sementara memang perlu, atau seberapa sering terjadi pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan.
21
Pengurangan atau peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara, maupun tranportasi akan mengurangi waktu proses total. 2. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart) Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan mesin sibuk atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui kapan pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan atau bekerja secara sendiri-sendiri (independen). Salah satu dari kegunaan dari bagan ini untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat ditangani oleh seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga dengan bagan multiaktivitas. 3. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart) Bagan
proses
kelompok
merupakan
jenis
lain
dari
bagan
multiaktivitas, yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan mesin yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini bermanfaat untuk mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja. Dengan menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja mana yang memiliki waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin, dilakukan pengaturan pekerja yang banyak memiliki waktu kosong membantu pekerja yang waktunya padat, sehingga secara keseluruhan waktu proses bisa diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban kerja yang lebih merata diantara para pekerja dalam kelompok tersebut, 2.4.6 Cara Perhitungan Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) Dengan mengimplementasikan proses analisa beban kerja atau workload analysis maka diharapkan perusahaan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik atau tinggi dari kinerja para karyawannya, yang pada akhirnya dapat meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan. Cara menghitung analisis beban kerja adalah dengan membandingkan bobot atau beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan,
22
misalnya mingguan atau bulanan, sementara volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja. Dalam proses analisa beban kerja kita harus memperhatikan jenis pekerjaan yang akan dianalisa, seperti yang kita diketahui bahwa jenis pekerjaan ada dua, yaitu : 2. Pekerjaan yang bersifat Abstrak ( hasil produk bersifat konkret, misalkan benda) 3. Pekerjaan yang bersifat Konkret ( hasil produk bersifat abstrak, misalkan jasa) Sehingga pengukurannyapun berbeda, sebagai berikut : 1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak Data dan informasi yang dibutuhkan untuk mengukur beban kerja abstrak : b. c. d. e. f.
Uraian tugas jabatan secara rinci Frekuensi setiap tugas dalam satuan tugas Waktu kerja efektif Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu
2. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret Data dan informasi yang dibutuhkan untuk mengukur beban kerja konkret : a. b. c. d. e. f.
Uraian tugas jabatan secara rinci Satuan hasil kerja Waktu kerja efektif Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas Target waktu kerja dalam satuan waktu Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu
Jam kerja adalah sebagai alat ukur dimana harus di isi dengan kegiatan kerja dalam rangka untuk menghasilkan berbagai jenis produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa). Jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti
23
melepas lelah, istirahat makan, istirahat merokok, tidur, mengobrol, membaca koran, mengakses internet, dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Jam Kerja Efektif per hari (misalkan dalam menit) Jam Kerja Efektif per minggu (misalkan dalam menit) Jam Kerja Efektif per bulan (misalkan dalam menit) Jam Kerja Efektif per tahun (misalkan dalam menit)
Setiap unit kerja akan memiliki hasil kerja yang berbeda satu sama lain, baik jenis maupun satuannya. Dan jika ditarik kesimpulannya dengan adanaya alat bantu pengukuran beban kerja tercipta formula sebagai berikut: a. Volume kerja adalah Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi atau pegawai/ pejabat dalam jangka waktu tertentu (target yang harus dicapai dalam 1 tahun). 1 tahun = 235 hari kerja efektif b. Norma waktu (NW) adalah Waktu wajar yang benar-benar dipergunakan dalam menyelesaikan satu satuan proses kegiatan oleh pegawai yang memenuhi syarat untuk menghasilkan suatu produk. 1 hari (5/5 jam = 330 menit) c. Beban Kerja (BK) adalah Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada volume kerja pegawai/ unit organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan. BK = Volume kegiatan (VK) x Norma Waktu (NW) d. Satuan. Capaian Kerja (output). Contoh : berupa frekuensi, laporan, konsep, data Sedangkan untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun Jam Kerja efektif Per Orang Per Tahun dimana :
24
-
Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja individu di Unit
-
Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun: Jam kerja efektif 1 hari = 7 jam Jam kerja efektif 1 tahun = 235 hari Jadi jam kerja efektif = 7 X 235 hari= 1645 jam
2.4.7 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja Dalam literatur-literatur yang membahas beban kerja, beban kerja selalu dijelaskan sebagai faktor yang memiliki pengaruh terhadap kinerja. Lysaght, et al. (1989) menegaskan hal tersebut dalam suatu kerangka berpikir seperti tampak pada Gambar 2.2 . Dalam gambar tersebut tampak bahwa beban kerja memiliki kaitan langsung dengan kinerja. Selain itu, dalam kerangka tersebut tampak pula faktor-faktor yang mendorong terjadinya beban kerja (dalam bagian yang berlatar belakang berwarna). Faktor-faktor tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a.
Tuntutan situasi dan pengaruh internal - Kebutuhan kerja dan pembagian tugas Pembagian antara fungsi sistem dan manusia merupakan langkah awal dalam desain sistem dan pembagian ini akhirnya akan menimbulkan tuntutan situasi pada pekerja. Selama disain sistem dilakukan, tim yang mendisain memutuskan fungsi mana yang diberikan pada manusia dan mana yang diberikan pada sistem. Sekali telah dilakukan pembagian, fungsi dan juga disain dari kendali dan display akan mengarahkan tugas dari pekerja. Tugas yang dibagi kepada pekerja merepresentasikan pekerjaan pekerja. Teknik faktor manusia dari analisa tugas (task analysis) berpusat pada pemahaman bagaimana tugas ini akan mempengaruhi keseluruhan kerja dari pekerja, dan sejauh mana tugas-tugas tersebut tak dapat dikerjakan pada tingkat yang diinginkan.
25
Task (tugas) dapat mempengaruhi beban kerja yang dirasakan oleh pekerja melalui banyak cara. Misalnya, melalui tindakan apa yang harus dilakukan oleh seorang pekerja dalam memenuhi tugasnya, melalui jumlah dan tipe dari tugas yang akan ditampilkan, melalui keterbatasan waktu yang tersedia dalam menyelesaikan tugas maupun
melalui
tingkat
akurasi
yang
dibutuhkan
dalam
meyelesaikan tugas. Kesemua hal di atas menjadi faktor yang berkontribusi terhadap munculnya tuntutan situasi. - Konteks lingkungan Tugas yang dikerjakan oleh pekerja tidaklah dikerjakan sendiri. Suatu tugas dilakukan di dalam suatu keadaan yang berbeda-beda yang dapat mempengaruhi tingkat kesulitan yang dialami oleh pekerja.
Bagaimana
seorang
pekerja
berinteraksi
dengan
sekelilingnya juga memberikan dampak yang penting terhadap kinerja dan beban kerja. Beberapa faktor eksternal yang dapat mengubah tuntutan situasi dan mempengaruhi tingkat kesulitan yakni lingkungan eksternal di mana tugas dilakukan (misalnya panas, kelembaban, suara, penerangan, getaran, dan gaya gravitasi), disain dari unit pertukaran informasi manusia-mesin (misalnya tipe dan ukuran dari display dan kendali, serta bentuk susunannya), desain dari pengemasan manusia (misalnya pakaian pelindung,
posisi
duduk)
serta
desain
dari
keseluruhan
stasiun/tempat kerja (misalnya ukuran, pencahayaan di dalamnya, ventilasi, kendali kelembaban dan suhu, dan pengurangan getaran) b.
Pekerja Setiap pekerja memasuki suatu situasi dengan membawa pengaruhpengaruh
yang
dapat
mempengaruhi
kinerja.
Berikut
penjelasannya. - Kondisi sementara
26
Merujuk kepada kondisi awal misalnya kondisi kesegaran tubuh seseorang, yang bisa saja berpengaruh kepada pelaksanaan tugas. - Sifat / bawaan menetap Tidak
hanya
kondisi
sementara,
kondisi
seorang
pekerja
dipengaruhi oleh beberapa karakteristik yang tidak mudah berubah, misalnya
tujuan/motivasi,
pengetahuan/keterampilan,
dan
kemampuan proses berpikir. Kemampuan proses berpikir ini akan berinteraksi dan berintegrasi dengan pengetahuan dan keterampilan untuk mencapai tujuan dari tugas. Individu berbeda-beda di dalam hal tujuan, sejauh apa tujuan tersebut sudah terpuaskan hingga saat ini, dan sejauh mana pemenuhan tugas dipandang sebagai pencapaian tujuan. Mereka juga berbeda dalam hal persepsi mengenai kecepatan dan akurasi yang dibutuhkan saat menyelesaikan tugas. Faktor-faktor ini akhirnya menentukan tingkat motivasi dalam pemenuhan tugas dan sebagai akibatnya, menentukan sejauh mana usaha yang secara sukarela diberikan oleh individu tersebut. Kapasitas proses berpikir dari seorang individu dibedakan dari pengetahuan dan keterampilan yang telah diperolehnya melalui pelatihan dan pengalaman. Pengetahuan (misalnya mengenai fakta-fakta, peraturan-peraturan, prosedur pemakaian peralatan) dapat dianggap sebagai sumber yang dimiliki oleh individu yang dapat dimanfaatkan oleh proses kognitif. Untuk menggunakan pengetahuan tersebut, seorang individu harus melibatkan proses dinamis lainnya untuk mengingat dan memanipulasi pengetahuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas. Kemampuan proses kognitif dibutuhkan untuk mengumpulkan informasi yang didapat dari display dan memanipulasi kendali yang ada. Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas, dirangkum oleh Lysaght, et al. (1989) dalam sebuah gambar kerangka berpikir yang ditampilkan di bawah ini.
27
Gambar 2. 2 Faktor-faktor yang Berpengaruh Terhadap Beban Kerja
Melalui gambar di atas dapat dilihat bahwa beban kerja memiliki pengaruh yang langsung terhadap kinerja seorang pekerja, dan dengan demikian mempengaruhi pula kinerja dari suatu kelompok kerja. Pada akhirnya, kinerja kelompok kerja tersebut akan mempengaruhi sejauh mana tujuan yang telah
28
ditetapkan dapat dicapai oleh suatu unit/divisi.
29
2.5
Full Time Equivalent (FTE)
2.5.1 Pengertian Full Time Equivalent (FTE) FTE merupakan salah satu metode yang digunakan dalam proses Analisa Beban Kerja. FTE adalah cara untuk mengukur berapa banyak karyawan penuh-waktu akan diperlukan untuk menyelesaikan pekerajaan pada suatu departemen atau divisi. 2.5.2 Manfaat Full Time Equivalent (FTE) Berikut adalah manfaat dari FTE : a.
Untuk peramalan atau proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu
b.
Untuk tenaga
melakukan kerja
analisa
yang
terhadap
sekarang
untuk
kemampuan memenuhi
kebutuhan yang akan datang 2.5.3
Perhitungan Kebutuhan Tenanga Kerja dengan FTE
FTE = Jumlah beban per tahun / ( target per jam * jumlah jam kerja per tahun )
30
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar untuk menetapkan upah insentif . Bagi organisasi tentu mempunyai tujuan dalam efisiensi dan efektifitas baik SDA maupun SDM, keterkaitan dengan pengelolaan SDM yang optimal maka perlu kiranya organisasi mengaplikasikan workload analysis atau analisis beban kerja, karena dengan mengetahui beban kerja baik invibidu dan atau divisi maka diharapkan organisasi dapat melakukan proses perencanaan SDM mulai dari prinsip dan konsep perencanaan, strategi, metode dan pendekatan dalam kaitan dengan analisa beban kerja dan mampu mengetahui kebutuhan organisasi dan/atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM-nya, sehingga organisasi dapat memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi SDM agar produktivitas organisasi tetap terjaga.
31
3.2 Saran Makalah tentang Analisis Beban Kerja ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penambahan materi yang mencakup keseluruhan materi sangat dibutuhkan dan penulis meminta saran ataupun kritik yang berguna dari para pembaca.
32
DAFTAR PUSTAKA
Hendrayanti, Endang. 2011. Analisis Beban Kerja Sebagai Dasar Perencanaan Kebutuhan SDM .Portal Garuda L, Maya. 2013. Chapter II. Universitas Sumatera Utara. Adawiyah, Wildanur. Anggraini Sukmawati. 2013. Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran Selada. Institut Pertanian Bogor http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusiapsdm.html
33
LAMPIRAN
LI.
Studi Kasus
Kasus : Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran Selada CV Spirit Wira Utama CV Spirit Wira Utama merupakan perusahaan yang mengembangkan model usaha pertanian (agribisnis) dengan sistem hidroponik tanpa greenhouse yang memproduksi sayuran selada. Sumber daya yang mendukung dalam proses produksi komoditi sayuran selada terbagi ke dalam SDM pada aktivitas off-farm dan on-farm. Pada aktivitas off-farm, uraian pekerjaan bagian teknik yaitu mengikuti rapat, memeriksa peralatan budidaya, memperbaiki peralatan dan membuat laporan kondisi peralatan. Uraian pekerjaan bagian produksi yaitu mengikuti rapat, mengecek kondisi tanaman dan air, meramu dan memberi nutrisi, memanen dan mengemas tanaman serta membuat laporan hasil produksi. Uraian pekerjaan bagian keuangan yaitu mengikuti rapat, membuat invoice penagihan, membuat pembukuan dan laporan harian. Uraian pekerjaan bagian pemasaran yaitu mengikuti rapat, membuat dan mengirimkan penawaran, menyusun program promosi, mengirim hasil produksi dan membuat laporan. Sementara uraian pekerjaan pada aktivitas on-farm terbagi dalam lima tahap proses produksi sayuran selada yaitu tahap persiapan, penanaman, pemeliharan, panen dan pasca panen.
34
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada karyawan CV Spirit Wira Utama. Tabel L. 1 Perbandingan waktu kerja produktif karyawan CV Spirit Wira Utama
Pada Tabel diatas dapat dilihat, bahwa penggunaan waktu kerja produktif tertinggi yaitu karyawan pada bagian kebun (K6) sebesar 84,67%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh K6 merupakan aktvitas proses produksi sayuran selada yang penting dan membutuhkan perhatian khusus dan ketelitian dalam pengerjaanya, seperti aktivitas pengecekan aliran air dan pembersihan lumut pada selang aliran. Selain itu, tingginya waktu kerja produktif yang dimiliki oleh K6 lebih dikarenakan pribadi individu itu sendiri yang memiliki tanggung jawab tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan. Selanjutnya, penggunaan waktu kerja produktif terendah yaitu karyawan bagian keuangan (K3) sebesar 67,18%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa aktivitas pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan bagian keuangan lebih banyak adalah aktivitas pekerjaan yang hanya dilakukan satu kali dalam seminggu, sehingga karyawan bagian keuangan memiliki waktu luang yang lebih banyak yang dimanfaatkan untuk aktivitas tidak produktif. Penggunaan waktu kerja karyawan CV Spirit Wira Utama tidak hanya melibatkan pengukuran waktu produktif saja, tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh karyawan. Waktu tidak produktif merupakan waktu yang digunakan oleh karyawan dalam hal bermalas-malasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada karyawan CV Spirit Wira Utama. 35
Tabel L. 2 Perbandingan waktu kerja tidak produktif karyawan CV Spirit Wira Utama
Penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi yaitu karyawan bagian keuangan (K3) sebesar 21,93%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa hal tersebut terjadi dikarenakan pribadi individu itu sendiri yang kurang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya dengan memanfaatkan waktu luang kepada aktivitas-aktivitas yang tidak produktif. Sementara itu, penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah yaitu karyawan bagian kebun (K6) sebesar 6,20%. Karyawan bagian kebun (K6) memilki aktivitas-aktivitas pekerjaan yang sangat penting yang langsung berkaitan dengan kelancaran aktivitas produksi sayuran selada seperti memastikan aliran air untuk sayuran. Seperti diketahui air adalah unsur terpenting dalam pertanian hidroponik, sehingga hanya sedikit waktu tidak produktif yang digunakan oleh karyawan bagian kebun (K6). Tabel L. 3 Beban kerja dan nilai FTE karyawan CV Spirit Wira Utama
Nilai FTE dibawah 1 dikategorikan underload, yang artinya jumlah beban kerja SDM masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 dikategorikan overload, yang artinya jumlah beban kerja SDM sudah melebihi beban kerja optimal. Nilai FTE terendah yaitu karyawan bagian pemasaran (K4) sebesar 0,227 menit/tahun dan nilai FTE tertinggi yaitu karyawan bagian kebun (K6) sebesar 0,733 menit/tahun. Sementara nilai FTE untuk karyawan bagian 36
kebun (K5) sebesar 0,341 menit/tahun, karyawan bagian produksi (K2) sebesar 0,639 menit/tahun, serta karyawan bagian teknik (K1) dan karyawan bagian keuangan (K3) memiliki nilai FTE yang sama 0,320 menit/tahun.
Tabel L. 4 Analisis beban kerja karyawan bagian teknik dan produksi melalui FTE
Hasil penggabungan bagian teknik dan produksi menunjukkan nilai FTE sebesar 0,922 menit/tahun, maka dengan demikian beban kerja SDM bagian teknik dan produksi dapat dikategorikan optimal. Sementara itu, untuk SDM bagian keuangan dan bagian pemasaran tidak dapat dilakukan penggabungan jabatan karena keduanya memiliki tugas pokok dan uraian pekerjaan yang berbeda. Bagian keuangan bertugas dan bertanggung jawab dalam pengembangan manajemen dan finansial, sedangkan bagian pemasaran bertanggung jawab dalam sistem distribusi dan pemasaran.
Sumber daya yang terlibat dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada pada CV Spirit Wira Utama terbagi dalam SDM pada aktivitas off farm dan aktivitas on farm. Pada aktivitas off farm terdapat SDM bagian teknik, produksi, keuangan dan pemasaran, sedangkan pada aktivitas on farm terdapat karyawan kebun 1 dan karyawan kebun 2. Pada kumpulan aktivitas produksi sayuran selada yang dibudidayakan oleh CV Spirit Wira Utama, terdapat aktivitas-aktivitas yang dapat dikerjakan bersamaan dengan aktivitas lainnya. Pada tahap pemeliharaan terdapat
37
aktivitas pengecekan aliran air pada talang yag dikerjakan oleh karyawan kebun 2, aktivitas tersebut dapat dikerjakan bersamaan dengan aktivitas pembersihan lumut pada selang aliran dan aktivitas membersihkan jamur pada sayuran. Aktivitas lainnya yaitu pemberian nutrisi, pengecekan PH dan Ozon pada ground tank, dimana
aktivitas-aktivitas
tersebut
dapat
digabungkan
karena
waktu
pengerjaannya sama yaitu pagi hari dan pada lokasi yang sama yaitu pada sumber debit air (ground tank).
LII. Hasil dari Studi Kasus Tujuan dari analisis beban kerja melalui perhitunga FTE yaitu untuk menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Waktu kerja yang digunakan dalam aktivitas produksi komoditi sayuran selada berdasarkan analisis beban kerja melalui perhitungan FTE pada CV Spirit Wira Utama masih belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari nilai FTE untuk SDM pada aktivitas off farm dan on farm dikategorikan underload yang artinya jumlah beban kerja SDM pada bagian teknik, bagian produksi, bagian keuangan dan bagian pemasran serta karyawan kebun masih dibawah beban kerja optimal. Sementara itu dari hasil perhitungan FTE juga dapat dilihat jumlah kebutuhan karyawan ideal untuk memproduksi sayuran selada pada CV Spirit Wira Utama untuk aktivitas off farm yaitu untuk bagian teknik dan produksi, bagian keuangan dan bagian pemasaran masing-masing membutuhkan satu orang karyawan, serta untuk aktivitas on farm yaitu bagian kebun juga memerlukan satu orang karyawan.
38
