a. Analisis ja jabatan
b.
Analisis beban kerja
Cara Melakukan Workload Analysis (Analisa Beban Kerja) Filed in: Artikel HR ManagementAdd ManagementAdd comments
Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang HR management dan workload analysis, silakan klik DISINI ). 1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. 2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll. 3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.
http://rajapresentasi.com/2009/04/cara-melakukan-wor http://rajapresentasi.com/2009/0 4/cara-melakukan-workload-analysis-ana kload-analysis-analisalisabeban-kerja/
Definisi Analisis Beban Kerja menurut Beberapa Ahli
Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.
Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.
Menurut T. Hani Handoko (1985:135), standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena
para pemimpin serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standarstandar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.
Menurut Moekijat (1995:58), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :
1.
Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang
dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar).
2.
Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan
dengan produksi (bukan lingkaran/ non-cyclical time).
3.
Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time).
4.
Waktu untuk keperluan pribadi ( personal time).
Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.
Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997:63), dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan.
Menurut Moeljadi (1992:93), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam
efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya.
Kesimpulan:
Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut:
1.
Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.
2.
Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3.
Adanya satuan hasil.
4.
Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5.
Adanya standar waktu kerja.
6.
Adanya beban kerja yang akan diukur.
7.
Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.
Sumber:
http://www.bkn.go.id
http://www.slideshare.net/triwidodowutomo/analisis-beban-kerja
Analisis Beban Kerja I. LATAR BELAKANG
Dewasa ini, tuntutan masyarakat terhadap pelayanan publik semakin besar, namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah satu penyebab utama adalah distribusi pegawai pada suatu unit kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit kerja dan kurangnya pegawai di unit kerja yang lain merupakan suatu contoh yang nyata dari pe rmasalahan tersebut. Untuk mengatasi permasalahan di atas, diperlukan perbaikan dan penataan ulang manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan ( sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata dan dibenahi saat ini adalah formasi pegawai yang sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi serta fungsi dan tugas pokok yang diemban.
Perencanaan formasi harus didasarkan pada hasil perhitungan beban kerja organisasi sehingga formasi pegawai yang telah disusun dapat memenuhi kebutuhan organisasi untuk pelaksanaan tugas secara profesional, efektif dan efisien.
II. TUJUAN
1.
Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas beban kerja yang menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistis dan operasional secara nyata.
2.
Memetakan kondisi riil pegawai baik kuantitatif maupun kualitatif beserta kompetensi yang dibutuhkan pada suatu unit kerja sebagai bahan perumusan formasi dan rasio kebutuhan pegawai untuk keperluan penataan kelembagaan.
3.
Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan yang akan dibentuk secara lebih proporsional sehingga tercapai keseimbangan antara kewe nangan dan tujuan organisasi dengan besaran organisasinya.
III. KELUARAN
Keluaran (output ) dari kegiatan ini adalah Hasil Analisis Beban Kerja yang memberikan arah dan pedoman bagi penataan organisasi, khususnya menyangkut formasi dan alokasi sumber daya manusia. IV. HASIL
Hasil (outcome) dari kegiatan Penyusunan Analisis Beban Kerja ini akan digunakan sebagai bahan untuk antara lain: 1.
Penataan/penyempurnaan struktur organisasi.
2.
Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi unit kerja.
3.
Penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
4.
Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai beban kerja masing-masing unit organisasi.
5.
Penyusunan program formasi, mutasi dan promosi pegawai sesuai visi dan misi organisasi.
6.
Distribusi pegawai pada suatu satuan kerja mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, didasarkan pada beban kerja yang ada.
http://ittc.co.id/analisis-beban-kerja.php
Pelaksanaan Program Diklat Analisis Beban Kerja Angkatan I Sebagai bentuk komitmen Magister Administrasi Publik UGM dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sesuai dengan rencana program diklat MAP 2011, maka MAP menyelenggarakan pelatihan Analisis Beban Kerja angkatan I. Pelatihan Analisis Beban Kerja dilaksanakan pada tanggal 6 dan 7 Juni 2011 lalu bertempat di Gedung Magister Administrasi Publik
(MAP) UGM dan dibuka oleh Dr. Agus Pramusinto, MDA. Dalam sambutannya, Dr Agus pramusinto menyampaikan bahwa pelaksanaan analisis beban kerja merupakan salah satu cara untuk mewujudkan penyelenggaraan sistim administrasi dan organisasi pemerintahan yang efektif dan efisien. Hal ini juga sejalan dengan kebijakan desentralisasi (Otonomi Daerah) dan tantangan yang dihadapi oleh p emerintah yaitu peningkatan kapasitas aparatur pemerintah. Pelaksanaan otonomi daerah dapat menjadi lambat, salah satunya disebabkan oleh rendahnya kualitas aparatur pemerintah. Di lain pihak, kenyataan bahwa sumber pembiayaan setiap instansi pemerintah semakin terbatas. Oleh karenanya, setiap instansi dituntut untuk dapat mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Ini menjadi tantangan bagi instansi pemerintah dalam upaya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan serta pemberian pelayanan kepada masyarakat. Keseluruhan peserta pelatihan analisis beban kerja angkatan 1 berjumlah 17 orang baik dari instansi pemerintah daerah maupun dari MAP UGM. Peserta yang berasal dari instansi pemerintah daerah utamanya dari Sekolah Pascasarjana UGM, Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Kabupaten Minahasa Utara, dan Pemda Kabupaten Tulang Bawang. Para peserta mengikuti pelatihan pelatihan analisis beban kerja dengan sangat antusias, dimana setiap peserta memperhatikan pemateri diklat yang ahli di bidangnya masing-masing. Pertukaran informasi pengalaman kelembagaan pemerintah baik secara umum maupun khusus menyangkut pelaksanaan ABK di lapangan menjadi bahan diskusi yang menarik di kelas. Sistematika kurikulum yang ditawarkan dalam pelatihan Analisis Beban Kerja merujuk pada peraturan yang berlaku, antara lain: Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008 dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. KEP/75/M.PAN/7/2004. Durasi penyampaian materi selama 16 jam dibagi menjadi dua hari, dengan beberapa sesi, yaitu: a) Good Governance, Kebijakan, Kriteria Penataan Kelembagaan Pemerintah dan Kebutuhan Analisis Beban Kerja; b) Konsep Dasar Analisis Beban Kerja; c) Metode pengukuran beban kerja dan mekanisme analisis beban kerja; d) Penyusunan instrument analisis beban kerja; e) Tehnik pengumpulan data dan penghitungan beban kerja; f) Tehnik analisis data dan penyajian data dalam dokumen analisis beban kerja dan; g) action p lan. Konsep Analisis Beban Kerja pada dasarnya merujuk pada keadilan dan profesionalitas. Namun konsep ini belum sepenuhnya dipahami oleh hampir setiap level instansi pemerintah. Padahal Analisis Beban Kerja merupakan bagian pengelolaan SDM dan kelembagaan yang saling terkait. Bahkan secara makro, pelaksanaan Analisis Beban Kerja terkait dengan capacity building dan governance. Capacity building akan memperkuat governance, namun tanpa etika administratif (ethical decision making atau public policy) dan etika kepemimpinan, maka pada tahap selanjutnya justru akan mengancam governance itu sendiri, karena pada saat itu kolaborasi tidak akan berjalan. Penjelasan ini disampaikan oleh Drs. Subando Agus Margono, M.Si. pada sesi pertama. Analisis Beban Kerja dimaknai sebagai salah satu wujud nyata dari etika administratif dan etika kepemimpinan pemerintah. Pada sesi-sesi selanjutnya, peserta diperkenalkan dengan konsep Analisis Beban Kerja secara lebih aplikatif. Mulai dari penghitungan Analisis Beban Kerja yang dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu berdasarkan proses, beban kerja dan pengukuran kerja. Beberapa rumus penghitungan Analisis Beban Kerja juga diperkenalkan. Penghitungan Analisis Beban Kerja didasarkan pada tugas para aparatur pemerintah. Sedangkan cara teknik pengumpulan data Analisis Beban Kerja dilakukan dengan wawancara berdasarkan form kuesioner yang sudah terkonsep dan observasi (disebut dengan form A).
Akan lebih baik lagi, jika didukung dengan data pendukung seperti LAKIP, LPPD, LKPJ dan sebagainya. Data pendukung ini berguna sebagai kroscek terhadap data primer yang didapat langsung dari responden. Hal ini disampaikan oleh Drs. Ratminto, M.Si. dalam materi Tehnik Analisis Data dan Penyajian Data dalam Dokumen Analisis Beban Kerja dan oleh Drs. Suharyanto, M.Si. pada sesi action plan. Pengalaman di lapangan sering menunjukkan hal yang normatif bahkan tidak masuk akal. Hampir sebagian SDM aparatur yang menjadi menjadi responden menganggap Analisis Beban Kerja merupakan konotasi dari evaluasi kinerja aparatur sehingga informasi yang diberikan terkadang bias. Jika terdapat data semacam ini, maka hasil analisis juga tidak dapat berjalan dengan lancar. Pada hari kedua, 7 Juni 201, terdapat dua sesi pelatihan Analisis Beban Kerja. Pertama, yaitu sesi materi mengenai Praktik Pengumpulan Data Analisis Beban Kerja. Pada sesi ini, para peserta berlatih mengisi dan menghitung beban kerja. Peserta dibagi menjadi dua kelompok peran yaitu berperan sebagai responden aparatur dan enumerator. Kuesioner yang dipakai adalah form kuesioner Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008. Latihan ini cukup intens dan para peserta tampak serius dalam menghitung beban kerja, bahkan beberapa peserta sampai mengambil waktu istirahat untuk melanjutkan latihan tersebut. Pada sesi terakhir, peserta mendapat penjelasan tentang Perencanaan Kegiatan Analisis Beban Kerja yang disampaikan oleh Drs Suharyanto, M.Si. Pada sesi ini, para peserta dibagi kembali menjadi beberapa kelompok untuk membuat action plan perencanaan Analisis Beban Kerja. Satu titik poin pada sesi ini adalah mengenai hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan. Hal- hal tersebut adalah menggunakan a) pedoman SWOT; b) langkah-langkah perencanaan seperti self audit, lingkungan, penetapan tujuan, forecasting, penetapan kegiatan, evaluasi dan pengendalian rencana; c) perumusan tujuan secara SMART (specific, measurable, achievable, realistic dan time dated). Pada sesi ini, masing-masing peserta kelompok juga antusias mendiskusikan rencana kegiatan Analisis Beban Kerja. Pelaksanaan dua hari program diklat Analisis Beban Kerja tidak terasa selesai. Setelah sesi action plan berakhir, Dr. Ewan Agus Purwanto selaku pengelola MAP UGM menutup kegiatan Pelatihan Analisis Beban Kerja secara resmi dan menyampaikan selamat kepada peserta diklat yang telah berhasil menyelesaikan kegiatan ini dengan sukses dan meminta maaf apabila dalam pelaksanaan diklat terdapat beberapa kekurangan serta mengucapkan selamat jalan kepada seluruh peserta diklat yang telah berhasil menunaikan tugas dengan baik. Dr. Ewan Agus Purwanto berpesan agar apa yang telah didapatkan selama mengikuti diklat dapat diterapkan di lingkungan masing-masing untuk memberikan kontribusi bagi kemajuan bangsa. Setelah penutupan dan penyerahan sertifikat, seluruh yang hadir di dalam ruang 307 MAP UGM saling berjabat tangan.
http://map.ugm.ac.id/index.php/component/content/article/14-berita/135pelaksanaan-program-diklat-analisis-beban-kerja-angkatan-i
