BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan unsur penting dalam kemajuan dan pengembangan sebuah organisasi. Hal itu terkait dengan manusia sebagai faktor penggerak dalam pencap pencapaia aian n tujuan tujuan organ organisa isasi si atau atau perusa perusahaa haan. n. Sebaga Sebagaii su suatu atu bagian bagian bidang bidang manaj manajeme emen, n, Manaje Manajemen men Sumber Sumber Daya Daya Manus Manusia ia khus khusus us
mem mempela pelaja jari ri
hubu hubung ngan an
dan
pera peran n
manus anusia ia
dala dalam m
perusahaan, karena karena unsur utama dalam Manajemen Sumber Daya Manusia adalah manusia itu sendiri yang juga merupakan unsur utama dalam pencapaian tujuan perusahaan. Manajemen Sumber Daya Daya Manusi Manusia a memili memiliki ki peran peran pentin penting g untuk untuk memb member erday dayak akan, an, menge engem mbang bangk kan, an,
dan dan
mempe empert rtah ahan ank kan
karya aryaw wan
dala dalam m
perusahaan agar mampu memberikan kontribusi secara optimal terhadap terhadap pencapaian pencapaian tujuan tujuan perusahaa perusahaan n berdasar berdasarkan kan keahlian keahlian,, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki. Man Manaj ajem emen en Sumb Sumber er Daya Daya Manu Manusi sia a adal adalah ah meru merupa paka kan n perencan perencanaan, aan, pengorg pengorganisa anisasian, sian, pengaraha pengarahan, n, dan pengawas pengawasan an dari daripa pada da peng pengad adaa aan, n, peng pengem emba bang ngan an,, pemb pember eria ian n bala balas s jasa jasa,, pengin penginteg tegras rasian ian,, pemelih pemelihara araan an dan pemisa pemisahan han sumber sumber daya daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan!tujuan perorangan dan masyarakat terpenuhi" (#ambang $ahyudi %&&% ' ). Mana Manaje jeme men n su sumb mber er daya daya manu manusi sia a apab apabil ila a dila dilaks ksan anak akan an dengan baik akan memberikan kontribusi yang besar dalam usaha menc encapai apai
sasar asaran an
orga organi nis sasi asi
karen arena a
seti setiap ap
perus erusah ahaa aan n
meme memerlu rluka kan n su sumbe mberr daya daya untuk untuk menca mencapai pai tujuan tujuanny nya. a. Dalam Dalam pencap pencapaia aian n tujuan tujuan terseb tersebut ut dilak dilakuk ukan an analis analisis is pekerj pekerjaan aan atau atau analisis
jabatan
untuk
pekerja
agar
perusahaan
dapat
memperoleh pekerja sesuai dengan kebutuhannya agar mencapai tujuan.
*nalisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk menentukan syarat!syarat tenaga kerja secara kualitatif. *nalisis jabatan menunjukkan jenis!jenis jabatan dan karyawan!karyawan karyawan!karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas!tugas itu, akan tetapi fungsi fungsi penyus penyusuna unan n tenaga tenaga kerja erja belum belum jelas jelas kare karena na kuant kuantita itas s (jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung. *nalisis *nalisis jabatan jabatan ( job job analysis) analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan job (job content )
yang yang
meli melipu puti ti
tuga tugas! s!tu tuga gas, s,
pek pekerja erjaan an!p !pek eker erja jaan an,,
tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syar sy arat at!s !sya yara ratt
kuali uali+k +kas asii
yang yang dibu dibutu tuhk hkan an job (job requirements) requirements)
seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain!lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas!tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Dengan Dengan diadakan diadakannya nya proses proses analisis analisis jabatan jabatan (job analysis) analysis) dapat diketahui juga bagaimana beban kerja setiap jabatan yang akan dan harus di terima oleh pekerja. #eban kerja merupakan salah satu aspek yang harus di perhatikan oleh setiap organisasi, karena beban kerja salah satu yang dapat meningkatkan kinerja egawai.
-eknik
analisis
beban
kerja
(worklo workload ad
analys analysis is))
memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menen enenttukan ukan
kebu ebutuh tuhan
per persona sonali lia. a.
*nali nalisi sis s
beb beban
kerja erja
mengidenti+kasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. *nalisis *nalisis beban kerja adalah adalah mengident mengidenti+k i+kasi asi baik jumlah jumlah kary karyawa awan n maupu maupun n kuali kuali+k +kasi asi pegawa pegawaii yang yang diperl diperluk ukan an untuk untuk mencapai tujuan organisasi" (Simamora (Simamora %&&&'/). Seju Sejuml mlah ah tar target get pek pekerja erjaan an atau atau tar target get hasi hasill yang yang haru harus s dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi frekuensi rata!rata masing! masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing! masin asing g
orga organi nisa sasi si,,
misal isalny nya a
bera berapa pa
bany banyak akny nya a
pek pekerja erjaan an
%
*nalisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk menentukan syarat!syarat tenaga kerja secara kualitatif. *nalisis jabatan menunjukkan jenis!jenis jabatan dan karyawan!karyawan karyawan!karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas!tugas itu, akan tetapi fungsi fungsi penyus penyusuna unan n tenaga tenaga kerja erja belum belum jelas jelas kare karena na kuant kuantita itas s (jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung. *nalisis *nalisis jabatan jabatan ( job job analysis) analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan job (job content )
yang yang
meli melipu puti ti
tuga tugas! s!tu tuga gas, s,
pek pekerja erjaan an!p !pek eker erja jaan an,,
tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syar sy arat at!s !sya yara ratt
kuali uali+k +kas asii
yang yang dibu dibutu tuhk hkan an job (job requirements) requirements)
seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain!lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas!tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Dengan Dengan diadakan diadakannya nya proses proses analisis analisis jabatan jabatan (job analysis) analysis) dapat diketahui juga bagaimana beban kerja setiap jabatan yang akan dan harus di terima oleh pekerja. #eban kerja merupakan salah satu aspek yang harus di perhatikan oleh setiap organisasi, karena beban kerja salah satu yang dapat meningkatkan kinerja egawai.
-eknik
analisis
beban
kerja
(worklo workload ad
analys analysis is))
memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menen enenttukan ukan
kebu ebutuh tuhan
per persona sonali lia. a.
*nali nalisi sis s
beb beban
kerja erja
mengidenti+kasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. *nalisis *nalisis beban kerja adalah adalah mengident mengidenti+k i+kasi asi baik jumlah jumlah kary karyawa awan n maupu maupun n kuali kuali+k +kasi asi pegawa pegawaii yang yang diperl diperluk ukan an untuk untuk mencapai tujuan organisasi" (Simamora (Simamora %&&&'/). Seju Sejuml mlah ah tar target get pek pekerja erjaan an atau atau tar target get hasi hasill yang yang haru harus s dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi frekuensi rata!rata masing! masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing! masin asing g
orga organi nisa sasi si,,
misal isalny nya a
bera berapa pa
bany banyak akny nya a
pek pekerja erjaan an
%
penget pengetik ikan an su surat rat atau atau naska naskah h lainny lainnya a yang yang harus harus dibuat dibuat oleh oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu.
1.2 Tujuan . 0ntu 0ntuk k menge engeta tahu huii de+n de+nis isi, i, tuju tujuan an dan manfa anfaat at job analysis (analisis kerja) %. 0ntuk 0ntuk mengetah mengetahui ui jenis jenis dan proses proses job job analysis (analisis analysis (analisis kerja) 1. 0ntu 0ntuk k menge mengeta tahu huii job description dan description dan job job specifcation 2. 0ntuk 0ntuk mengeta mengetahui hui de+nisi de+nisi,, tujuan tujuan dan manfaat manfaat workload analysis (analisis beban kerja) . 0ntuk 0ntuk meng mengeta etahui hui prose proses s workload analysis (analisis analysis (analisis beban kerja) /. 0ntuk 0ntuk meng mengeta etahui hui tinda tindak k lanjut lanjut workload analysis (analisis analysis (analisis beban kerja) 1.3 Manfaat Manfaat Manfaat dari penulisan penulisan makalah makalah ini diharapka diharapkan n mahasisw mahasiswa a dapat apat memah emaham amii apa yang ang dim dimaks aksud den dengan gan job analysis (analisis kerja) dan workload analysis (analisis analysis (analisis beban kerja) serta dapat mengaplikasikan dalam kehidupan kehidupan sehari!hari.
1
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Job Analysis *nalisis *nalisis pekerjaa pekerjaan n adalah adalah proses proses mengump mengumpulka ulkan n informasi informasi tentang tentang isi dari pekerjaa pekerjaan n tertentu tertentu secara secara spesi+k. spesi+k. -ujuan dari analisis pekerjaan adalah untuk mengidenti+kasi perbedaan dan pers persam amaa aan n
ant antara ara
berb berbag agai ai
macam acam
pek pekerja erjaan an
juga juga
untu untuk k
mencapai pengetahuan dan persyaratan pada pekerjaan di dalam orga organi nisa sasi si..
*nal *n alis isis is
pek pekerja erjaan an
meru merupa pak kan
pras prasya yara ratt
untu untuk k
mempersi mempersiapk apkan an deskripsi deskripsi pekerjaa pekerjaan n dan e3aluasi e3aluasi pekerjaa pekerjaan. n. 4tu harus harus terma termasuk suk infor informa masi si tentan tentang g sifat sifat dan tujuan tujuan pekerj pekerjaan aan55 termasuk tugas, hasil yang diharapkan dan posisi dalam hirarki organisasi. 6arakteristik pemegang pekerjaan (jabatan) juga harus dilih dilihat at dari dari anal analis isis is pek pekerja erjaan an.. *n *nal alis isis is pek pekerja erjaan an ter terdiri diri dari dari pengum pengumpul pulan an data data dan mener menerapk apkann annya ya dengan dengan menyi menyiapk apkan an
2
deskripsi pekerjaan, spesi+kasi pekerjaan dan standar kerja. 6etika data dikumpulkan, pekerjaan yang perlu dianalisis diidenti+kasi dengan membaca analisis pekerjaan sebelumnya, laporan atau bagan organisasi. $awancara dengan karyawan dan analisis pekerjaan
kuesioner
mengumpulkan
adalah
informasi
alat
tentang
yang
digunakan
untuk
tugas,
tanggung
jawab,
kemampuan dan standar kinerja pada pekerjaan tertentu. (#ratton 7 8old %&&9, 1:!1:%.) *nalisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari
dan menyimpulkan
keterangan!keterangan atau
fakta!fakta yang berhubungan dengan masing!masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu ' •
*pa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
•
*pa wewenang dan tanggung jawabnya
•
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
•
#agaimana cara melakukannya
•
*lat!alat dan bahan!bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . #esarnya upah dan lamanya jam bekerja
•
endidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
•
6eterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut 4nformasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu ' . ekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian %. ekerja yang bersangkutan 1. ;rang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu 2. *tasan langsung dari pekerja yang bersangkutan #erdasarkan
sumber!sumber
tersebut,
pengumpulan
informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara '
.
Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan
%.
Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
1.
Melakukan
pengamatan
langsung
pada
pelaksanaan
pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian 4nformasi yang diperoleh dari *nalisa =abatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut' . >ama jabatan, lokasi kerja, range upah %. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi 1. -ugas!tugas,
wewenang
dan
tanggung
jawab
yang
dibebankan pada pemangku jabatan 2. eralatan dan bahan yang digunakan . 6ondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja /. ersyaratan +sik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain!lain 2.1.1 Den!"! Job Analysis 0ntuk
mengetahui
jenis
pekerjaan,
bagaimana
melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler
(9),
mengungkapkan bahwa
analisa
jabatan
merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam mengartikan
pengertian analisis
lain,
Mathis
pekerjaan
dan
sebagai
=akson
(%&&&)
berikut5
A
Systematic may to gather and analyze inormation about the content and the human requirements o jobs and the conte!t in which jobs are perormed". *nalisis pekerjaan adalah
/
proses pengumpulan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab mengenai suatu pekerjaan tertentu.
*nalisis
pekerjaan
merupakan
suatu
prosedur
melalui fakta!fakta yang berhubungan dengan setiap jabatan yang diperoleh dan dicatat secara sistematis. Hal ini kadang disebut studi jabatan, yang mempengaruhi tugas, proses, tanggung jawab, dan kebutuhan kepegawaian yang diselidiki. *nalisis pekerjaan berfokus pada karakteristik
pegawai,
penggunaan ujian +sik, tes, wawancara dan prosedur lainnya unutuk tujuan tersebut. #ob analysis secara sederhana merupakan kegiatan merumuskan hal!hal yang dilakukan oleh seorang pekerja kedalam kata!kata sebagai sebuah informasi (8omes, %&&1). *nalisis pekerjaan secara langsung akan menghasilkan uraian pekerjaan
perrnyataan
karakteristik
jabatan
tertulis
dan
tentang
segala
bagaimana
kewajibannya,
serta
spesi+kasi pekerjaan yang mencakup standar kuali+kasi minimal
sumber daya manusia yang dibutuhkan, yang
merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan untuk dapat melaksanakan kewajibannya secara memuaskan. Menurut
Hasibuan
Melayu
(%&
'
%:!%)
mengemukakan *nalisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu
perusahaan
dilakukan
agar
agar dapat
tujuan
tercapai.
mendesain
Hal
ini
organisasi
perlu serta
menetapkan uraian pekerjaan, sfesi+kasi pekerjaan, dan e3aluasi pekerjaan. *nalisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesi+kasi pekerjaan, dan
e3aluasi
pekerjaan
bahkan
dapat
memperkirakan
pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhana pekerjaan pada masa yang akan datang"
9
Menurut Moekijat (%&&: ' ) mengemukakan analisis pekerjaan atau job analysis terdiri atas dua kata yaitu job dan analysis. #ob diterjemahkan sebagai pekerjaan atau jabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa inggris yaitu analyze
yang
berarti
memisahkan
atau
menguraikan
pekerjaan kedalam bagian ? bagian atau unsur ?unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas ? tugas)." Dari beberapa pengertian diatas analisis pekerjaan (#ob Analysis)
merupakan
berkembang
pengumpulan
mengenai
uraian
informasi
pekerjaan,
yang
spesi+kasi
pekerjaan, dan e3aluasi pekerjaan dengan operasi!operasi pelaksaan dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu, bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhana pekerjaan pada masa yang akan datang. 2.1.2 Tujuan J#$ Anal%"!" -erdapat
%
tujuan
analisis
pekerjaan
yang
digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu' . #ob description yaitu untuk mengidenti+kasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban!kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesi+kasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan. %. #ob classifcation, yaitu penyusunan pekerjaan!pekerjaan kedalam kelas!kelas, kelompok!kelompok, atau jenis!jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu 1. #ob e$aluation, yaitu suatu prosedur pengklasi+kasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing!masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat
:
2. #ob desinng restructuring, yaitu meliputi usaha!usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok . %ersonel requirement , yait u
berupa persyaratan atau
spesi+kasi tertentu bagi suatu pekerjaan /. %erormance sistematis
appraisal,
yang
yaitu
dilakukan
merupakan
oleh
super3isor
penilaian terhadap
performansi pekerjaan dari para pekerja 9. &orker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja :. &orker
mobility ,
seseorang
dalam
yaitu
dinamika
posisi,
keluar!masuknya
perkerjaan!pekerjaan,
dan
okupasi!okupasi tertentu . 'ciency , ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja &. Saety , berfokus pada identi+kasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi +sik dan kondisi lingkungan . uman resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi %. *egal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi. 2.1.3 Manfaat Anal!"a Ja$atan ;rganisasi diperoleh
mengeksploitasi
dengan
analisis
data
pekerjaan
pekerjaan untuk
yang
memenuhi
keragaman tujuan organisasi. *plikasi yang sangat umum dari analisis pekerjaan meliputi ' •
6aryawan rekrutmen, seleksi dan penempatan
•
@encana ;rientasi
•
Manajemen kinerja
•
=ob Design
•
A3aluasi ekerjaan
•
erencanaan Suksesi =ob
•
Deskripsi pekerjaan
•
=ob Anlargement
•
6lasi+kasi ekerjaan
•
6ompensasi
•
elatihan dan engembangan.
•
StaBng
•
emanfaatan yang -epat dari -enaga 6erja
•
0lasan Manual dan ublikasi Cainnya
•
engembangan ;rganisasi
Menurut Sedarmayanti (%&&'), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses analisis pekerjaan, antara lain ' ) enarikan, seleksi dan penempatan pegawai5 %) Sebagai
petunjuk dasar
dalam
menyusun
program
latihan dan
pengembangan.
1) Menilai kinerja< pelaksanaan kerja5 2) Memperbaiki cara bekerja pegawai5 ) Merencanakan
organisasi
agar
memenuhi
syarat
<
memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan5 /) Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai5 9) Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai5 :) #imbingan dan penyuluhan pegawai.
&
4nformasi yang
diperoleh dari job analysis adalah
perencanaan tenaga kerja (manpower planning) perekrutan dan
penempatan
pengembangan
(recruitment
organisasi
and
(organisation
placement ), de$elopment ),
pelatihan dan pengembangan (training and de$elopment ), penggajian dan imbal jasa (compensation and beneft ), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources inormation sistem). *nalisis description
pekerjaan job
selain
specifcation
menghasilkan
dan
job
job
e$aluation juga
berguna untuk hal!hal berikut. . erekrutan dan Seleksi (+ecruitment and Selection) *nalisis tentang
pekerjaan
uraian
karyawan yang pekerjaan.
memberikan
pekerjaan
dan
informasi
syarat!syarat
diperlukan untuk melaksanakan
4si spesi+kasi
dipergunakan
menjadi
dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. %. 6ompensasi (,ompensation) 4nformasi
analisis
pekerjaan
memberikan
pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain!lain) orang yang
akan
menduduki
jabatan
itu,
sehingga
perusahaan dapat menentukan gajinya. 1. A3aluasi =abatan 4nformasi
analisis
pekerjaan
memberikan
pemahaman yang jelas mengenai berat
besar
sulit
risiko
yang
dihadapi
mendapatkan
personil.
Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan tersebut. -. enilaian restasi 6erja (%erormance Appraisal)
enilaian
ptestasi
kerja
merupakan
upaya
membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. 0ntuk menentukan
apakah
suatu
pekerjaan
bisa
dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. . Catihan (/raining) 4nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang 0raian
program
pekerjaan,
latihan
pengembangan.
perlengkapan,
dan
jenis
keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program!program latihan. /. romosi dan emindahan 4nformasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan. 9. ;rganisasi 4nformasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. 0. emerkayaan ekerjaan (#ob 'nrichment) 4nformasi
analisis
pekerjaan
dapat
dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. 1. enyederhanaan ekerjaan (&ork Simplifcation) 4nformasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesi+kasi yang
mendalam
pekerjaan
yang
mengakibatkan harus
dilakukan
pekerjaan! dalam
suatu
jabatan semakin terspesialisasi.
%
23. enempatan (%lacement) 4nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan
para
karyawan
pada
pekerjaan!
pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. . eramalan dan erekrutan 4nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. %. ;rientasi dan 4nduksi 4nformasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah
perusahaan,
hak
dan
kewajibannya,
menginduksi, dan lainnya *nalisis jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil analisis jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. emakaian atau kegunaan *nalisa =abatan pada umumnya digunakan untuk ' . 6elembagaan (;rganisasi Dan erancang =abatan ) a. enyusunan organisasi baru b. enyempumaan organisasi yang sekarang c. eninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan %. 6epegawaian a. @ekrutmen seleksi
1
1. 6etatalaksanaan a. -ata laksana b. -ata kerja
menjadi
informasi
jabatan.
0raian
tentang
informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (=ob Description). 2.2 Workload Analysis *nalisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam
kerja!orang
(man4hours)
yang
dibutuhkan
untuk
merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. *nalisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. *nalisis beban kerja dapat dilakukan dengan cara membagi isi pekerjaan yang harus diselesaikan dengan hasil kerja rata!rata satu orang, sehingga akan didapat jumlah orang yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut (Marwansyah %&&).
2.2.1 Den!"! Workload Analysis !engertian *nalisis Menurut $iradi, *nalisis adalah akti3itas yang memuat sejumlah
kegiatan
sesuatu
untuk
seperti
mengurai, membedakan,
digolongkan
dan
memilah
dikelompokkan kembali
menurut kriteria tertentu kemudian dicari kaitannya dan ditaksir maknanya. !engertian #eban kerja
2
Menurut 6ementerian 6euangan (%&&/) dalam eraturan Menteri 6euangan >omor 2&<M6.&<%&&/, bobot
analisis
beban kerja (&orkload Analysis) , diantaranya sebagai berikut ' a) Menurut eraturan Dalam >egri >o % tahun %&&: ( pasal dan % ) mengemukaan beban 6erja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efekti3itas dan e+siensi kerja organisasi berdasarkan 3olume b) *dapun menurut (Hasibuan %&&'/ ), *nalisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. c) *nalisis #eban kerja menurut (Simamora %&&&'/), *nalisis beban kerja adalah mengidenti+kasi baik jumlah karyawan maupun kuali+kasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. d) Menurut
6omaruddin
(/'%1) dikutip *dil
6urnia
(%&&), *nalisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Dari beberapa pengertian diatas analisis beban kerja (&orkload Analysis) merupakan suatu proses identi+kasi teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efekti3itas dan e+siensi kerja organisasi dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menentukan jumlah pekerja atau pegawai untuk
menyelesaikan
tanggung
jawab
yang
telah
dilimpahkan. Klaka"! Be$an Kerja Menurut Munandar (%&% ' 1:2) beban kerja dapat dibedakan atas beban kerja berlebih dan beban kerja terlalu sedikit atau kurang sebagai berikut' ) #eban kerja berlebih timbul sebagai akibat dari kegiatan yang terlalu banyak diberikan kepada tenaga kerja untuk diselesaikan dalam waktu tertentu. Munandar menyatakan bahwa beban kerja berlebih secara +sik dan mental adalah melakukan terlalu banyak kegiatan baik +sik maupun mental, dan ini dapat merupakan sumber stres pekerjaan. #eban kerja berlebih, akan membutuhkan waktu untuk bekerja dengan jumlah jam yang sangat banyak untuk menyelesaikan semua tugas yang telah ditetapkan, dan ini yang merupakan sumber tambahan beban kerja. Setiap pekerjaan diharapkan dapat diselesaikan secara cepat, dalam waktu sesingkat mungkin. $aktu merupakan salah satu
ukuran,
menyebabkan
namun
bila
timbulnya
desakan banyak
waktu
dapat
kesalahan
atau
menyebabkan kondisi kesehatan pekerja menurun, maka itulah yang merupakan cerminan adanya beban kerja berlebih. *danya beban berlebih mempunyai pengaruh yang
tidak
Munandar
baik yang
pada
kesehatan
mengutip
pekerja.
pendapat
Menurut
riedmen
dan
/
@osenman (92) menunjukkan bahwa desakan waktu tampaknya memberikan pengaruh tidak baik, pada sistem cardio3asculer, terutama serangan jantung prematur dan tekanan darah tinggi. %) #eban kerja terlalu sedikit atau kurang merupakan sebagai akibat dari terlalu
sedikit
pekerjaan
yang
akan
diselesaikan,
dibandingkan waktu yang tersedia menurut standar waktu kerja,
dan ini
juga
akan menjadi
pembangkit
stres.
ekerjaan yang terlalu sedikit dibebankan setiap hari, dapat mempengaruhi beban mental atau psikologis dari tenaga kerja.
#erdasarkan pendapat Munandar dapat
disimpulkan bahwa beban kerja terlalu sedikit, karena tenaga kerja tidak diberi peluang untuk menggunakan keterampilan
yang
diperolehnya
atau
untuk
mengembangkan kecakapan potensinya secara penuh. 6eadaan
ini
menimbulkan
kebosanan
dan
akan
menurunkan semangat kerja serta moti3asi kerja, timbul rasa ketidakpuasan bekerja, kecenderungan meninggalkan pekerjaan,
depresi,
peningkatan
kecemasan,
mudah
tersinggung dan keluhan psikosomatik. 2.2.2 Tujuan Workload Analysis *nalisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. -ujuan analisis beban kerja adalah sebagai berikut, yaitu ' . enataan atau penyempurnaan struktur organisasi. %. enilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit. 1. #ahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. 2. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan. 9
. enyusunan daftar karyawan /. enyusunan rencana kebutuhan karyawan dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan. 9. #ahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia. 2.2.3 Manfaat Workload Analysis Menurut peraturan menteri dalam negeri nomor % tahun %&&:, pada bab E4 tentang hasil dan manfaat analisis beban kerja pasal %. *nalisis beban kerja bermanfaat untuk ' a) penataan
daftar
susunan
pegawai
atau
bahan
penetapan eselonisasi jabatan struktural5 f) penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi5 g) program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan5 h) program promosi pegawai5 i) reward and punishment terhadap unit atau pejabat5 j)
bahan penyempurnaan program diklat5 dan
k) bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia.
:
BAB III PEMBAHASAN 3.1................................................................................ Jen!" Job Analysis =enis analisis jabatan terbagi menjadi dua jenis analisis jabatan,
yaitu
analisis
jabatan
tradisional
(traditional
job
description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result4oriented job description). . /raditional #ob analysis *nalisis
jabatan
secara
tradisonal
yaitu
dengan
mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu' () tanggung jawab (responsibilities), (%) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana5 kewajiban!kewajiban (duties) umum
seseorang
kedudukan5dan (1)
yang
sedang
memegang
suatu
kuali+kasi!kuali+kasi (qualifcations)
minimal yang diterima sebagai kelayakan. 6elemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian
perusahaan
tidak
ditujukan
pada sifat!sifat
pekerjaan secara spesi+k, tidak ada syarat!syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar!standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja,
tidak
merinci
kualitas
dan
kuantitas
serta
ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak
memikirkan
output
analysis
sehingga
tidak
bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya. %. +esult45riented #ob 6escription (+56s)
*nalisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output4oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program!oriented budgets. 0raian pekerjaan
yang
berorientasikan
hasil
menguraikan
harapan!harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para super3isor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. *nalisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan!pertanyaan tentang tasks conditions standards S7As qualifcation. 6elebihan dari model +esult45riented #ob 6escription (+56s) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan
yang
performansi
ditetapkan
pekerja
bagi
untuk para
e3aluasi
manajer,
terhadap
memberikan
gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kuali+kasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produkti+tas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan
kembali
atas
@;Ds,
setiap
kedudukan
memerlukan @;Ds tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. &#nt#' Jen!" Job Analysis a. Fontoh analisis jabatan tradisional (traditional job description)
%&
6etika manajer akan mewawancarai karyawan berwenang dan para penyelia mereka, mengajukan pertanyaan!pertanyaan terbuka
berkaitan
pekerjaan,
dan
dengan tanggung jawab mengidenti+kasi
dan
kejadian
kegiatan
penting
yang
berkaitan langsung dengan keberhasilan pekerja tersebut. b. Fontoh analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result4 oriented job description). Suatu organisasi yang memperkenalkan pada pekerja baru apa kewajiban!kewajiban atau fungsi!fungsi apa yang penting bagi suatu pekerjaan, petunjuk!petunjuk apa atau instruksi! instruksi super3isor apa yang tersedia untuk membantu pekerja dalam melaksanakan suatu tugas tertentu, pengetahuan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima, pendidikan dan pengalaman bagaimana serta kuali+kasi!kuali+kasi lain yang bagaimana
dibutuhkan
mempunyai
skas
untuk
(skils,
memastikan
knowledges,
bahwa
and
pekerja
abilities)
yang
diperlukan bagi pelaksanaan tugas. 3.2................................................................................ Pr#"e" Job Analysis *nalisis
jabatan
pengumpulan,
pada
penelitian,
dasarnya
adalah
suatu
penguraian
data
jabatan
proses yang
tahapannya sebagai berikut ' 1. Ta'a( (er"!a(an )an (eren*anaan. ada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah ' a. enegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses
selanjutnya
termasuk
nama!nama
jabatan
dan
tempatnya. b. ln3entarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada
%
dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identi+kasi c. Menetapkan
metode
pengumpulan
data
yang
akan
digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. ) d. Membentuk
team
pelaksana
analisis
dan
menjelaskan
tentang metode yang akan digunakan. e. 6omunikasi
harus
memberikan
jawaban
menurut
%%
kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. #ila daftar pertanyaan itu bersifat GtertutupG (Flosed), maka pertanyaan
sudah
dibuat
sedemikian
rupa
sehingga
penjawab tinggal menjawab ya
gaya
bahasa
khusus
guna
mencegah
kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode dengan
studi
referensi
menganalisis
buku
misalnya catatan
dapat
dilakukan
harian
untuk
mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. -etapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. =uga masih banyak pekerjaan
%1
yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. 3. Ta'a( Peng#la'an Data Setelah
proses
pengumpulan
data
selesai,
dilakukan
pengolahan data yaitu' •
Menentukan faktor!faktor dari penilaian jabatan
•
Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
•
*nalisa hasil inter3iew dan kuisioner yang telah di isi
•
*nalisa persyaratan jabatan
•
Menyusun uraian jabatan
•
Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
•
Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja,
pola
pengadaan,
seleksi
dan
penempatan
pegawai5 penilaian karya pegawai5 sistem pemberian balas
jasa5
pelatihan dan
pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. &#nt#' Pr#"e" Job Analysis Membuat analisis pekerjaan yang baik dan berguna tidaklah mudah. *nalisis pekerjaan melibatkan proses yang dijelaskan sebgai berikut. . ;rganisasi #ob Analysis *nalisis
pekerjaan
dimulai
dengan
memperoleh
informasi yang bersangkutan mengenai pekerjaan. Hal ini, menurut pekerjaan,
-erry
diperlukan
hubungannya
untuk dengan
mengetahui pekerjaan
susunan lain,
dan
kontribusinya terhadap kinerja organisasi. 4nformasi tersebut dapat digunakan untuk membagi latar belakang informasi dalam berbagai bentuk seperti bagan
%2
berkaitan dengan pekerjaan lain5 spesi+kasi kelas yaitu, persyaratan
umum
dari
kumpulan
pekerjaan5
deskripsi
pekerjaan yaitu, titik awal untuk membangun re3isi deskripsi pekerjaan, dan diagram alir yaitu, aliran kegiatan yang terlibat dalam pekerjaan tertentu %. Memilih erwakilan ekerjaan sebagai #ahan *nalisis Menganalisis semua pekerjaan dari suatu organisasi adalah mahal dan memakan waktu. ;leh karena itu, hanya sampel yang representatif dari pekerjaan yang dipilih untuk tujuan analisis rinci. 1. engumpulan Data untuk *nalisis ekerjaan ada langkah ini, +tur data pekerjaan dan kuali+kasi karyawan yang dibutuhkan akan dikumpulkan. Data dapat dikumpulkan
baik
melalui
kuesioner,
obser3asi
atau
wawancara. >amun, harus memilih perawatan yang diambil dan menggunakan metode pengumpulan data yang paling dapat diandalkan di situasi tertentu dari pekerjaan. 2. Menyiapkan =ob Description 4nformasi pekerjaan dikumpulkan dengan cara di atas, selanjutnya akan digunakan untuk mempersiapkan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang menggambarkan tugas, tugas dan tanggung jawab yang harus dibuang untuk kinerja pekerjaan yang efektif. . Mempersiapkan 6eterangan ekerjaan ' Cangkah
terakhir
yang
terlibat
dalam
analisis
pekerjaan adalah untuk mempersiapkan spesi+kasi pekerjaan atas dasar informasi yang dikumpulkan. Spesi+kasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang menentukan kualitas pribadi, sifat, keterampilan, kuali+kasi, bakat dan lain!lain. Hal ini diperlukan agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif. roses analisis pekerjaan dapat digambarkan sebagai berikut '
%
3.3
Job
Description )an Job Spesifcation
-
Ura!an Ja$atan , Job Description0raian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang
tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta!fakta yang ada. enyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas!batas tanggung jawab dan wewenang masing!masing jabatan. Hal!hal yang perlu dicantumkan dalam 0raian =abatan pada umumnya meliputi ' . 4denti+kasi =abatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
%/
%. lkhtisar =abatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut5 yang juga memberikan suatu de+nisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identi+kasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas. 1. -ugas!tugas yang harus dilaksanakan. #agian ini adalah merupakan inti dari 0raian =ahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. 0ntuk itu, bisa dimulai
menyusunnya
dengan
mencoba
menjawab
pertanyaan!pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan,
dan
bagaimana
cara
melaksanakannya 2. engawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. #agian ini menjelaskan nama!nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat . Hubungan dengan jabatan lain. #agian ini menjelaskan hubungan 3ertikal dan horiontal jabatan ini dengan jabatan! jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja /. Mesin, peralatan dan bahan!bahan yang digunakan 9. 6ondisi
kerja,
yang
menjelaskan
tentang
kondisi
+sik
lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain!lain terutama kondisi kerja yang berbahaya :. 6omentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas S(e"!ka"! Ja$atan , Job Spesifcation- atau Per"%aratan Ja$atan , Job Requirement Spesi+kasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas!tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesi+kasi jabatan ini dapat disusun secara bersama!sama dengan 0raian =abatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
%9
#eberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesi+kasi =abatan adalah' . ersyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja %. ersyaratan pengetahuan dan keterampilan 1. ersyaratan +sik dan mental 2. ersyaratan umur dan jenis kelamin 0raian =abatan dan Spesi+kasi =abatan, sebagai hasil dari *nalisa =abatan mempunyai banyak manfaat, antara lain' . Sebagai dasar untuk melakukan A3aluasi =abatan %. Sebagai
dasar
untuk
dasar
untuk
menentukan
standard
hasil
kerja
seseorang 1. Sebagai
melakukan
rekrutmen,
seleksi
dan
penempatan pegawai baru 2. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan . Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi /. 0ntuk rnerencanakan perubahan!perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 9. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja. 4nformasi yang didapat dari analisis pekerjaan berupa job description dan job spesi+cation juga dapat digunakan untuk '
%:
Peren*anaan Su+$er Da%a Manu"!a Mengetahui persyaratan yang sebenarnya dari berbagai pekerjaan dalam organisasi adalah penting untuk perencanaan kebutuhan staf di masa depan. 6etika informasi ini dikombinasikan dengan
pengetahuan
tentang
keterampilan
dan
kuali+kasi
karyawan saat ini, adalah memungkinkan untuk menentukan pekerjaan dapat diisi secara internal atau yang akan memerlukan reIruitment dari eksternal. ekrut+en )an Selek"! 4nformasi
deskripsi
pekerjaan
dan
spesi+kasi
pekerjaan
digunakan untuk memutuskan seperti apa tipe orang yang akan direkrut dan dipekerjakan. K#+(en"a"! 4nformasi analisis pekerjaan juga penting untuk menentukan nilai relatif dan kompensasi yang sesuai untuk setiap pekerjaan. A3aluasi pekerjaan harus didasarkan pada keterampilan yang diperlukan, tuntutan +sik dan mental, tanggung jawab, dan kondisi kerja. Semua dinilai melalui analisis pekerjaan. >ilai relatif pekerjaan adalah salah satu faktor kunci yang digunakan untuk menentukan kompensasi yang sesuai dan membenarkan dalam perbedaan pembayaran yakni jika mereka ditantang sesuai hak asasi manusia atau membayar berdasarkan undang!undang yang adil. 4nformasi tentang tugas pekerjaan yang sebenarnya juga diperlukan untuk menentukan apakah pekerjaan memenuhi syarat untuk lembur dan untuk tujuan jam kerja maksimum, seperti yang ditentukan dalam standar kerja perundang!undangan. Manaje+en K!nerja
%
*gar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harus langsung berhubungan
dengan
tugas
dan
tanggung
jawab
yang
diidenti+kasi melalui analisis pekerjaan. #agi banyak pekerjaan yang melibatkan tugas!tugas rutin, terutama yang diukur dari dasar, standar kinerja ditentukan melalui analisis pekerjaan. 0ntuk pekerjaan yang lebih kompleks, standar kinerja sering didirikan bersama!sama oleh karyawan dan super3isor mereka. Harus realistis dan dapat dicapai, standar tersebut harus didasarkan pada persyaratan pekerjaan yang sebenarnya seperti
yang
diidenti+kasi melalui analisis pekerjaan. Hu$ungan Per$uru'an Dalam lingkungan yang berkelompok, deskripsi pekerjaan yang dikembangkan dari informasi analisis pekerjaan umumnya tunduk pada persetujuan kelompok sebelum di+nalisasi. Deskripsi pekerjaan yang
disetujui seperti itu menjadi dasar untuk
mengklasi+kasikan pekerjaan dan tawar!menawar atas upah, kriteria kinerja, dan kondisi kerja. Setelah deskripsi pekerjaan disetujui, perubahan yang signi+kan kepada mereka mungkin harus dinegosiasikan. Pelat!'an/ Penge+$angan/ )an Manaje+en Kar!r Dengan membandingkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan (6nowledge, Skill, *bilities atau disingkat 6S*s) yang karyawan
miliki untuk pekerjaan dengan orang!orang yang
diidenti+kasi oleh analisis pekerjaan, manajer dapat menentukan kesenjangan yang membutuhkan program pelatihan. Memiliki informasi yang akurat tentang pekerjaan juga berarti bahwa karyawan dapat mempersiapkan diri untuk kemajuan masa depan dengan mengidenti+kasi kesenjangan antara 6S*s mereka saat ini dan orang!orang yang ditentukan untuk pekerjaan yang mereka inginkan. e"truktur!"a"!
1&
*nalisis pekerjaan berguna untuk memastikan bahwa semua tugas yang perlu dilakukan benar!benar telah ditetapkan dan untuk mengidenti+kasi bagian!bagian yang tumpang tindih dalam tugas. =uga, memiliki deskripsi akurat tentang setiap pekerjaan. 4denti+kasi kebutuhan yang tidak perlu, bagian yang berkonJik atau
ketidakpuasan,
atau
kesehatan
dan
keselamatan,
kemungkinan tersebut dapat dihilangkan melalui desain ulang pekerjaan atau restrukturisasi. 3.0................................................................................ Pr#"e" Workload Analysis *nalisis pekerjaan adalah bagian dasar dan penting dari manajemen sumber daya manusia (SDM). 4ni mencakup kegiatan analisis jabatan di bawah sub proses perencanaan sumber daya manusia. *nalisis pekerjaan dilakukan setelah analisis angkatan kerja dan analisis ketersediaan, (Hellriegel dan Slocum =r. 1). Setiap pekerjaan adalah beragam dan ada beberapa metode dalam
mempersiapkan
analisis
pekerjaan.
Sebagian
besar
organisasi mempersiapkan analisis pekerjaan, laporan kinerja dan harapan dari karyawan dan di tingkat manajerial. 4si dari pernyataan ini ber3ariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tergantung sebagian besar pada penggunaan informasi yang ada. ;rang melakukan pekerjaan dapat diamati dan dipertanyakan. #erbagai pelatihan dan bahan yang berkaitan dengan pekerjaan lainnya
juga
pengawas,
dapat
dan
diwawancarai
diamati,
lain!lain
atau
untuk
pemegang
yang memiliki
diminta
untuk
pekerjaan,
pengetahuan
menyelesaikan
dapat
kuesioner
tertulis. Hal lain seperti foto, +lm!+lm karya, pemeriksaan alat dan peralatan, dan kinerja aktual dari pekerjaan dapat juga digunakan untuk analis pekerjaan. *nalisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan sebagai berikut'
1
a. engumpulan Data Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus melakukan
pengkajian
organisasi
sehingga
memperoleh
kejelasan mengenai tugas pokok dan fungsi, rincian tugas, dan rincian kegiatan. Setelah melakukan pengkajian organisasi, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir isian berupa pengumpulan data dan in3entarisasi jumlah pemangku jabatan, wawancara, pengamatan langsung, dan referensi. b. engolahan Data engolahan data dilakukan dengan menggunakan rekapitulasi jumlah
beban
kerja
jabatan,
perhitungan
kebutuhan
pejabat
akurat
senyatanya.
dan
objektif
*nalisis
serta
sesuai
kerja
menghasilkan
beban
dengan
kondisi informasi
berupa efekti3itas dan e+siensi jabatan serta efekti3itas dan e+siensi unit kerja, prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit, jumlah kebutuhan pegawai
daftar
susunan
pegawai
atau
bahan
penetapan eselonisasi jabatan struktural /) penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi 9) program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan :) program promosi pegawai
1%
) reward and punishment terhadap unit atau pejabat &) bahan penyempurnaan program diklat ) bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka
peningkatan
pendayagunaan
sumber
daya
manusia. &#nt#' Pr#"e" Workload Analysis #erikut contoh -ahapan pelaksanaan *nalisis #eban 6erja di 6ementerian 6euangan meliputi kegiatan sebagai berikut' . #imbingan -eknis kepada para peserta wakil dari unit Aselon 4 di lingkungan
6ementerian
6euangan
masing!masing sebagai
calon analis. %. ersiapan elaksanaan *#6, meliputi menyiapkan statute, Standard
;perating
rocedures
(S;),
uraian
jabatan,
kuesioner, dan lain!lain. 1. engumpulan Data *#6, meliputi' orm *, orm #, dan orm F. 2. engolahan Data *#6, meliputi' orm *, orm #, orm %, orm 1, dan orm 2. . resentasi hasil pengolahan *#6 dari seluruh 0nit Aselon 4 di lingkungan 6ementerian 6euangan di depan -@#-6, dan elaporan hasil *#6.
&#nt#' Workload Analysis >ama =abatan ' engolah Data ormasi 11
0nit 6erja 4khtisar =abatan
' Sub Dit. erencanaan ormasi egawai ' Mengin3entarisasi, merekapitulasi, dan
membuat konsep pertimbangan 6epala #6> mengenai alokasi tambahan formasi 4nstansi usat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat erencanaan 6epegawaian dan ormasi ? #6>
12
3.5................................................................................ T!n)ak Lanjut Workload Analysis Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produkti3itas kerja serta langkah!langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. Hasil dari *nalisis #eban 6erja dapat dipergunakan sebagai berikut' . enataan
1
struktural5 /. Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi5 9. rogram mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang kekurangan5 :. rogram promosi pegawai5 . @eward and punishment terhadap unit atau pejabat5 &. #ahan penyempurnaan program diklat. Dengan melakukan analisis beban kerja, kebutuhan akan pekerja berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan dapat terpenuhi dengan baik. Semakin mengetahui kebutuhan pekerja dalam suatu pekerjaan dalam organisasi, maka semakin efektif pekerjaan yang
dilakukan
sehingga
tujuan
organisasi
tersebut
dapat
tercapai.
1/
BAB I PENUTUP
0.1 Ke"!+(ulan *nalisis jabatan ( job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content )
yang
meliputi
tugas!tugas,
pekerjaan!pekerjaan,
tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat!syarat
kuali+kasi
yang dibutuhkan (job
requirements)
seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain!lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas!tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Dengan diadakannya proses analisis jabatan (job analysis) dapat diketahui juga bagaimana beban kerja setiap jabatan yang akan dan harus di terima oleh pekerja. #eban kerja merupakan salah satu aspek yang harus di perhatikan oleh setiap organisasi, karena beban kerja salah satu yang dapat meningkatkan kinerja pegawai.
-eknik
analisis
beban
kerja
(workload
analysis)
memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menentukan
kebutuhan
personalia.
*nalisis
beban
kerja
19
mengidenti+kasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. 0.2 Saran Dalam melaksanakan analisis pekerjaan ( job analysis) dan analisis beban kerja (workload analysis) sebaiknya dilakukan dengan
baik,
organisasi.
sesuai
Hal
proses,
tersebut
metode
berguna
dan untuk
kebutuhan
dari
meningkatkan
produkti+tas kerja serta langkah!langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian sehingga tujuan dari organisasi bisa tercapai.
Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi jabatan menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan menguraikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
Tujuan +en%u"un "(e"!ka"! ja$atan 1. Menemukan pekerja yang prospektif Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan alon karyawan untuk pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar pertanyaan penting untuk wawanara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.
1:
!. "inian spesifikasi jabatan yang ada dalam reruitment merupakan gambaran alon pekerja . Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk alon. Oleh karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan itra yang tepat. Sehingga ketika #nda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai. $. Mengatur kompetensi organisasi Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai. %. Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi &aryawan. Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja. '. Sebagai Orientasi untuk alon (alon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan spesifikasijabatan yang ada
Manfaat Ura!an )an S(e"!ka"! Ja$atan )raian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari #nalisis Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain* 1. Sebagai dasar untuk melakukan +aluasi Jaba !. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang $. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru %. Sebagai dasar untuk meranang program pendidikan dan latihan '. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi . )ntuk rnerenanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja . Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja.
&ara Men%u"un J#$ S(e*!*at!#n a. /angkah 1* Mengumpulkan informasi pekerjaan, meliputi unsur* 10 Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi mereka berada. !0 &umpulkan semua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan posisi. b. /angkah !* Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur instruksi kerja, meliputi* * 10 rosedur !0 2nstruksi pekerjaan $0 Mesin yang digunakan instruksi %0 MSDS 3material safety data sheet0 . /angkah $* 2dentifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas. d. /angkah %* 4uat job speifiation )nsur yang dispesifikasi* 10 #dministrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di bidang perenanaan strategis dan pengembangan organisasi. !0 &emampuan untuk meranang dan melaksanakan pembangunan strategis dan sumber daya renana, khususnya di bidang pelayanan, pengembangan pengembangan staf dan manajemen perubahan.
1
$0 &emampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan pekerjaan, menangani tekanan dan mengambil keputusan mengenai jalannya organisasi. %0 &emampuan untuk mengembangkan, memantau dan memelihara informasi manajemen sistem dan prosedur. '0 &emampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan pemasaran. 0 engalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk pengalaman SO" akuntansi pedoman dan rekening penghubung eksternal dengan auditor. 0 &emampuan untuk berkomunikasi seara efektif dan langsung seara tertulis dan lisan dengan orang dari berbagai organisasi dan ustomer, menganalisis dan menginterpretasikan informasi kompleks untuk menghasilkan laporan lisan dan tertulis yang jelas. 50 &emampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepad a tim. 60 Mengetahui persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan, pengembangan bisnis dan perekrutan staf dan sukarelawan
Spesi+kasi pekerjaan ( job specifcation) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan
yang lainnya
dari orang
yang akan
melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesi+kasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesi+kasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten ada umumnya spesi+kasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas de+nitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesi+kasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal!hal berikut' . -ingkat pendidikan pekerja. %. =enis kelamin pekerja. 1. 6eadaan +sik pekerja. 2. engetahuan dan kecakapan pekerja.
2&
. #atas umur pekerja. /. >ikah atau belum. 9. Minat pekerja. :. Amosi dan temperamen pekerja. . engalaman pekerja
Spesi+kasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas! tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesi+kasi jabatan ini dapat disusun secara bersama!sama dengan 0raian =abatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. #eberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesi+kasi =abatan adalah' . ersyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja %. ersyaratan pengetahuan dan keterampilan 1. ersyaratan +sik dan mental 2. ersyaratan umur dan jenis kelamin
Spesi+kasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas! tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesi+kasi jabatan ini dapat disusun secara bersama!sama dengan 0raian =abatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. #eberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesi+kasi =abatan adalah' . ersyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja %. ersyaratan pengetahuan dan keterampilan 1. ersyaratan +sik dan mental 2. ersyaratan umur dan jenis kelamin 6egunaan *nalisa =abatan 0raian =abatan dan Spesi+kasi =abatan, sebagai hasil dari *nalisa =abatan mempunyai banyak manfaat, antara lain' . Sebagai dasar untuk melakukan A3aluasi =abatan %. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 1. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
2
baru 2. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan . Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi /. 0ntuk rnerencanakan perubahan!perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 9. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
=ohn spesi+kasi adalah pernyataan di mana kita menjelaskan kualitas yang dibutuhkan oleh orang!orang melamar pekerjaan. spesi+kasi pekerjaan sebagai pernyataan dari kuali+kasi minimum yang orang harus dimiliki untuk melakukan pekerjaan tertentu berhasil !!! Stephen. . @obbins 7 Marry Foutler spesi+kasi pekerjaan adalah pernyataan dari karakteristik karyawan dan kuali+kasi yang dibutuhkan untuk kinerja yang memuaskan dari tugas dide+nisikan dan tugas yang terdiri dari pekerjaan atau fungsi tertentu. spesi+kasi pekerjaan berasal dari analisis pekerjaan. Sementara deskripsi pekerjaan menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan, itu adalah spesi+kasi pekerjaan yang daftar pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan indi3idu perlu melakukan pekerjaan memuaskan. engetahuan, keterampilan, dan kemampuan (6S*s) meliputi pendidikan, pengalaman, persyaratan keterampilan kerja, kemampuan pribadi, dan pe rsyaratan mental dan +sik. spesi+kasi pekerjaan untuk operator entri data mungkin termasuk tingkat diperlukan pendidikan, sejumlah bulan pengalaman, kemampuan mengetik /& kata per menit, tingkat tinggi konsentrasi 3isual, dan kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan waktu. enting untuk dicatat bahwa spesi+kasi pekerjaan akurat mengidenti+kasi apa 6S*s seseorang perlu untuk melakukan pekerjaan itu, belum tentu kuali+kasi apa memiliki karyawan saat ini.
Ini memberitahu kita, orang macam apa untuk merekrut dan juga di bawah kualitas apa yang orang harus diuji. Job Keterangan menerjemahkan deskripsi pekerjaan dalam hal manusia kualifikasi, yang diperlukan untuk kinerja pekerj aan. Mereka dimaksudkan untuk melayani sebagai panduan dalam perekrutan dan pekerjaan evaluasi. spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tertulis dari kualifikasi, sifat, fisik dan mental
2%
karakteristik yang seorang individu harus memiliki untuk melakukan tugas pekerjaan dan debit tanggung jawab secara efektif. Dalam hal ini, spesifikasi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan kerjasama dari departemen personalia dan berbagai pengawas di seluruh organisasi. angkah pertama dalam program spesifikasi pekerjaan adalah untuk mempersiapkan daftar semua pekerjaan di perusahaan dan di mana mereka berada. angkah kedua adalah untuk mengamankan dan menulis informasi tentang masing!masing pekerjaan di sebuah perusahaan. "iasanya, informasi tentang masing!masing pekerjaan di sebuah perusahaan. "iasanya informasi ini meliputi# $. %pesifikasi fisik# ! %pesifikasi fisik meliputi fisik kualifikasi atau kemampuan fisik yang berbeda!beda dari satu pekerjaan ke pekerjaan. &isik kualifikasi atau kapasitas '. %ertakan fitur fisik seperti tinggi badan, berat badan, dada, penglihatan, pendengaran, kemampuan untuk mengangkat berat badan, kemampuan untuk membawa berat badan, kesehatan, usia, kemampuan untuk menggunakan atau mengoperasikan mesin, peralatan, perlengkapan dll (. spesifikasi Mental# ! spesifikasi Mental mencakup kemampuan untuk melakukan, perhitungan aritmatika, menafsirkan data, informasi cetak biru, untuk membaca sirkuit listrik, kemampuan untuk merencanakan, membaca kemampuan, kemampuan ilmiah, penilaian, kemampuan untuk berkonsentrasi, kemampuan untuk menangani faktor variabel, kecerdasan umum, memori dll ). *mosional dan sosial spesifikasi# ! spesifikasi emosional dan sosial lebih penting untuk jabatan manajer, supervisor, mandor dll ini meliputi kestabilan emosi, fleksibilitas, kemampuan adaptasi sosial dalam hubungan manusia, pribadi
21
+enampilan termasuk gaun, postur dll . %pesifikasi +erilaku# ! spesifikasi +erilaku memainkan peran penting dalam memilih calon untuk pekerjaan!tingkat yang lebih tinggi dalam hirarki organisasi. Ini spesifikasi berusaha untuk menggambarkan tindakan manajer daripada sifat!sifat yang menyebabkan tindakan. %pesifikasi ini meliputi penilaian, penelitian, kreativitas, kemampuan mengajar, percobaan kematangan konsiliasi, kemandirian, dominasi dll %pesifikasi karyawan# ! spesifikasi pekerjaan informasi harus diubah menjadi spesifikasi karyawan informasi untuk mengetahui orang macam apa yang dibutuhkan untuk mengisi pekerjaan. Karyawan spesifikasi adalah seperti nama merek yang mantra bahwa calon dengan tertentu %pesifikasi karyawan umumnya memiliki kualitas yang ditetapkan di bawah spesifikasi pekerjaan. %pesifikasi karyawan berguna untuk mengetahui kesesuaian kelas tertentu kandidat untuk pekerjaan tertentu. Dengan demikian, spesifikasi karyawan berguna untuk mengetahui calon karyawan -kelompok sasaran sedangkan spesifikasi pekerjaan berguna untuk memilih kandidat yang tepat untuk pekerjaan. Menggunakan spesifikasi pekerjaan# ! %ekarang kita akan melihat apa saja kegunaan dari spesifikasi pekerjaan ini/ 0 1iri!ciri fisik, yang meliputi kesehatan, kekuatan, rentang usia, ukuran tubuh, "erat, visi, ketenangan dll karakteristik psikologis atau bakat khusus# ! ini meliputi kualitas seperti ketangkasan manual, bakat mekanik, kecerdikan, penghakiman dll 0 karakteristik pribadi atau buah!buahan dari temperamen ! seperti penampilan pribadi, baik dan menyenangkan sopan santun, kestabilan emosi, agresivitas atau tunduk. 0 2anggung Jawab# ! 3ang termasuk pengawasan orang lain, tanggung jawab untuk produksi, proses dan peralatan, tanggung jawab untuk keselamatan orang lain dan tanggung jawab untuk mencegah kerugian keuangan.
22
